CONTENIDO
REGISTRO Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Área responsable: Económica Financiera – Adquisiciones
Versión: 1.1
CONTENIDO
4 LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA 2
4.3 Calificación de proveedores 6
1 PROPÓSITO
Con la finalidad de mantener una adecuada gestión de proveedores, es necesario contar con una normativa interna que oriente la toma de decisiones al momento del registro y calificación de proveedores.
2 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Proveedor: Persona o empresa que provee bienes o servicios a la Universidad.
3 ROLES Y RESPONSABLES
Director Económico Financiero - Sub Director Financiero: Son responsables de resolver los casos especiales en la creación de proveedores.
Jefe de adquisiciones: Es responsable de resolver las excepciones en el registro de los proveedores.
Ejecutivo de adquisiciones - Solicitante: Tienen la responsabilidad de calificar a los proveedores en aplicación a los lineamientos que la Universidad establezca.
4 LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA
4.1 Tipos de proveedores
4.1.1. Proveedores recurrentes: Para que un proveedor sea considerado como recurrente debe cumplir con las siguientes características:
a. El volumen de compra anual (del 1ero de enero al 31 de diciembre) debe ser de al menos 3 compras.
b. El monto de compra individual debe ser igual o mayor a UDS 1.500
Se excluyen de esta clasificación a las personas naturales que facturan por honorarios o prestación de servicios profesionales.
4.1.2. Proveedores eventuales: Para que un proveedor sea considerado como eventual debe cumplir con las siguientes características:
a. El volumen de compra anual (del 1ero de enero al 31 de diciembre) debe ser menor a tres eventos anuales
b. El monto por compra individual no debe ser mayor a USD 1.500
Se excluyen de esta clasificación a las personas naturales que facturan por honorarios o prestación de servicios profesionales.
4.1.3. Proveedores por honorarios: Los proveedores por horarios son aquellos que facturan por prestación de servicios profesionales, docencia o de otra índole. Deben ser personas naturales.
4.1.4. Proveedores por honorarios eventuales – no residentes: Son los docentes, conferencistas, ponentes, técnicos o afines que hayan venido al Ecuador específicamente por requerimiento de la Universidad para prestar sus servicios de manera eventual.
4.1.5. Empresas del exterior: Son empresas domiciliadas en el extranjero (sin representación en el país) que presten sus servicios a la Universidad como proveedores (en muchos casos distribuidores exclusivos y proveedores eventuales por una compra específica).
4.2 Creación de proveedores
Previo a la adquisición de cualquier bien o servicio es imprescindible que el proveedor sea registrado en el sistema de contable – financiero (ERP), presentando la documentación e información detallada en este inciso.
Los proveedores cuyo representante legal o contacto comercial, que tengan hasta segundo grado de afinidad (padres, hijos, abuelos y hermanos del cónyuge) o tercero de consanguinidad (padres, hijos, abuelos, hermanos, nietos, tíos y sobrinos) con funcionarios de la Universidad, no pueden ser registrados como proveedores. Para excepciones, es necesaria la autorización del Director Económico Financiero o del Sub Director Financiero.
Los datos y documentos de registro y calificación de proveedores, deben ser revisados y actualizados cada año por el Departamento de Adquisiciones. En caso de que un proveedor no actualice su información debe ser desactivado del sistema contable – financiero (ERP) hasta que presente los documentos e información pertinente.
Nota: Está prohibido que funcionarios tiempo completo sean proveedores de la Universidad (salvo en los casos detallados en el numeral 4.2.2.)
4.2.1. Requisitos
Para que un proveedor sea registrado debe presentar una copia u original de los documentos que se detallan a continuación:
4.2.1.1. Proveedores Recurrentes
• RUC actualizado.
• Cédula del representante legal (personas jurídicas).
• Acta de nombramiento del representante legal (personas jurídicas).
• Certificado de constar en lista blanca del Servicio xx Xxxxxx Internas.
• Certificado de estar al día con sus obligaciones con la Superintendencia de Compañías (personas jurídicas).
