ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DEL CONTRATO NO. SIE-MDMQ-2023-0002
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DEL CONTRATO NO. SIE-MDMQ-2023-0002
SEGUNDA ENTREGA DEFINITIVA
Quito, 26 de diciembre del 2023
COMPARECIENTES:
En la ciudad de Quito al 26 de diciembre del 2023 comparecen a la celebración de la presente ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PRODUCTO 2. correspondiente a la SEGUNDA ENTREGA DEFINITIVA del
CONTRATO RE- SIE-MDMQ-2023-0002 los siguientes funcionarios de la Secretaría de Comunicación del GAD del Distrito Metropolitano de Quito: XXXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXX como TÉCNICO NO INTERVINIENTE, XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX como ADMINISTRADOR DE CONTRATO y el señor XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX como CONTRATISTA con el RUC: 1716139835001, al
tenor de las siguientes cláusulas.
1. ANTECEDENTES. –
• El día 01 de diciembre de 2023, la Secretaría de Comunicación del GAD del Distrito Metropolitano de Quito y el Contratista XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX suscriben el CONTRATO SIE-MDMQ-2023-0002 “SERVICIO DE PRODUCCIÓN DE PIEZAS AUDIOVISUALES Y GRÁFICAS PARA COMUNICAR LAS OBRAS, PROGRAMAS, Y SERVICIOS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”.
• El día 02 de diciembre de 2023 se lleva a cabo la primera reunión con el contratista XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX para delinear aspectos relevantes para la planificación y ejecución de los productos del contrato.
• El día 02 de diciembre de 2023, se entregó al Contratista, las temáticas de los spots y cuñas necesarios para el “SERVICIO DE PRODUCCIÓN DE PIEZAS AUDIOVISUALES Y GRÁFICAS PARA COMUNICAR LAS OBRAS, PROGRAMAS, Y SERVICIOS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, que se detallan a continuación:
- 1) Movilidad (Respeto a la vida).
- 2) Convivencia responsable (Basura y animales de compañía).
- 3) SerQuito (Servicios municipales).
- 4) Espacio Público (Buen vecino).
- 5) Espacio Público (Quito es nuestra casa).
- 6) Metro de Quito (Educación usuarios).
• El día 04 de diciembre de 2023, con Memorando Nro. GADDMQ-SECOM-2023-1074-M se notifica la delegación como “TÉCNICO NO INTERVINIENTE” al funcionario XXXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXX.
• El día 04 de diciembre de 2023, mediante Memorando Nro. GADDMQ-SECOM-2023-1075-M se notifica la delegación como “ADMINISTRADOR DEL CONTRATO” Nro. SIE-MDMQ-2023-0002 “SERVICIO DE PRODUCCIÓN DE PIEZAS AUDIOVISUALES Y GRÁFICAS PARA COMUNICAR LAS OBRAS, PROGRAMAS, Y SERVICIOS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, al servidor municipal “XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX”.
• El día 06 de diciembre de 2023, el Contratista XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX entrega un el PRODUCTO 1 vía mail y físico, en un anillado que comprende:
1. Acta de entrega recepción con el detalle del contenido.
2. Portafolio de guiones de producción que consiste de:
• 6 guiones para spot televisivo (2 de 60 segundos, 4 de 30 segundos).
• 10 guiones para cuña de radio de entre 30 segundos a 40 segundos.
• 6 guiones para adaptación de video formato vertical de hasta 15 segundos.
• 6 guiones para adaptación de video formato vertical de hasta 6 segundos.
• 6 guiones para adaptación de video formato horizontal de hasta 15 segundos.
• 6 guiones para adaptación de video formato horizontal de hasta 6 segundos de video formato horizontal de hasta 6 segundos.
3. Cronograma de Actividades
• El día 06 de diciembre de 2023, se realiza la segunda reunión para la presentación y revisión del Producto 1.
