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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN ORGANIZACIÓN, ELABORACIÓN DE HOJAS DE CONTROL Y DE BODEGAJE PARA EL ARCHIVO DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACION.

El Gobierno Nacional, en ejercicio de las facultades extraordinarias concedidas en el artículo 18 de la Ley 1444 de 2011, con fecha 0 xx xxxxxxxxx xx 0000 xxxxxxx xx Xxxxxxx 4165 de 2011 por el cual se modificó la denominación y naturaleza jurídica del Instituto Nacional de Concesiones por la de Agencia Nacional de Infraestructura, Agencia Nacional Estatal de Naturaleza Especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, financiera y técnica, adscrita al Ministerio de Transporte, cuyo objeto consiste en “… planear, coordinar, estructurar, contratar, ejecutar, administrar y evaluar proyectos de concesiones y otras formas de Asociación Público Privada –APP, para el diseño, construcción, mantenimiento, operación, administración y/o explotación de la infraestructura pública de transporte en todos sus modos y de los servicios conexos o relacionados y el desarrollo de asociación público privada para otro tipo de infraestructura pública cuando así lo determine expresamente el Gobierno Nacional respecto de infraestructuras semejantes…”

El artículo 12 de la Ley General de Archivos No. 594 del año 2000, establece que: “Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos” en concordancia el artículo 14 parágrafo 1 del título IV administración de archivos, establece “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”, luego de realizado el diagnóstico actual de la gestión documental de la Entidad, se ha establecido la necesidad de contratar los servicios mencionados en el parágrafo mencionado.

Así mismo, el Decreto 1515 de 2013, estableció en su artículo 14 que: “Contratación de la custodia de documentos de conservación temporal. Solo se podrá contratar la custodia de documentos de archivo de conservación temporal, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental; en este caso, las entidades públicas en los diferentes niveles, deberán exigir a los contratistas, y así deberá quedar consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, en lo referente a:

a) Características de las edificaciones en las cuales se albergarán los documentos;

b) Idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios contratados;

c) Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de procedencia, orden original e integridad de los fondos;

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d) Aplicación de la Tabla de Retención Documental;

e) Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA);

f) Características de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los documentos;

g) Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y electrónicos que custodien.

Parágrafo. Las entidades públicas que contraten servicios de custodia de documentos de archivo, deberán incluir en los estudios previos, en los pliegos de condiciones y en los contratos suscritos con terceros para la prestación del servicio respectivo, lo señalado en el presente artículo.”

Que de conformidad con lo establecido en artículo 18 del Decreto 4165 de 2011, son funciones de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera “…2. Dirigir los asuntos administrativos, financieros y de recursos humanos de la entidad; 3. Ejecutar los procesos de presupuesto, contabilidad, tesorería, gestión financiera institucional y gestión documental;….8. Administrar la gestión de archivo y correspondencia de todos los procesos y áreas de la entidad. 11. Dirigir, controlar y coordinar las actividades relacionadas con proveedores, la adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento de la Agencia”.

En desarrollo de lo anterior, la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, a través del área de archivo y correspondencia administra, organiza, preserva y controla los archivos de los documentos que se producen en la Entidad

El objeto de la contratación aludida está incluido en el plan de compras de la vigencia fiscal 2014 y cuenta con la disponibilidad presupuestal correspondiente en el rubro rubro 000-000-0 Apoyo y Dotación Técnico y Administrativo para el Fortalecimiento Institucional.

2. OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES TECNICAS - RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Mediante el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía al que se refiere este documento, se pretende celebrar un contrato de servicio, en virtud del cual el proponente adjudicatario se obligará para con la Agencia Nacional de Infraestructura a prestar los servicios de bodega, administración y custodia del archivo de gestión de la Entidad.

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2.1. OBJETO: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN ORGANIZACIÓN, ELABORACIÓN DE HOJAS DE CONTROL Y DE BODEGAJE PARA EL ARCHIVO DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA.

2.2. Clasificación UNSPSC: El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios:

Clasificación UNSPSC

Segmento

Familia

Clase

78101804

Servicios ,

almacenamiento, correo

almacenaje

Bodega y

almacenamiento especializado

78101804

Servicios ,

almacenamiento, correo

almacenaje

Almacenamiento de bienes generales

2.3 Especificaciones Técnicas o Alcance Del Objeto: En el desarrollo del objeto contractual, el contratista se compromete a ejecutar el objeto contractual teniendo en cuenta las siguientes especificaciones técnicas:

2.3.1. ELABORACIÓN DE HOJAS DE CONTROL

Reorganización de archivos de comunicaciones oficiales entregados en el año 2004 por el Instituto Nacional de Vías y elaboración de hoja de control para carpetas de predios y de los contratos de concesión portuaria- Plazo de ejecución 1 año. El proceso se realizará en las instalaciones del contratista quien realizará el traslado de la documentación a sus instalaciones y firmará el recibo de las carpetas en las instalaciones del archivo central de la Agencia Nacional de Infraestructura ANI ubicadas en el barrio Fontibón xxxxxxx Xxxxx 00 Xx. 000-00.

Debe contar con un control de calidad realizado por un profesional en archivística, se debe presentar el documento a la Agencia Nacional de Infraestructura en el que se demuestre la forma en que se realizará el control de calidad, documento que debe ser entregado dentro de los 15 días hábiles siguientes a la firma del acta de inicio del contrato, así como entregar un informe mensual que contenga el avance físico realizado, aspectos relevantes, novedades encontradas en el proceso y sugerencias de mejora de los procesos de archivo.

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La Agencia Nacional de Infraestructura requiere el siguiente recurso humano mínimo para la adecuada y correcta prestación del servicio a contratar:

⮚ El adjudicatario, para la suscripción del contrato, resultado del presente proceso de selección requiere contar con el siguiente equipo de trabajo:

COORDINADOR TÉCNICO: Una (1) persona que cumpla con el siguiente perfil, y presenten la siguiente documentación:

- Hoja de vida

- Tener título profesional en Bibliotecología y Archivística con especialización.

- Experiencia en organización de archivos de entidades públicas de mínimo cinco años.

PERSONAL TECNICO: las personas que se encuentren vinculadas al desarrollo del presente objeto contractual deberán cumplir con el perfil que se enuncia y se encargaran de la organización documental y la elaboración de las hojas de control, además presentarán la siguiente documentación:

- Hoja de vida

- Bachiller título y técnicos en archivística o estudiantes de archivística de cuarto semestre en adelante.

- Presentar certificaciones de mínimo tres (3) años de experiencia relacionada con el objeto del presente proceso de selección.

Nota 1: El personal propuesto por el adjudicatario del presente proceso de selección no podrá ser objeto de cambio en la ejecución del contrato, salvo expresa solicitud que hará el supervisor del mismo o por solicitud del contratista por una razón justificada y con previa autorización del contratante, el cual se reserva el derecho a solicitarlo en caso de no existir entera satisfacción acerca de la idoneidad del mismo, previa notificación por escrito al oferente adjudicatario, debiendo éste asignar uno nuevo de iguales o mejores características en relación a las solicitadas inicialmente, en un término máximo de un (1) día calendario, contados a partir de la notificación de la solicitud.

Para ejecutar el servicio, EL CONTRATISTA garantizará que cuenta con personal idóneo profesional y técnicamente. Deberá contratar el personal requerido para el cumplimiento con calidad del objeto contractual.

La hoja de control se elaborara para los siguientes ítems:

a. Archivos de los contratos de concesión entregados por INVIAS, comunicaciones oficiales:

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Organización de tres mil ciento diez (3.110) carpetas de los contratos de concesión y de interventorías entregadas por el Instituto Nacional de Vías, los cuales el contratista deberá proceder así:

1. Recibir el inventario de carpetas a reorganizar y firmarlo.

2. Trasladar a las instalaciones del contratista las carpetas a reorganizar

3. Clasificar los documentos que se encuentran en las carpetas entregadas por el INVIAS como subdirección de concesiones, identificando el contrato de concesión al que pertenecen para ello debe leerse el contenido de los documentos, una vez clasificados, deben integrarse en las carpetas de comunicaciones oficiales que ya están en cada contrato de concesión teniendo en cuenta el orden cronológico.

