PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DISEÑO, IMPRESIÓN, Y PROMOCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL ICAS PARA EL AÑO 2017/2018
PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DISEÑO, IMPRESIÓN, Y PROMOCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL ICAS PARA EL AÑO 2017/2018
1.- OBJETO DEL CONTRATO:
El departamento de comunicación del Instituto de la Cultura y las Xxxxx xx Xxxxxxx (en adelante ICAS) requiere la contratación de los servicios integrales de diseño gráfico, maquetación, impresión y promoción para las actividades que tengan lugar en los años 2017/2018. Este pliego quedará incorporado al contrato y tendrá obligatoriamente carácter contractual desde la formalización del contrato durante doce meses.
2.- SERVICIOS Y PRODUCTOS REQUERIDOS:
Servicios integrales de diseño gráfico, maquetación, impresión y adaptaciones para imprenta u otros formatos online de diferentes productos comunicativos necesarios para dar visibilidad a todas las campañas culturales organizadas y promovidas por el ICAS, así como productos y servicios de relaciones públicas y reclamos promocionales que puedan utilizarse en las distintas campañas de comunicación y que respondan a las necesidades del Departamento de Comunicación del ICAS.
A título informativo, describimos a continuación algunas de las necesidades de carácter general que se vienen realizando en los Servicios Centrales y en los diferentes espacios ICAS.
2.1.- ICAS SERVICIOS CENTRALES:
Desde los servicios centrales se programan actividades propias de disciplinas dispares: exposiciones, artes escénicas, conciertos y festivales, de diferente envergadura y ubicación, algunas de ellas en los espacios ICAS (Espacio Santa Clara, Antiquarium, Xxxxxxxx San Xxxxx, Centro Cerámica xx Xxxxxx, Cas, Espacio Xxxxxx, Casa de los Poetas y las Letras...), otras en espacios cedidos por otros organismos puntualmente para la actividad, pero también se colabora en trabajos de comunicación con actividades culturales realizadas con agentes culturales externos. Por lo tanto, no hay uniformidad en las necesidades de diseño, adaptaciones e impresión, cada campaña creativa se realiza según presupuesto asignado y público objetivo, y varían mucho de una a otra.
Aparte de estas campañas, se pueden necesitar folletos informativos de los diferentes espacios ICAS (Centro Cerámica xx Xxxxxx, Antiquarium, Xxxxxxxx de San Xxxxx...)
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2.2.- ANTIQUARIUM
Diseño, adaptaciones e impresión de folletos informativos del espacio, cartelería, flyer, banderolas, vinilos adhesivos y otros soportes que pueden incluir campañas creativas para las actividades que allí se desarrollan.
2.3.- BIBLIOTECAS MUNICIPALES
Las bibliotecas municipales necesitan anualmente los servicios de diseño gráfico, maquetación e impresión de cinco polípticos al año, para cada una de las once bibliotecas, en los que se pormenoriza su programación cultural mensual.
Dependiendo de la demanda de carnets de socios, puede ser necesaria la reimpresión de pegatinas con el logotipo de la Red Municipal de Bibliotecas para personalizar las tarjetas, y la elaboración del diseño y producción de bolsas para préstamos.
Durante la celebración de la Feria del Libro xx Xxxxxxx se diseña y produce un stand, así como de los impresos que se distribuyen durante la misma, como las solicitudes de carnets de lectura, las desideratas, desplegables con información de la ubicación de las 11 bibliotecas y marcapáginas.
2.4.- CAS (CENTRO DE LAS XXXXX XX XXXXXXX)
Se diseña y produce el material necesario para las exposiciones y actividades que allí se realizan, con adaptaciones a diferentes soportes, entre los que se encuentran: lonas exteriores, enaras, plotters, carteles, catálogos y varios modelos de octavillas.
2.5.- CASA DE LOS POETAS Y LAS LETRAS
Se diseña y produce el material necesario para tres campañas diferentes al año, correspondientes a las temporadas de invierno, primavera y otoño, con adaptaciones a diferentes soportes, entre los que se encuentran: enaras, plotters, carteles, lonas, postales y varios modelos de octavillas.
2.6.- CASINO DE LA EXPOSICIÓN
La previsión de actividad en la cúpula del Casino es de aproximadamente unas dos exposiciones al año, para las que se requerirán la creatividad adaptaciones e impresión, entre otros elementos, de las dos lonas de acceso, hojas xx xxxx con información específica de la exposición, mupis, cartelas explicativas, los hitos, y vinilos de entrada. En algunos casos pueden necesitarse catálogos. Paralelamente, se programan actividades varias, como Teatro, conciertos, en las que se pueden necesitar carteles y hojas xx xxxx.
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2.7.- XXXXXXXX DE SAN XXXXX
Diseño, adaptaciones e impresión de soportes exteriores (banderolas, señalética…) y de difusión (flyers, dípticos, cartelería…) para la programación que allí se desarrolla.
2.8.- CENTRO CERÁMICA XX XXXXXX
Diseño, adaptaciones e impresión de soportes exteriores (banderolas, señalética…) y de difusión (flyers, dípticos, cartelería…) para la programación que allí se desarrolla.
2.9.- CENTRO DE LAS XXXXX XX XXXXXXX
Básicamente se prevé la celebración de unas cinco exposiciones durante el concurso, en las que habrá que diseñar e imprimir carteles, catálogos, cartelas y vinilos xx xxxxx. Paralelamente, para la actividad “Showcase” (dos espectáculos por mes durante 10 meses), se requiere el diseño e impresión de cartel, del programa general y de un cartel por cada espectáculo.
2.10.- ESPACIO SANTA CLARA
Se realizan diseños, adaptaciones, maquetaciones e impresión a los diferentes soportes exteriores: mupis, banderolas externas, y de difusión: programas generales e individuales, carteleras, catálogos, vinilos adhesivos, entre otros.
2.11.- ESPACIO XXXXXX
Para este espacio se diseña una imagen anual y se realizan adaptaciones e impresión a los diferentes soportes: mupis, banderolas externas, programa general e individual, carteleras, vinilos adhesivos para las cristaleras de acceso, entre otros.
2.12.- FACTORÍA CULTURAL
Diseño, adaptaciones e impresión de soportes exteriores (banderolas, señalética…) y de difusión (flyers, dípticos, cartelería…) para la programación que allí se desarrolla.
2.13.- MUSEO BELLVER
Diseño, adaptaciones e impresión de soportes exteriores (banderolas, señalética…) y de difusión (flyers, dípticos, cartelería…) para la programación que allí se desarrolla.
2.14.- TEATRO ALAMEDA
Hay dos ciclos al año de espectáculos dirigidos al público infantil y escolar, denominados “El Teatro y la Escuela” y “Feria Internacional del Títere”, cada uno de ellos cuenta con una campaña independiente, con necesidades de diseño, adaptaciones, maquetación e impresión de siguientes soportes: cartel, políptico, díptico, postal y carteleras.
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2.15.- TEATRO XXXX XX XXXX
Se diseña una imagen genérica anual para la temporada teatral, se realizan las adaptaciones e impresión a los diferentes soportes: mupis, programa general, programas individuales, carteleras de acceso al teatro.
Durante el desarrollo del concurso es habitual la organización de diversos proyectos y actividades no previstas con anticipación, por estar sujetas a la aprobación de préstamos de las obras requeridas, disponibilidad de espacios, agenda de los artistas, etc, y que suponen aproximadamente un 30% del presupuesto total del concurso.
3.-GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ENTREGA DE PEDIDOS:
La recogida de información gráfica, imágenes, textos, etc. necesaria para la realización de los trabajos correrá a cargo de la empresa adjudicataria.
La entrega de los suministros se efectuará en la proporción y lugares señalados oportunamente por el ICAS, pudiendo ser varios para un pedido, y el ICAS se reserva el derecho de devolver productos entregados o no aceptar servicios que no se ajusten a los pedidos o a las presentes prescripciones técnicas.
En el Anexo del presente pliego se detallan los servicios y suministros más utilizados en la comunicación de las actividades culturales del ICAS.
4.- CUANTÍA ESTIMATIVA DEL CONTRATO:
El presupuesto neto máximo de licitación es 100.000 €
21% IVA 21.000 €
TOTAL 121.000 €
Este presupuesto deberá desglosarse a su vez proporcionalmente en dos, correspondientes a los períodos del 17 xx xxxxx a diciembre de 2017 por un lado, y por otra parte de enero al 16 xx xxxxx de 2018, quedando el resultado como sigue:
Importe neto máximo 2017 41.166,67 €
21% IVA 8.645,00 €
TOTAL 49.811,67 €
Importe neto máximo 2018 58.833,33 €
21% IVA 12.355,00 €
TOTAL 71.188,33 €
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Se valorará con los siguientes criterios:
1. Estimación económica aproximada del servicio de CREATIVIDAD, con la excepción de aquellos trabajos de especial dificultad. Teniendo que la cuantía máxima será la siguiente (precios netos, IVA no incluido):
Diseño de la creatividad xx xxxxxxx de publicidad (incluye todas las adaptaciones que se puedan requerir para los soportes físicos y/o online): | 680 € |
Adaptación de una imagen xx xxxxxxx facilitada a la empresa licitadora a diferentes soportes físicos y/o online. | 420 € |
Maquetación de catálogos, folletos, dossiers o soportes que se requieran para una campaña. | 1,25€ Por página |
Adaptación de un elemento según diseño aportado por el ICAS | 60 € |
Diseño puntual y maquetación de un elemento de hasta tres páginas (flyer, portada de libro, cartel, tríptico…) | 150 € |
2. Estimación económica de los productos conforme al anexo 1.
5.- REQUISITOS DEL LICITADOR
La empresa licitadora debe reunir los siguientes requisitos y condiciones, que deberá presentar a la mesa de contratación:
El licitador deberá acreditar su solvencia técnica o profesional, a través de los siguientes medios:
• Un dossier de los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años, que incluya fechas y el destinatario, público o privado, de los mismos. Los servicios o trabajos efectuados se acreditarán mediante certificados expedidos por el órgano competente, cuando el destinatario sea una entidad de sector público; y cuando el destinatario sea un sujeto privado, mediante un certificado por éste o, a falta de este certificado, mediante una declaración del empresario.
• Realizará una descripción del equipo humano, materiales e instalaciones necesarias para la ejecución del contrato. Tendrá que facilitar las titulaciones académicas, currículo profesional del licitador y del equipo de trabajo, siendo el equipo mínimo solicitado: una oficina a pleno rendimiento, una persona con responsabilidad a plena disposición del concurso, equipo de administración con la equipación necesaria para la realización de sus funciones, un/a diseñador/a con cualificación suficiente y con las herramientas básicas de diseño: ordenador con conexión a internet y el paquete de Adobe Creative Suite Design Premium (Acrobat, Dreamweaver, Flash, Illustrator, InDesign, Photoshop) o similar, e impresora digital para realización de pruebas de color lo más precisas posibles.
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6.- CRITERIOS DE VALORACIÓN
Se realizará con los siguientes criterios de valoración:
• Económica: 52 puntos. Teniéndose en cuenta un único porcentaje de baja para todos los precios unitarios detallados en el anexo 1.
• Diseño: 48 puntos.
Las empresas licitadoras deberán presentar como mínimo:
-Una campaña creativa y descripción de contenidos dirigida a la promoción y difusión del ICAS, como entidad abierta a la ciudadanía, para la participación activa en la coorganización de eventos culturales que incluya un Claim.
-Adaptaciones a diferentes soportes, como mínimo en un número de 7 distintos.
-La originalidad y el impacto visual, la calidad, utilidad de los diseños, del Claim y de los soportes, así como su capacidad de trasmitir la idea de la promoción de la cultura de forma compartida con la ciudadanía.
Se distribuirá la puntuación de la siguiente forma:
-Aquellos cuya campaña creativa sobresalga, coherente con la imagen del ICAS, tanto en su impacto visual, su calidad y utilidad sobresalgan para su manejabilidad, y que incluyan un Claim original, ingenioso y con personalidad distintiva tendrían la consideración de:
VALORACIÓN ALTA…………………………………………… 48 puntos
-Aquellos que presenten una creatividad que tenga impacto visual pero sin aportar ningún plus novedoso, tanto en la campaña como en el Claim, con un impacto visual y calidad que no destaquen de forma especial aspectos novedosos y originales, sin llegar a sobresalir, tendrán la consideración de: VALORACIÓN MEDIA 30 puntos
Aquellos que presenten una creatividad insuficiente, inconcreta o poco creativa, siendo esta poco o nula en su utilidad, en el impacto visual y con un Claim no sobresaliente, tendrían la consideración de
VALORACIÓN BAJA 10 puntos
7.- OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA
La empresa adjudicataria tendrá como obligaciones en la ejecución del contrato lo siguiente:
• Deberá disponer de un sistema de transferencia de archivos informáticos con protocolo ftp o similar, cuyo acceso y contraseñas serán facilitados a los técnicos del ICAS y cuyas características deberán
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permitir una gestión ágil y rápida de intercambio de los diseños y adaptaciones en formato electrónico.
• El ICAS podrá exigir del contratista la sustitución de cualquier persona que no desarrolle los trabajos debidamente, sin que el ejercicio o no de esta facultad exima al contratista de ejecutar el objeto del contrato a satisfacción.
