GUIA DEL EXPOSITOR
GUIA DEL EXPOSITOR
NORMAS GENERALES
23, 24 y 00 xx xxxxxxx 0000
1. DEFINICIONES
En las presentes Condiciones Generales de Admisión y Contratación de Congresos organizados por la empresa Mireat Holding S.R.L, representada por su filial SABORFUSION S.L. (en adelante SABORFUSION), el término <Congreso> se refiere a la manifestación ferial. El término <Expositor> incluye cualquier persona física o jurídica, que cuente con espacio en el Congreso. El término
<Dirección> designa al Departamento correspondiente de SABORFUSION, entidad organizadora del Congreso. El término <RECINTO> hace referencia al Hotel Breathless Xxxxx Xxxx, Xxxxx Xxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx. El término «Normativa de Participación» hace referencia a las Condiciones Generales de Admisión y Contratación en Congresos organizados por SABORFUSION, al Reglamento General de Participación de Expositores, así como a las Normas Específicas del congreso.
2. ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS GENERALES DE PARTICIPACIÓN EN EL CONGRESO ORGANIZADAS POR SABORFUSION
Todas las empresas que soliciten su participación como expositores en cualquiera de los congresos organizados por SABORFUSION aceptan la normativa de participación tanto las presentes condiciones generales como el Reglamento General de Participación de Expositores y las normas específicas de cada Congreso.
3. CONDICIONES GENERALES DE ADMISIÓN
3.1. Participación
Podrán solicitar su participación en el Congreso, todas aquellas personas físicas o jurídicas, legalmente constituidas, cuyas actividades industriales o comerciales se consideren por SABORFUSION incluidas en los sectores y productos objetos del congreso.
La Solicitud de Xxxxxxxx deberá dirigirse por escrito a la Dirección de la Feria según el modelo establecido por la misma, ajustándose a los precios, formas de pago y plazos que figuran en la misma. La mencionada Solicitud se realizará mediante la suscripción de los formularios de participación que tenga establecidos la Dirección del certamen, con el pago de los correspondientes derechos de inscripción; la Dirección se reserva en todo caso el derecho de admisión de expositores.
Con la solicitud de participación en la feria, el Expositor acepta que su participación tiene lugar a su propio riesgo y xxxxxxx no devengando derecho a indemnización alguna en el caso de no cumplirse las expectativas de negocio del Expositor o de la Organización.
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Deberá rellenarse íntegramente, a máquina o con caracteres de imprenta, y se firmará por persona con poder bastante y debidamente identificada por la empresa solicitante, debiéndose asimismo acompañar la cantidad estipulada en la misma (expresada en % del total contratado) que suponga la participación del Expositor en el congreso.
Este escrito, una vez aprobada la participación del Expositor por parte de la Dirección del congreso, se constituirá en contrato entre ambos.
3.2. Forma de pago
Los abonos se realizarán, según lo señalado en estas Normas y/o en el contrato de Stands mediante:
- Ingreso y/o Transferencia bancaria a la cuenta Nº 9603214153 del banco Banreservas a
favor de Mireat Holding S.R.L. con RNC 1-31-49572-9 (República Dominicana).
Deberá adjuntarse, copia de contrato y justificante de pago.
- En caso de aplazamiento por fuerza mayor motivado por COVID 19 Mireat Holding aplazara el inicio del congreso a un máximo de 280 días.
- En caso de cancelación por fuerza mayor motivado por COVID 19 Mireat Holding reintegrara el 100
% de las cantidades ingresadas.
3.3. Adjudicación de emplazamiento
Las solicitudes de emplazamiento deberán formalizarse a través de la Solicitud de Admisión.
La adjudicación del emplazamiento contratado será provisional hasta la determinación definitiva del mismo por parte de la Dirección.
En el caso de no abonar las cantidades previstas en la Solicitud de Admisión dentro de los plazos establecidos, el Expositor perderá todos los derechos sobre el emplazamiento provisionalmente adjudicado, pasando el mismo a disposición de la Dirección.
No se autoriza la ocupación de espacio de exposición que no haya sido abonado en su totalidad.
Tampoco se procederá al montaje de los stands modulares contratados a la Dirección sin que se haya cumplido el mencionado requisito.
La Dirección se reserva el derecho, por necesidad o fuerza mayor, de variar la situación y dimensiones del emplazamiento adjudicado provisionalmente, cambiar o cerrar las entradas y salidas de la Sala, así como ejecutar obras y modificaciones en la misma. En estos únicos supuestos las diferencias que puedan originarse por reducción de espacio solicitado y, en consecuencia, del importe entregado, serán restituidas por la Dirección en proporción a la reducción efectuada, excluyéndose cualquier otra reclamación por parte del expositor
3.4. Aceptación de participación
La aceptación definitiva de participación queda reservada a la Dirección que podrá rechazar aquellas solicitudes que, a su criterio, no se ajusten a las finalidades del congreso.
Si la solicitud no pudiera ser admitida por la razón expuesta, la Dirección del Congreso, procederá a la devolución de las cantidades abonadas.
3.5. Obligación de exposición
El Expositor está obligado a participar en el Congreso durante la totalidad de los días y del horario completo de celebración de la misma, que será comunicado y estará reflejado en las Normas Específicas del cada congreso.
