MEMORANDO

Al contestar cite Radicado 20171300185723 Id: 238446 Folios: 2 Fecha: 26-diciembre-2017 01:13:41

Anexos: 1 ARCHIVOS; 1 ARCHIVOS; 1 ARCHIVOS Remitente: OFICINA DE CONTROL INTERNO

Destinatario: VICEPRESIDENCIA CONTRATOS DE HIDROCARBUROS

MEMORANDO

PARA: Xxxx Xxxxx Xxxx, Vicepresidente de Contratos de Xxxxxxxxxxxxx (E), y Vicepresidente Técnico

Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Vicepresidente de Operaciones, Regalías y Participaciones

Xxxxxx Xxxxxxxx, Vicepresidente de Promoción y Asignación de Áreas (E)

Xxxxxxxxx Xxxxxx, Gerente de Asuntos Legales y Contratación

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, Jefe Oficina Jurídica

Xxxx Xxxxxx Xxxx, Jefe Oficina Tecnologías de Información

DE: Xxxxxx Xxxxx Xx.

Jefe Oficina de Control Interno

ASUNTO: Remisión Informe Ejecutivo de Auditoría Estimados Vicepresidentes, Gerente y Jefes:

Una vez analizada la retroalimentación a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno relacionadas con la auditoría de gestión cuyo objeto fue el: “Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH.”, envío el Informe ejecutivo de Auditoría en pdf con el correspondiente soporte en excel (Formato de registro de observaciones y sus anexos).

Revisadas las argumentaciones y respuestas presentadas a la Oficina de Control Interno, los auditores encontraron procedente ajustar causas e impactos en varias observaciones, modificar una observación y eliminar dos respecto a la versión inicial, lo cual se puede observar en detalle en el Formato de Registro de Observaciones.

En el informe de auditoría (adjunto) se señalan los riesgos identificados y las recomendaciones establecida por esta oficina, dando lugar a la estructuración del plan de mejoramiento de esta auditoría de gestión por parte de los responsables de los procesos involucrados.

Con soporte en el Informe de Auditoría adjunto, se requiere que el plan de mejoramiento de esta auditoría de gestión sea formulado y registrado en el aplicativo del Sistema de Gestión y Control (SIGECO) a más tardar el viernes 16/02/2018, con plazo de ejecución de las acciones propuestas que no supere la vigencia 2018.

Al contestar cite Radicado 20171300185723 Id: 238446 Folios: 2 Fecha: 26-diciembre-2017 01:13:41

Anexos: 1 ARCHIVOS; 1 ARCHIVOS; 1 ARCHIVOS Remitente: OFICINA DE CONTROL INTERNO

Destinatario: VICEPRESIDENCIA CONTRATOS DE HIDROCARBUROS

En caso de requerir apoyo de la Oficina de Control Interno en la metodología de formulación de acciones para el plan, o en la revisión y retroalimentación de las acciones formuladas, para validar que las mismas resuelvan las causas de las problemáticas identificadas, este puede hacerse efectivo mediante reunión con las funcionarias Xxxxxxx Xxxxx Xxxx, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx o Xxx Xxxxx Xxxxx.

Producto del trabajo de auditoría se generaron dos archivos que serán útiles para la gestión del seguimiento a los Contratos/Convenios E&P: uno de Conceptos misionales, que contiene la compilación de 424 conceptos jurídicos y técnicos; y otro de Formato de IDI e instancias ejecutivas que contiene para 30 contratos la compilación de estos casos, los dos se encuentran dispuestos en un solo archivo en la carpeta compartida de seguimiento misional por su tamaño.

Cordialmente,

Anexo: Archivo en pdf con Informe de Auditoría y 2 archivos en Excel, uno con informe de auditoría, formato de registro de observaciones y muestra, otro con soportes de auditoría

Copia:

Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Presidente ANH Xxxxxxx Xxxxxxx, Gerente GSCYMA

Xxxxxx Xxxxxxx, Gerente de Regalías y Derechos Económicos

Xxxxxx Xxxx Xxxxx, Gerente de Seguimiento a Contratos en Exploración

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Gerente de Seguimiento a Contratos en Producción Xxxxxxx Xxxxxx, Líder GIT Administrativo y Financiero

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AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1

Control de cumplimiento: Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales en la ejecución de los Contratos y Convenios objeto de la auditoría.

Control financiero: Revisar los cálculos económicos y las transacciones realizadas en Derechos económicos, excepto precios altos, y Fondo de Abandono, y los soportes de las mismas. Control de gestión y resultados: Evaluar la eficiencia de los procesos ejecutados para la obtención de los resultados y contrastar los productos técnicos derivados de la ejecución contractual respecto a las obligaciones específicas contractuales.

Restricciones:

Las actividades de seguimiento y verificación de carácter técnico-operativo se restringen al periodo comprendido entre febrero de 2012 (a partir de la delegación de fiscalización a la ANH) y octubre de 2017, por disponibilidad de información.

No hay disponibilidad digital de la totalidad de la información de los Contratos y/o Convenios de Hidrocarburos en las respectivas carpetas de seguimiento.

La Gerencia de Regalías Y Derechos Económicos no entregó la información solicitada en los correos electrónicos del 1/11/2017 y 11/12/2017 relacionada con los Contratos E&P CRAVOVIEJO, CORCEL, XXXXXX 58-, CABRESTERO, CACHICAMO y VSM-14

Retrasos en la digitalización de los contratos que fueron solicitados mediante correo electrónico del 10 xx xxxx de 2017 con entregas en julio, agosto y septiembre de 2017. (Gestión Documental)

Suspensión de la digitalización de la totalidad de los contratos solicitados en el correo del 10 de xx xxxx de 2017, quedando pendiente la digitalización de 11 Contratos, con fundamento a la atención al Proceso Competitivo Sinú San Xxxxxxxx 2017.(Gestión Documental)

Intermitencia y fallas continuas en la red que no fueron solucionadas. (Oficina de Tecnologías de la Información)

Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos. (Gerencia de Seguimiento a Contratos en Exploración, Gerencia de Seguimiento a Contratos en Producción y Gerencia de Seguridad, Comunidades y Medio Ambiente)

Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas (Gerencia de Asignación de Áreas)

Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia de Operaciones y Reservas, Gerencia de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Técnica (Gerencia de Gestión del Conocimiento y Gerencia de Gestión de la Información Técnica)

Oficina Asesora Jurídica - Gerencia de Asuntos legales y contratación. Gestión Documental

Oficina de Tecnología de la Información

Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH.

21/12/17

Fecha (de/mm/a): Objeto de auditoría:

Dependencia(s) de la ANH:

Alcance:

La auditoria tuvo un enfoque cuantitativo y cualitativo.

Cualitativo mediante la revisión de los documentos, actividades, productos y de los procedimientos ejecutados por los responsables de la ejecución contractual, y la verificación del cumplimiento de parámetros y características específicas descritos en los términos contractuales y en las normas regulatorias.

Cuantitativo mediante la valoración del cumplimiento de las obligaciones, la revisión de cálculos económicos y con la obtención de cálculos soporte de las observaciones y estadísticas de ocurrencia de hechos generadores de riesgo en el marco de ejecución contractual.

Enfoque:

1) Verificar el cumplimiento de la normatividad legal, técnica y contractual aplicable a cada uno de los Contratos / Convenios objeto de auditoría.

2) Determinar las obligaciones contractuales adquiridas y el cumplimiento de las mismas en las condiciones pactadas.

3) Evaluar la eficiencia de la ejecución de los Contratos / Convenios, y su nivel de cumplimiento de acuerdo a las obligaciones y la gestión de la ANH.

4) Verificar que los cálculos económicos realizados correspondan a los requisitos y/o obligaciones adquiridos contractualmente y el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos en los contratos / convenios objeto de auditoría.

