ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Adquisición de Bienes y Servicios bajo Subvenciones Federales

GUÍA PARA ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO

SEPTIEMBRE 2024

Autorizado por la Oficina del Contralor Electoral

OCE-SA-2024-12230

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Alcance & Propósito

El propósito de esta guía es orientar a las Organizaciones Sin Fines de Lucro sobre los requisitos impuestos a la selección, adjudicación y administración de contratos de acuerdo con todas las regulaciones Federales y locales de adquisición aplicables cuando se adquieren bienes o servicios con fondos Federales.

Estas directrices aplican a todas las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx que sean Subrecipientes de COR3.

Cuando las Organizaciones Sin Fines de Lucro solicitan fondos bajo los programas de subvenciones de Asistencia Pública ("PA") y Mitigación de Riesgos ("HMGP") de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias ("FEMA"), se comprometen a cumplir con todos los estatutos, reglamentos y directrices aplicables. Como tales, al adquirir bienes o servicios en virtud de una subvención Federal, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tener y utilizar procedimientos de adquisición documentados, coherentes con las leyes y reglamentos estatales, locales y tribales y las normas establecidas en 2 C.F.R. Parte 200, para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal.

Las Organizaciones Sin Fines de Lucro pueden tener diferentes procesos de contratación para fondos privados y Federales. Cuando se utilizan fondos privados, la entidad puede adoptar un proceso de contratación menos restrictivo, siempre que cumpla las políticas estatales, locales o de la entidad que sean de aplicación. Sin embargo, cuando se utilizan fondos Federales, la entidad debe cumplir las normas de contratación descritas en 2 CFR 200.318 y secciones relacionadas (§§ 200.317 a 200.327)1. Esto incluye mantener procedimientos de contratación documentados, garantizar la supervisión, evitar conflictos de intereses y seguir métodos específicos de contratación.

Es esencial que las Organizaciones Sin Fines de Lucro documenten claramente y distingan entre los dos conjuntos de procedimientos para garantizar el cumplimiento y la transparencia. Este enfoque permite a la entidad cumplir con los requisitos Federales al tiempo que mantiene la flexibilidad con los fondos privados.

Resumen

De conformidad con el Título 2 del Código de Reglamentos Federales ("C.F.R."), las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben seguir las normas de contratación establecidas en 2 C.F.R. §§200.318-322 y §§200.324-327 a la hora de adquirir bienes y servicios en el marco de una subvención Federal y deben adherirse a las directrices más restrictivas para garantizar el cumplimiento de las normas de contratación.

Normativa Aplicable2

• Ley Xxxxxx X. Xxxxxxxx xx Xxxxx de Emergencia y Socorro en Casos de Desastre, PL 100-707.

1 Los requisitos de 2 C.F.R. §200.323, y, por lo tanto, los requisitos de la Sección 6002 y sus reglamentos de aplicación en 40 C.F.R. Parte 247 no se aplican a las contrataciones realizadas por tribus indias u Organizaciones sin Fines de Lucro.

2 Esta lista no es exhaustiva; normativa adicional podría aplicar.

• Título 44 del C.F.R. - Gestión y Ayuda de Emergencia.

• Título 2 del C.F.R. - Parte 200 - Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costes y Requisitos de Auditoría para las Subvenciones Federales.

• Guía del Programa y Política de Asistencia Pública de FEMA ("PAPPG") (V3.1) (V4 para incidentes declarados a partir del 1 xx xxxxx de 2020).

• Guía de Políticas y Programas de Asistencia para la Mitigación de Riesgos de FEMA ("Guía HMA") - Febrero 2015 y Marzo 2023, en su versión enmendada.

• Guía de Procedimientos Alternativos de Asistencia Pública (Sección 428) para Trabajos Permanentes FEMA DR- 4339-PR, 10 de febrero de 2020.

• Manual de Campo del Equipo de Adquisiciones para Asistencia en Desastres ("PDAT") de FEMA - Septiembre 2019 y Octubre de 2021

Directrices

I. Requisitos para la Adquisición de Bienes y Servicios Normas Generales de Contratación

La contratación o adquisición de bienes y servicios es el proceso de obtención de bienes o productos y servicios

mediante la compra, la licitación, el arrendamiento o cualquier otra forma de obtención. Como condición para recibir la asistencia financiera de FEMA, el Recipiente y los Subrecipientes deben cumplir con las leyes Federales, reglamentos, Órdenes Ejecutivas y otros requisitos aplicables, así como los requisitos estatales y locales, que pueden ser incluso más estrictos. Además, todas las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tener y utilizar procedimientos de contratación documentados para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal3. Como tales, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben cumplir la normativa establecida en 2 C.F.R. §§200.318-322 y §§200.324- 327.

• §200.318: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tener y utilizar procedimientos de adquisición documentados, compatibles con las leyes y reglamentos estatales y locales y con las normas de esta sección, para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal.

• §200.319: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben llevar a cabo todas las operaciones de contratación para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal de manera que se garantice una competencia plena y abierta conforme a las normas de esta sección y de §200.320.

• §200.320: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tener y utilizar procedimientos de contratación documentados, de acuerdo con las normas de esta sección y de §§200.317, 200.318 y 200.319 para cualquiera de los métodos de contratación utilizados para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal.

• §200.321: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tomar todas las medidas afirmativas necesarias para garantizar que se utilicen, siempre que sea posible, pequeñas empresas y empresas de minorías, empresas propiedad de mujeres y empresas situadas en zonas con excedente de mano de obra.

• §200.322: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deberán, en la mayor medida posible, dar preferencia a la

3 2 C.F.R. §200.318

compra, adquisición o utilización de bienes, productos o materiales producidos en los Estados Unidos.

• §200.324: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben realizar un análisis de costes o precios en relación con cada acción de contratación que supere el Umbral de Adquisición Simplificada ("SAT", por sus siglas en inglés), incluidas las modificaciones de contrato.

• §200.325: Las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx deberán facilitar, a petición de FEMA o COR3, las especificaciones técnicas de las adquisiciones propuestas cuando FEMA o COR3 consideren que dicha revisión es necesaria para garantizar que el artículo o servicio especificado es el que se propone adquirir.

• §200.326: Para los contratos de mejora que superen el SAT, FEMA o COR3 podrán aceptar la política de fianzas y los requisitos de las Organizaciones Sin Fines de Lucro siempre que se hayan cumplido los requisitos de fianzas o que FEMA o COR3 hayan determinado que el interés Federal está adecuadamente protegido.

• §200.327: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben incluir todas las disposiciones contractuales enumeradas en el Apéndice II de la Parte 200.

Entre los requisitos de contratación adicionales se incluyen la evaluación por parte de FEMA de las políticas de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro para determinar si los costes se ajustan a los Principios de Costes establecidos en 2 C.F.R. Parte 200, Subparte E - Principios de Costes y el seguimiento de las directrices de los Principios de Costes en la fijación de precios de los contratos y subcontratos de precio fijo en los que los costes se utilizan para determinar el precio razonable.

