TERMINOS, CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES DE SOLICITUD DE COTIZACION

TERMINOS, CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES DE SOLICITUD DE COTIZACION

SERVICIO DE DISEÑO, GRABACIÓN Y EDICIÓN DE VIDEOS, PIEZAS GRÁFICAS, Y TOMA DE FOTOS DE EVENTOS DE ABOGADOS SIN FRONTERAS QUEBEC A NIVEL NACIONAL (CIUDADES

PRINCIPALES, CIUDADES SECUNDARIAS Y PUEBLOS) PARA ABOGADOS SIN FRONTERAS QUEBEC en

adelante ASFC.

SECCIÓN I. GENERALIDADES DEL PROCESO

1. OBJETO

A través de la evaluación de las propuestas, ASFC desea determinar el(los) proveedores adecuado(s) para la PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE DISEÑO, GRABACIÓN Y EDICIÓN DE VIDEOS, PIEZAS GRÁFICAS Y TOMA DE FOTOS DE EVENTOS DE ASFC A NIVEL NACIONAL (CIUDADES PRINCIPALES, CIUDADES SECUNDARIAS Y PUEBLOS) PARA ASFC.

Dicha prestación debe realizarse aplicando las mejores prácticas xxx xxxxxxx y de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el presente documento.

Para esto, entrega a su disposición las condiciones iniciales, con base en las cuales podrán presentar sus propuestas y a partir de éstas se realizarán la evaluación, selección y adjudicación.

En los anexos de este documento se encuentran los parámetros definidos para la elaboración de la propuesta.

El proceso de la cotización, debe ser visto como un esfuerzo confidencial para conocer el mercado y decidir el modelo que se ajuste a las necesidades actuales de ASFC.

2. CRONOGRAMA

ACTIVIDADES	FECHA	NUMERAL
Aclaraciones – Plazo máximo para presentar preguntas de la SOLICITUD DE COTIZACION.	17/07/2024	2.1
Reunión de entendimiento – Sesión de Respuestas a las inquietudes	18/07/2024	2.2
Presentación Carta de Aceptación de Participación	22/07/2024	2.3
Entrega de propuestas	24/07/2024	2.4
Sustentación propuestas	Se citará de requerirse el día 30/07/2024	2.5

2.1. Aclaraciones

Las preguntas e inquietudes que surjan a partir de la lectura de los documentos relacionados con la propuesta, deben remitirse máximo el día 17 de julio 2024 antes de la 10:00 am por escrito al correo xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Para mantener la transparencia del proceso, no se atenderán llamadas telefónicas ni visitas personales relacionadas con la presente solicitud, toda consulta debe hacerse por medio del correo electrónico establecido para tal fin.

2.2. Confirmación de participación

Si su empresa está interesada en participar en este proceso, agradecemos su confirmación por medio de una CARTA DE ACEPTACION en papel membreteado y en formato Acrobat Reader a los correos electrónicos xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Se recibirá la carta de aceptación el próximo 22 de julio de 2024 antes de las 4:00 p.m. La no presentación de esta confirmación se entenderá como rechazo a esta solicitud de cotización.

2.3. Fecha y forma de presentación de la propuesta

Las propuestas deben ser enviadas por correo electrónico el día 24 julio de 2024 antes de las 4:00 p.m. al correo xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx en una carpeta comprimida, con los documentos en formato PDF, en el orden que establece el siguiente índice y con un peso total no mayor a 30MB. En caso de que la información contenida deba ser distribuida en varios correos, estos deben indicar en el asunto cuantos componen la totalidad de la propuesta. Ejemplo: (1 de 3), (2 de 3), (3 de 3).

Carpeta 1: debe contener la totalidad de los documentos de carácter jurídico, financiero y la propuesta económica, separados de acuerdo con la relación, numeración del archivo y nombre corto del mismo según se enuncia a continuación:

a) Índice. Relación de documentos entregados, con numeración de archivos por carpeta. Ejm. 1. Índice. 2. Carta de Presentación, etc.)

b) Carta de presentación de la propuesta.

c) Propuesta Económica – Valores incluidos sin IVA – Formato en PDF firmado por el representante legal y en el formato en Excel.

d) Balance General original o copia del último periodo fiscal y estados financieros. (2022)

e) Rut y cámara de comercio, no mayor a 30 días.

f) Declaración xx xxxxx del último año.

g) Fotocopia de la cédula del representante legal que firma los documentos.

h) Y todos los documentos, certificaciones y demás que se solicitan en este documento y los que sea conveniente presentar para esta solicitud de cotización.