• El día 08 de diciembre de 2023 se realizó la tercera reunión para revisar la propuesta de pre- producción, storyboards, castings, vestuarios, cromática, locaciones.
• El día 11 de diciembre de 2023 el contratista comparte vía mail los books de los spots, con las locaciones, los castings, los vestuarios, los cromas, seleccionados, propuestas de cuñas y gráfica.
• El día 13 de diciembre de 2023, empieza del rodaje de los spots, la administración hace acto de presencia para constatar el desarrollo y aplicación del branding en los casos pertinentes.
• Los días 16, 17 y 18 diciembre de 2023 se continúa con el rodaje de los spots, con el acompañamiento respectivo.
• El día 18 de diciembre de 2023 el contratista presenta como avances los primeros cortes de los spots, cuñas y gráfica.
• El día 19 de diciembre de 2023 se realizan las observaciones y se comparte con la productora, para las respectivas correcciones.
• El día 21 de diciembre de 2023, el contratista hace una pre-entrega de los 6 spots preliminares para revisión en comisión técnica y la propuesta de los 6 artes para redes.
• El día 23 de diciembre de 2023 el contratista realiza la SEGUNDA ENTREGA DEFINITIVA, de los 6 spots, las 24 adaptaciones, las cuñas y los 6 artes para redes, dentro de los plazos contractuales y las especificaciones descritas en los TDRs.
Cuyo medio de verificación de cumplimiento es el acta de entrega por parte del proveedor y los anexos.
El Informe y los entregables presentados por el CONTRATISTA se encuentran completos y cumple con las especificaciones detalladas en el contrato NO. SIE-MDMQ-2023-0002.
SEGUNDA. – CONDICIONES GENERALES
Una vez suscrito el contrato, se efectuará la siguiente metodología:
2.2. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Al día siguiente de la suscripción del contrato, el administrador mantendrá́la primera reunión con el proveedor adjudicado, para definir una planificación y calendario de productos. Asimismo, en esta reunión, el administrador del contrato entregará en un medio magnético la línea grafica institucional, necesaria para incluir en las piezas audiovisuales, información que se registrará en actas de entrega-recepción.
● Con el calendario definido, se convocarán reuniones periódicas entre el administrador del contrato y el proveedor para establecer y definir la
conceptualización creativa de todas las piezas audiovisuales necesarias para cumplir con la difusión de las obras, programas y servicios del municipio.
● Luego de las reuniones convocadas con 24 horas de anticipación, el proveedor del servicio tendrá́ un plazo máximo de cuatro días para presentar el portafolio de guiones para revisión y aprobación. Los guiones deberán incluir diálogos, locaciones,
acciones, posibles locuciones y más detalles generales acerca del spot audiovisual o la cuña.
● Una vez aprobado el guion por el administrador del contrato, el proveedor deberá realizar la producción en un plazo máximo de 4 días. Luego se presentará el producto al administrador del contrato para su revisión.
● El proveedor deberá́ ajustar los productos en un plazo de dos días, de acuerdo a las observaciones hechas por el administrador del contrato.
● El spot audiovisual final será́ entregado al administrador de contrato de manera digital a través de un link de descarga y en un dispositivo electrónico (Memory Flash), en los formatos requeridos, en máxima calidad.
● El proveedor entregará al administrador del contrato los productos definitivos, así como los respaldos y material audiovisual, de acuerdo al cronograma establecido para este fin, en concordancia a la necesidad institucional y programación de difusión establecido por la Secretaria de Comunicación.
● Los productos podrían variar según requerimiento o las necesidades institucionales, siempre y cuando no afecte al valor y a la calidad del contrato, con la respectiva motivación o aprobación el administrador del contrato.
4.1. Producción Spot Tv:
A la producción del SPOT AUDIOVISUAL deberá acudir el administrador del contrato o su delegado. Durante la producción se deberá grabar el material audiovisual de acuerdo al guion y a la planificación establecida, para lo cual se requiere calidad de imagen y sonido.