4. Las carpetas identificadas en cada contrato de concesión como comunicaciones oficiales deben ser reordenadas cronológicamente, del documento más antiguo al más reciente cuidando que si contenían anexos estos deben quedar junto con el documento inicial, por lo tanto será necesario leer cada documento, si se identifica que existe algún documento que no corresponde al contrato debe integrarse al contrato al cual corresponde.

5. Una vez reordenadas se identificaran documentos duplicados los cuales deben ser depurados y entregados en carpetas por proyecto al interventor del contrato.

6. Integrar los documentos en el orden cronológico que fueron clasificados en el punto 1 y que estaban en el archivo identificado como subdirección de concesiones en las carpetas de comunicaciones oficiales de cada contrato de concesión.

7. Una vez ordenadas y depuradas las carpetas de comunicaciones oficiales de cada contrato de concesión, se realizará el proceso de foliación así:

• Antes de foliar una persona diferente a la que realizó del proceso de ordenación verificará que los documentos se encuentran bien ordenados cronológicamente.

• Si la carpeta está bien foliada se trazará un slach en el folio que contenían los documentos de la carpeta y luego con esfero de mina negra se realizará nuevamente la foliación, cada carpeta debe tener máximo 200 folios.

• La foliación se realizará teniendo el cuidado que no repetir ni enmendar los números así como tampoco se podrá colocar A, B o C en caso de haberse pasado algunos folios dentro de una carpeta.

• Realizar las correcciones necesarias en el inventario documental relacionada con los datos de fechas extremas, folios y contenido.

• Ingresar los datos de cada documento con sus anexos en un formato de hoja de control en Excel que contiene los siguientes datos:

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Nombre del proyecto de concesión No. de caja.

No. de carpeta en donde está el documento Referencia: Es el radicado del remitente Fecha: Fecha del documento del remitente

Fecha del radicado: Fecha que contiene de la entidad destino invias- No. De radicado del Invias

Los siguientes datos del remitente Nombres:

Primer Apellido:

Segundo Apellido:

Teléfono si:

Dirección

Asunto: Si no es claro debe leerse el documento e identificarlo con palabras claves. Anexos: En esta parte se coloca cuales son No. De folios o si es un medio magnético. Destinatario: Nombre completo, cargo y entidad separados con un guion.

Código de imagen: En esta columna va la imagen del documento registrado

De cada uno de estos registros debe quedar la digitalización certificada de la imagen, (ver anexo especificaciones protocolo para digitalización certificada del Archivo General de la Nación de Colombia) en formato PDF/A la cual se puede identificar en la hoja de control en Excel en la última columna con la ruta de la imagen. Al Final se debe entregar una base de datos que contenga el número de caja y de carpeta en donde está cada documento, en la última columna debe aparecer la ruta de la imagen la cual al darle clic nos lleve a la imagen. La base de datos y las imágenes se entregaran en Disco Duro.

El producto es la entrega del inventario documental reorganizado y la hoja de control por carpeta.

b. Elaboración de hoja de control para carpetas de comunicaciones prediales y ambientales para 475 carpetas:

Para ello se realizaran las siguientes acciones

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1) Recibir el inventario de carpetas a reorganizar

2) Trasladar a las instalaciones del contratista las carpetas a reorganizar

3) Ingresar los datos de cada documento con sus anexos en el formato de hoja de control en Excel que contiene los siguientes datos:

• Nombre del proyecto de concesión

• No. de Caja

• No. de carpeta

• Referencia: Es el radicado del remitente

• Fecha: Fecha del documento del remitente

• Fecha del radicado: Fecha que contiene de la entidad destino invias-

• No. De radicado del Invias

• Los siguientes datos del remitente

• Nombres:

• Primer Apellido:

• Segundo Apellido:

• Teléfono si:

• Dirección

• Asunto: Si no es claro debe leerse el documento e identificarlo con palabras claves.

• Anexos: En esta parte se coloca cuales son No. De folios o si es un medio magnético.

• Destinatario: Nombre completo, cargo y entidad separados con un guion.

El producto es la entrega de la hoja de control por carpeta.

c. Elaboración de la Hoja de control para las carpetas de los contratos de concesión Portuaria, son 1000 carpetas:

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Recibir el inventario de carpetas de los expedientes de contratos de concesión de Puertos

• Ingresar los datos de cada documento con sus anexos en el formato de hoja de control en Excel que contiene los siguientes datos:

• Nombre del proyecto de concesión

• No. de caja

• No. de carpeta en donde está el documento

• Referencia: Es el radicado del remitente

• Fecha: Fecha del documento del remitente

• Fecha del radicado: Fecha que contiene de la entidad destino

• No. De radicado del documento dado por el remitente si lo tiene

• Los siguientes datos del remitente

• Nombres:

• Primer Apellido:

• Segundo Apellido:

• Teléfono si:

• Dirección

• Asunto: Si no es claro debe leerse el documento e identificarlo con palabras claves.

• Anexos: En esta parte se coloca cuales son No. De folios o si es un medio magnético.

• Destinatario: Nombre completo, cargo y entidad separados con un guion.

El producto es la entrega de la hoja de control por carpeta y las imágenes.

Este proceso debe contar un control de calidad realizado por un profesional en archivística.

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La organización documental deberá ser realizada por técnicos en archivística o estudiantes de archivística de cuarto semestre en adelante, todos con mínimo tres años de experiencia.

Anexo: Proceso de digitalización certificada:

El contratista realizará el proceso de digitalización atendiendo las especificaciones establecidas en el protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios elaborado el desarrollado por el Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos (SNA), órgano asesor del Archivo General de la Nación de Colombia.

La digitalización debe realizarse de la siguiente manera

Alistamiento de la documentación como sacar ganchos y desdoblar según el caso Digitalización por documento, verificar que se encuentre completo y legible

Encuadre: Los documentos digitalizados deben quedar alineados conforme se encuentran dispuestos los soportes de papel original

Direccionalidad: Los documentos deben ser capturados en el sentido de lectura de la documentación. Integridad Los documentos deben ser capturados completos

Legibilidad: La imagen resultante deberá permitir la lectura igual a la del documento en soporte papel. Imágenes en Color: Varios documentos a digitalizar contienen fotografías a color, por lo que los documentos a digitalizar que se encuentren a color deberán quedar digitalizados a color.

Deberá realizarse un control de calidad del proceso por medio de la revisión de un muestreo significativo de documentos.

Al digitalizar cada lote de documentos deberá iniciar con un acta inicial y al final de la misma un acta final de digitalización en la que conste el número de imágenes digitalizadas, alguna observación a tener en cuenta y la firma de la digitalización que comprueba la integridad del resultado del proceso de digitalización y que el documento digitalizado es exactamente igual al original. Debe quedar registrado cuales folios son originales y cuales son copia.(se especifica que para este proceso el documento original es el que cuenta con una firma original)

El Acta inicial debe contener el nombre de la Agencia Nacional de Infraestructura a la que pertenecen los archivos, el nombre de la empresa que realiza el proceso de digitalización, el nombre de la carpeta No. de caja y carpeta dentro del inventario documental, y del proyecto de concesión al que pertenece, la certificación de calidad del equipo con el que se realizó, características técnicas relativas a la imagen (resolución, color etc), fecha de inicio del proceso y la firma del operador del escaner, de quien realiza el control de calidad y del coordinador del proyecto. Las firmas de cada uno serán firmas digitales

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El Acta final debe contener el nombre de la Agencia Nacional de Infraestructura a la que pertenecen los archivos, el nombre de la empresa que realiza el proceso de digitalización, el nombre de la carpeta No. de caja y carpeta dentro del inventario documental, y del proyecto de concesión al que pertenece, la certificación de calidad del equipo con el que se realizó, la certificación de que el equipo de cómputo no existían otras imágenes que pudiesen haber sido intercaladas, la certificación de las características técnicas relativas a la imágen (resolución, color etc), fecha de finalización del proceso y la firma del operador del escaner, de quien realiza el control de calidad y del coordinador del proyecto.

Las firmas de cada uno serán firmas digitales

Igualmente se entregaran todas las actas en un archivo digital independiente numeradas en orden consecutivo.

En la base de datos de la hoja de control elaborada, habrá una columna final en la que esté el código de la imagen que corresponde a cada documento. La base de datos y las imágenes se entregaran en Disco Duro.

