MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS

TABLA DE CONTENIDO

El presente documento constituye el Manual de Supervisión e Interventoría de la E.S.E. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, en el que se establecen las responsabilidades, funciones y/o actividades generales y técnicas que deberán asumir los supervisores y los interventores designados y/o contratados por la entidad, en ejercicio de la vigilancia y control de los diferentes contratos y/o ordenes que suscriba la Empresa Social del Estado.

El Manual de Supervisión e Interventoría es un documento dinámico, susceptible y accesible a los cambios y modificaciones que se pueden desprender de: correcciones, observaciones, normas y ajustes a las políticas institucionales, dentro de los estándares de calidad.

2. OBJETIVO GENERAL

Contribuir al mejoramiento de la calidad de la supervisión e interventoría de los contratos y/o ordenes que suscriba la Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, estableciendo criterios que faciliten la labor a desarrollar por cada supervisor e interventor, dependiendo de la tipología de contratación a su cargo, procurando en lo posible, normalizar las actividades a desarrollar y fijando parámetros mínimos para su ejecución, sin olvidar que cada contrato u orden, de acuerdo con su especificidad tiene características diferentes, las cuales debe tener en cuenta el responsable de la supervisión o interventoría, para conforme a ello.

2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Garantizar la vigilancia y control sobre la correcta y debida ejecución de sus contratos, es una función de la administración pública, inherente a la actividad contractual que adelanta, constituyéndose ésta en una obligación de la entidad contratante que se encuentra en la esfera del principio de responsabilidad propio de la contratación estatal.

 Realizar la vigilancia y control en los aspectos técnicos, económicos y jurídicos que se presentan en la ejecución de un contrato.

 Cumplir con las funciones de vigilancia y control, los cuales se convierten en la garantía de la legalidad de la actuación de la administración en la ejecución de los contratos o convenios que ésta celebra.

 Vigilar por el cumplimiento de las condiciones pactadas en la ejecución de sus recursos y el cumplimiento de las metas propuestas con la contratación celebrada.

3. ALCANCE

En cuanto a los alcances, este manual deberá ser aplicado por todos los Servidores Públicos de la E.S.E. XXXXXX XXXXXX XXXXXX, que sean designados y/o contratados como apoyo a los supervisores o interventores, así como por todas las dependencias que tengan relación con dicha actividad.

La función o actividad de supervisión y/o interventoría, estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia que en términos generales rigen la actuación administrativa de las entidades estatales. Se ejercera con plena autonomía, en total coordinación con el Ordenador del Gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual para el logro de los cometidos institucionales y los fines que se buscan con la contratación y el principio del debido proceso, en los casos de requerimiento al contratista.

4. DEFINICIONES

Para los fines de este Manual y en general para la interpretación de las normas aplicables a los contratos y/o ordenes que celebre la entidad, en cualquiera de sus etapas, a menos que expresamente se estipule de otra manera, las expresiones que aquí se usan tendrán el significado asignado a las mismas en esta sección del Manual de Supervisión e Interventoría.

Las palabras técnicas o científicas que no se encuentren expresamente definidas en este Manual, tendrán los significados que les corresponda según la técnica o ciencia respectiva y las demàs palabras se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas. Para efectos de este Manual se establecen las siguientes definiciones de uso frecuente en la actividad contractual de la entidad, las cuales podrán ser usadas tanto en singular como en plural:

 Acta: Documento que suscriben el contratista y el supervisor o interventor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellos y el plazo para su ejecución.

Se recomienda que estas actas cuenten con la numeración correspondiente en la medida que se generen durante la ejecución del contrato u orden, cronologicamente.

 Acta de iniciación: Es el documento que firma el interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

En los contratos de obra, es obligatoria la suscripción de acta de inicio de bienes y servicios (GBS-S1-F9) entre el interventor contratado y el contratista de obra seleccionado.

En los demás contratos La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, tiene inplementado el formato de notificación de perfeccionamiento y legalización del contrato, en la cual el supervisor y el contratista una vez notificados, establecen la fecha de inicio y finalización del contrato. No obstante en el caso que en la minuta del contrato se establezca que para su ejecución requiere de suscripción de acta de inicio especial, el supervisor o interventor adelantará el trámite pertinente.

