Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RRHH PARA PORTS DE LES XXXXX BALEARS.
1.- OBJETO XXX XXXXXX
El presente pliego tiene como objeto definir los trabajos, las condiciones de ejecución y los criterios técnicos que deben servir como base para la realización del contrato.
2.- ANTECEDENTES Y ALCANCE DEL PROYECTO
2.1.- Consideraciones generales.
Ports de les Xxxxx Balears pretende fomentar la difusión y utilización de software libre. El carácter libre del software favorece la mejora y depuración del propio software, la reducción de costes gracias a la reutilización del código, refuerza las posibilidades de cooperación entre las diferentes entidades públicas o privadas, o particulares que gestionan el dominio publico portuario.
Todos los documentos, desarrollos y productos resultantes de los trabajos realizados en el marco del proyecto podran ser utilizados por Ports de les Xxxxx Balears para otras iniciativas, proyectos y convenios.
2.2.- Antecedentes
Ports de les Xxxxx Balears dispone de varios sistemas para la gestión de los recursos humanos. Estos sistemas son o bien adquisiciones del año 2007 o bien diferentes desarrollos a medida (CPH, Purho, Marca). Estos sistemas presentan graves problemas de extensibilidad e integración a la hora de solventar la operativa actual del área de Recursos Humanos así como los controles necesarios para la correcta gestión del personal.
La nueva solución a implantar deberá abordar al menos todas las funcionalidades ya existentes y se deberán de planificar los procesos de migración de datos desde las distintas bases de datos existentes en producción.
3.- ALCANCE DE LOS TRABAJOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA.
El sistema a suministrar incluirá, como mínimo, los siguientes módulos:
• Gestión trabajadores
• Gestión plazas trabajo. RLT y Organigrama.
• Gestión ofertas empleo, bolsines.
• Gestión contratos.
• Xxxxxxx xxxxxxxx, permisos y turnos. Control de presencia.
• Gestión Nóminas.
• Gestión de la formación.
• Portal del empleado.
• Seguimiento
• Módulo de reporting y BI.
• Gestión EPIs y uniformidad.
Como norma general todos los listados permitirán su ordenación, búsqueda, filtros rápidos, filtros avanzados y su gestión personalizada por usuario: grabar filtros, modificarlo, eliminarlo, configuración xx xxxxxx visibles, exportación de la información a hojas de cálculo (ods, csv) y pdf.
El sistema implementará un sistema de trazabilidad del dato para todos los modelos definidos en la base de datos. El sistema permitirá navegar por todo el histórico de información de un registro en concreto y recuperar su valor si fuese necesario.
La información existente en los sistemas actuales deberá migrarse al nuevo sistema, incluidos los documentos asociados existentes.
Principales requerimientos que debe cumplir el sistema final:
3.1.- Gestión de los trabajadores.
Gestión, mantenimiento e histórico de los expedientes de trabajadores de Personal de Ports de les Xxxxx Baleares, con independencia de su tipología (funcionario, laboral, eventual, etc) conteniendo:
• Nombramientos en plazas y categorías a las que accedan.
• Xxxxx de posesión del primer puesto de trabajo y de los sucesivos, incluidas las comisiones de servicio y las adscripciones provisionales.
• Cambios de situación administrativa, categoría, grupo profesional, área funcional o especialidad.
• Funciones polivalentes o de superior categoría
• Ceses en los puestos de trabajo.
• Bajas temporales.
• Adquisición del grado personal y sus modificaciones.
• Reingresos.
• Cambios de destino.
• Perdida de la condición de funcionario.
• Reconocimiento de servicios previos.
• Reconocimiento de trienios.
• Autorización de compatibilidades.
• Excedencias
• Situaciones Administrativas.
• Titulaciones, diplomas e idiomas, a efectos de valoración de méritos para la provisión de puestos de trabajo.
• Premios, sanciones, condecoraciones y menciones.
• Licencias y permisos que tengan repercusión en nomina o en el computo del tiempo de servicio activo.
• Reducciones de jornada.
• Prórrogas de contratos.
• Sentencias firmes.
• Jubilación e incapacidades.
• Prolongación de la permanencia en servicio activo.
• Cualquier otra que se considere necesaria.
Igualmente, deberá permitir efectuar en el módulo de Seguimiento anotaciones con las que se amplíen, aclaren, detallen o documenten otros registros, con el fin de mejorar la calidad e integridad de la información; así como referentes a inscripciones o anotaciones afectadas por otras posteriores correspondientes a actos o resoluciones que tuvieran efectos retroactivos, con el fin de señalar esta circunstancia.
3.2.- Gestión plazas de trabajo. RPT (relación de puestos de trabajo) y Organigrama.
3.2.1.- Gestión plazas de trabajo.
La aplicación deberá incluir los procesos necesarios para crear, modificar, consultar y, en su caso, dar de baja, la información relativa a las plazas de trabajo. Los cambios deberán quedar reflejados en el histórico.
Los datos mínimos a contener de cada una de las plazas son los siguientes:
• Código de la plaza
• Denominación
• Numero de orden
• Escala, subescala, clase, categoría y grupo
• Forma de ingreso
• Sistema de selección
• Tipo de personal
• Situación de la plaza: Empleado/a titular y/u ocupante, reservas.
