PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS DE DIGITALIZACION
PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES
PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS DE DIGITALIZACION
INCISO: 08 MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERIA
Unidad Ejecutora: 004 Dirección Nacional de la Propiedad Industrial
Licitación Pública Nº 02/2011
1. OBJETO
Contratación de un Servicio para la DIGITALIZACION del Fondo Documental de Marcas y Patentes de la DNPI, con un volumen estimado de 3.000.000 de hojas, con la finalidad de mejorar el acceso a la información de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial, en el marco del Proyecto de Funcionamiento 209 “Digitalización de Marcas y Patentes”.
2. FORMA DE PAGO:
El pago se realizará por SIIF, en partidas mensuales, contra la verificación por parte de la o las personas designadas por la Dirección de la DNPI, hasta un máximo de 7.000 hojas por mes.
REQUISITOS DE PRESENTACION:
Los oferentes deberán retirar el pliego en el Departamento de Tesorería del Ministerio de Industria, Energía y Minería, Rincón 723 1º Piso, en el horario de 10.00 a 13:00 horas.
Las ofertas deberán presentarse por escrito, redactadas en forma clara y precisa, en original y dos copias, y firmada por el oferente o sus representantes debidamente acreditados, y acompañadas de la siguiente documentación:
Formulario de identificación del oferente según modelo adjunto
Constancia de estar inscripto en el SIIF
Certificado de estar al día con la D.G.I. y B.P.S.
Fotocopia del recibo que acredite la compra del presente pliego
Toda cláusula imprecisa, ambigua, contradictoria u oscura a criterio de la Administración, se interpretara en el sentido más favorable a esta
Certificado del Banco de Seguros
Las ofertas deberán presentar toda la información necesaria para poder comprobar el cumplimiento de las condiciones solicitadas en el pliego. El no cumplimiento de este punto es razón suficiente para desestimar la oferta.
La oferta debe incluir además:
Antecedentes de la empresa.
Lista de clientes y trabajos realizados.
Detalle de la infraestructura edilicia donde se realizan los trabajos y se almacena la documentación (seguridad, si existe vigilancia por cámaras de seguridad, control del personal, habilitación de bomberos).
4. COSTO XXX XXXXXX:
El presente pliego tendrá costo de $ 3.000,00 ( pesos uruguayos tres mil) y deberá ser adquirido en el Departamento de Tesorería, Rincón 723, 1º Piso, en los días hábiles en el horario de 10.00 a 13.00 horas
RECEPCION DE LAS OFERTAS:
Las ofertas serán recibidas hasta el día 9 de setiembre de 2011 a la hora 11.00 en el Departamento de Adquisiciones y Proveeduría, en la calle Rincon 723 1º piso of 103. No se aceptaran ofertas llegadas vía fax o correo electrónico.
COTIZACION DE LA PROPUESTA:
Las propuestas que presenten los oferentes, deberán cotizar valor hoja, en moneda nacional con impuestos discriminados, y totalizando precio más impuestos. En caso de que esta información no surja de la propuesta, se considerara que el precio cotizado comprende todos los impuestos. Deberán además estimarse el valor total de la oferta, en la forma indicada precedentemente por el total estimado de 3.000.000 de hojas.
Se deberán entregar dos cotizaciones:
a) Realizando los trabajos directamente en la empresa.
b) Realizando los trabajos en una sala de la DNPI, mediante los equipos de escaneo de la empresa oferente.
PLAZO MANTENIMIENTO DE LA OFERTA:
Las ofertas serán validas y obligaran al oferente por el término de 60 días, a contar desde el día siguiente al de la apertura de las mismas, a menos que, antes de expirar dicho plazo la Administración ya se hubiera expedido respecto a ellas.
El vencimiento del plazo establecido precedentemente no liberara al oferente a no ser que medie notificación escrita a la Administración manifestando su decisión de retirar la oferta y falta de pronunciamiento de esta ultima en el término xx xxxx días hábiles perentorios.
ACTO DE APERTURA
Las ofertas se presentaran en sobre cerrado y se recibirán hasta la hora de apertura de de las mismas, en la sede del Departamento de Adquisiciones y Proveeduría. La apertura de las ofertas se efectuara el día 9 de setiembre de 2011 a las 11.00 horas en la calle Rincon 723 1º piso of 103.
ADJUDICACION:
La Administración se reserva el derecho de adjudicar la licitación a la o las ofertas que considere más convenientes para sus intereses.
