TÉRMINO DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS PARA LA SUTRAN
TÉRMINO DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS PARA LA SUTRAN
1. ÁREA QUE REALIZA EL REQUERIMIENTO
Oficina de Tecnología de Información – OTI
2. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Se requiere la contratación de un servicio de almacenamiento con sistema de seguridad para la conservación y custodia de las microformas con valor legal de la SUTRAN, a fin de preservar de manera correcta los medios de soporte generados en la Línea de Producción de Microformas.
3. FINALIDAD PÚBLICA
La SUTRAN requiere contratar los servicios de almacenamiento y custodia de las microformas con valor legal de su propiedad a través de una empresa proveedora de servicios de microarchivos.
El proveedor del servicio debe demostrar documentalmente que cuenta con el correspondiente Certificado de Idoneidad Técnica para el Almacenamiento de Microformas, emitido por la autoridad correspondiente que acredite el cumplimiento de las condiciones de seguridad y conservación de las microformas.
Finalmente, se debe señalar que la contratación del presente servicio, se enmarca presupuestalmente en: Las Actividades planificadas por la Oficina de Tecnología de Información, las cuales tienen el presupuesto correspondiente.
4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
4.1. Objetivo General
Contar con un servicio de almacenamiento con sistema de seguridad para la conservación de las microformas (DVDs) con valor legal que se generen en la Línea de Producción de Microformas en la SUTRAN.
4.2. Objetivos Específicos
Lograr la custodia física de los medios de almacenamiento.
Que los discos compactos que contienen las imágenes de la documentación con valor legal estén archivados en un ambiente necesario para su conservación y además de ello cuente con un sistema de seguridad.
5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
5.1. Actividades que comprende el servicio:
Firmado digitalmente por DE LA XXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxx FAU 20536902385 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 17.03.2021 16:05:18 -05:00
La cantidad de Discos con Valor Legal a custodiar es de 20 discos en adición de aquellos que se vayan generando conforme al desarrollo de las actividades de la Línea de Producción de Microformas los cuales serán 5 adicionales mensualmente, por lo cual se Requerirá adquirir 01 Gavetero del Microarchivo con capacidad de hasta 100 Discos (Microformas). Este almacenamiento debe realizarse en un microarchivo certificado con que cuente el proveedor.
aslado programado y de emergencia junto con la presciencia
Así mismo se deberá considerar un traslado programado mensual y aproximadamente 4 de
de un Fedatario.
emergencia junto con la presciencia de un Fedatario.
El proveedor brindará las condiciones y facilidades necesarias, previa coordinación vía correo electrónico del Coordinador de la Línea de producción de Microformas y el fedatario informático de nuestra institución, con la empresa proveedora del servicio con el fin de revisar las microformas y de ser el caso de acuerdo a la necesidad, la migración del medio de soporte con el fin de asegurar la integridad y conservación de las mismas.
- EL CONTRATISTA garantiza la custodia de los envases conteniendo los backups, los cuales deberán mantenerse en las mismas condiciones en que fueron recibidos, durante todo el tiempo en que se encuentren bajo su custodia. En consecuencia, su responsabilidad se inicia a partir del momento en que el personal autorizado de EL CONTRATISTA firme el Comprobante de Servicio en señal de recepción de los envases objeto del contrato. Dicha responsabilidad cesa a partir del momento en que el personal autorizado de LA ENTIDAD, luego de verificar que los precintos de seguridad y la caja (envase) no presentan ninguna anomalía, suscriba el Comprobante de Servicio a la recepción de los envases devueltos por EL CONTRATISTA en señal de total conformidad.
- Si durante el traslado y/o custodia de los envases y por causa probadamente imputable a EL CONTRATISTA se produjera daño o pérdida de los mismos y/o de su contenido, EL CONTRATISTA asumirá la responsabilidad asumiendo únicamente la reposición de los envases y/o backups o el costo del valor xxx xxxxxxx. EL CONTRATISTA no asume responsabilidad alguna por la información contenida en los envases y/o backups que integran los envases.
- No están bajo responsabilidad del contratista los daños o pérdidas producto de motines, guerras, insurrecciones, bloqueos de carreteras, razones de fuerza mayor o casos fortuitos u otras causas fuera del control de EL CONTRATISTA.