• Cualquier otro dato que pueda tener incidencia económica o administrativa o que esté reflejado en la RLT de Ports de les Xxxxx Balears.
Estos datos deberán estar relacionados con el registro de personal (persona que lo ocupa), con
la relación de puestos de trabajo (lugar de trabajo al que se encuentra vinculada la plaza) y con la estructura organizativa.
Otras funcionalidades:
• Definición de plazas, con atributos orientados a la gestión presupuestaria, así como un histórico de las personas ocupantes.
• Gestión de las diferentes situaciones de las plazas, según las diferentes opciones de ocupación (ocupadas, en provisión, vacantes, a extinguir, etc).
• Sera necesario mantener un histórico de plazas.
• Para facilitar la gestión y el conocimiento de la situación actual de la plantilla y de sus necesidades futuras, se generaran los oportunos informes y listados obtenidos a través de la introducción de diversos criterios.
3.2.2.- RPT (relación de puestosd e trabajo) y Organigrama
Comprenderá la gestión de todas las actuaciones derivadas del mantenimiento de la estructura organizativa, jerárquica o funcional y de la relación de puestos de trabajo. Debe permitir efectuar simulaciones de organigrama y de creación de puestos de trabajo nuevos. Todos los movimientos de la RPT y del organigrama deberán quedar registrados en el histórico.
Actualmente PortsIB tiene al menos 2 RPT's activas: personal laboral y funcionarios. El sistema permitirá la coexistencia de varias RPT's al mismo tiempo.
La RPT debe comprender todos los puestos de trabajo vigentes con todas sus características: Código, descripción, unidad, nivel de complemento de destino, complemento especifico, tipo de jornada, grupos de adscripción, tipo de adscripción, sistema de provisión, tipo de puesto de trabajo, titulación especifica para desempeñar el puesto, otra formación necesaria para la provisión, formación relevante para su provisión, adscripción a cuerpos y escalas.
Estos datos deberán estar relacionados con el registro de personal (persona que lo ocupa), con la plantilla (plaza vinculada al sitio) y con la estructura organizativa (organigrama) y permitirá la relación con la aplicación presupuestaria a nivel orgánico, funcional, económico.
La aplicación deberá contemplar además, las siguientes funcionalidades:
• Definición genérica xx xxxxxxxxxx de puestos, a partir de las cuales se pueden crear todos los puestos de trabajo de PortsIB.
• A nivel de puesto podrán definirse atributos relacionados con todo el sistema retributivo (complemento específico, complemento de destino, nivel, otros complementos que pudieran definirse) funciones, tareas del puesto, requisitos de acceso (titulación, formación), etc.
• Confección de borradores y diferentes versiones de la RPT, orientada a la confección del Presupuesto, y a partir de su aprobación, repercusión en los puestos de trabajo incluidos en dicha RPT.
• Enlace con la nómina, de las características retributivas de los puestos.
• Ubicación de dotaciones en Centros de trabajo y Centros de coste de forma individualizada.
• Históricos de RPT, todos o filtrados por fecha.
• Gestión de ocupación de puestos:
◦ Situación de las dotaciones parametrizables.
◦ Forma de adscripción parametrizable.
◦ Control de compatibilidad entre situaciones.
◦ Múltiples ocupaciones por dotación: excedencias, maternidades, comisión de servicios, reducción de jornada,...etc.
◦ Gestión de las convocatorias para provisión de puestos mediante Libre Designación.
◦ Gestión de las convocatorias para provisión de puestos mediante Concurso de Méritos.
Dar respuesta adecuada a cuestiones sobre:
• Ocupación y titularidad del puesto.
• Plazas ocupadas, de ellas cuantas y cuales están ocupadas por personal fijo o por interinos, que plazas están vacantes, etc., así como su dotación presupuestaria.
• Comisiones de servicios.
• Atribuciones temporales de funciones y el salario que se percibe.
• Creación de puestos de trabajos virtuales para solucionar problemas como el de que para una comisión haya asignadas varias personas, teniendo en cuenta que si se desasigna un puesto virtual, el sistema deberá proponer la eliminación de dicho puesto.
• Generación de simulaciones, permitiendo aplicar o rechazar los resultados de las mismas.
• Informes:
◦ Se generaran los oportunos Informes y listados obtenidos a través de la introducción de diversos criterios.
◦ Registro de ocupación.
◦ Ficha del puesto.
◦ Informes de efectivos reales y vacantes (con reserva o sin reserva)
◦ Personal de vacaciones, personal de baja, etc.
• Catalogo de puestos:
◦ Descripción de funciones, tareas y condiciones del puesto.
◦ Formación especifica requerida por el puesto.
◦ Catalogo de factores de desempeño y requisitos del puesto parametrizables individualmente por cada puesto.
◦ Grupos/titulaciones requeridas.
◦ Plazas requeridas.
• Otros requisitos:
◦ Debe permitir la toma de posesión del personal funcionario de acuerdo con la legislación vigente.
◦ Debe permitir la formalizacion de los trabajos de superior categoría, mediante la comparación de los dos puestos relacionados.
◦ Permitir los cambios de las situaciones administrativas, las adaptaciones de los puestos por motivos de salud y cambios de puestos por motivos de salud.
◦ Publicación web de la RPT vigente. La información a publicar deberá ser parametrizable.
◦ Propuesta de personal que cumple con los requisitos de una plaza en caso de tener que hacer sustitución temporal.