El personal del Expositor deberá estar presente en los stands durante todas las horas en que el congreso esté abierto a los visitantes y la media hora anterior a la apertura y hasta el cierre.
3.6. Renuncia o anulación del expositor
Los expositores que renuncien a participar en el evento deberán notificar por escrito dicha renuncia a la Organización.
La baja o cancelación del stand una vez contratado no da derecho al retorno del pago efectuado.
Cuando la renuncia se produzca en un plazo inferior o igual a 30 días de la celebración del evento, la Organización podrá reclamar el pago total del espacio, aunque éste pueda ser ocupado por otro expositor.
En caso de que el expositor no haya satisfecho la totalidad del importe antes del inicio del montaje, o no haya ocupado el espacio contratado el día de la inauguración del evento, podrá entenderse que su participación queda anulada, y la Organización será libre de ceder el espacio o el stand a un tercero, sin tener ninguna obligación de indemnizarlo ni de reintegrarle las cantidades adelantadas por este concepto, las cuales serán retenidas en concepto de indemnización por los gastos soportados por la Organización en concepto de la Participación anulada. La incomparecencia del expositor al evento que no haya sido comunicada a la Organización con antelación podrá ser motivo suficiente para interponer una demanda de daños y perjuicios contra el expositor, sin que éste pueda reclamar el pago efectuado.
3.7. Mercancías expuestas
El Expositor que presente mercancías distintas a la temática objeto del congreso deberá contar con la autorización de la Dirección, o perderá su derecho a los espacios adjudicados.
4. TARIFAS D E OCUPACIÓN Y SERVICIOS
4.1. Canon de ocupación de espacios
El canon de ocupación de espacios es el que figura en la Solicitud de Admisión Stand, donde se especifica lo que incluye el precio por metro cuadrado.
4.2. Construcciones modulares en régimen de alquiler
SABORFUSION pone a disposición de los expositores, en régimen de alquiler, construcciones modulares tipo stand, así como diversos elementos complementarios. La solicitud de alquiler de los mismos, su cuantía y descripción, así como el costo y demás condiciones particulares, están reflejados en la correspondiente Tarifa de Servicios.
Cualquier daño causado a los citados materiales será reparado por SABORFUSION a cargo del expositor o bien será pagado directamente por el mismo.
4.3. Alquiler de stands y fianza
El precio de alquiler de los stands figura en la Solicitud de Admisión Stand. Los stands serán entregados al terminar la Feria en las mismas condiciones en que se recibieron. En caso contrario se facturarán los desperfectos al precio determinado por SABORFUSION. guiándose siempre por el valor de reposición xx xxxxxxx SABORFUSION podrá fijar el cobro de una fianza para responder de posibles daños en el material que se alquila a cada expositor. En contrataciones de superficie superior a dos (2) stands modulares, la fianza ascenderá a $200 (10.650 pesos); en el supuesto de contratar hasta el equivalente a dos (2) stands modulares, la fianza ascenderá a $100 (5.300 pesos). A tal efecto, se establece una franquicia de $20 € (1.065 pesos).
4.4. Contratación de servicios
SABORFUSION está dotado de una red de distribución de servicios de electricidad, teléfono, agua y desagüe.
Para efectuar las conexiones necesarias en los stands, el expositor cumplimentará los apartados correspondientes en la Tarifa de Servicios.
4.5. Pago de servicios
La facturación de los servicios solicitados se realizará de acuerdo con las tarifas vigentes en la Feria, que se recogen en la Tarifa de Servicios, a disposición de todos los expositores.
Los importes correspondientes a los servicios prestados al expositor serán abonados a la presentación del os cargos, y siempre antes de la retirada xxx xxxxxxx de mercancías, bienes o instalaciones.
4.6. Limpieza
La Dirección cuidará de la limpieza de calles, pasillos, espacios y servicios comunes, así como del vaciado de papeleras, y de la limpieza inicial antes de la inauguración de la Feria. La Dirección no se
hace responsable de la limpieza interior de los espacios contratados, que deberá ser realizada por la firma expositora y en horario previo a la apertura al público, pudiendo ser también ésta contratada directamente con la empresa de limpieza oficial del Congreso.
4.7. Seguros
Los Expositores quedan obligados a soportar un Seguro de Responsabilidad Civil que cubre esa responsabilidad tanto durante el periodo de montaje, en los días del Congreso y en su desmontaje. Este será contratado por la Dirección y se cargará al expositor.
5. PERSONAL A CARGO DEL EXPOSITOR: CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS
El Expositor, todas las personas adscritas al stand, y las personas que intervengan en el montaje, decoración y desmontaje del mismo, deberán estar asegurados contra accidentes laborales, cumpliendo con lo preceptuado en la legislación sobre Seguridad e Higiene en el trabajo.
En ningún momento existirá relación laboral alguna entre SABORFUSION y el personal que el Expositor y/o las empresas que intervengan en el montaje, decoración y desmontaje de su stand, en calidad de contratistas y/o subcontratistas, desplacen al Congreso para llevar a cabo cualesquiera de los trabajos que dan contenido a su contrato, ni directa ni subsidiariamente, siendo por cuenta del Expositor, sus contratistas y/o subcontratistas, la totalidad de sus salarios, sus cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones y declaraciones, liquidaciones de impuestos y todas las obligaciones dimanantes del contrato de trabajo o de cualquier otro tipo de contrato, quedando facultada SABORFUSION para exigir la presentación de los documentos acreditativos de estar al corriente en el pago de las mismas. Asimismo, el Expositor se compromete a cumplir y a hacer cumplir a sus contratistas y/o subcontratistas la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales que sea de aplicación a los trabajos por él desarrollados o en su caso, contratados o subcontratados. Las empresas que realicen trabajos para los Expositores o sus contratistas deberán tener cubierta la Responsabilidad Civil que pueda derivarse de su actuación.