- El Proveedor no asumirá responsabilidad alguna por las pérdidas o daños resultantes de las causas, hechos o eventos para los cuales no brinde cobertura la Póliza de Seguro que el PROVEEDOR tenga vigente al momento en que se produzcan tales pérdidas o daños, los mismos que se encuentran establecidos como Exclusiones en la Constancia de Seguro Vigente.
6. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN
Para brindar el servicio requerido, el proveedor debe cumplir con lo indicado en el Decreto Legislativo N°681 y el Decreto Supremo N°009-92-JUS, contando con las certificaciones respectivas emitidas por el SGS por encargo de INDECOPI.
Sobre la Custodia Física de los Medios de Almacenamiento
a) Supervisión de Fedatarios Juramentados
El proveedor de acuerdo x xxx y los reglamentos vigentes, debe contar con contratos con fedatarios juramentados, certificando de esta manera que la bóveda de almacenamiento de las microformas con valor legal esté supervisada por personal especializado, cumpliendo con lo indicado en los Artículos 3° y 40° del Decreto Legislativo N°681 y el Artículo 6° del Decreto Supremo N°009-92-JUS. El proveedor debe contar con el Certificado de Almacenamiento.
Firmado digitalmente por DE LA XXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxx FAU 20536902385 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 17.03.2021 16:05:29 -05:00
b) Respecto al Local - Condiciones de Almacenamiento
La bóveda de almacenamiento debe cumplir con lo indicado en el Artículo 36º inciso a) del Decreto Supremo N°009-92-JUS, contar con el Certificado de Almacenamiento con valor legal de microformas con valor legal (Microarchivo).
Firmado digitalmente por DE LA XXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxx FAU 20536902385 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 17.03.2021 16:05:38 -05:00
La bóveda debe ser hermética y contar con sistema de cableado eléctrico invisible, para evitar la posibilidad de incendio al interior por alguna avería eléctrica.
Por otro lado, se considerará que serán 12 servicios mensuales y 4 de emergencia.
c) Seguridad del Local
El acceso a las instalaciones debe estar supervisado por un Servicio de Vigilancia, permitiendo sólo el ingreso a personal autorizado, sistema de alarmas conectadas a una empresa especializada en seguridad, serenazgo y policía. Este local podrá ser propio o de un tercero.
La instalación debe contar permanentemente con un grupo electrógeno con la capacidad necesaria para mantener operativa el 100% de los equipos e instalaciones eléctricas del local.
El local debe contar con un sistema de detección de humo y fuego, contar con alarmas y equipos necesarios para extinguir incendios, en casos que se presente este tipo de emergencias.
d) Características que debe cumplir la Bóveda Estantes:
Deben cumplir lo dispuesto en el Artículo 36° inciso b) del Decreto Supremo N°009-92-JUS. Los estante y archivadores deben ser metálicos o de algún otro material no combustible.
Condiciones Ambientales:
Deben cumplir lo dispuesto en el Artículo 36° inciso c) del Decreto Supremo N°009-92-JUS. Condiciones óptimas de ambiente: ventilación, humedad relativa entre 15%y 50% temperatura máxima 20 grados centígrados.
Puerta:
Debe cumplir lo dispuesto en el Artículo 36° inciso d) del Decreto Supremo N°009-92-JUS. La puerta debe ser metálica o de reja metálica, con cerraduras de seguridad.
Llaves de la cerradura:
Deben cumplen lo dispuesto en el Artículo 36° inciso e) del Decreto Supremo N°009-92-JUS. Las llaves y el acceso al archivo se mantienen bajo responsabilidad compartida de la empresa o notaría que presta el servicio de archivo especializado y la empresa dueña de la documentación
Procedimiento de acceso a las microformas almacenadas:
Debe cumplir lo dispuesto en el Artículo 36° inciso e) del Decreto Supremo N°009-92-JUS. Habrá cerraduras dobles, tanto para aquella como para ésta, de modo que la apertura y acceso requiera las concurrencias de ambas entidades.
Seguridad contra incendios:
Debe contar con sistemas de detección, alarma y extinción de incendios, debe contar con sensores de humo estratégicamente colocados, conectados a un sistema de alarma automático y contar con equipos de combate de incendios.
El proveedor debe contar, como requisito indispensable para brindar el servicio, con el Certificado de Idoneidad Técnica para el Almacenamiento de Microformas, otorgado según Ley para brindar este tipo de servicios de custodia; el proveedor del servicio deberá brindar una copia del certificado a SUTRAN.
7. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El servicio se ejecutará en un plazo de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario o agotamiento (lo que suceda primero) contados a partir del día siguiente de la notificación al proveedor con la Orden de Servicio y hasta la conformidad de la prestación del servicio final. Así mismo, se brindará un plazo de 5 días para el registro, presentación de formatos, capacitación y entrega de materiales.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El servicio se ejecutará en las instalaciones que proporcione el proveedor, bajo las condiciones de mayor calidad según lo normado para este tipo de servicio.
9. RESULTADOS ESPERADOS
Se espera un servicio de custodia de microformas de valor legal de acuerdo a todas las normas de: seguridad de local, accesibilidad, ambiente de los documentos confiados en custodia.
10. FORMA DE PAGO DE LA PRESTACION DEL SERVICIO
El pago se realizará de acuerdo al presente término de referencia en doce (12) armadas mensuales a 15 días de diferencia de la anterior, previa conformidad de la prestación de servicios por el área usuaria.
11. CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La conformidad será otorgada por la Oficina de Tecnología de Información dentro de un plazo que no excederá de cinco (05) días hábiles, luego de la recepción el informe correspondiente el cual será validado previamente por OTI.
12. PENALIDADES
La aplicación de penalidades por retraso injustificado en la atención del servicio requerido, según el plazo máximo establecido en el presente documento, será teniendo en cuenta que para contrataciones de hasta 8UITs el monto máximo equivalente es de 5%, precisando la siguiente fórmula:
Penalidad diaria =0.05 x Monto
“F”x Plazo en días
Donde “F” tiene los siguientes valores:
a. Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días: “F” = 0.40
b. Para plazos mayores a sesenta (60) días: “F” = 0.25
13. CONFIDENCIALIDAD
El proveedor guardará, bajo responsabilidad a que hubiere lugar, estricta confidencialidad respecto de la información a la que acceda para la realización de sus actividades, así como de la información que produzca, la cual es de propiedad de la SUTRAN. Queda prohibida la utilización de la información proporcionada para un fin distinto al contratado, así como expresamente se prohíbe su divulgación por cualquier medio.
14. INCUMPLIMIENTO
Firmado digitalmente por DE LA XXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxx FAU 20536902385 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 17.03.2021 16:07:43 -05:00
El incumplimiento de las obligaciones y prohibiciones contenidas en los términos de referencia, constituye causal de resolución automática del contrato. La entidad, por decisión unilateral, podrá
resolver el presente contrato, sin pago de indemnización por ningún concepto al proveedor, a simple solicitud de la Entidad. Para ello comunicará por escrito al domicilio o correo electrónico del proveedor, sobre la resolución del contrato.
15. ANTICORRUPCIÓN
El contratista no debe ofrecer, negociar o efectuar cualquier pago, objeto de valor o cualquier dádiva en general, o cualquier beneficio o incentivo ilegal en relación al contrato, que puedan constituir un incumplimiento a la ley, tales como robo, fraude, cohecho o tráfico de influencias, directa o indirectamente, o a través de socios, integrantes de los órganos de administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores o personas vinculadas, en concordancia a lo establecido en el artículo 11 de la Ley N° 30225- Ley de Contrataciones del Estado, el artículo 138.4 de su reglamento, aprobado con el D.S N° 344-2018-EF, y la vigente “Directiva que regula la contratación de bienes y servicios por montos iguales o inferiores a ocho unidades impositivas tributarias vigentes”.
Asimismo, el contratista se obliga a conducirse en todo momento, durante la ejecución del contrato, con honestidad, probidad, veracidad e integridad y de no cometer actos ilegales o de corrupción, directa o indirectamente o a través de sus socios, accionistas, participacioncitas, integrantes de los órganos de administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores y personas vinculadas, en virtud a lo establecido en los artículos antes citados de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.
Asimismo, el contratista se compromete a comunicar a las autoridades competentes, de manera directa y oportuna, cualquier acto o conducta ilícita o corrupta de la que tuviere conocimiento; así también en adoptar medidas técnicas, organizacionales y/o de personal apropiadas para evitar los referidos actos o prácticas, a través de los canales dispuestos por la Sutran.
De la misma manera, el contratista es consciente que, de no cumplir con lo anteriormente expuesto, se someterá a la resolución del contrato y las acciones civiles y/o penales que la Sutran pueda accionar.
Firmado digitalmente por DE LA XXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxx FAU 20536902385 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 17.03.2021 16:07:55 -05:00