4.2. Postproducción:
Durante la postproducción se seleccionarán las tomas más efectivas para contar una narrativa y edición coherente y atractiva, de acuerdo a lo sugerido por el administrador del contrato y a las recomendaciones técnicas de la contratista.
4.3. Producción cuna radial:
La cuña para radio se adaptará, a partir del spot para tv.
4.4. Piezas Para Redes Sociales
Para las adaptaciones de spots audiovisuales se deberá tener en cuenta lo siguiente:
● Una vez aprobado el spot audiovisual final para televisión, se realizarán las respectivas adaptaciones para los formatos: vertical y horizontal con tiempos entre 6 y 15 segundos.
Así mismo, se realizarán las adaptaciones estáticas, de acuerdo a las instrucciones del administrador del contrato.
● Las adaptaciones serán entregadas al administrador del contrato para su aprobación.
● Con la aprobación, se remitirán las adaptaciones al administrador de contrato de manera digital a través de un link de descarga y mediante un dispositivo electrónico
(Soporte magnético) del archivo final en .mp4 y en .mov en máxima calidad.
TERCERA. - CONDICIONES OPERATIVAS
PRODUCTOS Y SERVICIOS MÍNIMOS ESPERADOS:
GENERALIDADES |
El oferente se obliga con la Secretaria de Comunicación del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, a proveer el “SERVICIO DE PRODUCCIÓN DE PIEZAS AUDIOVISUALES Y GRÁFICAS PARA COMUNICAR LAS OBRAS, PROGRAMAS, Y SERVICIOS DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, según las características y términos de referencia constantes en los pliegos que forman parte integrante del contrato; garantizando el cumplimiento delos artículos 16 y 18 de la Constitución de la República del Ecuador en lo correspondiente a la comunicación y acceso a la información adecuada. |
PRODUCTO 1: |
Portafolio de Guiones de Producción: presentar el portafolio delos guiones cinematográficos y de cuñas de radio, para la creación de spots publicitarios d radio y televisión, para difundir las obras, programas y servicios del municipio, así mismo el cronograma de actividades de preproducción, producción y postproducción de los videos. |
ENTREGABLES: Durante la ejecución del contrato los entregables serán: |
1. Portafolio de Guiones: Luego de las reuniones convocadas con 24 horas de anticipación, el proveedor del servicio tendrá́ un plazo máximo de cuatro días para presentar el portafolio de guiones para revisión y aprobación. Los guiones deberán incluir diálogos, locaciones, acciones, posibles locuciones y más detalles generales acerca del spot audiovisual o la cuña. 2. Cronograma de Actividades: Calendario definido, reuniones periódicas entre el administrador del contrato y el proveedor para establecer y definir la |
conceptualización creativa de todas las piezas audiovisuales necesarias para cumplir con la difusión de las obras, programas y servicios del municipio.
PRODUCTO 2:
1. SPOTS
6 spots de tipo institucional – promocional
● 2 Spot pro: de hasta 60 segundos.
● 4 Spot pequeños: 30 segundos.
Con musicalización, en calidad 4 ProRes.
2. CUÑAS RADIALES
10 cuñas radiales de tipo Institucional – comercial y sensitiva (dependiendo de las distintas campañas a ejecutarse)
De hasta 30 a 40 segundos de duración. Con formato .wav stereo
3. ADAPTACIONES
- 6 Adaptaciones spot audiovisual a format vertical de hasta 15 segundos de duración.
- 6 Adaptaciones spot audiovisual a format vertical de 6 segundos de duración.
- 6 Adaptaciones spot audiovisual a formato horizontal de hasta 15 segundos de duración.
- 6 Adaptaciones spot audiovisual a formato horizontal de 6 segundos de duración.
- 6 Adaptaciones para redes formato carrusel gráfico por cada spot.
