ESTRATEGIA DE SALIDA “PHASE OUT” Al Convenio

ESTRATEGIA DE SALIDA “PHASE OUT”

Al Convenio

“Modelos de Saneamiento Sostenible en Bolivia”

Contrato de subvención entre DIAKONIA y la EMBAJADA de SUECIA en BOLIVIA: 2017 - 2018

Diciembre 2017

1. Antecedentes

Según acuerdos entre la Embajada de Suecia en Bolivia y Diakonia, en ocasión de la reunión de 16/11/2017, la notificación oficial de la Embajada de Suecia respecto a la Terminación de contrato del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible” el 08/12/17 y la correspondiente aceptación por parte de Diakonia en 12/12/17, se inicia el proceso de Terminación según artículo 12 del contrato por el cual se habilita un período de noventa (90) días como plazo para la elaboración de los informes técnicos y financieros de cierre de contrato.

Las fechas mutuamente acordadas para la finalización de actividades de implementación del programa son el 31/12/17, de cierre de reporte el 31/03/18, de cierre de proceso de auditoría el 30/04/18 y el cierre de contrato posterior a la conformidad expresa de los montos a reembolsar el 30/06/18.

Asimismo, Xxxxxxxx ha informado a la Embajada de Suecia en reunión de 19/12/17 su decisión de terminar el convenio de implementación del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible” firmado con la Fundación Sumaj Huasi por incumplimiento de responsabilidades establecidas en el propio convenio, evidenciadas por el equipo administrativo de Diakonia, la revisión y evaluación de capacidades institucionales (análisis ISK) realizado por la empresa Xxxxxxxx and Xxxxx y una reciente auditoría especial a la Fundación Xxxxx Xxxxx, encargada de manera conjunta por Diakonia y la Embajada de Suecia, realizada por la empresa DELTA.

En este antecedente, y de acuerdo a solicitud de la Embajada de Suecia, Diakonia presenta la Estrategia de Salida o Phase Out al contrato del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible en Bolivia” firmado el 12/12/16, con fecha retroactiva de vigencia de 01/10/16 a 31/12/2018 y con número de contribución 10187.

La estrategia se compone a su vez de tres fases: i) Fase de cierre con la Fundación Sumaj Huasi; ii) Fase de cierre con las organizaciones miembro del programa, la Fundación AGUATUYA, el Centro de Investigación y Desarrollo Regional (CIDRE IFD) y la Plataforma de Justicia Económica y Social (JES) y iii) Fase de cuantificación de saldos y reposición/reembolso de fondos.

Para la implementación de esta estrategia de salida, Xxxxxxxx propone a la Embajada el uso de SEK. 1´400,000 provenientes de los saldos de fondos correspondientes a la gestión 2017 como presupuesto de phase out (ver adjunto), por lo que no se requerirá de fondos adicionales para realizar la terminación de contrato.

2. Estrategia de salida

Está basada en los principios organizacionales de Diakonia de buen socio y buen donante, así como en la transparencia y rendición de cuentas a sus estructuras internas, donantes y agencias de cooperación. Las fases componentes son análogas a los procesos de phase out o salida que Diakonia implementa al momento de retiro o salida de una organización socia (coparte) de algún proyecto o programa apoyado por Diakonia u otra organización donante, según instrucciones del Manual de Planificación, Monitoreo y Planificación (Handbook PME).

El propósito de la estrategia es el de facilitar un cierre ordenado, transparente, conclusivo y consensuado entre todos los involucrados (stakeholders) en el contrato de subvención, conservando las estrechas relaciones de amistad y cooperación horizontal entre todos ellos.

La estrategia se compone de tres (3) fases que se detallan a continuación:

