ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS - CONVENIOS Código: FT-GC-08-53

	ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS - CONVENIOS	Código: FT-GC-08-53
		Versión: 5
		Fecha Aprobación: 16/06/2022
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1.CONVENIO A CELEBRAR

1. Convenio Interadministrativo

2. Convenio de asociación

3. Convenio de asociación con entidad privada sin ánimo de lucro

4. Convenio de cooperación con organismo internacional

5. Convenio especial de cooperación científica y tecnológica

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Describir la necesidad que se pretende satisfacer con la suscripción del convenio

Identificar el Cooperante - idoneidad

Identificar el cooperante con el cual se pretende suscribir el convenio

En la siguiente tabla se debe relacionar los convenios que ha suscrito la entidad con la que se pretende asociar el Instituto, con el fin de demostrar su experiencia en la materia

Nombre del contratante o aliado Objeto del contrato Fecha de inicio Fecha de finalización Duración (meses) Valor

Indicar según el Plan de Adquisiciones los siguientes puntos)

Meta:

Proyecto:

Actividad:

Número POA:

Categoría: (Indicar la clasificación contable según la tipología a la que corresponde el gasto que ocasiona la ejecución del convenio – consultar con el profesional especializado del área contable).

Centro de Costo: (Indicar la clasificación contable específica a la que debe afectarse el convenio, con el fin de lograr un adecuado control de los recursos económicos aplicados al mismo – consultar con el profesional especializado del área contable).

3. OBJETO

(Transcripción literal conforme se encuentra aprobado en el Plan de Adquisiciones)

3.1. Descripción y Alcance del objeto:

(Determinar qué o cuáles propósitos institucionales se cumplirán con el objeto del convenio a celebrar, describir claramente las acciones y/o actividades mediante las cuales se pretende dar cumplimiento al objeto planteado.)

3.2. CODIFICACIÓN CLASIFICADOR BIENES Y SERVICIOS

GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO

3.3. Equipo Técnico para el desarrollo del Convenio

Se debe describir claramente el equipo técnico aportado tanto por el Instituto como del asociado (cuando aplique).

4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Señalar los fundamentos normativos del convenio que se pretende suscribir

5. IDENTIFICACIÓN DEL CONVENIO O CONTRATO A CELEBRAR

Identificación de acuerdo con el tipo de convenio seleccionado en el ítem 1

6. IDONEIDAD Y EXPERIENCIA REQUERIDAS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

Se deberá describir claramente la idoneidad y experiencia con la que cuenta el asociado respecto a la suscripción de convenios con objeto similar

7. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO DEL CONVENIO

Para obtener el valor del convenio se realizó un estudio xx xxxxxxx y análisis del sector, el cual se anexa en el formato FT-GC-08-11.

8. PLAZO DE EJECUCIÓN

El presente convenio tiene una duración de XXXXX contados a partir de la suscripción del acta de inicio o aprobación garantía única de cumplimiento (si aplica) (Seleccionar una opción) previa expedición del registro presupuestal de las entidades que hacen parte del convenio.

9. LUGAR DE EJECUCIÓN

El domicilio contractual es la ciudad de Bogotá D.C, la ejecución de las actividades del convenio se realizarán en las instalaciones y Sede del IDEP Av. Xxxxx 00 Xx 00X-00 Centro Empresarial Arrecife Torre Peatonal, Oficinas 805 – 806 – 402A – 402B y/o en los diferentes lugares establecidos en el convenio, en el plan operativo y demás documentos del convenio.

10. VALOR ESTIMADO DEL CONVENIO

El valor estimado del convenio es de xxxxxxxxxxx Este valor incluye cualquier clase de gravamen, impuesto, tasa, contribución o tributo en general que se cause o se llegare a causar; en tal evento EL COOPERANTE se obliga a asumirlo, así como los costos directos e indirectos que se ocasionen para la ejecución del mismo.

• APORTE DEL IDEP : Se debe señalar si el aporte es en dinero o en especie

• APORTE DEL ASOCIADO: Se debe señalar si el aporte es en dinero o en especie

11. DESEMBOLSOS DEL CONVENIO

POR PARTE DEL IDEP: realizará los desembolsos de los aportes de la siguiente manera:

NÚMERO DE DESEMBOLSOS	PORCENTAJE (%) IGUAL A VALOR
Primer	XX% correspondiente a XXXXXX pesos ($XXXXX) M/CTE.
Segundo	XX% correspondiente a XXXXX pesos ($XXXXX) MCTE
Tercero	XX% correspondiente a XXXXXX pesos ($XXXXX) M/CTE.
Total:	XXXXXXXXXXXXXXX ($XXXXX) M/CTE.

