COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA “JURISCOOP”
COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA “JURISCOOP”
ACUERDO 21-00284
(Julio 30 de 2021)
El Consejo de Administración de la COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA “JURISCOOP” en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y previas las siguientes
CONSIDERACIONES:
1. La COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA “JURISCOOP” es una Cooperativa de carácter multiactivo.
2. Es deber del Consejo de Administración en marcar las actividades de la Cooperativa dentro de la Ley y el Estatuto.
3. Se hace necesario modificar, adecuar y actualizar las disposiciones sobre el seguimiento y recuperación de la cartera en concordancia con las normas vigentes, y las necesidades de los asociados y al desarrollo de la Entidad.
4. Dar a conocer las políticas y los procedimientos requeridos para que den cumplimiento a los controles respectivos de seguimiento y recuperación de cartera, generar responsabilidades y funciones de las diferentes áreas que se encuentran involucradas en el proceso de control y administración de la cartera en Juriscoop.
ACUERDA:
Expedir el Reglamento de Seguimiento y Recuperación de Cartera de “JURISCOOP” el cual es del siguiente tenor.
1. OBJETIVO
Fijar las políticas y normas para el seguimiento y recuperación de la cartera de Juriscoop.
2. DIRIGIDO A
Todos los colaboradores de Xxxxxxxxx.
3. NORMAS GENERALES
Las decisiones que se adopten respecto de la cartera de créditos de Juriscoop serán claras, transparentes, oportunas y eficaces, y deben estar soportadas en argumentos de tipo comercial, jurídico y financiero, buscando siempre minimizar el riesgo de pérdida, bajo la óptica de la relación Costo - Beneficio.
Serán integrantes del Comité de Cartera el Gerente General o a quien este delegue, el Gerente Social y de Asociados, el Gerente Corporativo de Xxxxxxx y Xxxxxxx y el Jefe de Xxxxxxx.
El Comité podrá sesionar con al menos tres de sus integrantes.
Las atribuciones en cuanto a prórrogas, reestructuraciones, refinanciaciones o reprogramaciones, acuerdos de pago y en general cualquier modificación de las condiciones del crédito se harán bajo los siguientes rangos:
• Jefe de cartera: Endeudamiento del asociado hasta 20 SMLMV
• Gerente Corporativo de Crédito y Xxxxxxx: Endeudamiento del asociado hasta 40 SMLMV
• Comité de Cartera: Endeudamiento del asociado de más de 40 SMLMV
Cualquier condonación deberá ser aprobada por el Comité de Cartera. Podrá condonarse hasta el 50% del capital y hasta el 100% de intereses corrientes, xx xxxx, y de otros rubros. En cualquier caso, el monto objeto de condonación deberá encontrarse 100% deteriorado (provisionado).
Cualquier condonación deberá ser aprobada por el Comité de Cartera. Podrá condonarse hasta el 50% del capital y hasta el 100% de intereses corrientes, xx xxxx, y de otros rubros. En cualquier caso, el monto objeto de condonación deberá encontrarse 100% deteriorado (provisionado).
⮚ Es responsabilidad del funcionario encargado del proceso o a quien se delegue, dar cumplimiento a la gestión de seguimiento y recuperación como principal de control de cartera conforme a la circular básica contable y financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde establecen los principios, parámetros y criterios para mitigar el riesgo crediticio.
⮚ Las campañas de recuperación de cartera serán emitidas por el Comité de Cartera, bajo los parámetros y políticas previamente aprobados por el Consejo de Administración. En las sesiones ordinarias del Consejo de Administración deberá informarse de las campañas de recuperación realizadas en el período correspondiente.
⮚ Se establece como función primaria la gestión de seguimiento, recuperación y control de cartera realizadas por el Coordinador Administrativo y Social de la seccional o quien realice sus funciones, empleados de Dirección General de seguimiento y recuperación, de terceros contratados para apoyar la gestión desde la Dirección General; con el objetivo de lograr estabilización de todas las obligaciones que por cartera de crédito hayan sido adquiridas por los Asociados.
⮚ Es responsabilidad del Jefe de Xxxxxxx de Juriscoop revisar y administrar los procedimientos y acciones de cobro que se diseñen y se implementen conforme
a las políticas establecidas para ejecutarlas en el proceso de recuperación, seguimiento y control de cartera con gestiones ágiles, regulares y sistemáticas con el apoyo permanente de las áreas de operaciones, tecnología, contabilidad, jurídica y administrativa de Juriscoop.
⮚ La Jefatura de Xxxxxxx será quien supervise la gestión adelantada por las seccionales a nivel nacional en relación con el cobro, localización, contacto y negociación de arreglos de xxxxxxx con los deudores en cualquier estado de la cobranza.
Es responsabilidad de las seccionales el alistamiento de los documentos necesarios para proceder a las instancias jurídicas, si es el caso, y asumir con la debida inmediatez el envío de las garantías al área de cartera para su Judicialización con persecución de terceros, liquidación, insolvencia persona natural no comerciante del Código General del Proceso y dentro del término Legal
3.1. DETALLE DE POLÍTICAS
⮚ Se inicia el proceso de cobro jurídico a obligaciones con Garantía Real (prendaria o hipotecaria), Fondo de Garantías o codeudor con altura xx xxxx mayor a 90 días y con saldo a capital superior a 4 SMMLV.
⮚ Créditos con saldo superiores a 13 SMMLV sin garantía real, fondo de garantías o codeudor, se solicitará la investigación de bienes y laboral con una empresa especializada en investigación y ubicación de personas, y aquellas que tengan resultados positivos se iniciará proceso jurídico máximo a los 150 días.