La estructura jerárquica o funcional, deberá quedar totalmente definida, contemplando todos los niveles necesarios para reflejar la realidad organizativa de Ports de les Xxxxx Balears, permitiendo extraer de la jerarquía de las unidades, la jerarquía o jerarquías de mando para los distintos tipos de gestiones a realizar en Ports de les Xxxxx Balears.
3.3.- Gestión ofertas de empleo, bolsines.
3.3.1.- Gestión ingreso personal en PortsIB.
Gestión de la selección y/o el ingreso de personal en el Ente, de acuerdo con la Oferta de Empleo Público, mediante procesos de selección y acceso, que permitan reserva de plazas para turno de discapacidad, con generación de listados de admitidos y excluidos, provisionales y definitivos, resoluciones de aprobación de listados y de nombramiento de tribunales, de calificaciones, certificación de asistencia a examen y de calificaciones, etc.
Fichas que reflejen todos los datos de los aspirantes a las distintas convocatorias (nombre, apellidos, dirección, teléfono,.., etc.).
Gestión del tramite de las pruebas celebradas, con listados de puntuaciones de la fase de oposición y de baremo de méritos de la fase de concurso; calculo de nota final, criterios de desempate, así como relación de los aspirantes que obtienen plaza, contemplando el turno de discapacidad.
La Oferta debe identificarse mediante el año, pudiendo darse el caso de tener ofertas de años anteriores y/o posteriores al actual que aun no hayan sido cerradas (ofertas vigentes), así como tramitarse de forma conjunta la oferta de años distintos.
Generación/incorporación a Lista de Reserva de los remanentes de los procesos selectivos de Oferta de Empleo Publico que se celebren, en estrecha relación con la gestión de Relación de
Puestos de Trabajo.
En la oferta publica aparecen las plazas con su vinculación a un puesto de trabajo que contiene las funciones, competencias... que debe poseer la persona que lo ocupe. Vinculo de la relación de puestos de trabajo y plazas con la selección y la contratación / nombramiento.
3.3.2.- Convocatoria específica para generar bolsines de trabajo.
Gestión de las convocatorias para generar bolsines de trabajo, con las mismas prestaciones que para la Oferta de Empleo (Fichas de los aspirantes, listados de admitidos, tribunales, gestión de pruebas, etc.), con la diferencia de que la convocatoria no estará vinculada a plazas concretas, sino para crear una bolsa de empleo, sujeta a las necesidades de PortsIB
Gestión de los bolsines de trabajo, de conformidad con la legislación correspondiente para cubrir interinidades y contrataciones temporales de personal funcionario y/o laboral, que refleje el orden de los aspirantes para llamamiento, así como la situación en que estos se encuentren en el bolsín (disponible, baja temporal, baja definitiva,..., etc.). También deberá contemplar la integración de los candidatos en la lista procedentes de convocatorias de Oferta de Empleo Publico, y de convocatorias especificas para generar lista, según el orden establecido en el art. 3 de dicho Reglamento, así como los diferentes criterios para el llamamiento establecidos en el Reglamento, por ejemplo según se trate de contratación temporal, o cobertura interina de plaza vacante, o por ostentar la condición de discapacitado.
3.4.- Gestión contratos.
Comprenderá la gestión de todas las actuaciones derivadas del mantenimiento de los contratos del personal de Ports de les Xxxxx Balears.
Se relacionará con la plaza de trabajo, gestión de las prórrogas, plaza del bolsín, centro de trabajo, etc.
3.5.- Xxxxxxx xxxxxxxx, permisos y turnos. Control de presencia.
Actualmente PortsIB tiene dos sistemas diferenciados para la gestión de horarios, vacaciones y control de presencia: CPH y Marca.
CPH: Aplicación para la gestión de xxxxxxxx y vacaciones del personal de PortsIB. Gestiona el control de presencia del personal de la oficina central de PortsIB mediante la integración con dos lectores biométricos en las oficinas centrales. Registro de los días de vacaciones, libre disposición, etc del personal de PortsIB. Esta información se introduce de manera manual en el sistema por parte del personal de RRHH.
Marca: Aplicación para el registro de marcajes del personal en los puertos gestionados directamente por PortsIB. Aplicación desarrollada internamente en PortsIB. Realiza un registro de los marcajes del personal en los puertos. No contempla más funcionalidades.
No hay ninguna aplicación para la gestión de los turnos que se realizan en los puertos.
El nuevo sistema propuesto deberá proveer las funcionalidades necesarias para solucionar los problemas parcheados por CPH y Marca, así como solucionar las problemáticas derivadas de la gestión de la gestión de turnos así como las obligaciones que el convenio y las distintas legislaciones conllevan.
3.5.1.- Gestión horarios.
La aplicación permitirá definir calendarios laborales para cada centro de trabajo en el que se recojan los festivos nacionales, autonómicos y locales.
En función del tipo de contrato y de la plaza de trabajo se asignará uno o varios horarios a cumplir para cada empleado.
Realizar dimensionamientos semanales, mensuales en base a los horarios definidos y las preferencias estrictas (reducción de jornada) o menos estrictas.
3.5.2.- Gestión permisos.