6. NORMATIVA SECTORIAL DE PRODUCTOS DE EXPOSICIÓN
El Expositor se compromete a exponer, ofrecer o comercializar exclusivamente productos y servicios que cumplan íntegramente la normativa legal aplicable a los mismos.
7. PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN de los expositores
7.1. Contenido
El contenido de la publicidad no podrá contravenir las disposiciones legales en vigor. Se prohíbe específicamente la realización de cualquier acción publicitaria que implique competencia desleal.
7.2. Distribución
La distribución de muestras, folletos y demás materiales de promoción no podrán apartarse de la
temática general del congreso.
No se permite ningún tipo de publicidad fuera del límite de los stands, especialmente mediante personas contratadas al efecto, así como tampoco la distribución de medios publicitarios en los pasillos, vestíbulos ni delante de las entradas. Las encuestas, rifas o concursos entre expositores o público, deben ser autorizadas por la Dirección. Está expresamente prohibido el reparto de material adhesivo (pegatinas) en el interior y aledaños xxx Xxxxxxx, siendo responsable el Expositor.
7.3. Limitaciones
Las acciones publicitarias, demostraciones o cualquier otra actividad en los stands, que puedan molestar a los expositores vecinos o a los visitantes serán prohibidas por la Dirección.
8. REPRODUCCIONES MUSICALES Y PROYECCIONES DE PELÍCULAS
9.1. Límites y normativa
Si en los stands se ofrecen reproducciones de audiciones musicales y/o proyecciones de películas, debe de tenerse en cuenta que es necesario la preceptiva autorización de la Sociedad General de Autores y Editores o de cualquiera otra entidad gestora de derechos de autor, ya que se devengan derechos de autor que deben abonarse por el expositor que asume toda responsabilidad directa.
El límite sonoro máximo de las emisiones de cada expositor será de 60 decibelios. En caso de generarse molestias por superarse el nivel de sonido autorizado, SABORFUSION comprobará este hecho y requerirá al expositor la disminución del volumen hasta los límites autorizados. Ante la negativa de éste o el incumplimiento reiterado de la norma, la Dirección del certamen procederá al corte de fluido eléctrico del stand, y en su caso, a la clausura y cierre del stand, sin que el expositor tenga derecho a la devolución de las cantidades pagadas ni a indemnización de ningún tipo.
9. DISPOSICIONES FINALES
10.1. Sumisión a las normas de participación
Todos los expositores, por el hecho de su inscripción, aceptan las presentes Normas Generales de Participación y las específicas del certamen al que se han inscrito. Cualquier vulneración o infracción a cualquiera de los artículos de la presente normativa podrá motivar la exclusión inmediata, temporal o definitiva del expositor o contraventor.
10.2. Cambio de fecha, desconvocatoria suspensión. Causa de Fuerza Mayor
• Si a juicio de la Dirección del congreso o por cualquier otra causa imputable a ella hubiera que desconvocar el congreso definitivamente, la responsabilidad de SABORFUSION estará limitada a la devolución de las cantidades entregadas, cuyo importe constituye el límite de responsabilidad máxima de la organización por cualquier razón o concepto.
• En el caso de que se produjera la suspensión temporal o parcial, de la actividad del congreso por razones de caso fortuito o fuerza mayor, incluyendo huelgas, amenazas, fenómenos meteorológicos adversos x xxxxxx de suministro o COVID 19, SABORFUSION no devolverá importe alguno a los expositores.
• La Dirección se reserva el derecho de poder reducir o ampliar o modificar el área de exposición y actividades del Certamen, así como a aplazar su montaje, celebración y desmontaje, siempre que lo aconsejen circunstancias especiales o lo exijan causas de fuerza mayor. Tales circunstancias no serán motivo suficiente para que los expositores rescindan su contrato ni para exigir cualquier tipo de compensación en concepto de daños y perjuicios. la duración de la Feria, así como aplazar su celebración, siempre que concurran causas de fuerza mayor.
10.3. Protección de datos
En cumplimiento del Reglamento (EU) 679/2016 de Protección de Datos de Carácter Personal, y demás disposiciones legales, queda informado, expresamente, de que los datos que facilite voluntariamente como expositor quedarán incorporados a un fichero automatizado de carácter de personal de SABORFUSION Unipersonal pudiendo ser utilizados por esta empresa con fines promocionales o informativos de las actividades que SABORFUSION organiza y/o apoya con su logística. En caso que durante la participación del expositor en el congreso haya accedido o tratado datos de carácter personal, se compromete a cumplir todas las obligaciones legales vigentes en materia de protección de datos. La condición de expositor implica que SABORFUSION puede remitirle mediante correo electrónico, comunicaciones comerciales sobre las actividades, productos y servicios de la SABORFUSION.