⮚ La investigación de bienes se contratará con una empresa especializada a través del proceso de contratación interno establecido por Juriscoop.
⮚ Si la investigación de bienes es negativa, en todo caso se judicializarán obligaciones cuyo saldo a capital superen los 4 SMMLV.
3.2. INTERESES Y GASTOS ADMINISTRATIVOS
Es todo aquel gasto que se genere por la xxxx en el pago oportuno de los créditos a cargo del deudor.
Intereses corrientes. La Cooperativa cobrará los intereses corrientes vencidos según lo establecido o lo pactado en las condiciones de otorgamiento del crédito.
Intereses xx Xxxx. La Cooperativa cobrará intereses moratorios a los créditos, cuando se incumpla con la fecha de pago acordada en el título valor respectivo. El interés moratorio se fijará acorde con la ley.
Gastos de cobranza y honorarios. La Cooperativa cobrará a los asociados o deudores los gastos de cobranza y los honorarios que se generen por concepto de cobro pre-jurídico y jurídico de acuerdo con las políticas y porcentajes establecidos, atendiendo las disposiciones del Consejo de Administración en esta materia.
Xxxx xx Xxxx | % Honorarios o Gastos de Cobranzas |
1 -30 días | 4% |
31 - 60 días | 5% |
61 - 90 días | 10% |
91 días en adelante | 20% |
Cobros jurídicos o castigo | 20% |
3.3. PRÓRROGAS
Se entiende por prórroga, la concesión de un plazo adicional, no superior a dos (2) meses, para el pago de la cuota de capital, cuya cancelación en el tiempo se avizore imposible de pagar por el deudor.
La evaluación y aprobación de estas propuestas se harán bajo los siguientes rangos:
• Jefe de cartera: Endeudamiento del asociado hasta 20 SMLMV
• Gerente Corporativo de Crédito y Xxxxxxx: Endeudamiento del asociado hasta 40 SMLMV
• Comité de Cartera: Endeudamiento del asociado de más de 40 SMLMV Dichas solicitudes Debe reunir los siguientes requisitos:
1. Solicitud debidamente fundamentada y presentada quince (15) días antes del vencimiento del plazo. En un año solo puede formularse una (1) solicitud, pero durante la vigencia del crédito máximo hasta tres (3) veces.
2. Que haya cumplido puntualmente el pago de las cuotas anteriores y sus correspondientes intereses.
3. Que las garantías continúen siendo suficientes para asegurar el pago de la obligación.
3.4. RETIRO FORZOSO
Se realizará el retiro forzoso del asociado para que los aportes sean abonados a las obligaciones de la Cooperativa de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 del Estatuto vigente y en las disposiciones expedidas por el Consejo de Administración, que reglamenten el retiro forzoso.
3.5. FACULTADES EXTRAORDINARIAS
Se otorgan facultades extraordinarias para que, en casos especiales y concretos de cartera vencida de asociados y clientes, se realicen condonaciones de intereses xx xxxx, intereses corrientes, honorarios y capital. bajo los parámetros y políticas previamente aprobados por el Consejo de Administración.
PARAGRAFO: Si al realizar la cancelación de un crédito, o el pago de una cuota, quedare pendiente un saldo menor o cola de cartera, se autoriza la condonación de estos valores de acuerdo con las siguientes atribuciones:
Responsable | Monto | Características |
Jefe Xxxxxxx | $ 15,000 | Máx. del 10% de valor pagado por el cliente |
Gerente Cop. Crédito y Xxxxxxx | $ 50,000 | Máx. del 15% de valor pagado por el cliente |
Comité Cartera | Montos Mayores a $ 50.000 | Según Evaluación |
4. DOCUMENTACION
4.1. TRAMITE DE JUDICIALIZACION.
Para iniciar el trámite de judicialización la documentación necesaria es aquella que exige la ley como requisitos mínimos para acceder a la administración de justicia:
1. Pagaré original con firmas, sin errores, remendado o correcciones.
2. Poder para actuar firmado por el representante legal de la cooperativa o quien haga sus veces.
3. Certificado de representación legal emitido por la entidad correspondiente donde certifique dicha calidad.
4. En caso de haber garantía real de prenda en favor de la cooperativa anexar el contrato de prenda original.
5. Anexar el certificado de tradición no superior a 30 días donde se evidencie el derecho de prenda.
6. En caso de haber garantía real de hipoteca en favor de la cooperativa anexar la escritura pública donde certifica dicha garantía.
7. Anexar el certificado de tradición y libertad no superior a 30 días donde se evidencie el derecho de hipoteca
8. En caso de compra de cartera anexar el endoso correspondiente en original.
9. Pagar el arancel conforme a lo establecido en la ley.
4.2. DOCUMENTOS PARA LIBERAR GARANTIA
4.2.1. Garantía Real de Prenda.
Para liberar el bien mueble sobre el cual recae la garantía de prenda en favor de la cooperativa el interesado debe anexar los siguientes documentos:
1. Solicitud por escrito de liberación de la prenda, realizada por el titular o por la seccional donde se originó el crédito.
2. Fotocopia de la tarjeta de propiedad en donde se evidencia el registro de la garantía en favor de la cooperativa
4.2.2. Garantía Real de Hipoteca
Para liberar el bien inmueble sobre el cual recae la garantía de hipoteca en favor de la cooperativa, el interesado debe anexar los siguientes documentos:
1. Solicitud por escrito de liberación de hipoteca, realizada por el titular o por la seccional donde se originó el crédito.