1. Fase de cierre con la Fundación Sumaj Huasi

Fecha/Hito	Acción	Descripción	Comentario
22/12/2017	Entrega de Carta de Terminación de Contrato a Sumaj Huasi	Diakonia entrega la carta de notificación de Término de contrato haciendo constar el incumplimiento de responsabilidades a Sumaj Huasi.	Se espera la respuesta de aceptación y cooperación de la Fundación Sumaj Huasi. Inicia el período de cierre de convenio entre Diakonia y Sumaj Huasi por un máximo posible 90 días (se propondrá sea 60 en adenda de terminación-cierre).
22/12/2017	Inicia el período de cobranza a Sumaj Huasi de los costos declarados como “inelegibles” o “no elegibles” por la auditoria especial	Esta solicitud de parte de Diakonia se hace expresa en la nota de Terminación y se fija como plazo para la devolución un máximo de 30 días calendario.	Hubo compromisos verbales anteriores del Director Ejecutivo de Xxxxx Xxxxx para proceder a la devolución de los costos inelegibles del programa, expresados en reuniones conjuntas con la Embajada.
31/12/2017	Cierre contable y financiero	En el caso de la Fundación Sumaj Huasi el cierre contable se fija en fecha 22/08/17 cuando se solicita el congelamiento de fondos del programa	Se solicita a Sumaj Huasi la entrega de información técnica y financiera anual en fecha 31 de enero de 2018 como plazo tope.
31/12/2017	Firma de la adenda de terminación de convenio entre Diakonia y Sumaj Huasi	Diakonia propone los términos de la adenda de término y cierre a Sumaj Huasi, en la que se especifica el proceso de devolución de los recursos de los costos inelegibles y posibles acciones judiciales de cobranza.	La adenda no debería extenderse más allá del 00 xx xxxxxxx 0000, fecha a ser propuesta por Diakonia. Asimismo, la adenda debe contemplar la posibilidad de una cobranza judicial de ser necesario.
22/01/2018	Devolución de costos inelegibles por parte de la Fundación Sumaj Huasi	Diakonia realizará la verificación de la totalidad de recursos devueltos por Xxxxx Xxxxx de acuerdo a conciliación e informe de auditoría especial.	Diakonia notificará a la Embajada de Suecia como a Sumaj Huasi si es que existe conformidad en la devolución de costos inelegibles o los procedimientos a seguir en caso de que existiesen faltantes o no se haya recibido los recursos.
31/01/2018	Entrega de informes técnicos y financieros por parte de Xxxxx Xxxxx	Xxxxxxxx recepcionará los informes presentados por la Fundación Xxxxx Xxxxx y procederá a la inmediata revisión.	Diakonia notificará por escrito conformidad sobre el informe técnico de la Fundación Xxxxx Xxxxx, previa consulta con la Embajada de Suecia. Respecto al informe financiero, el mismo debe reflejar los resultados de la auditoria especial.
28/02/2018	Cierre del período de phase out y cierre del contrato	Diakonia realizará las notas certificadas tanto a la Embajada como a Sumaj Huasi de que se realizó el cierre de contrato en conformidad.	Días previos a esta fecha, Diakonia verificará inicialmente si todas las obligaciones del período de phase out (90 días) se cumplieron y esto permitiría un cierre adecuado de contrato.

2. Fase de cierre con otras organizaciones (AGUATUYA, CIDRE, Plataforma JES)

Fecha/Hito	Acción	Descripción	Comentario
22/12/2017	Entrega de Carta de Terminación de Convenio a AGUATUYA, CIDRE y Plataforma JES	Diakonia entrega la carta de notificación de Término de convenios realizados con los tres actores para la implementación del programa Modelos de Saneamiento, en ellas ya se anticipa la firma de una adenda de phase out y la fecha de entrega anual de informes según convenio.	Esta sería la fecha tope, se espera realizar la entrega de estas notas y recibir su confirmación con anterioridad.
28/12/2017	Entrega la propuesta de adenda de phase out a AGUATUYA, CIDRE y Plataforma JES	Diakonia propone una adenda para facilitar el proceso de reporte en el tiempo de 90 días estipulados en los convenios bilaterales realizados para la implementación del programa. Anticipadamente se conversa con cada organización sobre los términos propuestos en la adenda.	En estas adendas se especificarán las condiciones de reporte y fechas tope de presentación de documentación.
30/12/2017	Firma de adendas de período de phase out con AGUATUYA, CIDRE Y Plataforma JES. Selección de la firma que realizaría la auditoría al programa.	Diakonia recolecta las adendas y procede a apoyar técnicamente en la preparación de informes. Diakonia confirma a las organizaciones el nombre de la empresa auditora seleccionada.	Paralelamente, se trabaja con las organizaciones las mejores fechas posteriores al 31/01/2017 para que se desarrollen las visitas de campo de la auditoria.
31/12/2017	Cierre contable y financiero	Diakonia notifica previamente a cerca de esta fecha a todas las organizaciones y también los convenios mencionan la misma fecha como cierre del primer año de convenio.
31/01/2018	Entrega de informes técnicos y financieros por parte de las organizaciones	Diakonia recepcionará los informes presentados y procederá a la inmediata revisión.	Diakonia notificará por escrito conformidad sobre el informe técnico y financiero a cada organización al concluir cada revisión.
08/02/2018	Agenda de visitas de campo para la auditoria	Diakonia acuerda una agenda de visitas de campo a cada organización (incluida Diakonia) con la empresa auditora, previo dialogo bilateral con ellas.	Diakonia notificará por escrito (correo) a cada organización la agenda de trabajo acordada con la firma auditoria.
23/02/2018	Consolidación de informes técnicos y financieros globales del programa.	Diakonia preparará esta consolidación también para efectos de revisión de auditoria	Fijada como fecha tope.
16/03/2018	Termina el trabajo de campo de la auditoria e inicia el proceso de elaboración de primer informe	Diakonia realizará un trabajo conjunto con la firma auditora para avanzar en el informe en relación a la implementación del 1er año del programa.	Se anticipa las solicitudes a la Embajada de Suecia de las cartas de circularización, en las que se verifiquen los desembolsos del programa y otros.
23/03/2018	Evaluación de las condiciones de cierre de phase out con las organizaciones.	Diakonia evaluará si para esta fecha se han cumplido las responsabilidades y compromisos por parte de las organizaciones en cuanto al proceso de reporte del phase out.	Xxxxx pre-verificación incluirá la conciliación con las organizaciones de los recursos a reembolsar, de manera bilateral.
31/03/2018	Firma auditoria entrega el primer informe de auditoría del programa	Diakonia informará y compartirá inmediatamente a la Embajada de Suecia y las organizaciones el primer informe de auditoría respecto a la implementación del programa	Diakonia coordinará especios de reunión y diálogo sobre este primer informe con la Embajada de Suecia.
31/03/2018	Cierre del período de phase out con las organizaciones	De acuerdo a la evaluación de Diakonia y si las condiciones están dadas se procederá a la notificación por escrito con cada organización, el cierre en conformidad del convenio.	La Embajada de Suecia recibirá copia de las notificaciones.

3. Fase de cuantificación de saldos y reembolso

Fecha/Hito	Acción	Descripción	Comentario
10/04/2018	Cierre contable y financiero del presupuesto de phase out asignado a Diakonia.	Diakonia prepara la información financiera de reporte respecto al presupuesto de phase out para inmediata revisión de la firma auditora	El informe del uso de recursos por parte de Diakonia en el presupuesto de phase out aprobado por la Embajada de Suecia constituirá una 2da parte al informe global de auditoria que debe presentarse a cierre del mes xx xxxxx 2018.
20/04/2018	Cierra el trabajo de campo de la firma auditora respecto a la revisión de ejecución del presupuesto de phase out de Diakonia	Diakonia conocerá si existen recursos a reembolsar al donante respecto del presupuesto de phase out.
30/04/2018	Presentación del informe general de auditoria del programa	La empresa auditora debe presentar un informe general consolidado tanto de su revisión del período de implementación del programa por parte de todas las organizaciones al 31/12/17 y también resultados de la revisión de la ejecución del presupuesto de phase out aprobado a Diakonia.	Este informe debe contener el monto total en SEK que Diakonia Sede reembolsará a Asdi en Suecia por concepto de recursos recibidos para el programa Modelos de Saneamiento.
31/04/2018	Presentación del informe general de auditoria del programa a la Embajada de Suecia	Diakonia se encarga de la presentación a la Embajada de Suecia
11/05/2018	Reunión final de evaluación del programa	Diakonia coordina con la Embajada de Suecia una reunión final de evaluación del programa Modelos de Saneamiento Sosteible, incluyendo los resultados de la auditoria global.	Se espera la realización de un acta de evaluación de manera conjunta entre la Embajada de Suecia y Diakonia que se integre como uno de los documentos finales de cierre. Si no hubiera objeción al monto presentado para reembolso por la auditoria, la oficina sede de Diakonia iniciaría inmediatamente el trámite de reembolso de recursos a la oficina de Asdi.
10/06/2018	Verificación previa de la recepción de reembolso por parte de Asdi	Diakonia sede realiza la consulta acerca de la recpeción de reembolso en Asdi Sede y solicita la certificación y conformidad.
30/06/218	Cierre definitivo del contrato de subvención del Programa Modelos de Saneamiento	Previa verificación conjunta entre la Embajada de Suecia y Diakonia respecto a la existencia de toda la documentación pertinente.	Se espera contar con un documento oficial por parte de la Embajada del cierre apropiado del contrato.

3. Auditoria

Considerando el proceso de cierre (phase out) del contrato, la auditoría se hará en dos etapas:

• La primera, estará orientada a la verificación de gastos efectuados por AGUATUYA, CIDRE IFD y la Plataforma JES para la implementación del programa en su primer año (01/10/2016 – 31/12/2017). Esta verificación se realizará con un trabajo de campo (visita a cada organización) en el mes de Febrero, contando ya con informes finales individuales de cada organización, así como informes consolidados del programa. Un primer informe respecto a este período se presentará a Diakonia y la Embajada de Suecia hasta el 31/03/2017.

• La segunda, estará orientada a la verificación de gastos efectuados por Diakonia como parte del presupuesto de phase out (en adjunto) que apruebe la Embajada de Suecia, correspondiente al periodo 01/01/2018 – 31/03/2018. Una vez realizada la verificación, los resultados de la misma debe incluirse en el primer informe produciendo una general y agregado para todo el programa.

Este último informe agregado debe recibir la aprobación de la Embajada de Suecia.