La aplicación permitirá definir, en función del convenio laboral aplicable (laboral o funcionario), plaza de trabajo, tipo de contrato, etc, los distintos tipos de permisos que un empleado puede disfrutar. La aplicación ofrecerá un módulo (vía portal del personal) para que los empleados puedan solicitar los permisos que consideren oportunos.
En función de la plaza de trabajo estos permisos necesitarán varias aprobaciones por parte de distinto personal responsable (encargado del puerto, encargado de los puertos, responsable RRHH, gerencia) en función de la persona que lo solicite.
La aplicación controlará que no se excedan los días máximos de permisos solicitados y ofrecerá al usuario información de valor para las solicitudes que realice.
En todo momento un trabajador de PortsIB podrá comprobar, vía portal del empleado, los días que ha disfrutado, los días pendientes y el estado de sus solicitudes. Los empleados podrán realizar modificaciones, cancelaciones, etc.
Los responsables de las distintas áreas y puertos podrán estipular que días / semanas no se autorizarán permisos, denegar permisos, etc.
El sistema dejará traza de todas las modificaciones. 3.5.3.- Gestión turnos.
Se dotará al sistema de un módulo donde los responsables de los puertos podrán definir los turnos del personal a su cargo.
Estos turnos deberán ser validados por el encargado de cada uno de los puertos y por el personal de RRHH.
La aplicación mostrará de la manera más usable la información necesaria para la definición de estos turnos, así como el control del horario del personal asociado a ellos (falta de horas, exceso de horas, cambios de turno, replanificaciones, incidencias varias.)
Se mantendrá histórico de todos los cambios, creación de borradores, etc. 3.5.4.- Gestión presencia.
Actualmente sólo las oficinas centrales de PortsIB tienen lector de huellas biométrico (DIGITEK ML-20) para los marcajes de entrada y salida de los trabajadores.
Es necesario el suministro e instalación de lectores de huellas biométricas en las distintas oficinas de PortsIB:
Puerto de Andratx. Puerto xx Xxxxxx.
Puerto de Pollença, oficina principal. Puerto de Pollença, oficina tránsito. Puerto de Cala Ratjada.
Puerto de Cala Bona Puerto de Porto Cristo Puerto de Portocolom Puerto de Portopetro Puerto de Cala Xxxxxxx
Puerto de la Colonia de Sant Jordi.
Puerto de Ciutadella: interior/antiguo, Menorca.
Puerto de Ciutadella: dique exterior de Son Blanc, Menorca Puerto de Fornells. Menorca.
Puerto de Sant Xxxxxx de Portmany, Ibiza.
Ports de les Xxxxx Balears tiene una VPN con cada una de estas sedes.
Todos los equipos se intercomunicarán entre sí, de forma que el sistema permita al personal fichar en cualquiera de los equipos instalados. El sistema debe permitir, ademas, si se considera oportuno por parte del PortsIB, la captura de los fichajes a través del PC de trabajo del empleado (vía portal del personal).
En caso de desconexión del sistema los terminales almacenarán la información de los marcajes hasta la recuperación de la conectividad. El sistema avisará de la pérdida de conectividad de los terminales y generará las alarmas correspondientes.
El adjudicatario llevará a cabo todas las tareas necesarias de cableado eléctrico y de datos, en las 15 instalaciones designadas anteriormente.
Dada la naturaleza y distribución del servicio que PortsIB presta, el personal eventual de los puertos no hace acto de presencia en las oficinas xx Xxxxx con lo que el proceso para el registro inicial de los nuevos empleados debe ser muy sencillo y procedimentado. El alta se realizará directamente en las oficinas portuarias.
La solución propuesta debe contemplar el suministro, instalación y configuración de todo el hardware/software necesario para el correcto funcionamiento del sistema. Es decir, si es necesario un programa de software específico para la recogida de los marcajes la solución deberá contemplar el suministro y configuración del ordenador, junto con las licencias del sistema operativo que sean necesarias.
La información recogida por los terminales se integrará en el sistema. El sistema calculará la información referente al cumplimiento de jornada y generará informes y alarmas consultables
tanto vía portal del personal, vía la aplicación por parte del área de RRHH y de los responsables con personal a su cargo.
Los usuarios del sistema recibirán un email con el cumplimiento de la jornada, incidencias, horario cumplido, etc.
Los usuarios con incidencias podrán gestionar su resolución vía el portal del personal. Se valorará la instalación de métodos redundantes de marcaje.
3.6.- Gestión nóminas.
El sistema incluirá un módulo que permita importar las nóminas de una solución de terceros y permita comprobar su correcta generación.
Además, el módulo proveerá de mecanismos para la importación masiva de información desde fuentes externas. Una funcionalidad básica que se debe proveer es que los empleados podrán consultar el histórico de nóminas desde el portal del personal.
3.7.- Gestión de la formación al empleado
Se deberá contemplar la gestión de la formación impartida y recibida por los empleados de Ports de les Xxxxx Balears.
La herramienta deberá proporcionar mecanismos de integración con el portal del empleado, de forma que presente la oferta de cursos, permita la inscripción y la obtención del diploma final. Además de presentar al empleado el histórico de los cursos de formación que ha realizado.
Se gestionarán las distintas convocatorias de formación, planes de formación, control de asistencia a los cursos, permitiendo al formador la posibilidad de actualizar las incidencias producidas y al personal de formación la consulta online de las ausencias para una mejor gestión de la cobertura de los cursos.
