MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

ÓRGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Preparado por:

Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

MARZO DE 2016

San Xxxxxxxx El Xxxxxxxx, C. A.

INDICE

Página

Introducción 9

I.	Aspectos Generales.	10
A.	Objetivos de los Manuales	10
	1. Objetivo General	10
	2. Objetivos Específicos	10
B.	Normas para su Uso y Actualización	10
	1. Ámbito de Aplicación	10
	2. Normas para la Actualización de los Manuales	10
C.	Vigencia de los Manuales	11

II. Manual de Organización 13

A. Introducción 13

B. Principios Administrativos 13

C. Descripción Organizativa 15

1. Objetivo General de la Dirección 15

2. Objetivos Específicos 15

3. Ubicación de la Dirección 15

4. Campo General de Trabajo 15

5. Definición de la Estructura Organización 16

6. Funciones 18

7. Relaciones Funcionales 18

8. Organización Funcional Interna 20

1. Despacho de la Dirección 20

a) Objetivo 20

b) Funciones 20

c) Relaciones Funcionales 20

i. Internas 20

ii. Externas 21

a)	Objetivo	22
b)	Funciones	22
c)	Relaciones Funcionales	22
i.	Internas	22
ii.	Externas	23
Unidad de Asistencia Jurídica 24
a)	Objetivo	24
b)	Funciones	24
c)	Relaciones Funcionales	24
i.	Internas	24
ii.	Externas	25
Unidad de Monitoreo de Contratos 26
a)	Objetivo	26
b)	Funciones	26
c)	Relaciones Funcionales	26
i.	Internas	26

2. Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa 22

ii. Externas 27

5- Departamento de Libre Gestión 28

a) Objetivo 28

b) Funciones 28

c) Relaciones Funcionales 28

i. Internas 28

ii. Externas 29

6- Departamento de Licitaciones 30

a) Objetivo 30

b) Funciones 30

c) Relaciones Funcionales 30

i. Internas 30

ii. Externas 31

7- Departamento de Almacenes 32

a) Objetivo 32

b) Funciones 32

c) Relaciones Funcionales 33

i. Internas 33

ii. Externas 33

III Manual de Descripción de Puestos 35

A. Introducción 35

B. Contenido de cada Puesto 36

1. Título del Puesto 36

2. Naturaleza del Puesto 36

3. Dependencia Jerárquica 36

4. Requisitos Mínimos 37

a) Educación y Conocimientos 37

b) Experiencia 37

c) Capacidades, Habilidades y Destrezas 38

5- Características Personales 38

6- Actividades y Responsabilidades 38

C. Inventario de Puestos 39

1. Ejecutivos/as 39

2. Jefaturas Intermedias 39

3. Colaboradores/as Jurídicos/as 39

4. Colaboradores/as Técnicos/as 39

5. Secretarias 40

6. Colaboradores/as de Oficina 40

7. Motoristas 40

8. Colaboradores/as de Servicios Varios 40

D. Organigrama de Puestos 40

E. Descripción de Puestos 42

1. Ejecutivos/as 42

1.1 Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional 42

1.2 Jefe/a de Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa 46

1.3 Jefe/a de Unidad de Monitoreo de Contratos 50

1.4 Jefe/a de Unidad de Asistencia Jurídica 53

2. Jefaturas Intermedias 56

2.1 Jefe/a del Departamento de Licitaciones 56

2.2 Jefe/a del Departamento de Libre Gestión 59

2.3 Jefe del Departamento xx Xxxxxxx General 62

2.4 Jefe/a de Xxxxxxx Xxxxxxxx 00

3. Colaboradores/as Jurídicos/as 68

3.1 Colaborador/a Jurídico/a 68

4. Colaboradores/as Técnicos/as 72

4.1 Colaborar/a Técnico/a Jefatura Almacén General			72
4.2 Colaborar/a Técnico/a xx Xxxxxxx General			75
4.3 Colaborador/a Técnico/a Jefatura Unidad de		Asistencia	Técnica	y
Administrativa			78
4.4 Encargado/a del Fondo Circulante de Monto Fijo		81
4.5 Encargado/a del Banco de Proveedores		84
4.6 Analista Programador/a Informático/a		86
4.7 Administrador/a de Redes		89
4.8 Gestor de Calidad		92
4.9 Colaborador/a Administrativo/a de la Unidad	de	Asistencia Técnica		y
Administrativa			95

4.10 Coordinador/a de Informática xxx Xxxxxxx General 97

5. Secretarias 101

5.1 Secretaria de la Dirección 101

5.2 Secretaria de Unidad 104

5.3 Secretaria de Departamento 107

5.4 Secretaria del Departamento xx Xxxxxxx General 110

5.5 Secretaria Auxiliar de Libre Gestión 113

5.6 Secretaria Auxiliar de Xxxxxxx Xxxxxxxx 000

0. Xxxxxxxxxxxxx/xx xx Xxxxxxx 000

6.1 Colaborador/a del Fondo Circulante de Monto Fijo 119

6.2 Colaborador/a del Banco de Proveedores 122

6.3 Colaborador de la Unidad de Monitoreo de Contratos 125

6.4 Colaborador/a de Licitaciones 128

6.5 Gestor de Compras 131

6.6 Colaborador/a Administrativo/a de Libre Gestión 134

6.7 Colaborador/a de Libre Gestión 137

6.8 Encargado/a de Garantía de Bienes Almacén General 140

6.9 Encargado de Recepción y Despacho Almacén General 142

6.10 Colaborador/a Almacén General 145

6.11 Digitador xxx Xxxxxxx 148

6.12 Encargado/a del Archivo de Libre Gestión 151

7. Motoristas 153

7.1 Motorista 153

8. Colaboradores/as de Servicios Varios 155

8.1 Mensajero 155

8.2 Ordenanza 157

IV. Manual de Procedimientos 160

A. Introducción 161

B. Inventario de Procedimientos 161

C. Simbología Utilizada 162

D. Descripción de Procedimientos 162

1. Elaboración de Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones 163

2. Atención a Consultas sobre Bases de Licitación o Concurso 172

3. Compras por Licitación 176

4. Compras por Libre Gestión 184

5. Compras por Libre Gestión para Mantenimiento de Vehículos 193

6. Adquisición y Contratación de Bienes y/o Servicios por Contratación Directa

200

7. Compras a través del Fondo Circulante 208

8. Reintegro del Fondo Circulante 212

9. Contratación de Arrendamiento de Bienes Inmuebles 216

10. Elaboración de Contratos 228

11. Elaboración de Modificativas de Contrato 234

12. Elaboración de Prórrogas de Contrato 240

13. Reclamos por Incumplimiento de Contratos 249

14. Atención a Recursos de Revisión 253

15. Almacenamiento y Control de Inventario 258

16. Recepción de Bienes 260

17. Transferencia de Bienes a Almacenes Regionales 268

18. Entrega de Bienes 274

19. Formación del Banco de Proveedores 279

20. Evaluación del Banco de Proveedores 281

INTRODUCCIÓN

En virtud de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, se crea una unidad responsable de realizar todas las actividades relacionadas con la gestión adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, como además poder desconcentrar el cumplimiento de dicha Ley y por acuerdo xx Xxxxx Plena No. 647-Bis de fecha dieciséis de octubre del dos mil seis se eleva a Dirección dependiendo jerárquicamente de la Gerencia General de Administración y Finanzas; ante la necesidad de contribuir al fortalecimiento de la administración de justicia, a través del abastecimiento oportuno de los recursos materiales y servicios necesarios, para el eficiente desarrollo de las labores de las diferentes unidades organizativas de la Institución, velando por la aplicación del marco legal, políticas y disposiciones administrativas vigentes, relativas a la adquisición y contratación de bienes, obras y servicios.

Con la finalidad de brindar un marco de referencia que sirva de guía para las actividades y funciones propias de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, se ha elaborado el presente documento, el cual contiene los Manuales Administrativos de Organización, de Descripción de Puestos y de Procedimientos.

El Manual de Organización, muestra en detalle la estructura organizativa, objetivos, funciones y relaciones que orientan su eficiente funcionamiento, y la delimitación del campo de acción de los diferentes elementos que intervienen en la Dirección, sus Departamentos y Secciones.

El Manual de Descripción de Puestos, brinda una guía para seleccionar e inducir de una manera adecuada al personal, además de contener los factores para la valuación de los cargos y la calificación de méritos, así como para determinar las necesidades de capacitación; por lo que en cada uno de los puestos se detalla el título, la naturaleza, la dependencia jerárquica, los requisitos necesarios para ocuparlos y las actividades asignadas en las que participa.

El Manual de Procedimientos, se ha diseñado con el propósito de dar a conocer las operaciones que se realizan en los procesos de trabajo y la normalización de los mismos, estableciendo el orden y secuencia lógica de éstas. Además, contienen de una manera técnicamente elaborada, las descripciones narrativas y flujogramas, las cuales presentan una visión completa de cada uno de los procedimientos con sus actividades y la documentación interviniente.

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos de los Manuales

1. Objetivo General

Proporcionar a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, un documento que formalice la estructura organizativa, puestos de trabajo y procedimientos, para que sirvan como guía a Jefaturas y empleados/as en las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Dirección.

2. Objetivos Específicos

a) Identificar las líneas de autoridad dentro de la Dirección y campo de acción de cada Departamento, manteniendo una efectiva comunicación entre las diferentes áreas de trabajo que conforman la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

b) Servir de guía orientadora al Director/a, Xxxxxxxxx y demás personal, proveyendo de un instrumento técnico de consulta para el ordenamiento de las actividades.

c) Proporcionar información necesaria a personas u organismos que estén vinculados con las actividades que realiza la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

d) Evitar incompatibilidades, duplicidad de esfuerzos y sobrecarga en los puestos de trabajo, mediante la correcta definición y asignación de funciones, actividades y responsabilidades.

B. Normas para su Uso y Actualización

1. Ámbito de Aplicación

Los Manuales Administrativos tendrán aplicación general dentro de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, para coordinar las actividades técnicas y administrativas que se llevan a cabo.

2. Normas para Actualización de los Manuales

a) A fin de obtener unidad direccional en la coordinación, seguimiento y control de las funciones y actividades, la Dirección y las Jefaturas de Departamentos que conforman la Dirección, deben disponer de una copia de los Manuales Administrativos, haciéndolos del conocimiento a los subalternos en la parte que a cada uno le corresponde conocer y aplicar; así como encausar las relaciones funcionales con las demás dependencias del Órgano Judicial que mantienen vínculos con la Dirección.

b) El/la Director/a, tendrá a consideración la revisión periódica de dichos Manuales para hacer cambios o ajustes cuando la organización y el funcionamiento lo ameriten, con el propósito de mantener su vigencia como instrumentos funcionales.

c) La Dirección de Planificación Institucional a través de la Unidad de Desarrollo Organizacional, será la responsable de brindar la asesoría y asistencia técnica para redactar los cambios o ajustes que la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, proponga y someterlos a la autorización de la respectiva autoridad delegada para tal fin.

C. Vigencia de los Manuales

Los Manuales Administrativos entrarán en vigencia a partir de su respectiva aprobación por la autoridad competente, sujetándose a los cambios y ajustes acordes a las necesidades que se presenten, respetándose los mecanismos dispuestos para su modificación y actualización.

ÓRGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Preparado por:

Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

MARZO DE 2016

San Xxxxxxxx El Xxxxxxxx, C. A.

II. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

A. INTRODUCCIÓN

Es imperativo para todas las Unidades Organizativas del Órgano Judicial contar con instrumentos que faciliten el desarrollo de sus funciones y que presenten una visión en conjunto de la organización, los cuales permitan establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen; así como servir de orientación e información para los empleados y usuarios externos.

Con el propósito que la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional cuente con una herramienta técnico-administrativa que coadyuve al cumplimiento eficiente de su misión, se ha elaborado el presente Manual de Organización, en el cual se presenta la organización funcional interna, el detalle de objetivos, funciones, relaciones internas y externas que mantiene la Dirección y los Departamentos que la integran.

