SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO 2311600-PR-059 PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN VERSIÓN 05
SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL | ||||
PROCESO: | GESTIÓN CONTRACTUAL | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | |
PROCEDIMIENTO: | SUPERVISIÓN | VERSIÓN | 05 | |
1. PROPÓSITO.
Establecer las actividades necesarias para efectuar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones establecidas en los contratos y/o convenios suscritos por la Secretaría Jurídica Distrital – SJD-.
La supervisión inicia con la comunicación de la respectiva designación y finaliza con la liquidación del contrato y/o convenio, o hasta el vencimiento de la vigencia de las garantías o el cierre del expediente contractual, cuando aplique.
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Los términos y definiciones utilizados en este procedimiento corresponden a los contenidos en el numeral 4.1 “TÉRMINOS GENERALES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL” del Manual de Contratación de la Secretaría Jurídica Distrital.
3. MARCO OPERACIONAL.
La Supervisión debe ser asesorar, controlar y aprobar el desarrollo de un contrato, de acuerdo con su alcance, haciendo cumplir, en lo aplicable, las especificaciones técnicas y actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y contractuales, al igual que asegurar la calidad de los bienes y/o servicios y/o obra contratados.
● La Entidad tiene la Dirección General y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia permanente sobre la correcta ejecución de los contratos que celebra, actividad que se desarrolla principalmente, a través de la figura de la supervisión. Este control y vigilancia busca proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
● El/la Supervisor/a deben dar aplicación a las directrices fijadas por la Entidad sobre la organización y disposiciones para tramitar adecuadamente la correspondencia, utilizar los formatos y procedimientos convenidos.
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● Cumplir con el presente procedimiento, circulares, resoluciones, decreto y leyes que se relacionen con el ejercicio de la supervisión.
● Dar aplicación al “INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES” de código 2311600-IN-008.
● Dar cumplimiento a los lineamientos señalados en el numeral “8.16 ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA SUPERVISIÓN” del Manual de Contratación SJD.
● Cuando se requiera el/la Supervisor/a rendirán los informes relacionados con la ejecución del contrato, diligenciando los formatos 2311400- FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-FT-302 Informe Supervisión Contrato PN”, publicados en la plataforma SMART.
● Sólo para los contratos de obra e interventoría, deberá presentarse un informe final que dé cuenta de toda la ejecución del contrato. Esta obligación se encuentra en cabeza del/a supervisor/a.
El/La Supervisor/a elaborará, durante la ejecución del contrato, informes que muestren el avance y demás aspectos relevantes del desarrollo del contrato, para ello la Secretaría Jurídica ha puesto a disposición los formatos (2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-FT- 302 Informe Supervisión Contrato PN) en los cuales se registran los avances técnicos y financieros de la ejecución del contrato.
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
1 | Recibir la comunicación de la designación como supervisor/a | Supervisor/a | Verificar a través de SIGA el contenido del memorando de designación, en caso de SECOP I. Verificar en el correo electrónico el mensaje enviado por la plataforma transaccional SECOP II. | 1 | Memorando 2311520-FT-018 correo electrónico de SECOP II |
2 | Crear usuario y contraseña, solicitar inclusión equipo de trabajo. | Supervisor/a | Crear usuario y contraseña en el SECOP II y solicitar al administrador del sistema (Dirección de Gestión Corporativa) por parte de la Secretaría Jurídica Distrital mediante correo, ser incluido/a en el equipo de trabajo correspondiente. Ver “Guía rápida para configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II”, expedida por Colombia Compra Eficiente (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxx p/20190821guiappconfiguracionentidadestatalv4.pdf), o la que haga sus veces. | 1 | SECOP II y Correo Electrónico |
3 | Verificar acceso al contrato o convenio en SECOP II. | Supervisor/a | Ingresar con su usuario y contraseña a la plataforma transaccional SECOP II y verificar que pueda acceder al contrato y/o convenio | 1 | SECOP II |
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
