BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A.

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, es una sociedad anónima de economía mixta del orden nacional creada por la Ley 7ª de 1991 y el Decreto 2505 de 1991, actualmente incorporado en el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), organizada como establecimiento de crédito bancario, sometida a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo no asimilada al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado.

Adicionalmente, y de conformidad con lo estipulado en sus estatutos sociales y en el numeral 3 del artículo 279 del mencionado Decreto Ley 663, Bancóldex tiene como objeto social la financiación, en forma principal pero no exclusiva, de las actividades relacionadas con la exportación y con la industria nacional, actuando para tal fin como banco de descuento o redescuento, lo que implica que el Banco no desembolsa recursos directamente a los usuarios de crédito, sino que tal labor se realiza a través de los diferentes intermediarios financieros vigilados y no vigilados que existen en el mercado (Bancos, cooperativas, ONG´s, etc.).

Así las cosas, Bancóldex actúa como “banco de segundo piso”, es decir, a través de intermediarios financieros sometidos a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, tales como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, y entidades orientadas a crédito micro empresarial no sometidas a la vigilancia de dicho ente de control, como ONG micro crediticias, fundaciones financieras, cooperativas y cajas de compensación familiar.

1.2. Valores Institucionales de Bancóldex

El proponente deberá dar lectura al documento titulado “Valores Institucionales” y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo N° 3 del presente documento.

2. OBJETO DE LA INVITACIÓN

Contratar la prestación del servicio de vigilancia física, electrónica, monitoreo y recepcionistas, para proteger y custodiar los bienes de las oficinas a través de las cuales opera el Banco y atender al cliente interno y externo que ingrese a las instalaciones de la entidad o se comunique con ésta, suministrando vigilantes y recepcionistas que cumplan con los requisitos xx xxx y las condiciones requeridas por el Banco en la presente convocatoria.

En el Anexo Nº 1 de este documento se informa: la clase de servicio, cantidades y la ubicación de las oficinas que requieren el servicio objeto de la presente convocatoria.

3. TÉRMINOS JURÍDICOS

3.1. Régimen jurídico aplicable

En atención al régimen de contratación del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., por expresa disposición del artículo 285 del citado Decreto Ley 663 de 1993, así como del artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, el presente proceso de selección y la contratación que se derive de la presente convocatoria, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.

3.2. Veracidad de la información suministrada

El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por éste.

3.3. Confidencialidad de la información

El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y

contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

3.4. Propiedad de la información

El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. en desarrollo de la presente invitación así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

3.5. Cláusula de reserva

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta.

3.6. Garantía de seriedad de la oferta

El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, la cual podrá consistir en una garantía bancaria irrevocable a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes.

Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).

La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación.

La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, NIT. 800.149.923-6, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.

4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES

4.1. Estudios para participar en el concurso

Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo pero sin limitarse a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.

La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.

4.2. Instrucciones para contestar los Términos de Referencia

Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación.

Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas.

La Propuesta debe ser presentada en español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta.

4.3. Requisitos para participar en la invitación

	DOCUMENTO BANCÓLDEX	VERSIÓN: 1
		CÓDIGO: GA-ABS-F-022
FORMATO PARA TERMINOS DE REFERENCIA		Página 9 de 24

Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:

i. Ser personas jurídicas nacionales o extranjeras, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.

ii. El Proponente deberá contar con un mínimo de 5 años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta.

iii. El proponente deberá acreditar mínimo 5 años de experiencia en el objeto de la presente convocatoria, la cual deberá demostrar de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del presente documento.

iv. Contar con la licencia de funcionamiento proferida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

v. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 6.

vi. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia.

4.4. Políticas de Corporativas

El Proponente deberá dar lectura al documento titulado “Políticas de la información” y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el (Anexo No. 4 Políticas Corporativas).

5. Cronograma de la invitación

El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por el Banco de Comercio Exterior de Colombia

S.A. sin restricción, mediante adenda a los presentes Términos de Referencia.

