Contract

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para adelantar el trámite de liquidación de contratos y/o convenios suscritos por el ICBF.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de liquidación del contrato por parte del Supervisor y termina con la publicación del acta de liquidación en el SECOP y el archivo de la misma en el respectivo expediente contractual. Aplica en la Sede de la Dirección General y a nivel Regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

3.1 Para el caso de las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional o quien haga sus veces.

3.2 De conformidad con lo previsto en el Manual de Contratación vigente, el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012 , serán objeto de liquidación los contratos o convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, los contratos o convenios terminados anormalmente, los contratos o convenios que hayan sido objeto de incumplimiento o caducidad, los contratos o convenios que a su terminación presenten saldos por pagar, liberar y/o reintegrar y los demás actos contractuales que hayan pactado liquidación con arreglo a criterios de naturaleza, objeto y plazo del contrato. La liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, SIEMPRE Y CUANDO a su terminación no presenten saldos por liberar.

3.3 En caso de no lograr la liquidación de mutuo acuerdo, se procederá de conformidad con lo establecido en la Ley, esto es con el trámite de liquidación unilateral, caso en el cual una vez firmada se procederá con la notificación personal del acto administrativo por el cual se liquida unilateralmente el contrato, una vez dicha resolución se encuentre en firme y debidamente ejecutoriada se deberá remitir copia de la resolución a la Dirección Financiera en caso de que existan saldos por liberar.

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3.4 LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES.

3.4.1 Existencia de la obligación de la liquidación de convenios celebrados con organismos internacionales:

Es del caso precisar que el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, es la norma que establece el régimen aplicable a esta clase de convenios, según la cual:

“Artículo 20. De la contratación con organismos internacionales. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento.

Los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios para la operación de la OIT; contratos y convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para la operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la Unesco y la OIM; los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.

Las entidades estatales no podrán celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

Parágrafo 1°. Los contratos o acuerdos celebrados con personas extranjeras de derecho público, podrán someterse a las reglas de tales organismos.

Parágrafo 2°. Las entidades estatales tendrán la obligación de reportar la información a los organismos de control y al Secop relativa a la ejecución de los contratos a los que se refiere el presente artículo.

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Parágrafo 3°. En todo Proyecto de cooperación que involucre recursos estatales se deberán cuantificar en moneda nacional, los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los del ente nacional colombiano. Las contralorías ejercerán el control fiscal sobre los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales.”

De acuerdo con la interpretación jurisprudencial de la anterior disposición, cuando el convenio es celebrado con un organismo internacional, si así lo pactan las partes y se cumplen los requisitos, el mismo podrá someterse a los reglamentos de tales organismos. Sin embargo, es preciso hacer notar que, además de la voluntad de las partes, para aplicar los reglamentos de contratación del organismo internacional, se requiere que el convenio tenga alguna de las siguientes características:

1. Que sea financiado en más de un 50% con recursos del organismo internacional;

2. Que tenga por objeto el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud, la operación de la OIT, el desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos, la operación del programa mundial de alimentos, o el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la Unesco y la OIM, o

3. Qque sea financiado con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros.

3.4.2 Clases de convenios celebrados con organismos internacionales:

en cuanto al régimen jurídico aplicable, podrán existir dos clases de convenios celebrados con organismos internacionales: (i) aquellos que se someten al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y

(ii) aquellos que se someten a los reglamentos de contratación del respectivo organismo internacional, cada uno de los cuales tendrá unas reglas diferentes aplicables a su liquidación:

• Respecto de los convenios que se someten al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública: La obligación de liquidación del convenio y las condiciones en que debe hacerse tal liquidación se

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regirán por lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 (modificado por el artículo 217 del Decreto-Ley 19 de 2012) y en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

• En cambio, respecto de aquellos que se someten a los reglamentos de contratación del respectivo organismo internacional: En la medida en que se excluye la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la existencia o no de la obligación de liquidación dependerá estrictamente de lo previsto en el reglamento de contratación del respectivo organismo internacional y de lo específicamente pactado en el correspondiente convenio.

3.4.3 Obligatoriedad de liquidación de convenios con organismos internacionales.

En los convenios regidos por el reglamento de contratación del respectivo organismo internacional, solo habrá obligación de liquidación en la medida en que en el reglamento de contratación así lo prevea o que en el convenio se hubiere pactado expresamente, de tal manera que en ausencia de esa previsión o de ese pacto, no será necesario proceder con la liquidación. Además, los plazos y requisitos de la respectiva liquidación dependerán también de lo que en cada caso concreto señale el reglamento de contratación y/o el convenio celebrado.

Sin embargo, ello no quiere decir que en los casos en que ni el reglamento ni el convenio tengan la obligación de liquidación, las partes, una vez concluida su ejecución, sobre la base de que la liquidación es un verdadero negocio jurídico o acuerdo de voluntades, en un acto de autonomía y en aplicación del principio constitucional de responsabilidad, con la finalidad de hacer un cierre de las obligaciones ejecutadas, decidan autónomamente hacer una liquidación. Es decir, que, en esos casos, aunque no exista una obligación de hacerlo, el hecho de decidir hacer una liquidación bilateral es perfectamente lícito, de tal manera que, si decide hacer, por conveniencia o por practicidad, lo hace en ejercicio de su autonomía y no en cumplimiento de una obligación contractual.

