ANEXO - DISPOSICIÓN N° 397/HGACD/16
ANEXO - DISPOSICIÓN N° 397/HGACD/16
CLAUSULAS PARTICULARES
Mantenimiento equipos de radiodiagnóstico
Objeto:
El objeto del presente es contratar servicios de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo del Equipamiento Médico detallado en la Solicitud de Gastos.
Terminología:
A los fines de este contrato se utilizarán los siguientes términos:
Capacitación: Entrenamiento que sea necesario a fin de optimizar el uso, rendimiento y cuidado del equipamiento médico.
Visita previa: Inspección y comprobación del estado de funcionamiento del equipo a mantener.
Certificado de Visita Tecnica: Expedido por la Dirección de Hospital, el Jefe del Servicio o el Bioingeniero, al Oferente que realice la visita para recoger toda la información que haga al específico conocimiento del estado de cada uno de los Equipos Médicos incluidos en el presente contrato, que pueda influir en la determinación de su oferta. El mismo debera incluirse en la oferta, su ausencia sera causal de anulación de la oferta.
Detalle del Equipamiento Médico: Consiste en la denominación, marca, modelo, y los siguientes números identificatorios: número de serie y número de patrimonio del Hospital.
Identidad del Personal: Consiste en los siguientes datos: Apellido y nombre, Documento de Identidad o Ficha Municipal o censal y Firma.
Informe Técnico: Informe que deberá emitir la empresa posteriormente, a cada visita efectuada, con observaciones de uso/técnicas u otras al Bioingeniero del Hospital.
Libro de Comunicaciones: Libro con hojas triplicadas rayadas, foliado y rubricado, que permanecerá en el Servicio del Hospital y se utilizará exclusivamente para comunicaciones entre la Empresa Adjudicataria y el Servicio y/o la Comisión Técnica del Ministerio de Salud.
Observaciónes al Servicio de Mantenimiento: Demoras en el cumplimiento de las cláusulas contractuales, objeciones al funcionamiento del Equipamiento Médico, para ofrecer las prestaciones funcionales originales de fábrica, observadas por el Jefe del Servicio y/o la Comisión Técnica del Ministerio de Salud.
Plan de IMP: El Plan Inspección y Mantenimiento Preventivo (IMP), deberá contener lProtocolos de Mantenimiento Preventivo y Visitas Programadas a efectuar para su cumplimiento. El mismo deberá abarcar la totalidad de los equipos del presente contrato.
Planilla de calibraciones: documento único para cada equipo en el cual se registran los resultados de los procedimientos de calibración realizados, la fecha, los valores de dósis a los cuales se realizó la calibración (al menos 3) y el/los instrumentos con los cuales se realizó dicha calibración.
Protocolo de Mantenimiento Preventivo: Listado de tareas de Inspección, Mantenimiento Preventivo y Calibraciones que garanticen las prestaciones funcionales originales de fábrica del Equipo Médico. Además debe contener el detalle de insumos
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necesarios para llevar a cabo dichas tareas y la frecuencia de ejecución de las mismas.
Representante Técnico: Deberá ser un Técnico o Ingeniero matriculado designado por la Empresa Adjudicataria como su representante para planificar, asesorar y capacitar sobre el uso y cuidado del equipamiento, participar de las reuniones de planeamiento de metas, seguimiento y supervisión de las tareas de mantenimiento y cualquier otra eventualidad que surgiera del presente contrato.
Servicio de Urgencia: Visita a realizar por la empresa en repuesta a una solicitud de mantenimiento correctivo debido a que un Equipamiento Médico se encuentra fuera de servicio total o parcialmente.
Notificación Fehaciente: requerimiento por parte del Servicio en el cual consten los siguientes datos: Fecha, Hora, Hospital, Servicio, Detalle del Equipo, Descripción breve xx xxxxx e Identificación del Personal solicitante.