• Certificado de no tener deudas con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
• Reporte de la central de riesgos x Xxxx de crédito donde se certifique no tener cuenta cerrada, de preferencia emitido por la Superintendencia de Bancos.
• Declaración de Impuesto a la Renta del último año.
• Informe de auditoría con los balances Financieros Auditados (personas jurídicas).
• Tres certificados de referencias comerciales actualizados.
• Certificado bancario.
• Completar el formulario de Registro de Proveedores (Anexo).
• Suscribir la Carta de Compromiso en cuanto a temas seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, y a los requisitos exigidos por la ley y la Universidad de acuerdo a la actividad realizada.
4.2.1.2. Proveedores Eventuales
• RUC actualizado.
• Cédula del representante legal (personas jurídicas).
• Acta de nombramiento del representante legal (personas jurídicas).
• Certificado de constar en lista blanca del Servicio xx Xxxxxx Internas.
• Certificado bancario.
• Completar el formulario de Registro de Proveedores (Anexo).
• Suscribir la Carta de Compromiso en cuanto a temas seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, y a los requisitos exigidos por la ley y la Universidad de acuerdo a la actividad realizada.
4.2.1.3. Proveedores por honorarios
• RUC actualizado.
• Certificado bancario.
• Completar el formulario de Registro de Proveedores (Anexo).
• Suscribir la Carta de Compromiso en cuanto a temas seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, y a los requisitos exigidos por la ley y la Universidad de acuerdo a la actividad realizada.
4.2.1.4. Proveedores por honorarios – no residentes.
• Copia física o digital del pasaporte con los sellos de ingreso al país y salida del país sustentando su NO permanencia por más de 180 días en el Ecuador.
• Certificado de residencia fiscal autentificado por el cónsul ecuatoriano o la HAYA en el país de residencia – aplica únicamente para países con convenio xx xxxxx tributación como España, Chile, Argentina y México, en los casos en que el certificado haya sido tramitado y obtenido vía electrónica (sitio web) no necesita validación.
• Certificado bancario que incluya las coordenadas del banco al cual se realizará la transferencia.
• Completar el formulario de registro de proveedores (Anexo).
• Suscribir la Carta de Compromiso en cuanto a temas seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, y a los requisitos exigidos por la ley y la Universidad de acuerdo a la actividad realizada.
4.2.1.5. Empresas del exterior
• La creación se realiza con la información disponible (país, dirección, mail, contacto, etc.). La información se incluye en el formulario lleno de registro de proveedores (Anexo).
• Coordenadas bancarias salvo en pagos realizados con tarjetas de crédito corporativas.
4.2.2. Casos en los que se puede registrar a un funcionario a tiempo completo como proveedor:
• Para la entrega de anticipos de viaje.
• Para realizar el reembolso de fondos.
• Funcionarios a los que formen parte xxx xxxxxx de exámenes complexivos. Se requiere de la autorización del Vicerrectorado Académico.
• Para la creación de este tipo de proveedores se solicitará únicamente la copia de la cédula o el pasaporte y el formulario lleno de registro de proveedores (Anexo).
4.2.3. Proveedores de servicios de salud
Los proveedores de este tipo de servicios deben presentar adicionalmente la siguiente documentación:
• Copias de las licencias de los facultativos que trabajarán con la institución
• Acreditar que sus facultativos estén afiliados al IESS
4.2.4. Proveedores de servicios de transporte
Los proveedores de este tipo de servicios deben presentar adicionalmente la siguiente documentación:
• Permiso de operación otorgada por la autoridad competente.
• Acreditar que sus choferes estén afiliados al IESS.
• Copias de las licencias profesionales de conducir de los choferes.
• Matricula de los vehículos
Para todas las excepciones en el proceso de registro de los proveedores se requiere la autorización del Jefe de Adquisiciones
4.3 Calificación de proveedores
4.3.1. Generalidades
El objetivo de calificar a los proveedores es contar con un registro detallado de su desempeño para poder tomar mejores decisiones al momento de elegir entre las diferentes alternativas.
La calificación es realizada por el área solicitante y por el Ejecutivo de adquisiciones.
Se consideran los siguientes aspectos para la evaluación:
• Precio.
• Cumplimiento en plazos de entrega.
• Conformidad con las especificaciones del producto/servicio.
• Plazos de pago.
Se debe buscar constantemente en el mercado, con el objetivo de contar únicamente con los mejores proveedores de bienes y prestadores de servicios.
4.3.2. Aspectos de evaluación
La escala de evaluación va de 1 a 3, en donde 1 es la calificación más baja y 3 la más alta. Adicionalmente cada aspecto de evaluación tendrá una ponderación diferente para la calificación total.
4.3.2.1. Precio: Se realiza con base a la comparación del precio del bien o servicio versus otros competidores relevantes en el mercado. Esta evaluación la realiza, el Ejecutivo de adquisiciones:
Tabla 1. Calificación por comparación de precio
Parámetro | Calificación | Ponderación |
Sobre la par xxx xxxxxxx | 1 | 15% |
A la par xxx xxxxxxx | 2 | 15% |
Bajo la par xxx xxxxxxx | 3 | 15% |
Elaborado por: Dirección Económica Financiera
4.3.2.2. Cumplimiento en plazos de entrega: Al momento de realizar la negociación con el proveedor se determinan los plazos y tiempos de entrega. La calificación se realiza comparando los plazos estipulados en la negociación y la fecha real de entrega. Esta evaluación será realizada tanto por el solicitante como por el Ejecutivo de adquisiciones:
Tabla 2. Calificación por cumplimiento en plazos de entrega
Parámetro | Calificación | Ponderación |
Entrega con demora | 1 | 20% |
Entrega a tiempo | 3 | 20% |
Elaborado por: Dirección Económica Financiera
4.3.2.3. Conformidad con las especificaciones del producto/servicio: Se debe analizar si el producto/servicio cumple con todas las características y requerimientos de calidad y cantidad. También debe evaluarse la
atención a reclamos y respuesta del proveedor posterior a la venta. Esta evaluación será realizada tanto por el solicitante como por el Ejecutivo de adquisiciones:
Tabla 3. Calificación por conformidad con las especificaciones del producto / servicio
Parámetro | Calificación | Ponderación |
El producto/servicio no cumple con las características mínimas solicitadas. Atención tardía a reclamos | 1 | 50% |
Producto cumple con las características especificadas. Atención oportuna a reclamos | 2 | 50% |
Producto cumple con las características especificadas y se reciben beneficios adicionales. Atención oportuna a reclamos | 3 | 50% |
Elaborado por: Dirección Económica Financiera
4.3.2.4. Plazos de pago: Este parámetro es calificado únicamente por adquisiciones. Se califica con base a los plazos y forma de pago que acepta el proveedor.
Tabla 4. Calificación según plazos de pago
Parámetro | Calificación | Ponderación |
Plazo de menor o igual a 30 días. Solo acepta efectivo o cheques | 1 | 15% |
Plazo de 45 días. Acepta cheques o transferencias bancarias | 2 | 15% |
Plazo mayor a 45 días. Acepta cheques o transferencias | 3 | 15% |
Elaborado por: Dirección Económica Financiera
4.3.3. Categorización de proveedores
Los proveedores serán calificados cada tres meses y será categorizado según sus calificaciones de acuerdo a la siguiente tabla:
Tabla 5. Categorización de proveedores
Categoría | Descripción |
A | Son los proveedores que en tienen una Calificación promedio igual o mayor a 2,5 sobre 3. Son proveedores con quienes se debe mantener relaciones comerciales a largo plazo. |
B | Calificación promedio igual o mayor a 2 pero menor a 2,5 sobre 3. Son proveedores que han tenido un nivel aceptable de desempeño. Se los puede considerar con frecuencia para que presten sus servicios a la Universidad. |
C | Calificación promedio mayor a 1,5 y menor a 2,5. Proveedores con historial de problemas de cumplimiento. Se deben evitar. |
D | Calificación promedio menor o igual 1,5. No deben ser elegidos como proveedor. Deben ser bloqueados de la base de proveedores. |
Elaborado por: Dirección Económica Financiera
5 ANEXOS
5.1. Formulario de registro de proveedores