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Ahora bien, en los casos en que el reglamento de contratación del organismo internacional se prevea la obligación de liquidación de los convenios, que en una cláusula del convenio se haya pactado la obligación de liquidar o que las partes decidan autónomamente proceder a hacer la liquidación, si bien es cierto que procederá la liquidación, ello no quiere decir que a esta se le aplicarán las reglas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

3.4.4 Plazo para hacer la liquidación contractual:

Dado que en ese tipo de convenios no se aplica el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las reglas del contenido y plazos de la liquidación no resultarán aplicables. En consecuencia, si no se ha producido la liquidación vencidos los 4 meses de liquidación bilateral o el plazo establecido de común acuerdo, los 2 meses de liquidación unilateral y los 24 meses de caducidad del medio de control de controversias contractuales, que se encuentran previstos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, no es cierto que se produzca una pérdida de la competencia para liquidar, pues esa conclusión se basa en la aplicación de las reglas propias del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, reglas que no son aplicables a la relación jurídica en cita.

Adicionalmente, a pesar de que podría pensarse que el plazo máximo de liquidación es el mismo plazo de caducidad del medio de control de controversias contractuales al que se refiere el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo-CPACA, es preciso hacer notar que en dichos convenios se suele hacer valer la inmunidad jurisdiccional, por lo cual no es competente la jurisdicción de lo contencioso administrativo para resolver las controversias que se deriven de ellos, de tal manera que las reglas previstas en el CPACA tampoco son aplicables y, por lo mismo, no sirven de parámetro de referencia para la determinación de un plazo máximo para la liquidación de esos convenios.

En ese orden de ideas, dado que no son aplicables ni los plazos previstos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública ni los señalados en el CPACA, no puede afirmarse que exista un plazo máximo para

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hacer la liquidación y, mucho menos, puede afirmarse que se produzca el fenómeno de la pérdida de la competencia para liquidar por parte del ICBF.

Es más, cuando en las cláusulas de los convenios se señala un término para la liquidación, debe entenderse que se trata de un plazo indicativo y no de un plazo extintivo de la competencia del ICBF para liquidar. Así, vencido el plazo, las partes estarán en situación mutua de incumplimiento de la obligación contractual, pero ello no les impide, especialmente al ICBF en cumplimiento del principio constitucional de responsabilidad que guía sus actuaciones, que procedan con la liquidación del convenio.

En este caso se procederá a diligenciar el formato FM2.P20 Formato acta de cierre de convenios internacionales y no se aplicará las actividades definidas en el procedimiento que trata el numeral 4 de este procedimiento.

4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No	Actividad	Descripción	Responsable	Registro
INICIO
1	Solicitar la revisión y publicación del acta de cierre.	Solicitar la revisión y publicación del acta de cierre. mediante memorando debidamente radicado a la Dirección de Contratación o quien haga sus veces en la regional, posterior al último desembolso realizado por el ICBF (si aplica) si no, será una vez finalizado el plazo de ejecución.	Supervisor / Interventor de Contrato	Memorando radicado con adjuntos y correspondiente Registro de la solicitud del trámite en el aplicativo SITCO.
		Adjuntando:		Lista de chequeo F4.P20.ABS)
		-Informe final de supervisión debidamente suscrito por el Supervisor del convenio y de conformidad con los

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		requisitos establecidos en el Manual de Contratación. -Estado de cuenta expedido por la Dirección Financiera en donde consten todos desembolsos realizados por el ICBF en virtud del convenio. -En caso de existir contratación derivada se deberá aportar copia de los contratos y de las respectivas actas de liquidación de cada uno de los contratos suscritos para el caso. -En el informe final de supervisión deberá incluirse la información sobre multas o de procesos de incumplimiento. (si aplica) -En caso de haber reintegros o rendimientos financieros anexar copia de los recibos de consignación efectuados o comprobantes emitidos por la Dirección Financiera donde conste el reintegro al ICBF. -Verificar que los soportes de la ejecución contractual reposen en el expediente y los que falte incluirlos toda vez que se deberá certificar el cumplimiento de cada una de las obligaciones contractuales.
2 P.C.	Revisar solicitud	Revisar la completitud de los documentos necesarios, del Informe y de la carpeta contractual. ¿Cumple con los requisitos de la actividad No 1?	Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Jurídico Regional	Acta de Liquidación de Contrato firmada por el director(a) de Contratación