Visita Programada: Plan de visitas fijadas desde el inicio del contrato, a realizar durante la vigencia del mismo, con fechas establecidas, a llevarse a cabo para dar cumplimiento a tareas de mantenimiento del Equipamiento Médico.
Régimen y Modalidad de Visitas
Visita Programada: El adjudicatario deberá realizar las visitas programadas para el cumplimiento del Plan IMP, según protocolos de mantenimiento de los equipos y sus accesorios. Las visitas deberán realizarse preferentemente durante la mañana y/o en horarios convenidos previamente con el Jefe del Servicio. Deberá notificarle de la visita al Bioingeniero del hospital. Cada Visita Programada quedará registrada en el Libro de Comunicaciones y generará su correspondiente Informe Técnico, el cual se entregará al Bioingeniero del hospital. Se realizará como mínimo una Visita Programada mensual, por equipo. Se podrán incluir hasta dos visitas programadas anuales, por equipo, con el objetivo de Capacitación ante la solicitud del Jefe del Servicio.
Visita de Mantenimiento Correctivo: La solicitud del Servicio Correctivo podrá requerirse de lunes a viernes de 7:00 Hs. a 19:00 Hs. durante todo el año, mediante Notificación Fehaciente. La Visita de Mantenimiento Correctivo deberá responderse dentro de las 24 horas hábiles de haberse recibido la solicitud de Servicio Correctivo. En ese lapso deberá haberse reparado la falla o en su defecto se deberá elaborar el diagnóstico de la misma el cual será incorporado al Libro de Comunicaciones. La prestación del Servicio Correctivo, se efectuará todas las veces que sea requerido por el Hospital. Cada visita de Servicio Correctivo quedará registrada en el Libro de Comunicaciones y generará su correspondiente Informe Técnico para ser entregado al Bioingeniero.
Respuesta a Urgencia: La prestación del servicio de urgencia, se efectuará todas las veces que sea requerido por el Hospital, de lunes a viernes, durante 24 hs.; debiéndose cubrir dicho servicio dentro de las 24 hs. de la notificación fehaciente por parte del Hospital. Cada visita de Urgencia quedará registrada en el Libro de Comunicaciones y generará su correspondiente Informe Técnico para ser entregado posteriormente al sector de Bioingeniería.
Todas las visitas se desarrollaran de forma tal de no entorpecer el normal funcionamiento de las prestaciones médico-asistenciales.
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Insumos y Repuestos
El presente contrato de mantenimiento incluirá todos los repuestos necesarios para la realización de las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo. Correrá por cuenta del adjudicatario los respuestos e insumos que no superen el 15% del costo mensual de mantenimiento del equipo correspondiente.
De superar el monto mencionado anteriormente el respuesto o insumo deberá ser presupuestado y aguardarse su aprobación.
En todos los casos la mano de obra correrá por cuenta del adjudicatario.
El mantenimiento preventivo será efectuado por equipo, en forma mensual, y constará de revisión completa de funcionamiento y corrección de problemas que se encuentren, limpieza y lubricación de todas las partes mecánicas, y cambio de piezas incluidas en el costo mensual de mantenimiento del equipo.
El GCABA se reserva el derecho de adquirir, de la forma que crea más conveniente, todos aquellos elementos no contemplados en el abono.
De ningún modo el adjudicatario podrá negarse a utilizar los repuestos que el GCABA le provea. Ante cualquier disenso el adjudicatario evaluará la utilización del elemento cuestionado conjuntamente con el Área Técnica del Ministerio de Salud, la que deberá realizar un Acta de Fundamentación y cuya decisión será inapelable.
El adjudicatario deberá entregar al Jefe del Servicio todos los repuestos reemplazados en las reparaciones.
Todos los repuestos incluidos en el presente contrato deberán ser nuevos y sin uso, con garantía no menor de seis meses. En caso de ser solicitado por el hospital, el adjudicatario deberá presentar la documentación que avale dicha condición.
