Documento de participación – pliego de la licitación COL_2024_008 Adjudicación de acuerdo marco para el Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la flota vehicular a nivel nacional
Documento de participación – pliego de la licitación COL_2024_008 |
Adjudicación de acuerdo marco para el Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la flota vehicular a nivel nacional |
Contenido
1. Identificación del comprador 2
5. Elegibilidad y obligaciones 5
6. Procedimiento de participación 7
8. Cancelación del proceso de licitación 11
9. Adjudicación del contrato 11
1. Identificación del comprador
Nombre: Federación Handicap International
Dirección: Xxxxx 00 Xx. 00x – 00. Oficina 504. Chapinero. Bogotá
Datos de contacto: T. x00 000 0000000, Email: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
Persona a cargo del proceso: Xxxxxxx Xxxxxx Website: xxx.xx.xxx
Humanity & Inclusion (HI) es una organización de solidaridad internacional, no gubernamental, independiente e imparcial, que interviene en contextos de pobreza y exclusión, conflictos armados y catástrofes naturales.
Actúa junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, para responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y de sus derechos fundamentales.
Desde su creación en 1982, la Federación HI compuesta por ocho asociaciones nacionales (Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Luxemburgo, Xxxxx Unido, Suiza y Estados Unidos) ha puesto en marcha programas en más de 60 países.
HI es co-titular del Premio Nobel de la Paz 1997 por su acción determinante en la lucha contra las minas antipersonal y por ser cofundadora de la Campaña para la Prohibición de Minas Antipersonal (ICBL).
Trabaja junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, tomando acción y dando testimonio con el fin de responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y sus derechos fundamentales; Para más información sobre la asociación: xxx.xx.xxx, xxx.xx-xxx.xxx.
HI ha estado apoyando a las personas vulnerables en la región de América Latina desde los años 1990s, con un enfoque específico para mejorar las condiciones de vida de las personas con discapacidad. En la región, HI busca generar tres cambios:
1. Mejorar el acceso a servicios de salud de calidad
2. Crear entornos protectores y capacidad de resiliencia local
3. Promover una educación inclusiva y medios de vida inclusivos y sostenibles
2. Descripción del contrato
Objetivo de la Licitación: Establecer acuerdo(s) marco a nivel nacional para la contratación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para los vehículos de la flota vehicular de HI.
Incluye el cambio de repuestos originales, partes y piezas que fueren necesarias, así como con la mano de obra mecánica, conveniente y oportuna, por parte de personal especializado con el propósito de prolongar el periodo de vida útil del parque automotor y minimizar el riesgo de inactividad por mantenimiento a consecuencia del deterioro de los vehículos.
- Acuerdo(s) marco con taller(es) autorizado que atienda las garantías de vehículos Toyota,
- Acuerdo(s) marco con taller(es) Multimarca con el fin de realizar los mantenimientos preventivos y correctivos del 20% de la flota vehicular de Marcas Renault, Ford, Nissan; Toyota que ya no se encuentran dentro de la garantía de la Toyota.
HI busca contratar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para los vehículos de la flota vehicular de la organización que cumplan los siguientes objetivos:
1. Atención de garantía para vehículos marca Toyota.
MARCA DEL VEHICULO | CANTIDAD | CIUDADES |
Toyota Hilux (En garantía) | 6 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
2. Mantenimiento Preventivo
El taller realizará la inspección periódica de acuerdo con el mantenimiento requerido en el cual se detallará las actividades a realizar, con el objetivo de evaluar su estado de funcionamiento, identificar fallas o averías, prevenir y poner en condiciones el vehículo para mantenerlos con sistemas mecánicos y eléctricos en condiciones de operación normal y segura, con la finalidad de verificar, inspeccionar, corregir, regular, reparar o reemplazar elementos (piezas desgastadas o deterioradas, cambio de aceite, lubricantes etc.) que debido al desgaste no se puede prever su vida útil; basado en el kilometraje recorrido y a las normas técnicas establecidas por el fabricante.