La herramienta permitirá la generación de los certificados/diplomas/etc. de formación en formato electrónico.
3.8.- Portal del empleado.
El empleado podrá realizar sus gestiones y consultar la información vinculada a su puesto de trabajo a través del portal del empleado que deberá estar operativo a través de una url que se habilitará al efecto. Deberán estar operativos al menos los siguientes procedimientos:
• Consulta del recibo de la nómina
• Consulta de datos personales
• Consulta del expediente de personal: puestos ocupados, jornada laboral, etc.
• Consulta de datos de su puesto actual, complementos, etc.
• Consulta de cursos realizados y descarga de los diplomas de formación generados.
• Solicitud de cursos de formación/acciones formativas.
• Solicitud de cambio/actualización de datos personales.
• Solicitud/Gestión de EPIs uniformidad.
• Petición de permisos: Asuntos propios, vacaciones, maternidad, lactancia, Recuperación horas extraordinarias, etc. Cambios de fechas de permisos solicitados, anulaciones, denegaciones por parte de los responsables, etc.
• Justificaciones de incidencias.
• Solicitud de ayudas sociales.
• Solicitud de anticipos.
• Consulta del estado en las listas de reserva.
• Consulta RPT vigente.
3.9.- Módulo de Seguimiento.
Todas las entidades, funcionalidades del sistema permitirán la generación de incidencias relacionadas con ella. Este módulo del sistema permitirá de un vistazo conocer los temas pendientes del área de RRHH de PortsIB.
Esta información también será exportable, filtrable, etc.
3.10.- Módulo de reporting y BI.
El sistema debe presentar un paquete integrado por herramientas destinadas al usuario final cuyo objetivo es la explotación de los datos contenidos en el sistema, aspecto que debe proporcionar un sistema altamente parametrizable en la composición y diseño de informes. Estas herramientas deben formar parte integrada del Sistema de Información de RRHH, por lo que no deben existir redundancias ni incoherencias en la información presentada.
3.11.- Módulo EPI y uniformidad.
Se deberá contemplar la gestión de los EPIs y la uniformidad en stock y recibida por los empleados de Ports de les Xxxxx Balears.
La herramienta deberá proporcionar mecanismos de integración con el portal del empleado, de forma que cada trabajador pueda solicitar uniformidad de la disponible indicando tallas, numero de pie, etc. La aplicación controlará el stockage de cada elemento, tiempo de vida útil, presupuestos, fecha de compra de uniforme o EPI, tipos de EPI, equipamiento de cada trabajador, etc.
La herramienta permitirá la subida masiva de información así como la actualización masiva de esta.
La herramienta permitirá generar tantos documentos asociados como se consideren necesarios de cara al desempeño de las tareas de gestión y control.
4.- ENTREGA DE HARDWARE Y SOFTWARE RESULTADO DEL PROYECTO.
El adjudicatario deberá entregar todos los equipos informáticos (hardware) instalados y todos los programas (software) junto con los manuales de funcionamiento, operación y mantenimiento de los equipos para el correcto funcionamiento y mantenimiento del sistema de gestión.
A la finalización del contrato se entregará:
● Manual de funcionamiento, operación y mantenimientos de los equipos, para el correcto funcionamiento y mantenimiento del sistema.
● Programas de configuración específica del sistema instalado.
● Certificados y garantías de todos los equipos.
● Formación necesaria para el personal destinado a usar los equipos y a sus responsables. La formación se realizará por parte del contratista, fabricante de los equipos, distribuidor o personal contratado técnico con la experiencia y conocimientos necesarios.
Cualquier accesorio y/o complemento que no haya estado incluido al solicitar el material o equipo que sea necesario para su funcionamiento correcto, se considera que será suministrado, instalado y configurado por la empresa ofertante sin coste adicional para Ports de les Xxxxx Balears, entendiendo que su importe esta incluido en el coste de la solución.
5.- ESPECIFICACIONES
5.1.- Especificaciones generales
Formación: Las empresas que se presenten al concurso deberán determinar en sus propuestas las actividades de formación sobre la utilización de los recursos ofertados. El plan de formación deberá comprender todos los aspectos del proyecto, en función de los perfiles de gestores y usuarios de la aplicación La formación deberá hacerse en la sede de PortsIB
Implantación: El proceso de implantación de la aplicación se llevara al proyecto.
Todas las entidades y funcionalidades del sistema permitirán adjuntar documentación digital.
5.2.- Especificaciones técnicas
Este sistema debe estar basado y debe ser Software Libre.
Para su implementación pueden seguirse los estándares de la CAIB
xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.xx? mkey=M08110610180317195848&lang=ES&cont=7621 o bien Python con alguno de los frameworks mas populares: Django, Flask, Web2py, etc.
Con independencia de la tecnología/lenguaje escogido el sistema deberá ofrecer una API-REST de consulta que permita la interconexion con otros servicios o sistemas.
La interfaz web del sistema deberá ser responsive, se valorará especialmente la UX del sistema. Total integración con las herramientas ofimáticas de OpenOffice y LibreOffice.
Integración con gestor documental o sistema de archivos. El sistema validará los usuarios contra un servidor LDAP. 5.3- Especificaciones particulares.