4 | Revisar y analizar los documentos contractuales. | Supervisor/a | Revisar las condiciones esenciales del contrato, estudios y documentos previos, pliego de condiciones incluido el anexo técnico y la ficha técnica, normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del contrato, la invitación en el evento de que se trate de una contratación de mínima cuantía, solicitud de cotización, propuesta o aceptación de condiciones del contrato y demás documentos de la etapa precontractual, así como, las normas internas de la entidad y la normativa vigente sobre el tema objeto del contrato y en general toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución. Asimismo, debe revisar la coherencia del contenido de los estudios previos, el pliego de condiciones, la minuta y que se hayan cumplido los requisitos de ejecución del contrato antes de suscribir el acta de inicio. De no estar de conformidad la información registrada en el contrato y se evidencie algún error o inconsistencia que deba corregirse o aclararse con respecto a la información que reposa en la plataforma, o en caso que falte algún anexo o documentación por cargar, deberá comunicar de tal situación a la Dirección de Gestión Corporativa - Proceso de Gestión Contractual, mediante correo para que se realicen los ajustes correspondientes. | 2 | Correo Electrónico |
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. 4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN. | ||||||
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS | |
5 | Suscribir con el contratista el acta de inicio. | Supervisor/a | Realizar reunión con el contratista para suscribir conjuntamente el acta de inicio del contrato y/o convenio. De igual manera debe verificar que la información registrada en el acta de inicio corresponde con la información cargada en la plataforma SECOP I, SECOP II o tienda virtual según corresponda. | 1 | Acta de Inicio 2311600-FT-209 memorando 2311520-FT-018 | |
6 | Ejercer las actividades de Supervisión. | Supervisor/a | Realizar el seguimiento, vigilancia y control del cumplimiento del contrato por parte del contratista. Si aplica de acuerdo al contrato coordinar la elaboración plan de trabajo y/o cronograma de supervisión con actividades y fechas. Durante el desarrollo del contrato el/la Supervisor/a tendrán en cuenta el Manual de Contratación de la Secretaría Jurídica Distrital y los Lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente, y en las demás disposiciones aplicables. | Durante la ejecució n y liquidaci ón del contrato | Expediente Contractual | |
7 | Recibir el informe del contratista con sus respectivos soportes | Supervisor/a | Recibir el informe de acuerdo con lo establecido en las Circulares expedidas por la Dirección de Gestión Corporativa para los contratos tramitados en SECOP I o SECOP II | 1 | Informe Financiero Contrato PN 2311400-FT-197 Informe Supervisión Contrato PN 2311400-FT-302 y/o SECOP II | |
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. 4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN. | ||||||
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS | |
8 | Revisar el informe del contratista con sus respectivos soportes | Supervisor/a | Revisar los documentos 2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-302 Informe Supervisión Contrato PN” i con sus respectivos soportes, de acuerdo con los documentos del proceso y el contrato y/o convenio y con lo establecido en la normatividad vigente, con los lineamientos descritos en el manual de contratación de la Secretaría, y demás disposiciones que sean aplicables ¿Los documentos entregados están correctos? Si: Continuar con la actividad 10. No: Continuar con la actividad 9. | 5 | Informe Financiero Contrato PN 2311400-FT-197 Informe Supervisión Contrato PN 2311400-FT-302 SECOP II | |
9 | Allegar las observaciones al contratista | Supervisor/a | Informar al contratista las observaciones para los ajustes correspondientes y volver a la actividad 7. Ver “Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II”, expedida por Colombia Compra Eficiente (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxx p/20190821guiagcgestioncontractualentidadestatalv2.pdf), o la que haga sus veces. Si el contrato se encuentra en SECOP I o se trata de un contratista sin usuario de SIGA debe enviarse correo electrónico. | 1 | Correo electrónico Memorando 2311520-FT-018 Oficio 2311520-FT-019 | |
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. 4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN. | ||||||
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS | |
10 | Aprobar el informe del contratista con sus respectivos soportes. | Supervisor/a | Aprobar en SECOP II los documentos 2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-FT-302 Informe Supervisión Contrato PN” que sirven de base para la presentación de facturas o cuentas de cobro por parte del contratista, en caso de SECOP I, suscribirlo. De acuerdo con lo establecido en el contrato debe recibirse los servicios, bienes y/o elementos entregados por el contratista. Verificando que la cantidad y calidad corresponda a lo pactado. | 5 | Informe Financiero Contrato PN 2311400-FT-197 Informe Supervisión Contrato PN 2311400-FT-302 y/o SECOP II | |
11 | Certificar el cumplimiento a satisfacción para los correspondientes pagos | Supervisor/a | Para certificar el cumplimiento a satisfacción para los correspondientes pagos, cuando aplique, suscribiendo los documentos “2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-302 Informe Supervisión Contrato PN, de acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos y respetando el orden de presentación por parte de los contratistas de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, en caso que se haya celebrado el contrato a través de SECOP I, y si se efectuó a través de la plataforma transaccional SECOP II debe dar “click” en aprobado en dicha plataforma | 1 | Informe Financiero Contrato PN 2311400-FT-197 Informe Supervisión Contrato PN 2311400-FT-302 y/o SECOP II | |
12 | Atender y contestar las solicitudes que | Supervisor/a | El/la supervisor/a debe recibir, revisar y dar respuesta y trámite a las solicitudes que presente el contratista. | Dentro del | Memorando 2311520-FT-018 | |
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - INICIACIÓN Y EJECUCIÓN.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
presente el contratista. | Además, deberá informar de manera oportuna al ordenador del gasto en caso de un posible incumplimiento del contrato o una situación particular que pueda afectar la ejecución del contrato, sobre las solicitudes y las acciones que, en consecuencia, emprenderá la supervisión, para lo cual tendrán en cuenta las recomendaciones de la entidad. ¿Existe incumplimiento? Si: Continuar con la actividad 13. No: Continuar con la actividad 14 | término legal | Oficio 2311520-FT-019 | ||
13 | Solicitar adelantamiento del proceso de incumplimiento. | Supervisor/a | Solicitar a la Subsecretaría Jurídica Distrital adelantar el proceso para declarar el incumplimiento, imponer multas y sanciones pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal al contratista (si a ello hubiere lugar). | 5 | Memorando 2311520-FT-018 |
14 | Informe Final de Supervisión | Supervisor/a | Al agotarse el plazo del contrato el supervisor debe diligenciar el Informe final de supervisión 2311600-FT-312 el cual contendrá un resumen de la ejecución contractual y el estado del proceso a la terminación del mismo. Este documento será remitido a la Dirección de Gestión Corporativa con sus soportes mediante memorando interno. Finaliza el procedimiento | 10 | Informe final de supervisión 2311600-FT-312 Memorando 2311520-FT-018 |
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4.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
1 | Recibir del contratista la solicitud de modificación del contrato. | Supervisor/a | Recibir del contratista la solicitud de modificación del contrato, la cual deberá estar sustentada y justificada. | 1 | Oficio 2311520-FT-019 |
2 | Revisar la documentación de justificación de la modificación del contrato. | Supervisor/a | Revisar las causas de la modificación, consecuencias de la no realización de la modificación, cronogramas, los antecedentes, modificaciones anteriores al contrato, etc. ¿Se considera viable la modificación? Si considera viable la modificación continuar con la actividad No. 3, en caso contrario, devuelve al contratista o al área de origen con la correspondiente explicación y regresar a la actividad No. 1. | 1 | No Aplica |
3 | Preparar la sustentación de la modificación. | Supervisor/a | ¿Se acepta la modificación? En caso considerar viable la modificación se elabora documento para solicitar la aprobación por parte del/ Ordenador/a del Gasto y continuar con la siguiente actividad. La solicitud de modificación contractual para adición y/o prórroga debe realizarse en el formato 2311600-FT-228; en el caso de la cesión contractual se debe diligenciar el formato 2311600-FT-311 | 1 | Solicitud modificación contractual adición y prórroga 2311600-FT-228 |
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4.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
En caso de terminación anticipada o la suspensión del contrato, se debe comunicar esta modificación a través de memorando interno dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa | Formato de cesión contractual 2311600-FT-311 Memorando 2311520-FT-018 | ||||
4 | Remitir la solicitud de modificación contractual a la Dirección de Gestión Corporativa con los respectivos soportes. | Supervisor/a | Remitir la solicitud de modificación contractual a la Dirección de Gestión Corporativa con los respectivos soportes. Cuando se trate de adición debe anexarse el certificado de disponibilidad presupuestal respectivo. | 1 | Memorando 2311520-FT-018 |
