Contract

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades, responsables y registros para adelantar el trámite de elaboración de la minuta, perfeccionamiento (celebración) del contrato o convenio y verificación del cumplimiento de los respectivos requisitos de ejecución en los distintos procesos de contratación previstos en el Régimen del Estatuto General de la Contratación Estatal y en los regímenes exceptivos de la Ley 80 de 1993 que, para el caso del ICBF, corresponden al Régimen Especial de Aporte y a los demás Regímenes Especiales que sean legalmente procedentes.

2. ALCANCE:

Inicia con la elaboración del proyecto de minuta del contrato o convenio a celebrar, una vez se haya creado el proceso en SECOP II (cuando se trate de contratación directa) o una vez adjudicado el respectivo proceso de selección y, finaliza con la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución del contrato o convenio con el fin de iniciar su ejecución en el SECOP II, pasando del estado “Firmado” a estado “En ejecución”.

El presente procedimiento aplica para la Sede de la Dirección General del ICBF y para sus Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

3.1. El presente procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que se adelantan en el ICBF, excepto cuando el trámite corresponda a la aplicación del P2.ABS Procedimiento para la Contratación de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el P28.ABS Procedimiento Adquisiciones Tienda Virtual del Estado Colombiano AMP-IAD u otro procedimiento específico por modalidad que disponga una DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES diferente a lo consignado en el presente documento.

3.2. Toda solicitud de contratación deberá estar registrada en el Sistema de Información del Plan Anual de Compras y Contratación – PACCO del ICBF y en el Plan Anual de Adquisiciones

– PAA del Sistema Electrónico de Contratación Pública (en adelante SECOP II), según la normatividad vigente y las circulares, manuales y guías adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, que le sean aplicables.

3.3. Sin perjuicio del uso del “Sistema de Información y Trámite Contractual” – SITCO, diseñado por el ICBF para registro, trámite y reporte de los procesos de contratos y/o convenios que se suscriben en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General y sus novedades, el proceso de contratación deberá ser gestionado en el SECOP II.

3.4. La numeración del contrato en SECOP II debe ser igual a la que genera SITCO en el proceso de registro, el cual corresponde a un total de once (11) dígitos que genera la

herramienta, permitiendo contar con información y calidad de datos, ya que ésta es fuente de información para el ICBF, tal como se presenta en la siguiente figura:

3.5. En el evento en el que la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar manifieste su intención de no celebrar el contrato o convenio, el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico deberá proceder a:

i) Realizar la devolución de la solicitud de contratación mediante memorando a las dependencias solicitantes, cuando se trate de una modalidad de contratación directa en la que no se haya solicitado garantía de seriedad de la propuesta. En esta circunstancia finalizará el procedimiento descrito en este documento.

ii) Informar por medios electrónicos al Director o Jefe de la dependencia solicitante de la contratación y al supervisor para que pueda solicitar el inicio del P14.ABS Procedimiento para Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y demás acciones legales conducentes1, cuando se trate de una modalidad de contratación directa o de un proceso público de selección en los que se haya solicitado garantía de seriedad de la propuesta.

3.6. Como regla general, el inicio de la ejecución del contrato o convenio que se encuentre perfeccionado y con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución se realizará a través de SECOP II, de tal forma que pase de estado “Firmado” a estado “En ejecución”. Como excepción a la regla general, la dependencia solicitante de la contratación

1 Conforme el procedimiento administrativo sancionatorio contractual previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y de acuerdo con lo señalado en el numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, que dispone: “(…) 12. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósito o garantía.

En este evento, la entidad estatal, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.” De forma adicional, se debe tener en cuenta la inhabilidad para contratar prevista en el literal e) del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993 que consagra: "De las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.- 1o. Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales: (...) e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado."

en la Sede de la Dirección General o en la Dirección Regional, según corresponda, podrá establecer en los documentos de estudios previos la necesidad de suscripción de acta de inicio, evento en el cual deberá indicar las razones que así lo justifiquen. En consecuencia, únicamente se suscribirá acta de inicio cuando se encuentre requerido y justificado en los documentos de estudios previos del respectivo proceso de contratación.

3.7. Toda la documentación que se produzca con ocasión de la ejecución del contrato se publicará en el SECOP II y se realizará el registro de información en SITCO, actividades que deberán desarrollarse de manera permanente. Así mismo, deberá darse cumplimiento en materia de archivo de gestión a lo dispuesto en el documento X0.XX Procedimiento Organización de Archivos y en el documento MO1.ABS Manual de Contratación.

3.8. Cuando el proceso de contratación se adelante en las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional; las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional y las actividades correspondientes a la Dirección de Abastecimiento las realizará la dependencia líder de la necesidad de contratación o quien haga sus veces en la Dirección Regional.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
		Inicio
1	Elaborar el proyecto de minuta del contrato o convenio y enviar para revisión.	El profesional asignado elabora el proyecto de minuta del contrato o convenio a celebrar o el documento que haga sus veces de acuerdo con: las condiciones previstas en los documentos previos2, los demás documentos soporte del proceso de contratación (según la modalidad de selección que corresponda) y la propuesta recibida (esta última cuando aplique). Seguidamente, a través de medios electrónicos, lo remite a un segundo profesional para su revisión (actividad 2). Cuando no se requiera la elaboración de minuta continúa en la actividad 3. Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil.	Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Proyecto de minuta de contrato o convenio. Correo electrónico.

2 El MO1.ABS Manual de Contratación vigente señala lo que debe entenderse por “documentos previos” y el contenido mínimo que debe tener el documento de estudio previo.

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
2 P.C.	Revisar el proyecto de minuta del contrato o convenio.	Un segundo profesional recibe y revisa el proyecto de minuta del contrato o convenio. Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. ¿La minuta del contrato o convenio se encuentra correctamente elaborada, sus datos corresponden con los del proceso de contratación y no presenta inconsistencias? SI El profesional con rol de revisor informa al profesional asignado que elaboró la minuta que puede continuar con la creación del contrato o convenio en SECOP II. Continúa en la actividad 3. NO El profesional con rol de revisor devuelve por medios electrónicos el documento revisado al profesional asignado que elaboró la minuta con las observaciones que deban ser atendidas para su corrección. Regresa a la actividad 1.	Profesional con rol de revisor de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Proyecto de minuta de contrato o convenio revisado. Correo electrónico.
3 P.C.	Crear el contrato o convenio en SECOP II y revisar el cargue de documentos.	El profesional asignado crea el contrato o convenio electrónico en SECOP II y realiza el cargue de los documentos anexos que lo conforman3. Un segundo profesional revisa el contrato o convenio creado y el cargue completo y correcto de los documentos anexos. El Director de Contratación en la Sede de la Dirección General o el Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional realizan la revisión de la información del contrato o convenio en SECOP II de forma previa a su aprobación. Se deberán agotar los flujos de aprobación dispuestos en SECOP II. Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil. ¿El contrato o convenio se encuentra correctamente creado y con la documentación requerida cargada? SI Se aprueba el contrato en SECOP II. Continúa en la actividad 4. NO Se rechaza el contrato en SECOP II. Regresa a la actividad 1.	Director de Contratación o Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional. Profesional asignado y profesional con rol de revisor de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Contrato creado en SECOP II. F1.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Contratación Directa o, F2.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Proceso de Selección o, F5.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Contratación Directa (Aporte y Convenio) Según la modalidad de selección que corresponda.

3 Conforme los términos y condiciones de uso dispuestos por Colombia Compra Eficiente.

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
4	Aprobar el contrato o convenio por parte de la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a contratar.	La persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar revisa el contrato o convenio creado por el ICBF en SECOP II. Tiempo máximo de esta actividad: el que se defina en los documentos del proceso de contratación. ¿La persona natural o el representante legal del futuro contratista o aliado se encuentra conforme con los términos del contrato o convenio creado en SECOP II por el Instituto y la documentación cargada? SI: La persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal aprueba el contrato o convenio en SECOP II. Continúa en la actividad 5. NO: La persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar rechaza el contrato o convenio en SECOP II. Regresa a la actividad 3. Si la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar manifiesta su intención de no celebrar el contrato o convenio, tener en cuenta la política de operación indicada en el numeral 3.5 de este documento.	Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a contratar. Director de Contratación en la Sede de la Dirección General o Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional. Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Contrato o convenio aprobado o rechazado por el contratista o aliado en SECOP II. Memorando. (Este último registro aplica únicamente en el evento en el que se realice la devolución de la solicitud.) Correo electrónico. (Cuando se deba informar a las dependencias solicitantes sobre la negativa de la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal sobre su negativa de celebrar el contrato o convenio.)

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
5 P.C.	Aprobar el contrato o convenio por el ordenador del gasto.	El Asesor o profesional de apoyo del Ordenador del Gasto en la Sede de la Dirección General o el Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional y el respectivo Ordenador del Gasto realizan la revisión de la información del contrato o convenio en SECOP II de forma previa a su aprobación. Se deberán agotar los flujos de aprobación dispuestos en SECOP II. ¿El ordenador del gasto se encuentra conforme con los términos del contrato o convenio creado en SECOP II por el Instituto y la documentación cargada? SI: El Ordenador del Gasto aprueba el contrato o convenio en SECOP II. Continúa en la actividad 6. NO: El Ordenador del Gasto solicita ajustes y rechaza el contrato o convenio en SECOP II. Regresa a la actividad 1. Cuando se trate de una modalidad de contratación directa, si el Ordenador del Gasto no aprueba la celebración del contrato o convenio de forma definitiva, el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico procede a realizar la devolución de la solicitud de contratación mediante memorando a las dependencias solicitantes. Fin del procedimiento. Tiempo estimado de esta actividad: 2 días hábiles.	Asesor o profesional de apoyo del Ordenador del Gasto. Ordenador del Gasto. Director de Contratación en la Sede de la Dirección General o Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional. Profesional asignado y profesional con rol de revisor de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Contrato aprobado o rechazado por el Ordenador del Gasto en SECOP II. Memorando. (Este último registro aplica únicamente en el evento en el que se realice la devolución de la solicitud.)

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
6	Informar al supervisor y al Director o Jefe de la dependencia solicitante de la contratación del perfeccionamiento del contrato o convenio.	El SECOP II permite definir de manera informativa el supervisor del contrato y genera una reseña histórica de las asignaciones para este rol. En consecuencia, una vez el contrato o convenio se encuentre en estado firmado (aprobado de forma transaccional tanto por la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal contratista o aliado, como por el Ordenador del Gasto), el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico diligencia en SECOP II el nombre del funcionario designado como supervisor de acuerdo con lo consignado en los documentos previos y el contrato o convenio celebrado. Se deberá tener en cuenta que el supervisor deberá tener acceso a la cuenta del ICBF y tener actualizada su información de contacto (número y tipo de documento de identificación) en SECOP II. Seguidamente, el profesional asignado informa por medios electrónicos tanto al supervisor como al Director o Jefe de la dependencia solicitante sobre la celebración del contrato o convenio. Surtido lo anterior, el supervisor inicia el control correspondiente. Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. Las actividades 6 y 8 serán realizadas de forma simultánea por el profesional asignado.	Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Registro del supervisor en SECOP II en el enlace del contrato o convenio celebrado. Correo electrónico dirigido al supervisor designado y al Director o Jefe de la dependencia solicitante.
7	Crear el plan de pagos.	El técnico o el profesional asignado en la dependencia solicitante de la contratación elabora el plan de pagos del contrato o convenio. Luego lo envía por medios electrónicos a la Dirección Financiera.	Técnico o profesional asignado de la dependencia solicitante de la contratación.	Plan de pagos.
8	Solicitar la expedición de registro presupuestal.	El Profesional asignado remite por medios electrónicos a la Dirección Financiera, con copia al supervisor del contrato o convenio, la solicitud de expedición de Registro Presupuestal anexando el enlace del contrato o convenio en SECOP II o la información y condiciones generales del contrato o convenio. (Salvo que se trate de una contratación sin recursos, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto.) Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. Las actividades 6 y 8 serán realizadas de forma simultánea por el profesional asignado.	Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Correo electrónico.

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
9 P.C.	Verificar si el contrato o convenio exige constitución de garantías contractuales y/o la presentación de requisitos de ejecución adicionales por parte del contratista o aliado y solicitar su cargue o presentación.	El supervisor verifica si el contrato o convenio exige la constitución de garantías y/o la presentación de requisitos de ejecución adicionales. ¿El contrato o convenio exige la constitución de garantías contractuales y/o la presentación de requisitos de ejecución adicionales? SI El supervisor solicita al contratista o aliado el registro y cargue de las garantías contractuales requeridas en el contrato o convenio y en los documentos de estudios previos y/o la presentación de requisitos de ejecución adicionales, según corresponda. Cuando se haya exigido la constitución de garantías contractuales continúa en la actividad 10. NO Continúa en la actividad 12. Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil.	Supervisor del contrato.	Correo electrónico.
10	Cargar las garantías contractuales y presentar los requisitos de ejecución adicionales por parte del contratista o aliado.	El contratista o aliado solicita la expedición de las garantías contractuales a la respectiva entidad garante con quien las contrate. Una vez obtenidas, las envía al ICBF a través del SECOP II, realizando para ello su cargue digital. Cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio autónomo, el contratista o aliado deberá igualmente presentarlas en documento físico al ICBF, dirigidas a la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o el Grupo Jurídico de la Dirección Regional, según corresponda. El contratista o aliado presenta los documentos que acreditan el cumplimiento de los requisitos de ejecución adicionales, cuando a ello haya lugar. Tiempo estimado de esta actividad: el que se defina en los documentos del proceso de contratación.	Supervisor del contrato o convenio. Contratista o aliado.	Cargue de las garantías contractuales en SECOP II. Documentos que acreditan el cumplimiento de los requisitos de ejecución adicionales. (Estos últimos registros únicamente aplican cuando hayan sido requeridos en el contrato o convenio.)

11 P.C.
Xxxxxxx y aprobar las garantías contractuales aportadas por el contratista o aliado. El Profesional asignado revisa que las garantías contractuales cumplan con los requisitos exigidos en el contrato o convenio y realiza la validación con la compañía aseguradora o la entidad garante que corresponda.
Para ello, valida la garantía mediante consulta en la página web o herramienta virtual dispuesta por la entidad garante, conservando captura de pantalla de los resultados obtenidos de la consulta.
En el evento en el que no sea posible realizar la consulta en página web o herramienta virtual de la entidad garante, el profesional asignado envía por medios electrónicos solicitud de confirmación de validez a la entidad garante, corroborando que la cuenta de correo electrónico a la que se dirige la solicitud corresponde a la de notificaciones juridiciales o, en su defecto, efectivamente a una cuenta de correo electrónico institucional de la entidad garante.
Cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio autónomo, se realiza la verificación mediante solicitud escrita dirigida a la entidad financiera que corresponda, solicitando la confirmación de validez de la información y el comprobante de pago.
La captura de pantalla de los resultados de la consulta en página web o herramienta virtual o la respuesta de la entidad financiera que corresponda se publica en SECOP II, en el enlace del contrato, por el profesional asignado.
Un segundo profesional revisa el cargue completo y correcto de las garantías contractuales en SECOP II y la validación de garantías contractuales realizada por el profesional asignado
La Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o el Grupo Jurídico de la Dirección Regional valida la revisión realizada por los profesionales asignados.
¿Las garantías contractuales aportadas por el contratista o aliado cumplen los requisitos exigidos en el contrato o convenio y son válidas?
SI: Se aprueban las garantías contractuales agotando los flujos de aprobación dispuestos en SECOP II.
El supervisor realiza la consulta de aprobación de garantías contractuales directamente en SECOP II. Continúa en la actividad 12.
NO: Se rechazan las garantías contractuales en SECOP II. El contratista o aliado consulta el rechazo de las garantías contractuales en SECOP II y procede a
Director de Contratación en la Sede de la Dirección General o Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.
Profesional asignado y profesional con rol de revisor de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o, del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.
Aprobación o rechazo de las garantías contractuales en SECOP II.

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
		solicitar su ajuste ante la entidad garante. Regresa a la actividad 10. Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil.
12 P.C.	Verificar el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato o convenio e iniciar su ejecución.	El profesional asignado verifica que el contrato o convenio celebrado efectivamente cuente con Registro Presupuestal expedido por la Dirección Financiera en la Sede de la Dirección General o el Grupo Financiero en la Dirección Regional y realiza su cargue4 en SECOP II. (Salvo que se trate de una contratación sin recursos, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto.) El supervisor realiza la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución del contrato o convenio. El supervisor constata que el contratista o aliado ha acreditado que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, cuando corresponda. ¿Se encuentran cumplidos todos los requisitos de ejecución del contrato? SI: El supervisor del contrato inicia su ejecución en SECOP II (de tal forma que pase de estado “Firmado” a estado “En ejecución”). Cuando el contrato o convenio establezca la necesidad de suscripción de acta de inicio, el supervisor deberá proceder a su diligenciamiento. A continuación, realiza el cargue en la sección de ejecución del contrato de los siguientes documentos: i) Registro Presupuestal (salvo que se trate de una contratación sin recursos, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto) y, ii) Los documentos soporte de los requisitos de ejecución adicionales a que haya lugar. La fecha de inicio de ejecución del contrato o convenio (En estado: “En ejecución”), no podrá ser anterior a la fecha de cumplimiento de la totalidad de requisitos de ejecución. Continúa en la actividad 13. NO: Regresa a las actividades 8 y 10 de acuerdo con el requisito faltante. Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil	Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o del Grupo Jurídico en la Dirección Regional. Supervisor del contrato.	Estado “En ejecución” del contrato o convenio en SECOP II.

4 Esta actividad que realiza el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico consiste en: hacer clic en “Agregar” en la sección de “Compromiso presupuestal de gastos”. Luego, diligenciar el número y valor del Registro Presupuestal y

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
13	Conformar y entregar el expediente contractual para su archivo.	El profesional asignado conforma el expediente del contrato o convenio, el cual contendrá los documentos que se produzcan dentro de la etapa precontractual y hasta el inicio de la ejecución del contrato o convenio, de conformidad con los documentos: - F1.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Contratación Directa, - F2.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Proceso de Selección, - F5.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Contratación Directa (Aporte y Convenio), según corresponda. El profesional asignado remite por medios electrónicos el expediente contractual conformado al Archivo de Gestión a cargo de la Dirección de Contratación, en la Sede de la Dirección General, o del Grupo Jurídico, en la Dirección Regional, para su revisión y procesamiento. Para los efectos de esta actividad se deberá atender igualmente lo dispuesto en el documento X0.XX Procedimiento Organización de Archivos.	Profesional asignado de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General o del Grupo Jurídico en la Dirección Regional.	Expediente contractual entregado al Archivo de Gestión.
		Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: contrato o convenio en ejecución.

6. DEFINICIONES:

6.1. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente: Es un organismo técnico especializado que tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas para los procesos de compra y contratación estatal, con el fin de generar una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. Es ente rector del Sistema de Compra Pública de Colombia y administrador del SECOP II y de la Tienda Virtual del Estado colombiano - TVE.

6.2. Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP: Es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de

escoger de la lista desplegable el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP relacionado previamente, seguidamente hacer clic en “Guardar”. Finalmente, deberá hacer clic en “Consultar SIIF” con el fin de validar la información ingresada.

disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

6.3. Compromiso presupuestal: Para efectos de este procedimiento, son los contratos o convenios celebrados por el ICBF en desarrollo de su capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas que le han sido asignadas por disposición legal. Dichos contratos o convenios deben desarrollar el objeto de la respectiva apropiación presupuestal.

6.4. Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

6.5. Contratista: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, consorcio o unión temporal parte en un contrato estatal, en virtud del cual se obliga a la ejecución de un objeto contractual (entrega de un bien, prestación de un servicio, realización de una obra, etc.). Debido a que la ejecución de los contratos estatales permite la realización material de los cometidos públicos asignados a las entidades estatales, el contratista del Estado actúa como colaborador de la administración pública en el logro de sus fines y cumple una función social que como tal implica obligaciones. Por otra parte, el contratista tiene derecho a la utilidad pactada como contraprestación de la ejecución del objeto contractual.

6.6. Contrato: Son todos los negocios jurídicos generadores de obligaciones (que pueden ser o no recíprocas) que celebran las entidades a que se refiere el artículo 2 xx Xxx 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 a título enunciativo define algunos tipos de contratos estatales.

6.7. Convenio: Son negocios jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades a que se refiere el artículo 2 xx Xxx 80 de 1993, generalmente previstos en disposiciones especiales y que comportan la conjunción de voluntades en torno a intereses que son compartidos por las partes contractuales.

6.8. Aliado: Parte que celebra un convenio con las entidades a que se refiere el artículo 2 xx Xxx 80 de 1993 y que generalmente realiza un aporte para contribuir con la ejecución conjunta del objeto contractual.

6.9. Garantías contractuales: Son instrumentos de cobertura de algunos riesgos comunes en los procesos de contratación que pueden ser identificados por las entidades estatales en la etapa de planeación de los procesos y que pueden hacerse efectivas en caso de incumplimiento de la propuesta o de las obligaciones del contrato. Conforme el artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015, los proponentes o contratistas pueden otorgar en favor de la entidad estatal las siguientes clases de garantías: contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria.

6.10. Instrumento de agregación de demanda: Es el Acuerdo Marco de Precios u otro mecanismo de agregación de demanda diseñado y celebrado por Colombia Compra Eficiente.

6.11. Minuta de contrato o convenio: Proyecto o documento borrador que se hace de un contrato o convenio en el cual se anota la información relevante y las cláusulas que definen sus términos y condiciones, para después celebrarlo o perfeccionarlo con todas las formalidades necesarias para su existencia.

6.12. Propuesta: Ofrecimiento presentado por un proponente que se configura en el proyecto de negocio jurídico de carácter irrevocable que debe contener la aceptación xxx xxxxxx de condiciones (cuando aplique) y los elementos esenciales del negocio jurídico. La propuesta hace parte íntegra del contrato estatal.

6.13. Registro Presupuestal (RP): Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por tanto, el compromiso.

6.14. SECOP II: El Sistema Electrónico de Contratación Pública es una plataforma de carácter transaccional que permite a compradores (entidades estatales) y proveedores realizar los procesos de contratación en línea. Esta plataforma es administrada por Colombia Compra Eficiente.

6.15. Tienda Virtual del Estado colombiano – TVE: Herramienta en línea que hace parte del Sistema de Compra Pública. La TVE es la plataforma transaccional de comercio electrónico a través del cual las Entidades Estatales Compradoras hacen las transacciones de los procesos de contratación para adquirir bienes y servicios a través de los Mecanismos de Agregación de Demanda. Cada cuenta de entidad estatal tiene usuarios asociados a ella. Existen dos tipos de usuario: usuario comprador y usuario ordenador del gasto. Esta plataforma es administrada por Colombia Compra Eficiente.

6.16. Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Matriz de requisitos legales proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Ley 7 de 1979

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Ley 1437 de 2011

Ley 1474 de 2011

Ley 1882 de 2018

Ley 2069 de 2020

Ley 2160 de 2021

Ley 2294 de 2023

Decreto 1088 de 1993

Decreto Ley 2150 de 1995

Decreto 1953 del 2014

Decreto 1082 de 2015

Decreto 1084 de 2015

Decreto 342 de 2019

Decreto 252 de 2020

Decreto 1860 de 2021

Decreto 142 de 2023

Circulares, manuales y guías adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

MO1.ABS Manual de Contratación del ICBF

G6.ABS Guía General Para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos Por El ICBF

X0.XX Procedimiento Organización de Archivo

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

Código	Nombre del Formato
F1.P5.ABS	Formato Lista de Chequeo Contratación Directa.
F2.P5.ABS	Formato Lista de Chequeo Proceso de Selección.
F5.P5.ABS	Formato Lista de Chequeo Contratación Directa (Aporte y Convenio).

9. ANEXOS:

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha	Versión	Descripción del Cambio
No Aplica	No Aplica	No Aplica