10.4. Propiedad Intelectual
La marca Sabor Fusión y el contenido de todos los Textos, documentos y material proporcionado al Expositor es de exclusiva propiedad de SaborFusion SL, con facultad de explotación de la propiedad intelectual que puedan derivarse de las mismas.
10.5. Cesión y Confidencialidad
El Expositor no podrá ceder su posición respecto a las Condiciones Generales de Admisión y Contratación en Congresos organizados por SABORFUSION, al Reglamento General de Participación de Expositores, como a las normas específicas del congreso, ni los derechos u obligaciones que por ley conlleva.
NORMATIVA LEGAL SUPLETORIA
Para los extremos no previstos en estas Normas, serán de aplicación cualesquiera de las disposiciones de orden sustantivo reguladoras de la actividad objeto de estas Normas y las disposiciones de los Códigos de Comercio y Civil que fueren de aplicación.
LEGISLACION APLICABLE Y FUERO JUDICIAL
Las presentes Normas Generales se regirán por la normativa, del país donde se esté haciendo el Congreso, con la normativa vigente en la materia correspondiente de aplicación y en caso de que se planteara algún tipo de controversia o litigio en las relaciones entre la Dirección del Congreso y cualquier Expositor, ambos se someten a los fueros y Tribunales de Justicia de Madrid capital (España).
REGLAMENTO XXXXXXX XX XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXX ORGANIZADOS POR SABORFUSION
I. DISPOSICIONES GENERALES
1. Ámbito de aplicación
El presente Reglamento General de Participación de Expositores en congresos es de aplicación a todos los organizados por SABORFUSION, si bien podrá ser expresamente modificado, en aspectos concretos, por las Normas Específicas de un congreso cuando el mismo presente características que así lo aconsejen.
2. Accesos: horarios de entrada y salida de expositores
El acceso al Recinto del congreso se realizará por las puertas que en cada caso indique SABORFUSION. Salvo que las Normas Específicas del congreso indiquen lo contrario, los Expositores acreditados por SABORFUSION podrán acceder al recinto desde treinta minutos antes de la hora prevista para su apertura, y no podrán permanecer en el mismo más allá de treinta minutos después del cierre.
3. Entrada y salida de mercancías
No se permitirá la ocupación del espacio, montaje del stand ni entrada de mercancías, si no se tiene autorización de entrada emitida por SABORFUSION. Para la entrada/salida de materiales, objetos y material de decoración durante los periodos de montaje y desmontaje del Certamen, cada Expositor deberá atenerse a los horarios que se marquen para ello en las Normas Específicas. Se considerará abandonado y será retirado por SABORFUSION, cualquier material, objeto o producto que permanezca en el recinto una vez concluidos los horarios asignados para su retirada en las condiciones y con las tarifas establecidas. Para la entrada/salida de mercancía durante la celebración del congreso, cada Expositor deberá solicitar un permiso individualizado de la Dirección, debiendo atenerse a los horarios que se marquen en el mismo. En aquellos congresos en que se permita la venta directa con retirada de mercancía expuesta, el Expositor deberá autorizar la salida de las mercancías vendidas mediante la expedición y entrega al adquirente del documento correspondiente. Para la retirada de mercancía y materiales, finalizado el congreso, será necesario tener la autorización de salida de SABORFUSION.
4. Atención del stand/Materiales del expositor
El stand deberá estar permanentemente atendido por personal a cargo del Expositor durante todo el periodo de celebración. Los objetos y productos expuestos permanecerán en el interior del stand durante toda la celebración, salvo indicación en contrario de las Normas Específicas del congreso. Sólo se admitirá la presencia en los stands de productos y materiales promocionales incluidos en los
sectores objeto del congreso o la realización de actividades relacionadas con la temática del mismo; en caso de incumplimiento de esta obligación se dirigirá comunicación escrita al Expositor firmada por la Dirección del congreso, para que proceda a la retirada inmediata de los productos o al cese de las actividades. Si en el plazo de cuatro horas, el Expositor no atendiese a la citada comunicación, se procederá, al final de la jornada del congreso y sin otro requerimiento, a clausurar y cerrar el stand, sin que el Expositor tenga derecho a la devolución de las cantidades pagadas ni a indemnización alguna. La realización de actividades promocionales, la distribución y exhibición de muestras, folletos, octavillas y toda clase de material promocional se realizará única y exclusivamente dentro del espacio contratado por la marca expositora.
No se permite la entrega a visitantes de globos inflados con gases. En ningún caso se permite la presencia de animales vivos en los stands salvo que las Normas Específicas del congreso lo autoricen expresamente, de acuerdo con la legalidad vigente (excepto animales entrenados para ayuda personal – perros guía).
En relación con los vehículos con motor de combustión utilizados como material de exposición, deberán tener los depósitos cargados sólo con el combustible mínimo imprescindible para poder acceder al espacio adjudicado y poder abandonarlo a la finalización del congreso. No está permitido poner los vehículos en marcha durante la celebración del congreso salvo en los casos en que las normas específicas del mismo así lo autoricen expresamente. No está permitido proyectar ningún tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado. La consignación o envío de mercancía será remitida al stand del Expositor. SABORFUSION no recepcionará mercancía en nombre del Expositor.