Las imágenes deben ser entregadas en formato PDF/A

Los operadores de escaner como quienes realizan el control de calidad deben tener estudios técnicos en archivística con experiencia específica en procesos de digitalización.

2.3.2 BODEGAJE DE ARCHIVO

Para la ejecución de este proyecto, deben tenerse en cuenta los criterios establecidos en los Acuerdos 037 de 2002, 049, 050 del año 2000 y 08 de 2014 del Archivo General de la Nación y demás normas colombianas referentes a los servicios de Bodegaje y depósito de archivos.

Se debe entregar un informe mensual que contenga el avance físico realizado, aspectos relevantes, novedades encontradas en el proceso, transferencias documentales nuevas recibidas.

La Bodega debe quedar ubicada dentro del perímetro de la ciudad de Bogotá, debe quedar dentro de los límites comprendidos en:

• Zona Norte hasta la calle 72

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• Zona Sur hasta la calle 12

• Zona Occidente hasta la xxxxxxx 000

• Xxxx Xxxxxxx hasta la carrera 30

El contratista deberá cumplir los siguientes criterios para el Bodegaje de Archivo:

• Evaluar los riesgos y aplicar medidas de seguridad en el traslado de documentos

• Trasladar un promedio de 10.000 cajas con archivo de la Agencia Nacional de Infraestructura a las instalaciones del contratista, el traslado debe contar con condiciones de seguridad.

• Almacenar un promedio de 10.000 cajas con carpetas de archivo que entregará la Agencia Nacional de Infraestructura debidamente inventariadas, el contratista deberá firmar el acta de inventario de recibo de las carpetas entregadas.

• Las cajas a almacenar son referencia X200 y algunas X300

• Trasladar 155.000 planos que ya se encuentran inventariados, el contratista deberá firmar el acta de inventario de recibo de los planos entregados.

• Controlar el préstamo y devolución de documentos cuando la Agencia los solicite

• Trasladar carpetas que puedan ser solicitadas y entregarlas en las Instalaciones de la Agencia Nacional de Infraestructura, trasladar nuevamente las carpetas devueltas y archivarlas en la caja correspondiente de acuerdo con el inventario documental.

• Llevar el registro de consulta y préstamo en formatos o mediante correo electrónico y presentar el consolidado de consultas y préstamos de carpetas y presentarlo en el informe mensualmente.

• Enviar a la Agencia Nacional de Infraestructura las carpetas que sean solicitadas incluyendo el servicio de transporte, presentar el precio estándar para cada consulta que tenga estas condiciones en la propuesta.

• Disponer de un medio electrónico por medio del cual se puedan realizar requerimientos de información.

• Prestar el servicio de consulta de documentos en las instalaciones del contratista en caso de que sea necesario, presentar el precio por consulta o por rangos de volúmenes de consulta en la propuesta

• Entregar documentación de la entidad, solo a personal autorizado por el supervisor del contrato, para ello se llevara el control de autorizaciones mediante correo electrónico o mediante un sistema de control del que disponga el contratista.

• Ofrecer la posibilidad de enviar documentos digitalizados a la Agencia Nacional de Infraestructura en caso de que lo solicite, presentar el precio por documento digitalizado o por rangos de volúmenes de documentos digitalizados en la propuesta.

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• Las instalaciones para el almacenamiento de la documentación deberán contar con las especificaciones para depósitos de archivo contempladas en el acuerdo 049 del año 2000 emanado del Archivo General de la Nación de Colombia.

• Las instalaciones deben ofrecer condiciones de seguridad y sistema de alarma contra robo e incendio así como controles para la detección y control de hongos. Los espacios deben estar provistos de extintores, ubicados de forma visible y estratégica, según los parámetros de seguridad industrial

• Las instalaciones deben contar con sistemas de control de temperatura y humedad que permitan la conservación de los documentos.

• Aplicar medidas de corrección y reacción consignadas en planes de mantenimiento de aseo, limpieza y desinfección de depósitos y documentos, así como de prevención de desastres.

• Devolver verificado el archivo nuevamente a la Agencia Nacional de Infraestructura cuando termine el contrato.

• Trasladar las cajas al sitio que indique la Agencia Nacional de Infraestructura una vez finalice el contrato

• Recibir mediante inventario verificado, trasladar, custodiar y controlar el préstamo de nuevas cajas y carpetas que periódicamente se entreguen como resultado de la administración documental de los archivos de Gestión de la Agencia Nacional de Infraestructura, es decir las transferencias documentales se estima la entrega de 200 nuevas cajas y 200 nuevos planos mensualmente.

• Coadyuvar con la Agencia Nacional de Infraestructura para que el objeto contratado se cumpla y garantizar que este sea de la mejor calidad

• Cumplir con las condiciones técnicas y económicas presentadas en la propuesta.

• No modificar, durante la ejecución del contrato, los precios ofertados.

• Elaborar y suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato conjuntamente con el Supervisor del Contrato, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios para ello.

• Garantizar la seguridad, integridad, inalterabilidad y conservación de la información.

• Las demás que le sean asignadas de acuerdo con las especificaciones definidas por la ANI, los requerimientos y alcances del objeto contractual.

2.4. Obligaciones Especiales Del Contratista

Conforme las demás obligaciones que se desprendan de la Constitución Política de la República de Colombia, del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de las normas que regulan la actividad del presente proceso, de las contenidas en las normas técnicas y ambientales pertinentes, de las particulares que correspondan a la naturaleza del contrato a celebrar, de aquellas

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contenidas en el pliego de condiciones y de las consignadas específicamente en el contenido del contrato, el contratista deberá realizar las siguientes actividades en desarrollo del objeto contractual:

Le corresponde al contratista dirigir y coordinar permanentemente todos los asuntos técnicos y administrativos, ejecutar correctamente los trabajos y garantizar su realización de acuerdo con los fines del contrato, atendiendo criterios de menor costo, menor tiempo y óptima calidad.

El CONTRATISTA se compromete para con la Agencia Nacional de Infraestructura a realizar los trabajos de Bodegaje y hoja de control, conforme lo requerido por la Entidad de acuerdo con el objeto contractual y el alcance del objeto.

2.5. Obligaciones Generales

a. Actuar con responsabilidad, desarrollando y ejecutando todas aquellas actividades que sean necesarias y compatibles con el objeto del contrato.

b. Dirigir personalmente y bajo su entera responsabilidad la ejecución del proyecto.

c. Cumplir con todas las obligaciones que se desprendan de la naturaleza de este contrato, así como con todas las normas y disposiciones que las leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan, contemplen respecto de la ejecución del objeto de este contrato.

d. Adoptar las medidas ambientales, e industriales necesarias para no poner en peligro a las personas, a las cosas o al medio ambiente, y garantizar que así lo hagan, igualmente, sus subcontratistas y proveedores.

e. Acreditar, en las oportunidades que así se requiera, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 xx Xxx 80 de 1993 –adicionado mediante el artículo 23 de la ley 1150 de 2007–, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA -, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF - y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda.

f. Indemnizar y/o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros, o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.

g. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

h. No accederá a peticiones o amenazas de quien actúe por fuera de la Ley, que lo obliguen a hacer u omitir algún acto o hecho referente a la ejecución del contrato. Cuando se presenten tales amenazas o peticiones, el Contratista deberá informar inmediatamente de su ocurrencia a la Agencia Nacional de Infraestructura y a las autoridades competentes, para que ellas adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.

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i. Las demás que se encuadren y deriven de la naturaleza y objeto del contrato.

2.6. Obligaciones de Carácter Administrativo

a) Cumplir con el pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y demás obligaciones laborales, así como con las obligaciones parafiscales del personal vinculado en la ejecución del contrato de prestación de servicios

b) Informar al supervisor, por escrito, de la ocurrencia de situaciones constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito, y recomendar a la Agencia Nacional de Infraestructura la actuación pertinente.

c) Suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato, previo el cumplimiento de los requisitos necesarios para ello.

d) Asistir a todas las reuniones que se celebren en las instalaciones de la Agencia Nacional de Infraestructura, relacionadas con el contrato, y suscribir las actas correspondientes.

e) Cumplir los compromisos adquiridos e informar a la Agencia Nacional de Infraestructura sobre eventuales atrasos y las causas de ellos.

f) Elaborar, junto con supervisión del contrato, las actas de recibo a satisfacción, parciales y finales, realizadas.

g) Acatar los requerimientos del supervisor del contrato para el cumplimiento del contrato, dentro de los plazos otorgados.

h) Informar el avance contractual de los trabajos realizados, con el fin de prever, con la suficiente anticipación, eventuales retrasos en los plazos, que hagan necesaria la adopción de medidas contingentes de manejo.

i) Presentar los informes periódicos y ocasionales que se le requieran. Los informes periódicos serán semanales, mensuales y final.

j) Cumplir los plazos y montos asegurados de las pólizas de garantía o garantías bancarias, según sea el caso, y modificarlas y actualizarlas, de ser necesario.

