PRONUNCIAMIENTO N° 688-2013/DSU

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PRONUNCIAMIENTO N° 688-2013/DSU

Entidad: Instituto Nacional de Defensa Civil- INDECI

Referencia: Concurso Público N° 002-2013/INDECI/12.0, convocado para la contratación del “Servicio de seguridad y vigilancia para la sede central y anexos del INDECI”.

1. ANTECEDENTES

Mediante Comunicación recibida el 00 xx xxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxx Especial remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), las ocho (8)¹ observaciones presentadas por el participante GRUPO ESCORPIO S.A., al proceso de selección de la referencia, así como el informe técnico con el respectivo sustento, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28° del Decreto Legislativo Nº 1017, modificada mediante Ley Nº 29873, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, en adelante el Reglamento.

Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando este último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa; siempre que el solicitante se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones.

De acuerdo al Pliego Absolutorio de Observaciones, el participante GRUPO ESCORPIO S.A., formuló ocho (8) Observaciones a las Bases, de las cuáles las Observaciones N° 2 y 3 fueron acogidas, por lo cual este Organismo Supervisor no se pronunciará al respecto; cabe acotar que la Observación N° 8 corresponde a una consulta, por lo cual, este Organismo Supervisor tampoco se pronunciará al respecto.

Por otro lado, en relación al cuestionamiento a la observación N° 1 formulada por el participante Security and General Xxxxxxxxx S.A.C. y la Observación N° 5 formulada por el participante Alfil Security S.A.C., se advierte de acuerdo al pliego de absolución de observaciones, que ambos participantes cuestionaron que se requiera certificados de antecedentes policiales, penales y judiciales, dado que los mismos ha sido verificados por la SUCAMEC (antes DICSCAMEC) para la emisión del carné de identidad que dicha entidad otorga. En relación a ello, el Comité Especial acogió parcialmente ambas observaciones. Sin embargo, el cuestionamiento del recurrente se refiere al extremo no acogido de dichas observaciones. En ese sentido, de acuerdo a lo señalado en el artículo 58 del Reglamento, dichos cuestionamientos no encuentran enmarcados dentro de los supuestos establecidos para la emisión de pronunciamiento, por lo que este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de dichas solicitudes.

Xxxx, sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad con el inciso a) del artículo 58º de la Ley.

2. OBSERVACIONES

Observante: GRUPO ESCORPIO S.A.

O bservación N° 1 Contra el requerimiento técnico mínimo: Declaración Jurada de adecuación del Reglamento Interno de Trabajo.

El recurrente cuestiona el literal h) numeral 2.5 del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases, en el que se solicita como documentación de presentación obligatoria, una Declaración Jurada indicando que el reglamento interno de trabajo de la empresa postora, se encuentra adecuado a la Resolución Ministerial N° 376-2008-TR, pues considera que debería requerirse la presentación de la copia del reglamento interno, por lo que solicita dicha modificación.

Pronunciamiento

Conforme con lo previsto en el artículo 13° de la Ley, concordado con el artículo 11° del Reglamento, es facultad exclusiva de la Entidad determinar, sobre la base de sus propias necesidades, las características, requerimientos y especificaciones técnicas de los bienes, servicios u obras que desea adquirir y/o contratar, los que deberán incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de aquellos. Asimismo, dicha determinación debe salvaguardar la mayor concurrencia de proveedores en el mercado y considerar criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad.

De acuerdo a lo establecido en las Bases, se advierte que en el literal h) numeral 2.5 de la documentación obligatoria se solicita la Declaración Jurada en la que se indique que el reglamento interno de trabajo de la empresa postora se encuentra adecuado a la Resolución Ministerial N° 376-2008-TR. Asimismo, en el literal h) del numeral 2.7, se solicita como requisito para la suscripción del contrato, la presentación de la copia del reglamento interno de trabajo, aprobado por la autoridad administrativa de trabajo y visado por la SUCAMEC (antes DICSCAMEC).

Al respecto, debe señalarse que la Entidad puede solicitar una Declaración Jurada como documento que acredite el cumplimiento de un requerimiento mínimo, el mismo que se presume cierto, de acuerdo al Principio de Presunción de Veracidad, sin perjuicio de que la Entidad en ejercicio de sus facultades pueda realizar la fiscalización necesaria para corroborar dicha información.

Siendo ello así, para la presentación de las propuestas bastará la presentación de una Declaración Jurada acreditando que el reglamento interno se encuentra adecuado a la mencionada Resolución, máxime si la Entidad ha solicitado que para la suscripción del contrato se presente la copia de dicho reglamento interno, el cual deberá estar aprobado por el Ministerio de Trabajo.

Por lo expuesto, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación.

Observación N° 4 Contra el requerimiento técnico mínimo: equipos de seguridad.

E l recurrente cuestiona el literal a) numeral 4 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, en el que se solicita como requerimiento técnico mínimo, la instalación de las cámaras de seguridad de circuito cerrado (CCTV) por cada puesto de vigilancia, que tenga que ser monitoreado y controlado por el agente de vigilancia las 24 horas del día.

Señala que el objeto de la convocatoria no establece que el mismo sea un servicio de control y monitoreo, y que dichos equipos implican un costo elevado por lo que de requerir la instalación de los mismos, deberá de incorporarse a las Bases como una mejora dentro de los factores de evaluación y no como requerimiento mínimo.

Pronunciamiento

De acuerdo con lo señalado por el Comité Especial en el pliego de absolución de las observaciones, así como en el Informe Técnico N° 002-2013-INDECI/12.0, remitido con motivo de la elevación de las observaciones, las cámaras son necesarias para garantizar las responsabilidades ante la ocurrencia de actos dolosos, por lo cual no se coloca como una mejora, pues son indispensables y no de carácter facultativo. En ese sentido, la Entidad ha decidido que deben formar parte de los requerimientos técnicos mínimos, determinación que es de su competencia de acuerdo al artículo 13° de la Ley, concordado con el artículo 11° del Reglamento.

Al respecto, se observa que el servicio a contratar es el de seguridad y vigilancia, lo cual, de acuerdo a lo que establezca la Entidad, podría o no incluir el uso de cámaras de seguridad para controlar y monitorear el área en la que se presta el servicio. En el presente caso se advierte que solicitar cámaras como parte de las especificaciones técnicas, es consecuencia de la necesidad que la Entidad debe satisfacer, por lo que no habría impedimento para establecer dicho requerimiento.

Por lo expuesto, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, en la integración de Bases, deberá publicarse en el Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado – SEACE, la documentación que acredite que se ha incluido en el valor referencial, el costo de los sistemas de vigilancia requeridos. En el supuesto que no forme parte del valor referencial, deberá suprimir la exigencia de dichas cámaras.

Observación N° 5 Contra el requerimiento técnico mínimo: equipos de comunicación.

El recurrente cuestiona el literal b) numeral 4 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, en el que se solicita como requerimiento técnico mínimo, que cada local cuente con equipo de comunicación RPM. Señala que dado que se producen eventuales pérdidas de comunicación, solicita que se establezca como equipo de comunicación radios o aparatos portátiles, con frecuencia autorizada por el Ministerio de Transporte y Comunicaciones, para lo cual deberá de presentarse la resolución de autorización respectiva.

Pronunciamiento

De acuerdo con lo señalado por el Comité Especial en el pliego de absolución de observaciones, lo solicitado es necesario para la Entidad, lo cual no impide que el ganador de la buena pro utilice su propio sistema de comunicación.

En ese sentido, se advierte en el presente caso que la Entidad mantiene su requerimiento, conforme a las facultades que establecidas en el artículo 13 de la Ley, concordado con el artículo 11 del Reglamento, por lo que los postores deberán de ofrecer el sistema de comunicación RPM, sin perjuicio de que el ganador de la buena pro pueda utilizar también su propio sistema de comunicación.