5. Uso de máquinas y herramientas durante el Certamen
Toda máquina o herramienta debe tener la homologación del país e ir identificada con el marcado correspondiente. Cada máquina debe ir equipada con dispositivos xx xxxxxx de emergencia que permitan detenerla en condiciones de seguridad. Toda persona que tenga que utilizar una máquina debe haber recibido la formación e información adecuadas sobre los riesgos que implica su utilización. Las zonas peligrosas de las máquinas deben estar marcadas con advertencias y señalizaciones. Toda parte de una máquina que presente peligro de atrapamiento, corte, abrasión o proyección deberá ir equipada con resguardos o dispositivos de protección. Nunca se deberá anular o «puentear» ningún dispositivo de seguridad de que disponga la máquina, ni tampoco retirar las protecciones o resguardo.
6. Nivel máximo de sonido
Están prohibidas las demostraciones ruidosas, no pudiéndose sobrepasar los 60 decibelios medidos al borde del stand. En caso de superarse el nivel de sonido indicado, el personal de SABORFUSION requerirá al Expositor la disminución del volumen hasta los límites indicados. En caso de negativa de éste o de incumplimiento reiterado de la norma, el personal de SABORFUSION procederá al corte del fluido eléctrico del stand y en su caso, a la clausura y al cierre del mismo, sin que el Expositor tenga derecho a la devolución de las cantidades pagadas ni a indemnización alguna.
7. Catering
Los Expositores que vayan a ofrecer Catering en su stand, deberán comunicarlo a la Dirección del congreso para su conocimiento y acuse de recibo. El Expositor asume la responsabilidad frente a terceros por reclamaciones que tengan su origen en el citado servicio de catering exonerando a SABORFUSION de cualquier responsabilidad al respecto. En el caso de no cumplir el citado procedimiento de comunicación, el Expositor no podrá ofrecer este servicio en su stand.
8. Rifas, sorteos o combinaciones aleatorias
Aquellos expositores que lo deseen, podrán organizar rifas, sorteos o combinaciones aleatorias siempre en cumplimiento de la legalidad vigente. Cualquier acción de esta índole deberá contar con la autorización expresa de la Dirección que podrá requerir copia de la correspondiente autorización administrativa.
II. NORMATIVA DE SEGURIDAD
II.1 NORMATIVA DE SEGURIDAD LABORAL - COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES
9. Información General
Garantizar la seguridad y salud de todas las personas que prestan sus servicios en el Recinto, es uno de los objetivos de la Dirección de SABORFUSION. Con esta finalidad y en cumplimiento del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales sobre Coordinación de Actividades Empresariales y del R.D. 171/2004 que lo desarrolla, SABORFUSION, en calidad de titular del centro de trabajo, viene obligada a informar al resto de empresarios concurrentes sobre los riesgos propios del centro de trabajo que puedan afectar a las actividades por ellos desarrolladas, la medidas establecidas para prevenirlos y las medidas de evacuación y emergencia que se deben aplicar. De conformidad con esta normativa, toda persona física o jurídica que por cualquier motivo desarrolle trabajos en el Recinto (proveedores de servicios contratados por SABORFUSION, expositores, organizadores de certámenes, actos o eventos, y los contratistas, subcontratistas o personal dependiente de cualquiera de ellos, sea cual fuere su actividad, situación laboral o vínculo profesional) viene obligada a conocer, cumplir y tener en cuenta la información facilitada por SABORFUSION en la planificación preventiva de las actividades que fuera a desarrollar en el Recinto. La información facilitada por SABORFUSION puede ser complementada con otras normas específicas que pudieran ser de aplicación cuando, por la naturaleza de las actividades concretas a desarrollar, se considere necesario para la seguridad general. Esta decisión corresponde a la Dirección de SABORFUSION, de común acuerdo, en su caso, con las empresas que eventualmente tomen parte en la ejecución de los trabajos. Del mismo modo, el resto de normas técnicas específicas contenidas en el Reglamento General de Participación de Expositores (actividades prohibidas, no ocupación de pasillos, prevención de incendios, instalaciones eléctricas, etc.) complementarán a las genéricas de prevención de riesgos en tanto su cumplimiento se encamina a garantizar la seguridad de personas e instalaciones. Asimismo, todos los expositores concurrentes son responsables de cumplir y hacer cumplir a sus contratistas, subcontratistas y/o autónomos la legislación en materia de prevención de riesgos laborales que sea de aplicación a las actividades por ellos desarrolladas incluyendo la información e instrucciones que serán facilitadas por SABORFUSION que se detallan en estas Normas Generales de Participación. Por este motivo, con
carácter previo al inicio de los trabajos, SABORFUSION hará entrega del «Dossier de coordinación de actividades empresariales» a todas aquellas empresas que, por cuenta del Expositor, realicen trabajos o actividades en el espacio contratado que deberá ser debidamente cumplimentado y firmado por el responsable de cada empresa. No podrá iniciarse el montaje sin la previa cumplimentación y entrega del citado dossier.
II.2. NORMATIVA DE SEGURIDAD.