Migración: El nuevo sistema debe incorporar, mediante los procedimientos correspondientes, los datos existentes en los sistemas actuales. El adjudicatario realizará las tareas de análisis, asesoramiento en el alcance del traspaso, así como el soporte necesario para la resolución de dudas durante la generación de los ficheros de extracción y migración necesarios, para cargar en el nuevo sistema. La extracción de la información desde los sistemas anteriores y la generación de los ficheros adecuados al formato establecido y requerido por la nueva aplicación, se realizará con la colaboración del personal técnico del Ports de les Xxxxx Balears. Las empresas concurrentes al proceso deberán aportar en sus ofertas los trabajos y las herramientas necesarias, la forma de llevar a cabo el trabajo y el plazo estimado para el operación
6.- PRESUPUESTO
El importe máximo de la presente contratación es de 92.000,00 euros (noventa y dos mil euros) más un 21 % de IVA hace un total de 111.320,00 euros (ciento once mil trescientos veinte euros) que irán a cargo de los presupuestos de Ports de les Xxxxx Balears.
El contrato deberá desarrollarse durante 18 meses como máximo, teniendo prioridad la instalación de los del sistema de gestión presencia, horarios, permisos y turnos.
En este presupuesto se considerarán incluidas todas las partidas necesarias para completar los trabajos indicados en este pliego y en la oferta del adjudicatario, así como todas las tareas que se deriven de la realización de los trabajos descritos en el mismo, incluido el mantenimiento.
En la oferta económica el licitador deberá desglosar el precio ofrecido para cada módulo (referidos en el punto 3 de este documento), así como el precio ofrecido por lector biométrico. Si se ofertan distintos tipos de lectores se detallará el precio de cada tipo.
El contrato se entenderá cumplido por el contratista cuando haya realizado las tareas encargadas y ofrecidas, de acuerdo con los términos y condiciones del mismo y a satisfacción del responsable del contrato de Ports de les Xxxxx Balears.
7.- CRITERIOS DE VALORACIÓN. PUNTUACIÓN. FORMA DE EVALUAR.
1. Oferta económica Hasta 50 puntos
2. Propuesta técnica Hasta 45 puntos
3. Criterio de carácter social Hasta 5 puntos
7.1.- Oferta económica
La ponderación se efectuará de acuerdo con la fórmula:
Oferta económica: puntuación = 50 * (oferta con mayor rebaja)/(oferta evaluada)
7.2.-Propuesta técnica.
Se valorará con 45 puntos la fiabilidad de la solución técnica propuesta, la claridad de la exposición, la idoneidad de las soluciones propuestas en los diferentes módulos y en especial el equilibrio óptimo entre fiabilidad, eficiencia, UX y seguridad así como la la adecuación a los objetivos deseados.
El licitador presentará la propuesta técnica conforme al siguiente esquema:
- Funcionalidades ofrecidas de acuerdo a lo descrito en el pliego de prescripciones técnicas.
- Características de los lectores biométricos.
- Facilidad para la extensión y modificación del sistema y código.
- Solución a las demandas funcionales y técnicas
- Características, capacidad de ampliación, flexibilidad en la configuración del software ofrecido.
- Propuesta de garantía y mantenimiento.
Se valora la mejor oferta en cada uno de las características con la máxima puntuación (si cumple con los requisitos xxx xxxxxx).
Se puntúan las siguientes ofertas según la diferencia de valor con respecto a la mejor. Es decir, para tener el 100% de puntuación, no basta con cumplir al 100% con las prescripciones técnicas sino que además debe ser la mejor oferta de entre las concurrentes. De esta forma se tienen en cuenta implícitamente las mejoras introducidas por cada una de las ofertas.
Se entiende por mejora la ampliación de las funcionalidades, cantidades o características de los equipos, programas o servicios tal y como están descritos en los pliegos. O bien, las que no están descritas en el pliego pero tengan un valor tangible, medible y objetivo.
Se valoran para cada apartado los requisitos solicitados en el pliego de prescripciones técnicas y especificadas en cada una de las ofertas. Puede suceder que un mismo requisito estándar tenga una valoración en una oferta y otra distinta en otra oferta. Esto es debido al hecho de que en una se hallen detalladas sus características y funcionamiento y en la otra no. De esta forma, se valora correctamente la calidad de la documentación y de la solución que más se adecua a los requerimientos xxx xxxxxx de prescripciones técnicas.
7.3.- Criterio de carácter social (en virtud del Acuerdo del Consejo de Gobierno de 29 xx xxxxx de 2016 por el cual se establecen directrices para la inclusión de cláusulas de carácter social en la
contratación de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Xxxxx Balears y su sector público instrumental, BOIB núm. 54, de 30/04/2016):
Se valorará con 5 puntos que las empresas de más de 50 trabajadores, cuenten con un porcentaje superior al mínimo legalmente establecido de disponer del 2% de personal discapacitado (con discapacidad igual o superior al 33%) en su plantilla, Y, en el caso de empresas de menos de 50 trabajadores, que cuenten con al menos un trabajador discapacitado (con discapacidad igual o superior al 33%) en su plantilla.
Se valorará con 0 puntos que las empresas de más de 50 trabajadores, no cuenten con un porcentaje superior al mínimo legalmente establecido de disponer del 2% de personal discapacitado (con discapacidad igual o superior al 33%) en su plantilla. Y, en las empresas de menos de 50 trabajadores, que no cuenten con ningún trabajador discapacitado (con discapacidad igual o superior al 33%) en su plantilla.