 Acta de liquidación: Es el documento donde las partes por mutuo acuerdo al finalizar el plazo de ejecución del contrato o una vez cumplido el objeto del mismo o cuando este se de por terminado anticipadamente, hacen un xxxxx xx xxxxxxx en relación con las obligaciones contractuales, declarándose x xxx y salvo en todo, o en relación con los puntos donde se llegue a acuerdo.

 Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenta una circunstancia especial debidamente demostrada o demostrable que amerite el cese del desarrollo del objeto del mismo.

 Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual las partes una vez superada la circunstancia especial que dio origen a la suspensión, acuerdan levantarla para reiniciar las actividades contractuales.

 Acta de entrega y recibo final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Entidad.

 Acta de aprobación de plan o cronograma de actividades: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor o interventor, en el cual se deja expresa constancia de aprobación del programa de trabajo que el contratista desarrollará en la ejecución del objeto del contrato, con el fin de establecer parámetros que permitan controlar el avance mensual de actividades e inversión acumulada.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el área financiera de la entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los compromisos que se adquieren con la celebración del contrato.

 Certificado de Registro o Reserva Presupuestal (CRP): Se denomina Registro o Reserva Presupuestal, el acto mediante el cual se afecta la disponibilidad presupuestal con el monto de recursos que se requieren para respaldar el cumplimiento del pago de las obligaciones o compromisos

adquiridos por parte de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx con la suscripción de un contrato de conformidad conla ley.

 Consorcio: Asociación de dos mas personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectaran a todos los miembros que la conforman.

 Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

 Contrato de Consultoría: Son los que celebra La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx referidos a los estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, programas o proyectos específicos, así como asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

 Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

 Contrato de Prestación de Servicios: Son contratos de Prestación de Servicios los que se celebren para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

 Contrato de Prestación de Servicios de Salud: Los contratos de Prestación de Servicios de Salud son los que suscribe La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx con el objeto, entre otros aspectos, de desarrollar procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación

de la salud.

 Contrato de ejecución instantánea: Son contratos de ejecución instantánea, los que originan una obligación de un tracto único, los que son susceptibles de cumplimiento total e inmediato de cada una de las obligaciones, es decir, que se cumplen en un solo momento, siendo indiferente que se cumpla desde el momento mismo de la celebración del contrato o con posterioridad a él y por ambas partes, si el contrato esbilateral. Lo que caracteriza este tipo de contratos, es el hecho de quelas obligaciones delas partes se cumplen en un solo acto. Ej. Contrato de compraventa de equipos, el cual se perfecciona con la entrega a satisfacción de los mismos conforme con los requerimientos de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx.

 Contrato de tracto sucesivo: El contrato es de tracto sucesivo, cuando las obligaciones de las partes o de una de ellas a lo menos, consisten en prestaciones periódicas o continuas. Se caracteriza porque una de las obligaciones de las partes a lo menos, se desarrolla continuamente en el tiempo, las prestaciones que ella envuelve se van desarrollando a medida que el tiempo transcurre. Es de absoluta necesidad que el tiempo transcurra para que la prestación se pueda cumplir.

A diferencia del contrato de ejecución instantánea en el que la obligación se cumple en el momento preciso en que la prestación se ejecuta, en los contratos de tracto sucesivo, es menester el transcurso del tiempo, porque la obligación consiste en proporcionar a la otra parte el goce eficaz de un bien o servicio, en un espacio de tiempo donde se desarrolla. Ej. Contrato de suministro; contrato de arrendamiento.

 Culpa: En términos generales se puede decir que culpa es una imputación que se hace a alguien por la ejecución de una conducta que genero una cierta reacción o consecuencia.

 Culpa Grave: Es cuando el autor conoce los daños que pueden ocasionarse con un acto suyo, pero confió imprudentemente en evitarlos. También es llamada culpa consiente.