Obligaciones del Oferente
El Oferente deberá:
Presentar sus datos completos.
Presentar antecedentes documentados (contratos, órdenes de compra o referencias técnico-comerciales), de la Empresa y/o del personal técnico de la misma, de servicios de mantenimiento de equipos iguales o equivalentes en características, naturaleza y envergadura.
Poseer taller o laboratorio propio y apto, para los fines de reparación del equipamiento médico objeto de este contrato, al solo juicio y evaluación de la Comisión Técnica del Ministerio de Salud. Asimismo, dicha comisión podrá efectuar visitas al taller o laboratorio para verificar las instalaciones, equipamiento de control, stock de repuestos, personal técnico especializado, y Protocolos de Mantenimientos Preventivos con que cuenta la empresa. Los Protocolos de Mantenimientos Preventivos podrán ser los originales de fábrica, o propios. En el caso de presentar protocolos propios, deberán justificarse técnicamente. La no aprobación, por la Comisión Técnica del Ministerio de Salud, de las instalaciones, equipamiento, capacidad técnica del personal, y/o Protocolos de Mantenimientos Preventivos, podrán ser causal de rechazo de la oferta.
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El oferente deberá presentar un informe del estado de cada equipo inspeccionado durante la Visita Previa. En el caso que el equipo estuviese fuera de servicio o con deficiencias en su funcionamiento, se adjuntará a la oferta por el mantenimiento, el diagnóstico xx xxxxx y el presupuesto de reparación correspondiente, incluyendo exclusivamente el costo del total de los repuestos e insumos necesarios, considerándose a la mano de obra incluída en la oferta de mantenimiento. La reparación de estas fallas deberá efectuarse durante el primer mes del contrato de mantenimiento.
La Comisión de Preadjudicación, podrá rechazar aquellas propuestas de empresas que posean antecedentes negativos en cuanto a las prestaciones de servicios similares o que evalúe como insuficiente la capacidad para realizar los servicios requeridos.
Obligaciones de la Adjudicataria
La empresa adjudicataria deberá:
Designar a un Representante Técnico de los servicios de mantenimiento. Dicho representante deberá realizar como mínimo una visita mensual.
Presentar el Plan de IMP para todo el equipamiento contemplado en el presente contrato, de acuerdo con lo propuesto por los Protocolo de Mantenimiento Preventivos. El inicio del Plan de IMP dará comienzo en fecha a fijar por el Jefe del Servicio.
IMPORTANTE: El plan de IMP deberá incluir calibraciones de los equipos con una periodicidad de 6 (seis) meses, siendo obligatorias calibraciones al inicio y al final del contrato de mantenimiento, y cada vez que se realice una reparación que afecte los parámetros de calibración del equipo. Dichas calibraciones deberán ser documentadas en la “Planilla de calibraciones”, la cual se detalla en el ANEXO B: Documentación y comunicaciones
Tener medios de comunicación eficaces, para la recepción de llamadas durante las 24 hs, como ser: telefax, correo electrónico, recepción de mensajes y/o teléfonos celulares.
Al inicio del servicio de mantenimiento, el Adjudicatario deberá proveer un Libro de Comunicaciones, para cada Servicio del Hospital que incluya el contrato, de acuerdo a las características especificadas para el mismo en el Anexo B: Documentación y Comunicaciones.
Las personas autorizadas a escribir en dicho libro son: el Jefe del Servicio y el Representante Técnico o quienes ellos autoricen a hacerlo, en su representación. Dicha autorización deberá quedar asentada en el mismo Libro de Comunicaciones.
La Empresa colocará una oblea en un lugar visible del Equipamiento Médico con sus datos identificatorios y durante la vigencia del presente contrato.
La Empresa será responsable de cualquier daño efectuado al/los equipo/s por acción u omisión.