El Ministerio de Industria, Energía y Minería se reserva el derecho de desestimar las cotizaciones que no se ajusten a las condiciones del presente pedido o de rechazarlas todas si las considera no convenientes para esta Unidad Ejecutora. En caso de ofertas similares (en los términos del Art. 57 del TOCAF) la Administración podrá establecer negociaciones reservadas y paralelas tendidas a mejorar las condiciones de las ofertas.
NORMATIVA APLICABLE:
Esta contratación se enmarca, en lo pertinente, en lo dispuesto por las siguientes normas:
T.O.C.A.F., aprobado por el decreto Nro.194/97 de 10 xx xxxxx de 1997
Art. 8º de la ley Nro. 16.134 de 24 de setiembre de 1990
Decreto Nro. 288/993 de 22 xx xxxxx de 1993 (consideración de productos nacionales)
Decreto Nro. 53/993 de 28 de enero de 1993 (Pliego único de Bases y Condiciones Generales para los contratos de suministros y servicios personales)
Art. 42 de la ley Nro. 16.736 de 5 de enero de 1996 y su decreto reglamentario Nro. 395/998 de 30 de diciembre de 1998. (Sistema Integrado de Información Financiera)
Decreto Nro. 342/999 de 26 de octubre de 1999 (Registro General de Proveedores del Estado) modificado por el decreto Nro. 20/2002 de 16 de enero de 2002.
Ley Nro. 17.250 de 11 xx xxxxxx de 2000 y su decreto reglamentario Nro. 244/2000 de 23 xx xxxxxx de 2000 (Relaciones de Consumo)
Decreto Nro. 500/991 de 27 de setiembre de 1991 (Procedimiento Administrativo)
Ley Nro. 17.060 de 23 de diciembre de 1998 (Uso indebido del poder publico, corrupción)
Decreto Nro. 475/05 de 14 de noviembre de 2005
Leyes, decretos y resoluciones vigentes a la fecha de la licitación
11 COMUNICACIONES:
Las comunicaciones podrán realizarse por los siguientes medios personalmente, carta certificada con aviso de retorno, fax o correo electrónico.
Los oferentes deberán constituir domicilio en Montevideo y denunciar el domicilio real de la empresa, y dirección de correo electrónico; dichos domicilios se considerarán válidos mientras no se constituyan o comuniquen cambios, mediante escrito presentado en el expediente de licitación, con firma notarialmente certificada y tendrá efecto a partir del día hábil inmediato siguiente.
CONSULTAS, ACLARACIONES Y PRORROGA:
Cualquier adquiriente xxx xxxxxx podrá solicitar al Lic. en Informática Xxxxxx Xxxxxxxxx (xxxxxxxxxx@xxxx.xxxx.xxx.xx); tel. 0 000 00 00; fax 0 000 00 00, aclaraciones o consultas especificas mediante comunicación escrita dirigida hasta 5 días antes de la fecha establecida para el acto de apertura de las ofertas. Vencido dicho termino la Administración no esta obligada a proporcionar datos aclaratorios
Las consultas serán contestadas por el Lic. en Informática Xxxxxx Xxxxxxxxx en el plazo máximo de 48 horas a partir de su presentación.
La Administración comunicara la prórroga o aclaración solicitadas, así como cualquier información ampliatoria que ella estime necesario realizar a su exclusivo criterio y a través de alguno de los medios establecidos en comunicaciones a todos los que hayan adquirido el pliego de condiciones.
13. PLAZOS:
Los plazos establecidos en este pliego se computan en días hábiles administrativos, excepto aquellos mayores de quince días, que se computaran en días corridos o calendario.
Se entenderá por días hábiles aquellos en que funcionan las Oficinas de la Administración Publica. Son horas hábiles las correspondientes al horario fijado para el funcionamiento de dichas Oficinas (Decreto Nro. 319/010 de 26/10/2010), sin perjuicio de las modificaciones a que hubiere lugar.
Las fechas fijadas o de vencimiento de los plazos, que resultaren inhábiles se prorrogarán automáticamente hasta el día hábil inmediato siguiente.
14. DOCUMENTOS INTEGRANTES:
Se consideraran documentos integrantes de la presente licitación, este pliego de condiciones particulares, las demás normas especificas en la materia del Ministerio de Industria, Energía y Minería, vigentes a la fecha del llamado a licitación y el pliego de Bases y Condiciones Generales aprobado por decreto Nro. 53/993 de 28 de febrero de 1993, Anexo I y Documento de Confidencialidad.
15. PENALIDADES:
Producida la adjudicación en caso de que el adjudicatario no cumpla con lo ofrecido se le impondrá una multa del 25% del monto adjudicado, sin perjuicio de las indemnizaciones por daños y perjuicios que pudieran corresponder.