Para ello, el licitador deberá presentar un certificado del organismo competente, que acredite dichos extremos.
8.- SEGURIDAD ( PARA PRODUCTOS O SERVICIOS SOFTWARE)
De acuerdo con el RD 1720/2007, se debe incluir en la descripción técnica del software el nivel de seguridad: básico, medio o alto, que se pueda alcanzar, de acuerdo con lo establecido en el título VIII del Real Decreto.
Adicionalmente, se debe incluir en al descripción técnica del software el nivel de seguridad bajo, medio o alto que se pueda alcanzar de acuerdo a lo establecido en el R.D. 3/2010 que regula el Esquema Nacional de Seguridad.
El adjudicatario debe aportar una memoria en la que se analicen los riesgos asociados al software, y se justifiquen los controles y mecanismo técnicos incorporados en la aplicación para dar cumplimiento a las medidas de seguridad exigidas, de acuerdo al nivel de protección de los datos tratados.
Esta memoria podrá ser substituida por una acreditación de conformidad, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 del R.D. 3/2010.
El adjudicatario se compromete a resolver cualquier deficiencia relacionada con las medidas de seguridad en un tiempo proporcional a la gravedad de la deficiencia.
9.- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El adjudicatario debe incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa estarán autorizadas para relacionarse con Ports de les Xxxxx Balears a los efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Se debe agregar una descripción de su perfil profesional y sólo podrán ser substituidas con la conformidad de Ports de les Xxxxx Balears.
En el desarrollo de todas sus tareas se requiere que el adjudicatario asuma el cumplimiento de las políticas, la normativa y las recomendaciones de seguridad. En particular:
1. Permiso de acceso y tratamiento. El adjudicatario podrá tener acceso y dar tratamiento a los datos contenidos en los sistemas a los cuales se les de permiso de acceso, ya sean de
carácter personal o no, siempre que sea imprescindible para realizar las tareas, actividades o las obligaciones derivadas de este contrato, pero en todo caso limitándose a los datos y al espacio de tiempo que sea estrictamente necesario.
2. Toda la información a la que el adjudicatario tenga acceso, especialmente la de carácter personal, no podrá ser utilizada bajo ninguna circunstancia para una finalidad diferente de la establecida en el contrato, siguiendo las instrucciones del órgano de contratación en todo momento.
3. Comunicación de datos. En todo momento, y en cualquiera de las actividades que impliquen el acceso o el tratamiento de datos de carácter personal responsabilidad del Ports de les Xxxxx Balears, el adjudicatario cumplirá las disposiciones y las exigencias establecidas por la normativa aplicable. En particular, la Ley orgánica 15/1999, el R.D. 1720/2007 y el R.D. 3/2010.
4. Prohibición de comunicar los datos a terceras personas. Ningún dato, y especialmente los de carácter personal, podrán ser comunicados a terceras personas bajo ninguna circunstancia, sin el consentimiento previo de Ports de les Xxxxx Balears, aunque sea para fines relacionados directamente con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, sin perjuicio de las previsiones contempladas en la normativa vigente.
5. Medidas de seguridad:
a. En el tratamiento de los datos de carácter personal, el adjudicatario debe aplicar como mínimo las medidas de seguridad de carácter técnico y organizativo relativas al nivel de seguridad correspondientes a los datos de carácter personal, de acuerdo con aquello establecido en el título VIII del R.D. 1720/2007, a fin de garantizar la seguridad, la confidencialidad y la integridad de la información.
b. En particular, para realizar de manera adecuada las actividades y obligaciones contraídas a raíz de este contrato, el adjudicatario y las personas que de él dependen, pueden tener acceso a datos de carácter personal reales y no sometidos a ningún proceso de disociación. En cualquier caso puede ser necesario acceder a datos protegidos especialmente en virtud de los artículos 7 y 8 de la Ley Orgánica 15/1999. En este sentido el grado de seguridad exigido ha de ser el nivel de seguridad alto, de conformidad con el R.D. 1720/2007.
c. Sin perjuicio de los expuesto en el párrafo anterior, y a todas las previsiones hechas para las actividades relacionadas con la finalidad del contrato, el adjudicatario está sujeto a las disposiciones siguientes, entre otras, que concretan los requisitos y las condiciones que han de cumplir los ficheros y las personas que participen en el tratamiento de los datos de carácter personal, de acuerdo con el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999:
1. Tomar las medidas de carácter técnico y organizativo que mantengan la seguridad de los datos, y eviten la alteración, la pérdida o el tratamiento no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos tratados y los riesgos a los que están sometidos ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
2. Siempre que se traten datos especialmente protegidos, tomar las medidas de seguridad correspondientes al nivel de seguridad alto, de conformidad con los artículos 81, 103, y 104 del R.D. 1720/2007.
3. No comunicar a terceras personas los datos a los que se haya tenido acceso, o se hayan tratado, ni tan solo para conservarlos.
4. Informar a los trabajadores y cualquier persona con acceso a los datos de carácter personal, sobre las obligaciones establecidas en los apartados anteriores, especialmente las relativas al deber xx xxxxxxx y las medidas de seguridad, y hacer que las cumplan. El adjudicatario adoptará cuantas medidas sean necesarias para que el personal involucrado en la prestación del servicio y cualquier persona con acceso a los sistemas informáticos o a los datos procedentes de este, conozcan lo que se dispone en la Ley Orgánica 15/1999, el R.D. 1720/2007, el R.D. 3/2010 y la normativa interna de Ports de les Xxxxx Balears, y se comprometan a cumplirlo.