Retiro de Equipos
Si el adjudicatario determinase que las reparaciones no pueden ser realizadas dentro del Hospital, el mismo procederá a retirar el equipamiento para su reparación,
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debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el Anexo C: Retiro de Equipamiento Médico.
Seguimiento y Control
El seguimiento y control del cumplimiento contractual será ejercido por el Jefe del Servicio y verificado por el sector de Bioingeniería del Hospital.
En particular se controlarán:
Tiempo de respuesta del adjudicatario ante una Solicitud de Visita de Urgencia. Tiempo de demora del adjudicatario en la reparación o solución del problema. Cumplimiento del Plan de IMP programado.
Las Observaciones serán informados en el Libro de Comunicaciones, por el Jefe del Servicio.
En el caso en que un equipo quedara fuera de funcionamiento y necesitara de un repuesto o insumo no incluido en la contratación del servicio, la Empresa Adjudicataria deberá continuar con las tareas de mantenimiento de los componentes y sistemas, con el objeto de lograr una rápida y adecuada puesta en funcionamiento, cuando se logre efectivizar la provisión del repuesto.
Período de Cobertura
El presente contrato tendrá una duración de un año (doce meses) y con posibilidad de prórroga según Ley 2095 Dec 408.
Garantía
La garantía deberá ser no menor de seis meses para todos los repuestos y mano de obra incluidos en el presente contrato.
Plazo de entrega
Dentro de los 7 (siete) dias habiles contado desde el efectivo retiro de la orden de compra.
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Anexo B: Documentación y Comunicaciones
La documentación y comunicaciones referentes a este contrato serán realizadas a través de los Informes Técnicos y del Libro de Comunicaciones.
Libro de Comunicaciones
El libro deberá tener hojas rayadas, foliado y rubricado, por triplicado. Se iniciará un nuevo libro al comienzo de cada contrato o al finalizar el libro anterior. El libro permanecerá en el Servicio del Hospital. En caso de que el contrato abarque equipos instalados en diferentes servicios se iniciará un libro por cada servicio. El libro se utilizará sólo y exclusivamente para comunicaciones. No podrán en él registrarse Informes Técnicos. La página original quedará en el libro, el duplicado será para el Adjudicatario y el triplicado para la CTMS.
En dicho libro se indicarán:
En la primer hoja
▪ Datos del Contrato
o Número de orden de compra
o Fecha de vigencia (inicio y finalización)
▪ Datos de la Empresa Adjudicataria
o Razón social
o Domicilio
o Teléfono
o Fax
o E-mail
o Identidad del Representante Técnico, Título, matrícula y Celular
▪ Datos del Jefe del Servicio Identidad del Jefe del Servicio
En la segunda hoja
▪ Listado con la identidad del personal del Hospital autorizado por el Jefe del Servicio a escribir en el Libro.
▪ Listado con la identidad del personal de la empresa autorizado a intervenir en los equipos.
En la tercer hoja
Detalle de los Equipos Médicos cubiertos por el contrato de mantenimiento, para este Servicio.
Se cerrará la hoja del detalle con una línea diagonal hasta el pie de la misma.
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A partir de la página subsiguiente se comenzarán a anotar las comunicaciones entre el servicio y la empresa.
En el libro se registrarán:
Visita de Urgencia
Las Visitas de Urgencia constan de una Solicitud de Visita de Urgencia y de una Respuesta a la Urgencia.
▪ Solicitud de Visita de Urgencia (Servicio del Hospital)
o Fecha y hora.
o Identidad del Personal del hospital que efectuó el llamado.
o Medio por el cual se efectuó la comunicación (e-mail, fax, celular, etc.). En caso de haberse efectuado por mail o fax, se deberá guardar una copia del mismo.
o Identidad del Personal de la empresa que recibió el mensaje en caso de haberse efectuado en forma telefónica.
o Motivo del llamado.