MARCA DEL VEHICULO | CANTIDAD | TIPO DE MANTENIMEINTO (KM) |
Toyota Hilux | 8 | 5.000 -10.000 -15.000 – 20.000 – 25.000 – 30.000 – 35.000 – 40.000 – 45.000 – 50.000 – 55.000 – 60.000 – 65.000 – 70.000 – 75.000 – 80.000 – 85.000 – 90.000 – 95.000 – 100.000 |
Toyota Land Cruiser | 26 | 5.000 -10.000 -15.000 – 20.000 – 25.000 – 30.000 – 35.000 – 40.000 – 45.000 – 50.000 – 55.000 – 60.000 – 65.000 – 70.000 – 75.000 – 80.000 – 85.000 – 90.000 – 95.000 – 100.000 |
Renault | 2 | 50.000 – 55.000 – 60.000 – 65.000 – 70.000 -75.000 – 80.000 – 85.000 – 90.000 – 95.000 - 100.000 |
Xxxx Ranger | 2 | 50.000 – 55.000 – 60.000 – 65.000 – 70.000 – 75.000 – 80.000 – 85.000 – 90.000 – 95.000 – 100.000 |
Nissan | 1 | 45.000 – 50.000 – 55.000 – 60.000 – 65.000 – 70.000 – 75.000 – 80.000 – 85.000 – 90.000 – 95.000 – 100.000 |
3. Mantenimientos Correctivos
El oferente en este apartado deberá considerar que para ofertar los precios referenciales que intervendrán en cada actividad a realizar de acuerdo con el kilometraje de cada uno de los vehículos asignados por Humanity & Inclusion, detallados en el formato de oferta técnica, y considerando una frecuencia de mantenimiento preventivo cada 5.000km, de acuerdo con lo recomendado por el fabricante.
El taller solicitará autorización a la organización para que se realice este tipo de mantenimiento, cuando ocurra una falla o avería, sin previa planificación, para lo cual se tomará en consideración las condiciones particulares del servicio a contratarse; éste servicio se realizará previa cotización del taller (que contenga informe técnico sobre la falla o avería del vehículo, plazo de entrega del vehículo, costos, tiempo de garantía, el detalle de actividades a realizarse, etc.), esto con la finalidad de prevenir accidentes de tránsito por causa de defectos mecánicos, evitar que los vehículos queden inoperativos por largos periodos de tiempo y precautelar la vida e integridad física de todos los ocupantes. Los vehículos entrarán al mantenimiento correctivo, mientras la necesidad se vaya dando por desgaste o daño de elementos o piezas.
4. Resultados esperados e indicadores
Este servicio tendrá como finalidad contar con el funcionamiento óptimo de la flota vehicular de la Organización, misma que será utilizada para las actividades operativas concernientes en la red de vías nacionales.
- Tiempo de entrega.
- Calidad.
- Servicio al cliente.
Tiempo de entrega
Dias estimado de entrega
X100%
Dias reales de entrega
Calidad
Mantenimientos devueltos por garantía
x100% Mantenimientos realizados en el trimestre
Servicio al Cliente
Servicios atendidos en menos de tres dias
x 100% Servicios solicitados en el mes
Condiciones Económicas del Acuerdo Marco:
a. Duración del Contrato:
a. El contrato será firmado por un período inicial de un (1) año.
b. Podrán aplicarse prórrogas de hasta dos (2) periodos consecutivos adicionales de igual duración a la inicial o hasta agotar el valor máximo de ejecución asignado.
b. Fechas de Vigencia:
a. Fecha de inicio operacional: 10 de octubre de 2024.
b. Fecha de finalización: 09 de octubre de 2025.
c. Acuerdo de Precios Fijos:
a. El acuerdo marco será un acuerdo de precios fijos.
b. Los oferentes deben calcular meticulosamente los precios de los productos y servicios ofertados, ya que los precios deben mantenerse, como mínimo, durante la primera vigencia del contrato.
c. Para futuras vigencias o prórrogas, se podrá evaluar la necesidad de ajustes, sujetos a acuerdo mutuo.