La verificación del cumplimiento contractual comprende el periodo entre agosto de 2004 y noviembre 2017.

La verificación de derechos económicos aplica para el periodo comprendido entre enero de 2014 (a partir de la implementación del Sistema General de Regalías Ley 1530 de 2012) y octubre de 2017.

La verificación de Fondo de Abandono aplica para vigencias 2015 y 2016.

Objetivos:

Universo: 446 contratos y convenios E&P, TEAS, y Convenios en Explotación vigentes y en proceso de liquidación. Muestra:

- Corresponde a 118 contratos y convenios discriminados así: 104 Contratos E&P, 5 Contratos TEA, 6 Convenios E&P y 3 Convenios de Explotación.

- 42 contratos/convenios E & P revisados en el componente técnico (cumplimiento de compromisos en exploración y explotación)

- 73 contratos/convenios E & P revisados en el componente de derechos económicos (51 Contratos - excepto precios altos) y/o fondo de abandono (73 Contratos, aplicó a 53 solamente)

- 58 contratos/convenios E & P revisados integralmente en las distintas fases en lo relativo a gestión administrativa integral de los mismos: 51 E&P, 2 Convenios E&P, 3 Convenios de Explotación y 2 TEA.

Criterios de selección:

-Contratos Yacimientos Convencionales y No Convencionales (Onshore).

- Contratos/Convenios en proceso de incumplimiento, suspendidos, en proceso de liquidación, en trámite de terminación, en instancia ejecutiva, renunciados y liquidados.

- Contratos en Fase 0, en Periodo de Exploración, en Programa de Evaluación y Periodo de Producción.

- Contratos con fechas de aviso de descubrimiento mayor a fecha límite.

- Contratos pendientes de declaración de comercialidad.

- Contratos en producción pendientes de devolución de áreas.

- Contratos sin resolución de inicio explotación.

- Contratos registrados como No licencia.

- Derechos económicos pagados o aplicados en el 2016.

- Contratos / convenios con unificación de yacimientos y unificación operativa.

- Contratos / convenios con trámites de unificación de yacimientos pendiente de resolver.

- Contratos / convenios suspendidos por trámites ambientales o inconvenientes con las comunidades.

Período de análisis:

Cálculo de muestra:

Procedimientos de auditoría:

1) Inspección y rastreo mediante revisión del expediente contractual, virtual y/o en físico de cada uno de los contratos y convenios a auditar.

2) Consulta mediante solicitudes de información a las dependencias competentes del seguimiento a los contratos y/o convenios objeto de la auditoría.

3) Observación y examen de procedimientos de seguimiento y verificación agotados durante la ejecución contractual por las dependencias competentes del seguimiento a los contratos y/o convenios objeto de auditoría.

4) Revisión de formatos y soportes por medios alternativos (reportes de aplicativos u otras fuentes) para probar la validez de la información documentada o registrada.

5) Procedimientos analíticos y de comparación para identificar diferencias en cifras, valores y cálculos, en los casos en que aplique.

Instrumentos:

* Formato de verificación contractual diseñado para minutas de contratos - convenios de hidrocarburos desagregado por etapas.

* Formato de conceptos misionales.

* Formato de IDI e Instancia Ejecutivas.

* Formatos de verificación de cumplimiento técnico diseñado para la ejecución de convenios y contratos en fase de exploración.

* Formatos de verificación de cumplimiento técnico diseñado para la ejecución de convenios y contratos en fase de evaluación.

* Matriz de cumplimiento de la liquidación y aplicación del derecho económico del uso del subsuelo y Transferencia de Tecnología en áreas de exploración

* Matriz de cumplimiento de la liquidación y aplicación del derecho económico del uso del subsuelo y Transferencia de Tecnología en áreas de evaluación y producción

Metodología, procedimientos de auditoría e Instrumentos a utilizar:

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		* Matriz de cumplimiento de la liquidación y aplicación del derecho económico como porcentaje de participación en la producción. * Matriz de verificación de la constitución y cálculo del fondo de abandono a los contratos que aplica. * Matrices para evaluación de riesgos y controles. Fuentes de información: * Soportes en físico y medio magnético del Contrato/ Convenio (contrato, modificaciones, informes de ejecución, informes de supervisión, soportes de pago y productos/entregables). * Sistema de Gestión Documental - ControlDoc * SUIME, SOLAR, AVM, IDP, SCCH * Carpetas compartidas ( Fiscalización - Seguimiento a la Producción - Seguimiento a Contratos - Seguimiento socio ambiental- Seguimiento a la Exploración - Seguimiento a Contratos Misionales - Documentos CCEM) * Reportes entregados por la Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos - VCH, la Gerencia de Asuntos Legales y Contratación - GALC, Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones - VORP- Gerencia de Derechos Económicos y Regalías - GDER, Vicepresidencia Técnica y la Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas- VPAA.

Criterios técnicos de evaluación:

La Oficina de control interno evidenció que no hubo omisiones ni errores en la proyección y aplicación de los pagos recibidos en los derechos económicos revisados, ni en la proyección del valor de constitución de los Fondos de abandono para las vigencias verificadas, a pesar de que la información de insumo para el cálculo de derechos económicos y fondo de abandono se encuentra dispersa en diferentes medios, aplicativos, carpetas compartidas o carpetas físicas de los contrato y convenios y que sólo uno de los controles establecidos para los riesgos "Liquidar regalías y derechos económicos de manera imprecisa" y "Desconocer el estado del pago de los derechos económicos" se encuentra operando.

Valor agregado: Producto del trabajo de auditoría se generaron dos archivos que serán útiles para la gestión del seguimiento a los Contratos/Convenios E&P: Conceptos misionales, que contiene la compilación de 424 conceptos jurídicos y técnicos; y Formato de IDI e instancias ejecutivas que contiene para 30 contratos la compilación de estos casos.

Aspectos relevantes:

Actas del Consejo Directivo. Acuerdo No. 08 de 2004.

Acuerdo No 04 de 2012. Reglamento de contratación para Exploración y Explotación de Hidrocarburos de acuerdo a los precios internacionales del petróleo. Acuerdo No. 02 de 2015. Por el cual se le adiciona al reglamento de contratación de la ANH reglas y medidas iniciales y coyunturales.

Acuerdo No. 03 de 2014 parámetros y normas aplicables al desarrollo de Yacimientos No Convencionales. Acuerdo No. 03 de 2015 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 4 de 2012.

Acuerdo No. 04 de 2015 Por el cual se adiciona el Acuerdo No. 4 de 2015 reglas y medidas iniciales y coyunturales. Acuerdo No. 04 de 2015 Por el cual se corrige el Acuerdo No. 3 de 2015.

Acuerdo No. 04 de 2014 Por el cual se adiciona el Acuerdo 4 de 2012 con el objeto de incorporar los parámetros y normas aplicables al desarrollo de Yacimientos No Convencionales. Acuerdo No. 02 de 2017. Por el cual se modificó el Acuerdo No. 04 de 2012.

Acuerdo No. 05 de 2011 Por el cual se definen los parámetros para la realización de programas en beneficio de las comunidades ubicadas en las áreas de influencia de los contratos de exploración y producción de hidrocarburos".

Circulares 01 de 2016 y 01 de 2017 referentes a la Actualización de los valores correspondientes a Derechos Económicos pactados en los Contratos E&P y Contratos XXX. Xxxxxxxx Xx. 00 xx 0000 Xxxx xx Xxxxxxxxxxxxxx.

Circular 12 de 2016. Trámite verificación tablas de aforo.

Circular 14 de 2014. Aprobación pruebas extensas de Producción.

Circular 15 de 2015. Autorización suspensión temporal xx xxxxx en producción. Decreto No. 0714 de 2012 Por el cual se establece la estructura de la ANH. Decreto No. 1320 de 1998 Se reglamenta la Consulta Previa.

Decreto No. 1493 de 2015. Determinación de la participación en la liquidación de regalías.

Decreto No. 1616 de 2014. Criterios y procedimientos para la exploración y explotación de hidrocarburos en yacimientos convencionales continentales y xxxxx afuera. Decreto No. 1530 de 2012. Por el cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías.

Decreto No. 1056 de 1953. Código del petróleo. Directiva Xxxxxxxxxxxx Xx. 00 xx 0000. Xxxxxxxx Xxxxxx.

Directiva Presidencial No. 10 de 2013 Guía para realizar la Consulta Previa.

Resolución No. 411 de 2012 Se delegan las funciones relacionadas con la administración de los Contratos y Convenios de Exploración y Producción de Hidrocarburos y con los Contratos TEA suscritos por la ANH.

Resolución No. 0421 de 2014 Por la cual se adoptan los términos de referencia para la elaboración del EIA para proyectos de perforación exploratoria de hidrocarburos YCN. Resolución No. 149 de 2014 Por la cual se delega la función de los IDIS a la GALC.

Resolución No. 404 de 2017 Por medio de la cual se establecieron lineamientos para los procesos sancionatorios administrativos a cargo de la GALC. Resolución No. 9 0341 de 2014. Requerimientos técnicos y procedimientos para la exploración y explotación de hidrocarburos en yacimientos no convencionales. Resolución No. 18 1517 de 2002. Clasificación y definición de los pozos exploratorios y de desarrollo de hidrocarburos.

Resolución No. 12 de 2007 Por la cual la ANH adopta el documento de políticas socio-ambientales y los instrumentos de seguimiento a la misma. Ley 1530 de 2012. Regula la organización y el funcionamiento del sistema general de Regalías.

Normas técnicas nacionales e internacionales recomendadas por el AGA, API, ASTM, NFPA, NTC-ICONTEC, RETIE.

Resolución del Ministerio de Minas y Energía N° 181495 de 2009. Resolución del Ministerio de Minas y Energía N° 40048 de 2015 por la cual se modifica la Res. 181495 Ley 99 de 1993 Ley General ambiental Colombiana: Directrices para programas de exploración sísmica.

Ley 1274 de 2009: Procedimiento de avalúo para servidumbres petroleras, trámites para ocupación de un terreno y construcción de infraestructura para operaciones de hidrocarburos. Decreto No. 2820 de 2010. Licencias ambientales.

Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible No. 1076 de 2015.

Resolución del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo sostenible - MADS 443 de 1997 Términos de referencia del estudio Impacto Ambiental.

Resolución del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo sostenible - MADS 1023 Jul de 2005 del MADS - Adopción de guías ambientales como instrumento de autogestión y autorregulación.

Resolución No. 41251 de 2016 Reglamento de Medición del volumen y determinación de la calidad de los hidrocarburos. Resolución 180742 de 2012. Procedimientos para la Exploración y Explotación de Yacimientos no convencionales.

Resolución 1256 del 17-dic-2014 expedida por la ANH se delegó en la VORP la responsabilidad del Trámite y otorgamiento de inicio de explotación. Manual de entrega de Información Técnica de Exploración y Producción MEITEP Resolución 183 de 13 xx Xxxxx de 2013.

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Observaciones: Observaciones: Recomendaciones:		Observación No. 1. Pérdida de competencia de la ANH para efectuar la Liquidación del Contrato. El 24% de los Contratos en liquidación auditados se encuentra por fuera de los términos legales y contractuales previstos para ello, lo que conlleva a perder la competencia para liquidar y para asegurar el cabal cumplimiento de los compromisos contractuales, situación presentada en los Contratos TEA XXX-0, XXXXXXXX XXXXX,, XXX-0 x XXXXXXXX. Observación No. 2. Información incompleta o no fiable de contratos y convenios de Hidrocarburos en las fuentes oficiales. No existe una fuente de información íntegra y confiable en el marco de los procesos de seguimiento que adelantan las diferentes dependencias. El registro de información en el Sistema de Seguimiento a Contratos de Hidrocarburos SCCH está desactualizado (en fecha efectiva, en fechas de inicio y fin de Fase, en el estado actual del Contrato, Fondo de Abandono, compromisos exploratorios, modificaciones, devoluciones de área), incompleto (identificación del área de evaluación y explotación, registro del pago de Derechos económicos y Transferencia de Tecnología, paz y salvo EPIS, regsitro de todos los compromisos exploratorios) ó es erróneo (fecha efectiva, fecha de inicio y fin de fase, Contratistas, valores de garantías, registro de pago de derechos económicos y transferencia de tecnología, actos modificatorios que no corresponden al Contrato y radicados de comunicaciones); y en las carpetas de seguimiento misionales no hay registro integral de las comunicaciones del Contrato para un 80% de los contratos revisados (Actas de devolución de áreas, otrosíes, resoluciones de notificación de las cesiones o cambios de la ejecución contractual). En la carpeta de seguimiento de la VPAA no se encontró registro de cesiones realizadas con anterioridad al 2013. Observación No. 3. Verificación tardía de la entrega de la información técnica de los Programas de Evaluación-PEV. El 87% de los PEV revisados de los contratos auditados no tienen Paz y Salvo y/o certificación del EPIS. Desde la fecha de finalización de los PEV al cierre de esta Auditoría ha pasado entre dos y once años (de los contratos MORICHITO Y BUENAVISTA) sin que las Compañías hayan entregado la totalidad de la información. Observación No. 4. Formalización de actos administrativos con fechas posteriores a la ejecución y cumplimiento de las modificaciones. Se comprobó la suscripción del 4% de actos administrativos en fechas claramente posteriores a la ejecución y cumplimiento de las modificaciones en el 10% de los contratos revisados. Observación No. 5. Devoluciones de áreas fuera de los tiempos contractuales establecidos en cada caso que estas aplican. Realizar las devoluciones de áreas por fuera de los términos contractuales fijados para cada caso (como parte del compromiso exploratorio, terminación del Programa Exploratorio Mínimo-PEM, inicio del Programa Exploratorio Posterior-PEP, paso a la Fase 2 del PEP, terminación del Contrato, finalización del PEV sin Declaración de Comercialidad) en 47% de los