▪ Respuesta a la Urgencia (Empresa)
o Fecha y hora.
o Tipo de visita: Visita de Urgencia.
o Número del Informe Técnico en el que detallarán las tareas efectuadas, repuestos e insumos involucrados.
o Identidad del Personal técnico que efectuó la visita, la cual será verificada con los datos del personal autorizado en la página 2 del Libro de Comunicaciones.
o Identidad del Personal del hospital que acompaña al técnico durante la reparación.
Visita Correctiva
Las Visitas Correctivas constan de una Solicitud de Visita Correctiva y de una Respuesta a la Visita Correctiva.
▪ Solicitud de Visita de Mantenimiento Correctivo (Servicio del Hospital)
o Fecha y hora.
o Identidad del Personal del hospital que efectuó el llamado.
o Medio por el cual se efectuó la comunicación (e-mail, fax, celular, etc.). En caso de haberse efectuado por mail o fax, se deberá guardar una copia del mismo.
o Identidad del Personal de la empresa que recibió el mensaje en caso de haberse efectuado en forma telefónica.
o Motivo del llamado.
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▪ Respuesta a la Visita Correctiva (Empresa)
o Fecha y hora.
o Tipo de visita: Visita de Urgencia.
o Número del Informe Técnico en el que detallarán las tareas efectuadas, repuestos e insumos involucrados.
o Identidad del Personal técnico que efectuó la visita, la cual será verificada con los datos del personal autorizado en el Libro de Comunicaciones.
o Identidad del Personal del hospital que acompaña al técnico durante la reparación.
Visita Programada
▪ Constancia de Visita programada (Plan IMP)
o Fecha y hora.
o Tipo de visita: Visita programada Plan IMP.
o Número del Informe Técnico en el que detallarán las tareas efectuadas, repuestos e insumos involucrados.
o Identidad del Personal técnico que efectuó la visita, la cual será verificada con los datos del personal autorizado en el Libro de Comunicaciones.
o Identidad del Personal del hospital que acompaña al Técnico durante la visita.
Retiro de Equipos
▪ Comunicación de Retiro de equipos
o Fecha, hora.
o Se deberá adjuntar al libro el comprobante de retiro gestionado en Patrimonio del Hospital
o Identidad del Personal técnico que efectuó el retiro, la cual será verificada con los datos del personal autorizado en el Libro de Comunicaciones.
o Identidad del Personal del hospital que acompaña al Técnico durante la visita.
Observaciones
Comunicación de Observaciones
o Fecha, hora.
o Motivo
o Referencia a documentación probatoria.
o Firma del Jefe de Servicio y/o Comisión Técnica de la Secretaria de Salud.
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CLAUSULAS PARTICULARES
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Nota: El único personal autorizado a efectuar una anotación de Observaciones al Servicio de Mantenimiento será el Jefe del Servicio o personal de la Comisión Técnica de la Secretaría de Salud.
Informe Técnico
Se emitirá obligatoriamente un Informe Técnico mensual por Plan de IMP y un informe técnico por cada mantenimiento correctivo, o Visita de Urgencia, al Bioingeniero del hospital. Dichos informes podrán entregarse en forma personal o por mail. Deberán ser por equipo, no pudiendo entregarse un informe que incluya más de uno. El informe deberá constar de la siguiente información:
A. Identificación del Informe: Fecha y Número de Informe (Deberá ser único durante la vigencia del contrato)
B. Tipo de Informe: Plan de IMP, Visita Urgencia, Visita Correctiva u Observaciones de Uso/Técnicas, Otros.
C. Motivo: Debe resumir el objeto del Informe Técnico, sea éste, calibraciones, reparaciones, etc.
D. Datos del Proveedor: Membrete o datos generales de la empresa
E. Identidad del Personal de la Empresa: Según Terminología
F. Detalle del Equipo Médico y/o parte afectada: Según Terminología
G. Datos de los Repuestos e Insumos utilizados: Código, Descripción, Número de Serie, Cubierto por contrato y Valor.
H. Detalle de tareas efectuadas: En caso de tratarse de reparaciones, deberá detallar las fallas, y las tareas efectuadas para su reparación. En caso de tratarse de Mantenimiento Preventivo se incluirá en el informe el cumplimiento de los protocolos.
Planilla de Calibraciones
Junto con cada cuaderno de comunicaciones se deberá entregar una planilla de calibraciones. Dicha planilla deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
Fecha | Motivo (MC, MP) | Instrumental utilizado | Dosis seteada | Valores obtenidos | Resultado de la calibración | Observaciones | ||||||
Marca | Modelo | S/N | kV | mA | Seg | kV | mA | Seg | ||||
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En la planilla de calibraciones, o como anexo a la misma, deberán figurar los criterios de aceptación que se tienen en cuenta para determinar si el equipo está correctamente calibrado o no. También deberá figurar una breve descripción general de la técnica de calibración y los instrumentos necesarios para realizarla (ej osciloscopio, tester, etc).
Anexo C: Retiro de Equipamiento Médico
Cuando se requiera retirar un equipo para revisión, service, o reparación, se deberán cumplir los siguientes requisitos:
A. Justificar la necesidad del retiro a través del correspondiente Informe Técnico. Dicho informe deberá registrar el tipo xx xxxxx que el equipo producía. En caso de equipos computarizados se deberá registrar también los mensajes de error que el mismo produzca.
B. El permiso para el retiro del equipo del Hospital sólo podrá ser otorgado por el Jefe de Servicio o la Dirección del Hospital, pudiendo firmar el Director o Subdirector Médico.
C. Sólo podrán retirar equipos o partes de equipos los técnicos autorizados en el Libro de Comunicaciones.
D. Solicitar la Orden de Salida del equipo en la oficina de Patrimonio y firmar un remito de entrega en donde se registre el Detalle del Equipo y accesorios que acompañan.
E. En todos los casos el tiempo máximo de permanencia del equipo fuera del hospital no podrá superar los 5 días hábiles, en caso contrario la empresa deberá realizar un Informe Técnico, justificando las razones del atraso.
F. Todos los gastos que pudieran surgir, por cualquier concepto, estarán a cargo del adjudicatario.
G. Cuando el adjudicatario devuelva el equipo, se deberá verificar que lo entregue en condiciones correctas. Para ello se utilizará la copia Informe Técnico efectuado cuando se retiró el equipo. En caso de no haberse podido reparar, se deberá verificar que el desperfecto que presenta el equipo sea el mismo que presentaba cuando se retiró. Se deberán verificar los códigos de error en caso que el equipo fuera computarizado.
H. La recepción del equipo deberá estar firmada por el Jefe del Servicio y posteriormente por el Jefe de Patrimonio del Hospital y será asentada en el Libro de Comunicaciones por el Jefe del Servicio.
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ANEXO - DISPOSICIÓN N° 397/HGACD/16 (continuación)
Documentación a presentar por los Oferentes:
Datos completos de la empresa. Oferta del mantenimiento.
Certificado de Visita.
Informe del estado de cada equipo inspeccionado durante la Visita Previa.
Oferta por las reparaciones de defectos o fallos detectados en los equipos, durante la Visita Previa.
Contrato vinculante con subcontratistas (en caso de haberlos)
Presentar antecedentes documentados (contratos, órdenes de compra o referencias técnico-comerciales), de la Empresa y/o del personal técnico de la misma, de servicios de mantenimiento de equipos iguales o equivalentes en características, naturaleza y envergadura.
Protocolos de Mantenimientos Preventivos
Documentación a presentar por el Adjudicatario:
Datos del Responsable de Servicio Técnico Plan IMP.
Libro de Comunicaciones por servicio, completo con datos requeridos. Hoja de calibraciones para cada equipo.
Informes Técnicos durante el contrato.
FIN DEL ANEXO
PLIEG-2016-14762553- -HGACD