Lugar de Ejecución: Colombia
• A continuación, relacionamos la ubicación de la Flota Actual según la marca y ciudad:
MARCA DEL VEHICULO | CANTIDAD | CIUDADES |
Toyota Hilux (En garantía) | 6 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Toyota Land Cruiser (En Garantía) | 11 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Toyota Hilux (Fuera de garantía) | 1 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Toyota Land Cruiser (Fuera de Garantía) | 15 | Apartado, Medellín, Cali, Bogotá, Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Renault | 2 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Xxxx Ranger | 2 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Nissan | 1 | Apartado, Bogotá, Ibagué, Medellín, Montería, Riohacha, Cúcuta, Pasto, Ipiales, Santa Xxxxxx, Cartagena, Barranquilla, Villavicencio. |
Se podrá realizar asignaciones parciales de la flota descrita anteriormente por marca y ubicación geográfica.
Presentación de Ofertas:
• HI invita a los licitadores a presentar una oferta económica utilizando el formato de Solicitud de Cotización proporcionado.
• El valor del IVA debe ser discriminado aparte y no incluido dentro del precio global de los productos a ofertar.
3. Condiciones generales
Para presentar una oferta, los proponentes aceptan sin restricción las buenas prácticas comerciales de HI, siendo estas la única base para el acuerdo marco, independientemente de sus propias condiciones, a las que renuncian por las presentes.
Los proponentes deben examinar cuidadosamente y cumplir con las instrucciones, formatos, cláusulas y especificaciones mencionadas en este documento de participación. La falta de presentación de una oferta completa, como la presentación incompleta de información y documentación en la fecha de cierre, puede resultar en el rechazo de la oferta.
Perfil requerido para los talleres para el mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos:
A. El taller o concesionario legalmente constituido, deberá contar con los siguientes documentos:
• RUT Actualizado
• Cámara y Comercio
• Cuenta bancaria vigente
• Cedula del representante legal
• Calificación de algún ente de Talleres de Marca preferiblemente Toyota
• Referencias comerciales
• Certificación de la marca
• Certificados finales de desechos
• Pólizas y seguros a terceros
B. El taller del proveedor deberá contar con las siguientes características:
• Área acorde de trabajo para realizar mantenimiento a los vehículos (min 100 m2), área de Recepción de vehículos, recepción activa, Oficinas de administración, Bodegas de repuestos, Área xx xxxxxx y pulverizado o convenio con terceros.
• Cumplir con el plan de manejo ambiental y tomar las medidas ambientales más adecuadas para mitigar, prevenir los impactos ambientales generados en el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para los vehículos de Humanity & Inclusion, con el objetivo de prevenir la contaminación ambiental.
• El mantenimiento preventivo se realizará cada 5000 km o 6 meses lo que ocurra primero o de acuerdo con lo establecido según la marca del vehículo con el objeto de detectar oportunamente las fallas o averías graves que puedan generar peligro o daños de tipo correctivo a los vehículos de Humanity & Inclusion. Este tipo de mantenimiento garantizará el correcto funcionamiento, para lo cual se deberá llevar un historial de mantenimiento por cada vehículo (físico y digital), por parte del taller automotriz contratado, Oficial Logístico de cada locación y Líder del PESV. Registrarlo en plataformas de la marca y en manuales de servicio con el fin de cumplir con el requisito de garantía.
C. Requerimientos que el taller o concesionario deberá cumplir:
• El contratista deberá designar un ejecutivo para coordinar de manera eficiente y eficaz con el Oficial Logístico de cada Locación, todas las actividades relacionadas con la ejecución del Acuerdo, tanto para la solicitud de atención de vehículos, así como la tramitación de las facturas correspondientes, y para la ejecución del servicio con un canal de comunicación adecuado. Una vez firmado el Acuerdo, el contratista en un plazo máximo de 3 días hábiles deberá remitir al administrador del contrato el nombre del ejecutivo asignado, número de contacto y correo electrónico.