6 | Elaborar la modificación del contrato, solicitar visto bueno y cargar en el SECOP II para su respectiva aprobación o tramitar la firma de la minuta (SECOP I) | Profesional Dirección de Gestión Corporativa | Elaborar la modificación de acuerdo con la solicitud del supervisor y colocar su visto bueno, para posteriormente realizar el cargue en la plataforma transaccional SECOP II, para su firma electrónica. Si el trámite es a través del SECOP I se debe enviar para firma del ordenador del gasto. | 1 | SECOP II Expediente contractual / SECOP I |
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4.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
7 | Revisar y aprobar la modificación del contrato en el SECOP II o firmar la minuta (SECOP I) | Ordenador del Gasto | El/La Ordenador/a del Gasto competente aprueban (firman) la modificación del contrato. | 1 | SECOP II Expediente contractual / SECOP I |
8 | Publicar la modificación del contrato en el SECOP II o SECOP I | Profesional Dirección de Gestión Corporativa | Publicar la modificación contractual en la plataforma transaccional SECOP II o SECOP I atendiendo los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente. | 1 | SECOP II Expediente contractual / SECOP I |
9 | Solicitud de modificación a la garantía | Supervisor/a | Una vez aceptada la modificación por parte del contratista, el Supervisor/a lo requerirá para que presente la modificación a la garantía en la Dirección de Gestión Corporativa o la cargue a través del SECOP II, para su revisión y aprobación por parte del funcionario responsable. | 1 | Anexo modificación garantía |
10 | Elaborar y firmar el acta de aprobación de la modificación a la garantía (SECOP I). Enviar a flujo en SECOP II. | Profesional Dirección de Gestión Corporativa | Revisar y firmar el acta de aprobación del anexo de modificación de la garantía de acuerdo con lo requerido en el contrato., en caso de SECOP I y si es SECOP II enviar al flujo de aprobación. ¿Se acepta el anexo de modificación de la garantía? Si: Continuar con actividad No. 11. No: Regresar a actividad No. 9 y enviar correo electrónico al supervisor. | 1 | SECOP II Expediente contractual / correo electrónico |
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4.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - MODIFICACIÓN DEL CONTRATO.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
11 | Revisar y aprobar el anexo de modificación de la garantía en el SECOP II o firmar el acta de aprobación (SECOP I) | Director/a de Gestión Corporativa | El/La Director/a aprueba la modificación a la garantía o firma el acta de aprobación. Fin del procedimiento. | 1 | SECOP II Expediente contractual / SECOP I Acta de aprobación de la Garantía de Cumplimiento 2311600-FT-226 |
4.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
1 | Revisar garantías | Supervisor/a | Revisar las garantías y de ser necesario solicitar al contratista ampliar la vigencia de las mismas de acuerdo con los términos establecidos en el contrato y en la Ley. | 5 | SECOP II Expediente Contractual / SECOP I |
2 | Elaborar y enviar el proyecto de acta de liquidación | Supervisor/a | Elaborar el proyecto de Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600- FT-210 Adjuntando la relación de pagos y demás documentos requeridos, enviar a la Dirección de Gestión Corporativa para su revisión y observaciones. | 10 | Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 |
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4.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL. | ||||||
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS | |
3 | Revisar el Acta de liquidación del contrato. | Profesional Dirección de Gestión Corporativa | Revisar el Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 del contrato y remitirla al Director/a de Gestión Corporativa para revisión y VoBo. ¿Tienen observaciones? En caso de tener observaciones se debe realizar reunión, de ser necesario, entre la supervisión, la interventoría (si existe) y el profesional de la Dirección de Gestión Corporativa, para que se definan los ajustes definitivos en el acta. | 10 | Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 y/o correo electrónico | |
4 | Enviar el acta de liquidación para firma del Ordenador del Gasto competente. | Director/a de Gestión Corporativa | Enviar el acta de liquidación para firma del/a Ordenador/a del Gasto de acuerdo con la resolución de delegación vigente, la cual ya debe tener la firma del/de la Supervisor/a o Interventor/a (si existe), el Contratista y el visto bueno de la Dirección de Gestión Corporativa. | 1 | Memorando 2311520-FT-018 / Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 | |
5 | Enviar a la Dirección de Gestión Corporativa el Acta de Liquidación del Contrato. | Asesor de Despacho / Secretaria | Remitir a la Dirección de Gestión Corporativa una vez revisada y firmada el Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 del Contrato por el/a Ordenador/a del Gasto, para que esta realice la correspondiente publicación en el SECOP II o SECOP I | 5 | Memorando 2311520-FT-018 / Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 | |
6 | Publicar el acta de liquidación en la | Técnico o Profesional Dirección de | Publicar el acta de liquidación en SECOP I o SECOP II y acompañada de todos los soportes correspondientes y dentro de los términos legales previstos. | Dentro del término | SECOP II Expediente | |
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PROCEDIMIENTO | SUPERVISIÓN | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | VERSIÓN | 05 |
4.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
No. | ACTIVIDAD P. H. V. A. | RESPONSABLE | TAREA (S) | TIEMPO (Días) | REGISTROS |
plataforma | Gestión | legal | contractual | ||
transaccional | Corporativa | Finaliza el Procedimiento. | para | /SECOP I | |
SECOP II o | liquidar | ||||
SECOP I |
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5. PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES | ||||||
No. | ACTIVIDAD | MÉTODO DE CONTROL | FRECUENCIA | RESPONSABLE | REGISTRO | |
(4.1) 3 | Verificar acceso al contrato o convenio en SECOP II. | Verificar ingresando a SECOP II con su usuario y contraseña que tenga el permiso para ingresar al contrato. | 1 | Supervisor/a | SECOP II | |
(4.1) 4 | Revisar y analizar los documentos contractuales. | Evidenciar los errores o inconsistencias que deban corregirse o aclararse con respecto a la información del contrato y comunicar tal situación a la Dirección de Gestión Corporativa - Proceso de Gestión Contractual, mediante correo electrónico, para que se realicen los ajustes correspondientes. | 1 | Supervisor/a | Correo Electrónico | |
(4.1) 6 | Ejercer las actividades de Supervisión. | Vigilar el contrato de acuerdo con las condiciones esenciales señaladas en el contrato electrónico o en la minuta, estudios y documentos previos, pliego de condiciones incluido el anexo técnico y la ficha técnica (si existe), normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del contrato, la invitación en el evento de que se trate de una contratación de mínima cuantía, solicitud de cotización, propuesta o aceptación de condiciones del contrato y demás documentos de la etapa precontractual, así como, las normas internas de la entidad y la normativa vigente sobre el tema objeto del contrato y en general toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución. | Durante la ejecución y liquidación del contrato | Supervisor/a | Expediente Contractual | |
(4.1) 8 | Revisar el informe del contratista con sus respectivos soportes | Verificar que en el informe se de cuenta del cumplimiento del objeto y de las obligaciones pactadas en el contrato, en el periodo señalado en el mismo. | Cuando Ocurra | Supervisor/a | 2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-FT-302 “Informe | |
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PROCEDIMIENTO | SUPERVISIÓN | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | VERSIÓN | 05 |
5. PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES
No. | ACTIVIDAD | MÉTODO DE CONTROL | FRECUENCIA | RESPONSABLE | REGISTRO |
Supervisión Contrato PN” y/o SECOP II | |||||
(4.1) 11 | Certificar el cumplimiento a satisfacción para los correspondientes pagos | Certificar el cumplimiento del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de las normas, especificaciones y demás condiciones contractuales, que respaldan el pago a realizar. | Cuando Ocurra | Supervisor/a | 2311400-FT-197 “Informe Financiero Contrato PN” y 2311400-FT-302 “Informe Supervisión Contrato PN” y/o SECOP II |
(4.2) 2 | Revisar la documentación de justificación de la modificación del contrato. | Determinar si es viable la modificación del contrato atendiendo los soportes correspondientes y el contrato celebrado. | Cuando Ocurra | Supervisor/a | Correo electrónico |
(4.2) 7 | Revisar y aprobar la modificación del contrato en el SECOP II o firmar la minuta (SECOP I) | Antes de aprobar en SECOP II o suscribir la modificación en caso de SECOP I el Ordenador del Gasto verificará el contenido de la modificación teniendo en cuenta la solicitud del supervisor, el contrato y normatividad vigente. | Cuando Ocurra | Ordenador del Gasto | SECOP II Expediente contractual / SECOP I |
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5. PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES 6. CONTROL DE CAMBIOS. | ||||
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO | DETALLE DE LOS CAMBIOS | FECHA DEL CAMBIO | VERSIÓN | |
Creación del Documento | N.A. | 28/06/2018 | 01 | |
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PROCEDIMIENTO | SUPERVISIÓN | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | VERSIÓN | 05 |
No. | ACTIVIDAD | MÉTODO DE CONTROL | FRECUENCIA | RESPONSABLE | REGISTRO |
(4.2) 10 | Elaborar y firmar el acta de aprobación de la modificación a la garantía (SECOP I). Enviar a flujo en SECOP II | Revisar el anexo de modificación de la garantía teniendo en cuenta el contrato y normatividad vigente. Con base en lo anterior elaborar el acta de aprobación de la modificación a la garantía SECOP I o en SECOP II enviar a flujo de aprobación o enviar observaciones al supervisor. | Cuando Ocurra | Profesional Dirección de Gestión Corporativa | SECOP II Expediente contractual / correo electrónico |
(4.2) 11 | Revisar y aprobar el anexo de modificación de la garantía en el SECOP II o firmar el acta de aprobación (SECOP I) | Antes de aprobar en SECOP II o suscribir el acta de aprobación en caso de SECOP I el/la Director/a de Gestión Corporativa verificará el contenido del acta teniendo en cuenta el anexo de modificación de la garantía, el contrato y normatividad vigente. | Cuando Xxxxxx | Director/a de Gestión Corporativa | SECOP II Expediente contractual / SECOP I |
4.3)2 | Elaborar y enviar el proyecto de acta de liquidación | Revisar el acta de liquidación de acuerdo con los soportes de la etapa precontractual y contractual. | Cuando Ocurra | Supervisor/a | Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo 2311600-FT-210 |
PROCEDIMIENTO | SUPERVISIÓN | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | VERSIÓN | 05 | |
6. CONTROL DE CAMBIOS. | ||||||
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO | DETALLE DE LOS CAMBIOS | FECHA DEL CAMBIO | VERSIÓN | |||
Numeral 4 “DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.” | Cambio en la redacción de las actividades, verificación y actualización de los formatos asociados a las actividades, inclusión de puntos de control en las actividades. | 21/12/2018 | 02 | |||
Numeral 5 “PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES” | Se incluyen puntos de control en las actividades. | 21/12/2018 | 02 | |||
Numeral 2 “TÉRMINOS Y DEFINICIONES.” | Se modifican términos actualizando la normatividad. | 21/12/2018 | 02 | |||
Nombre del procedimiento | Se ajustó el nombre del procedimiento toda vez que las actividades de interventoría se encuentran descritas en la ley y en el contrato que para el efecto se suscriba | 28/08/2019 | 03 | |||
1. PROPÓSITO | Se ajustó a la gestión de supervisión | 28/08/2019 | 03 | |||
2. TÉRMINOS Y DEFICIONES | Se trasladaron al Manual de Contratación en virtud del Decreto 430 de 2018, en aplicación de la política de mejora y racionalización normativa | 28/08/2019 | 03 | |||
3. MARCO OPERACIONAL | Se trasladaron al Manual de Contratación en virtud del Decreto 430 de 2018, en aplicación de la política de mejora y racionalización normativa y se ajustó a la gestión de supervisión | 28/08/2019 | 03 | |||
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | Eliminar actividades con un mismo sentido y se integraron a otros procedimientos | 28/08/2019 | 03 | |||
5. PUNTOS DE CONTROL | Se ajustaron conforme a los cambios en el procedimiento | 28/08/2019 | 03 | |||
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | En la actividad 4.1.5 se ajusta redacción y se incluyó dentro de las actividades a realizar la verificación de la información cargada en el sistema Secop y Tienda Virtual con aquella suscrita en el acta de inicio | 26/02/2021 | 04 | |||
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | En las actividades 4.1.7, 4.1.8, 4.1.10 y 4.1.11 se modifica el registro actualizando los formatos e incluyendo el formato 2311400- FT-302 “Informe Supervisión Contrato PN” | 26/02/2021 | 04 | |||
2310100-FT-002. Versión 03 Página: 18 de 19 | ||||||
PROCEDIMIENTO | SUPERVISIÓN | CÓDIGO | 2311600-PR-059 | VERSIÓN | 05 |
6. CONTROL DE CAMBIOS. | |||
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO | DETALLE DE LOS CAMBIOS | FECHA DEL CAMBIO | VERSIÓN |
5. PUNTOS DE CONTROL | En los puntos de control 4.1.8 y 4. 1. 11 se modifica el registro actualizando los formatos e incluyendo el formato 2311400-FT-302 “Informe Supervisión Contrato PN” | 26/02/2021 | 04 |
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | En la actividad 4.1 se crea la tarea 14 la cual consiste en el diligenciamiento del informe final de supervisión | 09/06/2021 | 05 |
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | Se modifican las actividades 4.1.12 y 4.1.13 indicando que la actividad final del procedimiento será la tarea 4.1.14 | 09/06/2021 | 05 |
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | Se modifica la actividad 4.2.3 indicando el formato correspondiente a cada solicitud de modificación separado las modificaciones de adición y/o prórroga de las cesiones, las suspensiones y la terminación anticipada | 09/06/2021 | 05 |