10. Vigilancia y emergencias en el recinto.
SABORFUSION proporciona, durante todo el periodo del congreso, la vigilancia general xxx xxxxxxx, de carácter disuasorio, preventivo, control de accesos, orden público y de seguridad contra incendios. La Dirección de Seguridad de SABORFUSION es la responsable de la gestión y dirección de emergencias (médico sanitarias, incendio, amenazas de cualquier índole y catástrofes naturales), así como de la activación del Plan de Emergencia, Autoprotección y Evacuación xxx Xxxxxxx. En estas situaciones los Expositores, sus contratistas y/o subcontratistas y el personal de ellos dependiente quedan afectos al Plan de Emergencia, Autoprotección y Evacuación xxx Xxxxxxx, bajo las directrices de la Dirección de Seguridad de SABORFUSION que actuará siempre en coordinación, colaboración y bajo la dependencia de las Fuerzas de Seguridad del Estado. El Expositor, sus contratistas y/o subcontratistas y el personal de ellos dependiente, están obligados a cumplir la legislación vigente en materia de orden público.
11. No ocupación de los pasillos. Embalajes.
Los pasillos, como vías de evacuación, deben permanecer, en todo momento, practicables, incluidos los periodos de montaje y desmontaje. Todo el material debe permanecer dentro de los límites del espacio de los mismos, dejando pasillos y demás zonas comunes totalmente libres. Los servicios de limpieza xxx Xxxxxxx retirarán cualquier objeto depositado en estas zonas, sin derecho a reclamar daños y perjuicios. Durante la celebración del congreso no se podrá colocar en los pasillos y demás zonas comunes ninguna muestra, embalaje u objeto en general.
12. Instalaciones fijas y móviles
Se respetará siempre la visibilidad y accesibilidad del material e instalaciones contra incendios: Bocas de Incendio Equipadas (BIE), Hidrantes de suelo, extintores, alarmas, equipos de extinción por agua, salidas de emergencia, etc. aun cuando queden incluidos dentro de los espacios contratados, así como los accesos a las áreas técnicas y de servicio.
13. Prevención de incendios
Los materiales que se empleen para las distintas construcciones (stands, showcooking, etc.) deberán cumplir con la normativa vigente. En particular, por lo que se refiere a la resistencia al fuego del material. Igualmente, los elementos de decoración deberán cumplir las mismas características que los de construcción.
14.Vigilancia de áreas de exposición y pertenencias del expositor
En el interior de las Áreas de Exposición SABORFUSION establecerá un servicio de vigilancia dirigido al cumplimiento de las responsabilidades descritas en el artículo 10. Entre los cometidos de «orden público» y «vigilancia general» encomendados a la seguridad privada de SABORFUSION, como colaboradora de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, se encuentra comprendida la obligación de prevenir, evitar y perseguir, en la medida de lo posible, la comisión de delitos de cualquier índole. En este sentido, queda entendido que no se trata de un servicio de vigilancia específica a todos y cada uno de los stands y de sus pertenencias, sino de seguridad preventiva de carácter general. De acuerdo con lo anterior, SABORFUSION no se responsabiliza del robo o hurto de los materiales y objetos depositados en cada stand, ni de los daños que puedan sufrir los objetos, muestras, efectos personales, materiales de montaje y/o de exposición, antes, durante ni después de la celebración del congreso, salvo que exista responsabilidad suficientemente probada por parte del personal de SABORFUSION o que dichos daños queden incluidos en las coberturas de los Seguros obligatorios de Responsabilidad Civil y «Multiferia» . La vigilancia y seguridad de las pertenencias particulares de cada stand es, por tanto, responsabilidad exclusiva de cada expositor.
15. Contratación de seguridad privada para stands.
Existe un servicio de vigilancia de stands, facilitado por la empresa de seguridad colaboradora de SABORFUSION. No está permitida la contratación de los mencionados servicios, con empresa distinta a la concesionaria oficial del congreso.
III. NORMATIVA GENERAL DE MONTAJE
16. Períodos de montaje y desmontaje
Los días de montaje y desmontaje de los stands, así como los horarios de trabajo dentro del congreso serán los que figuran en las Normas Específicas de cada Certamen. Fuera de estos días y horarios, salvo autorización expresa de SABORFUSION, no se autorizará la entrada o salida de material ni la permanencia de personal en el recinto.
17. Acceso de Vehículos, Carga y Descarga de Mercancías en Montaje y Desmontaje
El acceso al Recinto, se efectuará por las puertas y en los días y horas que en cada caso se indique. El acceso al interior xxx Xxxxxxx se realizará exclusivamente para efectuar la carga y descarga de los materiales. Los vehículos no podrán permanecer estacionados dentro xxx Xxxxxxx ni en las zonas adyacentes. SABORFUSION no se hace responsable de la vigilancia de los vehículos mientras permanezcan en el Recinto.
18. Stands de diseño libre
Aprobación del Proyecto: Los expositores que opten por la decoración libre de su stand deberán remitir obligatoriamente a la Dirección de SABORFUSION, el proyecto de decoración (planta, alzados y perspectiva acotados), para su aprobación. La fecha límite para la presentación del proyecto será dos semanas (2) antes del comienzo del Certamen. Es requisito imprescindible para poder comenzar el montaje tener el proyecto aprobado. No se dará suministro de energía eléctrica a aquellos stands que no cumplan las condiciones de montaje e instalación de espacios.
▪ Normas de Montaje: Todos los expositores, están obligadas a realizar un montaje de su stand, que incluya como mínimo las paredes medianas con las paredes del pabellón o con otros stands de una altura mínima de 2,50 m y como máximo de 4,00 m. Las caras traseras de los stands tendrán un acabado neutro y de calidad semejante al interior del stand, no pudiéndose poner en ellas, ningún tipo de logotipo o rotulación. Se podrá elevar un elemento puntual, hasta una altura máxima de 6,00 m., excepto en las medianas con los stands vecinos. Retranqueándose un mínimo de 1,00 m. de ellas, se podrán elevar todos los elementos que se desee hasta la altura máxima permitida de 4,00 m.
Aquellos stands construidos sobre tarima, siempre que ésta tenga una altura superior a 19 mm, deberán contar con al menos una rampa de acceso para minusválidos de 1,00 m. de ancho como mínimo
▪ Seguridad del stand: Las estructuras del stand, así como cualquiera de los elementos utilizados en su decoración, deberán tener la rigidez y estabilidad necesarias para que no suponga ningún riesgo ni para las personas ni los bienes. El Expositor es el responsable de la seguridad estructural del stand. SABORFUSION podrá pedir por escrito pruebas de la misma si lo considera necesario.
▪ Interpretación y aplicación: La interpretación y aplicación de la normativa para cada caso particular corre a cargo de SABORFUSION, quien se reservará el derecho de arbitrar excepciones si lo considera necesario, sobre la base del respeto a la perspectiva general del congreso y a la visibilidad de los stands vecinos. En el caso de que las Normas Específicas del congreso difieran de lo reflejado en este Reglamento, prevalecerán las citadas Normas Específicas en aquellos aspectos en los que difieran.
19. Elementos fuera del Espacio Adjudicado
Salvo indicación específica de las Normas del Certamen, cualquier elemento decorativo o constructivo no podrá sobresalir más de 50 cm del espacio adjudicado en dirección a espacios comunes. Estos elementos deberán situarse entre una altura mínima de 2,5 metros y hasta la altura máxima que figure en las Normas específicas del congreso.
20. Actividades no Permitidas de Montaje e Instalación de Espacios
No está permitido:
- Afectar las instalaciones de SABORFUSION, ni ningún elemento estructural de la misma.
- La pulverización de pinturas en el interior xxx Xxxxxxx
- Depositar o exponer materias peligrosas, inflamables, explosivas e insalubres, que desprendan olores desagradables y que puedan ocasionar molestias a otros Expositores o al público visitante.
- Perforar los pavimentos ni fijar en ellos moquetas o elementos de construcción con cola de contacto o similares, debiendo fijarse tales elementos con cinta adhesiva xx xxxxx faz, o bien, fijarse en las tarimas o planchas instaladas al efecto por el Expositor o, por cualquier otro medio, siempre independiente del pavimento. Tampoco se podrá pintar, fijar tacos o hacer xxxxx de ninguna clase.
- El uso de globos inflados con gases ligeros como elemento decorativo de stands. Su utilización estará permitida, previa consulta con la Dirección de SABORFUSION, cuando los mismos estén anclados a un elemento estructural del stand o se rellenen con gases pesados inofensivos que impidan su ascensión.
- Realizar cualquier tipo de montaje en aquellas zonas definidas como pasillos de congreso.
- Dirigir los focos hacia el exterior del stand.
Las Normas Específicas del congreso podrán determinar cualquier otra actividad no permitida en relación con ese congreso. Los gastos de reparación de cualquier daño producido con motivo del montaje, instalación y desmontaje serán de cargo del Expositor y/o su decorador.
21. Servicios Suministrados desde Canaletas/Arquetas de Servicios
SABORFUSION podrá utilizar las canaletas/arquetas de servicios situadas dentro de un stand para dar servicio a los stands colindantes en caso de ser necesario. Todos los servicios (comunicaciones, agua y desagüe, electricidad, etc.), serán suministrados en el interior de la canaleta en el punto más cercano al solicitado por el Expositor. Las conexiones a la red de SABORFUSION se harán siempre bajo la supervisión del personal de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION.
22. Normativa para Instalaciones de Gas y otros Elementos que utilicen Combustibles
No está permitida la emisión en las zonas de exposición de vapores y gases inflamables, tóxicos o generalmente desagradables que representen un peligro para la salud y/o molestia para el público asistente. El almacenamiento y/o utilización de gases y vapores de combustión debe ser expresamente autorizada por la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION.
23. Retirada de Residuos y Materiales de Montaje y Exposición
En aplicación de la legislación vigente sobre residuos urbanos, todos los Expositores, así como las empresas contratadas y/o subcontratadas para realizar el montaje y/o desmontaje de stands, están obligados a montar, desmontar y retirar los materiales de montaje, decoración y exposición utilizados, en los periodos de tiempo establecidos para ello. Transcurridos los plazos establecidos
para la salida de mercancía y material de decoración y para el desmontaje del stand, todos los materiales que aún permanezcan en las zonas de exposición del pabellón serán considerados materiales de desecho y serán retirados por SABORFUSION, perdiendo el Expositor todo derecho a reclamar por pérdidas o daños en los mismos siendo por cuenta del Expositor los gastos relativos a su retirada, que serán facturados por SABORFUSION conforme a las tarifas establecidas en el Catálogo de Servicios, por la totalidad de los metros cuadrados adjudicados. En el caso de no desmontar el stand en el plazo establecido, el Expositor abonará a SABORFUSION el coste de realización de este servicio de acuerdo con el presupuesto facilitado por SABORFUSION en función de los trabajos a realizar.