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k) Acatar las instrucciones, órdenes y autorizaciones que se requieran para el desarrollo del proyecto.

2.7. Obligaciones de carácter técnico

Sin perjuicio de aquellas establecidas en el pliego de condiciones, serán obligaciones de carácter técnico a cargo del contratista, aquellas relacionadas con el cumplimiento de las condiciones técnicas generales y específicas para la correcta ejecución del objeto del contrato.

a. Garantizar que las actividades se ejecuten en los sitios, cantidades, materiales y con los procedimientos establecidos.

b. Garantizar la calidad de los materiales y los procesos utilizados, de acuerdo con las especificaciones técnicas.

c. Realizar, a su xxxxx, las acciones correctivas de las actividades indebidamente ejecutadas, sin derecho a remuneración distinta a la que hubiere demandado la ejecución correcta, de acuerdo con las especificaciones técnicas y demás condiciones del contrato.

d. restablecer a las condiciones originales, y realizar cualquier otra acción que resulte necesaria, cuando hayan ejecutado trabajos no autorizados.

e. Cumplir, en la ejecución, con los procedimientos y protección contra cualquier daño o deterioro que pueda afectar su calidad, estabilidad.

2.8. Relación Estratégica del Objeto Contractual con la Planeación Institucional

Para las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, el Sistema de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998 en aplicación de los principios constitucionales de la función pública y de los principios de buen gobierno y eficiencia administrativa, esta contratación que se plantea guarda relación directa con el desarrollo de los programas estratégicos para el Buen Gobierno, considerando que el apoyo requerido para contratar el servicio de bodegaje y elaboración de hojas de control para los archivos de la Agencia Nacional de Infraestructura tiene que ver con las funciones que le competen a la Entidad, se relacionan con las políticas de desarrollo administrativo descritas, en el literal d), del artículo 3º del Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, así: d) Eficiencia administrativa. Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas

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al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado…”

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA - JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS

El proceso de selección que se adelantara se realizará por la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta el objeto a contratar y el presupuesto oficial, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.

NOTA: De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 59 del Decreto 1510 de 2013 se indica que de llegarse a presentar más xx xxxx (10) manifestaciones de interés para participar en el proceso respectivo, la Entidad no hará uso del sorteo contemplado en esta disposición.

El Artículo Segundo de la Ley 1150 de 2007 modificado por la ley 1474 de 2011, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia, señala que la escogencia del proveedor se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección abreviada, concurso de méritos contratación directa y mínima cuantía.

El artículo 2° numeral 1 de la Ley 1150 de 2007 establece: “…La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo…”, en consecuencia en atención al objeto a contratar y a la cuantía el proceso de selección que aquí nos ocupa se realizara a través de selección abreviada.

3.1. NATURALEZA JURÍDICA DEL CONTRATO: El contrato a celebrarse corresponderá a un contrato de servicios, conforme con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación Pública.

3.2. PLAZO DE EJECUCIÓN: Se contabilizará a partir dela fecha de suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta agotar presupuesto y/o hasta el 31 de diciembre de 2015.

3.3. Lugar de Ejecución: El lugar de ejecución será en la ciudad de Bogotá D.C. en las instalaciones del contratista.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO – JUSTIFICACION

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4.1. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO:

El presupuesto total estimado para la presente contratación requerida asciende SEISCIENTOS DIEZ MILLONES DE PESOS MCTE ($610.000.000) donde el presupuesto para el mes de diciembre de 2014, será de Treinta y Cinco Millones de Pesos Mcte. ($35.000.000), para el año 2015, Quinientos Setenta y Cinco Millones de Pesos Mcte. ($575.000.000)

VIGENCIA	VALOR
2014	$35.000.000
2015	$575.000.000

La cual incluye los pagos por los costos directos e indirectos, el IVA y en general todas las retenciones e impuestos xx xxx a que haya lugar.

Para determinar el valor ofertado se verificara que el valor total sea el producto de la suma de los valores unitarios, en caso contrario, se procederá a realizar la respectiva corrección aritmética del valor total, realizando la operación indicada. NO HABRA LUGAR A CORRECCIONES DEL VALOR UNITARIO

Para respaldar el compromiso que se derive del proceso contractual respectivo se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 71314 del 2 de septiembre de 2014 y la autorización de vigencias futuras mediante oficio del Ministerio de Hacienda y Crédito Público No. 0-0000-000000, con el número de referencia 1- 2014 -105250 del 18 de noviembre de 2014.

Nota 1: El valor del presupuesto estimado está dado en pesos corrientes, incluye los efectos inflacionarios y por lo tanto no se le reconocerá al contratista ningún ajuste o factor adicional por el valor unitario.

Nota 2: El valor del presupuesto estimado está dado en pesos corrientes, incluye los efectos inflacionarios y por lo tanto no se le reconocerá al contratista ningún ajuste o factor adicional por el valor unitario.

Nota 3: Los valores relacionados en el cuadro anterior incluyen IVA y todos los demás impuestos a que haya lugar respecto de los servicios y bienes que así lo exige la ley. el cual incluye los pagos por

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los costos directos e indirectos, el IVA y en general todas las retenciones e impuestos xx xxx a que haya lugar.

EMPRESA			C.S.A.	XXXXXXXX
Ítem	Descripción del Servicio	Unidad de Medida	Valor Total	Valor Total
1	Proceso de Bodegaje de archivo (entre 7000 - 9000 cajas)	Mensual	$46.963.064	$63.220.000
2	Elaboración de Hoja de Control	Unidad	$49.547	$155.442

RUBRO PRESUPUESTAL: El pago de la suma del valor del contrato que se celebre con ocasión del presente proceso de selección, se efectuará con cargo al presupuesto de la vigencia 2014 del Rubro rubro 000-000-0 Apoyo y Dotación Técnico y Administrativo para el Fortalecimiento Institucional.

4.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso de selección abreviada se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 71314 del 2 de septiembre de 2014 y la autorización de vigencias futuras mediante oficio del Ministerio de Hacienda y Crédito Público No. 0-0000-000000, con el número de referencia 1- 2014 -105250 del 18 de noviembre de 2014.

4.3. RUBRO PRESUPUESTAL: El pago de la suma estipulada en el contrato a celebrar, se pagará con cargo al rubro 000-000-0 Apoyo y Dotación Técnico y Administrativo para el Fortalecimiento Institucional.

4.4. FORMA DE PAGO:

La Agencia Nacional de Infraestructura cancelará el valor del contrato en MENSUALIDADES VENCIDAS, de acuerdo con los servicios efectivamente realizados, conforme al CDP y RP expedido por el Área de Presupuesto, dentro de los 15 días siguientes a la presentación de la(s) factura(s), correspondiente(s), y previa certificación de recibo a satisfacción por parte del el supervisor del contrato y/o por la Agencia.

El pagó del mes de diciembre del año 2014, se hará conforme a los servicios efectivamente prestados previa aprobación del supervisor del contrato.

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El pago se realizará mediante transferencia electrónica de fondos, en cuenta corriente o cuenta de ahorros en la entidad bancaria donde el contratista indique, para lo cual a la firma del contrato adjuntara la certificación bancaria con vigencia no mayor de 30 días.

Para la realización del pago derivado del contrato el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de conformidad con lo establecido en el inciso final del parágrafo 1° del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007

En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), aprobado por la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Para el pago de las facturas será obligación del contratista informar adjunto a cada factura presentada, el saldo en dinero, así como abstenerse de prestar servicios cuando el saldo del contrato se haya agotado.

4.6. Dependencia que Solicita los Trabajos: Los trabajos especializados en organización, elaboración de hojas de control y de bodegaje para el archivo de la Agencia Nacional de Infraestructura., están siendo solicitados por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.