 Dolo: Es la voluntad deliberada de cometer unafalta o delito a sabiendas desu ilicitud. En actos jurídicos como los contratos, el dolo implica la voluntad maliciosa de engañar a alguien o de incumplir una obligación contraída.

 Garantía: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio del cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las entidades públicas con ocasión de la presentación de los ofrecimientos o propuestas (seriedad de la oferta), los contratos y su liquidación (cumplimiento, calidad, prestaciones sociales, etc), así como de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad pública contratante, derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Responsabilidad Civil Extracontractual). Puede consistir en: Póliza de seguros; Fiduciaria mercantil en garantía; Garantía bancaria a primer requerimiento; Endoso en garantía de títulos valores, Depósito de dinero en garantía, Cartas de crédito stand by expedidas en elexterior para el caso de extranjeros no domiciliados en Colombia.

 Interventoría: Es la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de los contratos de obra o los que tengan por objeto la ejecución de proyectos especiales, ejercida expresamente por la persona natural o jurídica contratada por la entidad para tal propósito, con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecución dela obra, actividad o servicio contratado.

 Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la entidad para ejercer la interventoría de los contratos conforme a la definición anterior.

 Otrosí: En términos generales en materia contractual, se entiende como toda estipulación adicional que se hace al texto inicial del contrato principal posterior a su suscripción por las partes.

 Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato.

 Supervisión: Es la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de los contratos diferentes a los de obra y ejecución de proyectos especiales que requieran de interventoría, ejercida expresamente porel funcionario designado por el ordenador del gasto o por la persona natural contratada por la entidad para tal propósito, quien ademas prevendrá los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecución actividad o servicio contratado.

 Supervisor: Es el funcionario designado por el ordenador del gasto o la persona natural contratada específicamente para ejercer no sólo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato o convenio específico, sino además para prevenir posibles riesgos que deba asumir la entidad frente al contratista.

 Valor final del contrato: Es el resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes.

Nota: Diferencia entre consorcio y union temporal

En el consorcio, todos los consorciados responden solidariamente por los incumplimientos y perjuicios que causaren a terceros.

En la unión temporal, cada integrante responde a prorrata de su participación, y ninguno es solidario por las responsabilidad que le corresponde a otro integrante xxxxxx su participación, lo que hace que los intereses individuales de cada integrante estén mucho más protegidos que en el consorcio.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 FUNDAMENTOS LEGALES

En desarrollo de los artículos 48 y 49 de la Constitución Política, se expidió la Ley 100 de 1993 porla cual se establece el Sistema General de Seguridad Social Integral, en cuyo libro II se regula lo concerniente al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

El artículo 194 de la Ley 100 de 1993, creó una nueva categoría de entidad pública descentralizada, denominada EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, cuyo objeto primordial es la prestación de servicios de salud, señalando en su numeral 6 que los contratos suscritos por estas entidades se regirán por las normas del derechoprivado, otorgándoles la discrecionalidad de utilizar las cláusulas exorbitantes o excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, nació jurídicamente el 30 de Diciembre de 1999, creada mediante Decreto número 472 emanado de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx, debidamente facultado por acuerdo del honorable Concejo Municipal.

Esta nueva Empresa se origina de la fusión de las tres (3) Empresas de la Red de Salud Municipal denominadas: ESE Norte Xxxxxx Xxxxxxxxx, ESE Oriente Xxxxxxx Xxxxxxx y ESE Sur Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, que presentaban los servicios de salud de Primer Nivel de complejidad a la población de estratos 1 y

2 del Municipio xx Xxxxx en el área urbana y rural desde hacía dos años aproximadamente como entes descentralizados con autonomía presupuestal y administrativa, antes denominados CEMAP de Granjas, Siete xx Xxxxxx e IPC respectivamente los cuales dependían directamente de la Secretaría de Salud Municipal creadas mediante Decreto 254 de 1995 del Municipio xx Xxxxx.

Con el propósito de optimizar la utilización de los recursos financieros, técnicos, físicos y xxx xxxxxxx humano, la Alcaldía xx Xxxxx dentro del proceso de reestructuración municipal para la modernización decidió centralizar las administraciones de las tres (3) Empresas Sociales del Estado y así reducir costos administrativos, adquirir mayor poder de negociación, alcanzar la economía de escala y aumentar la capacidad de oferta de servicios a través de la complementariedad en la prestación del servicio.

Sobre este régimen de contratación especial de las Empresas Sociales del Estado, diferentes pronunciamientos jurisprudenciales como el emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto No. 1.127 del 20 xx xxxxxx de 1998, reiterado en consulta 1263 de 6 xx xxxxx de 2000, han sostenido que: “Por regla general, en materia de contratación las

Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato cláusulas excepcionales, éstas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados porel derecho privado". (Resalta la Sala).

Por su parte, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece: “Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de quetratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal'.

Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, contempla en su capítulo VII aspectos relacionados con la responsabilidad de los supervisores e interventores.

5.2 GENERALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Semejanzas y Diferencias

Tanto el supervisor como el interventor representan a La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx en la iniciación, ejecución y liquidación del contrato y se encargan de ejercer las labores de supervisión, seguimiento y vigilancia para la correcta ejecución de los mismos. No obstante, ninguno de ellos tiene facultades para exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales, así como en ningún caso tendrán la potestad de modificar el objeto del contrato, ni podrá sin autorización expresa de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, ordenar y aprobar modificaciones en el plazo y valor, ni ordenar modificaciones en la concepción general de las obras principales o que impliquen un cambio sustancial en el mismo.

La denominación de supervisor e interventor en la práctica sólo tiene dos diferencias a saber:

a. Supervisor en términos generales, es el funcionario de la Entidad a quien se haya designado para tales fines y propósitos.

No obstante conviene tener presente lo dispuesto porel Art. 83 Ley 1474 de 2011, que señala: "Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

El Interventor, siempre será una persona natural o jurídica técnicamente calificada contratada para tal efecto.

La Interventoría no podrá contratarse con el autor del proyecto o diseño correspondiente. Tampoco podrá contratarse la interventoría con las personas cuyo proyecto o diseño no se hubiere aceptado, ni con quien hubiere quedado en segundo lugaren la solicitud de ofertas que precedió al contrato objeto de la interventoría.

b. La segunda diferencia, se deriva de la anterior, esto es el supervisor siempre será una persona natural, bien como funcionario o bien como contratista, mientras que el interventor, puede ser una persona natural o una persona jurídica.

Designación del supervisor. Corresponde al ordenador del gasto o la persona que haya sido delegada, designar al servidor público que actuara como supervisor.

La designación debe hacerse en el texto del contrato o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento de los mismos.

Designación del interventor. En los casos que la ley obliga a contratar interventor, o cuando la Entidad considere necesario contratarlo, sea por la naturaleza, cuantía o por el objeto del contrato, deberá ser seleccionado de manera anterior o al menos simultánea a la selección del contratista que se supervisará.

5.3 FUNCIONES Y/O ACTIVIDADES GENERALES DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES.

Los Supervisores o interventores, en ejercicio de sus funciones o actividades según el caso, se encargarán de:

1. Velar por la oportuna y cumplida ejecución del contrato.

2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.

3. Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto del contrato.

4. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, procedimientos y demás condiciones contratadas.

5. Formular las recomendaciones que fueren del caso, tendientes a la debida ejecución contractual.

6. Informar oportunamente al responsable del proceso de Gestión Contractual, así como al proceso de Gestión jurídica y demás dependencias competentes cuando se produjeren incumplimientos parciales o totales de las obligaciones derivadas del contrato o de mala calidad de los bienes o servicios contratados.

7. Emitir conceptos de viabilidad para la realización de OTRO SI a los contratos objeto de supervisión, bien se trate de adiciones, prorrogas, modificaciones, suspensiones, terminación bilateral, cesiones, etc., y tramitar cuando sea el caso las correspondientes disponibilidades presupuestales tratándose de adiciones en valor.