Se espera que este documento cumpla con su objetivo de orientar a las Jefaturas y los empleados en la coordinación de las actividades de aprovisionamiento de los recursos materiales y servicios a todas las instancias del Órgano Judicial.

B. PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

En la definición de la estructura de organización administrativa que muestra el presente Manual, se han tomado en cuenta principios administrativos de uso más generalizado, como elementos prácticos para organizar formalmente la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, agrupando las funciones para la coordinación y supervisión del trabajo; por lo que a continuación se consideran los principios administrativos siguientes:

1- Unidad o Línea de Mando

Debe existir una sola autoridad formal que dé las órdenes, tome decisiones y reciba los informes acerca del cumplimiento de los deberes de una persona o de una Unidad Organizativa; por lo que ésta no debe tener más que un solo jefe. Xxxx evita que dos o más jefes tengan autoridad sobre una Unidad Organizativa de menor jerarquía.

La línea de mando, se encuentra relacionada con la jerarquización y representa el enlace entre las unidades o delegación de autoridad e indica también, las líneas de comunicación e información gráficamente representadas en el organigrama. En consecuencia y siguiendo este principio, varios Departamentos (Unidades de supervisión inmediata) deben ser manejados por una Dirección (supervisión intermedia) y estas (regularmente en número reducido) deben ser controladas por una Gerencia.

2- Jerarquización

Se refiere al establecimiento de líneas de autoridad –de arriba abajo- a través de los diversos niveles de organización, delimitando la responsabilidad de cada funcionario o empleado ante un solo superior inmediato. Esto permite ubicar a las Unidades Organizativas en relación con las que son subordinadas en el ejercicio de la autoridad.

3- Autoridad

Es la facultad de dirigir las acciones, tomar decisiones, dar las órdenes para que se realice alguna actividad o bien, para que se acate una decisión. Sintéticamente, se dice que autoridad es la capacidad que tiene el responsable de una Unidad, Dependencia e Institución para lograr que sus subordinados hagan o dejen de hacer alguna acción o actividad; y necesariamente implica el ejercicio del mando.

4- Responsabilidad

Es la exigencia que tiene todo individuo, Unidad Organizativas o Institución de dar cumplimiento a las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente.

La responsabilidad implica que toda Unidad Organizativa y sus miembros deben responder por los efectos y resultados derivados del ejercicio de la autoridad. Se dice que a determinado grado de autoridad corresponde en proporción la misma responsabilidad; ya que la necesaria adecuación, equilibrio y correspondencia entre estos factores es primordial y no puede ejercerse ninguna autoridad sin responsabilidad, o viceversa.

5- Delegación, Descentralización y Desconcentración

Uno de los elementos clave que se tienen que considerar en una dinámica de cambio organizacional es la delegación, la cual se puede definir como el acto de facultar y responsabilizar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan. Esta mecánica implica: a) determinar los resultados esperados de un puesto, b) asignar actividades al puesto, c) delegar autoridad para cumplir esas actividades y d) responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto por el cumplimiento de las actividades.

La administración centralizada delega poco y conserva en los niveles de decisión el máximo control. La administración descentralizada delega en mayor grado la facultad de decidir y conserva en los niveles de decisión sólo los controles necesarios. Depende en qué medida de las características de las atribuciones asignadas a una determinada Unidad Organizativa y al marco normativo que la regula.

La desconcentración puede considerarse como un recurso intermedio de descentralización o una manera limitada de la misma, ya que es una forma mediante la cual se transfieren funciones de ejecución y operación, delegando facultades de decisión a una unidad técnico-administrativa, con ámbito territorial determinado, mientras que los órganos centrales se reservan las funciones normativas, manteniendo la relación jerárquica aunque las unidades desconcentradas se encuentren a distancia.

6- Especialización

Grado en que las tareas de una organización se dividen en trabajos separados y cada paso es completado por una persona diferente. Se entiende como el proceso de departamentalización del trabajo de acuerdo con la función, lugar, producto, clientela o proceso que resulta de una división o combinación del personal y de las operaciones, así como de sus actividades en grupos o unidades especializadas entre sí. Las tareas, actividades y funciones constituyen los elementos principales de la departamentalización.

7- De Excepción

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Es el principio gerencial que afirma que el control aumenta al concentrarse en las excepciones o en desviaciones importantes del resultado o estándar esperado.

C. DESCRIPCIÒN ORGANIZATIVA

1. Objetivo General de la Dirección

Contribuir al fortalecimiento de la Administración de Justicia a través del abastecimiento oportuno de los recursos materiales y servicios necesarios para el eficiente desarrollo de las labores de las diferentes Unidades Organizativas de la Institución, velando por la aplicación del marco legal, políticas y disposiciones administrativas vigentes, relativas a la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios.

2. Objetivos Específicos

a. Satisfacer la demanda de obras, bienes y servicios requeridos a través de la adquisición, contratación y entrega de los mismos a los Tribunales y demás Dependencias del Órgano Judicial.

b. Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente llevando a cabo los procesos de adquisiciones y contrataciones conforme al marco legal, técnico y administrativo.

c. Proteger las obras, bienes y servicios adquiridos y contratados velando por el adecuado almacenamiento, resguardo y cumplimento de Contratos a través del establecimiento de efectivos mecanismos de control.

3. Ubicación de la Dirección

Dentro de la estructura de organización administrativa del Órgano Judicial y la Corte Suprema de Justicia, la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, depende jerárquicamente de la Gerencia General de Administración y Finanzas, perteneciendo al nivel ejecutivo de la organización administrativa.

4. Campo General de Trabajo

En cuanto a las atribuciones y responsabilidades de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, estas comprenden la ejecución de todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios del Órgano Judicial, teniendo como sustento la Ley de Adquisiciones y Contrataciones

de la Administración Pública (LACAP) y su Reglamento, así como las políticas, lineamientos, disposiciones técnicas y administrativas establecidas por la Institución y el Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Órgano Judicial debiendo informar periódicamente al titular sobre los resultados de dichos procesos.

5. Definición de la Estructura Organizativa

Con el propósito de responder en forma oportuna, eficiente y eficaz los requerimientos presentados por los Tribunales y Dependencias de la Corte Suprema de Justicia, la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional ha sido organizada como se presenta en el organigrama contenido en el gráfico de la página siguiente.

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCION DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

ALMACÉN REGIONAL DE ORIENTE

ALMACÉN REGIONAL DE OCCIDENTE

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

DEPARTAMENTO XX XXXXXXX GENERAL

DEPARTAMENTO DE LIBRE GESTIÓN

DEPARTAMENTO DE LICITACIONES

UNIDAD DE MONITOREO DE CONTRATOS

UNIDAD DE ASISTENCIA JURÍDICA

UNIDAD DE ASISTENCIA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

6. Funciones

Corresponde a la Dirección las funciones siguientes:

a) Elaborar en coordinación con la Dirección Financiera Institucional, el Plan Anual de Compras, para programar las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

b) Adecuar, conjuntamente con las Unidades Organizativas solicitantes, las bases de licitación o de concurso, según el tipo de bienes y servicios por adquirir y la modalidad de compra a realizar; brindando asistencia técnica y jurídica a las comisiones evaluadoras de ofertas que se integren.

c) Verificar la asignación presupuestaria, previo a la iniciación de todo proceso de licitación o concurso para la contratación de obras, bienes y servicios.

d) Llevar el registro y actualización de los ofertantes y contratistas, que conforman el banco de Proveedores; evaluándolos y clasificándolos al menos una vez al año.

e) Efectuar la recepción y apertura de ofertas, levantando el acta respectiva; así como ejecutar el proceso de adquisición y contratación, llevando un expediente unitario por cada una de ellas.

f) Recibir, almacenar y controlar el ingreso de bienes y productos entregados por los suministrantes, así como velar por su resguardo, inventario, conservación y su entrega a las Unidades Organizativas solicitantes, levantando Actas de Recepción parciales o totales de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

7. Relaciones Funcionales

a) Internas

i. Gerencia General de Administración y Finanzas.

ii. Dirección de Planificación Institucional y sus Unidades.

iii. Dirección de Gestión de Calidad.

iv. Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

v. Dirección Financiera Institucional y sus departamentos.

vi. Dirección de Logística Institucional y sus Departamentos.

vii. Centros Judiciales Integrados y Tribunales.

viii. Administraciones de Centros Judiciales.

ix. Otras Dependencias de la Corte Suprema de Justicia.

b) Externas

i. Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC), Ministerio de Hacienda.

ii. Dirección General de Tesorería, Ministerio de Hacienda.

iii. Xxxxx xx Xxxxxxx de la República.

iv. Fiscalía General de la República.

v. Registro de la Propiedad, Raíz e Hipoteca.

vi. Alcaldías Municipales.

vii. Instituciones Financieras.

viii. Compañías de Seguros.

ix. Otras Instituciones Gubernamentales y Organismos Internacionales.

x. Personas naturales, Contratistas y empresas proveedoras de bienes y servicios.

Las razones que tiene la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional para mantener estas relaciones, se especifican en la descripción organizativa de cada uno de los Departamentos y Unidades que la integran.

8. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL INTERNA

1. Despacho de la Dirección

a) Objetivo

Dirigir la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios para proveer, en forma ágil y oportuna, a las diferentes Dependencias del Órgano Judicial, cumpliendo con las disposiciones legales, técnicas y administrativas.

b) Funciones

i. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Dirección a fin de alcanzar sus metas de forma eficiente y eficaz.

ii. Formular, en coordinación con los Jefes de Departamento y personal clave, el Plan Anual Operativo de la Dirección, así como autorizarlo y controlarlo, aplicando las medidas correctivas correspondientes de forma oportuna.

iii. Diseñar y establecer mecanismos de control que garanticen seguridad razonable en la adquisición y almacenamiento de los recursos.

iv. Autorizar las Órdenes de Compra de los bienes y servicios requeridos por los Tribunales y Dependencias del Órgano Judicial.

v. Gestionar los recursos humanos y materiales necesarios para la ejecución de las funciones asignadas a cada Departamento.

vi. Evaluar el desempeño, gestionar la capacitación y motivar al personal para la adecuada ejecución del trabajo, así como evaluarse desempeño y disciplina.

vii. Proporcionar a la Oficina de Acceso a la Información los informes que se han considerado como información oficiosa de la Dirección, así como publicar dichos informes en el Portal de Transparencia de la Corte Suprema de Justicia.

viii. Presentar informes periódicos a la Gerencia General de Administración y Finanzas sobre la ejecución de las actividades, comunicando situaciones imprevistas.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con la Gerencia General de Administración y Finanzas, para la recepción de instrucciones, presentación de informes y la firma de documentos para la adquisición, contratación y distribución de bienes y servicios.

 Con la Dirección Financiera Institucional, en lo relacionado al crédito presupuestario y disponibilidad financiera y al pago de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

 Con la Dirección de Planificación Institucional, para la elaboración y seguimiento del Plan Anual Operativo, el desarrollo e implementación de herramientas técnico-administrativas y la elaboración de proyectos.

 Con la Dirección de Gestión de Calidad, para mantener la certificación de procesos con normas ISO: 9001-2000.

 Con la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Publicas, respecto a todo lo relacionado con la información que debe ser publicada en el Portal de Transparencia de la Unidad de Acceso a la Información Pública.

 Con los Tribunales y Dependencias Administrativas del Órgano Judicial, para satisfacer requerimientos en lo concerniente a la adquisición de bienes y servicios.

ii. Externas

 Con la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC) con sede en el Ministerio de Hacienda, para recibir capacitación y asistencia técnica en el cumplimiento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento; así como proporcionar la información requerida.

 Con Instituciones Gubernamentales y Organismos Internacionales, para atender asuntos administrativos relacionados con la adquisición de bienes a través de préstamos internacionales o donaciones.

 Con personas naturales y jurídicas, contratistas y proveedores de las obras, bienes y los servicios requeridos por el Órgano Judicial, para la recepción de los bienes y servicios suministrados.

2. Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

a) Objetivo

Velar por la eficiencia y operatividad de la gestión de Adquisiciones y Contrataciones de obras, bienes y servicios, mediante el cumplimiento del marco legal, técnico y administrativo, políticas institucionales, Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Órgano Judicial, normas de calidad.

b) Funciones

i. Coordinar con las diferentes jefaturas la elaboración de su Plan Anual Operativo y correspondiente seguimiento.

ii. Consolidar la Programación Anual de Compras Institucional y verificar el seguimiento correspondiente.

iii. Revisar, mantener actualizado y preparar los expedientes para que la Comisión evalúe a los Proveedores.

iv. Diseñar y establecer mecanismos de control que garanticen seguridad razonable en la adquisición de bienes y servicios.

v. Dar seguimiento al cumplimiento de los procesos declarados en el Sistema de Gestión de Calidad relacionados a la Dirección.

vi. Generar el seguimiento a efecto de desvanecer las observaciones que resultaren de auditorías externas: Xxxxx xx Xxxxxxx de la República, Auditoría Interna de la Corte Suprema, auditorías internas de la Dirección de Gestión de Calidad y del organismo certificador del Sistema de Gestión de Calidad.

vii. Presentar a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, informes periódicos sobre la ejecución de las actividades, comunicando situaciones imprevistas.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con el Despacho de la Dirección, para recibir lineamientos de trabajo, coordinar el PAO y presentar de informes.

 Con la Dirección de Planificación Institucional, para obtener los lineamientos en la elaboración del Plan Anual Operativo y presentación de informes.

 Con la Dirección Financiera en lo concerniente a la programación de las adquisiciones y contrataciones, y a la disponibilidad presupuestaria.

 Con los Tribunales y Dependencias del Órgano Judicial, para obtener de ellos el Plan Anual de Necesidades y consolidarlas en el Plan Anual de Compras Institucional.

 Con la Dirección de Logística Institucional en lo relacionado a las adquisiciones de bienes y servicios.

 Con la Dirección de Gestión de Calidad, para el seguimiento de la documentación relacionada al Sistema de Gestión de Calidad.

 Con la Dirección de Auditoría Interna, para brindar información en auditorías y desvanecimiento de observaciones apuntadas.

 Con la Dirección de Recursos Humanos de la Corte Suprema de Justicia, en lo relacionado al personal y el programa de capacitación del mismo.

ii. Externas

 Con la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones (UNAC) con sede en el Ministerio de Hacienda, para proporcionar oportunamente toda la información requerida por ésta..

 Con la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República, para proporcionar la información requerida en la realización de las auditorías, responder observaciones y así, desvanecer hallazgos.

 Con los Auditores externos de Calidad, para proporcionar la información requerida en la realización de auditorías y responder las observaciones encontradas.

 Con personas naturales y jurídicas, contratistas y suministrantes, para la realización de trámites de su inscripción en el Banco de Proveedores.

3. Unidad de Asistencia Jurídica

a) Objetivo

Velar porque la Institución cumpla con el marco jurídico que regula la LACAP, aplicando los principios del derecho administrativo, derecho común y además, los reglamentos, e instructivos que para tal efecto emita la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

b) Funciones

i. Xxxxxxx asesoría y asistencia técnico-jurídica al Despacho de la Dirección, a los miembros que conforman las Comisiones de Evaluación de Ofertas y al Departamento de Ingeniería, cuando así lo requiera, en lo relacionado con los contratos de diseño, supervisión y construcción de obras, como en otras situaciones que sea necesario dicho pronunciamiento.

ii. Elaborar, revisar y confrontar contratos regulados por la LACAP, prórroga de estos y elaborar Resoluciones Modificativas, como emitir opiniones jurídicas.

iii. Tramitar la asignación de fondos, en cada uno de los diferentes contratos, como reclamar las Garantías a las Compañías Aseguradoras o Afianzadoras, por incumplimientos contractuales.

iv. Elaborar Escrituras para compra, donación, permuta y cualquier otra transferencia de dominio de bienes inmuebles a favor del Órgano Judicial, realizando además las diligencias registrales que conlleven a la inscripción de éstas.

v. Elaborar requerimientos fiscales para solicitar la intervención de la Fiscalía General de la República en casos excepcionales de incumplimiento de obligaciones contractuales por parte de las empresas suministrantes de obras, bienes o servicios, dando para ello seguimiento a los procesos judiciales que correspondan.

vi. Revisar documentación legal presentada por las empresas en los procesos de licitación, apertura de ofertas, contratos de obras, bienes y servicios; así como elaborar diferentes tipos de actas y diligenciar Recursos de Revisión interpuestos en los procesos de Licitación, como revisar Multas por incumplimiento de contratos.

vii. Participar en la formulación del Plan Anual Operativo de la Dirección y su correspondiente seguimiento.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con la Presidencia, en lo relacionado al reclamo de Garantías.

 Con la Gerencia General de Asuntos Jurídicos, en lo referente a sanciones que determina la LACAP.

 Con los Administradores de Contrato, en lo relacionado al seguimiento de éstos.

 Con las Direcciones y Dependencias Administrativas del Órgano Judicial, en lo referente a los procesos de adquisición de obras, bienes o servicios.

ii. Externas.

 Con la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Hacienda, en lo relacionado al pago de garantías reclamadas y multas impuestas, derivadas de los diferentes contratos.

 Con el Registro de la Propiedad Raíz e Hipotecas para la inscripción de inmuebles propiedad del Órgano Judicial.

 Con la Secretaría Privada de la Presidencia, para tramitar autorización de placas particulares a vehículos propiedad del Órgano Judicial.

 Con la Fiscalía General de la República, para firma de contratos de suministro, registro de inmuebles en la oficina de Control de Bienes del Estado, y en lo referente a presentación de requerimientos por incumplimiento de los diferentes contratos, en contra de suministrantes de obras, bienes o servicios.

 Con las Alcaldías Municipales a nivel nacional, en lo que respecta a trámites de donaciones de inmuebles que se realice a favor del Órgano Judicial y cualquier otro trámite de índole legal que sea solicitado.

 Con Compañías Aseguradoras y Bancos del Sistema Financiero, para reclamar garantías derivadas de incumplimientos contractuales.

 Con las personas naturales y jurídicas que intervienen en los diferentes procesos de contratación.

4. Unidad de Monitoreo de Contratos

a) Objetivo

Coadyuvar al eficiente funcionamiento Institucional, mediante la elaboración de los contratos de arrendamiento de inmuebles, así como el monitoreo de los contratos de servicios y arrendamiento, teniendo como sustento el marco legal, políticas y disposiciones administrativas vigentes.

b) Funciones

i. Recibir y revisar los documentos contractuales para elaborar, respaldar y dar seguimiento a los Contratos de Arrendamientos y sus prórrogas.

ii. Realizar visitas de campo para la evaluación de inmuebles ofertados y participar en el Comité de Evaluación de Ofertas para la contratación de los mismos.

iii. Elaborar resoluciones Modificativas, Resoluciones de Prórroga y notas varias, relacionados con el proceso de contratación de Arrendamientos.

iv. Tramitar la asignación de Fondos, mediante la solicitud del Compromiso Presupuestario para Contratos de Arrendamiento.

v. Recibir notas de solicitud y elaborar resoluciones razonadas de devoluciones de garantías de diferentes Contratos de Servicios.

vi. Elaborar referencias solicitadas por los ofertantes para participar en los procesos de Licitación, Concurso y Contratación Directa; así como custodiar documentos de garantías originales de Contratos de Libre Gestión y entregar éstas a proveedores.

vii. Llevar los registros y controles actualizados sobre el monitoreo de la ejecución de los Contratos de mantenimiento, servicio y arrendamientos de inmuebles con el fin de proporcionar información confiable y oportuna.

viii. Participar en la formulación del Plan Anual Operativo de la Unidad y su correspondiente seguimiento.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con el Despacho de la Dirección, para la coordinación de acciones de trabajo relacionadas con la contratación y monitoreo.

 Con la Gerencia General de Administración y Finanzas en el proceso de contratación y revisión de los contratos de arrendamiento y mantenimiento de inmuebles.

 Con los Administradores de Contrato, para monitorear su cumplimiento.

 Con el Departamento de Libre Gestión, en lo relacionado a la devolución de fianzas y cuando fuese necesario.

 Con la Dirección de Logística Institucional, en lo referente a los contratos de servicios y arrendamientos de inmuebles.

 Con el Departamento de Ingeniería, en lo relacionado con los contratos de obras de infraestructura.

 Con la Unidad de Asistencia Jurídica de la DACI, el en proceso de revisión de los contratos de arrendamiento de inmuebles.

 Con la Dirección Financiera Institucional, para la gestión de compromiso presupuestario.

ii. Externas.

 Con las empresas suministrantes, durante la ejecución de los Contratos de servicios y para las devoluciones de las garantías originales.

 Con los propietarios de los inmuebles arrendados, durante el proceso de negociación y firma de los contratos con los arrendatarios de los inmuebles en lo relacionado al arrendamiento.

5. Departamento de Libre Gestión

a) Objetivo

Procurar el aprovisionamiento de los bienes y servicios requeridos por las Unidades Organizativas del Órgano Judicial en forma ágil y oportuna, con base en sus necesidades ordinarias, imprevistas o incluidas en el Plan Anual de Compras Institucional.

b) Funciones

i. Recibir, revisar, registrar y tramitar las requisiciones de bienes o servicios que remiten las Unidades Organizativas del Órgano Judicial, autorizadas por la instancia competente.

ii. Solicitar, recibir y analizar las cotizaciones y presupuestos enviados por los suministrantes de bienes y servicios, para realizar las adquisiciones y contrataciones.

iii. Verificar la respectiva asignación presupuestaria, así como preparar, registrar y gestionar las órdenes de compra de bienes y servicios; y brindar seguimiento a los procesos de compra.

iv. Solicitar a peritos o técnicos idóneos opciones relacionadas con algunas adquisiciones o contrataciones, cuando el caso lo amerite.

v. Revisar y avalar los documentos que respaldan la compra y entrega de la obra, bien o servicio, para que puedan ser presentados a cobro por el suministrante.

vi. Documentar por número de orden de compra cada expediente originado al concluir el proceso de compra.

vii. Participar en la formulación del Plan Anual Operativo del Departamento y su correspondiente seguimiento.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con el Despacho de la Dirección, para la coordinación de acciones de trabajo relacionadas con las adquisiciones.

 Con el Departamento de Licitaciones, para la adquisición de bienes y/o servicios que por su cuantía y monto deben adquirirse por Licitación.

 Con el Almacén General, para coordinar la recepción de bienes solicitados por las Dependencias del Órgano Judicial.

 Con la Dirección Financiera Institucional, para la verificación y compromiso de fondos que respaldan las compras.

 Con los Tribunales, Centros Judiciales Integrados y Dependencias, para la recepción de requerimientos de bienes y servicios, así como para solicitar opiniones técnicas en los procesos de compra.

 Con los Administradores de las Ordenes de Compra, para monitorear su cumplimiento.

ii. Externas

 Con la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República, en ocasión de auditorías financieras y de gestión.

 Con los proveedores de bienes y servicios a fin de efectuar las adquisiciones y contrataciones del Órgano Judicial.

6. Departamento de Licitaciones

a) Objetivo

Contribuir al eficiente funcionamiento institucional, llevando a cabo los procesos de Licitación y Concursos Públicos y Contrataciones Directas, que garanticen la provisión expedita de las obras, bienes y servicios requeridos por las Dependencias del Órgano Judicial; cumpliendo con el marco normativo y disposiciones administrativas vigentes.

b) Funciones

i. Participar en la formulación del Plan Anual Operativo de la Dirección y su correspondiente seguimiento, así como colaborar en la elaboración de la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones y formular la Programación Anual de Licitaciones.

ii. Adecuar, conjuntamente con la Unidad Organizativa solicitante, las bases de licitación o de concurso, según el tipo de contratación a realizar; así como elaborar las adendas o enmiendas en caso de ser necesario.

iii. Verificar la asignación presupuestaria, previo a la iniciación de todo proceso de licitaciones o concursos públicos para la contratación de obras, bienes y servicios.

iv. Ejecutar los procesos de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, realizando la recepción y apertura de ofertas y levantando el acta respectiva; así como llevar el expediente respectivo de cada una.

v. Prestar a las comisiones de evaluación de ofertas la asistencia que precisen para el desarrollo de sus funciones.

vi. Cumplir y hacer cumplir todas las demás responsabilidades que se establezcan en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, su correspondiente Reglamento.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con el Despacho de la Dirección, para la coordinación de acciones de trabajo relacionadas con las adquisiciones.

 Con las Dependencias solicitantes, para la recepción de requerimientos de obras, bienes y servicios, y la elaboración de las bases de competencia de los proceso de Licitación y Concursos.

 Con la Unidad de Asistencia Jurídica de la DACI, para la revisión de las Bases de Competencia, Actas, Resoluciones, Notificaciones, etc.; y de ser necesario, se realicen las observaciones pertinentes.

 Con la Gerencia General de Administración y Finanzas, para el seguimiento que brinda a los procesos de Licitación o Concurso.

 Con la Dirección Financiera Institucional, para la gestión de la asignación de fondos y proceder a realizar la Licitación o Concurso.

 Con las Dependencias, para la recepción de requerimientos de obras, bienes y servicios.

ii. Externas

 Con la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República, en ocasión de auditorías financieras y de gestión.

 Con los ofertantes de obras, bienes y servicios, para la entrega de Bases de Competencia, Adendas y Notificaciones, así como la recepción de ofertas, documentos contractuales subsanables; a fin de respaldar las Licitaciones o Concursos del Órgano Judicial.

7. Departamento de Almacenes

a) Objetivo

Contribuir al eficiente funcionamiento institucional, almacenando y distribuyendo los diferentes bienes y productos requeridos por la Unidades Organizativas del Órgano Judicial.

b) Funciones

i. Participar en la formulación del Plan Anual Operativo de la Dirección y su correspondiente seguimiento, así como colaborar en la elaboración del Plan Anual de Compras Institucional.

ii. Recibir los bienes y productos que sean entregados por los suministrantes, de acuerdo a Órdenes de Compra y Contratos; estableciendo y manteniendo actualizados los niveles de existencia por artículo.

iii. Almacenar los bienes y productos atendiendo la agrupación por rubros previamente establecida, registrando y asignando la codificación para la identificación de cada bien o producto que ingrese a sus instalaciones.

iv. Velar por el resguardo y preservación de los bienes y productos almacenados, estableciendo medidas de seguridad para prevenir incendios, robo y daños.

v. Coordinar el suministro y distribuir los bienes y productos solicitados por cada Unidad Organizativa, previa recepción de la correspondiente Requisición de Bienes, artículos o Nota de Envío para mobiliario y equipo debidamente autorizada.

vi. Mantener registro actualizado del consumo mensual por cada Unidad Organizativa y efectuar en forma selectiva mensual el inventario físico por área, de los bienes y productos almacenados conciliándolo con los registros.

vii. Gestionar opinión técnica del requirente en cuanto a artículos perecederos o dañados, para luego proceder al descargo, previa aprobación de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

viii. Elaborar informes periódicos sobre las existencias y consumo de bienes y productos para ser presentados a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

ix. Mantener comunicación constante con los Almacenes Regionales, para coordinar el abastecimiento de artículos de consumo y todo lo relacionado con el buen funcionamiento de los mismos.

x. Brindar apoyo a los Administradores de Contrato y Órdenes de Compra, en lo relacionado a las de garantía de los bienes.

c) Relaciones Funcionales

i. Internas

 Con el Despacho de la Dirección, para recibir instrucciones e informar sobre las actividades xxx Xxxxxxx.

 Con la Dirección Financiera Institucional, específicamente en la parte contable, para coordinar las conciliaciones con las existencias de los bienes xxx Xxxxxxx.

 Con la Dirección de logística Institucional, específicamente con el Departamento de Activo Fijo, para coordinar la codificación de los bienes.

 Con los Administradores de Contratos, para la recepción y firma de los actas de recepción.

 Con las Unidades Organizativas del Órgano Judicial, para atender solicitudes del suministro de bienes o productos.

ii. Externas

 Con la Xxxxx xx Xxxxxxx de República, en ocasión de auditorías financieras y de gestión.

 Con las empresas suministrantes, para coordinar la recepción de bienes o productos adquiridos, así como también la atención a reclamos por garantía de los bienes.

ÓRGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS

Preparado por:

Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

MARZO DE 2016

San Xxxxxxxx El Xxxxxxxx, C. A.

II. MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

A. INTRODUCCIÓN

Las Unidades Organizativas deben contar con instrumentos técnico administrativos que permitan transmitir la información ordenada y sistemática para definir las características necesarias de los puestos de trabajo.

El Manual contiene los perfiles de puestos de trabajo considerando los requisitos indispensables de educación y conocimientos, experiencia, habilidades y otros atributos que deben reunir las personas que ocupen dichos puestos, para desempeñar de manera eficiente las actividades y responsabilidades asignadas.

B. CONTENIDO DE CADA PUESTO

Para una mayor comprensión, se presenta la definición de los diferentes aspectos considerados en la descripción de los puestos de trabajo que se han incluido en el manual.

1. TITULO DEL PUESTO

Expresa en forma simple y adecuada el nombre real del puesto, atendiendo a las actividades principales que realiza.

2. NATURALEZA DEL PUESTO

Indica la categoría laboral a que pertenece el puesto y que es reconocida dentro de la Institución: a) Funcionarios/as y Ejecutivos/as; b) Jefes/as Intermedios/as; c) Profesionales y Técnicos; d) Secretarial y de Oficina; y e) Servicios. Contiene en forma sintética el tipo de actividades y responsabilidades que abarca, señalando el grado de complejidad de las labores desempeñadas, los factores como la atención continua, esfuerzo físico, mental, auditivo, visual, tensión nerviosa y riesgos que pueden estar presentes en las condiciones ambientales en las que se desarrolla el trabajo.

3. DEPENDENCIA JERÁRQUICA

Define el nivel inmediato superior al que se reporta o está adscrito el puesto y la respectiva dependencia según la Unidad Organizativa a que pertenece. Esta subordinación se pierde cuando se integran comités o comisiones para efectuar algún trabajo que amerite la participación de un grupo interdisciplinario o de diferentes Unidades de Organización. Además, cuando es necesario, se indica si el puesto supervisa o si tiene personal bajo su responsabilidad.

4. REQUISITOS MÍNIMOS

Estos son la base xx xxxxxxx para el reclutamiento y selección, así como para la asignación del ocupante al cargo de que se trate. El rango y el valor xxx xxxxxx que devengue el ocupante de cada puesto, dependen de la política de salarios vigente y de la determinación que tome la Dirección Superior en armonía con la calificación de méritos, evaluación del desempeño y el tiempo de servicio dentro del Órgano Judicial.

Asimismo, los requisitos establecen las características que debe reunir la persona que opte por ocupar cada uno de los puestos, en cuanto a educación y conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas, el perfil personal y otras características que le permitan afrontar el esfuerzo, las responsabilidades y las atribuciones consignadas en cada puesto. A continuación se proporciona una breve explicación de cada uno de los requisitos contemplados.

a) Educación y Conocimientos

Establece el nivel intelectual de preparación adquirida mediante la realización de estudios formales necesarios para ejecutar las labores dentro de cada puesto, así como el nivel de profundidad de los conocimientos generales o especializados que deberá poseer el personal que lo vaya a desempeñar. Estos pueden variar según sea el rango del puesto dentro de un mismo título genérico (ejemplo: Colaborador Técnico III, IV ó V).

b) Experiencia

Se refiere al nivel de preparación y conocimientos adquiridos a través del tiempo, mediante la realización de trabajos similares dentro o fuera del Órgano Judicial, deseable o indispensable para ocupar un puesto determinado. Ésta varía según el rango del puesto.

c) Capacidades, Habilidades y Destrezas

Se refiere a la identificación de características especiales, manifiestas o potenciales, que deberá satisfacer la persona que ocupe un determinado puesto en cada uno de sus rangos, si los tuviere.

5. CARACTERÍSTICAS PERSONALES

Incluye otras características necesarias que completan el perfil personal que se requiere para ocupar el puesto de trabajo. Entre ellas se pueden considerar aspectos relacionados con la edad, cualidades, apariencia, valores, etc.; así como otras exigencias particulares para el eficiente desempeño del puesto.

6. ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES

En este apartado se indica en forma activa, lógica y sencilla todo tipo de actividades que pueden abarcarse en un determinado puesto de trabajo, utilizando frases claras y precisas que le permitan al empleado comprender y conocer las responsabilidades del trabajo a desarrollar en su respectivo puesto.

Con los factores especificados en cada puesto, se estará facilitando las labores de administración y desarrollo de los recursos humanos, así como se permitirá la implantación de programas para el reclutamiento, selección, admisión, capacitación y desarrollo del personal de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

C. INVENTARIO DE PUESTOS

A continuación se presentan un total de treinta y nueve puestos tipo reales que se reconocen indispensables para el funcionamiento de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional y las Secciones que la integran. Ellos son los de:

1. Ejecutivos/as

1.1 Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

1.2 Jefe/a Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

1.3 Jefe/a Unidad de Monitoreo de Contratos

1.4 Jefe/a Unidad de Asistencia Jurídica

2. Jefaturas Intermedias

2.1 Jefe/a Departamento de Licitaciones

2.2 Jefe/a Departamento de Libre Gestión

2.3 Jefe/a Departamento xx Xxxxxxx General

2.4 Jefe/a xx Xxxxxxx Regional

3. Colaboradores/as Jurídicos/as

3.1 Colaborador/a Jurídico/a

4. Colaboradores/as Técnicos/as

4.1 Colaborador/a Técnico/a Jefatura xx Xxxxxxx General

4.2 Colaborador/a Técnico/a xx Xxxxxxx General

4.3 Colaborador/a Técnico/a Jefatura Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

4.4 Encargado/a del Fondo Circulante de Monto Fijo

4.5 Encargado/a del Banco de Proveedores

4.6 Analista Programador/a Informático/a

4.7 Administrador/a de Redes

4.8 Gestor/a de Calidad

4.9 Colaborador/a Administrativo/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

4.10 Coordinador/a de Informática xxx Xxxxxxx General

5. Secretarias

5.1 Secretaria de la Dirección

5.2 Secretaria de Unidad

5.3 Secretaria de Departamento

5.4 Secretaria Auxiliar de Libre Gestión

5.5 Secretaria Auxiliar xx Xxxxxxx Regional

6. Colaboradores/as de Oficina

6.1 Colaborador/a del Fondo Circulante de Monto Fijo

6.2 Colaborador/a del Banco de Proveedores

6.3 Colaborador/a de la Unidad de Monitoreo de Contratos

6.4 Colaborador/a de Licitaciones

6.5 Gestor/a de Compras

6.6 Colaborador/a Administrativo/a de Libre Gestión

6.7 Colaborador/a de Libre Gestión

6.8 Encargado/a de Garantía de Bienes Almacén General

6.9 Encargado/a de Recepción y Despacho Almacén General

6.10 Colaborador/a xx Xxxxxxx General

6.11 Digitador/a xxx Xxxxxxx

6.12 Encargado/a del Archivo de Libre Gestión

7. Motoristas

7.1 Motorista

8. Colaboradores/as de Servicios Varios

8.1 Mensajero/a

8.2 Ordenanza

D. ORGANIGRAMA DE PUESTOS

Mediante la representación del organigrama analítico de puestos de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, se pueden visualizar los puestos, la dependencia jerárquica y el tramo de control que cada jefatura tiene bajo su responsabilidad, tal como se muestra en el gráfico siguiente.

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

ORGANIGRAMA ANALITICO DE PUESTOS

GERENTE/A GENERAL ADMINISTRATIVO/A- FINANCIERO/A

DIRECTOR/A DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

JEFE/A UNIDAD DE ASISTENCIA TECNICA Y ADMINISTRATIVA

JEFE/A UNIDAD DE ASISTENCIA JURIDICA

ADMINISTRADOR/A DE REDES

COLABORADOR/A ADMINISTRATIVO/A

GESTOR/A DE CALIDAD

ASISTENTE (2)

SECRETARIA DE UNIDAD

COLABORADOR/A JURIDICO/A (10)

ANALISTA PROGRAMADOR/A INFORMATICO/A

ENCARGADO/A DE FONDO CIRCULANTE

ENCARGADO/A BANCO PROVEEDORES

JEFE/A UNIDAD DE MONITOREO DE CONTRATOS

COLABORADOR/A DE FONDO CIRCULANTE (2)

SECRETARIA DE UNIDAD

COLABORADOR

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

JEFE/A DEPARTAMENTO LIBRE GESTION

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

JEFE/A DEPARTAMENTO LICITACIONES

JEFE/A DEPARTAMENTO ALMACEN GENERAL

COLABORADOR ADMINISTRATIVO

COLABORADOR/A LICITACIONES (6)

COLABORADOR/A TÉCNICO/A

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

COLABORADOR/A DE OFICINA (4)

ENCARGADO/A GARANTIAS DE BIENES

ENCARGADO/A DE RECEPCIÓN Y DESPACHO (10)

GESTOR/A DE COMPRAS (8)

COORDINADOR/A DE INFORMATICA

COLABORADOR/A DE OFICINA (3)

SECRETARIA AUXILIAR (2)

DIGITADOR/A (2)

COLABORADOR/A DE SERVICIOS VARIOS (2)

ENCARGADO/A DE ARCHIVO

SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN (2)

COLABORADOR/A DE SERVICIOS VARIOS (2)

MENSAJERO/A

MOTORISTA

JEFE/A ALMACEN REGIONAL OCCIDENTE

SECRETARIA

JEFE/A ALMACEN REGIONAL ORIENTE

COLABORADOR/A DE OFICINA

ENCARGADO/A DEL FONDO CIRCULANTE

ENCAGADO/A DE RECEPCIÓN Y DESPACHO (2)

DIGITADOR/A

ENCAGADO/A DE RECEPCIÓN Y DESPACHO (2)

COLABORADOR/A DE SERVICIOS VARIOS

E. DESCRIPCION DE PUESTOS

2. EJECUTIVOS/AS

1.1 Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

a) Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría de Funcionarios/as y Ejecutivos/as, con gran responsabilidad de dirección y decisión especialmente en aquellos asuntos relacionados con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de todas las Dependencias del Órgano Judicial; por lo que su labor exige un alto grado de responsabilidad, sometido a una intensa presión de trabajo y amplios conocimientos profesionales de gestión y dirección. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b) Dependencia Jerárquica

Depende directamente del Gerente/a General de Administración y Finanzas a quien reporta los resultados de su trabajo y tiene a su cargo las Jefaturas de las Unidades y Departamentos, personal profesional y técnico, secretarial, de oficina y de servicios.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial x xxxxxxxx afines; y contar con amplios conocimientos de Gerencia para la administración de recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, así como del marco normativo que regula las operaciones en el Sector Público.

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado por tres años como mínimo en cargos ejecutivos de administración de recursos dentro de la Administración Pública y poseer experiencia en la aplicación xx xxxxx y reglamentos de la misma, especialmente referidos a las adquisiciones y contrataciones.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con funcionarios y suministrantes.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos. Destreza en el uso de hardware y software.

d) Características Personales

Mayor de 35 años y menor de 60 años de edad.

De moralidad y competencia notorias y no tener conflicto de intereses con el cargo.

Alto grado de discreción, honradez y confiabilidad. Lealtad a los valores, misión y visión institucionales. Altos dotes de liderazgo y dirección de personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e) Actividades y Responsabilidades

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Dirección, coordinando la elaboración del Plan Anual Operativo.

Evaluar y ajustar los métodos, sistemas y procedimientos de funcionamiento para operar eficientemente, coordinando las

actividades realizadas por las distintas Jefaturas de Departamento.

Autorizar el proceso de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, ya sea por libre gestión o licitaciones.

Velar por el cumplimiento de las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean establecidas por la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC).

Elaborar en coordinación con la Dirección Financiera Institucional, la Programación Anual de Compras Institucional para la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, la cual deberá ser compatible con la Política Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Órgano Judicial, el Plan Anual Operativo institucional, el Presupuesto y la Programación de la Ejecución Presupuestaria del ejercicio fiscal en vigencia y sus modificaciones.

Revisar y gestionar la autorización de Órdenes de Compra, Contratos, de Resoluciones Modificativas, Resoluciones de Multas, Prórroga de Contratos por Servicios, Ajustes de Precios, etc.

Brindar a las Comisiones de Evaluación de Ofertas la asistencia que precisen para el cumplimiento de sus funciones.

Velar por el uso racional de los recursos materiales, mobiliario y equipo de oficina asignados a la Dirección y sus Departamentos; así como por el aspecto normativo y disciplinario del personal a su cargo, tratando de mantener una armoniosa relación laboral.

Gestionar la capacitación y motivar al personal para la adecuada atención del trabajo asignado y evaluar periódicamente su desempeño en las actividades y disciplina.

Participar en sesiones de trabajo convocadas por la Gerencia General Administración y Finanzas e integrar Comités o

Comisiones; así como celebrar reuniones con su personal para facilitar y promover las labores a desarrollar.

Proporcionar a la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC) pronta y oportunamente toda la información requerida por ésta.

Preparar informes y documentos sobre el avance y cumplimiento de los programas y actividades realizados por la Dirección.

Responder oportunamente a las observaciones o hallazgos de auditorías practicadas por la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República.

Realizar otras actividades afines con el cargo, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.

Definir la Planificación Operativa del área a su cargo.

Difundir entre el personal a su cargo, la Política y los Objetivos de Calidad.

Definir y aprobar los objetivos de calidad de su área.

Documentar los procesos que le competen al área de su responsabilidad y cumplir y hacer que se cumplan las disposiciones documentadas.

Capacitarse y velar por que se capacite al personal a su cargo en las diferentes responsabilidades o actividades que se vinculan directamente con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Salvaguardar los registros y demás documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que están bajo su responsabilidad.

Atender las auditorias de calidad que se realicen en su área y proporcionar las evidencias solicitadas por los auditores.

Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos de calidad del área.

Evaluar periódicamente el desempeño del personal a su cargo, Planificar e implementar proyectos de mejora continua en su área.

1.2 Jefe/a Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral de Funcionarios/as y Ejecutivos/as, con responsabilidad de asesorar y asistir al/a la Director/a de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en la gestión de obras, bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de todas las Dependencias del Órgano Judicial; por lo que su labor requiere conocimientos especializados y experiencia en el campo de la Administración Pública. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, a quien reporta los resultados de su trabajo y tiene a su cargo personal técnico y secretarial. En ausencia de la Jefatura puede representarla y coordinar el trabajo de las Unidades que conforman el Departamento.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado por tres años como mínimo en cargos ejecutivos de administración de recursos dentro de la

Administración Pública y poseer experiencia en la aplicación xx xxxxx y reglamentos de la misma, especialmente referidos a las adquisiciones y contrataciones.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con funcionarios y proveedores.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos. Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 35 años y menor de 60 años de edad. Nacionalidad Salvadoreña.

De moralidad y competencia notorias.

Cualidades de liderazgo personal, diplomacia y cortesía. Alto grado de discreción, honradez y confiabilidad.

Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Disposición al trabajo en horas fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Asistir a la Jefatura en labores de planeación, organización y dirección de los diferentes programas, proyectos y actividades de la Dirección.

Formular los diferentes planes de la Dirección: Plan Anual Operativo de la Dirección de Planificación Institucional, Plan Anual de Objetivos de Calidad, Plan de Inspección de Calidad y la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Xxxxxxx y proponer ajustes a los métodos, sistemas y procedimientos de funcionamiento para operar con mayor eficiencia.

Actualizar Manuales Administrativos de la Dirección.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar en los Actos de Apertura de Ofertas de Licitaciones y Concursos Públicos.

Participar en reuniones de trabajo y emitir comentarios u observaciones mediante informes ejecutivos.

Revisar salidas de bienes y Resoluciones de devolución de fianzas.

Coordinar la distribución de la correspondencia interna y externa, como transporte de personal de la Dirección.

Proponer asignación de personal para las diferentes capacitaciones del programa de formación de la Dirección de Recursos Humanos.

Coordinar el proceso de Prórroga de Contratos de Servicio para el período siguiente.

Distribuir los de bienes donados.

Coordinar la entrega de las prestaciones sociales a personal de la Dirección.

Contribuir con las tareas asignadas acorde al Sistema de Gestión de la Calidad y velar por que se cumplan los procesos establecidos.

Responder las observaciones de los Informes de Auditoría de la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República, Auditoría Interna, Auditorías Internas y Externas de Calidad y de Atención al Cliente.

Colaborar en la supervisión y control de las actividades realizadas por las distintas Jefaturas de Departamento.

Realizar seguimiento de planes de inspección y objetivos de calidad. Elaborar y remitir informes: Mensuales de Actividades a la Gerencia

General de Administración y Finanzas, Trimestral Ejecución de Metas

del Plan Anual Operativo de la Dirección de Planificación Institucional y Trimestral del Plan Anual Operativo de Calidad.

Seguimiento a los informes de Registros de Personal emitidos por la Dirección de Recursos Humanos.

Actualización Control del Activo Fijo asignado a la Dirección.

Control de compras realizadas a través del Fondo Circulante de Monto Fijo.

Coordinar la elaboración de la Memoria Anual de Labores de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Revisar, evaluar y actualizar los procedimientos declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

1.3 Jefe/a Unidad de Monitoreo de Contratos

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Jefes/as Intermedios/as, de gran responsabilidad que implica el desarrollo de labores técnico operativo y un amplio conocimiento de todas las actividades que se atienden dentro de la Unidad que dirige. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, a quien reporta los resultados de su trabajo y tiene a su cargo personal secretarial y de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial, Derecho o Economía; y contar con amplios conocimientos de Gerencia para la administración de recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, así como del marco normativo que regula las operaciones en el Sector Público.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos de jefatura de uno a tres años y contar con experiencia laboral de dos años en el campo de la Administración Pública.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de redacción y estructuración de informes. Capacidad de análisis y síntesis de documentos.

Habilidad para coordinar y supervisar personal.

Habilidad para relacionarse con el personal y público en general.

Destreza en el uso de equipo de computación y de oficina.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad. Alto grado de discreción, honradez y lealtad.

Sentido de organización y responsabilidad. Iniciativa y dinamismo personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Planificar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades para la elaboración de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y participar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Unidad.

Distribuir la carga de trabajo entre los diferentes empleados, velando por la efectiva ejecución de las metas trazadas.

Participar en la negociación de cánones de arrendamientos para nuevos contratos de inmuebles.

Revisar que los documentos contractuales estén completos y cumplan las condiciones legales.

Velar porque se cumplan los plazos establecidos para la elaboración de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles.

Elaborar resoluciones razonadas de devolución de fianzas a proveedores de Libre Gestión y Contratos.

Hacer devolución de documentos de fianzas a diferentes suministrantes generadas por Libre Gestión y Contratos.

Elaborar referencias a diferentes empresas o personas naturales. Atender público, visitantes y usuarios en general.

Consolidar los informes de las actividades realizadas por la Unidad, relacionadas con la elaboración de contratos de

arrendamiento de bienes inmuebles; informando periódicamente a la jefatura sobre su estado.

Velar por los aspectos normativos y disciplinarios del personal a su cargo y sugerir soluciones o medidas para una buena relación laboral, así como por el uso racional y conservación de los equipos asignados a la Unidad.

Gestionar o solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

1.4 Jefe/a Unidad de Asistencia Jurídica

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Jefes/as Intermedios/as, de gran responsabilidad que implica la aplicación de la Abogacía para brindar apoyo jurídico en la contratación de obras, bienes y servicios. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, a quien reporta los resultados de su trabajo y tiene a su cargo personal profesional, secretarial y de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Ciencias Jurídicas; y contar con amplios conocimientos sobre el marco jurídico que regula las adquisiciones y contrataciones en el Sector Público, leyes mercantiles y el sistema de Administración de Justicia salvadoreño.

ii. Experiencia

Haber sido autorizado como Abogado/a dos años antes de su nombramiento como mínimo y con tres años de experiencia en el campo mercantil y de la Administración Pública.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad para realizar análisis jurídicos e interpretación xx xxxxx y reglamentos.

Capacidad de planificación y organización del trabajo.

Habilidad para la redacción de documentos e informes de trabajo. Habilidad para exponer y sustentar casos.

Habilidad para tratar con el público.

Destreza en la consulta y aplicación xx Xxxxx y Reglamentos.

Destreza en el uso de equipo de computación.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Sentido de organización y responsabilidad. Iniciativa y dinamismo personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Planificar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades en la elaboración de contratos para la adquisición de obras, bienes y servicios, y participar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Unidad.

Distribuir la carga de trabajo entre los diferentes empleados, velando por la efectiva ejecución de las metas trazadas.

Revisar y autorizar opiniones jurídicas emitidas por los Colaboradores/as Jurídicos/as de la Unidad.

Asistir a las reuniones de la Comisión de Evaluación de Ofertas para garantizar que el proceso de Adjudicación esté apegado a la Ley de Adquisiciones y Contratación de la Administración Pública y su Reglamento.

Dar seguimiento a los juicios por incumplimiento de contrato, entablados por la Fiscalía General de la República a favor de la Institución.

Revisar y autorizar Escrituras de Compraventa o Donación, Actas para reclamo de Fianzas. Acuerdos y Proyectos de Acuerdos xx Xxxxx o Presidenciales, Resoluciones Razonadas, Modificativas, Recursos de Revisión, Requerimientos Fiscales, entre otros.

Atender público, visitantes y usuarios en general.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Gestionar o solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad.

Consolidar los informes de las actividades realizadas por la Unidad, relacionadas con la elaboración de contratos para la adquisición obras, bienes y servicios.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

2. JEFATURAS INTERMEDIAS

3.1 Jefe/a del Departamento Licitaciones

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Jefes/as Intermedios/as, de gran responsabilidad que implica un amplio conocimiento de los procesos de licitaciones y concursos públicos. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, a quien reporta los resultados de su trabajo y tiene a su cargo personal de oficina y secretarial.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Administración de Empresas, Mercadeo, Economía, Ingeniería Industrial x xxxxxxxx afines; y contar con amplios conocimientos del marco normativo que regula las operaciones en el Sector Público.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos de jefatura de uno a tres años y contar con experiencia laboral de dos años en el campo de la Administración Pública.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad de redacción y estructuración de informes. Capacidad de análisis y síntesis de documentos.

Habilidad para coordinar y dirigir personal.

Habilidad para relacionarse con funcionarios, empleados y público en general.

Destreza en el uso de equipo de computación y de oficina.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad. Alto grado de discreción, honradez y lealtad.

Moralidad y competencia notorias.

Sentido de organización y responsabilidad. Iniciativa y dinamismo personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e) Actividades y Responsabilidades

Planificar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades destinadas a la preparación y ejecución de las licitaciones o concursos públicos y contrataciones directas, así como participar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Unidad.

Elaborar la Programación Anual de Licitaciones con base al Proyecto de Presupuesto Institucional.

Elaborar una calendarización para efectuar oportunamente los procesos de licitaciones.

Distribuir la carga de trabajo entre los/as diferentes empleados/as, velando por su cumplimiento en los plazos programados.

Velar por la eficiente ejecución de los procesos de licitación o concurso públicos.

Adecuar y elaborar las Bases de Licitación o de Concurso en conjunto con la Unidad Organizativa solicitante.

Elaborar Adendas o modificaciones a las Bases de Licitación o de Concurso con base en las consultas de los ofertantes.

Participar en la Comisión de Evaluación de Ofertas, para evaluar las ofertas con base a los criterios de evaluación establecidos en las Bases de Licitación o Concurso.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Atender público, visitantes y usuarios en general.

Consolidar los informes de las actividades realizadas por el Departamento, relacionadas con la elaboración de licitaciones para la adquisición obras, bienes y servicios, e informar periódicamente a la Jefatura sobre su estado.

Xxxxxxx el apoyo y la colaboración que precise la Comisión de Evaluación de Ofertas para el cumplimiento de sus funciones.

Gestionar o solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del Departamento y velar por la óptima utilización y conservación del equipo de trabajo asignado.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al puesto, que asignadas por la Jefatura inmediata.

3.2 Jefe/a del Departamento de Libre Gestión

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Jefes/as Intermedios/as, de gran responsabilidad en la adquisición de bienes y servicios relativos a las necesidades ordinarias de las Unidades Organizativas del Órgano Judicial. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos similares de uno a tres años y contar con experiencia laboral de uno a dos años en el campo de la Administración Pública.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad de análisis y síntesis de documentos.

Habilidad para la redacción de documentos e informes de trabajo. Habilidad para la toma de decisiones.

Habilidad para relacionarse con funcionarios, personal y público en general.

Destreza en el uso de equipo de computación y de oficina.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Sentido de organización y responsabilidad. Iniciativa y dinamismo personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Planificar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades destinadas a la adquisición de bienes y servicios, así como colaborar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Dirección.

Participar en la elaboración del Plan Anual de Compras Institucional en consonancia con las necesidades planteadas por los solicitantes.

Distribuir la carga de trabajo entre los diferentes empleados, velando por la efectiva ejecución de las metas trazadas.

Revisar y aprobar las solicitudes de requerimientos de bienes y servicios de las distintas Unidades Organizativas del Órgano Judicial.

Revisar y analizar los presupuestos o cotizaciones de los bienes y servicios plasmados en las requisiciones, verificando el cumplimiento de los rangos de compra a través de libre gestión y aprobar la adjudicación.

Revisar las órdenes de compra, verificando la exactitud de la documentación de soporte y superar observaciones señaladas por parte de las autoridades superiores.

Gestionar opiniones técnicas con áreas especializadas cuando así lo requiera la naturaleza de las adquisiciones.

Verificar que las facturas emitidas cumplan con el control interno establecido para agilizar el trámite de autorización de pago.

Cumplir con las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Atender público, visitantes y usuarios en general, velando por la conservación de buenas relaciones comerciales con los suministrantes de bienes y servicios.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Gestionar o solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del Departamento.

Informar periódicamente a la Jefatura de la Dirección sobre el estado de los requerimientos, así como las adquisiciones y contrataciones efectuadas mediante libre gestión.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al puesto asignadas por la Jefatura inmediata.

3.3 Jefe/a del Departamento xx Xxxxxxx General

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de jefes/as intermedios/as, de gran responsabilidad en asuntos de dirección y decisión de la administración de bienes adquiridos para el consumo y uso de las dependencias del Órgano Judicial, debiendo rendir fianza.

b)Dependencia Jerárquica

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o ser egresado de la carrera de Administración de Empresas, Contaduría Pública x xxxxxxxx afines; y contar con experiencia de Administración, además de conocimiento xx xxxxx que se apliquen a las funciones cubiertas por el cargo.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos similares de uno a tres años como mínimo y contar con experiencia de Administración, además de conocimiento xx xxxxx que se apliquen a las funciones cubiertas por el cargo.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con suministrantes.

Habilidad para redactar y estructurar informes.

Habilidad para analizar y sintetizar documentos.

Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Sentido de organización y responsabilidad. Iniciativa y dinamismo personal.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Planificar, dirigir, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades que a los almacenes les compete, así como colaborar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Dirección.

Distribuir la carga de trabajo entre los/as diferentes empleados/as, velando por la efectiva ejecución de las metas trazadas.

Dirigir y supervisar al personal en cumplimiento de sus labores.

Verificar que todos los productos que se reciben cumplan con las especificaciones estipuladas en las Órdenes de Compra o Contratos.

Velar porque las Actas de Recepción se elaboren en forma correcta y oportuna.

Revisar y autorizar Actas de Recepción y facturas de suministros recibidos por Orden de Compra o Contrato.

Velar por la seguridad, mantenimiento y conservación de las existencias xx Xxxxxxx.

Velar porque los suministrantes cumplan con las garantías de los productos que se deterioran o tienen algún desperfecto.

Revisar y autorizar Salidas de Bienes para entregar productos a los solicitantes.

Velar porque se haga un uso racional de las instalaciones y recursos.

Revisar en forma periódica los reportes estadísticos sobre el movimiento de los artículos en el Almacén.

Mantener constante comunicación con las Dependencias usuarias, a fin de conocer las inquietudes relacionadas directamente con el Almacén para fortalecer y mejorar el servicio.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Informar a la Jefatura de la Dirección en forma oportuna sobre las actividades que se realizan en el Almacén.

Cumplir con las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Atender público, visitantes y usuarios en general.

Gestionar o solicitar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del Departamento.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al puesto asignadas por la Jefatura inmediata.

3.4 Jefe/a xx Xxxxxxx Regional

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de jefes/as intermedios/as, con responsabilidad de asesorar y asistir a la Jefatura xxx Xxxxxxx General de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en asuntos de dirección y decisión de la administración de bienes adquiridos para el consumo y uso de las dependencias del Órgano Judicial, debiendo rendir fianza. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a del Departamento xx Xxxxxxx General, a quien reporta los resultados de su gestión y tiene a su cargo personal secretarial y de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o ser egresado de la carrera de Administración de Empresas, Contaduría Pública x xxxxxxxx afines; y contar con conocimientos xx Xxxxx de la Administración Pública.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos similares de uno a tres años como mínimo y contar con experiencia de Administración.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con suministrantes.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos.

Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 30 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Disposición a integrar equipos de trabajo. Sentido de organización y disciplina.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Planificar, coordinar y controlar las actividades que al Almacén le compete.

Elaborar los cálculos para las solicitudes de reabastecimiento al Almacén General.

Verificar, cuando corresponda, que todos los productos que se reciben cumplan con las especificaciones estipuladas en las órdenes de compra o contratos.

Velar porque las actas de recepción y no recepción se elaboren en forma correcta y oportuna y sean firmadas por el/la administrador/a de contrato u orden de compra.

Velar porque se haga un uso racional de las instalaciones y recursos.

Informar al/a la Jefe/a inmediato/a en forma oportuna sobre las actividades que se realizan en el Almacén.

Revisar y firmar notas de envío de suministros recibidos xxx Xxxxxxx General.

Revisar y autorizar salidas de bienes para entregar productos a los/as solicitantes.

Revisar los ingresos y egresos digitados en el área informática.

Mantener constante comunicación con las unidades organizativas usuarias, a fin de conocer las inquietudes relacionadas directamente con el Almacén para fortalecer y mejorar el servicio.

Dirigir y supervisar al personal en el cumplimiento de sus labores.

Revisar en forma periódica los reportes estadísticos sobre el movimiento de los artículos en el Almacén.

Velar por la seguridad, mantenimiento y conservación de las existencias xx Xxxxxxx.

Revisar los planes de inspección y los planes anuales operativos. Elaborar la programación trimestral de despachos mensuales.

Elaborar informes solicitados por la Jefatura inmediata, por la DACI o por alguna unidad organizativa que lo requiera.

Velar porque los suministrantes cumplan con las garantías de los productos que se deterioran o tienen algún desperfecto.

Autorizar las compras y los pagos realizados a través del fondo circulante xxx Xxxxxxx Regional.

Revisar y firmar los cuadros de IVA, renta, las conciliaciones bancarias y los informes de caja.

Velar el cumplimiento de los tiempos y las metas establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad; tanto para el Almacén como para el fondo circulante.

Notificar por escrito a las dependencias solicitantes los motivos por los cuales no se les puede comprar un bien o adquirir un servicio.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

3. COLABORADORES/AS JURÍDICOS/AS

3.1 Colaborador/a Jurídico/a

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, con trabajo de tipo profesional que aplica la Abogacía para brindar apoyo jurídico relacionado la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios; por lo que requiere del conocimiento del marco jurídico que regula las adquisiciones y contrataciones en el Sector Público. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Jurídica, a quien reporta los resultados de su gestión y no tiene personal a su cargo. Eventualmente puede integrar o coordinar equipos de trabajo.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Ciencias Jurídicas; y poseer conocimientos sobre leyes mercantiles y el marco jurídico que regula las adquisiciones y contrataciones en el Sector Público, así como del sistema de Administración de Justicia salvadoreño.

ii. Experiencia

Haber sido autorizado como Abogado y Notario dos años antes de su nombramiento como mínimo y/o experiencia en el campo judicial y notarial por un período de uno a tres años.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad para realizar análisis jurídicos e interpretación xx xxxxx y reglamentos.

Capacidad de planificación y organización del trabajo.

Habilidad para la redacción de documentos e informes de trabajo. Habilidad para exponer y sustentar casos.

Habilidad para tratar con el público.

Destreza en la consulta y aplicación xx Xxxxx y Reglamentos. Destreza en el uso de equipo de computación.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Disposición a integrar equipos de trabajo. Sentido de organización y disciplina.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Revisar la documentación legal para la elaboración de Contratos arrendamiento, adquisición de obras, bienes y/o servicios, presentada por las empresas a contratar.

Confrontar y verificar Contratos arrendamiento, de adquisición de obras, bienes y/o servicios.

Revisar las Bases de Licitación de obras, bienes y/o servicios.

Revisar documentación legal presentada por las empresas participantes en Licitaciones y propietarios de inmuebles en arrendamiento.

Participar en los actos de apertura de ofertas como delegado/a de la Unidad de Asistencia Jurídica.

Revisar Actas de Apertura de Oferta.

Revisar Actas de Negociación y Escrituras de arrendamiento de inmuebles.

Elaborar Requerimientos Fiscales por incumplimiento de contrato, dándoles el seguimiento correspondiente.

Emitir opiniones jurídicas sobre documentos, contratos y problemas suscitados en la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios.

Autenticar firmas de documentos administrativos, contratos de arrendamiento, contratos de obras de ingeniería y contratos de suministros de bienes y servicios.

Elaborar Actas notariales para reclamo de fianzas, garantías de oferta, anticipo de pago y garantías de buena obra a compañías aseguradoras y/o bancos, por incumplimiento de contratos, gestionando la firma de la Presidencia.

Elaborar Contratos de adquisición de obras, bienes y/o servicios. Elaborar solicitud de disminución, incremento o anulación de

Compromisos Presupuestarios.

Elaborar y revisar Resoluciones Modificativas a Contratos de suministros, servicio, de obras y arrendamiento, Resoluciones de Prórroga y Resoluciones de Multa.

Elaborar solicitudes de fianzas y préstamo de expedientes de Contratos.

Recibir y revisar documentación contractual y gestionar con los contratistas el envío de documentación pendiente.

Colaborar en la elaboración de la Memoria Anual de Labores de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Mantener actualizado el sistema mecanizado de control de contratos de la Unidad.

Elaborar informes solicitados por la UNAC.

Formar parte de las Comisiones de Evaluación de Ofertas como delegado/a de la Unidad de Asistencia Jurídica.

Elaboración de Informes Legales sobre documentación presentada por ofertantes para Comisión de Evaluación de Ofertas.

Elaboración de Resoluciones Razonadas de la Presidencia para la Contratación de Ofertante Único y por marca especifica de Libre Gestión.

Participar y levantar actas en reuniones con los contratistas cuando se convoca por reclamos de incumplimiento.

Preparar y rendir informes periódicos del trabajo realizado.

Colaborar en actividades afines con el cargo, que le sean encomendadas por el/la jefe/a inmediato.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

4. COLABORADORES/AS TÉCNICOS/AS

4.1 Colaborador/a Técnico/a Jefatura xx Xxxxxxx General

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral de Jefes/as intermedios/as, con responsabilidad de asesorar y asistir a la Jefatura xxx Xxxxxxx General de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en asuntos de dirección y decisión de la administración de bienes adquiridos para el consumo y uso de las dependencias del Órgano Judicial, debiendo rendir fianza. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/ de la Jefe/a del Departamento xx Xxxxxxx General, a quien reporta los resultados de su gestión y tiene a su cargo personal secretarial y de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o ser egresado de la carrera de Administración de Empresas, Contaduría Pública x xxxxxxxx afines; y contar con conocimientos xx Xxxxx de la Administración Pública.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos similares de uno a tres años como mínimo y contar con experiencia de Administración.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con suministrantes.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos.

Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Disposición a integrar equipos de trabajo. Sentido de organización y disciplina.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Delegar funciones al personal xxx Xxxxxxx en apoyo al/a la Jefe/a xxx Xxxxxxx o en ausencia de él.

Asistir a la Jefatura en labores de planeación, organización y dirección de los diferentes programas, proyectos y actividades xxx Xxxxxxx.

Dirigir, supervisar y apoyar al personal administrativo y operativo en cumplimiento de sus labores.

Contribuir con las tareas asignadas acordes al Sistema de Gestión de Calidad y velar porque se cumplan los procesos establecidos.

Revisar en forma periódica los reportes de los movimientos de artículos.

Xxxxxxx y proponer ajustes a los métodos, sistemas y procedimientos de funcionamiento para operar eficientemente.

Revisar y autorizar salidas de bienes, facturas y actas de recepción por compras realizadas por contrato o libre gestión como apoyo a la jefatura.

Velar porque las actas de recepción se elaboren en forma correcta y oportuna.

Coordinar y elaborar los reabastecimientos a los Almacenes Regionales.

Coordinar con el Departamento de Servicios Generales de acuerdo a las prioridades, las necesidades de servicio de transporte, a fin de abastecer oportunamente a los Almacenes Regionales.

Controlar las existencias de los diferentes bienes. Apoyar en la recepción y despachos de bienes.

Verificar las firmas de las salidas de bienes comparándolas con el banco de firmas aprobado.

Realizar otras labores que le sean encomendadas por el/la Jefe/a xx Xxxxxxx, así como colaborar en actividades afines al puesto.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Mantener constante comunicación con las unidades organizativas usuarias, para el despacho de bienes.

Coordinar con los/as Administradores/as de orden de compra y contrato, la firma de las actas.

Mantener constante comunicación con gestores/as de compra y otras unidades de la DACI.

Establecer necesidades de compra de artículos de consumo.

Elaborar informes encomendados por el/la Jefe/a xx Xxxxxxx.

4.2 Colaborador/a Técnico/a xx Xxxxxxx General

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, con responsabilidad de asesorar y asistir a la Jefatura del Departamento xx Xxxxxxx General de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en asuntos de dirección y decisión de la administración de bienes adquiridos para el consumo y uso de las dependencias del Órgano Judicial; por lo que su labor requiere conocimientos especializados y gran experiencia en el campo de la Administración Pública. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a del Departamento xx Xxxxxxx General, a quien reporta los resultados de su gestión y no tiene a su cargo personal.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o ser egresado de la carrera de Administración de Empresas, Contaduría Pública x xxxxxxxx afines; y contar con conocimientos sobre leyes, normas y reglamentos que rigen las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios en el sector público.

ii. Experiencia

Haber trabajado en cargos similares de uno a tres años como mínimo y contar con experiencia de Administración, de preferencia dentro del sector público.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo. Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con suministrantes.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos. Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad.

Alto grado de discreción, honradez y confidencialidad. Excelentes hábitos personales y de trabajo.

Disposición a integrar equipos de trabajo. Sentido de organización y disciplina.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Colaborar con la Jefatura en labores de planeación, organización y dirección de los diferentes programas, proyectos y actividades xxx Xxxxxxx.

Xxxxxxx y proponer ajustes a los métodos, sistemas y procedimientos para operar eficientemente.

Elaborar informes gerenciales y notas encomendadas por la jefatura.

Participar activamente en reuniones de adjudicación de ofertas de las licitaciones.

Participar en reuniones de trabajo y emitir comentarios u observaciones en informes ejecutivos.

Elaborar, controlar y notificar la programación de despachos.

Apoyar a la jefatura en acuerdos logísticos relacionados con la recepción y despacho de bienes

Realizar otras labores afines y atender las misiones encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.

Planificar y cumplir las disposiciones de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Participar y colaborar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

4.3 Colaborador/a Técnico/a Jefatura Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, con responsabilidad de asesorar y asistir a la Jefatura de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa que requiere de conocimientos especializados de una disciplina, área o técnica específica de la Administración Pública. Las labores las realiza en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta los resultados de su trabajo y no tiene a su cargo personal.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial x xxxxxxxx afines; y contar con amplios conocimientos del marco normativo que regula las operaciones en el Sector Público.

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado por tres años o más en cargos similares y con experiencia de tres a cinco años de trabajo dentro de la Administración Pública y poseer experiencia especialmente referida a las adquisiciones y contrataciones.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de planificación y organización del trabajo.

Capacidad gerencial para la toma de decisiones.

Habilidad para coordinar, dirigir y supervisar equipos de trabajo.

Habilidad en el manejo de conflictos y relaciones con funcionarios y proveedores.

Habilidad para redactar y estructurar informes. Habilidad para analizar y sintetizar documentos.

Destreza en el uso de hardware y software.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Asistir a la Jefatura en labores de planeación, organización y dirección de los diferentes programas, proyectos y actividades de la Dirección.

Formular el Plan Anual Operativo de la Dirección de Planificación Institucional correspondiente a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Xxxxxxx y proponer ajustes a los métodos, sistemas y procedimientos de funcionamiento para operar con mayor eficiencia.

Actualizar Manuales Administrativos de la Dirección.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar en los Actos de Apertura de Ofertas de Licitaciones y Concursos Públicos.

Participar en reuniones de trabajo y emitir comentarios u observaciones mediante informes ejecutivos.

Contribuir con las tareas asignadas acorde al Sistema de Gestión de la Calidad y velar por que se cumplan los procesos establecidos.

Responder las observaciones de los informes de Auditoría de la Xxxxx xx Xxxxxxx de la República y Auditoría Interna.

Elaborar y remitir informes: Mensuales de Actividades a la Gerencia General de Administración y Finanzas y Trimestral Ejecución de Metas del Plan Anual Operativo de la Dirección de Planificación Institucional.

Seguimiento a los informes de Registros de Personal emitidos por la Dirección de Recursos Humanos.

Actualización Control del Activo Fijo asignado a la Dirección.

Coordinar la elaboración de la Memoria Anual de Labores de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

4.4 Encargado/a del Fondo Circulante de Monto Fijo

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, encargado de la revisión y análisis de documentos de pagos por adquisiciones de bienes y servicios tramitados por el Fondo Circulante, además de los registros contables y estados financieros del Fondo Circulante. Requiere del conocimiento de técnicas y métodos contables; por lo que exige gran capacidad, habilidad numérica y esfuerzo mental. Las labores las realiza en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta el resultado de las labores desempeñadas y tiene personal a su cargo personal de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Administración de Empresas o Contaduría Pública; o bien, título de Contador Público Certificado; como poseer conocimiento xx xxxxx, normas, reglamentos y disposiciones de la Administración Pública relacionados con el manejo de fondos.

ii. Experiencia

Poseer experiencia mínima de cinco años en trabajos contables, de preferencia dentro del Sector Público.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Habilidad para efectuar cálculos numéricos.

Habilidad para elaborar informes y documentos contables. Habilidad para relacionarse con funcionarios y empleados.

Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el uso de equipo de computación.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. De moralidad y competencia notorias.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Recibir, revisar y analizar facturas y documentación para realizar pagos por adquisición de bienes y servicios tramitados por el Fondo Circulante.

Elaborar y entregar cheques para el pago de facturas por bienes y servicios tramitados por el Fondo Circulante, solicitando la firma de Refrendario en cheques.

Mantener actualizados los registros del Libro de Banco y de la chequera asignada.

Elaborar los registros contables y los estados financieros del Fondo Circulante, así como las proyecciones de gastos.

Elaborar mensualmente el informe de gastos por Unidad Presupuestaria y Líneas de Trabajo, el informe de liquidación de gastos, informe de caja y conciliaciones bancarias.

Preparar y presentar informes periódicos del trabajo realizado.

Colaborar en actividades afines con el cargo, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.

