ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATO DE COMPRA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM MANUEL MURILLO TORO IBAGUE CUYO VALOR NO SUPERA LOS 12 SMLMV

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATO DE COMPRA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX IBAGUE CUYO VALOR NO SUPERA LOS 12 SMLMV

De conformidad con lo dispuesto por la Ley 115 de 1994, 715 de 2001. 80 de

1993 decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Decreto 1082 de 2015, Acuerdo No 03 xx Xxxxx 06 de 2014 para adelantar el proceso de contratación que no supera los 12 SMLMV se presenta el siguiente estudio previo y de conveniencia y oportunidad.

1. DESCRIPCCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER:

XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX DE IBAGUE, está al servicio de la comunidad educativa, y se desarrolla con fundamento en los principios constitucionales, sin perjuicio de la aplicación de los demás principios generales y especiales que rigen la actividad de la Administración Pública y de los servidores públicos.

Considerando lo establecido en la ley 715 de 2001, el decreto 4791 de 2008, se analiza la conveniencia de suscribir el presente contrato de compra de Software para correspondencia con su respectiva instalación y capacitación del personal que lo manejara en la institución educativa , para el cumplimiento de los fines de la Institución Educativa.

El artículo 3 de la Ley 80 de 1993, consagra que los servidores Públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y a su vez, el numeral 7 del artículo 25 de la misma norma precisa que toda contratación que celebren las entidades públicas, debe obedecer a unos objetivos y propósitos previamente señalados en el objeto a contratar.

La Institución educativa INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX DE IBAGUE tiene como fin principal garantizar la correcta y optima prestación del servicio educativo en las diferentes modalidades.

Por tal razón teniendo en cuenta que en la actualidad el sector educativo nacional presenta múltiples fuentes de información dispersa, no estructurada y cuyo procesamiento se hace de manera manual con gran dificultad para su análisis, se hace necesario para acabar con el tedioso proceso manual de distribución, recolección y entrega de correspondencia, darle una solución acorde con el avance tecnológico de la información.

Mediante el uso de un Software basado en Microsoft Acces, son muchos los beneficios adicionales que se generan, como por ejemplo un aplicativo centralizado de interacción entre los miembros de la comunidad educativa,

escalable y en constante evolución., registro de correspondencia con ayudas para agilizar el proceso. Generación de estadísticas básicas (correspondencia entrante, saliente, respuestas), generación de planillas de entregas diarias, de informes, formatos podf, Excel, en general disminución del tiempo de recolección de datos y centralización del sistema de información módulo de atención al ciudadano.

Esta contratación que se realizará es necesaria y consiste en la compra de Software estacionario para el sistema de correspondencia ventanilla única, licenciado en su totalidad y sin límites con su respectiva instalación y capacitación del personal que lo manejara en la institución educativa, que permita garantizar un servicio de parametrizacion de acuerdo con las necesidades de la institución, lo cual le permitirá a la institución educativa INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX DE IBAGUE brindar calidad en la prestación del servicio para la comunidad educativa y en general para todos los usuarios.

La rectoría ha considerado que dando entonces aplicación al Manual de contratación interno de la institución, verificando que el gasto se encuentra planeado y aprobado en el presupuesto para la vigencia 2017, deberá procederse a ejecutar los recursos necesarios para obtener la contratación a que se ha hecho referencia.

Por la razón expuesta y dando aplicación al Manual de contratación interno de la institución, verificando que el gasto se encuentra planeado y aprobado en él, presupuesto para la vigencia 2017, deberá procederse a ejecutar los recursos necesarios para contratar esta compra.