POR PARTE DEL ASOCIADO: realizará los desembolsos de los aportes de la siguiente manera:

NÚMERO DE DESEMBOLSOS	PORCENTAJE (%) IGUAL A VALOR
Primer	XX% correspondiente a XXXXXX pesos ($XXXXX) M/CTE.
Segundo	XX% correspondiente a XXXXX pesos ($XXXXX) MCTE
Tercero	XX% correspondiente a XXXXXX pesos ($XXXXX) M/CTE.
Total:	XXXXXXXXXXXXXXX ($XXXXX) M/CTE.

Los anteriores desembolsos se realizarán por intermedio de la Tesorería del IDEP así como del Asociado, una vez se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), y suscripción del cumplido a satisfacción por parte del comité técnico del convenio.

Los Asociados deben presentar soporte de los pagos de los aportes a salud, pensiones y riesgos laborales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 789/2002, Ley 1122/2007 (aporte integral), Ley 1562 de 2012, el Decreto 0723 del 15 xx xxxxx de 2013 y demás normatividad vigente de los profesionales contratados para el desarrollo del convenio , Certificación de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social integral y Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la que manifieste bajo la gravedad de juramento que mantiene la vinculación de X mujeres que se comprometió a disponer para la ejecución del contrato en el marco del Decreto 332 de 2020

12. OBLIGACIONES

12.1 Obligaciones Generales de las partes

1. Guardar y mantener la debida reserva frente a temas y asuntos tratados y conocidos con ocasión de la ejecución del presente convenio

2. Cumplir con el objeto del convenio con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo tanto, no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del CONTRATISTA con EL INSTITUTO.

3. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones que puedan presentarse y en general se obliga a cumplir con lo establecido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

4. Diligenciar el formato único de hoja de vida de que tratan las Leyes 190 de 1995 y 443 de 1998, y la Resolución 580 del 19 xx xxxxxx de 1999. SI ES PERSONA JURÍDICA

5. Responder por sus actuaciones y omisiones derivados de la celebración del presente convenio, y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

6. Cumplir con los pagos de los aportes a salud, pensiones y riesgos laborales de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 780 de 2016 y 1273 de 2018 y demás normatividad vigente.

7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del convenio.

8. Acatar las instrucciones que le imparta el supervisor en virtud de la ejecución del presente convenio.

9. Mantener la confidencialidad de la información suministrada por EL INSTITUTO, la cual solo podrá ser utilizada para la correcta ejecución del servicio contratado.

10. Presentar oportunamente al supervisor, los informes de actividades y demás que se soliciten sobre cualquier aspecto de la prestación del servicio.

11. Suscribir las actas relacionadas con la ejecución del convenio

12. Dar buen uso y custodia a los bienes y elementos que EL INSTITUTO le entregue para el desarrollo del objeto contractual, los cuales al vencimiento del convenio deberá reintegrar al almacén (cuando aplique)

13. Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean entregados o que elabore en desarrollo del convenio, certificando que reposen en la dependencia correspondiente.

14. Dar cumplimiento a las políticas de seguridad de los activos de información y el uso adecuado del internet y del correo electrónico que fije la entidad en cualquier sentido.

15. Mantener libre al INSTITUTO de cualquier daño o perjuicio originado de reclamaciones provenientes de terceros y que se deriven de la ejecución de sus obligaciones o de sus subcontratistas o dependientes.

16. Cumplir con el Código de Buen Gobierno adoptado mediante Resolución No. 045 de 2017 y el plan de gestión ética, publicados en la página web de la entidad, así como las demás políticas relacionadas con la medición del índice de transparencia.

17. Cumplir con las normas jurídicas y principios que protegen los derechos xxxxxxx y patrimoniales que la ley concede a los autores de obras o creaciones y responder por cualquier reclamo que en materia de derecho de autor se llegare a presentar exonerando al INSTITUTO de cualquier responsabilidad por tal hecho. 