Carpeta 2: contendrá todos los documentos de la Propuesta Técnica que soporta las actividades y procesos inherentes al servicio solicitado, SIN INCLUIR TARIFAS, de acuerdo con la relación que se enuncia a continuación:

a) Índice.

b) Propuesta técnica estructurada:

✓ Alcance.

✓ Equipo de trabajo.

✓ Plan de trabajo.

✓ Descripción de las fases de plan de trabajo (actividades, tiempo de ejecución, otros).

✓ Presentación de ANS.

c) Certificaciones comerciales que evidencien experiencia específica en la prestación del servicio. (Objeto, vigencia, cuantía, entre otros. (se aceptan los formatos que cada Compañía tenga de sus clientes, siempre y cuando certifique el servicio, la empresa, le tiempo, etc.)

d) EXPERIENCIA ESPECIFICA, se deben relacionar los clientes con los que se tienen relaciones comerciales, cuyo objeto sea similar al propuesto en el presente documento.

e) Certificaciones de calidad y o permisos con las que cuente el PROVEEDOR para prestar el servicio.

f) Presentar su valor agregado.

No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre de la presentación de propuestas.

2.4. Sustentación propuesta

Esta etapa se programa de requerirse.

3. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

La propuesta será rechazada en cualquiera de los siguientes eventos:

a) Cuando no se haya manifestado interés en participar en el presente proceso de selección dentro del plazo indicado en el cronograma.

b) Si la propuesta presentada no se relaciona con el alcance correspondiente a este documento.

c) Si el PROVEEDOR no confirma su participación de acuerdo con lo establecido en el ítem - cronograma.

d) Si la propuesta es presentada fuera del término según lo indicado en el ítem -cronograma.

e) Si se evidencia que el PROVEEDOR está impedido según las causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.

f) Si el PROVEEDOR no evidencia 120 días de vigencia de su propuesta.

g) Si se evidencia que el PROVEEDOR intenta influenciar o informarse indebidamente sobre el análisis de las propuestas.

h) Si se comprueba que dos o más PROVEEDORES hicieron algún tipo de acuerdo para afectar los resultados o afectar a otro PROVEEDOR.

i) Si se comprueba falta de veracidad en la información suministrada.

j) Si el PROVEEDOR no anexa la totalidad de la documentación exigida por ASFC.

ASFC, declarará esta solicitud de cotización como desierta en los siguientes eventos:

a) Si no hay respuesta por parte de ningún PROVEEDOR a este documento.

b) Si ninguna de las propuestas presentadas se ajusta a los requerimientos del presente documento.

c) En el caso de quedar una propuesta y que, al generar la evaluación, sus resultados no suplan las expectativas esperadas por ASFC.

d) En caso de evidenciar que el modelo técnico no es viable para ASFC.

SECCIÓN II. INFORMACIÓN BASE DE LA SOLICITUD DE PROPUESTAS

4. ALCANCE DEL OBJETO Y ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO A CONTRATAR

Para que los proveedores invitados conozcan y dimensionen los alcances de los servicios a contratar, a continuación, detallamos la información necesaria para la construcción de la propuesta.

ASFC, está interesada en recibir las mejores propuestas económicas y técnicas para la prestación del SERVICIO DE DISEÑO, GRABACIÓN Y EDICIÓN DE VIDEOS, PIEZAS GRÁFICAS Y TOMA DE FOTOS DE EVENTOS DE ASFC A NIVEL NACIONAL (CIUDADES PRINCIPALES, CIUDADES SECUNDARIAS

Y PUEBLOS) PARA ASFC, de acuerdo con los requerimientos periódicos de ASFC y las especificaciones técnicas establecidas en el presente documento:

SOLICITUD
REFERENCIAS	ESPECIFICACIONES
Diseño de piezas gráficas	1. Diseño de piezas gráficas que se requieran en el marco de los proyectos que implementa la organización: (pendones, banners, afiches, tarjetas, posts, cartillas e ilustraciones entre otros
Producción de fotografías	1. Preproducción, producción y edición de material fotográfico que se requiera para los eventos o actividades de la organización en el marco de sus proyectos 2. El material enviado debe adaptarse a las medidas que solicitemos para plataformas digitales y e- commerce

Grabación y Animación	Preproducción, producción, edición y posproducción de material videográfico que se requiera para eventos o actividades de la organización en el marco de sus proyectos.
Copy creativo	1. Correción de estilo para productos comunicativos 1. Elaboración de guiones para productos comunicativos 2. Elaboración de textos cretivos para productos comunicativos
Producción	Cubrimientos Fotográficos y en video a nivel nacional anual incluye los gastos de desplazamiento aéreos o terrestres, hospedaje y alimentación por 2 días en cada ciudad.. Este desplazamiento se debe confirmar y programar por lo menos con 15 días de anterioridad para la consecución de tiquetes hoteles etc.

NOTA: No obstante, durante la ejecución del servicio adjudicado, podrá incluirse o excluirse algún requerimiento y determinar cantidades de material para el SERVICIO DE DISEÑO, GRABACIÓN Y EDICIÓN DE VIDEOS, PIEZAS GRÁFICAS Y TOMA DE FOTOS DE EVENTOS DE ASFC A NIVEL NACIONAL (CIUDADES PRINCIPALES, CIUDADES SECUNDARIAS Y PUEBLOS) PARA ASFC. Lo

anterior se da por las condiciones del negocio.

5.1. GARANTÍA

El Proveedor debe hacer claridad en la garantía de los servicios y repuestos ofrecidos, señalando en qué consiste la garantía y qué incluye. Dar especial atención a la protección de todos los sistemas electrónicos de seguridad implementados ante riesgos naturales, hurto, entre otros.

5.2. CONDICIONES ESPECIALES PARA LOS PROPONENTES

✓ Por ningún motivo debe modificarse el formato de los anexos establecidos en la presente solicitud de cotización.

✓ El valor o valores ofertados debe(n), incluir todos los costos relacionados con la ejecución del servicio a contratar. De aplicar, la empresa seleccionada deberá asumir económicamente los viáticos de los colaboradores que deberán desplazarse a las diferentes sedes para cumplir con el objeto del contrato.

✓ El proponente debe adjuntar una propuesta técnica que describa la metodología de trabajo a utilizar para realizar las actividades descritas en la presente solicitud de cotización, la cual debe ser avalada por ASFC como propuesta técnica que se ajuste a los requerimientos institucionales.

✓ Mantener y mejorar la salud individual y colectiva de sus trabajadores en sus correspondientes ocupaciones, durante la ejecución del contrato.

✓ Garantizar la confidencialidad de la información que reciba por parte de ASFC ajustándose a las políticas de confidencialidad que para el efecto establezca, la cual solamente podrá usarse para la ejecución del contrato. Es decir, que el proveedor se compromete a respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna manera, los datos, estructuras, conocimiento, entre otros, que se manejen durante el desarrollo del contrato.

✓ El proveedor seleccionado debe tener cubrimiento a nivel nacional.

✓ El proveedor seleccionado debe contar con fotografía de producto y personas y debe estar integrado con el proceso de producción de video.

5. EVALUACIÓN TEMAS DE SST (SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO) PARA LA SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS

• Requerimientos exigidos por ASFC a los contratistas personas jurídicas, teniendo en cuenta la política de Salud y Seguridad y el cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia laboral y de seguridad social de los contratistas (leer guía adjunta).

• El personal que ingresará a las sedes para la instalación debe estar uniformado y contar con la planilla de pago de parafiscales y el carné de ARL. Como requisito para radicar facturas ante ASFC, el contratista debe soportarlas con pago de planilla de parafiscales de los empleados

• Las instrucciones y medidas correctivas emanadas de las autoridades deberán monitorearse su cumplimiento deberá ser especialmente verificado o auditado por parte de los responsables de SST de la empresa contratista.