5. El adjudicatario no puede hacer copias, volcados o cualquier operación de conservación de los datos que estén bajo la responsabilidad de Ports de les Xxxxx Balears, o que procedan de los sistemas a los que pueda tener acceso, con finalidades distintas de las determinadas para el objeto de este contrato, a no ser que tenga autorización expresa de la administración o atendiendo a las previsiones de normativa aplicable. En este supuesto, deberá destruir o devolver todos los datos datos a los que haya tenido acceso, y también cualquier resultado del tratamiento aplicado a cualquier soporte o documento en el que figuren, por los medios que determine Ports de les Xxxxx Balears, ya sea al finalizar las tareas que son objeto de este contrato, ya sea cuando estos datos dejen de ser necesarios para el fin previsto, aquello que suceda antes.
6. Confidencialidad
a. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos están sometidas al deber xx xxxxxxx en virtud del artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, así como al deber xx xxxxxxx profesional.
b. Así, las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos están obligadas al secreto profesional respecto a estos datos, al deber de guardarlos y al compromiso de cumplir las obligaciones de protección de datos. Estas obligaciones subsistirán incluso después de que se haya extinguido la relación contractual.
c. El adjudicatario solicitará para su personal, exclusivamente las autorizaciones de acceso a los datos y a los recursos que necesite para desarrollar sus funciones.
7. Personal
a. El adjudicatario debe aportar las medidas que sean necesarias para que su personal cumpla las previsiones realizadas en este contrato.
b. En particular, el adjudicatario se compromete a formar e informar a su personal sobre las obligaciones que emanan de la normativa aplicable, debiendo programar las acciones formativas necesarias.
8. Control y auditoria
a. El adjudicatario autoriza a Ports de les Xxxxx Balras a realizar controles y auditorías, incluyendo el acceso a los establecimientos y a las instalaciones donde se lleve a cabo el tratamiento de los datos, a la documentación y a los equipos. A fin de que Ports de les Xxxxx Balears pueda revisar este tratamiento de datos y verificar si cumple las obligaciones derivadas de este contrato y de la normativa aplicable, el adjudicatario debe proporcionar los mecanismos de control y seguimiento que se le soliciten, así como suficiente información relativa a las medidas de seguridad que aplique en el desarrollo de los trabajos incluidos en este contrato.
b. Si el adjudicatario no envía la información que se le haya requerido o se prohíbe el acceso a sus instalaciones para supervisar si se cumplen los requisitos de seguridad, esta puede ser una causa justificada para resolver el contrato.
c. En caso de actuaciones o requerimiento que la Agencia Española de Protección de Datos pueda dirigir a Ports de les Xxxxx Balears, el adjudicatario se compromete a proporcionar la información requerida para facilitar en todo momento las actuaciones previstas en los términos legales establecidos y en adoptar las medidas que se consideren oportunas derivadas de estas actuaciones.
9. Devolución
a. Una vez finalizado el tratamiento o la prestación del servicio, el adjudicatario debe acordar con Ports de les Xxxxx Balears las instrucciones pertinentes en cuanto al destino de la citada información, ya sea su destrucción o borrado, o su devolución de cualquier dato entregado a Ports de les Xxxxx Balears, así como también cualquier soporte o documento en que conste cualquier dato objeto del tratamiento.
b. El adjudicatario únicamente podrá conservar los datos, debidamente bloqueados, mientras se puedan derivar responsabilidades de la relación con estos y de acuerdo con los términos legalmente establecidos.
10. Comunicación de incidencias. El adjudicatario debe informar inmediatamente a Ports de les Xxxxx Balears de cualquier incidencia relativa al acceso de de los datos que proporcione a Ports de les Xxxxx Balears y que pueda tener como consecuencia el acceso, la alteración o la pérdida de los datos.
11. Incumplimiento.
a. Si el adjudicatario destina datos a otra finalidad, si los comunica o si los utiliza incumpliendo sus obligaciones, especificadas o exigibles por la normativa, será considerado responsable del tratamiento de acuerdo con la definición establecida en el artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999. En consecuencia deberá responder de las infracciones en que pueda incurrir personalmente y estará sujeto al régimen sancionador establecido (artículo 43 a 49 de la Ley Orgánica 15/1999).
b. El adjudicatario está sujeto a las mismas condiciones y obligaciones descritas anteriormente respecto al acceso y tratamiento de cualquier documento, dato, norma y procedimiento de Ports de les Xxxxx Balears al que pueda tener acceso en virtud de
este contrato.
10.- PROPIEDAD INTELECTUAL
Sin perjuicio de lo que dispone la legislación vigente en materia de propiedad intelectual i de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que todos los derechos sobre la aplicación informática de los programas, códigos fuente y la documentación realizados al amparo de este contrato, corresponden únicamente a PORTS DE LES XXXXX BALEARS, con exclusividad y a todos los efectos.
Palma,
VºBº
El Jefe de Unidad TIC El director gerente de Ports de les Xxxxx Balears
Xxxxxxxxx X. Xxxxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx