Contract
PROCESO: | RESPONSABLE: | OFICINA DE CONTRATACIÓN | |
OBJETIVO: | GESTIONAR LA ADQUISICIÓN DE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS PARA LA CONTINUA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD ACORDE A LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE. | ||
ALCANCE: | INICIA CON LA PLANIFICACION CONTRACTUAL, DESARROLLANDO LA ETAPA PRECONTRACTUAL Y CONTRATUAL, ASÍ COMO EL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y ACCIONES EXCEPCIONALES A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y FINALIZA CON LA LIQUIDACION DEL PROCESO. | ||
Proveedor | Entradas | PHVA | Actividades | Salidas | Clientes o grupos de valor |
● Colombia compra eficiente ● Organización de estándares internacionales - ISO | ● Normatividad vigente ● Normas técnicas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 Y OHSAS 18001:2007 (SIGAMI) ● Planeación Estratégica ● Contexto Estratégico (DOFA) | P | ELABORAR Y/O ACTUALIZAR LA DOCUMENTACION DEL PROCESOS DE GESTION CONTRACTUAL | ● Manual de contratación ● Manual de supervisión e interventoría ● Procedimientos, instructivos formatos etc. | ● Partes interesadas ● Todos los procesos |
● Colombia Compra eficiente ● Departamento Administrativo de Planeación Nacional ● Todos los procesos | ● Plan de desarrollo ● Plan indicativo ● Plan de acción ● Contexto Estratégico (DOFA) ● Normatividad vigente ● planeación estratégica | P | REALIZAR LA PLANIFICACION CONTRACTUAL | ● (DOFA) ● Plan de trabajo contractual ● Circulares Informativas de la Gestión Contractual ● Conceptos de la Gestión Contractual | ● Partes interesadas ● Todos los procesos |
● Todos los Procesos ● Ministerios, Departamentos Administrativos y Agencias Nacionales | ● Plan Anual de Adquisiciones ● Proyecto de inversión ● Estudios xx xxxxxxx ● Cotizaciones de diferentes Proveedores | H | ELABORAR, REVISAR Y AJUSTAR LOS DOCUMENTOS PREVIOS | ● Memorandos, Solicitud CDP ● Documentos previos ajustados | ● Proceso Gestión Contractual ● Proceso Hacienda Pública |
● Todas las Secretarias | ● Borrador de Pliegos de condiciones | ELABORAR, APROBAR Y PUBLICAR PLIEGOS DE CONDICIONES | ● Pre pliegos de condiciones ● Pliegos de Condiciones Definitivos | ● |
Proveedor | Entradas | PHVA | Actividades | Salidas | Clientes o grupos de valor |
● Contratistas oferentes ● Ciudadanía ● Entes de control | ● Normatividad vigente ● Ofertas | H | RECEPCIÓNAR Y EVALUAR PROPUESTAS PRESENTADAS POR LOS OFERENTES | ● Actas de Comité Asesor Evaluador ● Actas de Audiencia Pública de la Gestión Contractual | ● Contratista ● Todos los procesos |
● Contratistas oferentes ● Entes de control ● Comité Asesor Evaluador | ● Acta de evaluación de propuestas | ADJUDICAR, LEGALIZAR Y PERFECCIONAR LOS CONTRATOS | ● Adjudicación ● Minuta (Contrato) ● Aprobar o Improbar las Garantías ● Memorandos, Solicitud Registro Presupuestal ● Acta de Inicio | ● | |
● Todos los procesos ● Proveedores y contratistas | ● Expediente contractual (Estudios previos, Minuta, Póliza etc.) | PUBLICAR EL PROCESO CONTRACTUAL EN LOS APLICATIVOS DEFINIDOS PARA TAL FIN (SECOP 1 Y 2, PISAMI, SIA OBSERVA) | ● Informes de publicación SECOP I ● Informes de publicación SECOP II ● Informes de publicación PISAMI ● Informes de publicación SIA OBSERVA | ● | |
● Proveedores y Contratistas | ● Informes de ejecución | H | REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL y ACCIONES EXCEPCIONALES A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL | ● Certificado de supervisión e interventoría ● Seguimiento a la matriz de riesgos del contrato | ● Contratista ● Todos los procesos Partes interesadas |