Además, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben cumplir con las disposiciones sobre conflictos de interés incluidas en 2 C.F.R. § 200.318. Los conflictos de intereses pueden surgir durante la selección, adjudicación o administración de un contrato apoyado por una subvención Federal. En consecuencia, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben mantener una supervisión efectiva de los posibles conflictos de intereses organizacionales entre sus profesionales de contratación y revelar cualquier conflicto de intereses a FEMA, tal y como se establece en 2 C.F.R. §200.112. En este sentido, FEMA exige a las Organizaciones Sin Fines de Lucro que mantengan un conjunto documentado de normas que describan la conducta esperada del personal responsable de la selección, adjudicación y administración de contratos, y que comuniquen por escrito a FEMA cualquier posible conflicto de intereses.

• Como parte de la política de conflictos de intereses de la entidad, se recomienda incluir una política de separación de funciones, la cual debe incluir una estructura clara que asigne e identifique las funciones y responsabilidades del personal necesario para llevar a cabo las actividades de contratación del programa.

• Mantener una adecuada separación de funciones en el proceso de contratación es fundamental para prevenir conflictos de intereses en la organización, acciones inapropiadas y actividades fraudulentas. Es importante contar con políticas y procedimientos escritos para las responsabilidades de contratación del personal.

• Las normas de conducta de las Organizaciones Sin Fines de Lucro también deben prever las medidas disciplinarias que se aplicarán en caso de violación de dichas normas por parte de funcionarios, empleados o agentes de la entidad, incluyendo el despido, la recusación o la rescisión del contrato.

• La revelación de un posible conflicto de intereses no implica incumplimiento o ilegalidad, sólo una acción a gestionar y/o resolver en el proceso para evitar consecuencias mayores.

Independientemente del método de contratación elegido por las Organizaciones Sin Fines de Lucro, siempre debe documentarse la justificación utilizada. Incluso en una emergencia o circunstancia apremiante en la que se utilice una Orden Ejecutiva como documentación de apoyo o autoridad, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben proporcionar

una explicación de por qué se utilizó la Orden Ejecutiva para justificar el método de contratación utilizado, y, si se utilizaron presupuestos u ofertas, ya sean orales o escritos, las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx debe tomar las medidas adecuadas para cumplir con su política de contratación tras la expiración de la Orden Ejecutiva y/o la emergencia o circunstancia apremiante. Por lo tanto, incluso en los casos en que exista una exención de los requisitos de contratación como resultado de una emergencia o circunstancia apremiante, las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx deben seguir sus propias políticas de contratación escritas. En caso de que surjan discrepancias entre las políticas de contratación de la entidad, la legislación estatal y las normas Federales de contratación, las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx deberán aplicar la más restrictiva.

Guía de Adquisiciones de COR3

Las Guías de Administración de Fondos Federales para la Recuperación de Desastres de COR3, Capítulo 3 - Adquisiciones ("Capítulo 3"), establecen el modo en que COR3, como Recipiente y Entidad Conducto de Fondos Federales, y sus Subrecipientes, incluidas las Organizaciones Sin Fines de Lucro, deben llevar a cabo la selección, adjudicación y administración de contratos. Las guías incluidas en el Capítulo 3 tienen por objeto minimizar el riesgo de adquisiciones y contrataciones indebidas, y proporcionar orientación a los Subrecipientes para facilitar la aplicación de las políticas y procedimientos de adquisición.

En conformidad, como se ha indicado anteriormente, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben tener procedimientos de adquisición que cumplan con la legislación Federal cuando adquieran bienes o servicios en virtud de una subvención Federal. Además, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben documentar sus procedimientos de adquisición para garantizar que cumplen todas las normas legales Federales y locales aplicables, incluidos los requisitos Federales de adquisición descritos en el C.F.R. Los siguientes son los requisitos Federales de adquisición aplicables a las Organizaciones sin Fines de Lucro:

• Normas Generales de Contratación;

• Licitación Pública;

• Contratación con pequeñas empresas, empresas de minorías, empresas de mujeres y empresas con excedentes de mano de obra;

• Preferencia nacional para las adquisiciones;

• Revisión por parte de la Agencia Adjudicadora Federal (FEMA) o Entidad Conducto (COR3);

• Requisitos de fianza; y

• Disposiciones contractuales.

En general, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben garantizar que su proceso de contratación al adquirir bienes o servicios en virtud de una subvención Federal demuestre eficiencia, responsabilidad y eficacia, al tiempo que promueva la competencia abierta y minimice los costes de contratación.

Revisión de la Política de Adquisiciones del COR3

De conformidad con 2 C.F.R. §200.325, como Recipiente de fondos Federales de recuperación y Entidad Conducto, COR3 es responsable de supervisar la gestión por parte del Subrecipiente de la ayuda financiera proporcionada y de garantizar un rendimiento adecuado en virtud de la ayuda de FEMA. En el desempeño de esta responsabilidad, COR3 puede llevar a cabo revisiones, tanto previas como posteriores a la contratación, del proceso de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro para asegurar el cumplimiento de la normativa Federal en materia de contratación.

Por lo tanto, COR3 verificará que las Organizaciones Sin Fines de Lucro sigan el método de contratación adecuado y que se hayan cumplido los requisitos de contratación apropiados, incluyendo la revisión de documentación de la entidad para determinar si los gastos son admisibles. Para ello, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deberán proporcionar, a petición del COR3, todos los documentos de contratación aplicables, como su política de contratación, las convocatorias y los anuncios de licitación, incluyendo las Solicitudes de Propuestas ("RFPs", por sus siglas en inglés) y las Invitaciones a Licitar ("IFBs"), evidencia de publicación de convocatorias, los mecanismos de aceptación de ofertas, como actas, copias de las propuestas y ofertas recibidas, las tabulaciones de las ofertas y los presupuestos, las determinaciones y justificaciones de los presupuestos, las declaraciones de cualificación, las estimaciones de costes independientes y las copias de los contratos, las órdenes de cambio y los contratos de alquiler o arrendamiento firmados.

FEMA y/o COR3 revisarán los documentos de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro cuando:

• Los procedimientos de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro no cumplan con las normas Federales de contratación;

• Se espera que la contratación supere el SAT4 y se vaya a adjudicar sin concurso o sólo se reciba una licitación u oferta;

• La contratación especifica un problema de "marca";

• El contrato propuesto es superior al SAT y se va a adjudicar a un licitador que no es el que aparentemente presenta la oferta más baja en una licitación en pliego cerrado, o;

• Una propuesta de modificación de contrato cambia el alcance de un contrato o aumenta el importe del contrato por encima del SAT.

Además, las Organizaciones Sin Fines de Lucro pueden solicitar que FEMA y/o COR3 revisen sus políticas y procedimientos de adquisición para determinar si cumplen con los requisitos Federales y locales. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro también pueden auto certificar sus políticas y procedimientos de adquisición identificando políticas, procedimientos, reglamentos o normas específicos como conformes a los requisitos Federales y poniendo sus sistemas a disposición de FEMA y/o COR3 para su revisión.

En consecuencia, para ser elegible para un reembolso de costes, el trabajo para el que una Organización Sin Fines de Xxxxx adjudica un contrato debe cumplir los requisitos de adquisición establecidos en estas directrices, estar incluido en el contrato adquirido y figurar como elegible en su Hoja de Trabajo del Proyecto ("PW").

Requisitos Federales de Contratación

A tenor con el marco reglamentario y legal discutido, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben cumplir con los requisitos Federales de contratación pública, establecidos en el Título 2 del C.F.R., el cual ofrece orientaciones generales sobre los requisitos mínimos que debe seguir las Organizaciones Sin Fines de Lucro al adquirir bienes o servicios con fondos Federales. Entre los requisitos y/o estímulos impuestos a las Organizaciones Sin Fines de Lucro se encuentran las siguientes disposiciones establecidas en 2 C.F.R. §200.318:

• Supervisar que los contratistas cumplan los términos, condiciones y especificaciones de sus contratos u órdenes de compra.

• Evitar la adquisición de artículos innecesarios o duplicados. Debe considerarse la posibilidad de consolidar o

4 El SAT Federal se establece en el Reglamento Federal de Adquisiciones ("FAR") en 48 C.F.R. Subparte 2.1 (Definiciones) y de conformidad con 41

U.S.C. 1908, a partir xx xxxxx de 2018, se ha mantenido en $250,000. No obstante, podrá ajustarse periódicamente en función de la inflación.

dividir las adquisiciones para obtener una compra más económica y, cuando proceda, se realizará un análisis para determinar el enfoque más económico.

• Celebrar acuerdos con entidades gubernamentales y otras Organizaciones Sin Fines de Lucro y/o llevar a cabo procesos de adquisición conjuntos con otros Organizaciones Sin Fines de Lucro cuando proceda o utilizar bienes y servicios comunes o compartidos para fomentar una mayor economía y eficiencia.

• Utilizar los excedentes de propiedad Federales en lugar de comprar nuevos equipos y propiedades siempre que sea posible para reducir los costes del proyecto.

• Utilizar cláusulas de ingeniería de valor en los contratos de proyectos de construcción para reducir costes.

• Adjudicar contratos únicamente a contratistas responsables que posean la capacidad de actuar con éxito en los términos y condiciones de una adquisición propuesta, teniendo en cuenta la integridad del contratista, el cumplimiento de la política pública, el historial de resultados anteriores y los recursos financieros y técnicos.

• Mantener registros suficientes para detallar la historia de las adquisiciones, incluyendo las razones para el método de adquisición, la selección del tipo de contrato, la selección o rechazo del contratista y la base para el precio del contrato.

• Responsabilizarse de la resolución de todas las cuestiones contractuales y administrativas derivadas de las adquisiciones. Estas normas no eximen a las Organizaciones Sin Fines de Lucro de ninguna responsabilidad contractual en virtud de sus contratos.

Todas las transacciones de contratación realizadas por las Organizaciones Sin Fines de Lucro para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal deben llevarse a cabo de forma que se garantice una competencia plena y abierta, de conformidad con las normas de 2 C.F.R. §200.319. Además, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben seguir los métodos de contratación previstos en 2 C.F.R. §200.320.

Igualmente, de conformidad con 2 CFR §200.321, la política de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro debe fomentar el crecimiento de las empresas comerciales locales, de minorías ("MBE") y de mujeres ("WBE"), fomentando su participación en todas las fases de sus actividades contractuales. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro garantizarán las siguientes medidas socioeconómicas afirmativas:

• Incluir empresas pequeñas, medianas y propiedad de mujeres en las listas de licitación.

• Garantizar que las pequeñas, medianas y empresas propiedad de mujeres sean invitadas a licitar siempre que sean fuentes potenciales.

• Cuando sea posible, asignar fondos en cantidades más pequeñas para maximizar la participación de las pequeñas, medianas y mujeres empresas.

• Cuando sea posible, establezca requisitos de entrega que fomenten la participación de pequeñas, medianas empresas y empresas propiedad de mujeres.

• Utilizar los servicios de organizaciones como la Administración de Pequeñas Empresas y la Agencia de Desarrollo de Empresas Minoritarias del Departamento Federal de Comercio, cuando sea apropiado5.

• Exigir al contratista principal que, cuando subcontrate, adopte las medidas afirmativas anteriores.

Por otro lado, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben, en la medida máxima aplicable en el marco de una subvención Federal, establecer en todos los contratos y órdenes de compra una preferencia para la compra, adquisición o uso de bienes, productos o materiales producidos en Estados Unidos, tal y como se establece en 2 C.F.R. §200.322.

5 Procurement Disaster Assistance Team ("PDAT") Field Manual - Junio 2021: Capítulo 6: Contratación socioeconómica.

2 C.F.R. §200.324 establece que las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx también deben realizar un análisis de costes o precios en relación con cualquier acción de contratación que supere el SAT; el método y el grado de análisis dependerán de los hechos que rodeen la situación de contratación concreta, pero como punto xx xxxxxxx, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben realizar estimaciones independientes antes de recibir ofertas y propuestas.

Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deberán además proporcionar especificaciones técnicas sobre las adquisiciones propuestas a petición de FEMA y/o COR3, si FEMA y/o COR3 consideran que dicha revisión es necesaria para garantizar que el artículo o servicio especificado es el que se propone para la compra. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro también deben poner a disposición, a petición de FEMA y/o COR3, las revisiones previas a la adquisición y la documentación de adquisición, tal y como exige 2 C.F.R. §200.325.

Por último, tal y como se establece en 2 C.F.R. §200.326, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben proporcionar a FEMA y/o COR3 una póliza de fianzas para los contratos o subcontratos de construcción o mejora de instalaciones que superen el SAT. Si FEMA y/o COR3 no determinan que el interés Federal está adecuadamente protegido, se aplicarán los siguientes requisitos mínimos:

• Una garantía de oferta de cada licitador equivalente al 5% del precio de la oferta, consistente en un compromiso firme como una garantía de oferta, un cheque certificado u otro instrumento negociable.

• Una fianza o garantía de cumplimiento6 del contratista por el 100% del precio del contrato.

• Una fianza o garantía de pago7 del contratista por el 100% del precio del contrato.

Requisitos de Contratación

Si una Organización Sin Fines de Xxxxx desea utilizar fondos Federales para pagar o reembolsar sus gastos por equipos o servicios en virtud de un contrato, el contrato deberá incluir las cláusulas aplicables descritas en el Apéndice II de la Parte 200 del C.F.R.8 Asimismo, FEMA recomienda que se incluyan cláusulas adicionales en estos contratos, que se incluyen en estas directrices. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben redactar el lenguaje apropiado para estas cláusulas de acuerdo con las leyes y procedimientos aplicables y la entidad es la única responsable de asegurar que todo el lenguaje incluido en sus contratos cumple con los requisitos aquí contenidos9.

Las disposiciones contractuales requeridas son las siguientes:

1. Recursos: Los contratos que superen el Umbral de Adquisición Simplificada10 ("SAT" por sus siglas en inglés), actualmente fijado en $250,000, deben contemplar recursos administrativos, contractuales o legales en caso de infracción o incumplimiento de las condiciones contractuales por parte de los contratistas, y prever sanciones y penalizaciones adecuadas. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(A).

2. Rescisión por causa y conveniencia: Todos los contratos superiores a $10,000 deben contemplar la rescisión por

6 Una fianza o garantía de cumplimiento es aquella que se ejecuta en relación con un contrato para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos del contratista en virtud de dicho contrato.

7 Una fianza o garantía de pago es aquella que se ejecuta en relación con un contrato para garantizar el pago, tal y como exige la ley, de todas las personas que suministran mano de obra y materiales en la ejecución del trabajo previsto en el contrato.

8 El Equipo de Adquisiciones para Asistencia en Catástrofes de la Oficina del Abogado en Jefe de FEMA proporciona una plantilla de disposiciones contractuales que puede encontrarse aquí: Guía de disposiciones contractuales: Navegando por el Apéndice II de la Parte 200 - Disposiciones contractuales para contratos de entidades no Federales bajo subvenciones Federales (xxxx.xxx)

9 Consulte la Guía de disposiciones contractuales de PDAT para ver los modelos de cláusulas contractuales recomendados por FEMA.

10 El Umbral de Adquisición Simplificada se refiere al importe en dólares por debajo del cual una Organización sin Fines de Lucro puede adquirir bienes o servicios utilizando métodos de pequeña compra.

causa justificada y por conveniencia por parte de la Organización Sin Fines de Lucro, incluida la forma en que se verá afectada y la base para la liquidación. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(B).

3. Igualdad de oportunidades en el empleo: Salvo que se disponga lo contrario en 41 C.F.R. Parte 60, todos los contratos que se ajusten a la definición de "contrato de construcción con ayuda Federal"11 de 41 C.F.R. § 60-1.3 contendrán la cláusula de igualdad de oportunidades prevista en 41 C.F.R. § 60- 1.4(b), de conformidad con la Orden Ejecutiva 11246, Igualdad de Oportunidades en el Empleo (30 Fed. Reg. 12319, 12935, 3 C.F.R. Parte, 1964- 1965 Comp., p. 339), enmendada por la Orden Ejecutiva 11375, por el que se modifica la Orden Ejecutiva 11246 relativa a la igualdad de oportunidades en el empleo, y la normativa de aplicación en 41 C.F.R. Parte 60 (Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, Igualdad de Oportunidades en el Empleo, Departamento de Trabajo). Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(C).

4. Xxx Xxxxx-Bacon12: Todos los contratos principales de construcción superiores a $2,000 adjudicados por Organizaciones Sin Fines de Lucro deben incluir una cláusula de cumplimiento de la Ley Xxxxx-Xxxxx (40 U.S.C. §§ 3141-3144 y 3146-3148), complementada por la normativa del Departamento de Trabajo en 29 C.F.R. Parte 5 (Disposiciones sobre Normas Laborales Aplicables a los Contratos que Cubren Construcciones Financiadas y Asistidas por el Gobierno Federal). Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(D). En virtud de esta ley, los contratistas deben estar obligados a pagar a los obreros y mecánicos salarios no inferiores a los salarios vigentes determinados por la Secretaría de Trabajo. Además, los contratistas deben estar obligados a pagar los salarios al menos una vez a la semana. NO aplica al Programa de Asistencia Pública.

5. Xxx Xxxxxxxx Contra las Comisiones Ilegales13: Los contratos públicos deben incluir una cláusula de cumplimiento de la Ley Xxxxxxxx Contra las Comisiones Ilegales (40 U.S.C. §3145), completada por la normativa del Departamento de Trabajo (29 C.F.R. Parte 3, "Contratistas y Subcontratistas de Obras Públicas Financiadas Total o Parcialmente Mediante Préstamos o Subvenciones de los Estados Unidos"). NO aplica al Programa de Asistencia Pública.

6. Ley de Horas de Trabajo por Contrato y Normas de Seguridad14: Cuando proceda (véase 40 U.S.C. §§ 3701-3708), todos los contratos adjudicados por la entidad no Federal que superen los $100,000 y que impliquen el empleo de mecánicos u obreros deberán incluir una disposición para el cumplimiento de 40 U.S.C. §§ 3702 y 3704, complementada por la normativa del Departamento de Trabajo en 29 C.F.R. Parte 5. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(E). En virtud de 40 U.S.C. § 3702, cada contratista debe estar obligado a calcular los salarios de cada mecánico y obrero sobre la base de una semana laboral estándar de 40 horas. Se permite el trabajo por encima de la semana laboral estándar siempre que el empleado reciba una remuneración no inferior a una vez y media el

11 El Reglamento 41 C.F.R. § 60-1. 3 define un "contrato de construcción con ayuda Federal" como cualquier acuerdo o modificación del mismo entre un solicitante y una persona para la realización de obras de construcción pagadas total o parcialmente con fondos obtenidos del Gobierno o prestados con el crédito del Gobierno en virtud de cualquier programa Federal que implique una subvención, contrato, préstamo, seguro o garantía, o emprendidas en virtud de cualquier programa Federal que implique dicha subvención, contrato, préstamo, seguro o garantía, o cualquier solicitud o modificación del mismo aprobada por el Gobierno para una subvención, contrato, préstamo, seguro o garantía en virtud de la cual el propio solicitante participe en las obras de construcción.

12 La Ley Xxxxx-Xxxxx sólo se aplica al Programa de Subvenciones de Preparación para la Gestión de Emergencias, al Programa de Subvenciones de Seguridad Nacional, al Programa de Subvenciones de Seguridad sin Fines de Lucro, al Programa de Subvenciones de Seguridad Nacional Tribal, al Programa de Subvenciones de Seguridad Portuaria y al Programa de Subvenciones de Seguridad de Tránsito. NO aplica a otros programas de subvenciones y acuerdos de cooperación de FEMA, incluido el Programa de Asistencia Pública.

13 Este requisito se aplica a todos los contratos para trabajos de construcción o reparación superiores a $2,000 en situaciones en las que también se aplique la Ley Xxxxx-Xxxxx. NO aplica al Programa de Asistencia Pública de FEMA.

14 Este requisito se aplica a todos los contratos de FEMA adjudicados por Organizaciones sin Fines de Lucro por un importe superior a $100,000 en el marco de programas de subvenciones y acuerdos de cooperación que impliquen el empleo de mecánicos u obreros. Es aplicable a los trabajos de construcción. Estos requisitos no se aplican a la compra de suministros o materiales o artículos ordinariamente disponibles en el mercado abierto, ni a los contratos de transporte o transmisión de inteligencia.

salario base por todas las horas trabajadas por encima de las 40 horas de la semana laboral. Además, no se exigirá a ningún obrero o mecánico que trabaje en un entorno o en condiciones de trabajo insalubres, peligrosas o nocivas.

7. Derechos sobre las invenciones realizadas en virtud de un contrato o acuerdo15: Si la subvención de FEMA se ajusta a la definición de "acuerdo de financiación"16 según 37 C.F.R. § 401.2(a) y la Organización Sin Fines de Lucro desea celebrar un contrato con una pequeña empresa u organización sin fines de lucro para la sustitución de partes, cesión o realización de trabajos experimentales, de desarrollo o de investigación en virtud de dicho "acuerdo de financiación", la entidad deberá cumplir los requisitos establecidos en 37 C. F.R. Part 401 (Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements), y cualquier normativa de aplicación emitida por FEMA. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(F). NO aplica a los programas de subvenciones de Asistencia Pública y Mitigación de Riesgos.

8. Ley de Aire Limpio y Ley Federal de Control de la Contaminación del Agua: Cuando proceda, los contratos deberán contener una cláusula por la que se exija al contratista que se comprometa a cumplir todas las normas, órdenes o reglamentos aplicables emitidos en virtud de la Ley de Aire Limpio (42 U.S.C. §§ 7401-7671q.) y la Ley Federal de Control de la Contaminación del Agua en su versión enmendada (33 U.S.C. §§ 1251-1387). Las infracciones deben notificarse a la FEMA y a la Oficina Regional de la EPA. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(G). Este requisito se aplica a los contratos adjudicados por la Organización Sin Fines de Lucro de importes superiores a $150,000 en virtud de una subvención Federal.

9. Suspensión e Inhabilitación: Las Organizaciones Sin Fines de Lucro y los contratistas están sujetos a la normativa de inhabilitación y suspensión que implementa la Orden Ejecutiva 12549, Inhabilitación y Suspensión (1986) y la Orden Ejecutiva 12689, Inhabilitación y Suspensión (1989) en 2 C.F.R. Parte 180 y la normativa del Departamento de Seguridad Nacional (“DHS”, por sus siglas en inglés) en 2 C.F.R. Parte 3000 (Inhabilitación y Suspensión sin Fines de Contratación).

10. Enmienda Xxxx contra la persecución: Cada nivel debe certificar al nivel superior que no utilizará ni ha utilizado fondos Federales para pagar a ninguna persona u organización con el fin de influir o intentar influir en cualquier funcionario o empleado de cualquier agencia, cualquier miembro del Congreso, funcionario o empleado del Congreso, o cualquier empleado de un miembro del Congreso en relación con la adjudicación de cualquier contrato Federal, subvención o cualquier otra adjudicación cubierta por 31 U.S.C. § 1352. El reglamento de FEMA en 44 C.F.R. Parte 18 aplica los requisitos de 31 U.S.C. § 1352 y proporciona, en el Apéndice A de la Parte 18, una copia de la certificación que debe cumplimentar cada entidad según lo descrito en 31 U.S.C. § 1352. Cada nivel también debe revelar cualquier actividad de cabildeo con fondos no Federales que se produzca en relación con la recepción de cualquier concesión Federal. Dichas declaraciones se transmitirán de nivel a nivel hasta la agencia Federal adjudicadora. Este requisito se aplica a todos los programas de subvenciones y acuerdos de cooperación de FEMA. Los contratistas que soliciten o liciten un contrato de $100,000 o más en virtud de una subvención

15 Este requisito se aplica a los "acuerdos de financiación", pero NO aplica a la Asistencia Pública, el Programa de Subvenciones de Mitigación de Riesgos, el Programa de Subvenciones de Asistencia para la Gestión de Incendios, el Programa de Subvenciones de Asistencia y Formación para el Asesoramiento en Crisis, el Programa de Subvenciones para la Gestión de Casos de Desastre y el Programa de Subvenciones de Asistencia Federal a Personas y Hogares - Otras Ayudas para Necesidades, ya que las concesiones de FEMA en virtud de estos programas no se ajustan a la definición de "acuerdo de financiación".

16 37 C.F.R. § 401.2(a) define "acuerdo de financiación" como cualquier contrato, subvención o acuerdo de cooperación celebrado entre cualquier organismo Federal, distinto de la Autoridad de Xxxxx xx Xxxxxxxxx, y cualquier contratista para la realización de trabajos experimentales, de desarrollo o de investigación financiados total o parcialmente por el Gobierno Federal. Este término también incluye cualquier cesión, sustitución de partes o subcontrato de cualquier tipo celebrado para la realización de trabajos experimentales, de desarrollo o de investigación en el marco de un acuerdo de financiación tal y como se define en la primera frase de este párrafo.

Federal deberán presentar la certificación requerida. Véase 2 C.F.R. Parte 200, Apéndice II(I); 31 U.S.C. § 1352; y

44 C.F.R. Parte 18.

Entre las disposiciones contractuales adicionales recomendada por FEMA se encuentran:

1. Acceso a los registros: Todos los Subrecipientes deberán reconocer y aceptar el cumplimiento de la normativa aplicable que regula el acceso de DHS a registros, cuentas, documentos, información, instalaciones y personal. Los Subrecipientes deberán facilitar a DHS/FEMA el acceso a los registros, cuentas y otros documentos y fuentes de información relacionados con la concesión de subvenciones Federales, así como el derecho a inspeccionarlos y copiarlos, y facilitar el acceso a las instalaciones, el personal y otras personas e información según sea necesario, tal y como exigen las normativas de DHS y otras leyes u orientaciones del programa aplicables. Véanse los Términos y Condiciones Estándar del DHS: Versión 8.1 (2018). Además, la Sección 1225 de la Ley de Reforma de Recuperación de Desastres de 2018 prohíbe a FEMA reembolsar a un gobierno estatal, local, tribal o territorial, o a una organización privada sin fines de lucro por actividades realizadas en virtud de un contrato que pretenda prohibir auditorías o revisiones internas por parte del Administrador o el Contralor General de FEMA.

2. Modificaciones: Para ser elegible para asistencia de FEMA en virtud de la subvención o acuerdo de cooperación de FEMA de la entidad no Federal, el coste del cambio, modificación, orden de cambio o cambio constructivo debe ser permisible, asignable, dentro del alcance de la subvención o acuerdo de cooperación y razonable para completar el alcance del proyecto. Por lo tanto, FEMA recomienda que las entidades no Federales incluyan en sus contratos una cláusula de cambio que describa, en su caso, la forma en que cualquiera de las partes puede realizar cambios para alterar el método, el precio o el itinerario de los trabajos sin incumplir el contrato. La redacción de la cláusula puede variar en función del tipo de contrato y del artículo que se adquiera.

3. Sello, logotipo y banderas del DHS: Los Recipientes y/o Subrecipientes deben obtener permiso antes de utilizar el sello o sellos, logotipos, crestas o reproducciones xx xxxxxxxx o imágenes de funcionarios de agencias del DHS. Véanse los Términos y Condiciones Estándar de DHS: Versión 8.1 (2018). FEMA recomienda que todas las entidades no Federales incluyan en sus contratos una disposición por la que un contratista no pueda utilizar el sello o sellos, logotipos, crestas o reproducciones xx xxxxxxxx o imágenes de funcionarios de la agencia DHS sin la aprobación previa específica de FEMA.

4. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y decretos Federales: El Recipiente y/o Subrecipiente y sus contratistas deben cumplir con todas las leyes, reglamentos y órdenes ejecutivas Federales. FEMA recomienda que todas las entidades no Federales incluyan en sus contratos un reconocimiento de que se está utilizando fondos de recuperación provistos por programas de FEMA para financiar el contrato y un requisito de que el contratista cumpla con todas las leyes, reglamentos, órdenes ejecutivas y políticas, procedimientos y directivas Federales aplicables de FEMA.

5. Ausencia de obligación por parte del Gobierno Federal: FEMA no es parte en ninguna transacción entre el Recipiente y/o Subrecipiente y su contratista. FEMA no tendrá ninguna obligación ni responsabilidad ante ninguna de las partes por ningún asunto relacionado con el contrato. FEMA recomienda que la entidad no Federal incluya una disposición en su contrato que establezca que el Gobierno Federal no es parte en el contrato y no tiene ninguna obligación ni responsabilidad ante la entidad no Federal, el contratista o cualquier otra parte por cualquier asunto derivado del contrato.

6. Fraude en programas y declaraciones falsas o fraudulentas o actos relacionados: Los beneficiarios deben cumplir con los requisitos de la Ley de Reclamaciones Falsas (31 U.S.C. §§ 3729-3733), que prohíbe la presentación de reclamaciones falsas o fraudulentas para su pago al Gobierno Federal. Véanse los Términos y Condiciones Estándar

del DHS: Versión 8.1 (2018); y 31 U.S.C. §§ 3801-3812, que detallan los recursos administrativos por reclamaciones y declaraciones falsas realizadas. FEMA recomienda que la entidad no Federal incluya una disposición en su contrato en la que el contratista reconozca que 31 U.S.C. Cap. 38 (Recursos Administrativos por Reclamaciones y Declaraciones Falsas) se aplica a sus acciones en relación con el contrato.

Además, se recomienda que las Organizaciones Sin Fines de Lucro cumplan con los requisitos locales de contratación, como solicitar certificaciones de contratistas/proveedores, incluyendo:

• Certificado de Incorporación del Departamento de Estado de Puerto Rico

• Certificado de autorización para hacer negocios en Puerto Rico, si el proveedor es una entidad extranjera

• Certificado de buena conducta

• Declaración de nómina patronal de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado ("CFSE").

• Certificación de Suspensión y Exclusión de FEMA (según se provee en XXX.xxx)

• Certificación del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (“CRIM”).

• Certificación de la Administración de Sustento de Menores (“ASUME”)

• Certificación de Deuda del Departamento de Hacienda

• Certificación de Declaración de la Renta de Hacienda

Razonabilidad de los Costes

Tal y como se establece en 2 C.F.R. §200.404, un coste es razonable si, por su naturaleza y cuantía, no excede de lo que habría soportado una persona prudente en las circunstancias existentes en el momento en que se tomó la decisión de incurrir en el coste. Para determinar la razonabilidad de un gasto concreto, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

• Si el coste es de un tipo generalmente reconocido como ordinario y necesario para el funcionamiento de la entidad no Federal o la ejecución adecuada y eficiente de la subvención Federal.

• Las limitaciones o requisitos impuestos por factores tales como las buenas prácticas comerciales; la negociación en condiciones de igualdad; las leyes y reglamentos Federales, estatales, locales, tribales y de otro tipo; y las condiciones de la subvención Federal.

• Los precios xx xxxxxxx de bienes o servicios comparables en la zona geográfica.

• Si las personas implicadas actuaron con prudencia dadas las circunstancias, teniendo en cuenta sus responsabilidades para con la entidad no Federal, sus empleados, sus estudiantes o miembros, según proceda, el público en general y el Gobierno Federal.

• Si la entidad no Federal se desvió significativamente de sus prácticas y políticas establecidas para incurrir en costes, lo que puede aumentar injustificadamente el coste de la subvención Federal.

Para ello, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben llevar a cabo un análisis de costes o precios en relación con cada acción de contratación por encima del SAT; el método y el grado de análisis dependerán de los hechos que rodeen la situación de contratación concreta, pero como punto xx xxxxxxx, la Organización Sin Fines de Xxxxx debe realizar estimaciones independientes antes de recibir ofertas y propuestas. Por ejemplo, las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx deben negociar un beneficio para cada contrato en el que no haya competencia de precios y, en todos los casos, en los que se realice un análisis de costes, teniendo en cuenta la complejidad del trabajo a realizar, el riesgo asumido por el contratista, la inversión del contratista, el nivel de subcontratación, su historial de resultados anteriores y las tasas de beneficio del sector17.

17 2 C.F.R. §200.324

Los costes o precios basados en costes de contratos en el marco de la subvención Federal sólo son admisibles en la medida en que los costes incurridos o las estimaciones de costes incluidas en los precios negociados serían admisibles para la Organización Sin Fines de Lucro. A tal efecto, las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx pueden remitirse a sus propios principios de costes que sean coherentes con los principios de costes Federales18.

II. Métodos de Adquisición Competencia

Todas las transacciones de adquisición requeridas en virtud de una subvención Federal deben realizarse de forma que se garantice una competencia plena y abierta de conformidad con 2 C.F.R. §200.319. Los contratistas que elaboren o redacten especificaciones, requisitos, declaraciones de trabajo o invitaciones a presentar ofertas o solicitudes de propuestas deben quedar excluidos de la competencia en dichas adquisiciones. Algunas de las situaciones que se consideran restrictivas de la competencia son:

• Imponer requisitos poco razonables a las empresas para optar a un contrato;

• Exigir experiencia innecesaria y fianzas excesivas;

• Prácticas de fijación de precios no competitivas entre empresas o entre empresas afiliadas;

• Contratos no competitivos con consultores contratados;

• Conflictos de intereses organizativos;

• Especificar únicamente un producto "de marca" en lugar de permitir que se ofrezca un producto "equivalente";

• Cualquier acción arbitraria en el proceso de contratación.

Además, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben asegurarse de que sus políticas de adquisición escritas garanticen que todas las convocatorias contengan una descripción precisa de los requisitos técnicos del material, producto o servicio que se va a adquirir, incluida su naturaleza cualitativa y las características y normas mínimas esenciales, e identifiquen todos los requisitos que deben cumplir los ofertantes y otros factores que se utilizarán para evaluar las ofertas o propuestas. Igualmente, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben garantizar que todas las listas precalificadas de personas, empresas o productos utilizadas en la adquisición de bienes y servicios estén actualizadas y contengan suficientes fuentes cualificadas para garantizar el máximo grado de competencia abierta y libre19.

Métodos de Licitación

Las políticas de contratación de las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben especificar el método de contratación que se utilizará, teniendo en cuenta factores como el tipo de bienes o servicios requeridos y el análisis de costes y precios, de conformidad con la normativa Federal, estatal y local. De conformidad con 2 C.F.R. §200.320, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben seguir procedimientos de adquisición que sean coherentes con las normas de esta sección. Deben utilizarse los siguientes métodos para la adquisición de bienes o servicios requeridos en virtud de una subvención Federal:

18 Ibid.

19 2 C.F.R. §200.319

1. Métodos informales de contratación: Cuando el valor de la adquisición de bienes o servicios en virtud de una subvención Federal no supere el SAT20 o un umbral inferior establecido por la Organización Sin Fines de Lucro, no se exigirán métodos formales de contratación. En estos casos, la entidad puede adoptar métodos informales de contratación para agilizar la realización de sus transacciones y minimizar la carga administrativa y los costes asociados. Los métodos informales de contratación incluyen:

a. Micro-compras: según el C.F.R., las micro-compras son la adquisición de suministros o servicios que no superan el umbral de $10,000.

i. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro pueden establecer un umbral superior al umbral de micro- compra y auto certificar un umbral de hasta $50,000 anualmente, aunque deben poner a disposición del organismo Federal adjudicador y de los auditores la documentación adecuada. La auto certificación debe incluir una justificación del aumento del umbral, la identificación del nuevo umbral y la documentación justificativa de uno de los siguientes aspectos:

a. Calificación como entidad auditada de bajo riesgo, según se define en 2 C.F.R. §200.520; o

b. Una evaluación interna anual de los riesgos institucionales para identificar, mitigar y gestionar los riesgos financieros.

ii. Para aumentar el umbral de micro-compra por encima de $50,000, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben presentar una solicitud que cumpla con los requisitos establecidos en 2 C.F.R. §200.320 (a)(1)(iv). El umbral incrementado será válido hasta que se produzca un cambio en el estatus bajo el que se aprobó la justificación.

b. Pequeñas compras: la adquisición de suministros o servicios supera el umbral de $10,000 pero no supera el SAT.

2. Métodos formales de contratación: Cuando el valor de la adquisición de bienes o servicios en virtud de una subvención Federal supere el SAT, o un umbral inferior establecido por la Organización Sin Fines de Lucro se requieren métodos formales de adquisición; por lo tanto, la entidad debe seguir procedimientos de adquisición documentados. Los métodos formales de contratación también requieren la publicación de anuncio de subasta, a menos que se pueda utilizar una contratación no competitiva. Los métodos formales de contratación incluyen:

a. Licitaciones selladas: método de contratación en el que se solicitan públicamente ofertas y se adjudica un contrato firme de precio fijo (suma global o precio unitario) al licitador responsable cuya oferta tenga el precio más bajo. La licitación pública es el método preferido para la adjudicación de obras.

b. RFP: método de contratación en virtud del cual se adjudica un contrato de precio fijo o de reembolso de costes. Las propuestas se utilizan generalmente cuando las condiciones no son apropiadas para el uso de ofertas selladas.

i. Los RFPs deben anunciarse e incluir todos los factores de evaluación, así como solicitarse a un número adecuado de proponentes cualificados.

ii. La Organización Sin Fines de Lucro debe disponer de un procedimiento escrito para realizar las evaluaciones técnicas de las propuestas recibidas.

20 El SAT Federal se establece en el Reglamento Federal de Adquisiciones ("FAR") en 48 C.F.R. Subparte 2.1 (Definiciones) y de conformidad con

41 U.S.C. 1908, a partir xx xxxxx de 2018, se ha mantenido en $250,000. No obstante, podrá ajustarse periódicamente en función de la inflación.

iii. Los contratos deben adjudicarse al proponente responsable cuya propuesta sea la más ventajosa para la Organización Sin Fines de Lucro.

iv. La Organización Sin Fines de Lucro podrá recurrir a procedimientos de licitación para la contratación de servicios profesionales de arquitectura e ingeniería ("A/E") basados en las cualificaciones, mediante los cuales se evaluarán las cualificaciones de los proponentes y se seleccionará al más cualificado, previa negociación de una remuneración justa y razonable.

1. En este método, el precio no se utiliza como factor de evaluación, ya que la adjudicación del contrato está sujeta a la negociación de una compensación justa y razonable. Si las partes no llegan a un acuerdo sobre un precio justo y razonable, la Organización Sin Fines de Xxxxx puede llevar a cabo negociaciones con el siguiente ofertante más cualificado, sucesivamente, hasta que se pueda adjudicar un contrato.

3. Contratación no competitiva: las siguientes son las circunstancias específicas en las que puede recurrirse a la contratación no competitiva:

a. La adquisición de bienes o servicios cuyo importe global en dólares no supera el umbral de micro-compra.

b. El artículo sólo está disponible en una única fuente.

c. La urgencia o emergencia pública no permite un retraso derivado de la publicación de una convocatoria competitiva.

d. FEMA y/o COR3 autorizan específicamente la contratación no competitiva en respuesta a una solicitud por escrito de la ORGANIZACIÓN SIN FINES DE LUCRO.

e. Se determina que la competencia es insuficiente tras la solicitud a varias fuentes.

Si se adjudica un contrato de proveedor único, la Organización Sin Fines de Lucro deberá:

• Proporcionar una breve descripción del producto o servicio que se va a adquirir, incluido el importe previsto de la adquisición.

• Explicar por qué es necesaria la contratación no competitiva.

• Indicar el período de tiempo durante el cual el contrato no competitivo se utilizará para el alcance definido del trabajo ("SOW") y el impacto en el SOW si el contrato no está disponible durante ese período de tiempo.

• Describir los pasos concretos que se han dado para determinar que no se podía recurrir a la competencia plena y abierta.

• Describir cualquier conflicto de intereses conocido y los esfuerzos realizados para identificar posibles conflictos de intereses antes de que se produjera la contratación no competitiva. Si un conflicto de intereses es inevitable, la entidad debe explicar cómo fue inevitable y qué medidas se tomaron para gestionar sus efectos.

• Incluir cualquier otra información que justifique el uso de la contratación no competitiva en este caso.

Las Organizaciones Sin Fines de Lucro también pueden utilizar listas precalificadas de personas, empresas y productos cuando lleven a cabo procedimientos de adquisición en virtud de una subvención bajo el programa de PA de FEMA. Sin embargo, estas listas precalificadas no son contratos, son herramientas para ayudar en la adquisición de requisitos futuros permitiendo a la entidad verificar las cualificaciones de los contratistas potenciales antes de la adjudicación de un contrato. Por lo tanto, las Organizaciones Sin Fines de Lucro deben asegurarse de que todas las listas precalificadas estén actualizadas y contengan fuentes suficientemente cualificadas para garantizar la máxima competencia plena y

abierta, y no deben impedir que los licitadores u oferentes potenciales se cualifiquen durante el período de convocatoria.

Agentes de Xxxxxxx

Un Agente de Xxxxxxx es un agente de la Organización Sin Fines de Xxxxx que asiste en la adquisición de bienes y servicios. El Agente de Xxxxxxx puede ayudar a la Organización Sin Fines de Xxxxx durante el proceso de adquisición, entre otras cosas, realizando estudios xx xxxxxxx, preparando solicitudes, evaluando ofertas o propuestas, negociando contratos y revisando información sobre productos. Si la Organización Sin Fines de Lucro no dispone de personal cualificado dentro de su organización para realizar las diversas funciones de adquisición requeridas por la normativa de subvenciones, FEMA espera que la entidad obtenga los servicios necesarios xx xxxxxxx externas a la organización. Sin embargo, dado que la normativa Federal de contratación no exige que la Organizaciones Sin Fines de Xxxxx dispongan de personal a tiempo completo para realizar estas funciones, la entidad puede recurrir a un tercero para hacerlo.

Sin embargo, dado que las Organizaciones Sin Fines de Xxxxx están obligadas a seguir sus propios procedimientos de contratación documentados, siempre que sean consistentes con las normas de contratación Federales, si la entidad prevé utilizar un Agente de Compras para su contratación, debe asegurarse de que su política de contratación autoriza el uso de un Agente de Xxxxxxx y de que sus normas de conducta escritas relativas a conflictos de intereses se aplican tanto a la Organización Sin Fines de Xxxxx como al Agente de Compras que realiza la contratación en su nombre. Un Agente de Xxxxxxx no puede participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato respaldado por una adjudicación de FEMA si tiene un conflicto de intereses en el proceso de adquisición. Sin embargo, existen dos requisitos de administración de contratos que no pueden ser cumplidos por un Agente de Compras:

• La Organización Sin Fines de Lucro debe mantener la supervisión de la adquisición para garantizar que los contratistas actúan de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones del contrato; y

• La Organización Sin Fines de Lucro actuará como parte responsable de la resolución y satisfacción de todas las cuestiones contractuales y administrativas derivadas de las adquisiciones realizadas en apoyo de una adjudicación de FEMA, incluidas disputas, reclamaciones, protestas de adjudicaciones, evaluaciones xx xxxxxxx u otras cuestiones de naturaleza contractual.

Compras cooperativas

Los programas de compras cooperativas adoptan muchas formas y combinan las necesidades de sus participantes para reducir el tiempo y los costes administrativos y aprovechar las ventajas de las compras por volumen. Las Organizaciones Sin Fines de Lucro pueden unirse a un programa de compra cooperativa a través de un acuerdo de compra cooperativa si ambas partes son Organizaciones Sin Fines de Lucro. La participación en dichos programas puede proporcionar a las Organizaciones Sin Fines de Lucro acceso a listas de acuerdos o contratos de bienes y servicios a tarifas o precios pre negociados. Normalmente, los participantes adquieren los bienes o servicios negociando con los proveedores participantes y realizando pedidos de compra o celebrando contratos basados en las tarifas o precios que figuran en los acuerdos o contratos del programa de compras cooperativas con los proveedores. Aun así, si una Organización Sin Fines de Xxxxx decide utilizar un programa de compra cooperativa, debe documentar y explicar cómo su uso cumple todos los requisitos Federales de contratación aplicables.

III. Tipos de Contratos

Tal y como se define en 2 C.F.R. §200.1, un contrato es un instrumento legal mediante el cual un Recipiente o Subrecipiente adquiere bienes o servicios necesarios para llevar a cabo el proyecto o programa en el marco de una subvención Federal. El término contrato incluye distintas variedades o tipos; las Organizaciones Sin Fines de Lucro son libres de seleccionar el tipo de contrato que otorgan de acuerdo con las normas Federales de contratación y la legislación y los reglamentos Federales y estatales aplicables, y dentro de los límites de las buenas prácticas comerciales. FEMA reembolsará los costes incurridos utilizando (3) tres tipos de contratos: Precio fijo, Reembolso de Costes, y Contrato de Tiempo y Materiales ("T&M"). Los costes incurridos en virtud de un contrato de Coste más un Porcentaje del Coste o de un contrato con un método de Porcentaje del Coste de Construcción no serán reembolsados por FEMA.

Tipo de Contrato	Descripción
Precio Fijo	Contrato por el que se paga al contratista un precio fijo, independientemente del coste real de la ejecución de los trabajos previstos en el contrato.
Precio por Unidad	Contrato en el que se paga al contratista por el trabajo realizado de forma detallada, con costes determinados por unidad, por ejemplo, caja, yarda cúbica, etc.
Reembolso de Costes	Acuerdo por el que se reembolsa al contratista sus costes razonables, imputables, reales y admisibles, con una tarifa acordada. El contrato debe incluir un límite de costes que el contratista no puede sobrepasar.
Contrato de Tiempo y Materiales (“T&M”)	Un contrato T&M es un contrato cuyo coste es la suma de: - El coste real de los materiales; y - Las horas de mano de obra directa facturadas según tarifas horarias fijas que reflejan los salarios, los gastos generales y administrativos y los beneficios.
Coste Más Porcentaje del Coste (“CPPC”)	Un contrato de reembolso de costes contiene un elemento que obliga a la entidad a pagar al contratista una cantidad, indeterminada en el momento de la adjudicación del contrato, en forma de beneficio o de coste, basada en un porcentaje de los costes futuros. Estos contratos están estrictamente prohibidos.

Los contratos T&M están limitados por FEMA ya que no proporcionan incentivos para que el contratista controle los costes o la eficiencia del trabajo. FEMA puede reembolsar los costes incurridos en virtud de un contrato de T&M sólo si la Organización Sin Fines de Lucro ejerce un alto grado de supervisión del contratista.

Modificaciones de Contratos vs. Cambios Cardinales

Una modificación de contrato es cualquier adición, sustracción o modificación del trabajo, coste o tiempo requerido en virtud de un contrato durante su ejecución. Las Organizaciones sin Fines de Lucro pueden introducir cambios en un

contrato existente durante su ejecución para corregir especificaciones inexactas o defectuosas, para responder a circunstancias imprevistas o para modificar los enunciados o parámetros de trabajo, con el fin de garantizar que el contrato satisface los requisitos y necesidades de la entidad. Las Organizaciones sin Fines de Xxxxx no están restringidas de hacer ajustes menores que fueron justa y razonablemente contemplados por las partes en el momento del contrato, pero todos los cambios del contrato deben estar dentro del alcance del contrato original.

A su vez, un cambio cardinal es una modificación significativa en el trabajo del contrato, ya sea en suministros o servicios, coste o tiempo, que causa una desviación importante del propósito original del trabajo o del método de ejecución previsto, o una revisión del trabajo, coste o tiempo del contrato tan extensa, significativa o acumulativa que el contratista debe realizar un trabajo muy diferente del descrito en el contrato original.

En general, FEMA considera que un cambio cardinal de un contrato es una adjudicación no competitiva y evalúa si la Organización sin Fines de Lucro cumple con las condiciones necesarias para utilizar el método de contratación no competitiva como fuente única. Si una Organización sin Fines de Xxxxx realiza un cambio cardinal sin cumplir las excepciones para las adquisiciones competitivas, entonces esta incumple los requisitos Federales de adquisición en virtud de los requisitos de la subvención.

Para determinar si una Organización sin Fines de Lucro ha realizado un cambio cardinal prohibido, FEMA generalmente evalúa si el cambio está dentro del alcance general del contrato y dentro del ámbito de la competencia caso por caso. En este caso, la Organización sin Fines de Xxxxx debe asegurarse de que los cambios fuera del ámbito son coherentes con sus propias políticas y procedimientos de contratación.

Consecuencias del Incumplimiento con las Normas de Contratación

Si una Organización sin Fines de Lucro incumple con las normas de contratación aplicables a la concesión de una subvención Federal, FEMA y/o COR3 están autorizadas a adoptar cualquiera de las medidas descritas en 2 C.F.R.

§200.339, entre las que se incluyen:

• Retener temporalmente los pagos en efectivo hasta que se corrija la deficiencia.

• Rechazar o denegar el uso de los fondos de la subvención o de cualquier crédito de contrapartida para la totalidad o parte de la actividad deficiente.

• Suspender o rescindir la subvención Federal.

• Iniciar un procedimiento de suspensión o inhabilitación.

• Retención de cualquier otra subvención Federal para el proyecto o programa.

• Recurrir a otros recursos que puedan estar legalmente disponibles.

Relevo de Responsabilidad

Estas directrices no pretenden abarcar todas las normas, reglamentos y directrices específicos dispuestos en 2 C.F.R Parte 200, Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costes y Requisitos de Auditoría para las Subvenciones Federales; Título 44 del Código de Reglamentos Federales, la Ley Xxxxxxxx, la Ley presupuestaria Bipartidista, los Procedimientos Alternativos de Asistencia Pública (Sección 428), la Guía de Programas y Políticas de Asistencia Pública y la Guía de Programas y Políticas de Asistencia para la Mitigación de Riesgos, entre otros. Las preguntas específicas relativas a una subvención concreta deben dirigirse al COR3. Cada circunstancia será evaluada por FEMA y/o COR3 caso por caso.