CUARTA. – LIQUIDACIÓN DE PLAZO
CUADRO DE PLAZOS CONTRATO SIE-MDMQ-2023-0002 | ||
PERÍODO | FECHA DE ENTREGA | ESTADO |
EL PLAZO DE CUMPLIMIENTO ES DESDE EL DÍA SIGUIENTE A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO HASTA EL 23 DE DICIEMBRE O LA EJECUCIÓN TOTAL DE LOS RECURSOS | ||
Primera Entrega - será a los 5 días calendario contados a partir del día siguiente a la suscripción del contrato. | 06 de diciembre del 2023 | Cumple |
Segunda Entrega Definitiva- hasta el 23 de diciembre o la ejecución total de los recursos. | 23 de diciembre de 2023 | Cumple |
QUINTA. - LIQUIDACIÓN ECONÓMICA
• El valor del presente contrato, es de USD. 120.000,00 (CIENTO VEINTE MIL DÓLARES 00/100 dólares de los Estados Unidos de América), esta actividad no grava IVA, según el decreto 829.
La forma de pago establecida es la siguiente:
PRODUCTO | PORCENTAJE | VALOR NO GRABA IVA | ESTADO |
Producto 1. PORTAFOLIO DE GUIONES DE PRODUCCIÓN | 40 % | USD. 48.000,00 (CUARENTA Y OCHO MIL CON 00/100 CTVS. DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA) esta actividad no grava IVA, según el decreto 829. | CANCELADO |
Producto 2 - 6 SPOTS - 10 CUÑAS - 24 ADAPTACIONES - 6 ARTES REDES | 60% | USD. 72.000,00 (SETENTA Y DOS MIL CON 00/100 ctvs. DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA) esta actividad no grava IVA, según el decreto 829. | ENTREGADO |
No se aplican multas al contratista, ni tampoco existe reajuste de precios conforme a la cláusula décimo primera del contrato.
Cabe recalcar que esta actividad no grava IVA, según el decreto 829.
5.1 VALORES A PAGAR Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El PRODUCTO 2. recibido como SEGUNDA ENTREGA DEFINITIVA corresponde a un valor ejecutado de
USD. 72.000,00 (SETENTA Y DOS MIL CON 00/100 CVS. DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE
AMÉRICA) esta actividad no grava IVA, según el decreto 829.
En la presente ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN no se aplican multas al contratista, ni tampoco existe reajuste de precios conforme a la cláusula décimo primera del contrato.
SEXTA. – CONSTANCIA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS PRODUCTO 1.
Se detalla los ítems del Producto 2. correspondiente a la SEGUNDA ENTREGA DEFINITIVA especificados en la cláusula 4 del contrato conforme consta a continuación:
1. Portafolio de Guiones de Producción: contiene los guiones de spot televisivo, los guiones para cuña de radio y guiones para adaptaciones.
2. Cronograma de Actividades: Definido como un calendario con las actividades a realizarse en los días de producción de los videos y cuñas radiales.
● Guiones cinematográficos: Se entrega un book con los guiones audiovisuales y guiones de radio como se detalla a continuación:
● 6 guiones para spot televisivo (2 de 60 segundos, 4 de 30 segundos).
● 10 guiones para cuña de radio de entre 30 segundos a 40 segundos.
● 6 guiones para adaptación de video formato vertical de hasta 15 segundos.
● 6 guiones para adaptación de video formato vertical de hasta 6 segundos.
● 6 guiones para adaptación de video formato horizontal de hasta 15 segundos.
● 6 guiones para adaptación de video formato horizontal de hasta 6 segundos.
Anexo 1:
10 Guiones de Cuñas de entre 30” a 40”
● Movilidad (Respeto a la vida) Locación Hospital infantil y exterior ANEXO A.1
● Convivencia responsable (basura y animales de compañía) Locación: Parque metropolitano ANEXO A.2
● Ser Quito (servicios municipales) Locación: Xxxxxxxx XXXXX A.3
● Espacio Público (Buen Vecino) Locación: Parque Guanguiltagua ANEXO A.4
● Espacio Público (Quito es nuestra casa) Locación: La Floresta ANEXO A.5
● Metro de Quito (Educación Usuarios)
Locación: Estación de Metro Carolina y pradera ANEXO A.6
10 Guiones de Cuñas de entre 30” a 40”
● Metro Educación usuarios parte 1
● Metro Educación usuarios parte 2
● Metro Educación usuarios parte 3
● Metro Educación usuarios parte 4
● Ser Quito servicios municipales Parte1
● Ser Quito servicios municipales Parte2
● Espacio Público Quito es nuestra casa
● Movilidad respeto a la vida
● Convivencia responsable (Basura y animales de compañía)
● Espacio Público Buen vecino
Guiones de adaptaciones verticales de hasta 15”
● Movilidad (Respeto a la vida) Locación Hospital infantil y exterior ANEXO C.1
● Convivencia responsable (basura y animales de compañía)
Locación: Parque metropolitano ANEXO C.2
● Ser Quito (servicios municipales) Locación: Xxxxxxxx ANEXO C.3
● Espacio Público (Buen Vecino) Locación: Parque Guanguiltagua ANEXO C.4
● Espacio Público (Quito es nuestra casa) Locación: La Floresta ANEXO C.5
● Metro de Quito (Educación Usuarios)
Locación: Estación de Metro Carolina y pradera ANEXO C.6
6 Guiones de adaptaciones de formato vertical de 6”
● Movilidad (Respeto a la vida) Locación Hospital infantil y exterior ANEXO D.1
● Convivencia responsable (basura y animales de compañía) Locación: Parque metropolitano ANEXO D.2
● Ser Quito (servicios municipales) Locación: Xxxxxxxx ANEXO D.3
● Espacio Público (Buen Vecino) Locación: Parque Guanguiltagua ANEXO D.4
● Espacio Público (Quito es nuestra casa) Locación: La Floresta ANEXO D.5
● Metro de Quito (Educación Usuarios)
Locación: Estación de Metro Carolina y pradera ANEXO D.6
Guiones de Adaptaciones Horizontales de 15”
● Movilidad (Respeto a la vida) Locación Hospital infantil y exterior ANEXO E.1
● Convivencia responsable (basura y animales de compañía) Locación: Parque metropolitano ANEXO E.2
● Ser Quito (servicios municipales) Locación: Xxxxxxxx XXXXX E.3
● Espacio Público (Buen Vecino) Locación: Parque Guanguiltagua ANEXO E.4
● Espacio Público (Quito es nuestra casa) Locación: La Floresta ANEXO E.5
● Metro de Quito (Educación Usuarios)
Locación: Estación de Metro Carolina y pradera ANEXO E.6
Guiones de Adaptaciones Horizontales de 6”
● Movilidad (Respeto a la vida) Locación Hospital infantil y exterior ANEXO F.1
● Convivencia responsable (basura y animales de compañía) Locación: Parque metropolitano ANEXO F.2
● Ser Quito (servicios municipales) Locación: Xxxxxxxx ANEXO F.3
● Espacio Público (Buen Vecino) Locación: Parque Guanguiltagua ANEXO F.4
● Espacio Público (Quito es nuestra casa) Locación: La Floresta ANEXO F.5
● Metro de Quito (Educación Usuarios)
Locación: Estación de Metro Carolina y pradera ANEXO F.6
● Cronograma de actividades: Se entrega calendario de actividades de preproducción, producción y postproducción.
Anexo 2:
Cronograma de Actividades / Anexo G
El producto e informe entregado por el contratista CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS PARÁMETROS CONTRACTUALES DETALLADOS EN LA CLÁUSULA QUINTA DEL CONTRATO y están acorde a las
necesidades comunicacionales de la Secretaría de Comunicación.
PRODUCTO 2.
Se detalla los ítems de la Producto 2. Correspondiente a la SEGUNDA ENTREGA DEFINITVA
especificados en la cláusula 4 del contrato conforme consta en el siguiente cuadro:
CANT. | PRODUCTO | TIPO | DURACIÓN | CALIDAD | EXT. |
6 | SPOTS | Institucional – promocional (musicalizació n) | ● 2 spots pro: de hasta 60 segundos (Musicalización) - 1) SerQuito (Servicios municipales) - 2) Metro de Quito (Educación usuarios) ● 4 spots pequeños: 30 segundos. Musicalización - 3) Movilidad (Respeto a la vida) - 4) Convivencia responsable (Basura y animales de compañía) - 5) Espacio Público (Buen vecino) - 6) Espacio Público (Quito es nuestra casa) | 4k ProRes | |
10 | CUÑAS | Institucional – comercial y sensitiva (dependiend o de las distintas campañas a ejecutarse) | De hasta 30 a 40 segundos | .wav stereo | |
6 | ADAPTACIONES | Adaptación spot audiovisual a formato vertical de hasta | De hasta 15 segundos. | ||
6 | ADAPTACIONES | Adaptación a formato vertical | De 6 segundos |
6 | ADAPTACIONES | Adaptación a formato horizontal | De hasta 15 segundos. | ||
6 | ADAPTACIONES | Adaptación a formato horizontal | 6 segundos | ||
6 | ADAPTACIONES | Adaptación a formato carrusel gráfico por cada spot | No aplica |
SEPTIMA. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES:
● El detalle del producto 1 entregado por el CONTRATISTA se muestra en el portafolio de guiones y en el cronograma de actividades, con informe favorable del TÉCNICO NO INTERVINIENTE se recibe a entera satisfacción por parte del ADMINISTRADOR DE CONTRATO.
● El detalle del Producto 2 entregado por el CONTRATISTA representado en el cuadro anterior y con informe favorable del TÉCNICO NO INTERVINIENTE se recibe a entera satisfacción del ADMINISTRADOR DEL CONTRATO.
● El CONTRATISTA ha cumplido con sus obligaciones dentro de los términos fijados y el plazocontractual, cumpliendo así con todas las cláusulas del contrato a entera satisfacción de la institución.
OCTAVA. CONCLUSIONES
De acuerdo al informe favorable recibido por el TÉCNICO NO INTERVINIENTE, se concluye que EL CONTRATISTA ha cumplido con sus obligaciones dentro de los términos fijados y en los plazos contractuales establecidos en el contrato.
CERTIFICAMOS QUE SE RECIBE A ENTERA SATISFACCIÓN EL PRODUCTO 2. CORRESPONDIENTE A LA SEGUNDA ENTREGA DEFINITVA CONFORME
A LO ESTIPULADO EN EL CONTRATO NO. SIE-MDMQ-2023-0002.
NOVENA. ACEPTACIÓN
Las partes manifiestan su total conformidad con la presente acta de entrega recepción, que se recibe a entera satisfacción los productos correspondientes a la SEGUNDA ENTREGA DEFINTIVA conforme a lo estipulado en el contrato SIE-MDMQ-2023-0002.
Este documento fue leído por las partes presentes, se ratifican y aceptan todas y cada una de sus cláusulas, entendiendo el alcance y significado de todo su contenido para constancia de lo cual, firman en unidad de acto, en el Distrito Metropolitano de Quito.
Para constancia y fe de lo actuado, firman las partes:
Firmado electrónicamente por:
XXXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXX
XXXXXXX XXXX XXXXXXX XXXXXX
TÉCNICO NO INTERVINIENTE
Firmado electrónicamente por:
XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX
XXXXXX XXXXXX XXXXXX
ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Firmado electrónicamente por:
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX