TÉRMINOS CONTRACTUALES DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIÓN LOGÍSTICA DE FULFILLMENT.
TÉRMINOS CONTRACTUALES DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OPERACIÓN LOGÍSTICA DE FULFILLMENT.
PARTES CONTRATANTES: COORDIUTIL S.A.S, identificada con el Nit.900358833-0, con domicilio Medellín, Colombia, se dedica principalmente a prestar servicios integrados de comercio electrónico por medio de la marca VendesFácil como profesional del servicio de logística, quien para todos los efectos se denominará COORDIUTIL y la empresa dedicada a la producción y/o comercialización de productos; quien se denominará EL CLIENTE, entre los mencionados se suscribe el presente contrato formalizado y vigente desde el momento en el que el Representante Legal o su autorizado, expresa el consentimiento a través de a través del botón “ACEPTO” y/o su firma de aceptación de condiciones, confirmado a través del mensaje de datos generado, conforme lo dispuesto en la ley 527 de 1999.
CONSIDERACIONES GENERALES: A) Que EL CLIENTE es una empresa que tiene contemplado dentro de su objeto social principal la comercialización de productos transportables, cuya relación e identificación se describen en la propuesta comercial que acompaña los presentes términos. B) Que COORDIUTIL es una de las empresas del Grupo Coordinadora, que se dedica PRINCIPALMENTE a prestar servicios integrados de comercio electrónico, logística y comercialización, ofreciendo además servicios complementarios para las empresas tales como: Fulfillment, Facturación como distribuidor autorizado y recaudo, Web Master, Gestión xx Xxxxxxxxx en pedidos, entre otros. C) Que LAS PARTES actúan con plena libertad y autonomía técnica, patrimonial, operativa y directiva. D) En atención a la naturaleza del presente contrato, EL CLIENTE reconoce que, frente a los consumidores en calidad de vendedor, atiende la relación comercial y asume las obligaciones correspondientes frente a la normatividad del Estatuto del Consumidor. E) Las PARTES manifiestan que no existen disposiciones legales, judiciales, estatutarias, convencionales, sentencias no ejecutadas o disposiciones de otro tipo, que les impidan la celebración o la ejecución del presente Contrato. F) Las PARTES conocen, entienden y aceptan que el alcance del objeto y las prestaciones recíprocas del presente contrato no se enmarcan en modalidades contractuales tales como: contrato de trabajo, de cesión, de obra por encargo, ni otra modalidad que implique traslado de dominio sobre derechos de propiedad intelectual.
G) EL CLIENTE declara que sobre todas las mercancías almacenadas por COORDIUTIL ejerce la propiedad o dominio legal e informará todo gravamen, limitación, cambio, forma de adquisición o restricción que pese sobre ellas, que no sean objeto de persecución judicial o administrativa, y que tengan todos los permisos legales para su libre tránsito, almacenamiento, distribución, consumo, y demás eventos dentro del desarrollo del presente contrato, debidamente soportado por la documentación aplicable para cada tipo de productos, evento o certificación, siendo el responsable de allegarlos como prueba ante entes de control o autoridad que lo requiera a cualquiera de las partes.
CLÁUSULA PRIMERA. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS. Para efectos de dar una interpretación literal a las cláusulas del presente contrato y acorde con la intención común de las partes, se acuerdan las siguientes definiciones siguiendo lo establecido en las diferentes disposiciones legales:
- ALISTAMIENTO (Picking): Es el proceso mediante el cual se lleva a cabo la preparación de pedidos, al interior de la organización.
- ALMACENAMIENTO: Proceso logístico por medio del cual se guarda y custodia un bien que no esté en proceso de fabricación, ni de transporte.
- ANS: Acuerdo de nivel de servicio, es un acuerdo escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio.
- CLIENTE: Persona natural o jurídica que acepta la oferta y contrata el servicio brindado por COORDIUTIL.
- CUSTODIAR: Se trata de la función principal de almacenar con cuidado y vigilancia la mercancía sin deterioros, mermas ni riesgos.
- DESPACHO: Etapa de la logística cuya finalidad es que el producto salga xx xxxxxxx y sea entregado a su destino final, a tiempo y en perfectas condiciones.
- DEVOLUCIONES: Proceso por medio del cual se coordina los movimientos de la mercancía que entre de nuevo a bodega por no recibo del cliente final, independiente de la razón.
- EMPACAR (packing): Preparar y embalar la mercancía que se ha recolectado en la fase de picking para ser enviada, usando el tiempo óptimo y dentro del menor espacio.
- FULFILLMENT: Es el conjunto de servicios o procesos implicados en el manejo de un producto o pedido. El término es empleado para definir las etapas de logística para e-commerce donde se incluye la recepción, almacenamiento y envío de mercancías.
- INSPECCIONAR: Proceso que consiste en revisar todas las unidades de un lote entregado por el cliente.
- MERCANCÍA: Cualquier objeto factible de ser comercializado o intercambiado en el mercado.
- PLATAFORMA DE COMERCIO ELECTRÓNICO: sistemas de software que permite vender y comprar en línea.
- RECIBIR: Corresponde al momento de transferencia de la mercancía entre el cliente y Coordiutil. Es una etapa de control para garantizar la conformidad de la mercancía antes de la integración a las bodegas de la empresa.
- REINGRESAR: Volver a ingresar en bodega de Coordiutil la mercancía del cliente que fue devuelta por el comprador o por transporte.
CLÁUSULA SEGUNDA. OBJETO. En virtud del presente contrato, COORDIUTIL prestará a
EL CLIENTE el servicio de Operación Logística de Fulfillment, el cual consiste
principalmente y sin limitación a las siguientes actividades: recibir, inspeccionar, almacenar, ubicar, custodiar, alistar, empacar, reingresar y despachar la mercancía encargada por EL CLIENTE, en virtud de la calidad de prestador del servicio que ostenta COORDIUTIL. Los Servicios serán prestados por parte de COORDIUTIL por sus propios medios, con plena autonomía técnica, financiera, administrativa y directiva respecto de EL CLIENTE.
PARÁGRAFO 1. EL CLIENTE podrá celebrar otros contratos, convenios u ofertas, de igual o similar naturaleza al presente Contrato, con terceros, sean estos o no competidores de COORDIUTIL.
PARÁGRAFO 2. Cualquier requerimiento especial para el almacenamiento o en otras de las actividades objeto de este contrato, deben ser informadas por escrito por la parte interesada en que dicho requerimiento se cumpla.
Cualquiera de los servicios adicionales y asociados directamente con la operación de Fulfillment que requiera EL CLIENTE, debe dejarse por escrito en Acta de negociación debidamente legalizada antes de iniciar la operación de dicho servicio, documento que hace parte integral como anexo del presente contrato.
CLÁUSULA TERCERA. ALCANCE Y ANS DE LOS SERVICIOS. El alcance del objeto
contempla el servicio de Operación logística de Fulfillment, el cual comprende las actividades referentes a recepción, almacenamiento, control de inventario, alistamiento y despacho de los productos vendidos por EL CLIENTE.
Dentro del alcance contractual se establece cumplido el objeto cuando la operación se desarrolla con un mínimo de porcentaje acordado entre las partes de operación de última milla con el aliado Coordinadora Mercantil y los demás descritos en los Acuerdos de niveles de servicios.
a. Horarios y líneas de atención.
Los requerimientos a la bodega deben ir direccionados a través de correo electrónico. Se cuenta con una línea telefónica celular 0000000000 correo: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. El horario de atención es en días hábiles de 8:00 am a 6:00 pm de lunes a viernes y sábados de 9:00 am a 12:00m.
b. Recepción de mercancía.
Se recibirá la mercancía en los horarios previstos por COORDIUTIL de lunes a viernes de 8:00 am a 3:00 pm y con cita previa en la línea de celular 0000000000 o al correo xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Los sábados solo se recibirá mercancía en caso de urgencia y con cita previa. No se recibirá mercancía sin cita previa.
Siempre que se ingrese mercancía nueva, se debe conocer con anterioridad las referencias nuevas para cargue o descargue al sistema de información de COORDIUTIL; por tal razón, EL CLIENTE debe enviar con anterioridad la remisión en formato Excel y PDF al correo xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.
EL CLIENTE deberá anunciar cantidad de unidades y cantidad xx xxxxx de acuerdo con la unidad de empaque.
En el momento de la recepción de la mercancía se realizará una inspección simple, de acuerdo con la remisión enviada por EL CLIENTE, en la cual se verifica el empaque, cantidades y referencias, aplicando los principios de buena fe y claridad de información documental; cualquier novedad en ese sentido se reportará de acuerdo con lo pactado o en su defecto dentro de los 3 días siguientes.
EL CLIENTE hace la entrega de productos a COORDIUTIL para su almacenamiento con un documento que certifica el valor a declarar por referencia, el mismo día del ingreso de la mercancía, para correcto control de inventario y costo de seguros; COORDIUTIL enviará al correo registrado copia de la remisión firmada por ambas partes.