4.7. Análisis del Sector – Estudio De Mercado1- Análisis de La Demanda y Análisis de la Oferta

El tema archivístico ha sido Contemplado en diferentes momentos de la historia del país. En la legislación colombiana se han establecido normas sobre deberes y derechos en materia de manejo de documentos como instrumentos de información. Por ejemplo, la Constitución Política de Colombia de 1991 consagra, en el artículo 23, el derecho de petición, que incluye el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades. En este mismo sentido se expidió la Ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo, definió este en los siguientes términos: “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.”

En igual sentido se refirió a la obligatoriedad existente respecto de la conformación de archivos públicos, la elaboración de tablas de retención documental y la responsabilidad que sobre ellos debe tener la administración pública. Además, el desarrollo del presente proceso de selección, permitirá entre otros

1Sobre el particular se indica que para la elaboración de este Estudio de Sector se tuvo en cuenta lo indicado por Colombia Compra Eficiente en su “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector”

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cumplir con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en el que se contempla el derecho a la información. Todas estas normas evidencian la constante preocupación por respaldar legalmente la adecuada gestión de documentos, lo cual incluye la forma de conservación, seguridad y acceso a los mismos.

En este orden de ideas, y ante el desconocimiento de las normas legales y técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, se hace necesario el fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el anacrónico concepto de archivo como depósito de papel sin ningún valor u organización, por uno más moderno que contemple la gestión documental desde la producción o recepción del documento pasando por la organización, conservación, recuperación y difusión de la información contenida en él.

Por lo anteriormente expuesto, la Agencia Nacional de Infraestructura – ANI, al no contar con personal suficiente, para realizar las hojas de control y no contar con un depósito adecuado ni suficiente. Requiere contratar una firma que garantice todos y cada uno de los requerimientos mencionados en este documento.

4.7.1. Aspectos Económicos:

La Agencia Nacional de Infraestructura no cuenta con un histórico de contratos relacionado con el objeto de este proceso en razón a que el archivo de la entidad se ha almacenado en una bodega que fue entrega a la Agencia en comodato de la cual no se paga ningún canon de arrendamiento, y con respecto al servicio de custodia e inventarios en estado natural no se han hecho.

Por lo anterior, y teniendo en cuenta que existe en el marcado variedad de empresas que prestan este tipo de servicio especializado en organización, elaboración de hojas de control y de bodegaje para el archivo, se solicitó cotización a fin de determinar el costo de los servicios a contratar, a la empresa Xxxxxxxx Tecnología y Servicios y la Compañía de Servicios Archivísticos C.S.A., quienes en sus cotizaciones presentaron la siguiente información:

EMPRESA			C.S.A.	XXXXXXXX
Ítem	Descripción del Servicio	Unidad de Medida	Valor Total	Valor Total
1	Proceso de Bodegaje de archivo (entre 7000 - 9000 cajas)	Mensual	$46.963.064	$63.220.000
2	Elaboración de Hoja de Control	Unidad	$49.547	$155.442

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De acuerdo con las cotizaciones recibidas y el análisis xxx xxxxxxx, se estima que con el presupuesto asignado se pude adelantar la presente contratación.

Normatividad

La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública.

La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la Nación, el Decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen político y municipal.

Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país.

La Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

La Ley 594 del 14 de julio de 2000 x Xxx General de Archivos, relaciona las responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su función y aún después de que estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos.

Por su parte el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002, establece: ...custodiar y cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, el ocultamiento o utilización indebidos… Así mismo establece que los servidores públicos responderán por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización.

Ley 951 del 31 xx xxxxx de 2005, publicada en el Diario Oficial No.45.867 del 2 xx xxxxx de 2005, acerca de la entrega, recepción y obligaciones de los servidores públicos.

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El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación, suministra las pautas y principios que regulan la función archivista en las entidades oficiales.

Acuerdo 041 de 2000, por medio del cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

El Acuerdo el acuerdo 049 del año 2000 emanado del Archivo General de la Nación de Colombia. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos".

El Decreto 1515 de 2013, establece “Artículo 14. Contratación de la custodia de documentos de conservación temporal. Solo se podrá contratar la custodia de documentos de archivo de conservación temporal, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental; en este caso, las entidades públicas en los diferentes niveles, deberán exigir a los contratistas, y así deberá quedar consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, en lo referente a:

a) Características de las edificaciones en las cuales se albergarán los documentos;

b) Idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios contratados;

c) Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de procedencia, orden original e integridad de los fondos;

d) Aplicación de la Tabla de Retención Documental;

e) Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA);

f) Características de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los documentos;

g) Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y electrónicos que custodien.

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El Artículo 12 de la Ley General de Archivos No. 594 del año 2004, establece “Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos” en concordancia el parágrafo 1 del título IV administración de archivos, establece “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”, luego de realizado el diagnóstico actual de la gestión documental de la Entidad, se ha establecido la necesidad de contratar los servicios mencionados en el parágrafo mencionado.

El Acuerdo No.037 de Septiembre 20 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4.7.2. Estudio de la Oferta

Algunas de las empresas que realizan actividades objeto del presente proceso son:

• TANDEM

• EASYFILE COLOMBIA

• DATA FILE S.A.

• ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA

• CSA ARCHIVISTICOS & TECNOLOGICOS

• COLVATEL S.A. E.S.P

• SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

• IRON MOUNTAIN COLOMBIA

• P&Z SERVICIOS

• ATI LTDA

• IN PLANT S.A.

• ESTRATEGIAS DOCUMENTALES

4.7.3. Estudio de la demanda xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-00-0000000 El Ministerio de Trabajo realizó el siguiente sondeo y abrió y cerró proceso similar al presente:

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“…. Una vez revisada la página del SECOP, en el Sector Público, otras entidades como la Empresa de Vivienda de Antioquia (proceso 2014-VIVA-MC-025) han desarrollado propuestas similares y en la ciudad de Bogotá el IDU (proceso IDU-SASI-DTAF-001-2014), ambos procesos del año 2014., procesos que surtieron el trámite xx xxx fueron adjudicados en los tiempos estipulados sin ninguna irregularidad. Dichos procesos hacen alusión al objeto principal de la presente solicitud, el cual corresponde al bodegaje de documentos en papel, de archivo, de entidades del orden estatal. Las diferencias corresponden a los metros lineales y al estado de disgregación de series, subseries y/o asuntos documentales del fondo acumulado del Ministerio del Trabajo”.

Dichos procesos tienen como base la Ley 594 de 2000 (Ley general de archivos), como aspecto técnico para el bodegaje, organización y administración de la documentación objeto del presente proceso.

5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

La Ley 1150 de 2007 en su artículo 5º establece que es “… objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca”, en concordancia con lo cual el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013, prevé que en la licitación pública y en la selección abreviada de menor cuantía, “… la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

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La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.

La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido”.

La Agencia Nacional de Infraestructura realizará la verificación de requisitos habilitantes de manera simultánea, por el comité designado para tal efecto, verificando los siguientes factores:

a. Experiencia: El proponente deberá acreditar la experiencia requerida	PASA / NO PASA
b. Capacidad Jurídica: El proponente deberá allegar los documentos de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones	PASA / NO PASA
c. Capacidad Financiera: Analiza la capacidad financiera del proponente y demás requisitos exigidos de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones.	PASA / NO PASA
d. Capacidad Organizacional: Analiza la capacidad de organización del proponente y demás requisitos exigidos de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones del proceso.	PASA / NO PASA

Para efectos de acreditar cada uno de los requisitos habilitantes se resalta que la única información, valores y experiencia que se tendrá como válida será la relacionada directamente con el objeto del presente proceso de selección que estén certificadas y que consten en el RUP, o las que en virtud de la expedición del Decreto 1510 de 2013 deban ser verificadas por la Agencia, de igual manera para los proponentes extranjeros que no se encuentren obligados a inscribirse en el RUP, únicamente podrán acreditar los requisitos habilitantes a través de información, valores y experiencia directamente relacionada con el objeto del contrato. La información adicional, relacionada con la experiencia general requerida por la entidad que no conste en el RUP, podrá ser verificada por la Agencia de acuerdo con lo previsto en el pliego de condiciones.

a. VERIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:

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Para demostrar su experiencia, los proponentes deberán acreditar hasta tres (3) contratos ejecutados y terminados, suscritos con entidades públicas u otros clientes, las cuales sumadas deberán ser iguales o superiores al presupuesto oficial establecido para el presente proceso de selección abreviada de menor cuantía.

Los contratos certificados deberán haber iniciado con posterioridad al primero de enero de 2000, lo anterior, teniendo en cuenta que la normatividad que se encuentra rigiendo la materia fue expedida en el año 2000.

Sólo se deberá presentar información hasta tres (3) contratos. En el caso de que un proponente presente un mayor número de contratos, para salvaguardia de los principios de transparencia e igualdad, se tendrá en cuenta únicamente los tres (3) primeros contratos relacionados en el formato en su orden.

Como soporte de la información allegada por el proponente, se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades respectivas, las cuales deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre de la empresa contratante

• Nombre del contratista.

• Objeto del Contrato.

• Si se trata de un consorcio o unión temporal, se debe señalar el nombre de sus integrantes; adicionalmente, se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de ellos.

• Número del contrato

• Fecha de suscripción (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año)

• Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)

• Valor del contrato y de las adiciones, si las hubo.

• Certificación de cumplimiento expedida por el funcionario competente

• Cargo y firma de quien expide la certificación.

En el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su verificación, el proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes, que permita tomar la información que falte en la certificación.

Si el proponente es un consorcio o una unión temporal, se tendrán en cuenta las certificaciones aportadas por cualquiera de los miembros del consorcio o unión temporal.

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Para relacionar la experiencia, deberá diligenciarse el ANEXO No. 2 de los Pliegos de Condiciones en el cual se consignará la Información sobre experiencia acreditada del proponente celebrada a partir del 1º de enero del año 2000. En todo caso, los contratos acreditados para la experiencia general, deberán encontrarse clasificados en el Registro Único de Proponentes (RUP) en alguno de los códigos previstos en el pliego de condiciones.

Para efectos de la acreditación de la experiencia del proponente, no se aceptarán SUBCONTRATOS.

Para el caso de contratos ejecutados por el proponente como parte de un consorcio o de una unión temporal, el integrante informará únicamente el valor correspondiente al porcentaje de su participación.

En el evento de presentar los contratos con valores en moneda extranjera, para calcular la experiencia a relacionar, los valores serán objeto de conversión a pesos colombianos de acuerdo con los siguientes parámetros:

- Cuando el valor esté dado en dólares de los Estados Unidos de América ($USD) se convertirá a pesos colombianos utilizando para esa conversión la Tasa de Cambio Representativa xxx Xxxxxxx (TCRM) Promedio Anual correspondiente al año de ejecución o facturación, para lo cual el proponente debe tomar la publicada por el Banco de la República para el año correspondiente en el “link” xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxx_xx_xxx.xxx#0000

- Cuando el valor esté dado en moneda extranjera diferente al dólar de los Estados Unidos de América, se realizará su conversión a dólares estadounidenses de acuerdo con las tasas de cambio estadísticas diarias publicadas por el Banco de la República en el sitio xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx- estadisticas/see_ts_cam_otrasmon_2.htm Luego se procederá a su conversión de los $USD resultantes a pesos colombianos, de conformidad con la Tasa de Cambio Representativa xxx Xxxxxxx (TCRM) Promedio Anual correspondiente al año de ejecución o facturación para lo cual se procederá como se indicó en el párrafo anterior, en el “link” allí indicado.

Realizadas las conversiones correspondientes, se procederá a expresar los valores en SMMLV de acuerdo con el año de suscripción del contrato. En caso de existir diferencias entre la información relacionada en el ANEXO No. 2 de los pliegos de condiciones y la relacionada en el documento que permite acreditar la experiencia, prevalecerá la información contenida en el documento de acreditación y dicha información será la que se utilizará para la verificación.

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La Agencia Nacional de Infraestructura no tendrá en cuenta experiencia relacionada que no esté inscrita en el RUP y soportada por los documentos que se solicitan.

b. VERIFICACIÓN DE CAPACIDAD JURÍDICA:

Los requisitos de capacidad jurídica se determinan teniendo en cuenta las calidades con que deben contar los proponentes para participar en este tipo de procesos y en la presentación de oferta objeto de contratación, para el efecto deberán aportar y acreditar, entre otros los documentos y requisitos que se indican a continuación los cuales se encuentran desarrollados en el pliego de condiciones:

x. Xxxxx de Presentación

b. Documentos de acreditación de existencia y representación legal

c. Autorización para presentar propuesta

d. Información sobre consorcios y uniones temporales

e. Garantía de seriedad de la oferta

f. Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes

g. Certificado de pago aportes Ley 789 de 2002.

h. Compromiso de transparencia

i. Documento idóneo en el que se certifique que cuenta con el uso y goce del inmueble, tales como: escritura pública, contrato de arrendamiento por un plazo igual al previsto como plazo del contrato y 6 meses más, o documentos similares.

Los Proponentes que presenten propuesta de manera individual o los integrantes del proponente plural que deban estar inscritos en el RUP, deberán acreditar que la experiencia aportada en la oferta se encuentre inscrita bajo la clasificación de bienes y servicios de la UNSPSC, a través del certificado de inscripción que se encuentre vigente y en firme.

El objeto d

Clasificación UNSPSC

Segmento

Familia

Clase

78101804

Servicios ,

almacenamiento, correo

almacenaje

Bodega y

almacenamiento especializado

78101804

Servicios ,

almacenamiento, correo

almacenaje

Almacenamiento de bienes generales

e este proceso se encuentra relacionado con la siguiente clasificación:

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La fecha de expedición del RUP debe ser máximo treinta (30) días calendario anteriores a la fecha límite prevista para la presentación de la propuesta. En caso de modificarse la fecha de Cierre del Proceso se tendrá como referencia para establecer el plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal la originalmente establecida en el Pliego de Condiciones.

c. VERIFICACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA:

La capacidad financiera de los proponentes se acreditará mediante los indicadores establecidos en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, verificándose a partir del RUP (para los proponentes o miembros de figura asociativa obligados a inscribirse en dicho registro de conformidad con la normatividad vigente), y del diligenciamiento del anexo 8 para los proponentes o miembros de figura asociativa no obligados a inscribirse en el RUP. Debe estar suscritos bajo la gravedad de juramento, por el Representante Legal y el Revisor Fiscal del proponente, si el proponente no está obligado a tener Revisor Fiscal, debe ser suscrito por un contador público.

Dicho Anexo deberá registrar en todos los casos, información tomada de los balances generales y el estado de pérdidas y ganancias de la compañía en la cual se reflejan los resultados correspondientes al 31 de diciembre de 2013 o al último año fiscal, que hayan sido tomados como base para decretar dividendos y para la liquidación del impuesto xx xxxxx o su equivalente, debidamente aprobados por la asamblea de accionistas, junta de socios o el órgano social competente, correspondientes al último cierre anual ordinario.

En el caso de empresas extranjeras, los estados financieros de los cuales se tome la información deberán estar preparados de conformidad con los estándares internacionales de reporte financiero – IFRS, y deberán encontrarse DEBIDAMENTE AUDITADOS Y DICTAMINADOS. También podrán, a opción de la empresa extranjera, tomar la información de los estados financieros preparados bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia – COLGAAP -, caso en el cual la información contable que se obtenga de los mismos deberá presentarse debidamente certificada por Contador Público Colombiano o de lo establecido en el Artículo 18 del Decreto 791 de 2014, si aplica.

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Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera, demostrando que cuentan con:

Indicador	Formula	Puntaje
INDICE DE LIQUIDEZ	Activo Corriente / Pasivo Corriente Para el caso de consorcios o uniones temporales, la liquidez se determina así: IL= (AC1+AC2+AC3. ) / (PC1+PC2+PC3 ) Donde: ACn es igual a activo corriente de cada participante; PCn es igual a pasivo corriente de cada participante	Una vez aplicada la formula anterior, la cifra resultante deberá ser igual o superior a dos (2).
ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO	Pasivo Total / Activo Total Para el caso de consorcios o uniones temporales, el endeudamiento se determina así: IE = ( (PT1+PT2+PT3 ) / (AT1+AT2+AT3 ) )*100	Una vez aplicada la fórmula anterior, el porcentaje resultante deberá ser igual o inferior al setenta por ciento (70.00%).
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES	Utilidad Operacional / Gastos de Interés Para el caso de consorcios o uniones temporales, la razón de cobertura de intereses se determina así: RCI = (UO1+UO2+UO3…) / (GI1+GI2+GI3…)	El Proponente y en caso de Figuras Asociativas todos sus miembros, deberán acreditar una razón de cobertura de intereses mayor o igual a uno. Los proponentes cuyos gastos de intereses sean cero (0), cumplen con el indicador de razón de cobertura de intereses.