16. EXENCION DE RESPONSABILIDAD:
La Administración podrá desistir del llamado en cualquier etapa de su realización o podrá desestimar todas las ofertas. Ninguna de estas decisiones generara derecho alguno de los participantes a reclamar por gastos, honorarios o indemnizaciones por daños y perjuicios.
17. DEPOSITO DE GARANTIA:
Los oferentes deberán garantizar el mantenimiento de su oferta y el cumplimiento del contrato mediante deposito en efectivo, valores públicos, fianza o aval bancario, por un valor equivalente al 1 y 5 % respectivamente del valor de la oferta y de la adjudicación, y cuando exceda el monto legal establecido para la licitación abreviada 8 articulo 55 del TOCAF). Dicho trámite se realizara en Tesorería, Rincón 723 1º piso en el horario de 10.00 a 15. 30 horas.
18. El servicio requerido comprende las siguientes especificaciones:
Detalle de la metodología de trabajo que se propone, cronograma y estimación de documentos a procesar por mes, método de retiro y devolución de documentos, etc.
Preparación de los documentos a digitalizar conforme a las normativas vigentes.
b.1) El expediente está compuesto con un número variable de hojas, con formatos diferentes (tamaño de hojas) y en algunos casos con tipos documentales no tradicionales, (revistas, folletos, fotos, etc), engrampadas o con ganchos self o clips y/o acordonados, de acuerdo a como fue formándose el documento, por lo cual se debe realizar previamente, un trabajo de retiro (o extracción) de ganchos, clips, etc.
b.2) Acondicionamiento de documentos con hojas deterioradas.
Algunos expedientes presentan hojas deterioradas, pegados con cinta, o con grandes rasgados o con lagunas, las que deberán ser acondicionadas.
Se autoriza a la empresa adjudicataria, a fotocopiar todos aquellos documentos que se encuentre deteriorados, pegados con cinta o presentan grandes rasgados, etc, para habilitar su correcta digitalización.
Se permite a la empresa adjudicataria el uso de cintas transparentes específicas para la solución de las hojas con pequeños rasgados.
b.3) Acondicionamiento de documentos no tradicionales
Algunos documentos de tipo documental no tradicional (revistas, publicaciones, folletos, fotos, etc) pueden tener deterioro, por lo que deberán acondicionarse.
Se autoriza a la empresa adjudicataria a fotocopiar todo aquel material que se encuentre deteriorado, pegado con cinta o rasgado, la que a posteriori de su uso deberá ser entregado para su destrucción.
b.4) Los documentos y materiales deben ser devueltos preservando su integridad y orden original
Digitalización de los expedientes
c.1) El escaneo de los documentos se debe realizar a 300 dpi mínimo, con OCR y en blanco y negro, salvo en casos que contengan imágenes color, guardando los archivos en formato pdf.
c.2) Los documentos deben ser escaneados en su totalidad, respetando el orden de los mismos, ya que algunos no cuentan con número de folio.
c.3) Digitalizar ambas caras del documento, ya que algunos tienen información al reverso, aunque sea sólo un sello.
Creación de pdf y nombre de archivos
Este ítem cubre creación de pdf, nombrar archivo de acuerdo a las normas que se fijarán. En caso de que el tamaño del pdf generado sea superior a 40Mb, se deben separar en varios archivos. ej. xxx.pdf, xxx1.pdf y así sucesivamente.
Indización de las imágenes
Para la indización de los documentos digitalizados se proveerá de un software propietario. Dicho software generará el registro correspondiente al pdf en las Bases de Datos; debiéndose ingresar en el mismo los campos: Tipo Documental; Número de Acta; Nombre de la Marca o Patente; Fecha de ingreso y un chek box.
Controles de imágenes digitalizadas
f.1) La empresa adjudicataria deberá realizar los controles de nitidez y calidad de cada imagen escaneada, la que será cotejada por el o las personas designadas por la DNPI.
f.2) La empresa adjudicataria deberá constatar que se escaneo la totalidad de las hojas contenidas en los expedientes, siendo verificado por la DNPI, requisito imprescindible para la futura destrucción de los mismos.
g. FORMATO DE ENTREGABLES:
g1). Base de Datos conteniendo la totalidad de la información de la etapa finalizada a través de por ejemplo Disco usb externo.
G2). DVD conteniendo una copia de respaldo de los expedientes digitalizados en ese período, documentación detallada del contenido del DVD (nombre de cada archivo y estructura de directorios) y documento indicando la metodología realizada por parte de la empresa, para verificar la cantidad y calidad del material entregado.
La cantidad estimada de documentos (hojas por mes hasta un máximo de 7.000 hojas) a digitalizar deberá ser explicitada al momento de la oferta, a los efectos de la correcta valoración del costo del servicio.