En el procedimiento de recepción de mercancía deben cumplirse por ambas partes los protocolos de seguridad y bioseguridad establecidas en las políticas de COORDIUTIL, aplicable en cada CEDI.
c. Almacenamiento de alta rotación
Para los productos almacenados de EL CLIENTE se dispondrán de un tiempo de almacenamiento de inventario de siete (7) días para considerarse de alta rotación. Para la mercancía desconsolidada por referencias, se requiere que los productos estén separados previamente y distribuidos en las posiciones dispuestas en la bodega, para realizar el alistamiento a través xx xxxx lógica. Para el stock mínimo de inventario de seguridad, EL CLIENTE suministra la cantidad a parametrizar.
Si EL CLIENTE decide retirar alguna mercancía de las instalaciones por poco movimiento, se cobrará el valor del artículo unitario al mismo costo de despacho. El seguro de las mercancías en inventario asumido por COORDIUTIL está determinado por valor promedio de inventario almacenado por siete días al mes. Este valor se monitoreará mes a mes y la póliza podrá aumentar de valor cuando el inventario promedio de los últimos 3 meses supere el 100% del valor asegurado.
Se contará con Sistema de Monitoreo (Cámaras de Seguridad).
Se realizarán inventarios físicos aleatorios por parte de COORDIUTIL.
d. Picking.
El tiempo de respuesta para realizar los despachos será de 24 horas hábiles, entiéndase 1 día hábil, desde que el pedido ingresa al sistema proveniente de la plataforma de comercio electrónico o del sistema acordado con EL CLIENTE para la entrega de esta información, tiempo que puede extenderse hasta 3 días hábiles si previamente consideran las partes que, por motivos de campañas especiales, nuevas tiendas a implementar, o situaciones xx xxxxxxx puedan
aumentar la cantidad de despachos por día, y cubre hasta por una semana la contingencia.
e. Despachos
COORDIUTIL contará con 1 día hábil laboral, desde que ingresa el pedido a los sistemas de COORDIUTIL habilitados para tal efecto, para realizar el despacho de los pedidos.
En caso de presentarse incremento en los despachos por eventos, campañas, fechas especiales o contingencias que imposibiliten el cumplimiento del tiempo anteriormente descrito, se acordará con el cliente un nuevo tiempo de ajuste al presente ANS para el despacho. COORDIUTIL realizará el packing a los artículos solicitados en los pedidos que ingresarán al sistema WMS a través de la plataforma de comercio electrónico de EL CLIENTE o su sistema designado para ello, con el empaque suministrado por este. Desde COORDIUTIL se generan e imprimen los rótulos, requeridos para el despacho.
Todos los elementos de empaque serán suministrados por EL CLIENTE, estos son:
- Bolsa Plástica.
- Elementos de protección (papel burbuja, cartón, etc.).
- Empaques primarios.
- Empaques secundarios-Cajas de cartón.
La cantidad de material de empaque almacenado será proporcional a la rotación de la mercancía.
El valor declarado para el seguro de la transportadora será el de los pedidos realizados según lista de precios definida para el cliente final. EL CLIENTE deberá definir condiciones puntuales si así lo requiere para el empaque y embalaje y proveer los materiales requeridos e indicados para realizarlo.
f. Devoluciones.
El inventario que ingrese a COORDIUTIL por causal de devolución, será ingresado al inventario en piso. Los ingresos por devolución serán notificados por COORDIUTIL decadalmente al personal designado por EL CLIENTE, a través de correo electrónico para ajustes de inventario.
El inventario que ingrese a COORDIUTIL por causal de devolución con averías de transporte, NO será ingresado al inventario en piso, se escalará la novedad al aliado logístico, para inicio de investigación. COORDIUTIL informará el mismo día del ingreso de la mercancía la novedad a través de correo.
Para devoluciones por errores del cliente final, los fletes de ida y regreso serán asumidos por EL CLIENTE, igualmente para devoluciones por defectos de calidad de producto o empaque de seguridad.
Los siniestros declarados por Coordinadora Mercantil serán tramitados con el procedimiento interno de COORDIUTIL para el caso de clientes VendesFácil y para los demás clientes de acuerdo con los acuerdos entre EL CLIENTE y Coordinadora.
g. Inventario
EL CLIENTE suministrará y será el encargado del manejo del Stock mínimo definido en almacenamiento corriente, LAS PARTES acuerdan la rotación mínima de mercancía, para lo cual contará con el informe de inventario enviado por COORDIUTIL cada década, enviado los días 1, 11 y 21 como informe de inventario disponible en piso a los correos de los gestores de la tienda. COORDIUTIL y EL CLIENTE realizarán cuadre de inventario de manera mensual, la fecha será acordada previamente.
El servicio de Fulfillment suministrado por COORDIUTIL, maneja y controla el inventario en piso, pero no el inventario en tienda, teniendo en cuenta lo anterior, es responsabilidad de EL CLIENTE que el inventario en Fulfillment coincida con el inventario en su tienda.
h. Facturación del servicio.
La facturación se genera al corte de cada cierre mensual dentro de los primeros
5 días hábiles del mes siguiente y EL CLIENTE deberá realizar el pago a COORDIUTIL dentro del mes de facturación, en todo caso con un tiempo no mayor a 30 días, posteriores a la fecha generación de la factura.
CLÁUSULA CUARTA. CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA. Como contraprestación económica del servicio de operación logística, EL CLIENTE se obliga a pagar a órdenes de COORDIUTIL, lo informado en la Propuesta Comercial remitida, siendo los costos básicos considerados para este servicio: costo de almacenamiento y custodia con base en el valor de estiba ocupada, valor por despacho de producto según escala de empaque, insertos, reingreso de mercancía por devoluciones, entre otros. Todos los costos descritos no incluyen IVA.
PARÁGRAFO 1: Todo valor a reconocer a EL CLIENTE por concepto de deterioros, pérdidas, entre otros, debidamente probado, de la mercancía que se acuerde entre las partes y que sea facturado, se cancela en un término no mayor de 60 días; se excluye reconocimiento por deterioro en material de empaque.
PARÁGRAFO 2: EL CLIENTE autoriza que sean descontados los valores adeudados con ocasión de la ejecución del presente contrato, de los dineros recibidos por medio de Recaudo Contra Entrega de COORDINADORA como aliado logístico de COORDIUTIL.
PARÁGRAFO 3: EL CLIENTE conoce y acepta que, en los eventos de registrarse facturación vencida, generada y a favor de COORDIUTIL, este podrá suspender la prestación del servicio, durante el periodo de la xxxx, se levanta dicha suspensión con el reporte contable de estado de cuenta al día. Aplica la suspensión al cumplirse 10 días de vencido el término de la primera factura en xxxx, y se notifica de dicha suspensión vía correo electrónico.
CLÁUSULA QUINTA. ASEGURABILIDAD DE LA MERCANCÍA: COORDIUTIL en función de
la responsabilidad en el aseguramiento de las mercancías recibidas, almacenadas y
despachadas mientras se encuentren bajo custodia de COORDIUTIL, tiene contratadas pólizas que cubren los riesgos posibles que enfrentan las mercancías en custodia, estas se contratan con base en los valores de la mercancía declarados por EL CLIENTE; dichos valores declarados son los que determinan el reconocimiento por la aseguradora en caso de siniestro.
CLÁUSULA SEXTA. VIGENCIA. El contrato tendrá como vigencia de un año contado a partir de la fecha de inicio de operación, su duración se revisará por las partes dependiendo de las condiciones de rotación de la mercancía, y previo aviso cualquiera de las partes podrá manifestar su intención de terminación anticipada, dentro de los 30 días a la fecha manifiesta de no continuar con el servicio.
CLÁUSULA SÉPTIMA. TERMINACIÓN DEL CONTRATO. El presente contrato podrá terminar por cualquiera de las siguientes causas A) mutuo acuerdo entre LAS PARTES.
B) Incumplimiento parcial o total de las obligaciones de LAS PARTES. C) Incapacidad financiera de cualquiera de LAS PARTES. D) Por realizar UNA PARTE una actividad ilícita o estar inmerso dentro de una causal de inhabilidad e incompatibilidad consagrada en las normas y políticas de contratación de LA OTRA PARTE. E) Que CUALQUIERA DE LAS PARTES llegare a ser incluido en listas para el control xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior -OFAC- emitida por la Oficina xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas públicas relacionadas con el tema xxx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo. F) De forma unilateral por cualquiera de LAS PARTES y en cualquier tiempo y sin lugar a indemnización, en especial y entre otras, por causales atribuibles a baja rotación de mercancía almacenada; informando dicha intención por escrito a la otra con treinta (30) días calendario de anticipación, lo anterior sin perjuicio del pago de los Servicios adeudados al momento.
CLÁUSULA OCTAVA. OBLIGACIONES DE COORDIUTIL. Con ocasión de los Servicios contratados y sin perjuicio de que LAS PARTES puedan mediante anexos al presente Contrato, definir acuerdos de niveles de servicio más específicos, manuales operativos o planes de implementación, sin que por tal motivo se entiendan derogadas las estipulaciones señaladas en este documento y prevaleciendo en todo caso este contrato, respecto del servicio de operación logística de Fulfillment se establecen las siguientes obligaciones:
1. COORDIUTIL prestará el servicio integral de recepción, alistamiento y despacho de los productos de EL CLIENTE de acuerdo con los niveles de servicios pactados, el cual incluye recepción de las mercancías para la venta (firmando la remisión de las mismas y enviándola al contacto establecido), almacenamiento, control de inventarios, alistamiento individual, proceso de picking y packing, impresión de rótulos, acceso al sistema, generación de informes, inspección de los
productos según acuerdo con EL CLIENTE, re empaque si aplica, despacho y devoluciones.
2. Verificar la apariencia, cantidad y referencia del inventario de productos de EL CLIENTE recibidos de acuerdo con: los documentos de soporte de EL CLIENTE y las condiciones de inspección pactadas. En caso que COORDIUTIL detecte la existencia de productos no aptos para el despacho a los clientes finales, deberá comunicar este hecho, por escrito hasta 3 días hábiles después de recibida la mercancía entregada por EL CLIENTE; en el evento de productos no referenciados en la relación inicial, COORDIUTIL podrá devolver los mismos al CLIENTE inmediatamente.
3. Clasificar el inventario recibido de acuerdo con su naturaleza y características, así como de conformidad con los sistemas técnicos convenidos con EL CLIENTE previo recibo de la ficha técnica de almacenamiento del cliente. COORDIÚTIL aplicando la debida diligencia y cuidado, responderá por la custodia y conservación de los productos entregados por EL CLIENTE para que permanezcan en sus bodegas, las cuales cumplen con las especificaciones técnicas, sanitarias y de infraestructura requerida para su correcto almacenamiento y transporte; de acuerdo con las indicaciones recibidas por parte de EL CLIENTE y aplicando las medidas de vigilancia y control para evitar los casos en donde se pueda presentar contaminación cruzada o limitaciones especiales de almacenamiento por tipo de producto o temperaturas controladas o especiales, para ser vendidos al consumidor final.
4. Prestar los servicios contratados en condiciones adecuadas que aseguren la conservación óptima del Inventario, tomando en consideración la temperatura, humedad y demás condiciones y seguridades que se deben observar, adicional a las instrucciones impartidas por EL CLIENTE en acta respectiva y cumpliendo con las exigencias de buenas prácticas de almacenamiento.
5. COORDIUTIL será responsable de cualquier tipo de sustracción ilícita, pérdida, daño o deterioro causado al inventario de EL CLIENTE. Las diferencias de inventario serán pagadas por COORDIUTIL al valor facturado por EL CLIENTE a este. En caso de perdidas o deterioros COORDIÚTIL podrá asumir responsabilidad hasta por culpa leve debidamente probada.
6. Re empacar los productos requeridos y en caso de que aplique y se contrate, por lo que deberá cumplir con las condiciones para re empacar productos por unidad recomendadas por EL CLIENTE.
7. COORDIÚTIL manifiesta que cómo aliado en transporte cuenta con Coordinadora Mercantil S.A., con cubrimiento a nivel nacional a las localidades indicadas en su página web y con los términos y condiciones expresados en ella, esta compañía de transporte actúa como Subcontratista de COORDIÚTIL para todos los efectos del presente contrato. Los costos de entrega y transporte serán asumidos por el cliente final, a menos que se definan actividades promocionales
entre EL CLIENTE y COORDIÚTIL, y logística inversa en los cuales el cliente se niega al pago, que impliquen que EL CLIENTE cubrirá este rubro, caso en el cual, será facturado cada mes por COORDIUTIL para los casos en que aplique.
8. Mantener vigentes y actualizadas las pólizas de seguro requeridas; dicha póliza será por el valor del inventario que sea almacenado, y tendrá una duración equivalente a la vigencia del servicio contratado.
9. Realizar las entregas a los consumidores del producto en el lugar, fecha y hora acordados con ellos, en las mismas condiciones en que recibió las mercancías de EL CLIENTE. COORDIUTIL responderá por los errores que se presenten en el despacho y asumirá los fletes que se generen para corregir dicho error, y por la entrega de los pedidos se verifica con el transportador la responsabilidad para determinar el cobro de xxxxxx y quien lo asume.
10. Comunicar todo cambio que se genere por innovación, situación o evento, que impacte la operación y el servicio a EL CLIENTE de manera oportuna que permita prever y ejercer las actividades que se requieran para ajustarse a las nuevas condiciones. En los eventos que se constituyan como caso fortuito o fuerza mayor serán comunicados dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del hecho.
11. Permitir el ingreso a las instalaciones del personal de EL CLIENTE para la validación y control, previa comunicación indicando el personal autorizado de manera permanente para la labor, informando el nombre, número de identificación y cumpliendo con la política de ingreso a la bodega.
12. Será el responsable del cumplimiento de los requisitos de habilitación o permisos para prestar los Servicios, por lo tanto, será exclusivamente responsable de la obtención de las licencias o permisos que sean necesarios y sean exigidos por la ley colombiana para la ejecución de los Servicios.
CLÁUSULA NOVENA. OBLIGACIONES DE EL CLIENTE. Además de las previstas en otras cláusulas del presente contrato y las comprendidas en el objeto contractual, son obligaciones de EL CLIENTE las siguientes:
1. Pagar dentro de los plazos establecidos a COORDIUTIL las sumas correspondientes a la prestación de los servicios de Operación Logística, las partes acuerdan que para los eventos xx xxxx en el pago se genera intereses a la tasa máxima legal vigente.
2. Entregar a COORDIUTIL el inventario físico de los Productos objeto del presente contrato, con documento de soporte que incluya el valor de costo a facturar a COORDIUTIL y a registrar en inventario, al momento en que se reciba en sus instalaciones y que corresponda en su totalidad.
3. Entregar para custodia, almacenamiento solamente los Productos cuya adquisición y procedencia se haya cumplido de conformidad con las normas legales. EL CLIENTE se compromete a informar y entregar todos los documentos,
permisos y demás requisitos requeridos por la Legislación Colombiana para los Productos controlados o bajo regímenes jurídicos especiales. En caso de requerirse algún tipo de permiso especial, EL CLIENTE se obliga a cumplir previamente con los trámites necesarios para su obtención y comunicarle a COORDIUTIL este hecho, además de entregarle las licencias o permisos correspondientes, siendo el responsable directo de allegar cualquier documento de prueba ante entes de control o autoridad que lo requiera en cualquier momento del proceso en desarrollo del contrato.
4. Entregar a COORDIUTIL los documentos y la información necesaria para cumplir oportunamente los requerimientos y exigencias de las entidades y órganos de control del estado colombiano que vigilan y supervisan su actuación.
5. Proporcionar todo el material de empaque y embalaje requerido para el alistamiento de los pedidos.
6. Mantener actualizado los valores de las mercancías en poder de COORDIUTIL.
7. Cumplir con las demás obligaciones que se deriven del clausulado del presente contrato y contenidas en el acta de negociación generada con base en la propuesta comercial.
CLÁUSULA DÉCIMA. EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD PARA LAS PARTES. Sin perjuicio
de las demás clausulas previstas como eximentes de responsabilidad frente a servicios específicos, LAS PARTES acuerdan como eximentes de responsabilidad los siguientes eventos:
1. Para los casos de pérdida o daño de la mercancía en almacenamiento, COORDIUTIL no asumirá responsabilidad, cuando el evento se presente como consecuencia directa de una falta o negligencia en que hubiese incurrido EL CLIENTE, o haya ocurrido por la naturaleza misma del bien, sin haber sido informada a COORDIUTIL previamente para otorgarle tratamiento especial.
2. Para los casos de pérdida o daño de la mercancía en almacenamiento, COORDIUTIL no asumirá responsabilidad, si el evento ocurre por un error en el empaque inicial de EL CLIENTE del producto, sin que COORDIUTIL pudiera conocer o prever el error, probando que el manejo por parte de EL CLIENTE fue el adecuado conforme las instrucciones impartidas en acta respectiva.
3. Para los casos de pérdida o daño de la mercancía en almacenamiento, COORDIUTIL no asumirá responsabilidad, cuando EL CLIENTE no presente dentro del término de (30) treinta días hábiles a partir de la fecha de haberse efectuado el despacho de la mercancía reclamación alguna sobre la misma, de conformidad con los términos de este contrato.
4. LAS PARTES no serán responsables por daños o perjuicios producidos por causas no imputables o ajenas a ella, como los eventos causados por fuerza mayor, caso fortuito o disposiciones legales superiores e irresistibles; en caso de presentarse
cualquier evento anterior, que impida a cualquiera de LAS PARTES cumplir con sus obligaciones, dicha parte deberá adoptar todas las medidas razonables para minimizar o mitigar cualquier retraso, o costos adicionales que resulten. Se entenderá que LAS PARTES no tomaron las medidas razonables debidamente probadas, cuando por cualquier acción u omisión de estas resulten retrasos o costos adicionales a los que se hubieran causado si esa acción u omisión no se hubiere dado. Para adoptar estas medidas razonables LAS PARTES se obligan a colaborarse mutuamente y a disponer de todos sus esfuerzos técnicos y operativos.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. OBLIGACIONES RECIPROCAS: adicionalmente a las
obligaciones de cada parte, ambos se comprometen a las siguientes obligaciones generales:
1) Ejecución del contrato. Realizar los trabajos físicos e intelectuales, que sean necesarios para el adecuado y efectivo cumplimiento de las obligaciones del presente Contrato, así como una programación de la ejecución de estas.
2) Reuniones de seguimiento. Planear las reuniones a realizarse para efectos de una prestación adecuada de los Servicios, de manera que se dé una utilización óptima del tiempo, de acuerdo con las necesidades y con los requerimientos del trabajo a ejecutarse. Así mismo, concertar las reuniones pertinentes para informar los asuntos que deban ser de conocimiento de LAS PARTES.
3) Idoneidad y orientación del personal empleado. Garantizar la preparación, experiencia e idoneidad del personal que participa en la ejecución de las actividades y orientación sobre manejo de prioridades en la prestación del servicio, tanto a nivel general como especial. Actualizar permanentemente todos los conocimientos y procedimientos necesarios para la adecuada prestación de los Servicios, teniendo en cuenta los cambios jurídicos, técnicos y operativos que se presenten. Mantener una estructura profesional adecuada para el cumplimiento de las funciones profesionales.
5) Cumplimiento dentro de los términos acordados. Ejecutar las actividades dentro del término acordado.
6) Información de irregularidades. Informar a la otra parte, a la mayor brevedad posible, cualquier incidente o situación que pueda afectar la realización de las actividades a su cargo.
7) Entrega de documentación. Hacer entrega a satisfacción, a la otra parte, de los documentos requeridos para la ejecución de las actividades a realizarse.
8) Otras. Las demás obligaciones que se señalen en el presente Contrato, sus anexos y en la ley.
PARÁGRAFO. La tolerancia de una de LAS PARTES en soportar el incumplimiento de cualquier obligación a cargo de la otra, establecida en este Contrato, no podrá ser considerada como aceptación del hecho tolerado ni como precedente para su repetición; tampoco impedirá o limitará el derecho de la parte cumplida de hacer valer todas y cada una de las disposiciones de conformidad con los términos de este Contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. AUTONOMÍA DE LAS PARTES E INEXISTENCIA DE
RELACIÓN O SOLIDARIDAD LABORAL. COORDIUTIL actuará por su propia cuenta, con absoluta autonomía e independencia, no estará sometido a subordinación laboral con EL CLIENTE. Los derechos de las PARTES se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato. Queda claramente entendido que no existirá relación laboral alguna entre COORDIUTIL y EL CLIENTE, y que no existe entre las PARTES poder, autoridad o derecho alguno para asumir o crear obligaciones diferentes a las establecidas en este contrato
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN. LAS PARTES no podrán
subcontratar, ceder o hacerse sustituir por persona alguna, total ni parcialmente, el presente contrato sin previa autorización escrita y expresa de la otra parte. En todo caso, de contar con la autorización previa y escrita por parte de EL CLIENTE, COORDIUTIL y el cesionario, subcontratista o tercero autorizado, serán solidariamente responsables frente a EL CLIENTE del cumplimiento de las obligaciones contractuales y demás estipulaciones derivadas del Contrato. Igualmente, tanto el personal a cargo de COORDIUTIL como el personal del (los) tercero(s) que sea(n) autorizado(s) para prestar los Servicios a cargo de COORDIUTIL, cumplirán con lo estipulado incluyendo lo relacionado con cláusulas de confidencialidad, protección del derecho al buen nombre y datos personales.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. CLÁUSULA PENAL. En el evento en que alguna de LAS PARTES incumpla cualquiera de las obligaciones a su cargo, se declara el incumplimiento por notificación expresa de la parte cumplida o afectada, informando esta que la parte incumplida cuenta con un periodo de 30 días máximo para subsanar el incumplimiento o allanarse a hacerlo, surtido el plazo, si el resultado es el mismo, se entienden notificadas LAS PARTES sobre el incumplimiento y dará lugar al surgimiento de la cláusula penal. La parte incumplida pagará a título xx xxxx, una suma equivalente a diez
(10) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) y en el evento que el incumplimiento sea reiterado, la suma de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). El incumplimiento reiterado se configurará cuando, una vez subsanado el incumplimiento y aprobado por la parte cumplida se presente nuevamente el mismo o cuando el mismo no se haya subsanado y se convierta en un incumplimiento grave. Por el pago de la pena no se extinguen las obligaciones principales generadas por este contrato, ni la facultad de terminar el mismo; por lo tanto, una vez notificado y probado el incumplimiento y no subsanado o allanado dentro de los 30 días siguientes, la parte cumplida podrá exigir a la parte incumplida resolución
o terminación del contrato, el pago de la pena, el reconocimiento de perjuicios en el evento de considerarse, condicionado ellos a que dichos, tengan una valoración probada superior al valor establecido para la cláusula penal y/o el cumplimiento de las obligaciones principales. LAS PARTES renuncian a cualquier requerimiento en xxxx para el pago de la pena establecida en esta cláusula.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. ORIGEN DE LOS INGRESOS. COORDIUTIL declara que
tanto los recursos utilizados en la ejecución del presente Contrato, así como sus ingresos, provienen de actividades lícitas. Que no se encuentra con registros negativos en listados de prevención xx xxxxxx de activos nacionales o internacionales, ni incurre en una de las dos categorías xx xxxxxx de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia se obliga a responder frente a EL CLIENTE, su matriz y las subsidiarias de ésta por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia de esta afirmación. Conforme a lo anterior, será justa causa de terminación del contrato la inclusión de COORDIUTIL, sus auxiliares, dependientes, empleados, subcontratistas, sus asesores o sus administradores en los listados de la OFAC o de cualquier otra autoridad local, extranjera o internacional como sospechoso de actividades xx xxxxxx de activos.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. LAS PARTES convienen
que, en el evento de existir cualquier diferencia por motivo a la celebración, ejecución
o terminación del presente Acuerdo, agotarán los mecanismos del acuerdo conciliatorio entre las mismas, ante un Centro de Conciliación debidamente autorizado por la Ley, tomando como domicilio la ciudad de Medellín, las partes asumen por partes iguales, los gastos en que incurran en esta instancia. Si la etapa anteriormente arroja una conciliación parcial o un fracaso sobre los asuntos objeto de disputa, LAS PARTES se someterán a la jurisdicción ordinaria.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. NOTIFICACIONES. Cualquier comunicación que deba ser enviada por una parte a la otra durante la vigencia de este contrato, podrá ser entregada personalmente, por correo o vía e-mail, a las siguientes direcciones:
DATOS DE CONTACTO | DEL CLIENTE | DE COORDIUTIL |
Nombre | ||
Dirección | Xxx 00 # 00 X – 000. Piso 3 | |
Teléfono | (000) 0000000 | |
Correo electrónico |
Parágrafo. Las comunicaciones que se cursen por medios electrónicos tienen plena validez legal, siempre y cuando estas se remitan a las direcciones electrónicas de los representantes legales o sus delegados en la ejecución de este contrato. Las partes se obligan a guardar copia digital y física de cada una de las comunicaciones que se remitan en desarrollo de este contrato. Las comunicaciones surtidas por vía electrónica tienen validez a la luz de las normas consagradas en la Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. MÉRITO EJECUTIVO. El presente Contrato presta mérito ejecutivo para exigir el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.
CLÁUSULAS DÉCIMA NOVENA. DISPOSICIONES FINALES. En el momento de la firma de este Contrato, las partes manifiestan: (a) Que se encuentran debidamente facultadas para ello conforme con la ley y los estatutos sociales; (b) Que firman este Contrato de manera voluntaria y libre de todo apremio; (c) Que han leído la totalidad del texto del Contrato, comprenden todas y cada una de sus cláusulas y se encuentran de acuerdo con su contenido; (d) Que la nulidad que pueda afectar una de las cláusulas no se extenderá a la totalidad del Contrato siempre y cuando las demás reúnan los requisitos legales para su validez y eficacia jurídica; (e) Que el hecho de no ejercer un derecho en un caso específico, no significa que renuncian a ejercerlo en el futuro; (f) El presente contrato presta mérito ejecutivo; en consecuencia, constituye título suficiente para Exigir el cumplimiento de sus obligaciones; (g) Toda modificación al presente contrato requerirá la forma escrita para su validez y deberá formalizarse mediante otro sí por escrito; (h) No podrá inferirse ni interpretarse que el presente Contrato implica el otorgamiento de representación alguna de parte de EL CLIENTE a COORDIUTIL para que actúe como su representante o agente comercial, judicial, administrativo o legal, en tal sentido, COORDIUTIL no presentará, asumirá o aceptará compromisos, garantías, fianzas o avales de clase alguna en nombre de EL CLIENTE; (i) COORDIUTIL renuncia a los derechos de retención a su favor.
Este contrato que corresponde a la versión no. 5 del mismo, absorbe, adhiere, y valida todo lo acordado en contratos anteriormente firmados o aceptados, reconociendo como fecha de inicio la contemplada en contrato inicial. Fecha: La registrada en el sistema con el “ACEPTO”
En constancia de lo anterior, LAS PARTES Aceptan o firman el presente contrato, en la ciudad de Medellín, de acuerdo con la fecha informada por el sistema al momento de la firma.
EL CLIENTE Nombre: Representante Legal NIT: Fecha: | COORDIUTIL S.A.S XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Representante Legal (S) NIT. 900.358.833-0 |