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		SI: Se revisa el acta de cierre de convenios internacionales de acuerdo con la información remitida por el Supervisor y la documentación que repose en el expediente del contrato y se fecha para remitir a la correspondiente publicación. NO: De conformidad con el Manual de Contratación Vigente, se dará un término de cinco (05) días hábiles para que el área que solicita el trámite realice los correspondientes ajustes a anexe los documentos que hayan quedado pendientes. Si en dicho término no se subsana lo correspondiente, se realizará la devolución del trámite mediante memorando junto con la documentación radicada por el área solicitante. Volver a la actividad 1.
3.	Liberación de saldos	En caso de que existan saldos pendientes por liberar deberá remitirse mediante memorando copia del acta de cierre a la Dirección Financiera. Si existen saldos pendientes se envía un memorando a la Dirección Financiera, comunicando cuales son los saldos para liberar. En caso contrario continua con la actividad No. 4.	Profesional de la Dirección de Contratación responsable del trámite.	Memorando de liberación de saldos
4.	Actualizar el estado en el aplicativo SITCO	Actualizar el estado del contrato a “liquidado” en el aplicativo SITCO.	Profesional de la Dirección de Contratación responsable del trámite.	Estado liquidado en aplicativo SITCO
5.	Actualización de bases de datos	Actualizar la base de datos de estado de contratos.	Profesional de la Dirección de Contratación	Estado liquidado en aplicativo SITCO

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			encargado del trámite.
6.	Archivo de expediente.	Archivar el documento en el expediente del contrato, verificar la foliación y entregar el expediente contractual al archivo de gestión. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes se deberá dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación	Profesional de la Dirección de Contratación responsable del trámite.	Cierre del expediente contractual.
FIN

5 RESULTADO FINAL: Contrato liquidado y archivados.

6 DEFINICIONES:

Expediente contractual: es la carpeta contentiva de los documentos que respaldan la actuación previa a la celebración del contrato o convenio, al igual que la etapa de ejecución y liquidación que culmina con la constancia del cierre de este.

Liquidación: La liquidación de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento y constituye fundamentalmente un acto de xxxxx xx xxxxxxx o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos financieros a favor de las partes, o las declaraciones xx xxx y salvo. Solo hasta la etapa de liquidación del contrato concluye el negocio jurídico, lo cual interesa tanto a la administración como al contratista, quien debe participar en el proceso correspondiente.

Liquidación de mutuo acuerdo o bilateral: constituye un negocio jurídico, esto es "un acto de autonomía privada jurídicamente relevante", en virtud de la cual las partes hacen un balance contractual y establecen, de manera definitiva, el estado en que queda cada una de ellas respecto de las obligaciones y derechos provenientes del contrato. Tiene fundamento en la autonomía y en la libertad, propias de cualquier contratación

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privada o estatal y como toda convención tiene efecto vinculante para quienes concurren a su celebración, de conformidad con lo prescrito, entre otros, en el citado artículo 1602 del Código Civil.

Ordenador del gasto: Es quien tiene la facultad para ejecutar el presupuesto a partir de un programa de gastos aprobado en el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, señalando la oportunidad de contratar y comprometer los recursos públicos de la administración.

Plazo para liquidar: Será el que dispongan las partes en el convenio. No obstante en caso de no adelantarse en dicho término; dado que no lo aplican los términos del Estatuto de la Contratación pública y en aras de hacer un correcto balance del estado final del convenio, se podrá hacer en cualquier tiempo, procurando siempre que sea lo más pronto posible una vez finalice su ejecución.

La Entidad Estatal tiene la facultad de liquidar unilateralmente el contrato, si las partes intentan liquidar el convenio de común acuerdo, pero no llegan a un acuerdo.

En todo caso, la presente acta de cierre aplicará sólo en aquellos casos en los cuales las partes no pacten expresamente la obligación de liquidación y deberá realizarse en el menor tiempo posible una vez haya finalizado la ejecución del convenio.

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.

Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, que sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Ley 1437 de 2011

Decreto 019 de 2012 Decretos Reglamentarios.

Manual de Contratación del ICBF

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8 RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO	NOMBRE DEL FORMATO
F1.P20.ABS	Acta de Liquidación - Contrato
F2.P20.ABS	Acta de Liquidación - Convenio
F3.P20.ABS	Acta de Finalización y Cierre Financiero
F4.P20.ABS	Lista de Chequeo Liquidación de Contratos
F5.P20.ABS	Acta de cierre de convenios internacionales

9 ANEXOS:

No aplica.

10 CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha	Versión	Descripción del Cambio
	V4	Se incluye en políticas de operación el numeral 3.4 información para realizar la liquidación de convenios con organismos internacionales y se crea el formato de acta de cierre de convenios internacionales.
11/06/2019	V3
18/03/2019	V2	Se relaciona Lista de chequeo.
09/12/2016	V1	Se realizan las modificaciones párrafo 2 y 3 de la Política. Se ajusta la descripción de la actividad 1, los condicionales de las actividades 2 y 4, se agregan las actividades 6 a la 9 y se resultado final. Se agregan las definiciones de: Expediente contractual, Plazo para liquidar, Liquidación de mutuo acuerdo o bilateral, Ordenador del gasto y supervisor. En documentos de referencia se agrega la ley 1437-2011 y Decreto 019-2012.
29/06/2012	PR7.MPA1.P6 Versión 1.0	Con base en la Resolución 8080 de 11 xx xxxxxx de 2016 y la implementación del nuevo Modelo de Operación por Procesos, se migra este procedimiento del proceso de Gestión de Contratación al nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

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