Contribuir con las tareas asignadas acordes al Sistema de Gestión de Calidad.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Mantener sus puestos de trabajo y archivos siempre ordenados.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

4.5 Encargado/a del Banco de Proveedores

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral secretarial y de oficina, colaborando en la digitación de información; así como en el archivo de documentación de soporte, requiere algún esfuerzo mental, responsabilidad y discreción. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta el resultado de las labores desempeñadas y tiene a su cargo personal de oficina.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer título xx xxxxxxxxx en cualquier opción; como poseer conocimiento xx Xxxxx de la Administración Pública y de oficina tales como archivismo, kardex, mecanografía, computación.

ii. Experiencia

Poseer experiencia mínima de cinco años en trabajos contables, de preferencia dentro del Sector Público.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Habilidad para elaborar informes.

Habilidad para relacionarse con funcionarios y empleados. Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el uso de equipo de oficina (computadora, calculadora, máquina de escribir, entre otros).

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. De moralidad y competencia notorias.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Mantener actualizado el sistema de Banco de Proveedores. Preparar expedientes para evaluación de proveedores.

Registrar y archivar documentos bajo su responsabilidad del banco de proveedores.

Ingresar Requisiciones al sistema de COMPRASAL de la UNAC del Ministerio de Hacienda.

Colaborar en la digitación de información.

Obtener información para la elaboración de reportes.

Revisar, ajustar y corregir datos de documentos elaborados o sometidos a su revisión.

Elaborar documentos, notas y correspondencia en general. Llevar control de los documentos recibidos y despachados.

Xxxxxxxx y presentar informes que le sean solicitados por su jefe/a inmediato/a.

Contribuir con las tareas asignadas acordes al Sistema de Gestión de Calidad.

Realizar otras actividades encomendadas por el/la jefe/a.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

4.6 Analista Programador/a Informático/a

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, que requiere de manejo de paquetes de computación y conocimiento de hardware. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta el resultado de las labores desempeñadas y no tiene personal a su cargo.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Sistemas de Computación o carrera afín, a nivel de Licenciatura, Ingeniería, Técnico, ser egresado o a nivel de tercer año en delante de las carreras mencionadas; y contar con conocimiento básico en hardware. Conocimiento en ambiente (WEB) y en manejo de base de datos (SQL)

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado en cargos similares de dos a tres años y poseer experiencia en el manejo de paquetes informáticos.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Habilidad para recibir y cumplir instrucciones.

Habilidad para elaborar cuadros, gráficos e informes.

Habilidad para relacionarse con jefes/as y empleados/as. Destreza en el uso de equipo de computación.

Excelentes relaciones humanas.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Analizar nuevos sistemas informáticos, incluyendo las mejoras a los existentes y desarrollar las soluciones.

Preparar los planes de calendarización y desarrollo de proyectos, incluyendo tareas, asignaciones de trabajo, recursos y tiempos de ejecución.

Elaborar el diseño físico de la base de datos e implementación del mismo en la base de desarrollo de sistemas.

Elaborar manuales del usuario y del programador de los sistemas desarrollados acorde a los estándares de documentación establecidos.

Apoyar en coordinación con soporte técnico, la presentación e instalación de sistemas.

Brindar asistencia técnica y capacitación de los aplicativos a los nuevos usuarios los Departamentos que integran la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Establecer los mecanismos adecuados para el mantenimiento y actualización de los sistemas y bases de datos.

Ejecutar el mantenimiento de los programas, con el fin de mantenerlos conforme a las necesidades de los usuarios.

Colaborar en la evaluación de hardware y software de soporte de sistemas, así como también en el estudio de factibilidad en la implementación de nuevos sistemas o mejoras a los existentes.

Presentar informes del trabajo realizado.

Participar en reuniones de trabajo.

Participar activamente en los proyectos y planes de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Realizar otras actividades afines al cargo.

Mantener sus puestos de trabajo y archivos siempre ordenados.

Otras actividades encomendadas por el/la Jefe/a responsable.

4.7 Administrador/a de Redes

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, que requiere del conocimiento de la disciplina de informática, especialmente en el área de soporte técnico. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta el resultado de las labores desempeñadas y no tiene personal a su cargo.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico en Sistemas, Computación o ser egresado de alguna de las carreras relacionadas con la informática; y contar con amplio conocimiento de terminología, redes, arquitectura de computadoras personales, sistemas, bases de datos, software estándar para PC y técnicas administrativas.

ii. Experiencia

Poseer experiencia mínima de dos a cinco años en trabajo técnico de computación, mantenimiento y reparación de computadoras o puestos similares.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Habilidad para elaborar informes.

Habilidad para relacionarse con funcionarios y empleados. Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el uso de equipo de oficina (computadora, calculadora, entre otros).

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Proporcionar mantenimiento al Sistema Mecanizado de Compras por Libre Gestión.

Brindar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo asignado a la Dirección y sus Departamentos.

Velar por el correcto funcionamiento de la red de computadoras de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional a través de la implementación de controles que ayuden al cumplimiento de dicho objetivo.

Obtener copias de seguridad (backups) de la información almacenada en las bases de datos.

Actualizar los programas anti-virus de las computadoras de la Dirección y sus Departamentos.

Mantener actualizados los registros correspondientes a las actividades bajo su responsabilidad.

Contribuir con las tareas asignadas acordes al Sistema de Gestión de la Calidad.

Elaborar informes periódicos del trabajo efectuado y presentarlos a su Jefe/a inmediato/a.

Realizar otras labores afines con el puesto encomendadas por su Jefe/a inmediato/a.

Mantener sus puestos de trabajo y archivos ordenados.

Participar activamente en los proyectos de mejora que se planifiquen en su área.

4.8 Gestor/a de Calidad

a)Naturaleza del Cargo

Cargo que pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, cuyas labores requieren de conocimientos de una disciplina, área o técnica específica para realizar el trabajo que se le encomiende. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta los resultados de su trabajo y no tiene a su cargo personal.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o egresado de la carrera en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas x xxxxxxxx afines; y haber recibido al menos durante cuarenta horas conocimientos sobre la norma ISO 9000 de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión de Proyectos, Filosofía y Programación de Mejora Continua de la Calidad y la Productividad.

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado al menos de uno a dos años en la Institución y conocimiento suficiente de las actividades y procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de análisis e interpretación de documentos. Capacidad de planificación y organización del trabajo. Excelente comunicación.

Excelentes relaciones humanas.

Capacidad de trabajo en equipo.

Capacidad para elaborar, desarrollar y coordinar proyectos.

d) Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e) Actividades y Responsabilidades

Representar al/a la Directora/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional ante la Dirección de Gestión de Calidad.

Apoyar y asistir técnicamente en materia de calidad al/a la Directora/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Contribuir a la planificación de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Preparar en coordinación con los líderes de procedimiento el Plan Anual de Objetivos de Calidad, el Plan de Inspección de Calidad y los Proyectos de Mejora para presentarlo al/a la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional para su revisión y aprobación.

Coordinar y asistir en aspectos de calidad a los líderes de los procedimientos declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad, cuando le sea requerido.

Gestionar los cambios solicitados por los líderes de los procedimientos a los documentos declarados.

Realizar autoevaluaciones y seguimientos periódicos a los procedimientos en el Sistema de Gestión de la Calidad e informar

de manera escrita al/a la Director/a de Adquisiciones y Contrataciones Institucional sobre los resultados.

Dar seguimiento y elaborar informes periódicos sobre la medición realizada por los líderes de procedimiento, a los objetivos de calidad, por medio de los indicadores del Plan Anual de Objetivos de Calidad y a las inspecciones realizadas por medio del Plan de Inspección de Calidad.

Dar seguimiento a los Proyectos de Mejora identificados por los líderes en cada uno de los procedimientos declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

Responder las observaciones de los informes de Auditorías Internas y Externas de Calidad y de Atención al Cliente.

Elaborar presentaciones y documentos solicitados por la Dirección de Gestión de Calidad.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Revisar, evaluar y actualizar los procedimientos declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

4.9 Colaborador/a Administrativo/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral de Profesionales y Técnicos, con responsabilidad de colaborar con el/la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa en la gestión de obras, bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de todas las Dependencias del Órgano Judicial; por lo que su labor requiere conocimientos especializados y gran experiencia en el campo de la Administración Pública. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a de la Unidad de Asistencia Técnica y Administrativa, a quien reporta los resultados de su trabajo y no tiene a su cargo personal.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

Poseer grado académico o egresado xx xxxxxxxx en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial x xxxxxxxx afines; y contar con amplios conocimientos del marco normativo que regula las operaciones en el Sector Público.

ii. Experiencia

Xxxxxxx desempeñado por tres años o más en cargos similares y con experiencia de tres a cinco años de trabajo dentro de la Administración Pública.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Capacidad de análisis y evaluación de acciones.

Capacidad de redacción y estructuración de informes

Capacidad para coordinar equipos de trabajo e investigaciones multidisciplinarias.

Habilidad para presentar estudios y proyectos.

Habilidad para interpretar y sintetizar documentos técnicos. Habilidad para relacionarse con funcionarios de alto nivel.

Destreza en el uso de técnicas y metodología de trabajo técnico.

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Colaborar con la formulación de la Programación Anual de Compras Institucional.

Cumplir las disposiciones de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Participar en los Actos de Apertura de Ofertas de Licitaciones y Concursos Públicos.

Coordinar la distribución de la correspondencia interna y externa y transporte de personal de la Dirección.

Coordinar el proceso de Prórroga de Contratos de Servicio para el período siguiente.

Coordinar la entrega de las prestaciones sociales a personal de la Dirección.

Contribuir con las tareas asignadas acorde al Sistema de Gestión de la Calidad y velar por que se cumplan los procesos establecidos.

Realizar seguimiento de planes de inspección y objetivos de calidad.

Participar activamente en los proyectos de mejora de la calidad que se planifiquen en su área.

Participar en reuniones periódicas de trabajo convocadas por la Jefatura y realizar sesiones con su personal.

Presentar Informes del trabajo que realiza.

Realizar otras actividades afines al cargo, que le sean encomendadas por la Jefatura inmediata.

4.10 Coordinador/a de Informática xxx Xxxxxxx General

a)Naturaleza del Cargo

Pertenece a la categoría laboral Profesionales y Técnicos, encargado de proporcionar mantenimiento de la red, las aplicaciones y equipos informáticos del área xx Xxxxxxx General de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, realiza informes y registros de la información. Requiere algún esfuerzo mental responsabilidad y discreción. Las labores se realizan en condiciones ambientales normales.

b)Dependencia Jerárquica

Depende directamente del/de la Jefe/a xxx Xxxxxxx General, a quien reporta el resultado de las labores desempeñadas y no tiene personal a su cargo.

c) Requisitos Mínimos

i. Educación y Conocimientos

ii. Experiencia

Poseer experiencia mínima de dos a cinco años en trabajo técnico de computación, mantenimiento y reparación de computadoras o puestos similares.

iii. Capacidades, Habilidades y Destrezas

Habilidad para elaborar informes.

Habilidad para relacionarse con funcionarios y empleados.

Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el uso de equipo de oficina (computadora, calculadora, entre otros).

d)Características Personales

Mayor de 25 años y menor de 60 años de edad. Creatividad, alta discreción y lealtad.

Sentido de organización y disciplina.

Excelentes hábitos personales y de trabajo. Amabilidad y cortesía.

Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e)Actividades y Responsabilidades

Velar por el correcto funcionamiento de la red de computadoras xxx Xxxxxxx General a través de la implementación de controles que ayuden al cumplimiento de dicho objetivo.

Brindar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo asignado al Almacén General.

Proporcionar mantenimiento al Sistema Mecanizado de Kardex.

Apoyarse con el Departamento de Informática para brindar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo asignado al Almacén General.

Actualizar los programas anti-virus de las computadoras xxx Xxxxxxx General.

Obtener copias de seguridad (back ups) de la información almacenada en las bases de datos.

Emitir mensual y anualmente los reportes de consumo por artículos, kardex y Unidades Organizativas usuarias.

Elaborar informes periódicos del trabajo efectuado y presentarlos a su Jefe/a inmediato/a.

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MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

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