2. Presentar certificado de tradición no superior a 30 días expedido por la entidad correspondiente.
5. INFORME DE XXXXXXX
Establecer la cartera, a través de los reportes que se generan en el aplicativo, para lo cual el funcionario filtra toda la información de las carteras en general, la cual se envía por correo electrónico a todas las seccionales a nivel nacional y terceros autorizados.
5.1. RECEPCIÓN ARCHIVOS CARTERA
Como mecanismo de gestión y mejoramiento de la cartera de Juriscoop, las seccionales recibirán la información para la generación de cobro de cartera y realizar la gestión correspondiente.
6. GENERALIDADES DE LA GESTION DE COBRO DE CARTERA
La clave del éxito para mantener al día los créditos otorgados o compra de cartera por Xxxxxxxxx, después de una buena colocación, es hacer el seguimiento permanente y la cobranza, que consiste en mantener al Asociado informado del estado de sus obligaciones y responsabilidades.
En el desarrollo del proceso de seguimiento y recuperación, se distinguen etapas asociadas con la morosidad de los créditos, o cualquier otra variable que permita de manera homogénea, la gestión eficiente y eficaz de cobro que debe tener en
cuenta el funcionario delegado para esta tarea. Estas etapas de gestión de cobro se definen a continuación:
6.1. ETAPA PREVENTIVA
Aplica para las obligaciones que aún no presentan vencimiento, es decir, que se encuentran vigentes con cero xxxx xx xxxx. Los objetivos generales de esta etapa son:
⮚ Brindar información correcta y oportuna a los clientes sobre sus obligaciones.
⮚ Informar al Asociado de los diferentes canales de pago que Juriscoop disponga para el pago de las obligaciones.
⮚ Verificar el envío y recepción de extractos de créditos.
⮚ Actualizar la información de los clientes respecto a su ubicación, ocupación o cualquier novedad que afecte su contacto o su capacidad de pago.
⮚ Evitar el paso de la cartera x xxxx.
⮚ Identificar cambios en el entorno macroeconómico o variables específicas que puedan impactar sobre el comportamiento de pagos de los asociados.
Por otro lado, las causales de no pago o no descuento de nómina (si aplica) al deudor pueden ser: vacaciones, embargos, licencias no remuneradas, incapacidades, retiro del empleado de la empresa, sobreendeudamiento o sin capacidad de descuento, omisión de novedad o tránsito a pensión.
6.1.1. CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN EN LA ETAPA PREVENTIVA
El empleado encargado o el tercero contratado para esta gestión, procede en el momento de tener la base de datos de cobro de cartera, a realizar las gestiones preventivas por medio de mecanismos factibles para su misión parcial de recuperación de cartera, se realizan de las siguientes maneras:
⮚ Llamadas de servicio con el fin de invitar al asociado de manera cordial a mantener sus obligaciones al día
⮚ Gestión de localización al deudor.
⮚ Gestión de servicio al deudor, mediante la atención oportuna de reclamos y servicios.
⮚ Soporte informativo de obligaciones y datos demográficos del deudor, hacia la base de datos.
6.1.2. CONTACTO TELEFONICO CON EL DEUDOR ETAPA PREVENTIVA
La llamada telefónica se debe realizar las veces que sean necesarias hasta la ubicación y contacto con el deudor, utilizando la información demográfica existente.
Al contactar y conversar con el deudor se le debe informar la situación actual de los productos a su cargo y el estado en el que se encuentran, y se debe recordar los beneficios de mantener al día la obligación.
Se debe actualizar la información básica del deudor al igual que los datos de localización demográfica.
Identificar la situación del deudor avizorando situaciones que no permitan el pago oportuno de las cuotas de sus créditos validando opciones para evitar el deterioro de la cartera
6.2. ETAPA DE COBRO TEMPRANA
Aplica para los deudores cuyas obligaciones estén entre 1 y 30 días de vencimiento.
La gestión de cobro en esta etapa consiste en contactar al deudor con una llamada de servicio, con el fin de informarle el estado actual de su(s) obligación(es). Esta gestión debe ir encaminada a lograr una promesa o un acuerdo de pago especificando el motivo de la xxxx con el deudor dentro del mes en curso, la cual debe ser registrada en el aplicativo de administración de cartera y se gestiona de la siguiente manera:
⮚ Especificar en el aplicativo el registro de la gestión temprana.
⮚ Realizar llamadas de servicio y avisos de pago.
⮚ Actualización de datos demográficos y otros del deudor.
⮚ Detección casos especiales y no localizados.
⮚ Gestión de servicio al deudor, mediante el direccionamiento de reclamos y servicios a las áreas correspondientes.
⮚ Soporte informativo de obligaciones y datos demográficos del deudor, a través de la base de datos.
⮚ Control de promesas y acuerdo de pago, con estadísticas generadas en el aplicativo.
6.3. ETAPA DE COBRO ADMINISTRATIVA
Aplica para los deudores cuyas obligaciones estén entre 31 y 90 xxxx xx xxxx.
La gestión de cobro en esta etapa consiste en contactar al deudor a través de llamada telefónica que se desarrollarán con base en guiones establecidos, comunicaciones escritas basadas en modelos preestablecidos por la Jefatura de Xxxxxxx, la Gerencia Social y de Asociados y la Gerencia General.
Los objetivos de esta etapa son:
⮚ Normalización de las obligaciones, identificando la situación del cliente y a partir de ello formular o plantearle para su aceptación las herramientas de negociación disponibles.
⮚ Lograr que el Asociado vuelva a pagar con normalidad y por ende se convierta en un aporte a la rentabilidad de la Cooperativa
⮚ Alistar el proceso de cobro jurídico para aquellas obligaciones que completen 80 días sin normalizar o contar con acuerdo, facilidad o reestructuración suscrita.