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d. Capacidad Organizacional

Los siguientes indicadores miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos del interesado:

(a) Rentabilidad del patrimonio: utilidad operacional dividida por el patrimonio.

RP = Utilidad Operacional / Patrimonio

El proponente individual o por lo menos uno de los integrantes del proponente plural, deberá acreditar una rentabilidad del patrimonio positiva.

(b) Rentabilidad del activo: utilidad operacional dividida por el activo total.

RA = Utilidad Operacional / Activo Total

El proponente individual o por lo menos uno de los integrantes del proponente plural, deberá acreditar una rentabilidad del activo positiva.

⮚ El Proponente y los integrantes de estructuras plurales no obligado a inscribirse en el RUP deberán Presentar los Siguientes Documentos:

1. Los estados financieros de propósito general, los cuales son: Balance General y estado de resultados de 2012 y 2013 debidamente certificados y dictaminados si se requiere con las correspondientes notas a los Estados Financieros.

2. Fotocopia de la tarjeta profesional (por ambas caras) del contador que suscribe los Estados Financieros o del revisor fiscal si el proponente está obligado tenerlo (fotocopia por ambos lados) y antecedentes disciplinarios vigentes a la fecha de cierre del proceso de Selección.

3. Anexo Capacidad del Proponente y Capacidad Financiera

Estos documentos deberán ser presentados de conformidad con lo solicitado en el presente documento y las cifras deben presentarse en moneda colombiana a la tasa representativa xxx xxxxxxx (trm), establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente a la fecha xx xxxxx de la

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información financiera, avalados con la firma de un contador público colombiano acompañado de la fotocopia de la tarjeta profesional y del certificado de vigencia de la inscripción y de antecedentes disciplinarios, expedido por la junta central de contadores de Colombia, cumpliendo cada uno de los requerimientos señalados en los numerales anteriores.

5.3. FACTORES DE PONDERACIÓN: La ponderación de los factores de evaluación se realizará a las propuestas habilitadas, así:

Evaluación	puntos
Económica	700
Factor de calidad	200
Oferta Nacional	100
Total	1000 puntos

5.3.1. EVALUACIÓN OFERTA ECONÓMICA:

Para la calificación de la propuesta económica se tendrá en cuenta el VALOR TOTAL ofertado indicado en el ANEXO No. 5, teniendo en cuenta los valores unitarios establecidos en el numeral 1.5 del presente Pliego de Condiciones.

El valor de la Oferta Económica deberá integrar de manera global la ejecución total de las actividades y obligaciones que se deriven del contenido del presente Pliego y sus anexos

La propuesta económica debe presentarse con los valores expresados en Moneda Legal Colombiana, sin centavos. El oferente debe ajustar al peso el precio ofertado, bien sea por exceso o por defecto al peso, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a cinco, lo aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a cinco, lo aproximará por defecto al número entero del peso. En el evento que la oferta económica contenga centavos, la Entidad aplicará la regla anterior y será este el valor final que se tendrá en cuenta para todos los efectos como valor ofertado.

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Se verificará que el valor consignado en las casillas correspondientes al “valor total oferta económica, incluido IVA” sea el producto de la suma de los ítems correspondientes. En caso contrario, se procederá a realizar la respectiva corrección aritmética del valor total ofertado, realizando la operación indicada. Es decir, sumando los ítems contenidos en la oferta económica.

La evaluación de la oferta económica se efectuará otorgando el mayor puntaje SETECIENTOS (700 puntos), los cuales se asignarán de la siguiente forma. Se calculará la media geométrica (G) con el valor de las propuestas económicas HABILITADAS.

La media geométrica se calcula de la siguiente forma:

MG =( X1*X2*X3…*XN)^(1/N)

X1: corresponde al valor de cada propuesta.

N: corresponde al número total de propuestas válidas. MG: Media Geométrica.

Obtendrá el mayor puntaje, 700 puntos, la oferta que más se acerque por exceso o por defecto a la Media Geométrica obtenida; Las demás propuestas se calificarán de la siguiente manera:

Si el valor de la propuesta es superior a la media geométrica del valor de las mismas, el puntaje para estas se determinará mediante una regla de tres inversa así:

PP= G*Pmax/VP

G = Media Geométrica

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Pmax = Puntaje máximo para el valor de la propuesta (600 puntos) VP= Valor de la propuesta

PP= Puntaje del valor de la propuesta

Si el valor de la propuesta es inferior a la media geométrica de las mismas el puntaje se determinará mediante una regla de tres directa así:

PP= VP*Pmax/G

G = Media Geométrica

Pmax = Puntaje máximo para el valor de la propuesta (600 puntos) VP= Valor de la propuesta

PP= Puntaje del valor de la propuesta.

NOTA: La propuesta que atendiendo la media geométrica este por debajo de 85 y por encima de 115, obtendrá cero puntos.

Los proponentes deberán consignar el valor total ofrecido en el ANEXO 5, completamente diligenciado y firmado por el representante legal. La no presentación de este Anexo será causal de rechazo de la propuesta.

En concordancia con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 que reglamentó la Ley 1150 de 2007, cuando de conformidad con la información a su alcance, la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado.

Oídas las explicaciones, el comité asesor, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

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5.3.2. FACTOR DE CALIDAD: Por este factor se asignará una calificación de hasta DOSCIENTOS

(200) puntos los cuales se asignaran de la siguiente forma:

ITEM

OFRECIMIENTO

PUNTAJE TOTAL

El proponente que ofrezca sin costo adicional como valor agregado un mínimo de 20 horas en talleres de capacitación al personal encargado de las funciones de archivo y personal de la Agencia Nacional de Infraestructura que tengan directa relación con el desarrollo del objeto del presente proceso de selección, actividades que se desarrollaran en la ciudad de Bogotá, D.C., en temas relacionados con la normativa de

archivo, organización de archivo.

200 PUNTOS

5.3.3. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL: 100 PUNTOS

De conformidad con lo previsto en la Ley 816 de 2003 y el artículo 150 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, con el fin de apoyar la industria colombiana se otorgará un puntaje máximo de CIEN (100) puntos.

La reciprocidad aplica para aquellos proponentes extranjeros, que participen individualmente o como integrantes de estructuras plurales, que deseen el tratamiento de proponente colombiano, para lo cual se aplicarán las siguientes reglas:

Servicios Nacionales: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia, o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana, y con lo dispuesto en el Artículo 3 del Decreto 1510 de 2013.

La Entidad concederá trato nacional a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia.

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En todo caso, la inexistencia del acuerdo o certificación mencionados no restringe la participación de sociedades o personas extranjeras, ni constituye causal de rechazo de su propuesta.

La información para acreditar reciprocidad en el evento que un Oferente Extranjero sin sucursal o domicilio en Colombia pretenda recibir trato nacional será la que corresponda a la publicada en el SECOP.

En caso que la información anterior no esté publicada en el SECOP, el Oferente deberá aportarla en su oferta, en caso de no hacerlo no será causal de rechazo de la Oferta, pero hará que el factor de Apoyo a la Industria Nacional y Reciprocidad sea calificado con cero (0) puntos

Incentivo a la incorporación de Componente Colombiano: para la aplicación de este criterio se tendrá en cuenta lo dispuesto por el segundo inciso del artículo 2º de la Ley 816/03: a los proponentes de origen extranjero que ofrezcan determinado porcentaje de componente colombiano incorporado, referido a la totalidad del personal calificado del contrato, se les otorgará puntaje de conformidad con la tabla de componente nacional que se establece más adelante para la evaluación correspondiente. Por Personal calificado se entiende por aquel personal que requiere de un título universitario otorgado por una institución de educación superior, conforme a la Ley 749 de 2002, para ejercer determinada profesión.