La flota vehicular de HI deberá tener una prioridad en la asignación de citas para reducir tiempos de espera e intervención.
• Los talleres mecánicos del contratista contarán con suficientes equipos, maquinarias y herramientas, de acuerdo con la marca requerida, para brindar el mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades vehiculares.
• El contratista deberá contar con las respectivas seguridades en sus instalaciones, que garanticen la permanencia, integridad y protección ante cualquier hecho o acto humano imprevistos de los bienes vehiculares, será el único responsable de los vehículos, así como, de sus partes y accesorios. En caso de ocurrir algún tipo de siniestro con los vehículos dentro del taller o mientras los vehículos se encuentren en pruebas por parte del taller, el contratista deberá cubrir con los gastos que se ocasione, además de presentar los respectivos permisos de funcionamiento por parte del cuerpo de bomberos de la localidad.
• El contratista deberá contar con personal técnico certificado para revisión y resolución de problemas eléctricos y mecánicos de los vehículos de Humanity & Inclusion.
• El contratista será el único responsable de la integridad de los vehículos, así como de sus partes y accesorios mientras se encuentren bajo su custodia, no pudiendo hacer uso particular de ellos por ningún concepto (recorrido de prueba en las vías sin la respectiva autorización, utilización de su personal para actividades no institucionales, visitas a lugares no recomendables y otros), y, en caso de que suceda, se aplicarán las multas de conformidad con la cláusula estipulada en el contrato a realizarse, sin que esto lo libere del pago de daños y/o perjuicios ocasionados.
• El contratista deberá garantizar la calidad del trabajo prestado y la funcionalidad de este, por medio de pruebas xx xxxx (Máximo 3), realizada de ser posible por el conductor asignado del vehículo de Humanity & Inclusion. Luego del mantenimiento respectivo las unidades deberán estar en óptimas condiciones, de presentar cualquier falla como producto del mantenimiento realizado, el contratista se compromete a realizar las reparaciones que sean necesarias hasta que el vehículo quede en óptimas condiciones de funcionamiento, es importante que se entregue el informe de las respectivas revisiones
• El contratista deberá garantizar que los repuestos cambiados a los vehículos de Humanity & Inlcusion, sean originales, nuevos de fábrica, no repotenciados. Dicha garantía tendrá una vigencia mínima de 6 meses por defectos de fábrica. Si un repuesto se encuentra defectuoso, el contratista deberá reemplazarlo en un plazo no mayor a 24 horas, desde la notificación del Oficial Logístico de cada Locación.
• El contratista deberá garantizar que los lubricantes y aceites serán única y exclusivamente de originalidad y calidad de la marca del vehículo, según ficha técnica del fabricante, para la realización de cada uno de los trabajos a realizarse en el parque automotor de Humanity & Inclusión.
• El contratista prestará el servicio respectivo previo la presentación de una orden de compra emitida por Humanity & Inlcusion. No podrá solicitar reajuste de precios en la mano de obra, por lo tanto, los precios convenidos serán fijos de acuerdo con lo estipulado en el Acuerdo Marco.
• El contratista deberá contar con el suficiente personal calificado y certificado, además de los equipos, maquinarias y herramientas para cumplir eficientemente con el servicio
objeto del Acuerdo, de tal manera que garantice el cumplimiento de los trabajos a realizarse en el plazo determinado y poder cubrir con las diferentes necesidades de mantenimiento del parque automotor.
• Los trabajos que se realizarán dentro de cada mantenimiento son los detallados cada
5.000 km; además, de encontrarse alguna anomalía en la operación de los vehículos, ésta deberá ser notificada de inmediato al Oficial Logístico de cada Locación por medio de un informe técnico con sus respectivos soportes.
• El contratista deberá realizar los trabajos de forma inmediata al requerimiento del
servicio cumpliendo con el plazo máximo de entrega de los vehículos descrito en el momento de entrega del vehículo al taller automotriz, de ser necesario requerir más tiempo para realizar la reparación, ya sea por repuestos o por daños ocultos al momento de efectuar el mantenimiento respectivo; el contratista deberá elaborar un informe técnico al Oficial Logístico de cada Locación, explicando el por qué no se ha cumplido con el servicio en los plazos establecidos.
• En caso de demora en la entrega de los vehículos por problemas técnicos, el contratista deberá notificar de manera inmediata al Oficial Logístico de cada Locación, a través de correo electrónico detallando las razones del retraso, si el mismo se suscita SIN JUSTIFICACIÓN ALGUNA CON RESPECTO A UN TIEMPO ESTIMADO TENTATIVO DE REPARACIÓN, se ejecutarán las multas detalladas en el Acuerdo, por cada día de retraso al plazo estipulado, (ver parágrafo F – Multas)
• El contratista deberá asumir la calidad de empleador y contratante de todo el personal a su cargo que emplee directa o indirectamente en la ejecución del presente contrato, siendo de su entera responsabilidad el cumplimiento de las obligaciones que le impone el Código Sustantivo de Trabajo y Seguridad Social. Por lo tanto, Humanity & Inclusión, queda exenta de toda responsabilidad laboral ni aún a título de solidaridad contratante.
D. Materiales
Todos los materiales, suministros, insumos y demás elementos que se utilicen para la ejecución contractual a conformidad, cumplirán íntegramente las normativas de calidad y especificaciones técnicas de la oferta o a su falta, las instrucciones que imparta la administración del Acuerdo.
E. Garantía Técnica
El contratista debe garantizar técnicamente cada mantenimiento que realice, esta garantía estará de acuerdo con el tipo de trabajo en tiempo y/o kilometraje según se estipule para cada trabajo, convirtiéndose en obligación de su parte el que se cumpla, para el caso de servicios (mano de obra) y repuestos será de 6 meses, y reparación de motores será de 12 meses o 10000 km, lo que ocurra primero.
F. Multas
Se aplicará la multa del 10% por el valor de la factura del servicio demorado; salvo casos de fuerza mayor o casos fortuitos debidamente comunicados y justificados por el Oficial/Supervisor Logístico de cada locación, en las siguientes situaciones:
• Por cada 10 días de retraso en la implementación del servicio y entrega de los vehículos
• Por cada 5 dias de retraso en la ejecución de mantenimientos preventivos y correctivos conforme al plazo establecido en las condiciones del servicio (salvo que el proceso de mantenimiento preventivo o correctivo sea informado en el plazo inicialmente establecido).
En caso del que el proveedor haga uso de los vehículos de Humanity & Inlcuison en actividades particulares luego de los procesos de mantenimiento preventivo y correctivo se dará por finalizado el Acuerdo entre las partes.
4. Cronograma de licitación
Etapa | Fecha |
Apertura y publicación de la licitación | 12 de septiembre de 2024 |
Reunión virtual para solución de inquietudes. enlace de reunión. | 17 de septiembre de 2024, 03:00pm (hora Colombia) |
Solución de dudas e inquietudes escritas | Hasta el 17 de septiembre de 2024, 23:59 (hora Colombia) |
Fecha y hora máxima de recepción de ofertas | 22 de septiembre de 2024, 23:59 (hora Colombia) |
Notificación a proveedores del proceso de selección | 04 de octubre de 2024 |
5. Elegibilidad y obligaciones
Elegibilidad:
Todos los talleres y concesionarios son elegibles para participar. (tanto personas Naturales como Jurídica) Sin embargo, ciertos criterios pueden ser aplicados para excluir a algunos participantes.
Criterios de Exclusión:
Los aplicantes u ofertantes pueden ser excluidos del proceso de selección y adjudicación del contrato en las siguientes condiciones:
• Si se encuentran en bancarrota o sus activos están siendo liquidados; sus activos están siendo administrados por los tribunales; han entrado en un arreglo con los acreedores; han suspendido las actividades empresariales; o son objeto de procedimientos sobre estas materias o se encuentren en cualquier situación análoga derivada de un procedimiento similar previsto en la legislación o normativa nacional.
• Si están involucrados en situaciones concernientes a mala conducta profesional por un juzgado.
• Si han sido hallados culpables de mala conducta profesional grave probada por cualquier medio que pueda ser justificado por las autoridades.
• Si no cumplen con sus obligaciones relacionadas a los pagos de seguridad social o impuestos de acuerdo con la normatividad legal del país en donde estén establecidos.
• Si han sido condenados con fuerza de cosa juzgada por fraude, corrupción, participación
en organización criminal o cualquier otra actividad ilícita en perjuicio de los intereses económicos de las comunidades.
• Si, a raíz de otro procedimiento de contratación o de concesión de una subvención financiada con cargo al presupuesto comunitario, se hubiere hallado una falta grave por incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Adicionalmente, el contrato no deberá ser adjudicado a aplicantes u ofertantes que durante el proceso de compra:
• Se encuentren en una posición de conflicto de intereses.
• Xxxx culpables de tergiversación al proporcionar la información exigida por el poder adjudicador como condición para participar en el procedimiento de adjudicación, o no proporcionen esta información.
Declaración de Cumplimiento:
Al presentar el documento de participación, pliego de la licitación, debidamente rubricado y firmado, los ofertantes confirman que no están en ninguna de las situaciones anteriormente descritas y aceptan enviar a la Federación Handicap International, en un plazo de tres (3) días hábiles después de la recepción de alguna solicitud, los documentos que la Federación Handicap International considere necesarios.
Subcontratación:
Si los solicitantes o licitadores tienen previsto trabajar con subcontratistas, se comprometen a:
• Proporcionar a la Federación Handicap International la lista de aquellos servicios que tienen previsto subcontratar.
• Obtener el acuerdo formal de la Federación Handicap International sobre la elección de posibles subcontratistas.
• Obtener el acuerdo de la Federación Handicap International sobre las condiciones de pago de estos subcontratistas.
• Enviar a la Federación Handicap International sus contratos con subcontratistas previa solicitud.
6. Procedimiento de participación
Solicitud de Documentos de Participación:
Las empresas interesadas podrán recibir los expedientes de candidatura por correo electrónico solicitándolos a la unidad de compras de HI a través del correo: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
Composición del Archivo de Licitación:
El archivo de licitación está compuesto por los siguientes documentos:
• Documento de participación - Pliego de licitación
• Formulario de identificación del licitador
• Buenas prácticas comerciales
• Formato de solicitud de cotización (oferta económica)
Solicitudes de Aclaraciones:
Si HI, por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de un participante, agrega o aclara información en el documento de participación, esta se enviará por escrito y se compartirá con todos los solicitantes simultáneamente.
• Fecha límite para recibir solicitudes de aclaración: 17 de septiembre de 2024, a las 23:59 hora Colombia.
• El jueves 17 de septiembre de 2024 a las 3:00pm (hora de Colombia) se realizará reunión
virtual para resolver dudas, para participar debe unirse al siguiente enlace, esta se realizará a través la plataforma teams.
• Las solicitudes deberán ser enviadas por escrito a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxxXxx respuestas se enviarán por escrito a todos los participantes al mismo tiempo. Este horario puede ser modificado por HI si es necesario.
Presentación de la Oferta:
La oferta presentada deberá incluir:
• Documento de participación – Pliego de licitación, rubricado y firmado.
• Formato de solicitud de cotización (oferta económica) diligenciado. Si se envía en el modelo propio de la compañía, debe incluir toda la información solicitada en el formato mencionado. Debe enviarse en documento no modificable PDF y con el nombre y firma
de la empresa ofertante.
• Un perfil que detalle la experiencia del taller o concesionario.
• Una propuesta técnica que detalle el proceso que utilizará el taller o concesionario para alcanzar los objetivos y productos requeridos en el tiempo propuesto.
• Formulario de identificación del licitador, diligenciado y firmado.
• Buenas prácticas comerciales de HI, firmado.
• Documentación legal del ofertante (RUT Actualizado, Cámara y Comercio, Cuenta bancaria vigente, Cedula del representante legal, Calificación de algún ente de Talleres de Marca preferiblemente Toyota, Referencias comerciales, Certificación de la marca, Certificados finales de desechos, Pólizas y seguros a terceros)
Envío de Ofertas:
Las ofertas pueden ser enviadas vía correo electrónico o de manera física.
Envío Físico:
• Las ofertas físicas deben ser enviadas en un sobre cerrado rotulado como sigue: "Oferta
– <Nombre del proveedor> – COL_2024_008" dirigido a Xxxxxxx Xxxxxx, a la dirección: Xxxxx 00 Xx. 00x – 00. Oficina 504. Chapinero. Bogotá, en el horario de 8:00 a 16:00 hora Colombia.
Envío Electrónico:
• Las ofertas electrónicas deben enviarse a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
• El asunto del correo debe ser: "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_008 – licitación servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la flota vehicular a nivel nacional"
• Si el peso del correo impide enviar todos los documentos en un solo correo, enviarlos en múltiples correos numerados consecutivamente, por ejemplo:
• "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_004 - licitación servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la flota vehicular a nivel nacional – Parte 1"
• "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_004 - licitación servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para la flota vehicular a nivel nacional – Parte 2"
• Se enviará automáticamente al ofertante un correo electrónico de confirmación de recepción.
Requisitos de la Oferta:
• Idioma: Todos los archivos deben ser presentados en español.
• Moneda: Todos los precios deben ser expresados en pesos colombianos (COP), excluyendo y no el IVA.
• Forma de Pago: El pago propuesto por HI será al 100% a crédito, 10 días hábiles posterior a la prestación del servicio una vez recibido la conformidad por el área de Facility por cada pedido realizado y amparado bajo orden de compra o pago con Anticipos trimestrales (Anticipo a acordar entre las partes) donde las ordenes se irán descontando a la entrega del servicio a satisfacción y recibida la documentación diligenciada y aprobada.
Para gestionar el pago se requiere tener los siguientes documentos diligenciados y firmados (según corresponda)
• Orden(es) de trabajo,
• Informe (s) técnicos emitidos por la contratista,
• Informe(s) de satisfacción del servicio recibido,
• Factura(s),
• Garantía(s) técnica(s),
Los ofertantes deben tener en cuenta que sobre el valor asignado a el acuerdo marco se realizarán las retenciones pertinentes, de acuerdo con la normatividad tributaria colombiana (o del país contratante). Así mismo, si el participante es una persona jurídica, responsable del IVA, deberá incluir dentro de su propuesta económica el valor de este impuesto de manera discriminada.
Si el ofertante es una persona natural deberá tener en cuenta que al momento de asignársele el contrato deberá obligarse al pago de seguridad social (Salud, pensión) sobre el 40% del valor del contrato.
• Buenas Prácticas Comerciales: Rubricar y firmar cada página y adjuntar a la oferta.
• Vigencia de las Ofertas: Las ofertas deben tener una vigencia mínima de dos (2) meses a partir de la fecha límite de recepción de ofertas. Si el ofertante es seleccionado, la oferta deberá ser vigente durante toda la vigencia del contrato adjudicado, incluyendo posibles
prórrogas, con incrementos anuales iguales al IPC.
• Modificación o Retiro de Ofertas: Los licitadores pueden modificar o retirar sus ofertas mediante notificación por escrito antes de la fecha límite de presentación de ofertas. No se podrán realizar modificaciones después de esta fecha.
• Gastos de Preparación de Ofertas: Ninguno de los gastos en los que incurran los licitadores en la preparación y presentación de sus ofertas será reembolsable.
• Exclusión de IVA: HI cuenta con exención de IVA para algunos presupuestos, por lo que en algunos meses se deberá facturar IVA y en otros no. HI proporcionará los soportes correspondientes cuando aplique.
7. Criterios de selección
Comité de Compras:
Los pliegos se abrirán en privado por un comité de selección integrado por miembros designados de HI. Esta sesión de apertura se denominará Etapa Administrativa, en la cual se revisará que las ofertas presentadas cuenten con toda la documentación requerida. Es potestad del comité rechazar ofertas cuya documentación no esté completa o correctamente diligenciada.
Proceso de Evaluación:
Durante las siguientes sesiones, el comité procederá al estudio de las candidaturas y ofertas de cada uno de los licitadores de conformidad con los criterios de selección y una escala de puntuación predefinida. La oferta ganadora será la que obtenga la mejor puntuación general.
Criterios de Selección:
HI Colombia seleccionará las propuestas recibidas, acuerdo a los siguientes parámetros:
a. Oferta técnica | 40% |
b. Oferta económica | 30% |
c. Experiencia previa en procesos similares sobre todo con ONG | 30% |
Derechos de HI:
• HI se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales y el derecho de negociar, aceptar o rechazar cualquier oferta o cotización a su sola discreción.
• HI puede continuar el diálogo competitivo para cualquier respuesta que considere ventajosa.
• HI no está obligado a aceptar la oferta más baja ni ninguna de las ofertas recibidas.
• HI se reserva el derecho de elaborar una lista de proveedores preseleccionados para llevar a cabo más discusiones y negociaciones.
• Ninguna oferta podrá ser modificada después de la fecha límite para la presentación de ofertas.
Solicitudes de Aclaración:
En aras de la transparencia y la igualdad, el comité de evaluación podrá solicitar a los licitadores, por escrito, que aclaren sus ofertas en el plazo de 48 horas, sin modificarlas. Ninguna de estas solicitudes de aclaración debe tener por objeto corregir errores u omisiones iniciales que afecten a la ejecución del contrato o menoscaben la competencia xxxx.
Notificación de Resultados:
Los licitadores serán notificados de los resultados de la licitación por correo electrónico, como máximo 4 semanas después de la fecha límite de presentación de ofertas.
8. Cancelación del proceso de licitación
En caso de cancelación de un procedimiento de licitación, HI informará a los licitadores. La cancelación podría ocurrir bajo las siguientes circunstancias:
1. El proceso de licitación no ha sido exitoso.
2. Los parámetros económicos y técnicos del proyecto han sido modificados sustancialmente.
3. Circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecución del proyecto.
4. Todas las ofertas técnicamente compatibles superan el presupuesto disponible.
5. Han ocurrido irregularidades en el procedimiento, especialmente si estas han impedido la competencia xxxx.
En ningún caso, HI será responsable de daños de ningún tipo (en particular, daños por lucro cesante) en caso de cancelación de una licitación, incluso si HI ha sido advertida de la posibilidad de tales daños.
9. Adjudicación del contrato
El contrato se adjudicará a la oferta que ofrezca la mejor relación experiencia en el rubro/precio/entrega, conforme a las necesidades definidas en la convocatoria de licitación. HI evaluará las ofertas en términos del costo total de adquisición. Se dará preferencia a las ofertas de proveedores que se comprometan a mantener una tarifa fija durante toda la duración del contrato. HI retendrá la propiedad de todas las ofertas recibidas como parte de este procedimiento de licitación; por lo tanto, no se devolverán las propuestas a los licitadores.