6.4. CARACTERISTICAS DE LA GESTION DE COBRANZA ETAPAS TEMPRANA Y ADMINISTRATIVA
⮚ Llamadas telefónicas siguiendo el guion diferencial para xxxxx xx xxxx 31 - 60 y 61 - 90.
⮚ Ampliación en los horarios de gestión.
⮚ Recordación de cobro mediante cartas, mensajes de texto, correos electrónicos u otros medios disponibles invitando a normalizar la(s) obligación(es).
⮚ Recomendación de reestructuración de deudas.
⮚ Negociación personalizada de acuerdos de pago.
⮚ Alistamiento de obligaciones para entrega a cobro Jurídico atendiendo las indicaciones que a continuación se señalan.
6.5. ETAPA DE COBRO JURÍDICO
A través de esta etapa se gestiona el cobro de las obligaciones del deudor, las cuales presenten edades xx xxxx superior o igual a noventa (90) días o antes, sí se considera necesario iniciar el proceso jurídico, que el valor total a capital de la(s) obligación(es) sea mayor a 4 SMMLV, exista pagaré y garantías, que permita iniciar el proceso jurídico.
Un deudor se encuentra en cobro jurídico, a partir de la fecha en que haya sido entregada al abogado o entidad externa para que realice los trámites judiciales, tendientes a obtener el pago total de las obligaciones del deudor, lo que causará un valor correspondiente a honorarios de acuerdo con lo contratado y firmado entre las partes.
Por política de Juriscoop, cuando un deudor tenga varias obligaciones de crédito y se decida iniciar proceso de cobro jurídico para una obligación en particular, el proceso se iniciará para todas las demás sin importar que se encuentre al día.
La labor de cobranza jurídica la realiza la casa de cobranza contratada para tal efecto, o el área encargada de la recuperación de cartera en la Cooperativa.
En el caso que se determine el fallecimiento del deudor, una vez que el área de cartera conceptúe que es un siniestro que no pagará la aseguradora y que efectúe
el retiro forzoso, se entrará a provisionar el saldo expuesto al 100%, entendiéndose como saldo expuesto aquel no cubierto por los aportes sociales y Herencia Juriscoop, de ser el caso.
6.5.1. ALISTAMIENTO PARA COBRO JURIDICO
Consiste en alistar y preparar las garantías y demás documentos para la remisión a cobro jurídico una vez cumpla cualquier obligación del deudor xxxx de 90 (noventa) días o antes sí se considera necesario iniciar el proceso jurídico.
Los deudores por remitir para cobro jurídico, además de cumplir con la edad xx xxxx, sus capitales deben ser mayores a 4 SMMLV y que exista la documentación necesaria, para poder presentar la demanda correspondiente.
El proceso de alistamiento y entrega de documentos a los abogados debe tener una duración máxima xx xxxx días calendario, luego de cumplir los 80 xxxx xx xxxx.
Para el envío se debe remitir toda la información de datos demográficos que se tengan en Juriscoop, para lograr su ubicación y de esta manera lograr el pago o acuerdo con el deudor.
6.5.2. GESTION CASA DE COBRANZA O ABOGADOS EXTERNOS
⮚ Adelanto del proceso ejecutivo de cobro en todas sus etapas hasta tanto el deudor cancele o reestructure sus obligaciones.
⮚ Comunicaciones telefónicas permanentes y escritas periódicamente con destino a los deudores y codeudores de esta cartera, en las cuales los abogados los informen de la etapa procesal que se adelanta y los inviten a buscar alternativas de pago de sus obligaciones acercándose a las oficinas directamente.
⮚ Llamadas telefónicas y transmisión de audios a deudores y codeudores siguiendo los guiones establecidos por parte de las casas de cobro y autorizados por Xxxxxxxxx, invitándoles a cancelar sus obligaciones.
⮚ Negociación personalizada de acuerdos, facilidades de pago o reestructuraciones de deudas cuando se manifiesta por parte del deudor inconvenientes de flujo de caja o inconvenientes transitorios en su situación financiera que amerite la reestructuración de obligaciones.
⮚ Emitir concepto Jurídico sobre la probabilidad de recuperación de obligaciones para iniciar proceso de castigo de xxxxxxx, o a solicitud de Juriscoop.
6.6. CONTROLES
El Coordinador Administrativo y Social o quien ejerza sus funciones, debe realizar una última gestión de cobranza, con el objeto de determinar si el deudor está en condiciones de normalizar la(s) obligación(es), o llegar a algún arreglo o negociación de pago oportuno con el deudor, o de lo contrario deberá remitirlo a cobro jurídico.
El acuerdo de pago convenido si llegase a realizarse producto de la gestión realizada en el ítem anterior con los deudores, debe ir enmarcado con las políticas de Juriscoop.
El Jefe de Cartera debe verificar las obligaciones que cumplen 80 xxxx xx xxxx para iniciar la fase de alistamiento, solicitando la documentación necesaria para el envío a cobro jurídico.
La documentación que debe preparar y entregar el analista de cartera al jefe jurídico es la siguiente:
⮚ Xxxxxx y carta de instrucciones en blanco.
⮚ Fotocopia de la solicitud de crédito tanto del (os) deudor (es) como de los codeudores.
⮚ Estado de cuenta y demás anexos que permitan la identificación del (os) deudor (es) principal (es) y codeudores.
⮚ Documentos de garantías reales (prenda e hipoteca) en caso de contar con ellas.
⮚ La respectiva cadena de endoso para obligaciones compradas.