18. Contar con las autorizaciones correspondientes, exonerando también por este hecho al INSTITUTO de cualquier reclamación, en el evento que EL CONTRATISTA utilice obras cuyo autor sea diferente al CONTRATISTA como textos, obras, fotografías y dibujos entre otros, así como presentaciones protegidas por los derechos conexos como fonogramas e interpretaciones, entre otros.

19. Contar con la autorización correspondiente en el evento de requerir tratamiento de datos personales, cumpliendo con la política de privacidad y tratamiento de datos adoptados mediante la Resolución interna No. 40 de 2017 y el Manual Interno de políticas y procedimientos de protección de datos personales del IDEP publicado en la página web de la entidad.

20. Suscripción del acuerdo de confidencialidad (si aplca)

21. Vincular y mantener un mínimo de mujeres para la ejecución del convenio de acuerdo al porcentaje definido en el artículo 3° del Decreto 332 de 2020¹

22. Durante la ejecución del convenio el cooperante debe prevenir, corregir y denunciar, ante las autoridades administrativas y/o las autoridades judiciales correspondientes, según sea el caso, la violencia, la discriminación, el abuso y el acoso sexual contra las mujeres, y las demás violencias basadas en género; así como deberá evitar los elementos de discriminación sexista del uso del lenguaje escrito, visual y audiovisual, y de la imagen, que perpetúen estereotipos de género y/o generen un ambiente sexual hostil, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Distrital No. 381 de 2009.

23. Verificar a través del(a) supervisor(a) del convenio, que el cooperante cumpla con las condiciones establecidas en el Decreto 332 de 2020, relacionada con vincular y mantener el porcentaje mínimo de vinculación de mujeres durante toda la ejecución del convenio, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 3 del Decreto 332 de 2020.

12.2 Obligaciones Específicas del COOPERANTE.

Señalar detalladamente las obligaciones del cooperante

12.3 Obligaciones Específicas del IDEP

Señalar detalladamente las obligaciones del Instituto

13. PRODUCTOS

(Cuando aplique)

ACCIONES ACTIVIDAD ESPECÍFICA PRODUCTO

Se debe diligencia el cuadro que antecede señalado claramente la información solicitada respecto a los productos que se pretendan establecer en virtud del convenio a suscribir.

14. ANEXO TÉCNICO

La ejecución del presente Xxxxxxxx se realizará de acuerdo con las actividades definidas en el Anexo Técnico.

El presente documento deberá ir acompañado de su anexo técnico correspondiente

14. SUPERVISIÓN DEL CONVENIO

Se deberá señalar quien ejercerá la supervisión del convenio que se pretende suscribir.

14. COMITÉ TÉCNICO

COMITÉ TÉCNICO:

El comité técnico es la instancia por medio de la cual se efectuará la toma de decisiones estratégicas en cuanto a la ejecución, seguimiento y evaluación del convenio, cuyo resultado le permitirá a la Supervisión del Convenio autorizar las acciones a que haya lugar.

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO:

El Comité estará conformado de la siguiente manera:

Se deberá señalar quienes conformarán el comité técnico del convenio tanto por parte del Instituto como del Cooperante.

FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO:

a) Adoptar las medidas de coordinación que se consideren pertinentes para el cumplimiento del objeto del convenio, definiendo las políticas y las acciones que deban adoptarse para el eficiente desarrollo del objeto del convenio, sin que implique modificación a su objeto.

b) Concurrir con asesoría y asistencia técnica permanente para el desarrollo de las actividades, procesos y productos propios de su competencia y experticia.

c) Verificar permanentemente el desarrollo de las acciones con miras al logro del objeto del convenio.

d) Xxxxxxx y presentar a la supervisión el plan general de trabajo y el cronograma establecido para la ejecución y seguimiento del desarrollo del presente convenio.

e) Conceptuar sobre los informes de avance y los demás que sean presentados a su consideración con relación a la ejecución del presente convenio para su posterior aprobación por parte del supervisor del convenio

f) Presentar a la supervisión las actividades de apoyo que se requieran para el desarrollo del objeto del convenio.

g) Conceptuar sobre aspectos técnicos del convenio, sin que altere el objeto y el alcance previsto.

h) Xxxxxx como instancia de discusión y aclaración de las situaciones propias de la ejecución del convenio y como instancia de solución frente a dificultades que se puedan presentar en desarrollo de la ejecución del mismo.

i)Atender las observaciones o requerimientos que formulen las partes.

REUNIONES Y DECISIONES: El comité técnico se reunirá cada quince (15) días, o cuando por necesidades específicas sea convocado por alguna de las partes.

De cada reunión se deberá elaborar un acta suscrita por los integrantes del comité, en la que se harán constar el seguimiento técnico del desarrollo del convenio.

Este comité únicamente se podrá reunir cuando estén presentes la mayoría de los miembros del comité operativo y la secretaría técnica estará a cargo del IDEP.

Nota: La primera reunión del comité se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del convenio.

17. TIPIFICACIÓN, CUANTIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES, NO ASEGURABLES

En razón a la naturaleza del objeto del convenio, el tiempo de ejecución y el valor, se presenta la siguiente matriz de riesgo:

No. Clase Fuente Etapa Tipo DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración del riesgo categoría

Forma de Mitigación

A quien se le asigna?	Tratamientos / Controles	Impacto después del tratamiento				Afecta ejecución del contrato?	Persona responsable del tratamiento	Fecha estimada en que inicia el tratamiento	Fecha estimada en que se completa el tratamiento	Monitoreo y revisión
		Probabilidad	Impacto	Valoración del riesgo	Categoría					Cómo se realiza monitoreo	Periodicidad de Cuando

18. GARANTÍAS DEL CONVENIO

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, la entidad ejecutora garantizará el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor del Instituto, con ocasión de la ejecución del convenio y de su liquidación, a través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo señalados en el art. 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 de 2015, ya sea por convenio de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria.

En el mismo Decreto en su artículo 2.2.1.2.1.4.5 se expresa que si bien la exigencia de garantías para este tipo de convenios no es obligatoria, la justificación para exigirlas o no debe estar contenida en los estudios y documentos previos.

De acuerdo con el análisis de riesgos y teniendo la necesidad de proteger los recursos públicos del Instituto y que en caso que se presenten daños, es preciso establecer los mecanismos de cobertura del riesgo para que un tercero pueda amparar y asumir los perjuicios.

En este orden de ideas, atendiendo a la naturaleza del convenio a suscribir, la cuantía y la especificidad de las obligaciones, se requiere de un tercero garante, quien asumiría los posibles riesgos derivados de la ejecución de éste, blindando al IDEP, respecto de afectaciones por incumplimiento total o parcial, legal o contractual del objeto y/o de los compromisos pactados. Así como, de aquellas afectaciones que se pueden generar a causa de personal utilizado para la ejecución del convenio.

Garantía	Porcentaje (%)	Plazo	Sobre el valor
Cumplimiento	xx% del valor del convenio	Igual al plazo de ejecución del convenio y xxx meses más	Del valor total del convenio
Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.	xx% del valor del convenio	Por el plazo del convenio y xxxx años más	Del valor total del convenio
Calidad del servicio	xx% del valor del convenio	Igual al plazo de ejecución del convenio y xxxx más	Del valor total del convenio

19. SOLICITUD CONTRATACIÓN

DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA

CARGO

	Nombre / Cargo	Firma
Aprobó	Nombre del Subdirector o jefe del área responsable del proyecto de Inversión o Funcionamiento- Cargo
Revisó	Nombre del superior inmediato - Cargo
Elaboró	Nombre del Profesional del área o referente técnico - Cargo
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas vigentes.

1 Es importante establecer que el porcentaje al que se refiere la norma varía de acuerdo a la rama de actividad económica que se pretende contratar, para lo cual se establecieron los siguientes topes:

- Contratos de transporte y almacenamiento: 12,1% (2022) y 16,6% (desde el 1ro xx xxxxx 2023)

-Suministro de electricidad, gas y agua: 24,4% (2022) y 28,2% (desde el 1ro xx xxxxx de 2023)

- Actividades inmobiliarias: 33,2% (2022) y 37,2% (desde el 1ro xx xxxxx de 2023)

- Información y telecomunicaciones: 45,5% y 49,5% (desde el 1ro xx xxxxx de 2023)

- Industria manufacturera: 45,9% y 49,9% (desde el 1ro de xx xxxxx de 2023)

-Comercio y Reparación de vehículos: 49,4% y 50% (desde el 1ro xx xxxxx de 2023)

INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO, IDEP

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