19. RESPONSABILIDADES
Serán de cargo exclusivo del adjudicatario:
La responsabilidad civil y los eventuales daños y perjuicios que deriven de los actos del personal asignando a las tareas durante la prestación del servicio o los que se causen en ocasión del mismo.
El adjudicatario deberá cumplir por sí las obligaciones asumidas, mediante personal dependiente, debidamente afiliado al Sistema de Seguridad Social. Sólo podrá verificarse la cesión del contrato a solicitud fundada del adjudicatario y con el consentimiento de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial, previa demostración de que el cesionario brinde las mismas seguridades de cumplimiento. También se requerirá la autorización de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial para subcontratar total o parcialmente.
20. DEL OFERENTE
La empresa oferente deberá tener al menos tres años de constituida, prestando servicios de igual o similar naturaleza a la del objeto de la presente Licitación.
La empresa debe acreditar los antecedentes y experiencia en la prestación de servicios de esta naturaleza, incorporando la debida documentación e incluyendo la información requerida en el Anexo I.
La DNPI podrá realizar las consultas que estime convenientes para verificar esta información.
La empresa debe acreditar los antecedentes y experiencia en la prestación de servicios de esta naturaleza, incorporando la debida documentación e incluyendo la información requerida en el Anexo I.
Deberá además acreditar la formación de los técnicos postulados y la experiencia de los mismos, incorporando la debida documentación e incluyendo la información requerida.
21. RÉGIMEN DE COMPARACIÓN DE OFERTAS
La DNPI se reserva el derecho de adjudicar parcialmente el servicio de acuerdo a la disponibilidad financiera y a las ofertas presentadas.
Se practicará la calificación técnica (tanto de la empresa proveedora, como de todos los técnicos postulados), teniendo en cuenta lo informado por los oferentes en los cuadros: Anexo I. A los efectos de esta calificación, sólo se considerará lo informado en los citados cuadros (se presentarán tantas hojas como se estime necesario).
Antecedentes y experiencia del proveedor:
Se consideran los servicios de la misma naturaleza, cumplidos a entera satisfacción del cliente, dentro de los últimos 3 años, a la fecha de la presentación de la oferta y ejecutados por el proveedor, cada contrato deberá tener una duración mínima de 6 meses.
Cuando se hace referencia a contratos de la misma naturaleza, esto significa que se considerarán únicamente aquellos contratos de servicios en el área de digitalización.
Criterios de valoración:
Referencias por contratos de la misma naturaleza de la presente Licitación con empresas Públicas o Privadas.
Referencias por contratos de la misma naturaleza de la presente Licitación exclusivamente con la DNPI.
Precio
Se considerará el monto cotizado en relación a los demás ítems evaluados.
El pago se efectivizará por SIIF, en entrega parciales cada 7000 hojas, previamente efectuada la verificación por el funcionario designado por la DNPI a esos efectos.
CONSIDERACIONES ESPECIALES
El adjudicatario deberá exhibir cuatrimestralmente, comprobantes que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad social, fiscales y de seguros.
Se requerirá garantía de fiel cumplimiento del contrato, de acuerdo al art. 55 del T.O.C.A.F., debiendo los oferentes acreditar los depósitos o fianzas pertinentes, previo o simultáneamente a la firma del contrato correspondiente.
En virtud de la naturaleza del servicio a contratar y de los cometidos de la DNPI, se tendrán por no presentadas aquellas ofertas de empresas que prestan servicios del mismo tipo, o que estén vinculadas a Agencias o Gestores de la Propiedad Industrial.
Los oferentes deberán presentar Declaración Jurada suscrita por sus representantes y los técnicos propuestos, acreditando su no vinculación con dichas Agencias o Gestores.
La información que obra en la DNPI, y a la que acceda la adjudicataria y sus dependientes y técnicos en razón de la prestación de los servicios licitados, tiene carácter reservado y confidencial, obligándose la empresa adjudicataria, por sí y por sus dependientes y técnicos, quienes suscribirán los respectivos contratos de confidencialidad, a no revelar la misma a terceros, sin previa autorización escrita de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial.
Asimismo, durante la vigencia del contrato, no podrán prestarse tareas, bajo ninguna relación a Agentes o Gestores de la Propiedad Industrial.
ANEXO I - Antecedentes de los contratos del proveedor. |
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EMPRESA CLIENTE |
INICIO |
OBJETO del contrato |
MONTO en U$S |
PERSONAL EMPLEADO |
DURACION CONTRATO en meses |
PERSONA DE CONTACTO |
Datos de la PERSONA DE CONTACTO |
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