⮚ Relación de observaciones realizadas en las gestiones anteriores a tener en cuenta al momento de realizar la gestión de cobranza.
El Analista de Xxxxxxx deberá recibir la documentación de parte del Coordinador Administrativo y Social de la seccional o quien ejerza sus funciones, el mismo deberá alistarla y hacerle entrega al Jefe Jurídico de Xxxxxxxxx quien será el encargado de entregar a la respectiva casa de cobro para proceder con el inicio del proceso jurídico.
La casa de cobranza deberá informar dos veces al mes el estado procesal de las obligaciones y actuación jurídica.
El Jefe de Xxxxxxx, los Analistas de Xxxxxxx y el jefe jurídico deben revisar la información contenida en los informes remitidos por los abogados y casas de cobranza, relacionadas con la labor de cobro adelantada con los deudores en esta
gestión, los acuerdos de pagos convenidos y su lineamiento de acuerdo con las políticas para negociaciones, así mismo hacer control permanente de la gestión de los abogados y casas de cobranza a cargo de los procesos.
La casa de cobranza deberá enviar a la Jefatura de Xxxxxxx de Juriscoop y Jefatura Jurídica, el documento que soporte cada una de las etapas y seguimientos procesales en caso de ser necesario.
6.7. PROCESO DE CONTACTO Y NEGOCIACION, APROBACION REGISTRO Y CONTROL DE ARREGLOS DE CARTERA
6.7.1. ATENCIÓN PERSONAL DE LOS DEUDORES
En las seccionales, los deudores de cartera serán atendidos por el Coordinador Administrativo y social o quien ejerza sus funciones, y/o cualquier empleado con capacidad y disponibilidad de orientar al deudor, solucionar y tramitar cualquier requerimiento. En la Dirección General la atención de los deudores se efectuará en la Jefatura de Xxxxxxx, cuando excepcionalmente se requiera.
6.7.2. NEGOCIACIÓN DE PROPUESTAS DE NORMALIZACIÓN Y PAGO DE CARTERA
Establecido el contacto telefónico o personal con el deudor y/o codeudor de la obligación y evidenciado su dificultad para normalizar las obligaciones a su cargo con el pago inmediato de los valores en xxxx, se les ofrecerá la alternativa de normalización que se ajuste a su condición de pago, consignar su propuesta en comunicación. Formalizada la solicitud, si las obligaciones presentan más de 90 xxxx xx xxxx requerirá a los Analistas de Cartera de Juriscoop, por medio de correo electrónico información respecto del estado del cobro jurídico, liquidación de honorarios para adicionarlos al monto total a pagar por parte del deudor, codeudor o tercero y estimará el valor de las cuotas a pagar. Acordados los términos de la negociación solicitará al deudor y/o codeudor.
6.7.3. REPORTE GESTIÓN CARTERA SECCIONALES
Después de realizada la gestión de cobro, las seccionales reenvían a Dirección General de Juriscoop, a través de correo electrónico, la novedad en la cual especifica esta información de gestión y seguimiento de cartera.
6.7.4. REGISTRO DE OPERACIONES Y CONTROL DE CUMPLIMIENTO
Los empleados a cargo del contacto telefónico y personal de los deudores de cartera de consumo registrarán permanentemente en la herramienta para controlar la
Gestión de cobro, en los cambios destinados para el efecto, la gestión realizada y sus resultados.
La Jefatura de Xxxxxxx consolidará la información de la gestión y generará periódicamente informes de gestión.
Las obligaciones para normalizar con las facilidades o acuerdo de pago se afectarán en el sistema con los pagos recibidos de conformidad con las condiciones de otorgamiento del crédito. Cumplido el pago total de la facilidad o acuerdo de pago, la Jefatura de Xxxxxxx queda facultada para efectuar o solicitar el ajuste de los valores descontados para la normalización o extinción de la obligación.
6.7.5. SUSPENSIÓN Y REACTIVACIÓN DE PROCESOS EJECUTIVOS
Mensualmente, con base en el control de los acuerdos de pagos suscritos a nivel nacional, el Jefe de Xxxxxxx y el Gerente Corporativo de credito y cartera, verificarán los acuerdos o facilidades que hayan cumplido por lo menos el 50% de los pagos, para determinar la conveniencia de suspender el proceso ejecutivo de cobro y, si lo estima conveniente, efectuará la solicitud correspondiente al abogado, señalando en el registro de operaciones de normalización y recuperación de cartera, el estado de suspensión del proceso.
De igual manera, para las operaciones incumplidas, ordenará la reactivación de los procesos que hayan sido suspendidos.
6.8. CARTA INFORMATIVA CENTRALES DE RIESGO
Dichas comunicaciones se elaboran de acuerdo con lo estipulado xx xxx de habeas data 1266 de 2008 y se envían al asociado con veinte (20) días de antelación al reporte del mes a centrales de riesgo.
7. POLÍTICAS DE CASTIGOS DE CARTERA
Cuando se castigue el saldo de la obligación, se debe igualmente castigar los intereses y otros conceptos inherentes al saldo de dicho capital y para efectuar dicho procedimiento, debe estar totalmente provisionado; en caso de ordenarse castigo para obligaciones parcialmente provisionadas, se deberá inicialmente provisionar el valor pendiente y posteriormente proceder a su castigo.
Antes de efectuar los castigos, las obligaciones y los deudores deben estar calificados en categoría E Riesgo de Incobrabilidad, es decir, deudores incumplidos cuya pérdida dada el incumplimiento (PDI) asignada sea igual al cien por ciento, como consecuencia de las condiciones particulares del deudor (perfil de riesgo) o
de la altura xx xxxx superior a 360 días que haya alcanzado cualquiera de las obligaciones del deudor con Juriscoop.