		Observación No. 6. Demoras de la ANH en la adopción de decisiones y/ o emisión de conceptos relacionadas con la ejecución y cumplimiento de obligaciones contractuales. En 22 casos del 36% de los contratos auditados se presentaron dilaciones entre 5 meses y 7,9 años (contratos VSM-32 y CHICUACO) en dar respuesta oportuna a la solicitudes de las Compañías y otras dependencias de la ANH. Observación No. 7. Desarticulación de las diferentes dependencias de la ANH en la adopción de decisiones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En 9 casos del 15% de los Contratos auditados se han adoptado decisiones contradictorias o en oposición a decisiones anteriormente emitidas por la misma dependencia que emitió el concepto o por otras dependencias. Observación 8. Contratos con formas no aprobadas para pozos, sin resultados de pruebas extensas o evaluación de reservas. Hay 15 contratos que tienen formas ministeriales (F4CR, F5CR, F6CR, F7CR, F10CR, F10ACR) sin aprobación del MME o de la ANH. Esto es el 36% de la muestra de contratos auditada. No hay resultados de las pruebas extensas aplicadas para 8 pozos en 4 contratos (Pozos Candelilla-4, Yatay-1, Merlin-2, Merlin-6, Pozo Bonga-1, La Cuerva-9, La Cuerva-10A, La Cuerva 10B). Esto es el 10% de la muestra de contratos auditada. No hay evidencia de evaluación de reservas para 1 campo (Cerillo) perteneciente a 1 contrato. Esto es el 2% de la muestra de contratos auditada.
		Riesgo Cumplimiento 1. Pérdida de la oportunidad para reclamar el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales por inobservancia de los términos contractuales y legales previstos para efectuar la liquidación de los contratos, pasando a depender de la potestad y buena fe del Contratista para liquidar de mutuo acuerdo, causado por: * Fallas en la verificación y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales. * Identificación tardía del incumplimiento de obligaciones contractuales. Recomendaciones: * Establecer un procedimiento que fije competencias y plazos de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente las liquidaciones en los términos establecidos por la minuta y/o la Ley. (VCH) * Implementar controles automáticos en los sistemas de información para generar alertas, indicando responsables, fechas límite de cumplimiento y seguimiento. (VCH, VPAA, VORP, OTI y VAF-Gestión Documental) * Actualizar en el aplicativo SSCH la información contractual y el respectivo enlace con las comunicaciones relacionadas, asi como los trámites en curso en las diferentes dependencias. (VCH) Riesgo de Cumplimiento 2. Expedición de actos administrativos en el marco de la ejecución contractual por fuera de términos, causado por: * Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Ausencia de lineamientos que fijen competencias y plazos de atención de las diferentes dependencias de la ANH Recomendación: * Definir e implementar acuerdos de niveles de servicio - ANS para las solicitudes de los Contratos entre dependencias y con los Contratistas. (VCH, VPAA, VT, VORP, GALC y OAJ)
		Riesgo Reputacional 1. Adopción de decisiones contradictorias, y desarticulación interdependencias en la toma de decisiones relativa a los Contratos y las respuestas brindadas a contratistas, causado por: * Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Vacios normativos y de competencia funcional respecto a los aspectos conceptuados. Recomendaciones: * Establecer lineamientos para los casos atípicos que se han presentado a la fecha, y para los nuevos que se presenten, de alto impacto en el cumplimiento de los propósitos contractuales, entre ellos: traslado de inversiones pactadas en los Programas Exploratorios a Convenios de Explotación y/o Contratos de Asociación, devolución de Contratos a Fase 0, aplicación de las cláusulas de suspensión y restitución, extensión o ampliación del área inicialmente contratada, plazos de normalización de Contratos y reclasificación xx xxxxx. (VCH, GALC, VT, OAJ) * Establecer escenarios internos de conciliación y unificación de criterios, conceptos y decisiones, conforme a la trazabilidad de respuestas dadas de manera escrita y formal. (VCH, VT, VPAA, VORP, GALC Y OAJ) Recomendación del Sistema de Gestión y Control: * Desagregar los riesgos asociados al proceso de gestión de regalías y derechos económicos, para definir controles específicos y diferenciados para la liquidación de regalías y para el reconocimiento, cálculo y aplicación de los pagos recibidos por concepto de derechos económicos. (VORP-GRDE y VAF-Planeación) * Documentar el procedimiento que se sigue para la proyección del valor de constitución del Fondo de Abandono. (VORP-GRYO, VCH-GSCP y VAF-Planeación) * Clasificar las carpetas compartidas de seguimiento por temas y por años para mejorar la administración de toda la información que sirve de soporte y como fuente de alimentación de los software documentales vigente en la entidad (Todas las dependencias)

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AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA ANH-OCI-FR-01 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1

Elaboró:

Xxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxx Nohevia Xxxxxxx Medellín Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X. Xxxxx Xxxxxxxx

Auditores Oficina de Control Interno:

Xxxxxx Xxxxx Xx.

Aprobó:

Jefe Oficina de Control Interno:

	AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS FORMATO REGISTRO DE OBSERVACIONES		ANH-OCI-FR-03 18/03/2016 Versión N° 2 Pág. 1 de 1
Fecha (dd/mm/aa): 21/12/17 Objeto de auditoría: Seguimiento al estado de ejecución y cumplimiento de Contratos y Convenios E&P, Convenios de Explotación CE y Contratos de Evaluación Técnica TEA suscritos por la ANH. Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos. (Gerencia de Seguimiento a Contratos en Exploración, Gerencia de Seguimiento a Contratos en Producción y Gerencia de Seguridad, Comunidades y Medio Ambiente) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas (Gerencia de Asignación de Áreas) Dependencia(s) de la ANH: Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia de Operaciones y Reservas, Gerencia de Regalías y Derechos Económicos) Vicepresidencia Técnica (Gerencia de Gestión del Conocimiento y Gerente de Gestión de la Información Técnica) Oficina Asesora Jurídica - Gerencia de Asuntos legales y contratación. Registro y análisis de observaciones:
Descripción inicial de la observación	Posibles Causa(s)	Responsable(s)	Fecha de registro	Prueba o evidencia	Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular	Impacto (calcular o definir cualitativamente)
Observación No. 1. Pérdida de competencia de la ANH para efectuar la Liquidación del Contrato. El 24% de los Contratos en liquidación auditados se encuentra por fuera de los términos legales y contractuales previstos para ello, lo que conlleva a perder la competencia para liquidar y para asegurar el cabal cumplimiento de los compromisos contractuales, situación presentada en los Contratos TEA XXX-0, XXXXXXXX XXXXX,, XXX-0 x XXXXXXXX. Criterios: Acuerdo No. 4 de 2012, artículo 35 “(…) Terminado el Contrato por vencimiento del plazo de ejecución o por cualquier otra causa legal o contractual, procede su liquidación dentro del término pactado o del que convengan las partes para el efecto. A falta de uno y otro tendrá lugar dentro de los nueve (9) meses siguientes (…)” (subrayado y negrilla fuera de texto original). Contratos: CAPITULO IX – LIBERACIÓN DE ÁREAS, CAUSALES DE TERMINACIÓN, INCUMPLIMIENTO y MULTAS 9.1 Liberación del Área de Evaluación Técnica: “(…) En todo caso, si el EVALUADOR no ejecuta la totalidad de las inversiones asociadas al Programa de Evaluación Técnica durante el término de este contrato, deberá transferir el balance no invertido a la ANH. A criterio de esta última, la anterior suma podrá ser destinada a trabajos exploratorios en otras áreas seleccionadas de mutuo acuerdo entre la Partes.” C.C.A. art. 136 numeral 10. En las relativas a contratos, el término de caducidad será de dos (2) años que se contará a partir del día siguiente a la ocurrencia de los motivos de hecho o de derecho que les sirvan de fundamento lit. d.). En los que requieran de liquidación y ésta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) años, contados desde la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administración no lo liquidare durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar.	* Falla en el seguimiento y verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales. * Rotación de personal de seguimiento y/o falta de personal. * Carencia de un sistema de alertas de fechas relevantes por contrato * Demora de decisiones administrativas al interior de la ANH, entre dependencias. * Ausencia de un procedimiento que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente la liquidación del Contrato. * Dificultad para establecer la fecha de terminación del contrato por aspectos complejos como obtener estado socio ambiental (plan de abandono a 5 años, inversiones remanentes, etc.) y por verificación del cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales.	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (Gerencia de Seguimiento a Contratos en Exploración)	20/09/2017	Ver Formato de Verificación Contractual de Contratos - Convenios: * Pestaña 1: 1 Contrato/ 2 Contratos (CONTRATO TEA CPE-6) * Pestaña 4. 3 Contratos/4 Contratos Auditados (Contratos E&P CHICUACO, QUEBRADA LARGA y CPO-3)	24% de 17 Contratos en Proceso de Liquidación Auditados	* Pérdida de la competencia para liquidar * Pérdida del derecho de reclamación de obligaciones pendientes de cumplimiento por la no liquidación oportuna del Contrato o por fallas en el seguimiento al no detectar oportunamente el incumplimiento. * Para los casos delectados en esta observación se calcula en un 2% de las inversiones pactadas para el TEA CPE-6; y en un 1,2% de las inversiones pactadas para el E&P CPO-3. * Sobrecostos tanto para la ANH como para el contratista/operador asociado al trámite de garantías
Observación No. 2. Información incompleta o no fiable de contratos y convenios de Hidrocarburos en las fuentes oficiales. No existe una fuente de información íntegra y confiable en el marco de los procesos de seguimiento que adelantan las diferentes dependencias. El registro de información en el Sistema de Seguimiento a Contratos de Hidrocarburos SCCH está desactualizado (en fecha efectiva, en fechas de inicio y fin de Fase, en el estado actual del Contrato, Fondo de Abandono, compromisos exploratorios, modificaciones, devoluciones de área), incompleto (identificación del área de evaluación y explotación, aplicación de Derechos económicos y Transferencia de Tecnología, paz y salvo EPIS, regsitro de todos los compromisos exploratorios) ó es erróneo (fecha efectiva, fecha de inicio y fin de fase, Contratistas, valores de garantías, registro de pago de derechos económicos y transferencia de tecnología, actos modificatorios que no corresponden al Contrato y radicados de comunicaciones); y en las carpetas de seguimiento misionales no hay registro integral de las comunicaciones del Contrato para un 80% de los contratos revisados (Actas de devolución de áreas, otrosíes, resoluciones de notificación de las cesiones o cambios de la ejecución contractual). En la carpeta de seguimiento de la VPAA no se encontró registro de cesiones realizadas con anterioridad al 2013. Criterio: Resolución No.183 de 2015-Funciones Esenciales de Gerente de Proyecto o Funcional Seguimiento a Contratos en Exploración. (...) 4. coordinar la actualización xx xxx información sobre el estado de los contratos y convenios de hidrocarburos en período exploratorio, suscritos por la ANH en procura de adelantar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los mismos. Resolución No.183 de 2015-Funciones Esenciales de Gerente de Proyecto o Funcional Seguimiento a Contrato en Producción. (...) 3. coordinar las actividades de seguimiento al cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos E&P, convenios de explotación y convenios E&P, que se encuentren a cargo del área de seguimiento a contratos en producción, en miras de asegurar su correcto y efectivo cumplimiento. Resolución No.183 de 2015-Funciones Esenciales de Gerente de Proyecto o Funcional Seguridad, Comunidades y Medio Ambiente. (...) 5. garantizar la información actualizada sobre el estado de los contratos y convenios de exploración y producción de hidrocarburos en aspectos ambientales, sociales y de seguridad, en procura de adelantar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los mismos. Decreto 1499 de 11 de septiembre de 2017 “ Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” Numeral 3.2.1.3 Política Gobierno Digital: TIC para la gestión. Las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC deben ser concebidas en el marco de la gestión de la organización, de manera que su uso sea coherente y acorde con las características y necesidades institucionales. Información: La entidad debe desarrollar procesos que permitan el consumo, análisis, uso y aprovechamiento, así como definir mecanismos que contribuyan a alcanzar niveles óptimos de calidad, seguridad, privacidad y trazabilidad de los siguientes cuatro componentes: datos, información, servicios y flujos de información. Sistemas de información: La entidad debe gestionar adecuadamente sus sistemas de información estratégicos, misionales, administrativos y de apoyo, de manera que sean estandarizados, interoperables, usables y, en esta medida, se logren potenciar sus procesos y servicios.	* Falencias en el sistema de información en determinar procedimientos, responsables y competentes, así como tiempos de actualización y verificación. *Rotación de personal de seguimiento y/o falta de personal. * Carencia de puntos de control automatizados para algunas variables críticas señaladas en la observación, así como registro histórico de modificaciones o actualizaciones de las variables (trazabilidad). * Falta de seguimiento y verificación de la información que se registra en el Sistema de Seguimiento de Contratos de Hidrocarburos (SCCH), así como la información que debe registrarse en las respectivas Carpetas de Seguimiento. * Desarticulación entre el sistema de gestión documental, SCCH, SOLAR y/o otros existentes para el manejo de la información. * Inexistencia de un sistema de información que recopile las formas ministeriales (F4CR, F5CR, F6CR, F7CR, F10CR, F10ACR)	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas Vicepresidencia de Operaciones y Regalías Gestión Documental Oficina de Tecnología de la Información	13/12/2017	Ver hoja denominada: Formato de verificación Contractual de los Contratos Convenios con el detalle de la observación para los 64 contratos señalados en esta observación, que son: * Pestaña No. 1: (22 Contratos/30 Contratos Auditados) : TEA CPE-6, E&P BUENAVISTA, ARRENDAJO, CORCEL, MORICHITO, XXXXX, XXXXX XXXXXXXX, XXXXXX-58, VSM-14, VSM-15, CABRESTERO, CACHICAMO, CERRERO, PUT-14, YD LLA-3, CRAVOVIEJO, GUARROJO, XXXXXX-26, FUERTE NORTE, TIPLE, ALTAIR Y LLA-32) * Pestaña 2: (9 Contratos/9 auditados): Convenio PLAYÓN y E&P CARBONERA, EL EDÉN, CPO-17, COR-62, LLA-1, CAG-6, LA MONA y XXXX LOS TOTUMOS. *Pestaña 3: (5 Contratos/8 Contratos Auditados) COR-15, VMM-4, PUT- 25, SSNJ-1, y EL REMANSO * Pestaña 4: (8 Contratos/11 Contratos Auditados) XXXX XXX, XXXXXXX, XXXXXXXX, XXXXX, XXX-0, XXXXXXX, XXXXXXXX XXXXX x XXXXXXXXXX * Pestaña 5: (10 Contratos / 26 contratos auditados): Xxxxxx 26, VMM 3 ADICIONAL, Cedrela, Chicuaco, Cocli, CPO-3, Mandarina, Sierra Nevada, CPE-6, Rosablanca. *Pestaña 6: (9 Contratos / 16 Contratos auditados): Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx, Xxxxx, XXX-0, XXX-00, Xxxxxxxxx Xxx, Xxxxxxxxx, Xx Xxxxxx, Xxxxx.	63 contratos con errores en SSCH o información incompleta en las carpetas / 80 contratos revisados en temas contractuales y técnicos 79%	* Inoportunidad de los trámites a cargo de quien realiza el seguimiento. * Identificación tardía de los incumplimientos. * Reprocesos y solicitudes adicionales a las compañías.
Observación No. 3. Inexistencia xx Xxx y Salvo y/o certificación del EPIS de los productos de los Programas de Evaluación-PEV. El 87% de los PEV revisados de los contratos auditados no tienen Paz y Salvo y/o certificación del EPIS. Desde la fecha de finalización de los PEV al cierre de esta Auditoría ha pasado entre dos y once años (de los contratos MORICHITO Y BUENAVISTA) sin que las Compañías hayan entregado la totalidad de la información. Criterios: Contratos: Cláusula19.1. Información Técnica: EL CONTRATISTA mantendrá oportuna y permanentemente informada a la ANH sobre el progreso y resultados de las operaciones. Por consiguiente, además de los documentos requeridos en otras cláusulas de este contrato, EL CONTRATISTA entregará a la ANH, a medida que se vaya obteniendo y antes de la fecha de vencimiento de cada uno de las fases del Periodo de Exploración y por Año Calendario durante el Período de Explotación, toda la información de carácter científico, técnico y ambiental, obtenida en cumplimiento de este contrato. Esta información de Exploración y Explotación será entregada a la ANH de acuerdo con el Manual de Suministro de Información de Exploración y Explotación.. Cláusula. Causales de Terminación por Incumplimiento: Son causales de terminación por incumplimiento (...) Omitir en los plazos establecidos, de manera injustificada, la entrega de información técnica, resultado de las Operaciones de Exploración, Evaluación, Desarrollo o Producción, cuya importancia impida el desarrollo de sus funciones a la ANH. Acuerdo No. 24 del 7 de julio de 2006 "Por el cual se adopta el Manual de Suministro de Información Técnica y Geológica a la ANH" ALCANCE Este manual aplica para toda la información técnica generada y adquirida a partir de la publicación del presente Acuerdo, en desarrollo de: (...) Contratos de Exploración y Explotación de Hidrocarburos, de Evaluación Técnica y cualquier otro esquema contractual o de permisos de la ANH suscriba con personas jurídicas y/o naturales, nacionales o extranjeras. Resolución No. 183 del 13 xx xxxxx de 2013 " Por el cual se adopta el Manual de Entrega de Información Técnica de Exploración y Producción - MEITEP". ALCANCE Este manual aplica para toda la información adquirida o generada por actividades de evaluación, exploración y producción de hidrocarburos que deba ser entregada a la ANH en el desarrollo de: (...) Contratos de Exploración y Producción de Hidrocarburos, de Evaluación Técnica, Convenios de exploración y producción, convenios de explotación y cualquier otro esquema contractual o permisos que la ANH suscriba con personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeras.(...)" (Vigente hasta el 3 de noviembre de 2016)	* Rotación de directivos y/o personal de seguimiento y/o falta de personal. * Fallas en el seguimiento y verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales. * Falta de claridad en los procesos de seguimiento y verificación de las obligaciones contractuales. * Verificación tardía de la entrega de la información técnica generada en Programas de Evaluación-PEV * Retraso por parte del administrador del Banco de Información Petrolera en la expedición y remisión de balances y paz y salvos de entrega de información.	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (Gerencia de Seguimiento a la Producción) Administrador del Banco de Información Petrolera (Vicepresidencia Técnica - Servicio Geológico Colombiano)	13/12/2017	Ver hoja denominada: Formato de verificación contractual de Convenios y Contratos con el detalle de los contratos señalados en la observación. * Pestaña 1: (17 Contratos/19 revisados en 59 PEV/62 PEV Auditados): TEA CPE-6, E&P BUENAVISTA, ARRENDAJO, CORCEL, XXXXXXXXX, XXXXX, XXXXX XXXXXXXX, XXXXXX-58, VSM-14, VSM-15, CABRESTERO, CACHICAMO, CERRERO, PUT-14, YD LLA-3, CRAVOVIEJO, GUARROJO, * Pestaña 2: (2 contratos/3 Revisados en 2 PEV/4 PEV auditados): EL EDÉN y CARBONERA *Pestaña 3: (2 contratos/ 3 revisados en 0 PEV/5 PEV Auditados): REMANSO y LLA-27 * Pestaña 4: (2 Contratos/ 2 revisados en 6 PEV/6 PEV Auditados): E&P XXXX SUR y XXXXXXX	67 PEV con esta inconsistencia / 77 de PEV revisados 87% 21 contratos sin paz y salvo / 27 contratos revisados 77%	* Falta de información relevante empleada por la Vicepresidencia Técnica para la evaluación y definición de prospectividad de las áreas a asignar en los diferentes procesos de adjudicación de la ANH. * Entrega de información incompleta a los inversionistas en los paquetes promocionales de los procesos de adjudicación.
Observación No. 4. Formalización de actos administrativos con fechas posteriores a la ejecución y cumplimiento de las modificaciones. Se comprobó la suscripción del 4% de actos administrativos en fechas claramente posteriores a la ejecución y cumplimiento de las modificaciones en el 10% de los contratos revisados. Criterios: Decreto No. 1760 de 2003 "Por medio del cual se crea la ANH" (...) Funciones del Consejo Directivo 8.7 Aprobar las modificaciones a los contratos de exploración y explotación vigentes, a los que suscriba Ecopetrol S. A. hasta el 31 de diciembre de 2003 y a aquellos que suscriba la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Resolución No. 411 de 2012. Es función de la Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (...) 1. Suscribir los actos modificatorios de los Contratos y convenios de exploración y producción relacionadas con las modificaciones a los programas de trabajo, cesión de intereses, prórrogas, plazos, entre otros, de los contratos y convenios de exploración y producción y de evaluación técnica.	* Fallas en el seguimiento y verificación de los procesos contractuales. * Demoras por parte de la dependencia encargada en la ANH de la elaboración del Acto modificatorio. * Inconformidades del Contratista en el contenido del Acto Administrativo. * Demoras por parte del Contratista en la firma del Acto Modificatorio. * Ausencia de un procedimiento que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente actos administrativos * Discrepancia de conceptos de orden técnico y jurídico entre contratista y ANH, o entre dependencias de la Entidad. * Solicitudes sobre el tiempo de vencimiento de la fase por parte del contratista	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (Gerencia de Seguimiento a Exploración, de Seguimiento a la Producción, y GSYMA)	26/05/2017	Ver hoja denominada: Formato de verificación contractual de Convenios y Contratos con el detalle de los contratos señalados en la observación. * Pestaña 1. 3 Actos administrativos en 3 Contratos. En 3 Contratos/30 Contratos Auditados ( LEONA Fase 1 , CERRERO Acta de Suspensión, VMM-3 ADICIONAL- Acta de Restitución). * Pestaña 2. 4 Actos Administrativos en 2 Contratos. En 2 Contratos /9 Auditados (EL EDÉN Otrosíes Nos. 4 y 6 y Acta de Devolución Chiriguaro 1 y CPO - 17 Otrosí No. 1). * Pestaña 3: 4 Actos administrativos en un Contrato. En 1 Contrato/8 Contratos Auditados. (E&P PUT-25 Fase 1 suscribieron los Otrosí No.1, 2 , 3 y 4.)	11 actos administrativos con esta inconsistencia / 261 actos administrativos revisados 4% 6 contratos con esta inconsistencia / 58 contratos con actos administrativos 10%	* Efectos legales que afecten los intereses de la ANH y del Estado.

Descripción inicial de la observación	Posibles Causa(s)	Responsable(s)	Fecha de registro	Prueba o evidencia	Ocurrencia, repetición y/o frecuencia (calcular	Impacto (calcular o definir cualitativamente)
Observación No. 5. Formalización de devoluciones de áreas fuera de los tiempos contractuales establecidos en cada caso que estas aplican. Suscripción de actos administrativos de las devoluciones de áreas por fuera de los términos contractuales fijados para cada caso (como parte del compromiso exploratorio, terminación del Programa Exploratorio Mínimo-PEM, inicio del Programa Exploratorio Posterior- PEP, paso a la Fase 2 del PEP, terminación del Contrato, finalización del PEV sin Declaración de Comercialidad) en 47% de los contratos revisados en los que aplicaba la devolución de áreas. Criterios: Minutas de contratos: 3.3. Devolución de Áreas en Exploración, de Evaluación, y de Explotación: EL CONTRATISTA devolverá las áreas en Exploración, de Evaluación y Explotación en todos los casos previstos en este contrato como causales de devolución, bien por renuncia, por vencimiento de los plazos, por los casos previstos en la cláusula 8 (numeral 8.2), o por no llevar a cabo las actividades de los correspondientes Programas de Trabajo o, en general, por cualquier otra causa contractual que imponga a EL CONTRATISTA la obligación de devolver el área respectiva. 3.4. Devoluciones Voluntarias: En cualquier momento EL CONTRATISTA podrá hacer devoluciones parciales del Área Contratada, siempre y cuando no se afecte el cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud de este contrato. Si tales devoluciones voluntarias se efectúan durante la vigencia del Periodo de Exploración, se contabilizarán para efectos de la devolución obligatoria de áreas. 3,7 Formalización de devoluciones de áreas: Toda devolución de áreas realizada en desarrollo de este contrato se formalizará mediante acta firmada por las Partes. "(...) Programa Exploratorio Posterior: Al finalizar el Periodo de Exploración y siempre que exista por lo menos un Área de Evaluación o un Área de Explotación o un Descubrimiento realizado por EL CONTRATISTA en la ultima fase del Período de Exploración en el Área Contratada, EL CONTRATISTA podrá retener el cincuenta por ciento (50%) del Área Contratada (...) c) Cumplidas oportunamente las obligaciones de la primera fase del Programa Exploratorio Posterior, EL CONTRATISTA podrá optar por no continuar a la segunda fase, lo que impone la devolución de la totalidad de las áreas retenidas para este efecto ó por continuar con la segunda fase, lo que obliga a devolver sólo el cincuenta por ciento (50%) de ellas, excluidas las Áreas de Evaluación y de Explotación existentes. EL CONTRATISTA informará por escrito a la ANH de su decisión dentro del mes siguiente a la terminación de la primera fase.(...)"	* Dilaciones por parte de las Compañías para definir coordenadas y suscribir las Actas de Devolución. * Ausencia de imposición de sanciones a las Compañías en los casos que retrasan el proceso de Devolución de Áreas. * Retrasos en el proceso para definir las áreas que debe retener y devolver el Contratista. * Diferencias entre las coordenadas definidas por el Contratista y la ANH. * Falla en el seguimiento de la información y verificación de las áreas de exploración, evaluación y explotación que tenga el Contratista, no hay un seguimiento articulado por las diferentes dependencias de la ANH * Omisión de la aplicación de la cláusula de formalización de devolución de áreas.	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (Gerencia de Seguimiento a Exploración, de Seguimiento a la Producción, y GSYMA) Vicepresidencia Técnica (Gestión de la Información Técnica) El Contratista	26/09/2017	Ver hoja denominada: Formato de verificación contractual de Convenios y Contratos: * Pestaña 1: 6 Contratos/ 14 Auditados que procede devolución de área (Contratos E&P BUENAVISTA Área de Exploración, LEONA Fase 5, TIPLE paso Fase 2 PEP y Área de Explotación XXXXXXX, CERRERO - PEV CHACHARO, CRAVOVIEJO -PEV ABEDUS, LLA-32 - PEV SAMARÍA, XXXXXX -40 -PEVCELTIS) * Pestaña 2: 2 Contratos/9 auditados que procede devolución de área (Contrato EL EDÉN (PEV CHIRIGUARO) y Contrato CARBONERA (PEV PARAMITO). * Pestaña 4: 7 Contratos/7 Contratos auditados que procede devolución de área (XXXX SUR-Mago, Xxxxxxx y Trasgo, CHICUACO, COCLÍ, CPO-3, XXXXXXX- E, B y D, PLAYON y QUEBRADA LARGA)	15 casos con demora en la devolución de áreas / 32 contratos a los que aplica la devolución de áreas de la muestra revisada 47%	* Imposibilidad de análisis de las área devueltas para incluirlas en los nuevos procesos de adjudicación. * Para el Contratista: Pago de derechos económicos por uso de subsuelo por áreas de exploración que debieron ser devueltas. * Retrasos en el proceso de liquidación. * Reactivación de áreas devueltas
Observación No. 6. Demoras de la ANH en la adopción de decisiones y/ o emisión de conceptos relacionadas con la ejecución y cumplimiento de obligaciones contractuales. En 22 casos del 36% de los contratos auditados se presentaron dilaciones entre 5 meses y 7,9 años (contratos VSM-32 y CHICUACO) en dar respuesta oportuna a la solicitudes de las Compañías y otras dependencias de la ANH. Criterios: Xxxxxxx Xx. 0 xx 00000. 33.4 Celeridad: Además de aplicar los parámetros de los artículos 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y 4 del Decreto Ley 19 de 2012, en lo pertinente, las actuaciones contractuales procurarán adelantarse dentro de los plazos previstos, de manera que se eviten dilaciones injustificadas y trámites innecesarios. Acuerdo No. 2 de 2017. Por el cual se sustituye el Acuerdo No. 4 de 2012. Artículo 3. Principio Rectores: (...) 3.4 Celeridad: Además de aplicar los parámetros de los artículos 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y 4 del Decreto Ley 19 de 2012, en lo pertinente, las actuaciones contractuales procurarán adelantarse dentro de los plazos previstos, de manera que se eviten dilaciones injustificadas y trámites innecesarios. Acuerdo No. 02 de 2017. 3.6 Responsabilidad: Además de aplicar los parámetros y reglas del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores de la ANH a quienes corresponda ejercer funciones inherentes a la gestión contractual, han de velar porque en el desarrollo de los Contratos a que se refiere el presente Reglamento se cumplan los objetivos de la ANH	* Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Ausencia de un procedimiento que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente casos atípicos. * Demoras de los Contratistas en entregar información.	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos (Gerencia de Seguimiento a Exploración, de Seguimiento a la Producción, y GSYMA) Vicepresidencia Técnica (Gerencia Gestión de Conocimiento y Gestión de la Información Técnica) Vicepresidencia de Promoción y Asignación de Áreas Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (Gerencia Regalías y Derechos Económicos) Gerencia de Asuntos Legales y Contratación Oficina Asesora Jurídica	13/12/2017	Formato de Verificación Contractual de Contratos - Convenios Contrato y Formato de Verificación de IDIS e Instancias Ejecutivas de los Contratos: * Ver Formato de verificación de IDIS e Instancia Ejecutiva: 4 casos en 3 Contratos /30 Contratos (E&P XXXXXXXXXX XXX Devolución de Área de Exploración, IDI CORCEL por inactividad de las Áreas de Explotación Corcel C y BOA, IDI VSM-12). * Ver formato de verificación contractual de Contratos-Convenios: Pestaña 1: 2 casos en 2 Contratos /30 Auditados. (Xxxxxxxx E&P CERRERO, VSM-32. Pestaña 2: 3 casos en 3 Contratos/9 Auditados (IDI CARBONERA - Compromisos exploratorios pactados; Programa Mínimo de Trabajo, Negociación de Servidumbres, Entrega productos al EPIS, Cumplimiento PEP, Extensión de garantías, Actividades fue II del PEP y creación Fondo de Abandono. IDI LA MONA - Garantía de Cumplimiento Fase II, XXXX LOS TOTUMOS - Perforación xx Xxxx Exploratorio y Procesamiento e Interpretación de Sísmica 3D) Pestaña 3: 3 casos en 3 Contratos/ 8 Auditados. (LLA-27 - concepto monetización derechos económicos aplicación de pago; Contrato VMM-35 demora en respuesta de solicitud de concepto para iniciar IDI; contrato SSJ-1 demora en la comunicación de aceptación de garantías) * Pestaña 4: 10 casos en 6 contratos / 11 auditados (CHENCHE - Acreditación TT; CHICUACO - Verificación socio-ambiental; COCLI - Verificación socio-ambiental y liquidación; CPO-3 - Verificación de inversiones ejecutadas; QUEBRADA LARGA - Acreditación TT, Verificación de pagos de seguridad social y a proveedores, Verificación de inversiones ejecutadas, ROSABLANCA - solicitud de terminación, suscripción Otrosí de normalización del contrato)	22 casos en el 36% de los Contratos revisados	* Imposibilidad de imponer sanciones, declarar o evitar incumplimientos por parte de la ANH o subsanar errores por parte del Contratista. * Posibilidad de normalizar situaciones de los contratos. * Retrasos en el proceso de liquidación de derechos económicos por demoras en la toma de decisiones de diversas dependencias de la ANH
Observación No. 7. Desarticulación de las diferentes dependencias de la ANH en la adopción de decisiones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En 9 casos del 15% de los Contratos auditados se han adoptado decisiones contradictorias o en oposición a decisiones anteriormente emitidas por la misma dependencia que emitió el concepto o por otras dependencias. Criterio: Acuerdo No. 04 de 2012. 3.5 Transparencia. 3.6 Responsabilidad. 3.7 Debido Proceso. Acuerdo No. 02 de 2017. 3.4 Celeridad: Además de aplicar los parámetros de los artículos 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y 4 del Decreto Ley 19 de 2012, en lo pertinente, las actuaciones contractuales procurarán adelantarse dentro de los plazos previstos, de manera que se eviten dilaciones injustificadas y trámites innecesarios. 3.5 Transparencia: Sin perjuicio de cumplir los lineamientos del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, derogado parcialmente por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, y modificado por el artículo 3 del Decreto Ley 19 de 2012, también en lo pertinente, la selección de Contratistas se realizará mediante los procedimientos previstos en este Acuerdo, que han de estructurarse y cumplirse a partir de los principios rectores y de las disposiciones generales contenidas en el mismo, mediante actuaciones públicas. 3.6 Responsabilidad: Además de aplicar los parámetros y reglas del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores de la ANH a quienes corresponda ejercer funciones inherentes a la gestión contractual, han de velar porque en el desarrollo de los Contratos a que se refiere el presente Reglamento se cumplan los objetivos de la ANH 3.7 Debido Proceso: Sin perjuicio del respeto de esta garantía constitucional en los términos del artículo 29 de la Carta y de la legislación que lo desarrolla, con arreglo a los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011, el debido proceso es principio rector de las actuaciones contractuales en general, y de las que impongan sanciones, apliquen restricciones o ejerciten potestades excepcionales, en particular. Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 Generalidades 0.3 Enfoque a Procesos Elemento Modelo de Operación por Procesos, del componente Direccionamiento estratégico, del módulo de control de planeación y gestión del Modelo Estándar de Control Interno actualizado mediante decreto 943 de 2014 Atributos de calidad para la Dimensión: Gestión con Valores para Resultados, establecido en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG V2	* Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Ausencia de lineamientos que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente. * Vacíos normativos respecto a los aspectos conceptuados. * Inoportunidad del análisis de la información	Vicepresidencia de Contratos de Hidrocarburos Oficina Asesora Jurídica	13/12/2017	Formato de Verificación Contractual de Contratos - Convenios Contrato y Formato de Conceptos Misionales de los Contratos: * Ver formato de verificación contractual de Contratos-Convenios: * Pestaña 1: 5 casos en 5 Contratos/ 30 Auditados en (E&P MORICHITO FASE 1 PEP, Revocatorias de la Fase 1 de los Contratos: VSM-14, VSM- 15, PUT-14, XXXXX XXXXXXXX). * Pestaña 2: un caso en 1 contrato/ 9 Auditados (E&P CAG - 6, Solicitud de volver a fase 0 del Contrato) * Pestaña 3: un caso 1 Contrato/8 auditados (Contrato COR-15) * Pestaña 4: 2 casos en 2 contratos / 11 auditados (XXXX SUR-aplazar devolución de área, EL DIFICIL-traslado e inversión)	9 casos en el 15% de los Contratos auditados	* Revocatorias de actos administrativos y emisión de respuestas contradictorias a la Compañía. * Afectación de la imagen institucional. * Adopción de decisiones sin unidad de criterio. * Efectos legales en contra de los intereses de la ANH y del Estado.
Observación 8. Contratos con formas no aprobadas para pozos, sin resultados de pruebas extensas o evaluación de reservas. Hay 15 contratos que tienen formas ministeriales (F4CR, F5CR, F6CR, F7CR, F10CR, F10ACR) sin aprobación del MME o de la ANH. Esto es el 36% de la muestra de contratos auditada. No hay resultados de las pruebas extensas aplicadas para 8 pozos en 4 contratos (Pozos Candelilla-4, Yatay-1, Merlin-2, Merlin-6, Pozo Bonga-1, La Cuerva-9, La Cuerva-10A, La Cuerva 10B). Esto es el 10% de la muestra de contratos auditada. Criterio: Resolución 181495 de 2009. Artículo 8. Informe de actividades exploratorias, Artículo 9. Informes, Artículo 12. Permiso para perforar, Artículo 16. Programa de perforación, Artículo 17. Informes de perforación, Artículo 18. Programa de terminación oficial. Artículo 19. Cambios en la terminación. Artículo 25. Pozo de reemplazo.Artículo 27. Prueba inicial.Artículo 30. Condiciones para el taponamiento y abandono.Artículo 31. Suspensión xx xxxxx en perforación.Artículo 32. Suspensión temporal xx xxxxx terminados.Artículo 33. Permisos de abandono xx xxxxx oficialmente terminados.Artículo 36. Pruebas extensas de producción.Artículo 37. Inicio de explotación. Artículo 39. Prueba xx xxxxx. Artículo 4. Trabajos posteriores a la terminación. Artículo 60. Informe sobre actividades de producción. Artículo 62. Otros informes. Artículo 65. Obligación de conservar la información técnica acumulada. Artículo 67. Presentación de informes digitales, Artículo 71. Entrega de información.	* Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Ausencia de lineamientos que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente. * Falencias en el sistema de información en determinar procedimientos, responsables y competentes, así como tiempos de actualización y verificación. * Fallas en el proceso de aprobación y cargue de toda la información gestionada desde la oficina principal de Bogotá y las oficinas de cada zona.	Vicepresidencia de Operaciones y Regalías (Fiscalización)	30/11/2017	Pestaña 5. Instrumento de verificación técnica de los contratos en fase de exploración. Pestaña 6. Instrumento de verificación técnica de los contratos en fase de evaluación.	20 contratos con estas fallas / 42 contratos revisados 48%	* Falta de soportes documentales para las operaciones que se llevan a cabo en los pozos/campos/contratos. La falta de información afecta la toma de decisiones y el seguimiento al cumplimiento de lo establecido en las normas técnicas nacionales e internacionales, así como en el contrato. * Las demás dependencias de la ANH se ven afectadas en el seguimiento que realizan, dado que la información de la VORP es soporte de sus actividades de seguimiento.
Observación 9. Reclasificación xx xxxx estratigráfico sin sustento en la reglamentación. Para el Contrato VMM-3 Adicional el sustento técnico para reclasificación xxx Xxxx Estratigráfico a A3 no coincide con lo establecido en la reglamentación. La Resolución 181495 de 2009 determina que todo pozo estratigráfico es un pozo que se perfora con propósitos de reconocimiento y muestreo de la columna estratigráfica, sin objetivo hidrocarburífero. Además la Resolución 180742 de 2012, mediante el artículo 10. Abandono xx xxxxx estratigráficos, establece que este tipo xx xxxxx podrán ser utilizados como productores únicamente en la etapa de desarrollo. Criterio: Resolución 181495 de 2009. TÍTULO I. Disposiciones preliminares. Resolución 40048 de 2015, ARTÍCULO 8 QUE MODIFICA EL ARTÍCULO 43 de la Resolución 181495 de 2009. Resolución 180742 de 2012. PROCEDIMIENTOS PARA LA EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE YACIMIENTOS NO CONVENCIONALES. CAPÍTULO 2 EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE YACIMIENTOS NO CONVENCIONALES. Artículo 9.	* Rotación de directivos y personal y/o falta de personal. * Ausencia de lineamientos que fije competencias y tiempos de atención de las diferentes dependencias de la ANH para gestionar oportunamente. * Falencias en el sistema de información en determinar procedimientos, responsables y competentes, así como tiempos de actualización y verificación.	Vicepresidencia de Operaciones y Regalías (Fiscalización)	30/11/2017	Pestaña 5. Instrumento de verificación técnica de los contratos en fase de exploración. Contrato E&P VMM3 ADICIONAL.	1 contrato con estas fallas / 42 contratos revisados 2%	* El desconocimiento de la normatividad establecida por la entidad competente conlleva sanciones, dado que se pone en riesgo la implementación de las mejores prácticas técnicas para los recursos hidrocarburíferos del país. * Ambigüedad entre la normatividad vigente y los estatutos contractuales.