ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 01/07/2014

ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 01/07/2014

1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

Producción y distribución del kit de instrumentos musicales para los Hogares Comunitarios de Bienestar - HCB tradicional del ICBF, a nivel Nacional

2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)

3. UNIDAD DE MEDIDA

Unidad

4. DESCRIPCIÓN GENERAL

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar requiere contratar la producción y distribución de 50.648 Kit de instrumentos musicales.

Los kits están conformados por:

ÍTEM	CANTIDAD POR KIT
Metalófono	1
Par de chinchines	1
Tambor	1
Guacharaca	1
Par de Maracas	1
Par de claves	1
Esterilla	1
Pandero	1
Tablitas	1

Adicionalmente, se requiere que el contratista realice la producción y distribución de los siguientes elementos que hacen parte del kit de instrumentos musicales:

Descripción	Cantidad
Empaque colectivo	1
Cartilla – guía pedagógica	1
Sticker empaque colectivo	1

Adicionalmente se requiere que el contratista realice la custodia y distribución (1) un CD y (1) libro del tamaño: 17 cm x 17.5 cm x 4.5 cm, el cual será suministrado por el ICBF

Nota:

Para el desarrollo del presente Estudio xx Xxxxxxx la Entidad podrá modificar en un +/- 10% la cantidad de kits y elementos que conforman los kits de acuerdo a sus necesidades. De igual forma podrá eliminar alguno(s) de los elementos que conforman el Kit. Lo anterior deberá incluirse en la estimación de los precios cotizados, de tal forma que a pesar de realizar estas modificaciones la cotización aún sea válida.

5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)

No aplica

6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR

6.1. PRODUCTOS A ENTREGAR

Las especificaciones técnicas del kit de instrumentos musicales, se encuentran detalladas en el Anexo No. 1- Ficha Técnica de los productos a entregar.

6.2. CANTIDADES DE KITS A SUMINISTRAR

Zonas y cantidades de kits por zona

ZONAS	DEPARTAMENTOS	CANTIDAD DE KITS
ZONA 1	XXXXXXX, XXXXXXXXX, ATLÁNTICO, LA GUAJIRA, META, GUAINÍA, CESAR	11.977
ZONA 2	CAUCA, XXXXX DEL CAUCA, NARIÑO, CAQUETÁ, HUILA, SAN XXXXXX Y PROVIDENCIA	11.833
ZONA 3	CHOCO, ANTIOQUIA, XXXXXXX X XXXXX	00.000
XXXX 0	XXXXXXXXXXXX, XXXXXX, XXXXXX, SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL, PUTUMAYO, VAUPÉS Y GUAVIARE	9.096
ZONA 5	SANTANDER, NORTE XX XXXXXXXXX, ARAUCA, CASANARE Y VICHADA	3.665
ZONA 6	RISARALDA, CALDAS QUINDÍO, AMAZONAS Y TOLIMA	2.568
TOTAL NACIONAL		50.648

6.3. TRANSPORTE Y ENTREGA DE LOS KIT DE INSTRUMENTOS MUSICALES

El contratista debe prestar el servicio de transporte, traslado y entrega de los kits de instrumentos musicales de acuerdo con los puntos establecidos por el ICBF en el territorio nacional, relacionados en el Anexo No. 2 – Sitios de entrega.

El contratista debe garantizar a través de un adecuado embalaje el traslado de los kits a su destino final, manteniendo la integridad desde el empaque original. Así mismo Xxxxx contar con personal que realice el descargue de los kits al momento de la entrega al centro zonal.

Las cantidades a entregar en cada punto, así como las direcciones de estos, se encuentran detalladas en el Anexo No. 2 del presente documento.

El contratista debe entregar dentro de los 3 días calendarios siguientes a la legalización del contrato, un cronograma de actividades para la ejecución del contrato. Este cronograma debe entregarse en medio físico y magnético (archivo Excel) al supervisor del contrato, para su aprobación. El cronograma no podrá superar el plazo de ejecución del contrato.

Las entregas en los Centros Zonales se realizarán entre las 6:00 a.m. y las 2:00 p.m. Estas entregas deben ser acordadas previamente con el contratista y el centro zonal.

