FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 03/04/2018
FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) | Fecha | 03/04/2018 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Adquisición, instalación, configuración, puesta en funcionamiento, mantenimiento preventivo y correctivo y traslados de equipos especiales de suplencia energética (UPS) del ICBF a nivel nacional.
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
39121000 | Equipamiento para Distribución y conversión de alimentación |
81101700 | Ingeniería Eléctrica y electrónica |
26111700 | Baterías, pilas y accesorios |
72151500 | Servicios de sistemas eléctricos |
3. UNIDAD DE MEDIDA
UPS = Unidad.
Servicio/Mantenimiento preventivo = Unidad Servicio/Mantenimiento correctivo = UPS funcionando Servicio/Traslado = Unidad
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
La Subdirección de Recursos Tecnológicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) se encuentra interesada en contratar la adquisición, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos especiales de suplencia energética (Uninterruptible Power Supply UPS)1.
De igual manera requiere adquirir los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a nivel Nacional de las UPS propiedad del ICBF que no están cubiertas por garantía o cuya garantía termine durante la ejecución del contrato, esto con el ánimo de garantizar el adecuado funcionamiento de las UPS de la entidad durante la vigencia actual.
Y finalmente, requiere contratar el servicio de traslado de UPS entre las sedes del ICBF con el propósito de reubicar equipos que se encuentran en funcionamiento, esto teniendo en cuenta que
1 Sistema de alimentación ininterrumpida
su capacidad debe ser reemplazada por otra de mayor potencia o para proveer el servicio de energía regulada en aquellas sedes del ICBF donde se requiere contar con dicho respaldo.
Con el objeto de cubrir la necesidad expuesta, a continuación, se describen los requerimientos:
4.1. Adquisición, instalación, configuración, puesta en funcionamiento de UPS:
Se requiere la adquisición, instalación, configuración y poner en funcionamiento cuarenta y tres
(43) UPS: de las cuales treinta y ocho (38) deberán ser bifásicas y cinco (5) trifásicas que hayan sido fabricadas desde el año 2017 hasta la fecha de entrega, instalación y puesta en funcionamiento, lo anterior de acuerdo con las necesidades y sitios definidos por el ICBF. Ver Anexo No.1 “INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS”.
Los equipos suministrados e instalados por el contratista deben cumplir con el reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE: versión 2013 del Ministerio de Minas y Energía2.
4.2. Servicio de mantenimiento preventivo de las UPS propiedad del ICBF
Realizar mantenimiento preventivo a las UPS de la entidad que no se encuentran cubiertas por garantía. (El número de UPS sin garantía asciende a 389) Ver: Anexo No. 2 “MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS”.
4.3. Servicio de mantenimiento correctivo de las UPS propiedad del ICBF:
Realizar mantenimiento correctivo a las UPS propiedad del ICBF, incluyendo partes y baterías necesarias para dejar las UPS en correcto estado de funcionamiento. Para estos mantenimientos correctivos, las partes y baterías necesarias se encuentran relacionadas en el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS”.
El servicio de mantenimiento correctivo se deberá prestar el servicio en sitio y este deberá incluir los repuestos y/o partes requeridos para dejar las UPS en correcto estado de funcionamiento, el Supervisor del Contrato autorizará el mantenimiento correctivo de las UPS de acuerdo con el diagnóstico entregado por el Contratista una vez realizado el mantenimiento preventivo.
Para lo anterior, el ICBF preverá una bolsa de repuestos o partes y baterías para atender las necesidades para ejecutar los mantenimientos correctivos de las UPS de acuerdo con el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS”, el cual incluye los recursos para adquirir los repuestos, partes y baterías por costo unitario y para atender los mantenimientos correctivos, de acuerdo
2 Ministerio de Minas y Energía (2013), Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE, Disponible en: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx.
con las diferentes marcas de UPS con las que cuenta el ICBF. Esta bolsa se ejecutará de acuerdo con las necesidades identificadas para realizar los mantenimientos correctivos los cuales deberán autorizados por el Supervisor del contrato.
Los repuestos y baterías que se autoricen para la realización de los mantenimientos correctivos deben ser entregados en sitio, para ello el ICBF hace la distinción por tipo de accesibilidad donde puede ser solicitado el repuesto o batería y que se encuentra relacionado en el Anexo No. 5 “CLASIFICACION DE MUNICIPIOS POR DIFICULTAD DE ACCESO”:
1) Fácil (Sitio de fácil acceso),
2) Intermedio (Sitio con dificultad en el acceso),
3) Difícil (Sitio con mucha dificultad en el acceso).
El costo de Instalación se contempla en el valor del mantenimiento correctivo y no en el valor del repuesto o batería.
4.4. Traslados de Equipos entre sedes del ICBF
El contratista deberá realizar los traslados de las UPS que el ICBF requiera, por demanda, reubicando las UPS entre las diferentes sedes del ICBF, previa autorización del supervisor del contrato, teniendo en cuenta un único costo por el desmonte, transporte, instalación y puesta en funcionamiento en el lugar de destino de la UPS de acuerdo el Anexo No. 4 TRASLADOS DE UPS y teniendo en cuenta los costos asociados en relación con el Anexo No. 5 CLASIFICACION DE MUNICIPIOS POR DIFICULTAD DE ACCESO.
1) Fácil (Sitio de fácil acceso),
2) Intermedio (Sitio con dificultad en el acceso),
3) Difícil (Sitio con mucha dificultad en el acceso).
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
• ICONTEC 2050, 3445, 3654, Código Eléctrico Colombiano.
• CE, UL1778
• ISO 9001 versión 2000 o superior.
• IEC62040
OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
En el presente numeral se detalla con mayor precisión la necesidad de adquirir, instalar, poner en funcionamiento, trasladar y realizar mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos de UPS en las diferentes sedes del ICBF a nivel Nacional, razón por la cual, el CONTRATISTA deberá tener en cuenta para la prestación del servicio todos y cada uno de los equipos, elementos, materiales y costos de instalación que sean necesarios para el correcto funcionamiento de las UPS en el ICBF; es decir, se deberá incluir todos los costos directos e indirectos, además de todo lo necesario para la puesta en funcionamiento de las UPS nuevas y los mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos requeridos de las UPS actuales del ICBF.
El contratista deberá tener en cuenta las características de las UPS y la ubicación de estas en las diferentes sedes del ICBF, para esto se deben tener en cuenta los anexos del presente documento:
Anexo No. 1: INFORMATIVO REQUERIMIENTOS ADQUISICION UPS
Anexo No. 2: MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
Anexo No. 3: XXXXXX X XXXXXXXX XXX
Xxxxx Xx. 0: XXXXXXXXX XX XXX x
Xxxxx Xx. 0: XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXXX XX XXXXXX). Xxxxx Xx. 0: MATRIZ DE TIPIFICACION, XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX XX XXXXXXX Xxxxx Xx. 0: CHECK LIST
Anexo No. 8: ANS_ UPS
El contratista deberá presentar dentro de los cinco (5) siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, un plan de trabajo para la ejecución del contrato teniendo cuenta que deberá incluir la siguiente información:
1. Actividades por realizar para la ejecución del objeto y el cumplimiento de las obligaciones específicas contempladas en el numeral 7 del presente documento, el cual deberá contener como mínimo: recursos, responsables, fecha inicio y fecha final de las mismas.
2. Un cronograma en el cual deberá detallarse las actividades a realizar en cada una de las regionales con sus respectivas sedes. En caso de que por fuerza mayor no se pueda ejecutar alguna actividad dentro de la fecha programada EL CONTRATISTA deberá presentar la actualización de cronograma al Supervisor, de forma inmediata, quien deberá aprobar dicha modificación. Por ningún motivo las modificaciones al cronograma deberán superar el plazo de ejecución del Contrato.
cuales se tienen planeado realizar las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo de las UPS en las diferentes sedes de la Entidad.
4. El cronograma deberá ser elaborado en formato compatible con la herramienta utilizada por ICBF (Microsoft Project, formato PDF).
A continuación, se detallan las especificaciones técnicas de los bienes y servicios que deberá entregar o prestar el CONTRATISTA:
6.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS - SUMINISTRO DE UPS
Las UPS suministradas por el CONTRATISTA deberán cumplir con las siguientes condiciones y características técnicas mínimas según la clase de UPS a ofrecer:
A. UPS Bifásica (6-15 Kva):
• Tecnología: On line doble conversión.
• Potencia de la carga (potencia mínima requerida): 6- 15 Kva. Bifásicas
• Eficiencia de las UPS: >=91% esta eficiencia es la de todo el sistema, incluyendo el trasformador de aislamiento de salida del inversor.
• Humedad Relativa: 0 a 95% sin condensación.
• Puerto de comunicaciones para monitoreo remoto, tipo RS232 y tarjeta con soporte de protocolo SNMP por red LAN (RJ45) 10/100 y terminal Coord.
• Autonomía: > 0 = 20 minutos a plena carga.
• Vida Útil: 10 años para las UPS y 5 años para las baterías que entreguen con las UPS.
• Las UPS debe cumplir como mínimo la norma CE, UL1778, ISO 9001 versión 2000 o superior, IEC62040 y RETIE.
• Normas de diseño y fabricación: IEEE C62.41-B3, NEF FFCC Class A parts, UL 1778, IEEE 1000
• Monitoreo y control: Remoto vía web y SNMP (Simple Network Management Protocol).
• Garantía: 3 años, contados a partir de la fecha de instalación y puesta en funcionamiento de las UPS.
Entrada:
• Fases: Dos
• Frecuencia: 60 Hz +/- 6Hz
• Número de Conductores: cuatro (4)
• Voltaje Nominal: 208/120 VAC
Salida:
• Fases: Dos
• Frecuencia Nominal: 60 Hz +/- 0.05Hz
• Número de Conductores: cuatro (4)
• Voltaje Nominal: 208/120 VAC
• Regulación de Voltaje: +/- 1%
• Onda: Senoidal Pura
• Factor de potencia: 0.9
• Distorsión Armónica menor 3% carga lineal
• Inversor: A base de IGBT´s
• Distorsión armónica de voltaje de salida: 5% THD Máxima para cargas no lineales.
• Capacidad de sobrecarga del inversor: 125% por diez (10) minutos y 150% por sesenta (60) segundos
• Trasformador de aislamiento: Incluido y certificado por el fabricante.
Tipo de Alarmas:
• Alarmas sonoras: Salida en bypass, sobrecarga, falla de equipo, UPS trabajando en baterías.
• Alarmas y Salidas Visuales: Deben ser mostradas por medio de un panel frontal tipo LCD, salida normal, salida en bypass, sobrecarga, falla de equipo de UPS, salida en baterías, indicación de capacidad restante de carga de baterías en caso xx xxxxx en la red eléctrica externa, nivel de carga a la salida.
B. UPS Trifásicas (20-80 Kva)
• Tecnología: On line doble conversión.
• Potencia de la carga (potencia mínima requerida): 20 - 80 Kva. Trifásicas.
• Eficiencia de las UPS: >=93% esta eficiencia es la de todo el sistema, incluyendo el trasformador de aislamiento de salida del inversor.
• Humedad Relativa: 0 a 95% sin condensación.
• Puerto de comunicaciones para monitoreo remoto, tipo RS232 y tarjeta con soporte de protocolo SNMP por red LAN (RJ45) 10/100 y terminal Coord.
• Autonomía: > 0 = 20 minutos a plena carga.
• Vida Útil: 10 años para las UPS y 5 años para las baterías que entreguen con las UPS.
1000
• Monitoreo y control: Remoto vía web y SNMP (Simple Network Management Protocol).
• Garantía: 3 años, contados a partir de la fecha de instalación y puesta en funcionamiento de las UPS.
Entrada:
• Fases: Tres
• Frecuencia: 60 Hz +/- 6Hz
• Número de Conductores: cinco (5)
• Voltaje Nominal: 208/120 VAC
• Variación voltaje de entrada: +/- 25%
• Factor de potencia de entrada: >=0.98
• Distorsión de Corriente: 5% THD Máxima a plena carga, con carga y voltaje nominal.
Salida:
• Fases: Tres
• Frecuencia Nominal: 60 Hz +/- 0.05Hz
• Número de Conductores: cinco (5)
• Voltaje Nominal: 208/120 VAC
• Regulación de Voltaje: +/- 1%
• Onda: Senoidal Pura
• Factor de potencia: 0.9
• Inversor: A base de IGBT´s
• Distorsión armónica de voltaje de salida: menor 3% THD carga lineal y menor 5% THD Máxima para cargas no lineales.
• Capacidad de sobrecarga del inversor: 125% por diez (10) minutos y 150% por sesenta (60) segundos
• Trasformador de aislamiento: Incluido y certificado por el fabricante.
Tipo de Alarmas:
• Alarmas sonoras: Salida en bypass, sobrecarga, falla de equipo, UPS trabajando en baterías.
• Alarmas y Salidas Visuales: Deben ser mostradas por medio de un panel frontal tipo LCD, salida normal, salida en bypass, sobrecarga, falla de equipo de UPS, salida en baterías,
C. Baterías (Para UPS Bifásicas y Trifásicas):
• Tipo: Secas libres de mantenimiento y no generadoras de gases
• Voltajes: Voltaje final de descarga ajustado por la UPS, típicamente a 1.70 V.P.C.
• Tiempo de respaldo de las UPS Bifásica y Trifásicas: 20 minutos a plena carga.
• Vida útil de las baterías: Mínimo 5 años indicados por el fabricante. Con tiempo de fabricación máximo de 5 meses a la fecha de instalación.
• Garantía: Mínimo tres (3) años a partir de la instalación y puesta en funcionamiento.
Cumplimiento de las características técnicas:
Para la verificación de las características técnicas el contratista deberá suministrar al supervisor del contrato el catálogo de los equipos ofertados o carta firmada por el fabricante en que conste que los equipos suministrados cumplen con las especificaciones técnicas detalladas en los literales A, B y C del numeral 6.1. del presente documento.
Plazo de entrega e instalación:
El plazo de entrega de las UPS que se adquirirán será de máximo cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del Contrato. La instalación, configuración y puesta en funcionamiento de las UPS suministradas se realizará máximo, dentro de los veinte (20) días calendario siguiente a la entrega de las UPS, estas instalaciones se realizarán en las sedes del ICBF relacionadas en el ANEXO No. 1 INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS.
Adecuación, Instalación y Puesta en funcionamiento:
El contratista deberá realizar las adecuaciones eléctricas internas necesarias en las sedes en las cuales se ha establecido se ubicarán las UPS nuevas, suministrando e instalando los componentes eléctricos requeridos tales como cables, borneras, llaves de paso (bypass), breakers, fusibles y demás elementos necesarios para poner en funcionamiento las UPS Bifásicas y Trifásicas.
Las sedes en donde se instalarán las UPS se encuentran relacionadas en el Anexo No.1 “INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS”.
incluyendo la mano de obra en sitio, las partes y/o repuestos, las baterías y demás que se requieran para poner en funcionamiento las UPS. Dichos servicios, partes y/o repuestos deberán ser suministrados por el contratista sin que genere ningún costo adicional para el ICBF.
Si de acuerdo con la falla presentada en la UPS, se identifica que esta debe ser retirada de las instalaciones del ICBF para su reparación, el contratista deberá instalar otra de iguales condiciones, como contingencia, por el tiempo que dure la reparación de la UPS. Si después de realizada dicha reparación, la UPS continúa presentado alguna falla, durante el periodo de garantía, el Contratista deberá reemplazarla por una nueva de igual o superiores características sin que genere ningún costo adicional para el ICBF.
Especificaciones de materiales y equipos:
Todos los elementos, materiales y equipos suministrados, deben ser nuevos, no re manufacturados, libre de defectos e imperfectos.
El contratista debe ofrecer una garantía de doce (12) meses sobre los componentes eléctricos y accesorios utilizados en las adecuaciones y acometidas eléctricas internas que se requieran para poner en funcionamiento las UPS suministradas. Para dimensionar los sitios que requieren de acometidas eléctricas internas podrán consultar el Anexo No. 1 “INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS”.
Soporte Técnico por garantía:
Durante el período de garantía mínimo de tres (3) años de las UPS, el CONTRATISTA deberá brindar el soporte técnico en sitio necesario sobre las UPS suministradas, es decir; el lugar donde se encuentran instaladas las UPS. El modelo de soporte que debe ofrecer el CONTRATISTA será 5x10 (5 días a la semana de lunes a viernes, por 10 horas al día de 8:00 am a 6:00 pm).
Al presentarse alguna falla en las UPS nuevas, el ICBF comunicará a través de correo electrónico al contratista, quien deberá realizar las siguientes actividades:
• Un diagnóstico inicial por medio de una conexión remota o local a las UPS.
• Deberá realizar todo el protocolo de pruebas necesario para validar cual es el origen de la falla reportada y si es posible, procederá a dar solución de manera remota (vía telefónica), por parte del Técnico de soporte del CONTRATISTA a cargo del caso.
• El CONTRATISTA deberá realizar el diagnóstico inicial, mencionado anteriormente, en un tiempo no superior a dos (2) horas hábiles (de lunes a viernes de 8:00 am a 6:00 pm) después de recibida la notificación de la falla por parte del soporte en sitio del ICBF. La notificación será realizada por el supervisor al CONTRATISTA vía correo electrónico.
soporte y garantía sobre instalaciones y elementos eléctricos instalados por el contratista:
En caso de presentarse fallas o problemas relacionados con la mano de obra para la instalación eléctrica, elementos o materiales suministrados por el contratista, que no fueron evidenciados durante la instalación y puesta en funcionamiento de las UPS, el Supervisor del Contrato podrá requerir al contratista la corrección de dichas fallas o problemas durante el periodo de garantía de dichos elementos (doce (12) meses), sin que esto genere costo adicional para el ICBF. El tiempo de respuesta corresponde a los tiempos de acuerdo con los tiempos especificados en la garantía.
6.2. Mantenimientos preventivos
Los mantenimientos preventivos se realizan con el propósito de anticiparse a las fallas que puedan sufrir las UPS como consecuencia del uso habitual. Para realizar el mantenimiento preventivo de UPS, el CONTRATISTA debe presentar, un cronograma de visitas dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, el cual debe será revisado y aprobado por Supervisor.
Una vez aprobado el cronograma de los mantenimientos preventivos por parte del supervisor del contrato, el contratista deberá iniciar las actividades para dar cumplimiento a los tiempos del cronograma teniendo en cuenta las UPS relacionadas en el Anexo No. 2 “MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS.
Durante la realización del mantenimiento preventivo, el Contratista debe realizar y entregar un diagnóstico de cada UPS, en el cual se debe identificar el estado de las UPS y sus bancos de baterías, indicar si requiere mantenimiento correctivo, si es del caso, identificar las partes, repuestos y/o baterías que requieran ser cambiadas para dejarlas en correcto funcionamiento.
En todo caso, el contratista deberá coordinar la realización de los mantenimientos con el supervisor del contrato o quien este apoyando esta labor, con el fin de tramitar con las sedes la autorización de ingreso de personal técnico del contratista y los controles de cambio pertinentes en caso de generarse alguna indisponibilidad en los servicios.
6.2.1. Actividades por realizar durante un mantenimiento preventivo
El contratista deberá diligenciar una lista de chequeo donde se relacionan las actividades a realizar durante las visitas de mantenimiento preventivo de acuerdo con el formato definido por el ICBF, anexo N° 7 CHECK LIST.
6.2.1.1. Diagnóstico de UPS.
El diagnóstico de las UPS, contemplado dentro de la visita de mantenimiento preventivo a las UPS relacionadas en el Anexo No. 2 “MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS”, debe contener como mínimo la siguiente información:
a. Tipo xx xxxxx
b. Descripción de la falla.
c. Partes afectadas o dañadas
d. Nivel de afectación del UPS, expresado en porcentaje (%) frente al valor total del equipo.
e. Concepto técnico, viabilidad de reparación
f. Partes requeridas para su puesta en funcionamiento
g. Concepto para dar de baja, si aplica.
El Diagnostico mencionado anteriormente se requiere para identificar y autorizar por parte del supervisor del contrato los mantenimientos correctivos, partes y/o baterías para poner en funcionamiento las UPS identificadas con algún tipo xx xxxxx y que cuenten con concepto técnico viable para la reparación.
Este diagnóstico debe ser presentado por el contratista semanalmente de acuerdo con la ejecución del mantenimiento preventivo, con el fin de autorizarlos y ejecutarlos de manera oportuna dentro del plazo de ejecución del contrato. Para tal efecto el Contratista debe presentar la relación de costos de las partes requeridas para dicho mantenimiento.
6.3. Mantenimientos correctivos
La finalidad de los mantenimientos correctivos es poner en funcionamiento todas las UPS que presentan fallas en baterías en mal estado o con poca autonomía, partes o repuestos dañados, que fueron identificados en el diagnóstico derivado del mantenimiento preventivo y aprobado por el supervisor del contrato.
Una vez aprobado el mantenimiento correctivo por parte del supervisor del contrato, el contratista contará con el tiempo establecido en los acuerdos de niveles de servicio establecidos, para ejecutar dicho mantenimiento, y dejar las UPS en correcto funcionamiento.
El contratista debe asumir todos los costos directos e indirectos, que se requieran para dejar operativas la UPS a las cuales se les autorice, por parte del supervisor del contrato, realizar mantenimientos correctivos, los cuales incluyen la instalación de partes, repuestos y/o baterías.
El mantenimiento correctivo se debe realizar en sitio. En caso de que no sea posible, el contratista debe contemplar el traslado de la UPS al sitio donde se realice el mantenimiento, así como el traslado al sitio donde inicialmente se encontraba la UPS. En todo caso para el retiro de una UPS, de las Instalaciones del ICBF, se debe coordinar con el supervisor del contrato o quien apoye esta labor para la autorización del retiro, así mismo se debe diligenciar la documentación que requiera el ICBF para la salida de la UPS.
En caso de que, durante la realización del mantenimiento correctivo, se dañe una parte o repuesto que en el diagnóstico inicial se encontró en funcionamiento, El contratista debe informar al supervisor del contrato quien revisará y autorizará, si es del caso, la parte y/o repuesto para poner en correcto funcionamiento la UPS, sin que esto genere el cobro de un nuevo mantenimiento. En estos casos el Contratista debe enviar un registro fotográfico de la parte dañada antes de ser retirarla, así mismo deberá hacer entrega al responsable de la UPS en el sitio, de la parte dañada una vez se realice el reemplazo.
6.3.1. Suministro e instalación de repuestos, partes y baterías
Suministrar e instalar los repuestos y/o partes necesarios para poner en funcionamiento las UPS que requieran mantenimiento correctivo durante el tiempo de ejecución del Contrato:
• Los repuestos o partes y baterías suministradas deben ser nuevas, originales y en ningún caso se podrá suministrar o instalar repuestos remanufacturados.
• La garantía de funcionamiento de las partes y repuestos suministrados e instalados debe ser mínimo de doce (12) meses contados a partir de su entrega e instalación. En caso de presentarse alguna falla por defectos de partes o repuestos, el CONTRATISTA deberá realizar los cambios de los mismos, suministrando repuestos nuevos de las iguales o superiores características a los solicitados.
• La garantía de funcionamiento de cada una de las baterías debe ser mínimo de tres (3) años contados a partir de su instalación. En caso de presentarse alguna falla por defectos, cambiar las baterías defectuosas por unas nuevas de las mismas características a las solicitadas.
• Durante la instalación y tiempo de garantía de las baterías, el CONTRATISTA suministrará la totalidad de los elementos necesarios para que estas se sitúen y funcionen de forma adecuada (bandejas, cables de conexión, bornes y demás).
• En caso de que se produzca el daño de alguno de los elementos o de todo el equipo donde se instala la batería, el contratista deberá instalar otro de las mismas características al dañado sin que esto genere costo adicional al ICBF
Ítems No Previstos en el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS”:
En el evento en que el ICBF requiera partes y/o repuestos no previstos en el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS” del presente documento y que sean necesarios para el funcionamiento de los equipos de la entidad, se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento:
a) El contratista, a solicitud del Supervisor del contrato, cotizará el repuesto solicitado y remitirá la cotización dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación del requerimiento, detallando al menos: especificaciones técnicas, descripción, valor unitario, valor total y tiempo de entrega. (La garantía es la misma solicitada para los demás ITEMS incluidos en el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS” del presente documento)
b) El Supervisor del contrato solicitará mínimo 3 cotizaciones de proveedores que estén legalmente constituidos por medio de correo electrónico, las cuales se compararán con la cotización solicitada al contratista, con el fin de realizar un estudio comparativo.
c) El Supervisor del contrato escogerá la más favorable para el Instituto, teniendo en cuenta el menor precio y este será el precio que el ICBF pagará al contratista.
Una vez seleccionada y aprobada la cotización de la parte o repuesto, se notificará al contratista este quien dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la notificación del requerimiento entregará e instalará la parte, repuesto o accesorio y/o baterías, dejando en correcto funcionamiento la UPS.
6.3.2. Bolsa de Partes, Repuestos y Baterías para Correctivos de UPS
Las partes y/o repuestos y baterías, incluido la mano de obra, los transportes, los fletes, los impuestos y las utilidades, ítems requeridos para realizar los mantenimientos correctivos de las UPS de la entidad, serán descontados de la bolsa de Recursos para mantenimientos correctivos de UPS destinada para tal fin.
El contratista deberá contemplar en los costos unitarios de cada uno de los elementos relacionados en el Anexo 3. “PARTES Y BATERIAS UPS” Los costos asociados a transportes y fletes y serán los relacionados por el CONTRATISTA en su propuesta final ajustada y teniendo en cuenta lo relacionado en el Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS”. Los valores de estos elementos se deberán establecer teniendo en cuenta el Anexo No. 5. CLASIFICACION DE MUNICIPIOS POR DIFICULTAD DE ACCESO.
1) Fácil (Sitio de fácil acceso),
2) Intermedio (Sitio con dificultad en el acceso),
3) Difícil (Sitio con mucha dificultad en el acceso).
El pago de los elementos requeridos y suministrados de esta bolsa de partes y repuestos se incluirá en el periodo de facturación en el que sean suministrado e instalado, tal como lo indica el numeral 10 del presente documento.
6.3.4 Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS) para mantenimiento correctivos
Para conocer los acuerdos de niveles de servicios para mantenimientos correctivos es necesario remitirse al Anexo 8 “ANS_UPS” donde se encuentra toda la información correspondiente a este servicio.
VALOR DEL DESCUENTO POR ANS:
La medición de los ANS descritos en el Anexo No.8 “ANS_UPS”, se realizará de manera mensual, y para ello el CONTRATISTA deberá entregar al supervisor de contrato un informe de gestión mensual, en medio físico y magnético, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes después de la finalización de cada mes.
6.4. Traslados de UPS
Realizar traslados de UPS que se encuentren en buen estado a las sedes donde el ICBF lo requiera, previa autorización del Supervisor del contrato. El CONTRATISTA considerara en su propuesta, los costos directos e indirectos necesarios para realizar el desmonte, traslado, instalación y puesta en funcionamiento de las UPS en el sitio donde sea indicado. El Contratista debe considerar adecuaciones eléctricas internas y los componentes eléctricos requeridos tales como cables, borneras, llaves de paso (bypass), breakers, fusibles y demás elementos necesarios para poner en funcionamiento las UPS Debe mantener la integridad del bien y garantizar que las condiciones de recepción y entrega en sitio sean las que se relacionaron en la verificación de salida, de acuerdo con el Anexo No. 4 TRASLADOS DE UPS.
TIEMPOS DE TRASLADOS
El Contratista deberá dar solución a los traslados previamente autorizados por el Supervisor del contrato a partir del día hábil siguiente a la notificación en los tiempos estipulados y de acuerdo al Anexo No.8 “ANS_UPS:
Tipo de Acceso | Mismo Municipio/Ciudad | Fácil | Intermedio | Difícil |
Fácil | 3 días | 3 días | 6 días | 10 días |
Intermedio | 6 días | 6 días | 8 días | 12 días |
Difícil | 8 días | 10 días | 12 días | 15 días |
EXCLUSIONES DE NO PAGO DE ANS:
Para conocer las exclusiones de no pago de ANS es necesario remitirse al Anexo No.8 “ANS_UPS”.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1. Obligaciones específicas
7.1.1. Cumplir con las actividades descritas y las especificaciones técnicas definidas en el numeral 6 de la FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT).
7.1.2. Suministrar, instalar, configurar y poner en funcionamiento los equipos especiales de suplencia energética (43 UPS: 38 bifásicas y 5 Trifásicas) las cuales deben ser nuevas (no remanufacturadas), adquiridas en este proceso dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del Contrato. De conformidad con las especificaciones descritas en el numeral 6 DE LA FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS-FCT y el Anexo No. 1 “INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS”.
7.1.3. Presentar un plan de trabajo acompañado del cronograma dentro de los 5 días siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato para la aprobación del Supervisor del mismo.
7.1.4. Presentar una lista de chequeo que contenga las actividades a realizar durante el mantenimiento preventivo la cual será aprobada por el Supervisor del contrato.
7.1.5. Realizar el mantenimiento preventivo de equipos especiales de suplencia energética UPS dejándolas operativas y funcionando correctamente, relacionadas en el Anexo No. 2 “MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS”.
7.1.6. Entregar semanalmente un diagnóstico de cada una de las UPS relacionadas en el Anexo No. 2 “MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS”, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del contrato.
7.1.7. Realizar el concepto técnico de las UPS que, de acuerdo con el diagnóstico realizado durante el mantenimiento preventivo, se identifiquen para dar de baja de acuerdo al Anexo No. 9 CONCEPTO TECNICO.
7.1.8. Documentar el mantenimiento que se realice a las UPS a través de informes técnicos y fotometría, en donde se presente el antes y el después y se evidencien las actividades desarrolladas en el formato que el ICBF indique; dichos informes deberán ser presentados en medio magnético y físico al supervisor del contrato al momento de presentar la factura de dicho servicio.
7.1.9. Realizar mantenimiento correctivo de equipos especiales de suplencia energética (UPS), dejándolas operativas y funcionando correctamente, de conformidad con la solicitud y aprobación del Supervisor.
7.1.10. Suministrar las partes y repuestos requeridos para la puesta en funcionamiento las UPS del ICBF a nivel Nacional que deberán ser originales, nuevos, no se aceptan repuestos remanufacturados, sin costo adicional para el ICBF, de acuerdo a la solicitud realizada por escrito por parte del supervisor del contrato, conforme necesidades y requerimientos de la Entidad.
7.1.11. Entregar copia plastificada del diagrama unifilar de los equipos especiales de suplencia energética (UPS) suministradas, dejándolo sobre el tablero del sitio de instalación.
7.1.12. Entregar al supervisor del contrato, una vez realizada la instalación y configuración de las UPS en cada sede, impresos y en medio magnético con formato 100% compatible con Adobe Reader y/o Autocad, los siguientes documentos:
• Manuales en español de los equipos suministrados.
• Registro fotográfico de las instalaciones antes y después de terminadas las adecuaciones e instalación de las UPS objeto de los presentes términos.
7.1.13. Ofrecer garantía de doce (12) meses sobre las partes y repuestos suministradas en los mantenimientos correctivos que se realicen.
7.1.14. Asumir todos los costos que impliquen el remplazo y/o reparación de los equipos especiales de suplencia energética (UPS), incluyendo sus repuestos, baterías y gastos indirectos.
7.1.15. Asumir todos los costos y gastos que impliquen el desplazamiento del personal técnico dispuesto para la instalación de repuestos y baterías a cada una de las sedes relacionadas en los Anexo No. 3 “PARTES Y BATERIAS UPS”.
7.1.16. Contar con el personal idóneo y capacitado en temas relacionados con la instalación y el mantenimiento de los equipos especiales de suplencia energética (UPS) nacionales e Importadas.
7.1.17. Presentar con cada factura un informe de gestión correspondiente al periodo facturado, en el cual se evidencie los mantenimientos correctivos, la revisión y diagnósticos realizadas sobre los equipos especiales de suplencia energética (UPS) y mantenimientos preventivos realizados, adicionalmente las actividades ejecutadas y las partes o repuestos suministrados. El detalle de este informe se acordará con el Supervisor del Contrato.
7.1.18. Realizar y entregar un diagnóstico semanalmente de cada UPS, en el cual se debe identificar el estado de las UPS y sus bancos de baterías, indicar si requiere
de eliminación.
7.1.20. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía en la ejecución del contrato, al Supervisor.
7.1.21. Ofrecer la garantía por escrito emitida por el FABRICANTE sobre las UPS suministradas por un periodo mínimo de 3 años a partir de la entrega e instalación de las mismas.
7.1.22. Ofrecer garantía por escrito emitida por el FABRICANTE sobre las BATERÍAS suministradas por un periodo de 36 meses a partir de la entrega.
7.1.23. Ofrecer garantía por escrito emitida por el FABRICANTE sobre los REPUESTOS y PARTES suministradas por un periodo de 12 meses a partir de la entrega.
7.1.24. Allegar todos los documentos necesarios para efectuar el trámite de liquidación contractual.
7.1.25. Presentar la certificación de fábrica indicando que las partes y repuestos utilizadas para los mantenimientos correctivos son de la misma marca de la UPS.
7.1.26. Suministrar las partes y repuestos homologados por el fabricante cuando las UPS se encuentre fuera del Ciclo de vida y no sea posible la consecución del repuesto o parte original.
7.2. Obligaciones generales
7.2.1. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre EL CONTRATISTA y el ICBF.
7.2.2. Constituir y allegar a EL ICBF las garantías requeridas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.
7.2.3. Participar y apoyar a EL ICBF en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.
7.2.4. Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto del presente contrato.
7.2.5. Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del Contrato le imparta EL ICBF a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.
7.2.6. Entregar al supervisor del Contrato los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos cuando así se requiera.
ICBF.
7.2.9. Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo de su actividad.
7.2.10. Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.
7.2.11. Devolver al ICBF, una vez finalizado la ejecución del contrato los documentos que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones
7.2.12. Colaborar con el ICBF en el suministro y respuesta de la información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del presente documento.
7.2.13. Utilizar la imagen del ICBF de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste. Salvo autorización expresa y escrita de las partes, no se podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial de la otra parte para fines publicitarios o de cualquier otra índole.
7.2.14. Realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales) y parafiscales, de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes
7.2.15. Respetar la política medioambiental del ICBF, política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales.
7.3. Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión.
7.3.1. Obligaciones del Eje de Gestión de Calidad.
7.3.1.1. Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente con el perfil de: Educación (formal: primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos específicos de la actividad a desarrollar como diplomados, seminarios, talleres entre otros) o experiencia para garantizar la óptima prestación del servicio.
7.3.1.2. Socializar con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE) así como dar a conocer los diferentes
7.3.1.4. Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora (correctivas o preventivas frente a cualquier situación que afecte la prestación del servicio) que permita tomar las decisiones a que haya lugar o experiencia exitosas que de muestren la mejora en la prestación de servicio.
7.3.2. Obligaciones del Eje de Seguridad de la Información
7.3.2.1. Certificar el cumplimiento, seguimiento y revisión de los asuntos correspondientes a seguridad de la información enmarcado en la normativa interna vigente en virtud de la ejecución del objeto del contrato.
7.3.2.2. Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá ser entregado al supervisor del contrato una vez se firme el contrato.
7.3.2.3. Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que afecten la disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la información del ICBF, en el marco de la ejecución del contrato.
7.3.2.4. Realizar la devolución de los elementos entregados por el ICBF para la ejecución del contrato, así como la información y elementos adquiridos y generados durante el plazo de ejecución.
7.3.2.5. Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de Seguridad de la información.
7.3.2.6. Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos que puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo.
7.3.3. Obligaciones del Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo
7.3.3.1. Socializar la Política de Salud y Seguridad en el Trabajo del ICBF, en virtud de la ejecución del objeto del contrato o convenio.
7.3.3.2. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo, que cumpla con el perfil establecido en la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y garantice el cumplimiento de obligaciones contractuales establecidas en el marco de la ejecución del contrato o convenio y la normatividad vigente.
7.3.3.3. Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, documentados, en el marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecución del contrato o convenio.
cuentan con los Elementos de Protección Personal requerido para la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida deberá contemplarse los protocolos correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato o convenio.
7.3.3.7. Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades propias del objeto contratado y la normatividad vigente.
7.3.3.8. Informar al ICBF los Accidentes de Trabajo y enfermedad Laboral – ATEL del personal a cargo del operador/contratista, reportados a la ARL y EPS, durante el plazo de ejecución del contrato o convenio.
7.3.3.9. Realizar trabajos en alturas en cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente.
7.3.3.10. Designar un brigadista para que haga parte activa del Plan de Emergencias y Contingencias del ICBF, así como garantizar la socialización de este Plan a los colaboradores vinculados por el contratista que prestan sus servicios en las sedes del ICBF.
7.3.4. Obligaciones del Eje Gestión Ambiental
7.3.4.1. Cumplir con la política ambiental del ICBF, implementando buenas prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel, y manejo de residuos.
7.3.4.2. Adoptar las medidas necesarias para el Transporte, almacenamiento y manejo adecuado de los productos químicos y/o combustibles utilizados durante la ejecución del contrato; de acuerdo a la normatividad vigente.
7.3.4.3. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la disposición final de los residuos especiales y/o peligrosos que se generen durante la ejecución del contrato.
7.3.4.4. Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El lugar de ejecución del contrato será a nivel Nacional y en la Sede de la Dirección General.
10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA y demás impuestos xx xxx.
Para la adquisición, instalación, configuración, puesta en funcionamiento de equipos especiales de suplencia energética (UPS), se pagará de conformidad con los bienes efectivamente suministrados de acuerdo con los precios ofertados en la propuesta económica ajustada, y previa aprobación por parte del supervisor del contrato.
Para los mantenimientos preventivos se pagará mensualmente conforme a los servicios efectivamente suministrados al ICBF, de acuerdo con los precios ofertados en la propuesta económica ajustada, y previa aprobación por parte del supervisor del contrato.
Para los mantenimientos correctivos y traslados se pagará mensualmente los servicios efectivamente suministrados al ICBF, y previa verificación por parte del Supervisor del funcionamiento de la UPS en el lugar requerido; incluidos descuentos por no cumplimiento de ANS.
Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de
compensación de ninguna naturaleza.
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
11. TIPIFICACIÓN, VALORACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación, el ICBF ha preparado este anexo, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.
De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la xxxxxxxx del riesgo previsible propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en el Pliego de Condiciones.
Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación se detallan en el Anexo No. 6 – Matriz de tipificación, valoración y asignación de riesgos, elaborada de acuerdo con la metodología de conformidad con la metodología propuesta por Colombia Compra Eficiente (CCE) detallada en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de Contratación".3
12. ANEXOS
• ANEXO No. 1 INFORMATIVO REQUERIMIENTOS SUMINISTRO DE UPS
• ANEXO No. 2 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS.
• ANEXO No. 3 PARTES Y BATERIAS UPS
• ANEXO No. 4 TRASLADOS DE UPS
• ANEXO No. 5 CLASIFICACION DE MUNICIPIOS POR DIFICULTAD DE ACCESO
• ANEXO No. 6 MATRIZ DE TIPIFICACION, VALORACION Y ASIGNACION DE RIESGOS
• ANEXO No. 7 CHECK LIST
• ANEXO No. 8 ANS_ UPS
3 Agencia Nacional para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxxxx-xxxx, disponible en internet, fecha de consulta 23 de enero de 2016.
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que, en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
14. APROBACIONES ICBF
Concepto | Nombre y apellidos | Cargo – Dependencia | Firma |
Elaboró | Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxx | Contratista Subdirección de Recursos Tecnológicos | |
Elaboró | Xxxx Xxxxxx Xxxxx | Profesional Especializado Subdirección de Recursos Tecnológicos | |
Revisó | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Director de Información y Tecnología - DIT | |
Revisó | Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx | Contratista- Dirección de Información y Tecnología. | |
Aprobó | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | Subdirector de Recursos Tecnológicos |