FECHA: 19/10/2021
FECHA: 19/10/2021
SOLICITUD DE PROPUESTA: N.º RFP/2021/010 PARA LA CELEBRACIÓN
DE UN CONTRATO DE SERVICIOS PARA LOS SERVICIO DE TRANSPORTE DE CARGA A NIVEL NACIONAL
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN: 27/11/2021 A LAS 15:00 horas
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950, la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de cinco décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, las más de 6.600 personas distribuidas en más de
110 países que forman parte de su personal continúan ayudando a unos 70 millones de personas. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en numerosos lugares y tipos de entornos, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web xxxx://xxx.xxxxx.xx/.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), Oficina en Perú, convoca a los proveedores, de servicios cualificados a realizar una propuesta en firme para la celebración de un contrato de obras para los “SERVICIO DE TRANSPORTE DE CARGA A NIVEL NACIONAL”.
IMPORTANTE:
En el anexo A del presente documento se detallan los Términos de Referencia
El ACNUR puede adjudicar un contrato de servicios con una duración de dos años contados a partir del Acta de Inicio del Servicio, con posibilidad de extensión por un año adicional. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato marco.
Se recomienda encarecidamente leer con atención el presente llamado a licitación de propuestas y sus respectivos anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 5 de las condiciones generales que se adjuntan (Anexo G).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DEL LLAMADO A LICITACIÓN DE PROPUESTAS
Los siguientes anexos forman parte del presente llamado a licitación de propuestas:
a. Anexo A: Especificaciones Técnicas
b. Anexo B: Formulario de oferta financiera
c. Anexo C: Condiciones generales del Contrato – Bienes y Servicios
d. Anexo D: Formato de Registro de Proveedores
e. Anexo E: Convenio de Confidencialidad
f. Anexo F: Reglamento de Seguridad
g. Anexo G: Código de Conducta de los proveedores ONU
h. Anexo H: Carta de Presentación de la propuesta
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de este llamado a licitación de propuestas enviando un correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de este llamado a licitación de propuestas
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
IMPORTANTE:
En caso de que no se envíe la anterior información solicitada, su oferta podrá rechazarse y no se seguirá evaluando.
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones o preguntas sobre este llamado a licitación de propuestas por correo electrónico a Adquisiciones Perú, Attn.: Oficial Asociado de Supply a la dirección xxxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas serán las 23.59 horas CET del 29/10/2021. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web o por correo electrónico a todos los postores participantes.
El ACNUR organizará una conferencia previa para los proveedores antes de la presentación de propuestas, el 27/10/2021 a las 11.00 horas. Solo podrán asistir como máximo dos representantes de cada compañía. Deberán facilitarse los nombres y la información de contacto de los representantes de la compañía como mínimo un día
laborable de antelación enviando un correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx. Deberán comunicarse de antemano todos los cambios de personal que se produzcan, ya que, de lo contrario, los representantes no podrán participar.
La participación en la conferencia previa a la licitación correrá a cargo del postor. El ACNUR no reembolsará ningún gasto.
Dada la complejidad de los requisitos, se recomienda participar en la visita guiada previa a la licitación. Sin embargo, tras la conferencia de proveedores se elaborará un documento con preguntas y respuestas que se publicará en el sitio web del ACNUR o se enviará por correo electrónico a todos los postores participantes.
2.4 LA PROPUESTA
IMPORTANTE:
Cancelación de la licitación: El ACNUR se reserva el derecho a cancelar una licitación en cualquier fase del proceso de licitación anterior a la notificación final de la adjudicación de un contrato.
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de dicha propuesta. Envíe su oferta directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6) “Presentación de ofertas” del presente llamado a licitación de propuestas.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
✓ Características del servicio y actividades
✓ Carta de Presentación de la propuesta
✓ Experiencia de la empresa y del personal
✓ Formato de Registro de Proveedores
2.4.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Las atribuciones de los servicios solicitados por el ACNUR se pueden consultar en el Anexo X. Xxxxxxx indicarse con claridad todas las discrepancias existentes con respecto a las especificaciones aportadas y declararse.
Su oferta técnica deberá presentarse de un modo conciso y estructurada de acuerdo con el siguiente orden, de forma que se incluya, entre otra, la siguiente información:
i. Permiso del MTC como operador de transportes.
ii. Declaración Jurada de vehículos propios y arrendados.
iii. Detalle de los cinco (05) contratos más relevantes en los últimos 05 años.
iv. Constancias de Cumplimiento de Servicio relacionadas a los contratos requeridos.
v. Declaración Jurada de capacidad máxima de Operación.
vi. Detalle del numero de despachos semanales realizados durante el 2021.
vii. Declaración Jurada de capacidad de Operación contratada.
viii. Declaración Jurada del tiempo de respuesta por cada ruta requerida.
ix. Declaración Jurada del tiempo de respuesta por emergencia con unidad de soporte.
x. Copia simple de la constitución social vigente de la empresa.
xi. Copia del Poder Legal vigente otorgado al Apoderado de la empresa identificado en el Carta de Presentación de Oferta, para firmar la oferta, el Contrato o la orden de compra, si corresponde.
xii. Ficha RUC - Sunat
xiii. Estados financieros auditados de los últimos 3 años.
xiv. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal
xv. Copia de Situación Bancaria – donde figure el nombre de la empresa y el CBU.
xvi. Declaración del Personal mínimo Requerido
xvii. Capacidad de Presentación de pólizas
xviii. Detalle de los talleres autorizados para mantenimiento de sus unidades.
IMPORTANTE:
No presentar la información solicitada resulta en la descalificación de las ofertas para evaluación.
1. Requerimientos de la empresa de transporte
Describir la compañía especificando lo siguiente:
Perfil del Contratista:
i. Descripción de las actividades y especializaciones de la empresa. Si es una empresa con varias ubicaciones, especifique la ubicación de la sede.
ii. Tamaño de la empresa en número de empleados.
iii. Número de proyectos similares completados con éxito
iv. Referencias de proyectos anteriores o actuales]
v. Nombre de los principales clientes u otras agencias del Sistema de Naciones Unidas (de tamaño comparable al del ACNUR)
vi. Política de medio ambiente
vii. Procedimientos de aseguramiento de la calidad
viii. Cualquier información que facilite la evaluación de la confiabilidad sustantiva, la capacidad financiera y administrativa de su empresa para brindar los servicios.
2. Cumplimiento de los requerimientos de los servicios, alcance, soluciones, metodologia y resultados esperados
Cualquier comentario o sugerencia sobre los términos de referencia, así como su descripción detallada de la forma en que su empresa respondería a los términos de referencia, incluidos:
i. Período de movilización (tiempo requerido desde la adjudicación del contrato hasta el inicio del servicio)
ii. Resumen de vehículos de transporte, equipos (tamaño / antigüedad de la flota y tipo de camiones en la flota)
iii. Tiempo de respuesta: tiempo necesario para organizar los camiones tras una solicitud del ACNUR.
iv. Detalles de la comunicación del punto focal propuesto las 24 horas del día, los 7 días de la semana, cuando lo requiera el ACNUR.
v. Mecanismos de notificación / seguimiento de los servicios de transporte.
vi. Suministro de sistema de seguimiento
vii. Prestación de seguros para camiones y mercancías.
viii. Respuesta de emergencia (menos de 24 horas)
ix. [Cualquier otro requisito relevante]
3. Personal propuesto para el servicio
i. Curriculum Vitae del Personal clave
ii. Organigrama
Formulario de registro de proveedores: Si su empresa aún no está registrada con el ACNUR, debe completar, firmar y enviar con su propuesta técnica el Formulario de registro de proveedores (Anexo D).
Si su empresa ya está registrada con ACNUR, envíe un Formulario de registro de proveedor vacío que indique claramente su ID de proveedor de ACNUR.
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica independiente debe incluir una propuesta global expresada en una única moneda, en este caso en dólares estadounidenses.
La oferta económica deberá abarcar todos los permisos, materiales, equipamiento, servicios y mano de obra que se vayan a prestar (precio con todo incluido).
La oferta económica deberá incluir la siguiente información:
a) Anexo B1: Precios por ruta y por capacidad de cubicaje del vehículo.
b) El calendario de pagos propuesto; dichos pagos se expresarán y computarán en la misma moneda de la propuesta.
La propuesta económica deberá presentarse de acuerdo con el formulario para la propuesta económica (Anexo B). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente.
El ACNUR está exento de todo tipo de impuestos directos y de derechos aduaneros. En ese sentido, el precio deberá indicarse sin IGV.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante noventa (90) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción de los documentos en orden.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea. El postor se hará cargo de todas aquellas actividades o gastos en los que se incurran durante la preparación de un contrato antes de que se firme el contrato real. Los preavisos y la información de adjudicación no se considerarán ningún tipo de contrato.
El ACNUR, de manera excepcional, realizará un pago anticipado de hasta máximo el 20% contra la presentación de una póliza por el 100% del monto del anticipo. Las condiciones de pago normales son mediante transferencia bancaria del importe neto treinta (30) días después de la aceptación de la factura del contratista y la entrega de los bienes al ACNUR o de la aceptación por parte de este último de los servicios.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
2.5.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
• posición financiera;
• actividad central;
• trayectoria;
• capacidad para suscribir un contrato.
De no facilitarse la documentación previamente mencionada, podría rechazarse la propuesta.
2.5.2 Evaluación técnica y económica:
Para la adjudicación de este proyecto, el ACNUR ha establecido unos criterios de evaluación que rigen la selección de las propuestas recibidas. La evaluación se realizará en función de criterios técnicos y económicos establecidos en el presente pliego.
La oferta técnica se evaluará utilizando, entre otros, los siguientes criterios y puntaje asignado a cada componente:
Criterios | |
SECCION 1. REQUISITOS MINIMOS | Cumple/N o cumple |
Permiso del MTC como operador de transportes. | |
Declaración Jurada de vehículos propios y arrendados. | |
Detalle de los cinco (05) contratos más relevantes en los últimos 05 años. | |
Constancias de Cumplimiento de Servicio relacionadas a los contratos requeridos. | |
Declaración Jurada de capacidad máxima de Operación. | |
Detalle del número de despachos semanales realizados durante el 2021. | |
Declaración Jurada de capacidad de Operación contratada. | |
Declaración Jurada del tiempo de respuesta por cada ruta requerida. | |
Declaración Jurada del tiempo de respuesta por emergencia con unidad de soporte. | |
Copia simple de la constitución social vigente de la empresa. | |
Copia del Poder Legal vigente otorgado al Apoderado de la empresa identificado en el Carta de Presentación de Oferta, para firmar la oferta, el Contrato o la orden de compra, si corresponde. | |
Ficha RUC - Sunat | |
Estados financieros auditados de los últimos 3 años. | |
Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal |
Criterios | |
Copia de Situación Bancaria – donde figure el nombre de la empresa y el CBU. | |
Declaración del Personal mínimo Requerido | |
Capacidad de Presentación de pólizas | |
Detalle de los talleres autorizados para mantenimiento de sus unidades | |
Anexo A - Especificaciones Técnicas debidamente firmadas | |
Anexo C - Condiciones generales del Contrato – Bienes y Servicios debidamente firmado | |
Anexo D - Formato de Registro de Proveedores completo y debidamente firmado | |
Anexo G - Convenio de Confidencialidad debidamente firmado | |
Anexo H - Reglamento de Seguridad debidamente firmado | |
Anexo I - Código de Conducta de los proveedores ONU debidamente firmado | |
Anexo J - Carta de Presentación de la propuesta debidamente firmado | |
SECCION 2. EVALUACION TECNICA | |
1. EXPERIENCIA DE LA EMPRESA | 300 |
Autorización del Ministerio de Transportes y Comunicaciones como Operador de Transporte de Carga | 20 |
Años de Experiencia en la especialidad | 130 |
Capacidad Máxima de Operación Contratada | 30 |
Referencia relevante de clientes | 20 |
Contratos mas relevantes en los últimos 03 años | 100 |
2. CAPACIDAD Y COBERTURA | 170 |
Número de vehículos propios | 60 |
Número de vehículos alquilados | 40 |
Promedio de servicios de transporte semanal | 70 |
3. SERVICIOS PROPUESTOS Y ORGANIZACIÓN | 150 |
Tiempo de respuesta promedio por servicio | 130 |
Tiempo de respuesta ante emergencias con unidad de soporte | 20 |
4. PERSONAL CLAVE | 80 |
Se deben anexar las copias de los títulos profesionales, especialización o maestría, certificaciones y/constancia de la experiencia específica solicitada para el personal clave propuesto | |
Key Account Manager | 50 |
Coordinador de Transporte | 30 |
Total: | 700 |
El punto xx xxxxx para que las presentaciones se consideren técnicamente conformes será [600].
Aclaraciones sobre las propuestas:
Para facilitar el examen, la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, de acuerdo con su criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la propuesta. La solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito, y con ello no se buscará, se ofrecerá ni se aceptará ningún cambio sustancial ni de precio en la propuesta.
A la propuesta económica más baja se le asignara 300 puntos de la puntuación total
(1000 puntos)
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que superen la evaluación técnica.
Se asignará la máxima cantidad de puntos a la oferta económica que se abra y tenga el precio más bajo entre todas las empresas habilitadas técnicamente. Las demás propuestas de precios recibirán sus respectivos puntos de forma inversamente proporcional al precio más bajo; p. ej.: Menor Oferta presentada / Oferta financiera evaluada x la máxima cantidad de puntos = puntos otorgados al componente del precio de otro proveedor.
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación de ofertas.
2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán entregarse en formato electrónico en el que se indique con claridad el título y el número del proceso y la siguiente dirección:
RFP/2021/010
OFICINA DE ACNUR PERU UNIDAD DE SUPPLY
En su interior, este sobre debe incluir otros dos sobres 01 con la propuesta Técnica y 02 con la propuesta Económica con lo que se describe a continuación:
Los dos sobres de su interior deberán indicar el nombre y la dirección de su empresa. El primero de ellos contendrá la frase “Componente técnico” e incluirá el componente técnico completo en formato físico y un USB con el contenido en formato digital. El segundo contendrá la frase “Componente del precio” e incluirá su propuesta económica debidamente firmada y sellada y un USB con el formulario digital de su propuesta económica.
IMPORTANTE:
Las propuestas técnica y económica deberán enviarse en sobres diferentes. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
Plazo: 27/11/2021, 15.00 horas.
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su propuesta.
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte, o bien de permitir una adjudicación dividida o parcial de este proyecto.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los servicios.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de este llamado a licitación de propuestas se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. El pago se realizará de contrato con las condiciones generales para la prestación de bienes y servicios en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (anexo C). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.
Firma
Unidad de Adquisiciones Oficina de ACNUR Perú