Para estos efectos, los proponentes extranjeros que no hayan acreditado reciprocidad, deberán señalar en el anexo correspondiente, el porcentaje ofrecido de componente nacional incorporado, referido a la totalidad del personal calificado que empleará para la ejecución del contrato.

Dado que la Protección a la Industria Nacional es factor de evaluación de las propuestas, el proponente no podrá modificar los porcentajes totales de componente nacional y extranjero ofrecidos en la ejecución del contrato.

Habida cuenta de lo anterior, el presente factor de escogencia y su puntaje, se calificarán de conformidad con los siguientes criterios y ponderaciones:

FACTOR PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL

Puntaje máximo posible en este factor = 100 puntos

SUBCRITERIO

CONDICIONES

PUNTAJE

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SERVICIOS DE ORIGEN

NACIONAL (subcriterio 1)

La totalidad de la figura asociativa o proponente individual deben cumplir y ser:

Personas naturales o jurídicas nacionales o Personas naturales o jurídicas extranjeras que hayan acreditado la reciprocidad, así como las Estructuras Plurales integradas por dichas personas.

100 puntos

En caso que el proponente no se considere en su totalidad sus servicios de origen nacional, de acuerdo con las condiciones señaladas anteriormente, se le otorgara un puntaje al proponente igual al porcentaje de participación en la figura asociativa que ostente el componente nacional.

INCENTIVO A LA INCORPORACIÓ N DE COMPONENTE NACIONAL (subcriterio 2)		Proponentes extranjeros y Estructurales Plurales de origen extranjero que no hayan acreditado la reciprocidad, que ofrezcan determinado porcentaje de componente nacional incorporado, referido a la totalidad del personal calificado del contrato, de conformidad con la tabla de componente nacional que se establece a continuación:	Hasta 50 puntos, según tabla
	COMPONENTE NACIONAL OFRECIDO DEL PERSONAL CALIFICADO [Medido en términos de % referido a la totalidad del personal calificado del contrato]	PUNTAJES
	Hasta el 80 % de componente nacional incorporado	0 PUNTOS
	Más del 80% de componente nacional y hasta el 85%	30 PUNTOS
	Más del 85% de componente nacional y hasta el 90%	40 PUNTOS
	Más del 90% de Componente Nacional	50 PUNTOS
Para efectos de lo anterior el oferente debe suscribir el Anexo respectivo.

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Podrán acumularse puntajes del subcriterio 1 y 2, pero en ningún caso podrán sumar para este factor más de cien (100) puntos.

5.3.4. FACTORES DE DESEMPATE:

De conformidad con el artículo 21 de la Ley 80 de 1993, el artículo 24 de la ley 361 de 1997, el artículo 12 de la Ley 590 de 2000 modificado por el artículo 9 de la Ley 905 de 2004, los artículos 1 y 2 de la

Ley 816 de 2003, el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 33 del Decreto 1510 de 2013, en el evento en que dos o más propuestas obtengan el mismo puntaje, sucesivamente y de manera excluyente se dará prioridad a:

1. La propuesta que presente el mayor puntaje en la calificación dela oferta económica.

2. La propuesta que presente el mayor puntaje en la calificación del factor calidad.

3. La propuesta que presente el mayor puntaje en la calificación del factor de reciprocidad y apoyo a la industria nacional.

4. La oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

5. Las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

6. La oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio o Unión Temporal.

La condición de Mipyme de las empresas obligadas a inscribirse en el RUP se verificará en el certificado de inscripción expedido por la Cámara de Comercio. Para las empresas extranjeras no obligadas a inscribirse en el Registro Único de Proponentes que hayan acreditado reciprocidad, se les verificará la condición de Mipymes de acuerdo con la información suministrada en el Formato correspondiente.

Para efectos de la acreditación y evaluación de los factores de desempate aquí previstos, se dará aplicación a los siguientes criterios:

a) Un proponente conformado en un cien por ciento (100%) por Mipymes nacionales, se considera en sí una Mipyme Nacional.

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b) Para el criterio de desempate No. 6, se tendrá en cuenta que al menos uno de los integrantes sea Mipyme nacional y tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%)

c) Para efectos de los criterios de desempate previstos en los numerales 6 y 7, el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia, se calculará respecto del valor total de la experiencia solicitada en el pliego de condiciones.

7. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la Ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997, debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido contratados con por lo menos un (1) año de anterioridad, y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación para lo cual deberá diligenciar el Formato 4. Si la oferta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio o Unión Temporal y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

8. Si una vez agotado el procedimiento señalado en el numeral anterior persiste el empate, se realizará un sorteo por BALOTAS mediante el siguiente procedimiento:

Primera Serie.

- En esta primera serie, se procederá a incorporar en una balotera un número de balotas, identificadas con un número igual al número de proponentes que se encuentren en condición de empatados.

- Se sacará una balota por cada proponente.

Segunda Serie.

- Se procederá a incorporar en la balotera igual número de balotas al número de proponentes empatados.

- El proponente que haya obtenido el número mayor en la primera serie, será el primero en sacar la balota con el número que lo identificará en esta segunda serie, y en forma sucesiva (de mayor a menor) procederán los demás proponentes.

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- El proponente que en esta segunda serie, saque la balota con el número mayor, será quien ocupe el primer puesto en el orden de elegibilidad y de manera sucesiva (de mayor a menor) ocuparan los siguientes puestos (segundo, tercero …)

6. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

Teniendo en cuenta el objeto a contratar, sus características y especificaciones técnicas, adjunta la matriz de riesgos.

7. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

EL CONTRATISTA, se compromete a constituir, en favor de LA AGENCIA, una póliza de garantía única, expedida por una compañía de seguros o una entidad bancaria legalmente establecida en el país, con los siguientes amparos:

AMPARO	VALOR	VIGENCIA
De cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato incluyendo el pago de multas y cláusula penal pecuniaria.	20% del valor del contrato	Por la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más
De Calidad de los servicios	20% del valor del contrato	Por la vigencia del contrato y tres (3) años más, después de la liquidación del contrato. ( Acuerdo 08 de 2014 AGN)
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales	5% del valor del contrato	Por la vigencia del contrato y Tres (3) años más

El hecho de la constitución de esta garantía, no exonera al CONTRATISTA de sus responsabilidades legales en relación con los riesgos asegurados.

De igual manera, el contratista declarará que no se encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución y la ley.

Adicionalmente, debe especificarse que el contrato de prestación de servicios no genera relación laboral alguna con el personal que EL CONTRATISTA disponga para las actividades inherentes al cumplimiento del contrato.

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8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL

Para efectos de lo previsto en el ordenamiento jurídico sobre la materia, se indica que la contratación objeto de este documento, está cobijada por los siguientes Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano: Chile, Canadá, Estados Unidos, El Xxxxxxxx, Guatemala, Honduras, Liechtenstein, Suiza, Méjico y Unión Europea.

Para efectos de lo previsto en el ordenamiento jurídico sobre la materia, se indica que la contratación objeto de este proceso se encuentra cubierta por los siguientes tratados:

Acuerdo Comercial	Entid ad Estat al inclui da	Presupuesto del Proceso de Contratación superior al valor del Acuerdo Comercial	Excepción Aplicable al Proceso de Contratación	Proceso de Contratación cubierto por el Acuerdo Comercial
Canadá	Si	Si	No	Si
Chile	Si	Si	No	Si
Estados Unidos	Si	Si	No	Si
El Xxxxxxxx	Si	Si	No	Si
Guatemala	Si	Si	No	Si
Honduras	Si	Si	No	Si
Liechtenstein	Si	Si	No	Si
Suiza	Si	Si	No	Si
Méjico	Si	Si	No	Si
Unión Europea	Si	Si	No	Si

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9. CONTROL Y SEGUIMIENTO

El control y seguimiento de la ejecución del contrato estará a cargo del Experto G3 Grado 06- Archivo y Correspondencia -Vicepresidencia administrativa y Financiera.

Cordialmente,

(Original firmado por) (Original firmado por)

XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX

Experto G3 Grado 06- Archivo y Correspondencia Coordinadora G.I.T. Administrativo y Financiero

Vo. Bo. Ordenadora del Gasto: (Original firmado por)

XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXX

Vicepresidenta Administrativa y Financiera

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