• Capacidad técnica de respuesta. La ejecución de los trabajos ordinarios se realizarán en el tiempo que se establezca en el pedido, excluyendo los de necesidades especiales, que se deberán entregar en 24 horas.
8.- EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONCURSO
8.1. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Los encargos se realizarán desde el departamento de Comunicación del ICAS. Para ello, los responsables de la actividad o del servicio contactarán con el equipo de diseño para ofrecer las pautas del trabajo. A través de un correo electrónico explicarán al equipo de diseño sus necesidades en materia de diseño, adaptaciones e impresión y, en sentido más amplio, las cuestiones que quieren comunicar por medio de los distintos trabajos.
Para todos los trabajos que contengan texto, el contenido será facilitado por el ICAS.
Los plazos de entrega, dependiendo del tipo de trabajo y de las necesidades específicas de cada área, se establecerán conjuntamente en esa primera comunicación entre el Departamento de comunicación del ICAS y la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria facilitará una prueba previa sobre la que se podrán realizar los cambios que desde el ICAS se consideren oportunos. Los responsables de ICAS podrán rechazar aquellos trabajos que, a su juicio, no se adapten a las condiciones pactadas. En este caso, la empresa adjudicataria deberá reelaborar los diseños correspondientes hasta conseguir el trabajo deseado.
Todos los soportes, independientemente de que su fin último sea la impresión, se presentarán en soporte digital con el archivo original, para facilitar su posterior tratamiento o su edición. Asimismo, se facilitará la última versión de todos los trabajos. Todas las adaptaciones incluirán la realización de artes
finales para su producción. Asimismo, tanto el diseño de soportes on‐line como en papel irán acompañados de una versión digital final en alta calidad.
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8.2. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS
Los trabajos que se realicen en cualquiera de los apartados de esta licitación serán propiedad del ICAS. Por tanto, el diseño o maquetación final que se realice en cualquiera de los apartados y lotes de esta licitación serán propiedad del ICAS a todos los efectos.
Las imágenes o ilustraciones que la empresa adjudicataria utilice para los diferentes trabajos deben ser creación del estudio de diseño o, en su defecto, contar con el correspondiente permiso de reproducción.
La empresa adjudicataria no podrá utilizar para sí o proporcionar a terceros dato alguno de los trabajos contratados.
8.3. DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO:
La dirección de la ejecución del Contrato se llevará a cabo por la jefatura del Departamento de Comunicación del Instituto de la Cultura y las Xxxxx xx Xxxxxxx, a quien corresponderá la aprobación de los diseños y la supervisión de la ejecución de los trabajos y la facturación. La empresa adjudicataria deberá designar a un interlocutor válido con plena disponibilidad durante el período de duración del contrato.
Semanalmente, la empresa adjudicataria deberá remitir un listado con el estado de los pedidos (nº y descripción del pedido, fecha de entrega solicitada por el ICAS en el pedido, Fecha de entrega definitiva –en el caso de que no coincida con la del pedido se indicará el motivo-).
Se realizarán las reuniones que se consideren necesarias para el seguimiento del procedimiento en las que, si se solicita, la empresa adjudicataria deberá presentar un informe del estado de ejecución (consumido, facturado, comprometido), y un dossier electrónico con los artes finales de los trabajos realizados.
Semestralmente, la empresa adjudicataria presentará un dossier con los servicios/productos y con las adaptaciones impresas y promocionales de cada campaña. Dicha información deberá presentarse impresa y encuadernada, así como en soporte informático. Esta documentación no implicará cargo alguno por parte de la Empresa Contratista.
En cada actividad o servicio requerido, el departamento de Comunicación del ICAS realizará el correspondiente pedido a la empresa adjudicataria, quien remitirá el pedido presupuestado con los precios regulados a través de este procedimiento, para su conformación.
La facturación se realizará mensualmente por el importe de los servicios prestados dentro del mes anterior.
Con la presentación de la factura, el contratista deberá acreditar documentalmente los trabajos realizados, mediante la entrega de memoria o dossier con datos e información gráfica de los servicios y/o trabajos requeridos.
El importe total de las facturas presentadas por el contratista no podrá exceder en ningún caso del presupuesto máximo del contrato que, sin embargo, puede no agotarse en el caso de que el Instituto no necesite productos o servicios por dicho importe, no teniendo el contratista derecho alguno a llegar al límite máximo de facturación.
lunes, 10 xx xxxxx de 2017
LA COORDINADORA DE GESTIÓN Y COMUNICACIÓN CULTURAL
Fdo.: Xxxx Xx Xxxxxxx Xxxxxxxx