Dentro de las políticas definidas por Juriscoop para la consideración de castigos de cartera, se ha establecido que son créditos sujetos de castigo las personas naturales que, por su categoría de riesgo, altura xx xxxx, cobertura de provisión y criterio de recuperación evidencian una baja tasa de recaudo, por lo cual es necesario mantener un archivo que permita identificar en el aplicativo las obligaciones que conforman la cartera de crédito sujetas a castigo.
Una vez el Consejo de Administración apruebe el castigo de la cartera de crédito, el representante legal de la entidad remitirá la parte pertinente del acta a las áreas de Cartera y Contabilidad, para que se efectúe el registro contable correspondiente.
El castigo de xxxxxxx está sometido y restringido a las decisiones y directrices que adopte el Consejo de Administración. Una vez sean dadas a conocer, Juriscoop procederá a retirar tales obligaciones de sus estados financieros, cancelando dichos activos contra las provisiones constituidas con anterioridad y haciendo el registro en cuentas de orden.
Es política de Juriscoop castigar las obligaciones de deudores que presenten las siguientes características:
⮚ El deudor debe estar provisionado al cien (100%) por ciento.
⮚ El deudor debe estar calificado en categoría “E” o presentar xxxx superior a 360 en cualquiera de sus obligaciones.
⮚ La(s) obligación(es) del deudor a castigar debe(n) encontrarse en proceso jurídico, siempre y cuando cumpla con las políticas establecidas por Juriscoop para tal fin.
⮚ Los castigos se podrán presentar en cualquiera de las sesiones del Consejo de Administración.
⮚ El castigo de una obligación debe ser aprobado por el Consejo de Administración.
7.1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA DETERMINAR EL CASTIGO DE OBLIGACIONES
⮚ Las obligaciones con garantía personal por ausencia total de bienes embargables.
⮚ La totalidad de una obligación cuando la diligencia de secuestro de bienes es negativa.
⮚ Los saldos pendientes de una obligación, cuando los bienes embargados en proceso ejecutivo no son suficientes para cancelar la totalidad de la misma.
⮚ El saldo pendiente de una obligación cuando el producto del remate de bienes no cubra la totalidad de la deuda.
⮚ La totalidad de la obligación cuando las medidas de cobro sean infructuosas y se imposibilite conocer la ubicación del demandado.
⮚ La porción no cubierta de la obligación, cuando la existencia de pasivos laborales o fiscales disminuyan la garantía embargada por la entidad.
⮚ La obligación debe presentar vencimiento final o haberse hecho efectiva la cláusula aclaratoria teniendo en cuenta las políticas de Juriscoop para tal fin.
⮚ Pagaré extraviado
⮚ Prescripción declarada por fallo judicial.
7.2. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL CASTIGO DE OBLIGACION
⮚ Concepto previo del abogado o firma externa ejecutora que recomienda el castigo.
⮚ Estado actual de la obligación.
⮚ Si hubo dolo por desaparición de prenda o de título valor, presentar la denuncia penal.
8. MECANISMOS DE NEGOCIACION
8.1. CARACTERÍSTICAS Y CONDICIONES
Estos mecanismos de normalización permitirán contemplar la labor de cobranza, proponiendo al deudor alternativas de normalización o cancelación de obligaciones con las siguientes características y condiciones.
8.2. FACILIDAD DE PAGO PARA OBLIGACIONES VENCIDAS NO JUDICIALIZADAS
Esta facilidad de pago aplica para cualquier tipo de cartera y se ofrecerá al deudor propendiendo por pactarla en un término no mayor a 6 meses, de ser posible; consiste en dividir el monto en xxxx, es decir total capital, total intereses más gastos de cobranza de la obligación en cuotas de acuerdo con su capacidad de pago.
De no darse cumplimiento a las condiciones de aprobación de la facilidad, Juriscoop podrá declarar su incumplimiento, abonando los valores cancelados al saldo del total de la obligación y haciendo exigible el saldo sin rebaja alguna. Esta facilidad no implica para las partes novación, reestructuración, ni desistimiento de las acciones jurídicas de cobro que adelante Juriscoop.
Tratándose de obligaciones con descuento por nómina se verificará la capacidad de descuento para que, en caso de contar con dicha capacidad, tramitar con el deudor y el pagador de la entidad en la cual labore éste, el descuento adicional por nómina; en caso de obligaciones con forma de pago caja, igualmente se verificará la capacidad de pago de acuerdo con sus ingresos y endeudamiento global.
8.2.1. CONDICIONES PARA FACILIDADES DE PAGO OBLIGACIONES
Se deberá realizar comunicación escrita o telefónica con el deudor en la cual solicite facilidad para el pago de las cuotas vencidas en el plazo pactado. En cualquier caso, el cliente tendrá que aceptar expresamente las nuevas condiciones del crédito en términos de saldos capital e intereses, plazo y tasa.
NOTA: Si la capacidad de pago del deudor amerita un mayor plazo, se requerirá al deudor que tramite esta solicitud documentándola como se indicó anteriormente y se solicitará a la jefatura de cartera la aprobación de esta operación.
8.3. ACUERDO DE PAGO PARA CANCELACION DE OBLIGACIONES ENCOBRO JURIDICO, CASTIGADAS O CON XXXX XXXX A 90 DÍAS SIN POSIBILIDAD DE JUDICIALIZACION.
Se entiende por acuerdo de pago para obligaciones en cobro jurídico, castigadas o con xxxx mayor a 90 días sin judicializar, aquel que se aprueba para procurar la cancelación de la totalidad de las obligaciones vencidas a cargo de un deudor. El plazo máximo de un acuerdo de pago no excederá de 12 meses para el pago del saldo total de la deuda y se considerará en todos los casos el pago de honorarios de abogado o gastos de cobranza sobre cada pago efectuado. Las condiciones de estos acuerdos pueden considerar la condonación de capital, intereses corrientes y xx xxxx, y honorarios o gastos de cobranza previamente concertados con la casa de cobranza o abogado, para ello se deberá presentar solicitud escrita.
Estos acuerdos de pago aplican para las obligaciones en cobro jurídico que no cuenten con sentencia y medidas efectivas que permitan en el corto y mediano plazo el recaudo de la totalidad de los valores adeudados a Juriscoop. Estos acuerdos serán aprobados acorde a las atribuciones mencionadas en el presente reglamento.
La suspensión del proceso jurídico sólo se solicitará cuando se haya efectuado el pago de por lo menos el 50% del valor del acuerdo de pago y será función del jefe jurídico realizar dicha solicitud. La actualización de calificación de cartera en centrales de riesgo sólo se efectuará en concordancia con el cumplimiento del acuerdo de pago.
Las condiciones que se deben atender para formalizar estos acuerdos son las siguientes:
⮚ Comunicación escrita o telefónica del deudor en la cual solicite el acuerdo de pago para las obligaciones vencidas, cancelando simultáneamente los Gastos de cobranza.
⮚ Emitida la aprobación se suscribirá comunicación con destino a los deudores en donde se especifique las condiciones de pago de este.
8.4. REESTRUCTURACIÓN
Se entiende por reestructuración de un crédito, el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago.
Antes de reestructurar un crédito deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones.
En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no puede convertirse en una práctica generalizada.
Las condiciones que se deben considerar son las siguientes:
Las reestructuraciones a cargo de los deudores de Juriscoop serán evaluadas y aprobadas de acuerdo con el siguiente nivel de atribuciones:
• Jefe de cartera: Endeudamiento del asociado hasta 20 SMLMV
• Gerente Corporativo de Crédito y Xxxxxxx: Endeudamiento del asociado hasta 40 SMLMV
• Comité de Cartera: Endeudamiento del asociado de más de 40 SMLMV
En caso de que el capital de la cartera restructurada sea mayor al 3% del capital total del portafolio (Sumatoria capital de obligaciones restructuradas / Sumatoria de
capital del total del portafolio), será necesario que, sin importar el monto, todas las operaciones de restructuración deban ser aprobadas por el Comité de Cartera.
Una vez aprobada la solicitud, el área de Cartera elaborará acta de aprobación la cual será enviada a la seccional que solicita la reestructuración, para que se formalice el proceso la cual deberá contener las condiciones aprobadas.
Se exceptúan del análisis de capacidad de pago, exigencia de nuevas garantías y pagos mínimos, las reestructuraciones que sea recomendable efectuar por deficiencias detectadas en los pagarés contentivos de la deuda y que por ello no es posible o se hace complejo adelantar el cobro por la vía jurídica, tales como: títulos valores donde se encuentra prescrita la acción cambiaria, títulos valores mal diligenciados (múltiples fechas de vencimiento, enmendaduras, tachaduras, mala instrumentación del plan de amortización, diferencia entre encabezados y firmas), copias de carbón, entre otros, cuya instrumentación en un nuevo título que preste mérito ejecutivo es necesaria y/o extravió del título valor.
Posteriormente la seccional radicará por fábrica de crédito la reestructuración, siguiendo el procedimiento establecido por la Cooperativa.
8.4.1. CALIFICACIÓN DE OBLIGACIONES REESTRUCTURADAS
A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo, dependiendo dicha calificación de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto al momento de la reestructuración. Se podrá mantener la calificación previa a la reestructuración cuando se mejoren las garantías admisibles.
En esta evaluación se tendrá en cuenta el comportamiento de pagos evidenciado por el deudor durante el bimestre, también se evaluará la mejora o deterioro en sus condiciones de capacidad de pago, tipo de vinculación laboral, ingresos, entre otras, las cuales se deben conocer por contacto directo con el deudor.
La migración hacia una mejora en la calificación debe obedecer a las anteriores variables así:
⮚ Mejora en una calificación: El mejoramiento de la calificación de los créditos reestructurados se debe hacer en forma escalonada, es decir, una vez cumplido el requisito de calificación en el literal anterior se debe aplicar las dos cuotas mensuales pagadas consecutivas para adquirir una calificación de menor riesgo (por ejemplo: de calificación E a D), y así sucesivamente hasta llegar a calificación A.
⮚ Mantiene su calificación: No obstante, si el crédito presenta xxxx, independientemente de la calificación que tenga en ese momento, se deberá llevar inmediatamente a la calificación que tenía al efectuarse la
reestructuración (acumulando la xxxx del inicio y del proceso de reestructuración incumplido), efectuar la ley de arrastre y calcular las provisiones.
⮚ En aquellos casos en que, como producto de acuerdos de reestructuración o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalización de intereses que se encuentren registrados en cuentas de orden, se contabilizarán como abonos diferidos en el código 273035 y su amortización en el estado de resultados se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados.
⮚ Los ingresos de todos los créditos que sean reestructurados más de una vez deberán contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente a los intereses se llevará por cuentas de orden.
⮚ Se debe efectuar un seguimiento permanente respecto del cumplimiento del acuerdo de reestructuración.
⮚ En caso de existir garantía hipotecaria o prendaria se debe hacer actualización del avalúo de las mismas cuando la primera tenga más de tres años y la segunda, más de un año de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realización y poder registrar en el balance las valorizaciones.
⮚ En los sistemas de información que administren la cartera de crédito de la organización solidaria se deberá dejar evidencia del número de reestructuraciones realizadas a las operaciones activas del crédito.
8.5. REFINANCIACIONES O REPROGRAMACIONES
Este mecanismo se otorgará a los deudores de libranza en los que el descuento pactado por nómina viene operando pero que en algún mes se interrumpió, producto de inconvenientes técnicos u operativos de la pagaduría o en los procesos de Juriscoop.
En estos casos, al no producirse el descuento de una cuota, el número de cuotas pendientes de giro por parte de la pagaduría continúa invariable, desplazándose en un mes el plan de pagos registrado en la pagaduría.
El Comité de Xxxxxxx podrá ordenar la aplicación de refinanciaciones para dejar al día las obligaciones de pagadurías del sector público e informar de manera posterior a los deudores dicha aplicación y el porqué de esta. Es responsabilidad del Jefe de Riesgos informar de manera expresa mediante el informe al Consejo de
Administración, la aplicación de dicho mecanismo masivo y el monitoreo posterior del mismo
8.6. OTRAS ESTRATEGIAS
⮚ Negociar con el deudor principal de acuerdo con su capacidad de pago el valor a cancelar mensualmente.
⮚ Realizar el cobro y descuento a los codeudores, previa autorización por él y la pagaduría.
⮚ Realizar el cobro jurídico analizando cada caso específico.
⮚ Abono de aportes en los casos de retiro voluntario o forzoso.
⮚ En casos concretos y específicos se aprobarán periodos xx xxxxxx.
⮚ En el caso de tránsito a pensión se un periodo xx xxxxxx de acuerdo con la resolución de pensión.
9. DE LOS REPORTES A ENTES DE CONTROL Y CENTRALES DE RIESGO
9.1. REPORTES A ENTES DE CONTROL
Juriscoop realizará los reportes a los entes de control y vigilancia de acuerdo a las normas establecidas por las mismas entidades y con los parámetros establecidos por la ley.
9.2. DEMÁS REPORTES POR REALIZAR
La Cooperativa Juriscoop, realizará los reportes necesarios a las entidades con las que se tenga convenio como las centrales de información financieras, fondos de garantías y los que en el futuro se requieran, la administración dejará en el manual de procedimiento, los convenios vigentes y el proceso correspondiente.
10. COMPRA Y VENTA DE CARTERA
Se faculta a la administración para realizar compras y ventas de cartera a diferentes entidades, cumpliendo con los requisitos establecidos por los entes de control y de acuerdo con las negociaciones que se efectúen, teniendo en cuenta los precios xxx xxxxxxx y atendiendo las políticas establecidas por el Consejo de Administración.
10.1. COMPRA DE CARTERA
Juriscoop podrá comprar cartera de crédito de asociados a Juriscoop, atendiendo las necesidades de la entidad, teniendo en cuenta los precios xx xxxxxxx y las políticas establecidas por el Consejo de Administración, así:
1. Cartera del segmento de asociados BM (buenos con la cooperativa y malos con el sector) con calificaciones deficientes y que por alineación no califican a la política de Financiera Juriscoop o quien haga sus veces.
2. Cartera originada en las empresas del grupo empresarial Juriscoop
3. Cartera calificada en categoría de riesgo A
4. Xxxxxxx por descuento de nómina, debidamente aprobado por la pagaduría.
10.2. VENTA DE CARTERA
Se faculta a la administración para vender cartera atendiendo las necesidades de la Cooperativa, teniendo en cuenta los precios xx xxxxxxx y las políticas establecidas por el Consejo de Administración.
La Cooperativa podrá realizar ventas de cartera según lo establecido en las políticas de la entidad y aprobado por el Consejo de Administración y lo establecido en la circular básica contable y financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
La Cooperativa podrá realizar ventas de cartera vigente con cualquier tipo de calificación, realizando los procedimientos establecidos y ofreciendo públicamente dicha venta para que las personas naturales o jurídicas se acerquen a ofertar por dicha cartera siempre que se ajuste a las políticas de la entidad, al estatuto de la Cooperativa y que sean aprobadas por el Consejo de Administración
La cooperativa podrá realizar ventas de cartera castigada atendiendo los procedimientos establecidos y ofreciendo públicamente dicha venta para que las personas naturales o jurídicas se acerquen a ofertar por las operaciones, siempre que se ajuste a las políticas de la entidad al estatuto de la Cooperativa y que sean aprobadas por el Consejo de Administración
11. DISPOSICIONES FINALES
11.1. CONTROL AL CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO
Sin perjuicio de la responsabilidad del órgano competente, el control al cumplimiento integral del presente reglamento estará a cargo del Gerente General, el Comité de cartera, el Gerente corporativo de crédito y cartera, el Jefe de Xxxxxxx, la Revisoría Fiscal, y el Auditor Interno.
El incumplimiento a las normas establecidas en el presente reglamento le acarreará al funcionario o comités responsables, las sanciones disciplinarias o laborales, aplicables conforme a los Estatutos, al Reglamento Interno de Trabajo y a las normas legales vigentes.
11.2. VIGENCIA
El presente acuerdo rige y se aplica para todos los procedimientos de recuperación de cartera que se llegaren a vencer a partir del 00 xx xxxxx xxx 0000, xxxxxx xx xxxxxxx 19-00267 expedido con anterioridad a la publicación de este y las normas que le sean contrarias.
Dado en Bogotá D.C., a los 30 días del mes de julio de 2021
Original Firmado Original Firmado
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Presidente Secretario