Todas las entregas deben contar con su respectiva ACTA DE ENTREGA, la cual debe ser firmada por el responsable del Centro Zonal y el contratista, o quien este delegue. Si se llega a presentar novedad en el momento de la entrega debe quedar registrada en dicho documento e informada al supervisor del contrato por medio escrito. (El ICBF entregará el modelo de acta para la entrega con el contenido mínimo de la misma). Así mismo todas las novedades y/o no conformidad en la entrega deberán ser subsanadas por el contratista, para poder solicitar el respectivo pago.

7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

7.1. Obligaciones específicas

7.1.1. Entregar al supervisor del contrato del ICBF, dentro de los tres días hábiles después de cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato la siguiente información:

 Las muestras físicas de los instrumentos musicales a entregar (incluyendo el empaque del producto), los cuales deberán cumplir con lo establecido en los requerimientos técnicos mínimos señalados en la ficha técnica la cual se adjunta al presente documento y hace parte integral del mismo, guardando correspondencia y coherencia al diseño solicitado.

 Ficha técnica del producto y de las materias primas a utilizar.

 El cronograma de producción y distribución de los instrumentos musicales .

 El contratista debe indicar las direcciones de ubicación de las plantas de producción, donde se desarrollara la fabricación de instrumentos musicales .

7.1.2. El contratista no podrá iniciar el proceso de producción sin la previa aprobación de las muestras de los instrumentos musicales y sus respectivas materias primas e insumos por parte del supervisor del contrato o de quien este delegue, de acuerdo con el protocolo de verificación de muestras establecido por el supervisor del contrato. El protocolo será incluido como parte de los documentos del proceso de selección.

7.1.3. Entregar los productos en las diferentes sitios señalados por la Entidad en los tiempos acordados, en las cantidades establecidas y en la calidad con señalada en las fichas técnicas.

7.1.4. Reponer todos los kits o instrumentos musicales que falten o se dañen en el proceso de entrega a los sitios.

7.1.5. El contratista de los productos objeto de esta compra deberá realizar el proceso de producción de los instrumentos musicales. Garantizando el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los mismos.

7.1.6. Entregar al supervisor del contrato la información que este requiera para la verificación y seguimiento del cumplimiento del cronograma de producción referente al presente contrato.

7.1.7. Indemnizar y/o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros, o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.

7.1.8. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato

7.1.9. Permitir la realización de visitas técnicas del ICBF, dentro del seguimiento y control a la producción;

7.1.10. Acompañar al ICBF, en las visitas a través de su representante legal o de delegado;

7.1.11. Marcar los productos con logos establecidos en la ficha técnica, en todos y cada uno de los productos que conforman el kit y según especificaciones técnicas.

7.1.12. Reemplazar, a sus expensas y a entera satisfacción, sin costo alguno para el ICBF, todos los elementos que no se ajusten a las especificaciones técnicas establecidas, resulten de mala calidad o con defectos de fabricación;

7.1.13. Asumir los costos de transporte y seguro (incluyendo el riesgo por pérdida o deterioro) de cada uno de los elementos que conforma eI kit de material didáctico hasta el lugar de entrega.

7.1.14. Garantizar la calidad de los bienes entregados, durante un (1) año, contado a partir de la fecha de recibo a satisfacción de los mismos por parte del supervisor en los sitios de destino final;

7.1.15. El contratista deberá entregar al supervisor del contrato en medio físico y magnético los siguientes informes para su aprobación:

- Informe mensual: Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente, el contratista debe entregar un informe detallado sobre las actividades realizadas y los kits entregados por centro zonal (una vez iniciada la distribución).

- Informe final: Dentro de los 15 días calendario siguientes a la terminación de la distribución, el contratista debe entregar un informe con el inventario detallado con los instrumentos musicales entregados por Centro Zonal

7.2. Obligaciones generales

7.2.1. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.

7.2.2. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.

7.2.3. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.

7.2.4. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.

7.2.5. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.

7.2.6. Mantener los precios presentados en la oferta o resultantes de la Subasta Inversa (dependiendo de la modalidad de selección), durante el tiempo de la ejecución del contrato.

7.2.7. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.

7.2.8. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.

7.2.9. Suscribir el acta de liquidación del contrato.

7.2.10. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.

7.3. Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión:

7.3.1. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional

7.3.1.1. Todo el personal del contratista deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.

7.3.1.2. Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.

7.3.1.3. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo responsable del tema durante toda la vigencia del contrato, para que coordine, apoye y garantice las condiciones de seguridad y la administración de las actividades de seguridad y salud en el trabajo.

7.3.1.4. El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.

7.3.1.5. El ICBF podrá suspender trabajos del contratista si éstos no se ajustan a los estándares de seguridad establecidos por normas técnicas nacionales o internacionales o a la normatividad legal.

7.3.1.6. El contratista deberá presentar relación de los últimos exámenes médicos ocupacionales realizados a su personal así como el concepto médico donde indique si el trabajador es apto para trabajar, cumpliendo las disposiciones legales vigentes.

7.3.2. Para el eje de Política de Seguridad de la Información

7.3.2.1. El operador/contratista debe garantizar los procesos adecuados para la protección y confidencialidad de la información suministrada por los beneficiarios.

7.3.3. Para el Eje de Calidad:

7.3.3.1. El operador/contratista debe presentar el diseño e implementación de un procedimiento de gestión para el desarrollo de los servicios a contratar.

7.3.3.2. El operador/contratista debe socializar con el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas de los Sistemas de Gestión).

7.3.4. Para el eje ambiental:

7.3.4.1. El operador/contratista, de acuerdo a la actividad a desarrollar debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al contrato que vaya a ejecutar, establecer las acciones tendientes a reducir, mitigar y corregir los impactos ambientales significativos.

7.3.4.2. El Operador/contratista deberá garantizar que se dará el tratamiento adecuado, según la normatividad vigente, a los residuos y basuras que se produzcan en la realización de cada evento, para lo cual debe anexar a la propuesta un flujograma donde indique el tratamiento que se les dará, desde su generación hasta su disposición final.

7.3.4.3. El Operador/contratista deberá responder por que el personal vinculado reciba inducción sobre el Sistema Integrado de Gestión.

7.3.4.4. Las demás requeridas para el adecuado cumplimiento del objeto.

8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Ver Anexo No. 2 – Sitios de entrega

9. PLAZO DE EJECUCIÓN

Hasta el 31 de diciembre de 2014

10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO

Forma de Pago: El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor resultante de la adjudicación, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA, demás impuestos xx xxx.

Se pagará al contratista así:

A) El ICBF entregará a título de anticipo 30% del valor total del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. Justificación: Teniendo en cuenta la envergadura del proyecto desde el punto de vista técnico, económico y las entregas de los kit musicales en las diferentes regionales del país que debe implementar el contratista desde el inicio de la ejecución, se consideró necesario el anticipo. Este anticipo se deberá amortizar según los avances de ejecución (producción y/o distribución) del contrato sucesivamente hasta que quede amortizado en un 100%. Para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, EL CONTRATISTA constituirá una fiducia o patrimonio autónomo irrevocable a nombre del objeto del contrato y cuyo beneficiario sea el INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF, el cual será vigilado por la Interventoría y/o supervisión del contrato.

B) PAGOS PARCIALES. Se realizarán pagos parciales hasta el 90% del valor del contrato, conforme el avance del cumplimiento del objeto contractual avalada por la Interventoría y/o supervisión, con la amortización del total del valor del anticipo entregado al contratista. La amortización del anticipo será proporcional al valor de la factura presentada. En la última factura de pago parcial se liquidará el saldo por amortizar.

c) PAGO FINAL. Un pago final equivalente al 10% del valor total del contrato, una vez cumplido el objeto contractual a satisfacción de la interventoría y/o supervisión, para lo cual será requerido un informe final, acompañado de la certificación del cumplimiento a satisfacción por parte de la interventoría del contrato, donde conste el recibo a satisfacción del objeto contractual. Previo a cada pago, el contratista deberá dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007.

Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).

Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último

de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

11. ANEXOS

Anexo 1. Ficha técnica para la producción y distribución del kit de instrumentos musicales para los hogares comunitarios de bienestar - HCB del ICBF 2014.

Anexo 2. Sitios de entrega y cantidades a entregar

12. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.

Elaboró	Xxxxxx	Aprobó
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Profesional de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia	Xxxxxx xxx Xxxxxxxx Subdirector de la Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia	Xxxxxxx Xxxxxxx Director de Primera Infancia