EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO

RESOLUCIÓN N.° 0169 14-marzo-2023

“Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital para la vigencia fiscal del año 2023”

EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO

DISTRITAL, en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el numeral 23 del artículo 16 del Acuerdo 004 de 2021, expedido por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro y las del artículo 57 del Decreto Distrital 192 del 2 xx xxxxx de 2021 y,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 57 del Decreto Distrital 192 del 2 xx xxxxx de 2021 “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá D.C., se hace necesario constituir mediante resolución suscrita por el jefe de la entidad, la Caja Menor para la vigencia fiscal del año 2023.

Que mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable xx Xxxxx Menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. (E), se adoptan las nuevas disposiciones en materia de gestión administrativa y contable aplicable a los fondos xx xxxxx menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que el numeral 3.2.2. del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital, adoptado mediante Resolución SDH n.° 191 del 22 de septiembre de 2017, establece que cada entidad constituirá la Caja Menor para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal, indicando la clase de gasto que se efectuará en la misma.

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, establece que los representantes legales de las entidades deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y que su número no sea superior a dos (2) por entidad.

Que el artículo 61 del Decreto 192 del 2 xx xxxxx de 2021 señala que la cuantía máxima mensual de la sumatoria de los fondos que se manejen a través xx xxxxx menores, se determinará en función del presupuesto anual de cada vigencia fiscal de la entidad, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

Que mediante el Decreto Distrital 612 del 29 de diciembre de 2022, se liquidó el Presupuesto Anual xx Xxxxxx e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá Distrito Capital para la vigencia fiscal comprendida entre el 1.° de enero y el 31 de diciembre de 2023, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

Que de conformidad con el artículo 2 del mencionado Decreto Distrital 612 de 2022, la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2023 de

$118.003.546.000 que corresponden a 101.727 SMMLV, lo que le permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 180 SMMLV, de conformidad con el artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital se requiere para la adquisición y pago de bienes y servicios, con el fin de atender las necesidades de carácter general, imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables, para el buen funcionamiento de la Unidad, cuya cuantía mensual ha sido determinada de acuerdo con los gastos mensuales históricos de la misma.

Que se cuenta con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal n.os 338 del 13 de enero de 2023 y

377 del 18 de enero de 2023, expedidos por el responsable del presupuesto de la UAECD, de conformidad con lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que en mérito de lo expuesto, el Director de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Constitución y cuantía. Constituir para la vigencia fiscal de 2023, la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, con una cuantía mensual de QUINCE MILLONES DE PESOS M/CTE ($15.000.000).

PARÁGRAFO. Para efectos de esta resolución, el salario mínimo legal mensual para el año 2023 es de UN MILLON CIENTO SESENTA MIL PESOS M/CTE ($1.160.000), de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto 2613 del 28 de diciembre de 2022.

ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenador del Gasto. Delegar la ordenación del gasto de la Caja Menor en el Gerente de Gestión Corporativa de la UAECD.

PARÁGRAFO 1.° El responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital será quien desempeñe el cargo de Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, cuya función se encuentre en el manual de funciones vigente de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

PARÁGRAFO 2.° El responsable del manejo de la Caja Menor de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo décimo segundo de la presente resolución y garantizará la constitución o ampliación de una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, amparando el 100% del monto del fondo de la Caja Menor, de conformidad con el numeral 4.1. del Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores, actualizado mediante Resolución n.° DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022.

PARÁGRAFO 3.° Tanto el ordenador del gasto, como el responsable del manejo de la Caja Menor y el de la custodia de los valores, responderán penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo del dinero, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

ARTÍCULO TERCERO. Rubros Presupuestales. Los gastos generados por esta Caja Menor serán imputados presupuestalmente a los rubros y hasta los montos máximos establecidos en Disponibilidad Presupuestal n.os 338 del 13 de enero de 2023 y 377 del 18 de enero de 2023 que se indican a continuación:

CÓDIGO	RUBRO PRESUPUESTAL	TOTAL POR RUBRO VIGENCIA
O2120201003023219996	Artículos n.c.p. de papel para escritorio	5.268.000
O2120201003083899998	Artículos n.c.p. para escritorio y oficina	500.000
O21202020060464119	Otros servicios de transporte terrestre local de pasajeros n.c.p.	3.128.000
O21202020060767430	Servicios de parqueaderos	1.043.000
O212020200701030571359	Otros servicios de seguros distintos de los seguros de vida n.c.p.	14.843.000
O21202020080282130	Servicios de documentación y certificación jurídica	4.685.000

CÓDIGO	RUBRO PRESUPUESTAL	TOTAL POR RUBRO VIGENCIA
O2120202008078715699	Servicios de mantenimiento y reparación de máquinas de uso general n.c.p.	3.435.000
O2120202008098912197	Servicios de impresión litográfica n.c.p.	6.000.000
O2120202008098912299	Otros trabajos de encuadernación n.c.p.	6.376.000
O2180501003	Sanciones contractuales	492.000
O2180501004	Sanciones administrativas	538.000
TOTALES		46.308.000

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen con cargo a esta caja no podrán exceder la cuantía mensual fijada en el artículo primero de la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO. De las cuantías y fechas para la legalización y reembolso. Los reembolsos se harán mensualmente en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

PARÁGRAFO. Los gastos que se realicen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación la suma de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, y tampoco podrá efectuarse el fraccionamiento de las compras realizadas por medio de estos fondos para poder superar este monto.

ARTÍCULO QUINTO. Destinación. En atención a lo previsto en el artículo 58 del Decreto Distrital 192 del 2 xx xxxxx de 2021, la Caja Menor será utilizada para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales, que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la presente resolución y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO SEXTO. Prohibiciones. No se podrá realizar con los fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

2. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

4. Efectuar pagos de contratos.

5. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7. Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación.

PARÁGRAFO. Se exceptúan de estas prohibiciones los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

ARTÍCULO SÉPTIMO. El manejo de los dineros de la Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente.

PARÁGRAFO 1.° El funcionario responsable del manejo de ésta, podrá mantener dinero en efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

PARÁGRAFO 2.° Los gastos que se efectúen por caja menor considerados individualmente y pagados en efectivo, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Los pagos superiores a dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes se podrán hacer por medio de: cheque a nombre del proveedor, transferencia electrónica a una cuenta bancaria a nombre del proveedor o a través del servicio de pago electrónico PSE según indique el proveedor.

ARTÍCULO OCTAVO. El funcionario responsable de la Caja Menor procederá a la apertura de libros en donde se registren diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, de acuerdo con los comprobantes que respalden cada operación.

ARTÍCULO NOVENO. Requisitos para el reembolso. En la legalización de los gastos, para efectos del reembolso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

2. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

3. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o N.I.T., el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

ARTÍCULO DÉCIMO. Garantías: El ordenador del gasto de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital deberá constituir las garantías necesarias para proteger los recursos que se manejan a través del fondo de caja menor.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Cambio de responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable del manejo de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, incapacidad, licencia o comisión, se encargará de su manejo temporal al Subgerente Administrativo y Financiero mientras subsista la situación administrativa, para lo cual solo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que deberá constar en los documentos soporte.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 492 de 2019, el Decreto Distrital 192 de 2021, la Resolución DDC-000002 de 2022, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. y las demás disposiciones que se expidan sobre racionalización y austeridad en el gasto público en el Distrito Capital, o aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Comunicar la presente resolución al Gerente de Gestión Corporativa de la Unidad y al Profesional Universitario Código 219 Grado 02 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, responsable del manejo de la Caja Menor de la UAECD.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Publicación. Publicar el presente acto administrativo en el Registro Distrital y en la página WEB de la Unidad.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 14-marzo-2023

XXXXX XXXXXXXXX XXXX DIRECTOR

Proyectó: Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx - Profesional Universitario - Subgerencia Administrativa y Financiera Revisó: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx - Subgerente Administrativo y Financiero

Revisó: Xxxxx Xxxxx Xxxxx - Profesional Especializada - Xxxxxxxx Xxxxxxxx Aprobó: Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx - Gerente Jurídico

Aprobó: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx - Gerente de Gestión Corporativa