Por lo expuesto, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, deberá registrase en el SEACE, el estudio xx xxxxxxx que demuestre que el sistema requerido fue considerado para la determinación del valor referencial.

Observación N° 6 Contra las penalidades establecidas.

El recurrente cuestiona el monto de las penalidades establecidas en el numeral 2.3 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, por considerar que no son razonables ni proporcionales y solicita que se reduzcan “por lo menos a la mitad”.

Pronunciamiento

De acuerdo a las Bases, se advierte que se han establecido diecinueve (19) penalidades, las cuales están directamente relacionadas al cumplimiento de los términos de referencia señalados. Asimismo, teniendo en cuenta las incidencias penalizadas, así como el valor referencial del presente proceso, se advierte que los montos establecidos no resultan desproporcionados ni irrazonables.

En ese sentido, dado que es facultad de la Entidad determinar las especificaciones técnicas y sus requerimientos mínimos, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación.

Asimismo, en la penalidad N° 10 se ha establecido como incidencia, “que el personal se encuentre correctamente uniformado”, cuya determinación deviene en subjetiva, por lo cual deberá definirse el incumplimiento, debiendo especificar en la integración de las Bases, qué se entiende por incorrectamente uniformado, de lo contrario deberá suprimirse de las Bases.

Observación N° 7 Contra el tiempo de reposición de personal.

E l recurrente cuestiona el tiempo de noventa (90) minutos de reposición de personal, establecido para el caso que no asista el personal y tenga que enviarse a un relevo, tal como se ha indicado en el numeral 2 del Capítulo III de la Sección Específica de las Bases. Señala que debe tener en cuenta la distancia que hay hacia los locales de la Entidad, como por ejemplo el centro de capacitación de Cieneguilla, por lo que solicita que deba ampliarse el tiempo a dos (2) o tres (3) horas.

Pronunciamiento

De acuerdo a lo señalado por el Comité Especial en el pliego de absolución de observaciones, el tiempo establecido está de acuerdo a la necesidad de la Entidad.

Al respecto, debe señalarse que si bien la Entidad requiere que el puesto de vigilancia sea cubierto en el menor tiempo posible, debe considerarse la distancia de los locales con los que cuenta, máxime si la mayor demora a los noventa (90) minutos establecidos está penalizada por la Entidad.

De una revisión de las Bases, se advierte que el servicio de seguridad y vigilancia se prestará en 8 locales, de los cuales dos (2) están ubicados en el distrito de San Xxxxxx, dos (2) en San Xxxxx, uno (1) en Miraflores, uno (1) en Cieneguilla y dos (2) en el Callao, por lo que son tres (3) los locales ubicados en zonas alejadas.

No obstante, teniendo en cuenta lo solicitado por el recurrente, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación.

Sin perjuicio de ello, deben revisarse los plazos establecidos en las Bases para los locales ubicados en Cieneguilla y Callao, debiendo registrar en el SEACE un Informe Técnico en el que se sustente el tiempo de desplazamiento otorgado, el mismo que deberá ser congruente con la distancia; en caso contrario, en la integración de las Bases, deberá ampliarse el tiempo otorgado.

3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO

En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58° de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento.

1. Propuesta económica

En el numeral 1.6 del Capítulo I de la Sección Específica de las Bases, se indica que el proceso se rige por el sistema a suma alzada; sin embargo, en el numeral 2.5.2 referido a la propuesta económica, se establece que debe adjuntarse a oferta económica el detalle de los precios unitarios cuando dicho sistema haya sido requerido; asimismo, se solicita que se señale el monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen.

Al respecto, debe tener en cuenta que dado que el sistema de contratación del presente proceso es el sistema de suma alzada, no debe requerirse que se consignen, al momento de la presentación de propuestas, los precios unitarios ni los subtotales de la propuesta económica, por lo que deberá suprimirse dicho requerimiento de las Bases.

Asimismo, deberá adecuarse el Anexo 7 de acuerdo a lo señalado anteriormente.

2. Requisitos para la suscripción del contrato.

En el numeral 2.7 del Capítulo II de las Bases, se ha señalado que “Adicionalmente, puede considerarse otro tipo de documentación a ser presentada, tales como (…)”. Teniendo en cuenta que las Bases contienen las reglas del proceso y que las mismas deben estar establecidas de manera clara, se debe precisar cuales serán los documentos requeridos como parte de la documentación obligatoria, a fin de evitar confusiones entre los participantes al proceso.

Asimismo, deberá suprimirse el literal j) del mismo numeral, en el que se indica que podrá requerirse la presentación de otros documentos para la suscripción del contrato”, dado que puede generar confusiones entre los participantes, pues la documentación requerida ya se ha establecido en dicho acápite.

3. Reajuste de los pagos

En el numeral 2.11 del Capítulo II de la Sección Especifica de las Bases, se ha señalado que se reconocerá el pago de reajustes por el incremento de la remuneración mínima vital dictados por el Gobierno.

Sobre el particular, debe tenerse presente que existen varios supuestos de intervención estatal, como el aumento en la remuneración mínima vital o la variación en el Impuesto General a las Ventas (IGV), los cuales pese a resultar ajenos a los contratos celebrados con anterioridad a dichas actuaciones, debido a su alcance nacional y de implementación obligatoria, alteran los mismos, originando que la prestación se torne en onerosa o excesiva para el contratista, que en la oportunidad que suscribió el contrato lo hizo bajo ciertas condiciones, las cuales han sido modificadas de manera extraordinaria e imprevisible.

Sin embargo, que el IGV pueda variar durante el periodo de ejecución del contrato, no obliga a un reajuste automático del monto contractual, tal como se advierte en la solicitud del recurrente.

E n ese sentido, deberá precisarse con motivo de la integración de las Bases lo siguiente:

1. En el supuesto que el IGV aumente, la Entidad debe: i) verificar la disponibilidad presupuestal a fin de reajustar los precios y que la prestación no resulte onerosa para el contratista, o ii) de no contar con dicha disponibilidad presupuestal, la Entidad podrá reducir las prestaciones objeto de contrato² o iii) resolver el contrato por causas no imputables a las partes, en tanto la Entidad no podría exigir al contratista a continuar con la prestación bajo las nuevas condiciones y en las cantidades y precios originales suscritos inicialmente.

2. En caso disminuya el porcentaje del IGV, corresponde a las Entidades ajustar los precios según el tributo imponible, siendo que ello no afectaría al contratista.

4. Factores de evaluación

En el factor de evaluación experiencia en la actividad, debe consignarse la documentación que deberá presentarse para acreditar la experiencia.

Asimismo, deberá suprimirse el párrafo precedente al factor de cumplimiento de servicio, en el que se indica que “el Comité podrá consignar los siguientes factores de evaluación”, pues los factores a considerar ya están determinados en las Bases.

3. CONCLUSIONES

En virtud de lo expuesto:

1. El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento.

2. El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar, así como registrar en el SEACE la documentación solicitada.

3. P ublicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento.

4. Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 53° del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24° del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE.

5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59° del Reglamento.

6. Conforme al artículo 58° del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores.

7. En caso la Entidad continúe con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuación constituirá un elemento a tomar en cuenta para la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato; siendo que la dilación del proceso y los costos en los que podrían incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva responsabilidad de la Entidad.

Xxxxx Xxxxx, 31 de julio de 2013

SGS/.

1 Cabe señalar que si bien el recurrente formula nueve (9) observaciones, la Observación N° 9 es idéntica a la Observación N° 8, por lo que las observaciones formuladas son ocho (8).

2 Según el artículo 174° del Reglamento, el Titular de la Entidad podrá disponer la reducción de las prestaciones hasta el límite del 25 % del monto del contrato original.