IV. NORMAS ESPECÍFICAS PARA INSTALACIONES ELÉCTRICAS 24.- Generalidades
Toda instalación se realizará de acuerdo a los requisitos exigidos por el Reglamento Electrotécnico para Baja Tensión (Real Decreto 842/2002, de 2 xx xxxxxx), Instrucciones Técnicas Complementarias y cualquier otra disposición interna establecida por la Dirección General de Industria. Es obligatorio someter todas las instalaciones eléctricas efectuadas en el Recinto a la aprobación de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION. A tal efecto, se deberá entregar al servicio de inspección eléctrica de SABORFUSION un boletín de instalación eléctrica, debidamente cumplimentado y sellado por un instalador eléctrico autorizado por el organismo correspondiente con documento de Calificación Empresarial (DCE) en vigor.
25. Suministro Eléctrico
Toda la energía eléctrica de alimentación a los stands será suministrada por SABORFUSION, siendo las características del suministro 400 V entre fases y 230 V entre fases y neutro. No competen a SABORFUSION los suministros que pudieran ser necesarios en corriente continua o en cualquier otra condición de estabilidad y continuidad distinta a la del suministro general, siendo éstos, en todo caso, por cuenta del instalador o usuario del stand y requiriendo previa autorización de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION. SABORFUSION podrá, a su discreción, limitar la potencia de suministro cuando pueda tener incidencia negativa en otros usuarios o por razones de sobrecarga o seguridad de sus propias líneas e instalaciones. Los usuarios de los stands e instalaciones están obligados a mantener un factor de potencia comprendido entre 0,85 y 1. Al depender el suministro eléctrico en el Recinto de la compañía eléctrica proveedora del servicio, SABORFUSION no se hace responsable de las anomalías ajenas a esta Institución, tanto por falta de suministro como de calidad del mismo (variaciones de frecuencia, variaciones de tensión, transitorios, picos, huecos, interrupciones cortas, microcortes, «flickers» armónicos, etc.).
26. Conexión Eléctrica
La conexión eléctrica será realizada por el instalador del stand, bajo la supervisión de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION. En los stands de tipo modular, se realizará desde el punto de distribución que SABORFUSION establezca para la mejor utilización de la red, suministrando la SABORFUSION el cuadro eléctrico correspondiente.
En los stands contratados en régimen de suelo libre, toda la instalación eléctrica será por cuenta del expositor. Previa petición cursada a la Dirección Técnica, la SABORFUSION podrá cotizar el correspondiente alquiler de material.
27. Distribución Eléctrica de los Stands
Toda la distribución eléctrica en cada stand deberá cumplir por cuenta de cada expositor con el Reglamento de Baja Tensión vigente, así como con sus Instrucciones Técnicas Complementarias, en especial con ITC BT -28 y 34.
28. Instalación de Rótulos Luminosos
La instalación de rótulos luminosos que para su funcionamiento necesite una tensión especial, requerirá la autorización previa de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION y reunirá las siguientes condiciones:
- Dispondrá de una protección magnetotérmica individual por cada transformador elevador instalado.
- Los rótulos, cuya parte inferior esté situada a menos de 2,5 m. de altura, se encerrarán en envolventes de adecuada calidad dieléctrica.
- Los rótulos que se dispongan a una altura superior no tendrán ninguna parte bajo tensión sin aislar.
- Para los rótulos luminosos e instalaciones alimentadas con tensiones asignadas de salida en vacío comprendidas entre 1 y 10 kilovatios se aplicará lo dispuesto en la norma UNE-EN 50.107.
29. Normas de Utilización de la Instalación
El Expositor no podrá hacer ninguna modificación, ni manipulación en la instalación eléctrica del stand una vez autorizada su conexión a la red, limitándose a conectar sus receptores en las tomas de corriente o puntos de conexión destinados a tal fin por el instalador autorizado. No se aceptará el uso de adaptadores multivía (ladrones). Cada uno de los receptores del stand irá conectado de manera individual y directa a los correspondientes puntos de conexión previamente instalados para tal fin por el instalador autorizado. No se admitirá, como norma general, la recarga de baterías o acumuladores de cualquier tipo en el interior de los recintos. Su inclusión en los stands se admitirá previo conocimiento y autorización de la Dirección Técnica y de Mantenimiento de SABORFUSION. El Expositor, sus contratistas y/o subcontratistas serán responsables de los daños que pudieran causarse por modificaciones de la instalación eléctrica o por un uso indebido de la misma.
Disposiciones Finales
Primera. - Para los extremos no previstos en estas Normas serán de aplicación cualesquiera de las disposiciones pertinentes de orden sustantivo reguladoras de la actividad.
Segunda. - La Normativa de Participación es de obligado cumplimiento tanto para los Expositores de los Certámenes que se celebren en el Recinto como para las empresas que éstos contraten o subcontraten y para cualesquiera empresas colaboradoras que, como consecuencia de la celebración del congreso, desarrollen trabajos o servicios por cuenta del Expositor. En consecuencia, el Expositor se compromete a trasladar a las citadas empresas contratadas o subcontratadas o colaboradoras, la Normativa de Participación en la medida en que, por los trabajos encomendados por éste a desarrollar en el Recinto, les pueda afectar. En caso de discrepancias en cuanto a la interpretación de las Normas, prevalecerá la versión en castellano sobre versiones realizadas en otros idiomas.
FIRMADO y SELLADO (En todas las páginas): El Expositor