● Todos los procesos ● Proveedores y contratistas ● Supervisores de contrato | ● Proyecto de modificaciones adicionales prorrogas. | REALIZAR ACCIONES EXCEPCIONALES A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO | ● Modificaciones Adicionales ● Prorroga ● Acta De Suspensión ● Acta De Reinicio ● Actualización Pólizas ● | ● Todos los procesos ● Proveedores y contratistas ● Supervisores de contrato ● | |
● Todos los procesos ● Contratistas | ● Informe final de contratista ● Acta de recibo final ● Reporte de órdenes de pago | X | Xxxxxxx, REVISAR PROYECTOS DE ACTAS DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS | ● Acta de recibo final ● Acta Terminación Anticipada Revisión Proyecto Acta de Liquidación ● Acta de liquidación ● Listado de contratos sujetos a liquidar de las vigencias anteriores | ● Contratista ● Todos los procesos Partes interesadas |
Proveedor | Entradas | PHVA | Actividades | Salidas | Clientes o grupos de valor |
● Actas relacionadas con el proceso sancionatorio, por incumplimiento de compromisos contractuales | |||||
● Secretaria de planeación ● Oficina de control interno | ● Contratos ● Actas legalización del contrato ● Actas de liquidación | V A | REVISAR EL CUMPLIMIENTO DE METAS, INDICADORES Y SEGUIMIENTO DE RIESGOS DE GESTIÓN Y DE CORRUPCIÓN | ● Informes de seguimiento del proceso ● Indicadores de gestión ● Mapas de riesgos actualizados ● Acciones correctivas y de mejora ● Respuestas PQRS | ● Secretaria de planeación ● Entes de control ● Oficina de control interno |
● Secretaria de planeación ● Entes de control ● Oficina de control interno | ● Plan de mejoramiento | EJECUTAR PLANES DE ACCIÓN DE MEJORA Y PLANES DE MEJORAMIENTO | ● Planes de acción de mejora y planes de mejoramiento cerrados | ● Secretaria de planeación ● Entes de control ● Oficina de control interno |
RECURSOS | ||
Tecnología, infraestructura, equipos | Humanos | Financieros |
•Director | ||
•Asesor | ||
● Software, Hardware, Bases de Datos, Servidores, suministros, Instalaciones y bodegas adecuadas, vehículo | •Profesionales Especializados • Profesionales Universitarios | Presupuesto para la operación del proceso |
•Técnicos Operativos | ||
•Auxiliares Administrativos | ||
Normatividad y/o requisitos que aplican para el proceso | |||
Requisitos MIPG | ISO 9001:2015 | ISO 1401:2015 | ISO 45001:2018 |
2ª dimensión: Direccionamiento Estratégico y Planeación | Capítulo 4. Contexto de la Organización. Capítulo 5. Liderazgo. | Capítulo 4. Contexto de la Organización. Capítulo 5. Liderazgo. | Capítulo 4. Contexto de la Organización. Capítulo 5. Liderazgo. |
Normatividad y/o requisitos que aplican para el proceso | |||
3ª dimensión: Gestión con valores para resultados 6ª Gestión del conocimiento y la Innovación | Capítulo 8. Operación Capítulo 9. Evaluación del Desempeño Capítulo 10. Mejora | Capítulo 8. Operación Capítulo 9. Evaluación del Desempeño Capítulo 10. Mejora | Capítulo 8. Operación Capítulo 9. Evaluación del Desempeño Capítulo 10. Mejora |
Requisitos del cliente | Requisitos legales y reglamentarios | ||
Pertinente | Completo | ||
Viable | Útil | ||
Oportuno Claro | Cumple requisitos Ver identificación de grupos de valor (clientes y | Ver Normograma del Proceso | |
Legal | partes interesadas) y sus necesidades | ||
Idóneo | |||
Puntos de control | Políticas de operación | Riesgos asociados al proceso |
● Auditorías Internas Integradas ● Autoevaluación del Proceso | Compromiso con la Finalidad de la Contratación Pública: La Alcaldía de Ibagué dará cumplimiento formal y real al Estatuto de Contratación Pública, para lo cual se compromete a observar las disposiciones normativas de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente. Las decisiones para otorgar los contratos se deberán tomar sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes, dando cumplimiento fiel al manual de contratación vigente para la entidad partiendo de los principios de transparencia, selección objetiva e