En estos casos, la justificación del OTROSI, contendrá los aspectos previstos en los lineamientos establecidos tanto en el formato adoptado institucionalmente como en el instructivo que desarrolla el mismo, los cuales se hallan publicados en el proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

8. Colaborar con el contratista y con las dependencias de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, suministrándoles toda la información que éstos requieran, respecto del contrato en ejecución.

9. Expedir las certificaciones de cumplimiento relacionadas con la ejecución del contrato y autorizar los pagos al Contratista que estén de acuerdo con la forma pactada en el contrato, acompañadas del informe de ejecución y la respectiva factura y demás soportes requeridos para el pago, remitiéndolos dentro de los plazos establecidos por el área financiera.

10. Exigir y verificar la presentación mensual de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales.

11. Verificar que el contrato cuente con el respetivo registro presupuestal para la tramitación de las órdenes de pago.

12. Controlar el cubrimiento y la vigencia de las pólizas de garantía que respaldan el contrato.

13. Velar por la correcta inversión del anticipo y la amortización del mismo cuando elcontrato lo establezca.

14. Suscribir las actas y documentos que se deriven de la ejecución del contrato y exigir al Contratista la iniciación de los trabajos, obras, servicios o entregas de bienes dentro de los términos establecidos en el contrato.

15. Suscribir con el Contratista el formato donde conste la fecha de Iniciación y terminación del contrato y en los casos en los que se prevea la elaboración y suscripción de Acta de Inicio Especial, realizar lo pertinente en representación de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, relacionando en la misma de manera clara entre otros aspectos: los antecedentes del contrato, las licencias o los permisos concedidos y su vencimiento, el plazo contractual, el cumplimiento de las especificaciones técnicas, el plan de trabajo, así como también el personal, las instalaciones, los equipos y los materiales del contratista disponibles en el sitio (tratandose de contratos de obra), y cualquier otra observación que se considere necesaria.

16. Llevar y mantener actualizado el archivo de la supervisión o interventoría, como correspondencia y demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato, relación de los equipos y materiales empleados, relación de personal y en general toda la Información quese refiera al proceso de ejecución del mismo.

Esta información podrá reposar bajo la responsabilidad del supervisor durante la ejecución del contrato. Terminado el mismo y recibidos todos los bienes o productos del contrato y tramitados los pagos al contratista, según el procedimiento de Interventoría y supervisión de Contratos (GBS-S1-P6) correspondientes al proceso de gestion bienes y servicios, el supervisor remitirá dichos antecedentes debidamente depurados, archivados y foliados de acuerdo con los requisitos y lineamientos establecidos por el Archivo Central (Tablas de Retención Documental), a fin que reposen en el expediente del respectivo contrato.

Tratándose de contratos que pasan de una vigencia a otra, según el procedimiento de Interventoría y supervisión de Contratos (GBS-S1-P6) correspondientes al proceso de gestion bienes y servicios, el supervisor o interventor, remitirá los soportes de supervisión correspondientes a la vigencia que termina, en las condiciones antes anotadas, para que reposen en el expediente del contrato.

17. Reportar los daños que aparezcan en las obras o equipos, o la deficiente prestación del servicio, señalando sus causas y presentando las soluciones que se puedan adoptar y ordenar la suspensión de los trabajos que se estén ejecutando de manera similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones convenidas.

18. En caso que los daños no sean reparados oportunamente, debe solicitar al responsable del proceso de Gestión de Bienes y Servicios, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato y/o la declaratoria de incumplimiento y la efectividad de las garantias a que hubiere lugar.

19. Entregar por escrito al contratista sus órdenes y sugerencias, en los casos en que lo estime necesario, lo cual deben estar enmarcado dentro de los términos del respectivo contrato.

20. Verificar que los bienes suministrados por el contratista, se encuentren en perfecto estado de funcionamiento. Si es inferior en calidad o cantidad al ofrecido en su propuesta y al requerido y estipulado en el contrato, el supervisor exigirá el cambio o adición del equipo necesario. De no darse cumplimiento a lo anterior, deberá solicitar al responsable del proceso de Gestión xx Xxxxx y Servicios, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato.

21. Solicitar los permisos y autorizaciones para el ingreso a las instalaciones de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx de los empleados, trabajadores y equipos del contratista.

22. Controlar el estado financiero del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, garantizando que en todo momento el contrato cuente con el respaldo presupuestal necesario para su adecuada ejecución.

23. Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y tramitar aquellas que

no lo fueren, a la dependencia competente para que se de la solución pertinente.

24. Cuando el objeto del contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales o descriptivos elaborados por el contratista, sobre el mantenimiento y conservación de las obras y/o bienes y sobre la prestación de los servicios contratados.

25. Exigir al contratista la actualización de documentos, los cuales deben mostrar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del contrato, incluyendo cualquier información que sea necesaria.

26. Coordinar la entrega de las obras y/o bienes mediante acta, al área encargada de la operación, mantenimiento, custodia y/o administración e incluir un inventario detallado de los mismos. Cuando se trate de contratos de suministro o compraventa efectuar entrega al Almacén de La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx mediante acta de los elementos, repuestos, equipos, etc., en la que conste la relación detallada de los mismos con su referencia técnica, precios unitarios y destinación específica.

Este mismo procedimiento deberá efectuarse en el evento de sobrantes de materiales, elementos, repuestos, equipos, etc. Efectuado este trámite, el supervisor o interventor solicitará el Informe de Ingreso de Elementos al Almacén para la legalización y liquidación del contrato y el ingreso del bien al sistema de Activos fijos.

27. Elaborar y allegar según el procedimiento de Interventoría y supervisión de Contratos (GBS-S1-P6) correspondientes al proceso de gestion bienes y servicios, la documentación requerida para el acta de liquidación final del contrato de acuerdo con las normas vigentes.

28. Las demás que se requieran para procurar la debida, cumplida y oportuna ejecución del objeto contractual de conformidad con el Estatuto de Contratación de la entidad y demás disposiciones legales vigentes.

5.4 NORMA GENERAL SOBRE RESPONSABILIDAD.

Sin perjuicio de las sanciones penales a que hubiere lugar, los servidores públicos que intervengan en la gestión contractual de la entidad, los supervisores e interventores y contratistas responderán civil y fiscalmente por los perjuicios causados a La Empresa Social del Estado Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, cuando se celebren, ejecuten, terminen o liquiden contratos sin el cumplimiento de los requisitos y formalidades consignados en el reglamento de contratación.

Esta responsabilidad también cobija a las personas que hubieren cesado en el ejercicio de los cargos, siempre que se deduzca de hechos u omisiones en el desempeño de los mismos.

La responsabilidad señalada se deducirá exclusivamente de la culpa grave o dolo conforme con las disposiciones del Código Civil.

Los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal, fiscal o disciplinario por razones relacionadas con:

 El cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría (cuando sea contratado), así como al funcionario por el cumplimiento de las obligaciones asignadas en relación con la supervisión.

 Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales ejerce la supervisión o interventoría.

Para efectos penales, el interventor contratado se considera como el particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de contratos que celebren con la entidad

5.4.1 Responsabilidad penal

Este tipo de responsabilidad se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta quese tiene tipificada como delito en el Código Penal; entre ellas podemos mencionar: el peculado, el cohecho, el prevaricato; o cuando exista por parte del servidor público un interés ilícito en la celebración de contratos, para provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones; o Cuando trámite cualquier actuación contractual sin el cumplimiento de los requisitos legales o esenciales como la celebración o la liquidación del contrato, para obtener un provecho ilícito para si mismo, para el contratista o para un tercero.

5.4.2 Responsabilidad disciplinaria

Dentro de este tipo de responsabilidad se enmarcan las conductas que si bien no constituyen delito, afectan el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad dela falta.

El marco jurídico del control disciplinario actualmente está confinado porla ley 734 de 2002 y demás disposiciones que la han modificado, adicionado,

derogado o complementado, el cual recae sobre los servidores públicos u los particulares que cumplan funciones públicas o labores de interventoría en los contratos estatales.