• De acuerdo con los procedimientos establecidos por ASFC para auditar las actividades contratadas, el Contratista debe:

o Permitir que ASFC tenga acceso al personal, equipos y registros cuando los solicite, para efectuar la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del Contratista.

o Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por ASFC en las visitas de auditoría y visitas de seguridad.

o Mantener durante la vigencia del contrato y cinco años más, toda la información relacionada con los temas de Seguridad y Salud en el Trabajo, disponible y accesible, en medios idóneos que permitan su fácil y oportuna consulta.

6. VALIDEZ DE LA PROPUESTA

La propuesta debe tener una vigencia mínima de 120 días, contados a partir de la presentación de la propuesta. Por lo anterior, los proveedores deben acreditar que mantienen las condiciones de la misma durante este periodo.

7. FORMA DE PAGO POR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

En caso de ser adjudicado el(los) valor(es) que se deriven del presente proceso, se cancelarán en un término de 45 días contados a partir de la fecha de radicación de la factura con el cumplimiento de los requisitos fiscales y adjuntando la respectiva orden de compra emitida.

No se otorgarán anticipos de ningún tipo.

EL PROVEEDOR DEBERÁ CONTEMPLAR E INCLUIR EN SUS COSTOS TODO LO QUE CONSIDERE NECESARIO PARA EL DESARROLLO DEL OBJETO DEL CONTRATO.

8. ADJUDICACIÓN

ASFC se reserva el derecho de adjudicar al proveedor que considere más conveniente para el cumplimiento del objeto de este documento, pudiendo durante el término de vigencia de las ofertas recibidas no adjudicarla, declarar desierto el proceso o invitar nuevos Proveedores, sin que para ello tenga que dar explicación o efectuar reconocimiento a algún PROVEEDOR.

La adjudicación se hará a la propuesta completa de todos los ítems ofertados o por ítem individual, sin que ello afecte el precio inicial, pudiendo igualmente adjudicarse a varios proveedores los productos y servicios ofertados.

9. VIGENCIA DE LA NEGOCIACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO

La vigencia de la negociación es por tres (3) años con revisión anual de tarifas, la cual debe constar por escrito y de común acuerdo entre las partes y siempre que no supere el IPC, certificado por el DANE del año calendario inmediatamente anterior.

10. MODELO DE LEGALIZACION

ASFC definirá dependiendo de la cuantía y sus políticas con que modelo se efectuará la formalización de la presente negociación, puede ser CONTRATO, ACUERDO DE CONDICIONES U ORDEN DE COMPRA.

ASFC podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento, con un preaviso de no menos de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha en la que se pretenda hacer cesar sus efectos, sin que esto genere indemnizaciones de ningún tipo, salvo el reconocimiento de la contraprestación establecida por los servicios efectivamente prestados y soportados mediante el informe técnico mensual.

En caso de adjudicación, se adjuntará al mismo una tabla de penalidades y sanciones por incumplimiento en los acuerdos de niveles de servicio, la cual será dada a conocer una vez aceptada la propuesta.

AVISO:

• ASFC no aceptará propuestas condicionadas de ningún tipo, así mismo, en caso de incluirse condiciones o limitaciones a los servicios requeridos, las mismas se tendrán por no escritas.

• Toda la información consignada en este documento incluyendo sus anexos son de carácter estrictamente confidencial y está dirigida exclusivamente a su destinatario, sin la intención de que sea revelada o divulgada a otras personas. El acceso al contenido de esta comunicación por cualquier otra persona diferente al destinatario no está autorizado por el remitente y debe ser sancionado de acuerdo con las normas legales aplicables.

• La presente solicitud de cotización se rige únicamente por lo establecido en este documento, el cual está sujeto exclusivamente a las normas del derecho privado en su formación, contenido, ejecución y liquidación. Por lo tanto, su contenido no constituye un compromiso para ASFC salvo ratificación escrita por las partes. ASFC se reserva el derecho de llevar a cabo la aprobación total o parcial de la negociación como consecuencia de la presente solicitud de cotización.

• El receptor debe verificar posibles virus informáticos que tenga el correo o cualquier anexo a él, razón por la cual ASFC, no aceptará responsabilidad alguna por daños causados por cualquier virus transmitido en este correo.

Si por error recibe este mensaje, le solicitamos destruirlo.

Cordialmente,

XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXX

Directora de País AFL