imparcialidad. La Entidad se compromete a utilizar el Sistema electrónico de la contratación Pública del Estado SECOP I Y II, en la publicación de toda la información precontractual, contractual y post contractual, la cual deberá ser publicada oportunamente y en los términos xx xxx. Todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se realicen en la entidad deben estar sustentadas en el Plan anual de adquisiciones y de conformidad con el Cronograma de Contratación. Directriz: Principio de planeación: Para la Administración Municipal, la decisión de contratar debe obedecer a necesidades reales de la comunidad, por ende, debe ser estudiada planeada y presupuestada con la debida | Ver Mapa de Riesgos del Proceso |
anticipación, pues las prórrogas y adiciones hacen que en contratos y/o convenios se generen pagos posteriores a lo pactado inicialmente, haciendo que se puedan presentar reservas o vigencias expiradas. Directriz: la liquidación del contrato o convenio, se debe adelantar dentro de los tiempos establecidos en la minuta del contrato o en las normas de contratación vigentes para el caso. El proyecto del acta de liquidación deberá ser allegada a la Oficina de Contratación, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de expiración del plazo contractual, en todo caso se liquidará los plazos máximos establecidos por la Ley. Directriz: La supervisión en la administración Municipal de Ibagué se hará a través de un funcionario de planta quien deberá atender las disposiciones de los Manuales de Contratación, de Supervisión e Interventoría y demás documentación dentro del proceso de gestión contractual y este desarrollará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, económico, jurídico, social y ambiental, respecto al cumplimiento del contrato, así como la entrega del estado real de ejecución de los contratos, lo que acarrea un seguimiento, vigilancia y control de la correcta y oportuna ejecución del objeto del contrato y las obligaciones pactadas, hasta su liquidación. |
INS-GC-05-CONTRATACION DIRECTA DE PRESTACION DE SERVICIO PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION. INS-GC-06-ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS. INS-GC-07-LICITACION PUBLICA. INS-GC-08-MINIMA CUANTIA- GRANDES SUPERFICIES. INS-GC-09-MINIMA CUANTIA. INS-GC-10-OTROS TIPOS DE CONTRATACION DIRECTA. | FOR-23-PRO-GC-01-FORMATO ACTA ADICIONAL Y PRORROGA. FOR-24-PRO-GC-01-ACTA LEGALIZACIÓN PERSONA JURÍDICA. FOR-25-PRO-GC-01-ACTA LEGALIZACIÓN PERSONA NATURAL. FOR-26-PRO-GC-01-FORMATO DESIGNACIÓN DE SUPERVISOR. FOR-27-PRO-GC- 02 ESTUDIOS PREVIOS . FOR-30-PRO-GC-01-INFORME DE SUPERVISORES SEGUIMIENTO CONTRACTUAL. FOR-31-PRO-GC-01-MINUTA CONTRATO CONSULTORIA. FOR-32-PRO-GC-01 -MINUTA CONTRATO DE OBRA. |
Parámetros de Seguimiento y Medición (Ver Matriz De Indicadores) | ||
Código | Nombre del Indicador | Tipo |
IND-GCO-01 | Indicador de Eficacia de la Planeación Contractual | Producto |
IND-GCO-02 | Indicador de Eficiencia de Tiempos dentro del Proceso de Selección de Contratistas | Producto |
IND-GCO-03 | Indicador de Eficiencia de la Etapa Post contractual | Producto |
Control de cambios | ||
Fecha | Descripción del cambio | Versión |
2014/12/09 | Edición inicial del documento | 01 |
2018/05/11 | Ajustes en el documento, teniendo en cuenta la actualización del Modelo de Operación por Procesos. Se incluyó en la caracterización la identificación del ciclo PHVA, los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y las normas ISO 9001, ISO 14001, 45001, así como los parámetros de seguimiento y medición. | 02 |
2019/05/28 | Se realizó actualización de la caracterización del proceso, ajustes realizados de acuerdo a la nueva estructura de la administración decreto 1000-004 de 2019 Adopción de Estructura Organizacional | 03 |