Por lo tanto, de acuerdo a las circunstancias de tiempo o modo en que se haya celebrado y ejecutado el contrato administrativo, al servidor público se le aplicaran las faltas descritas en los artículos 42 , 43 y 44 y subsiguientes de la ley 734 de 2002, de acuerdo a la responsabilidad desligada por sus actuaciones en la ejecución del contrato.

5.4.3 Responsabilidad civil

En esta se ubica la responsabilidad del funcionario frente a la administración y frente al particular por los perjuicios causados con su actuación en desarrollo de la actividad administrativa que tiene a su cargo.

Por ello para hacer efectiva esta responsabilidad, el funcionario tendrá que ser llamado en garantía dentro del proceso judicial o en acción de repetición para que responda por sus actuaciones u omisiones antijurídicas, indemnizando los daños causados con su propio patrimonio.

5.4.4 Responsabilidad Fiscal

Esta se sigue contra el funcionario que realiza el manejo fiscal de la entidad a su cargo, con el fin de obtener el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestión fiscal, es decir en el manejo o administración de los recursos o fondos públicos a su cargo, y que en los términos del artículo 4 de la ley 610 de 2000, busca el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la entidad.

Como se puede observar, los funcionarios que realizan la interventoría y supervisión de los contratos suscritos por la entidad y de acuerdo a su actuación de interventoría o supervisión que realice en la ejecución del contrato, pueden verse inmersos en alguna de las responsabilidades antes descritas, por lo tanto se les solicita ser más acuciosos y diligentes en la función que la entidad les ha encomendado, a fin que la administración no se vea perjudicada en su patrimonio.

Concordante con las responsabilidades antes descritas, el Estatuto Anticorrupción (ley 1474 de 2011) “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, estableció nuevas

causales de responsabilidad de los Supervisores e Interventores, por lo que deberán observarse estas disposiciones y de manera particular las siguientes:

LEY 1474 DE 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

CAPÍTULO VII “Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública”.

ARTÍCULO 82. Responsabilidad de los interventores. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así:

Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones queles fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penaly disciplinariamente, tanto porel cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

PARÁGRAFO. El Gobierno Nacional reglamentará la materia dentro de los seis

(6) meses siguientes a la expedición de esta ley.

ARTÍCULO 83. Supervisión e interventoría contractual. Conel fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar

permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuandola entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

PARÁGRAFO 1. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad dela entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantia de la entidad, con independecia de modalidad de selección, se pronunciaran sobre la necesidad de contra con la interventoria.

PARÁGRAFO 2. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

ARTÍCULO 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuandotal incumplimiento se presente.

PARÁGRAFO 1. El numeral 34 delartículo 48 de la Ley 734 de 2000 quedará así:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informara la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

PARÁGRAFO 2. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 80, numeral 1, con el siguiente literal:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constítuir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

PARÁGRAFO 3. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

PARÁGRAFO 4. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 70 de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.

ARTÍCULO 85. Continuidad de la interventoría. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el

contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo delartículo 40 de la Ley 80 de 1993.

PARÁGRAFO. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal; el Gobierno Nacional regulará la materia. En este evento podrá darse aplicación al artículo 70 de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato.

BIBLIOGRAFIA

 Constitución Política de Colombia

 Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

 Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único.

 Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

 Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

 Ley 1437 de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 Decreto 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

 Resolución 261 de 2014 Por medio del cual se expide el Manual de contratación de la ESE XXXXXX XXXXXX XXXXXX

CONTROL DE CAMBIOS
Versión	Descripción del cambio	Fecha de aprobación
1	Elaboración del documento: Se elabora el manual de supervisión e interventoría de contratos con la finalidad de cumplir con el requerimiento establecido de un hallazgo de la contraloría del año 2018.	27/11/2018
Nombre: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Cargo: Coordinador Jurídico de contratación. Nombre: Xxxx Xxxxx Xxxxxxx xxxxxx Cargo: Ing. Industrial de calidad	Nombre: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Cargo: Coordinadora de calidad	Nombre: Xxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Cargo: Subgerente Administrativa
Elaboró	Xxxxxx	Aprobó

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MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS

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