Esta contratación le permitirá a la institución garantizar la correcta, adecuada y oportuna prestación del servicio en bienestar de toda la comunidad educativa.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR:

El contrato que se pretende celebrar es de: compra

2.1 CLASIFICACION DEL SERVICIO EN EL SISTEMA

UNSPSC	DESCRIPCION
43232202	Compra software para correspondencia

2.2 OBJETO

2.3 PLAZO

2.3 VALOR ESTIMADO

2.4 LUGAR DE EJECUCION Y O ENTREGA

CORRESPONDENCIA CON SU RESPECTIVA INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LO MANEJARA EN LA INSTITUCIÓN

PARA

SOFTWARE

DE

COMPRA

OBJETO:

	EDUCATIVA IBAGUE	XXXX	XXXXXX	XXXXXXX	XXXX
PLAZO:	CINCO (05) DIAS – CONTRA ENTREGA
VALOR ESTIMADO:	EL VALOR ESTIMADO DEL PRESENTE CONTRATO SERÁ HASTA POR LA SUMA DE TRES MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y TRES MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS ($3.733.333.00) M/CTE., LOS CUALES SE DESTINARÁN A LA CONTRATACIÓN EN MENCIÓN.
LUGAR EJECUCION ENTREGA:	DE Y/O	INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX .

2.5 DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR

ITEM	DETALLE	CANT.
1	SOFTWARE PARA CORRESPONDENCIA CON SU RESPECTIVA INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LO MANEJARA	1

3.- CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS:

El procedimiento a adoptar será acorde a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, de selección objetiva y de adecuación contractual, según lo establecido en el Acuerdo No. 03 xx Xxxxx 06 de 2014, por medio del cual se adopta el Manual de Contratación.

Las propuestas deberán ser radicadas en la ventanilla única de correspondencia, ubicada en la oficina de la Secretaría administrativa de la Institución educativa INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX IBAGUE sede principal, ubicada en La calle 22 No 9-02, en horas de la mañana y se Podrá consultar el estudio previo en la en la oficina de la Tesorería de la institución educativa.

4.- PROCEDIMIENTO DE SELECCION:

El procedimiento de selección se llevara a cabo de acuerdo con lo preceptuado por el Manual Interno de Contratación acuerdo No. 03 xx Xxxxx 06 de 2014. De igual manera con el fin de escoger el contratista se tendrá en cuenta la calidad, experiencia, posicionamiento, que la oferta se encuentre en condiciones xxx xxxxxxx, que satisfaga las necesidades y que ofrezca las mejores garantías al interés general que debe tutelar la institución.

5. REQUISITOS HABILITANTES: PERSONA NATURAL

1 .Fotocopia de la cédula de ciudadanía

2 Certificado original de existencia en la Cámara de Comercio

3. Certificado actualizado de antecedentes judiciales de la policía nacional, fiscales y de procuraduría

4. Pagos de seguridad social salud, pensión y riesgos profesionales para independientes,

5 Formato único de Hoja de vida de la persona natural

6. Copia de la tarjeta profesional, para servicios profesionales y COPNIA para los casos en que se requiera

7. Rut

PERSONA JURIDICA

1 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal

2. Certificado original de existencia en la Cámara de Comercio actualizado no inferior a 30 días

3. Copia del RUT

4. Certificado actualizado de antecedentes judiciales de la policía nacional, fiscales y de procuraduría del representante

5. Pagos de seguridad social y parafiscales para empresas, la certificación de cumplir con este requisito la puede expedir: - el Revisor Fiscal (si la empresa está obligado a tenerlo) - el Representante Legal.” En ambos casos debe allegarse: Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía y de la TP,

6. Formato único de Hoja de vida del representante legal

7. Copia de la tarjeta profesional, para servicios profesionales y COPNIA para los casos en que se requiera.

6. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

No: CD 2017065 de Octubre 18 de 2017, por valor de: TRES MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y TRES MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS ($3.733.333.00) M/CTE., INCLUIDO IVA.

7. CONSULTA DE PRECIOS O CONDICIONES XX XXXXXXX

• ANÁLISIS HISTÓRICO

Teniendo en cuenta que a la fecha la INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX, no cuenta con un comparativo histórico que soporte el análisis económico del valor estimado del contrato, se considerara como sustento las cotizaciones que se relacionan en el estudio xx xxxxxxx.

• ANÁLISIS DE LA DEMANDA

La INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX, para

cubrir sus necesidades a nivel Administrativo requiere LA COMPRA DE SOFTWARE PARA CORRESPONDENCIA CON SU RESPECTIVA INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LO MANEJARA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX,

necesarios para satisfacer sus necesidades, a través de los proveedores Nacionales, Regionales, Locales.

• ANÁLISIS DE LA OFERTA DESCRIPCION XXX XXXXXXX

El mercado nacional, regional, local cuenta con empresas de reconocida

trayectoria, con capacidad de mejorar el nivel de información de nuestros clientes y su participación en la sociedad. Para la presente contratación se comparan y analizan las dos cotizaciones y teniendo en cuenta el precio, el software ofrecido, con sus correspondientes actualizaciones, ajustes y mantenimiento a que hubiere lugar sin cobro adicional alguno, y que se ajuste más a las necesidades de la institución se procederá a contratar.

PRECIOS XXX XXXXXXX

Con el fin de obtener los precios xxx xxxxxxx se procedió a solicitar dos (02)

cotizaciones a empresas dedicadas al objeto del presente contrato.

DESCRIPCION DEL ARTICULO	ITEM	PROVEEDOR 1	PROVEEDOR 2	MEDIA PONDERADA
43232202 Software	1	3.500.000.00	4.000.000.00	3.733.333.33
ANÁLISIS PRECIOS	1	3.500.000.00	4.000.000.00	3.733.333.33

ANÁLISIS ECONÓMICO:

De acuerdo con lo anterior el valor promedio del proceso es: de TRES MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y TRES MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS ($3.733.333.00) MONEDA CORRIENTE.-

Ibagué, Octubre 18 de 2017

XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX

Rector

Proyecto J.Y:G asesora externa

(ORIGINAL FIRMADO)

CONTRATO DE COMPRAVENTA No.025

FECHA CONTRATO:	IBAGUE, OCTUBRE 20 DE 2017
CONTRATISTA:	XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXX
C.C. No:	65.770.252 DE IBAGUE –TOLIMA
OBJETO:	COMPRA DE SOFTWARE PARA CORRESPONDENCIA CON SU RESPECTIVA INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LO MANEJARA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX
PLAZO DE EJECUCION :	CINCO (05) DIAS – CONTRA ENTREGA
VALOR:	TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($3.500.000.00) MONEDA CORRIENTE.
LUGAR EJECUCION Y/O ENTREGA:	INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX.

XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX, mayor de edad, vecino de Ibagué, identificado con cédula de ciudadanía Nº 93.414.342 de Ibagué, en la calidad de Rector, Ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos de La institución educativa INEM “XXXXXX XXXXXXX XXXX” xx Xxxxxx, NIT: 800093734-8 de conformidad con el Decreto No 4791 de 2008, designado como rector según Resolución No. 001429 xx Xxxx 10 de 2017 y que para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATANTEE, debidamente autorizado y XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXX, Identificada con la C.C.: No. 65.770.252 de Ibagué – Tolima, Propietaria del establecimiento “( SISTE WEB)” ubicado en: XX 00 xxx Xxxxxxxxxx 0 xxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, debidamente registrado en la Cámara de comercio de Ibagué. Quien manifiesta bajo gravedad de juramento no estar incurso en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad, para celebrar el presente contrato, y que para los efectos del mismo se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de COMPRA VENTA previa las siguientes consideraciones: 1) En los estudios previos para dicha Contratación se expusieron las necesidades y beneficios en la ejecución del Contrato. 2) Para procesos contractuales cuyo monto definido sea igual o inferior a 12 smlmv se requerirá una cotización según Acuerdo No. 03. xx Xxxxx 06 de 2014. 3) analizadas las dos cotizaciones que sirvieron de base para el estudio xxx xxxxxxx, teniendo en cuenta el precio, el software ofrecido, con sus correspondientes actualizaciones, ajustes y mantenimiento a que hubiere lugar sin cobro adicional alguno, y que se ajuste más a las necesidades de la institución se determinó por el rector contratar con ( SISTE WEB). Este contrato se regula por las siguientes cláusulas: CLAUSULA PRIMERA: OBJETO.- El presente contrato tiene por objeto: COMPRA DE SOFTWARE PARA CORRESPONDENCIA CON SU RESPECTIVA INSTALACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE LO MANEJARA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM

XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX, de acuerdo con la siguiente descripción:

ITEM	DETALLE	CANT	VALOR UNIT.	VALOR TOTAL
1	software para correspondencia con su respectiva instalación y capacitación del personal que lo manejara.	1	3.500.000.	3.500.000.
	VALOR TOTAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .			$ 3.500.000.

SEGUNDA: LUGAR DE ENTREGA .- Para la entrega de los bienes muebles se designa la planta física de la institución INEM sede principal . TERCERA: DURACIÓN Y PLAZO DE EJECUCION .- La duración y plazo de ejecución del presente contrato será de cinco (05) días . CUARTA: VALOR Y FORMA DE PAGO.- El valor del presente contrato es la suma de: TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE INCLUIDO IVA , pagaderos

el 100% una vez se efectúe la entrega del objeto contractual previo la correspondiente certificación del supervisor designado QUINTA: OBLIGACIONES: A) DEL CONTRATANTE Constituyen obligaciones a cargo de la Institución Educativa las siguientes: 1.- Adquirir el software objeto del contrato si se ajusta a las especificaciones objeto de la solicitud.- 2.- Cancelar en los términos y condiciones pactados en el presente contrato.3.- La Institución Educativa se obliga a firmar la factura debidamente legalizada, manifiesto de Aduanas, Garantía del fabricante u otros documentos comerciales que le expida el CONTRATISTA y que correspondan a mercancías efectivamente entregadas en señal de que acepta la obligación de pagarlos. B) DEL CONTRATISTA: 1.- Constituye obligaciones del proveedor: 1.- Suministrar el objeto contractual descritos en la Cláusula Primera del presente contrato.- Para ,lo cual debe entregar el Software estacionario para el sistema de correspondencia ventanilla única, licenciado en su totalidad y sin límites con su respectiva instalación y capacitación del personal que lo manejara en la institución educativa. Con las siguientes opciones: Registro correspondencia entrante. Registro correspondencia saliente. Planillas de entrega de correspondencia. Informes diarios, semanales mensuales. Estadísticas completa(por fecha, usuario, tipo) Identificador de correspondencia vencida o por vencer. Consultas por terceros. Módulo de respuesta a diversas peticiones (con archivo del documento saliente). 2) realizar las correspondientes actualizaciones, ajustes y mantenimiento a que hubiere lugar sin cobro adicional alguno por el término de seis (6) meses contados a partir de la firma del presente contrato. 3.- Responder por la calidad del software, objeto del contrato. 4.- Asumir el valor de los fletes, empaques y seguros de los materiales que se requieran para el cumplimiento del contrato - 5.-. Cumplir con lo ordenado en el decreto 1069 de diciembre 19 de 2006, por medio del cual se estableció el código de ética y valores de la Alcaldía Municipal de Ibagué, el cual en su artículo 18 reza “todo contratista o personal vinculado independientemente del trabajo que realice con la administración, deberá cumplir con todos los aspectos establecidos en el código de ética. 6.- Cumplir con el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscal, cuando a ello hubiera lugar en razón de su actividad comercial o de su naturaleza. CLAUSULA SEXTA: NATURALEZA DE LA CONTRATACION - Las partes convienen en que cada bien adquirido

constituye una venta en firme y que en consecuencia, el contratista no aceptará devolución alguna de Los bienes muebles objeto de contrato, salvo en los casos que presenten defectos de fabricación advertidos por la Institución educativa o que no sean útiles para los fines que ésta persigue y notificados por éste al Contratista, dentro de los Cinco (5) días siguientes a la fecha de entrega de los bienes . CLAUSULA SEPTIMA: APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.- El

valor del gasto que ocasione el presente contrato lo pagará la institución educativa XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX con cargo al rubro compra de equipo , enseres y equipo de oficina. Fuente de Recursos: CONPES. Disponibilidad Presupuestal No. CD-2017065 de Octubre 18 de 2017, Registro Presupuestal No.RP 2017- 063 de Octubre 20 de 2017. CLAUSULA SEPTIMA: APLICACIÓN DE LAS

MULTAS Y LA CLAUSULA PENAL-: En caso de incumplimiento parcial de las obligaciones, por parte del CONTRATISTA, este faculta a la Entidad para que se le impongan multas sucesivas equivalentes al 1% del valor total del contrato hasta un monto total del 10% del valor total de la misma, dependiendo de la gravedad del incumplimiento, si éste es total, EL CONTRATISTA pagará a la INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX a título xx xxxx la suma equivalente al 20% del valor del contrato atendiendo lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. El valor de la multa y de la cláusula penal pecuniaria ingresará al presupuesto del fondo de servicios Educativos de la vigencia 2017, contempladas por la Ley 80 de 1993 y se cobrará por jurisdicción coactiva. CLAUSULA OCTAVA CADUCIDAD.- LA INSTITUCION EDUCATIVA

XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX, podrá declarar la caducidad administrativa de éste contrato cuando se configure cualquiera de las causales contempladas por la Ley 80 de 1993. CLAUSULA NOVENA: CESION .- EL CONTRATISTA no

podrá ceder el presente contrato, a ningún título sin autorización escrita otorgada previamente por el CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMA: TERMINACION, MODIFICACIÓN E INTERPRETACION UNILATERAL- El

Fondo de Servicios Educativos de la vigencia 2017, podrá hacer modificaciones o dar por terminado unilateralmente éste contrato cuando concurran las condiciones establecidas en la Ley 80 de 1993. CLAUSULA DECIMA PRIMERA: PRESTACIONES SOCIALES.- EL CONTRATISTA, de conformidad con lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, no tiene derecho ni podrá reclamar prestaciones distintas a la pactada en la cláusula segunda de éste documento. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.-

EL CONTRATISTA, manifiesta que no se haya incurso en las prohibiciones de que trata la Ley 80 de 1993. CLAUSULA DECIMA TERCERA: EL CONTRATISTA

declara que no tiene ninguna clase de vínculo familiar o parentesco con el contratante. CLAUSULA DECIMA CUARTA SUPERVISIÓN: La supervisión del presente contrato será ejercida por la funcionaria XXXX XXXXXX XXXXXXX, Profesional Universitaria grado 12. CLAUSULA DECIMA QUINTA: PERFECCIONAMIENTO Y VALIDEZ.- El presente contrato se perfecciona con el acuerdo de voluntades que se da con la firma del presente escrito que lo contiene una vez se verifique que el contratista ha cumplido con los requisitos establecidos en los estudios previos. CLAUSULA DECIMA SEPTIMA INDEMNIDAD. El CONTRATISTA mantendrá indemne al CONTRATANTE contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o

lesiones a personas o bienes, ocasionados por El CONTRATISTA o su personal, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el CONTRATANTE por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del contratista, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne al CONTRATANTE y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. El CONTRATANTE, a solicitud del CONTRATISTA podrá prestar su colaboración para atender los reclamos legales y el CONTRATISTA a su vez reconocerá los costos que éstos le ocasionen al CONTRATANTE, sin que la responsabilidad del contratista se atenúe por este reconocimiento, ni por el hecho que el CONTRATANTE en un momento dado haya prestado su colaboración para atender a la defensa de sus intereses contra tales reclamos, demandas o acciones legales. Si en cualquiera de los eventos previstos en este numeral el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa del CONTRATANTE éste podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al contratista, quien pagará todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera, el CONTRATISTA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al contratista, por razón de los servicios motivo del contrato. En constancia de lo anterior se firma en la ciudad de Ibagué, a los veinte días (20) de de 2017.

CONTRATANTE,

XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX

Rector

CONTRATISTA,

XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXX

Proyecto J.Y.G asesora externa

(ORIGINAL FIRMADO)