EVENTO	FECHA - HORA
Apertura y publicación en la página WEB del Banco de los Términos de Referencia	Abril 17 de 2017 hora 9:00 am
Reunión de aclaración con proveedores Xxxxx 00 Xx. 00 A – 15	Abril 25 y 26 de 2017 hora 09:00 am
Formulación y radicación y/o envió de inquietudes Correo: Xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx	Abril 28 de 2017 hora 5:00 pm

	DOCUMENTO BANCÓLDEX	VERSIÓN: 1
		CÓDIGO: GA-ABS-F-022
FORMATO PARA TERMINOS DE REFERENCIA		Página 10 de 24

Respuesta y/o aclaraciones a Proponentes por parte del Banco en la página del Banco.	Mayo 01 de 2017 hora 5:00 pm
Fecha de cierre de la publicación y presentación de las propuestas	Mayo 08 de 2017 hora 4:00 pm

5.1.Formulación de inquietudes

Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los Proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, mediante comunicación escrita dirigida a Xxxxxx Xxxxxx del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., radicada en medio físico en la Calle 28 No. 13A –

15 piso 39, Bogotá, D.C., o por correo electrónico, a la dirección Xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx

5.2.Respuesta de inquietudes

El Banco, publicará en su página web las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia.

5.3.Xxxxxx y entrega de la Propuesta

Los Proponentes deberán presentar las Propuestas de conformidad con el numeral 5 de los presentes Términos de Referencia, a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta, esto es, el día 08 xx xxxx de 2017 a las 4:00:00 pm, en la Xxxxx 00 Xx. 00 A – 15, piso 39, Bogotá D.C., Oficina de Correspondencia, dirigidas a Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx. Se reitera que la fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., considere conveniente; la ampliación del plazo la cual se dará a conocer mediante adenda que se publicará en xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx.xxxx antes de la Fecha de Cierre.

Las propuestas presentadas después de las 4:00:00 p.m. de la Fecha de Cierre, se considerarán presentadas extemporáneamente por lo que serán descalificadas.

No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico.

5.4. ADENDAS

El Banco de Comercio de Exterior de Colombia S.A. comunicará, mediante adendas, las aclaraciones y modificaciones que encuentre conveniente hacer a estos términos de referencia. Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los oferentes para su Propuesta y formarán parte de estos términos de referencia. Todas las adendas que se generen se publicarán en la página Web de Bancóldex

6. EVALUACIÓN

A toda propuesta que cumpla con la presentación de la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia, se le realizará un análisis en donde se verifique y evalúen los componentes técnicos y financieros.

Los criterios a evaluar y la ponderación de cada uno de estos se enuncian a continuación:

Criterio	Puntaje
Documentos legales y técnicos	Cumple/No Cumple
Criterios Técnicos 80%
Capital humano	25%
Soporte operativo	25%
Servicio	20%
Evaluación administrativa	15%
Evaluación financiera	15%
Criterios Económicos 20%
Valor de la oferta	100%
TOTAL	100%

Para que una propuesta sea considerada para la adjudicación de la presente convocatoria, la evaluación de cada uno de los criterios técnicos evaluables deberá cumplir con al menos el 80 porciento del puntaje asignado a cada uno de los criterios.

Las propuestas que no obtengan dicho puntaje NO serán tenidas en cuenta para evaluar la propuesta económica.

Para validar los aspectos administrativos únicamente respecto de los dos (2) proponentes que hubiesen obtenido los mayores puntajes, se realizará una visita administrativa en las instalaciones del proponente, la cual se llevará a cabo antes de notificar la selección.

En caso que la propuesta no sea seleccionada, ésta y todos sus anexos deberán ser reclamados por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la notificación de no selección. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la propuesta se procederá con la destrucción de la misma.

La evaluación final será resultado de la sumatoria de la calificación obtenida en la evaluación técnica y económica de la propuesta.

El Banco adjudicará la convocatoria a la propuesta que obtenga el mayor puntaje teniendo en cuenta la suma de los criterios técnicos y económicos.

Hecha la evaluación de cada propuesta, se levantará un acta con la evaluación final de las ofertas recibidas, lo cual será consignado en un acta firmada por los miembros del Comité de Evaluación.

NOTA: El Banco realizará consultas de control previo con el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de todas las personas vinculadas a la propuesta1. En caso de encontrarse coincidencia en dichos reportes El Banco rechazará la propuesta de forma inmediata.

Así mismo, en cumplimiento del artículo 60 de la Ley 610 de 1999, El Banco realizará consulta del proponente en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General, y en caso de que éste se encuentre reportado se rechazará la propuesta de forma inmediata.

Adicionalmente, El Banco realizará la consulta en centrales de riesgo al proponente y en caso de reporte negativo se llevarán a cabo los análisis correspondientes que permitan validar la capacidad del mismo para la celebración del contrato en una eventual adjudicación de la presente convocatoria.

6.1.Criterios Técnicos

Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos, los cuales deberá describir el proponente en su propuesta:

1 Proponente, Representantes Legales en caso de proponente persona jurídica, accionistas con participación mayor al 5% por ciento, miembros del equipo de trabajo.

a. Capital Humano.

b. Soporte operativo.

c. Servicio.

d. Estructura organizacional.

e. Solidez financiera.

6.1.1. Capital humano:

 Proceso de selección del personal.

 Tipo de contrato del personal.

 Programas de bienestar.

 Programas de capacitación y Responsabilidad Social Empresarial.

En todo caso el proponente debe cumplir con los criterios establecidos en el Anexo No 2 para los perfiles del guarda y recepcionista.

6.1.2. Soporte operativo:

 Rutinas de inspección

 Equipos de dotación (radios, vehículos, armerillo, y los que considere pertinentes el proponente)

 Sistema general de salud y seguridad en el trabajo, PEVS.

 Red de apoyo y sistemas de monitoreo.

6.1.3. Servicio:

 Proceso de atención al cliente de PQRS.

 Certificaciones de calidad.

 Calificación o certificación de calidad en contratos similares.

 Coordinador in-house.

6.1.4. Evaluación Administrativa:

 Presentación general de la compañía y documentación reglamentaria. (Hoja vida)

 Referencias de proveedores y antigüedad de la empresa en el mercado prestando los servicios requeridos.

El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo cinco (5) años de experiencia comprobada en la ejecución de contratos con el objeto de la presente convocatoria, esto es, seguridad física, recepción, video vigilancia y monitoreo de alarmas.

Se tendrá en cuenta:

 El número de contratos, cuyo objeto esté directamente relacionado con seguridad física, recepción, video vigilancia y monitoreo.

 La duración de dichos contratos.

Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar las certificaciones emitidas por el contratante las cuales deben contar como mínimo con la siguiente información relacionada con el contrato ejecutado:

 Nombre del contratante

 Identificación del contrato

 Objeto y descripción del contrato.

 Fecha de suscripción del contrato

 Fecha de terminación del contrato

 Periodo de ejecución en meses que corresponda a las certificaciones presentadas como soporte.

 Valor del contrato

 Datos de contacto de la persona a cargo de la entidad contratante.

 Certificación del cliente de entrega a satisfacción del servicio contratado.

 Fecha de elaboración de la certificación

6.1.5. Solidez financiera:

 Evaluación de los estados financieros (año 2016 incluidas notas de revisor y certificación del mismo).

6.2.Propuesta Económica

En la Propuesta, el proponente deberá discriminar en su oferta económica el AIU y el IVA de los servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes en Colombia.

Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el servicio causa dicho impuesto, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente.

Para efectos de los proponentes extranjeros, estos deberán igualmente presentar la propuesta en pesos colombianos.

Informar el costo del servicio mensual y total por el plazo del contrato que se celebre, por los servicios de seguridad física y recepcionistas, de acuerdo con lo consignado en el Anexo Nº 1, discriminando el valor del servicio 24 y 12 horas con y sin armamento, valor del AIU e IVA, de acuerdo con lo expuesto en la circular 01 del 2008 y el Decreto 4950 del 2007 de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.

 La Propuesta económica deberá cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente para la prestación del servicio objeto de la presente convocatoria.

 En ningún caso el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada.

Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.

6.3.Capacidad Financiera

El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.

Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación y deberá adjuntar la totalidad documentación solicitada. Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros:

Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente

Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio

El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados.

 Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:

 El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez por ciento (10%) de la proyección interna que realice el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. del precio total del contrato que se llegare a suscribir.

 La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1).

 La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%).

6.4.Criterios de desempate

Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:

 El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta.

6.5.Rechazo de propuestas

No se consideraran admisibles las propuestas en las que se presente al menos una de las siguientes situaciones:

 El proponente no cumpliere con los requisitos definidos en los presentes Términos de Referencia.

 No se aporte toda la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia y/o sus anexos o aquella documentación que requiera el Banco antes de finalizado el proceso de adjudicación de la presente convocatoria y que no se aporte por el proponente durante el plazo definido para ello por El Banco.

 El proponente haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.

 Se incluya información no veraz.

 Cuando se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.

6.6.Declaratoria de desierta

La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:

 Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los Términos de Referencia.

 Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados.

 Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.

 Cuando no se presente ninguna propuesta.

 Cuando ninguna de las propuestas hubiera alcanzado el puntaje mínimo requerido.

7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

7.1. Presentación de la Propuesta

El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en dos ejemplares, uno en medio físico y otro en medio magnético en formato PDF o TIFF Grupo IV en blanco y negro, almacenadas en medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil digital DVD-R u otros. La propuesta de deberá presentar debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la propuesta presentada en medio físico.

Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional después de la fecha de cierre, a menos que el Programa lo haya requerido expresamente de oficio.

La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia.

No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente.

7.2. Carta de presentación de la propuesta

La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar el Anexo No 5 “Carta de presentación de la propuesta”.

7.3. Periodo de validez de la propuesta

La Propuesta tendrá un periodo de validez de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria.

7.4. Documentación de la Propuesta

COMPLETAR CON CADA UNO DE LOS ANEXOS QUE SE REQUIERAN

La Propuesta deberá contener la información, manteniendo el orden descrito a continuación:

(i) Anexo No 1 “Carta de presentación de la propuesta”.

(ii) Anexo No 2 “Carta de Conocimiento y Aceptación de los Valores Institucionales”

(iii) Anexo No 3 “Políticas Corporativas de Bancóldex”

(iv) Anexo No 4 “Formato de Vinculación de Clientes”

 Para personas naturales, formato de vinculación adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.

 Para personas jurídicas nacionales, formato de vinculación adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.

 Para personas jurídicas extranjeras, formato conocimiento de clientes del exterior adjunto, totalmente diligenciado y firmado por el representante legal, con todos los documentos anexos. En todo caso los documentos que

acrediten la existencia y representación legal de la persona jurídica deberán presentarse debidamente apostillados.

(v) Anexo No 5 Propuesta económica

(vi) Anexo No 6 “Política de tratamiento de datos personales” (ver numeral 9.8).

(vii) Anexo Nº 7 “Confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales”

(viii) Hoja de vida del Proponente.

(ix) Carta con el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta.

(x) En el evento que aplique, para personas jurídicas nacionales o extranjeras acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex como administrador El Banco de Comercio Exterior de Colombia en caso que resulte seleccionado.

(xi) Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.

(xii) Declaración del Proponente en el sentido de no conocer ninguna circunstancia que implique conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador El Banco de Comercio Exterior de Colombia.

(xiii) Garantía de seriedad de la propuesta en formato de entidades particulares. En el caso de pólizas de seguro se deberá anexar adicionalmente el respectivo recibo de pago.

(xiv) Declaración del Proponente en el sentido de no estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011.

(xv) Certificación del representante legal y del revisor fiscal o contador en el que conste que el proponente no se encuentra incurso en un proceso liquidatario.

(xvi) Copia de la hoja de vida de cada guarda y recepcionista que prestará el servicio, certificación de cursos en seguridad privada, título xx xxxxxxxxx, formato visita domiciliaria, experiencia de servicio, estudios y demás documentación del proceso de selección, conocimiento herramientas de informática (Excel, Word). Ver Anexo No. 2

(xvii) Para las ciudades donde el Banco tenga oficinas de representación, el oferente deberá garantizar la calidad del servicio a través de una agencia propia.

(xviii) Presentación General del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Decreto 1443 de julio de 2014. Ministerio de Trabajo.

 Presentación General de la implementación de la Resolución No. 1565 del 6 xx xxxxx de 2014, Ministerio de Transporte sobre Plan Estratégico de Seguridad Vial.

(xix) Documentación adicional:

1. Licencias para la utilización de equipos de comunicación expedida por el Ministerio de Comunicaciones.

2. Certificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en la que conste que la planta de personal de vigilantes se encuentra carne tizado. (Circular 003 de 2012 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada).

3. Certificación de Red de Apoyo, expedida por la Policía Nacional

4. Licencia de funcionamiento para seguridad móvil, fija y electrónica tal como lo estipula el Decreto 356 de 1994.

5. Licencias de funcionamiento en ciudades donde se prestara servicio para Bancoldex. (Anexar copia Resoluciones de Funcionamiento de la empresa.)

6. Licencias de autorización de uso de uniforme.

7. Licencias de uso de armamento.

8. Licencia de uso de vehículos de supervisión.

9. Licencia de Monitoreo

10. Certificación del tiempo promedio de reacción para la atención de incidentes en sitio y monitoreo en las oficinas donde se prestara el servicio.

11. Certificaciones de calidad, BASC, ISO o la que posea.

12. Certificaciones de agremiaciones, Federaciones entre otras, si posee.

Adicionalmente, los guardas y recepcionistas que presten el servicio deberán presentar en el puesto de trabajo, la documentación que acredite su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales-ARL y la Empresa Promotora de Salud –EPS, así como su carné de acreditación ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

8. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN

La propuesta se debe presentar con base en los requerimientos del listado. (Ver anexo No.

1) y a lo descrito en el numeral 6 del presente documento.

8.1 Informar el costo del servicio de monitoreo mensual, para las ciudades donde Bancóldex tiene representación, el cual se realizará a través de los dispositivos de servicio de monitoreo de instalaciones, los cuales se encuentran instalados en la actualidad y operando en nuestras oficinas regionales.

9. EL CONTRATO

9.1. Suscripción del Contrato

Una vez se adjudique el Contrato por parte El Banco de Comercio Exterior de Colombia se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.

En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente.

En este caso, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.

9.2. Legalización del Contrato

El contrato se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos:

 Reconocimiento notarial del texto y de la firma por parte de un Representante Legal del Contratista.

 Aprobación por parte del Departamento Jurídico del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato.

 Si el valor de este contrato supera las autorizaciones dadas al representante legal para suscribir contratos, anexar la autorización del órgano legal de la compañía, que le habilite para suscribir el respectivo contrato según la Propuesta presentada.

 Certificado de pago de aportes parafiscales de los empleados del contratista.

9.3. Obligaciones del Banco de Comercio Exterior de Colombia

En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., tendrá las siguientes obligaciones:

(i) Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato.

(ii) Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.

(iii) Entregar al Contratista el material e información con la que cuente y sea susceptible de entregar para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.

9.4. Obligaciones del Contratista

En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:

(i) Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos y,

(ii) Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo.

9.5. Duración del Contrato

El contrato tendrá una duración de doce (12) meses, contados a partir de la legalización del mismo.

9.6. Seguimiento y control del contrato

Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo.

El supervisor del Contrato por parte del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato.

9.7. Garantía del contrato

Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex NIT 800.149.923-6 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:

(i) Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.

(ii) Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.

(iii) Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato tres (3) meses más.

(iv) Responsabilidad civil extracontractual, por el 20% del valor total del contrato y por el término de duración de este y un año y tres meses más.

CON EL FIN DE QUE LA VIGENCIA DEL SEGURO SEA CONGRUENTE CON EL INICIO DE VIGENCIA DEL CONTRATO, LA CUAL INICIA CUANDO SE PRODUCE LA LEGALIZACIÓN DEL MISMO, EL SEGURO DEBERÁ PRESENTARSE CON UNA VIGENCIA ADICIONAL DE UN (1) MES RESPECTO DE LAS VIGENCIAS INDICADAS EN LOS ANTERIORES NUMERALES.

9.8.AUTORIZACIONES SOBRE USO DE INFORMACIÓN, HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En caso de que los servicios a contratar impliquen el levantamiento y entrega de bases de datos personales, el Contratista se obliga a obtener de parte de los titulares de la información, las autorizaciones respectivas, de tal forma que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. pueda hacer uso de los datos personales y la información, atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior de conformidad con la política de tratamiento de datos que encuentra en xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/0000_XXXxXXXXX_XX_XXXXXXXXXXX_XX_XXXXX_XXXX ONALES_2016.pdf (Anexo 6).

Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2012, el proponente seleccionado deberá cumplir con las obligaciones contenidas en el Anexo 7 en relación con los datos personales de cualquier persona vinculada a su propuesta.

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BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A.

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