INSTRUCCIONES INTERNAS DE PROCEDIMIENTO APLICABLES A LA ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS
INSTRUCCIONES INTERNAS DE PROCEDIMIENTO APLICABLES A LA ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS
Marzo 2018
Índice
II.1.- Órgano de Contratación 5
II.2.- Expediente de Contratación 6
II.3.- Xxxxxxxxxxx y Aptitud del Contratista 6
II.4.- Prohibiciones de Contratar 6
IV.2.- Excepciones a la Norma General 9
V. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 10
V.1.- Procedimiento Abierto 10
V.2.- Procedimiento Abierto Supersimplificado 11
V.3.- Procedimiento con Negociación 11
V.4.- Otros Procedimientos de Adjudicación 13
V.5.- Contrataciones conjuntas 13
VI. NORMAS COMUNES A LA ADJUDICACION DE LOS CONTRATOS 14
VI.1.- Proposiciones de los Interesados 14
VI.2.- Criterios de Adjudicación de los Contratos 14
VI.3.- Ofertas Anormalmente Bajas 15
VI.7.-Formalización del Contrato 16
VI.8.- Modificación de los Contratos 16
I. REGIMEN JURIDICO
CESCE SERVICIOS COMPARTIDOS S.L. (S.M.E.) (en adelante CSC o la Compañía) es una sociedad limitada, participada íntegramente por INFORMA D&B SA (SME) y forma parte del GRUPO CESCE, COMPAÑÍA ESPAÑOLA DE SEGUROS DE CREDITO A LA EXPORTACION
S.A., Cía de Seguros y Reaseguros SOCIEDAD MERCANTIL ESTATAL
CSC es parte del Sector Público Institucional Estatal conforme los artículos 84 y 111 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, teniendo en consecuencia los contratos que la Compañía suscriba la consideración de contratos privados, si bien su régimen de contratación se ajustará a las presentes Normas de Contratación, y subsidiariamente, en lo que sea aplicable por su condición de ente que tiene la consideración de "Poder no adjudicador", de acuerdo a su naturaleza jurídica privada, y carácter mercantil conforme con lo establecido en los artículos 3, 321 y 322 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP), por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, y en la Instrucción nº 3/2018, de 6 xx xxxxx, de la Abogacía General del Estado - Dirección del Servicio Jurídico del Estado sobre “contratación de Entidades del sector público que no tengan el carácter de poderes adjudicadores.
La Compañía ha establecido sobre la base legal a n t e s mencionada unas Instrucciones internas con un procedimiento general y objetivo de adjudicación de los contratos, respetuoso y acorde con los siguientes principios previstos en el artículo 321 de la ley LCSP:
• El principio de concurrencia, que tiene como objetivo lograr que toda persona interesada pueda participar en el procedimiento de adjudicación de un contrato, presentando una oferta o proposición.
• El principio de publicidad que exige que pueda llegar a conocimiento de un número suficiente de los posibles interesados la convocatoria de un procedimiento de contratación. El anuncio de licitación se publicará preferentemente en la Plataforma de Contratación del Sector Público, pudiendo asimismo realizarse a través de la página web de la Compañía, DOUE, BOE y en diarios o en publicaciones nacionales o locales en función de la tipología y ámbito de los contratos.
• El principio de confidencialidad que se concreta en el artículo 133 de la LCSP en su doble vertiente del Órgano de Contratación y confidencialidad del contratista, y garantiza que la adjudicación aplicará los criterios de máxima discreción y prudencia sin que la publicidad exigible menoscabe los intereses del adjudicatario. No se podrá divulgar la información facilitada por los empresarios que éstos hayan designado como confidencial en el momento de presentación de las ofertas. El deber de confidencialidad del contratista se extiende a la información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato a la que se le hubiese dado el referido trato en los pliegos o en el contrato o que por su naturaleza deba ser tratada como tal. Este deber se mantendrá durante un plazo de cinco años desde el conocimiento de esta información, salvo que los pliegos establezcan otro plazo mayor.
Adicionalmente a estos principios se aplican otros, como los de transparencia, igualdad de trato y no discriminación, todo ello de conformidad con las previsiones relativas a las obligaciones de las entidades calificadas como "Poder no adjudicador" en la LCSP y las normas y principios que resulten aplicables derivadas de la Ley 19/2013, de 9 de Diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.
La información relevante sobre la contratación de la Compañía se actualiza de forma permanente en la página web de la Compañía, y a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público.
Para las prestaciones de servicios y encomiendas de gestión se tendrá en cuenta la Instrucción de la Dirección General del Patrimonio del Estado (DGPE), de 28 de diciembre de 2012 sobre buenas prácticas, a fin de evitar incurrir en supuestos de cesión ilegal de trabajadores y la Instrucción Reguladora de las Relaciones de las Sociedades Mercantiles del Grupo Patrimonio con la DGPE de fecha 8 de febrero de 2007, en su última versión.
De conformidad con lo previsto en el artículo 321.2. de la LCSP y al amparo de lo previsto en la Instrucción nº 3/2018 de 6 xx xxxxx de la Abogacía General del Estado
- Dirección del Servicio Jurídico del Estado sobre “contratación de Entidades del sector público que no tengan el carácter de poderes adjudicadores” , la aplicación de las presentes Instrucciones Internas tendrá carácter potestativo, pudiendo la Compañía, siempre que lo justifique adecuadamente en el Expediente de Contratación, y sea autorizado por el Órgano de Administración de la Compañía, proceder a la contratación sin aplicar las Instrucciones, respetando en todo caso los principios precedentes y las reglas previstas en el citado artículo 321.2.
II. NORMAS GENERALES
La Compañía podrá no aplicar las normas contenidas en estas Instrucciones internas en aquellos contratos o acuerdos, a los que se refiere el artículo 321.2.b) de la LCSP, de valor estimado igual o superior a 40.000 euros para obras y 15.000 para el resto de contratos o los que se concierten para la selección de proveedores salvo que se encuentren comprendidos en alguno de los supuestos del apartado IV. Dichos contratos o acuerdos se sujetarán, como mínimo, a las siguientes reglas, respetándose en todo caso los principios de igualdad, no discriminación, transparencia, publicidad y libre concurrencia:
a) El anuncio de licitación se publicará en el Perfil del Contratante (página web) o en la Plataforma de Contratación del Sector Público, sin perjuicio de que puedan utilizarse otros medios de publicidad.
b) La documentación necesaria para la presentación de las ofertas deberá estar disponible por medios electrónicos desde la publicación del anuncio de contratación.
c) El plazo de presentación de ofertas se fijará por la Compañía teniendo en cuenta el tiempo razonablemente necesario para la preparación de aquellas, sin que en ningún caso pueda ser inferior a DIEZ DIAS naturales a contar desde la publicación del anuncio de licitación.
d) La adjudicación del contrato deberá recaer en la mejor oferta, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 145 de la LCSP. Excepcionalmente la adjudicación podrá efectuarse atendiendo a otros criterios objetivos que deberán determinarse en la documentación contractual.
e) La selección del contratista, que será siempre motivada, será objeto de publicación.
Para las operaciones propias de su tráfico, además de los procedimientos de adjudicación previstos en estas normas Internas, la entidad contratante podrá establecer sistemas de racionalización de la contratación tales como acuerdos marco, sistemas dinámicos de adquisición, o la homologación de proveedores y cualquier otro medio de adjudicación previsto en la Ley de Contratos del Sector Público.
II.1.- Órgano de Contratación
La representación de la Compañía en materia contractual corresponde al Consejo de Administración, quien tiene delegadas las facultades y competencias necesarias en el Presidente, los directivos y apoderados que en cada momento se consideren más adecuados para la supervisión y ejecución de las actuaciones que sean precisas, y cuya misión es la de asegurarse del correcto cumplimiento de la prestación encomendada.
Corresponde al Consejo de Administración instruir la convocatoria de las licitaciones y las actuaciones para la adjudicación de los contratos y en su caso, las modificaciones de los mismos, y en especial para que procedan a la publicación de las ofertas a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público, actuando en nombre de la Compañía y representando a la misma a los efectos previstos en estas Instrucciones de Contratación.
El Órgano de Contratación podrá acordar la intervención de una Mesa de Contratación en la tramitación de las licitaciones cuya composición se publicará en el Perfil del Contratante
La autorización para la firma de cualquier tipo de contratos por un importe igual o superior a
600.000 Euros, quedará reservada al Consejo de Administración de la Compañía y no podrá ser delegada.
Con independencia de lo anterior, se informará al Consejo mensualmente de todos los Contratos que hayan sido suscritos por la Compañía y sean de una cuantía superior a 15.000 euros.
II.2.- Expediente de Contratación
Toda adquisición o gasto sometidos a las presentes Normas se regirán por el siguiente procedimiento de carácter general.
Las Compras aprobadas deberán ser imputadas en la partida presupuestaria que corresponda, aprobada al comienzo de cada ejercicio.
Cualquiera de las Unidades Peticionarias puede solicitar al Área de Compras, la realización de una compra o gasto. Para ello remitirá a dicha Área el formulario de Apertura de expediente de contratación debidamente cumplimentado.
La celebración de contratos por la Compañía requerirá la previa tramitación de un Expediente motivando la necesidad del contrato. Al Expediente se incorporarán, en su caso, los pliegos de condiciones particulares y el de prescripciones técnicas o documentos equivalentes.
En el Expediente se justificará el procedimiento de licitación, los requisitos que se soliciten a los participantes, los criterios de solvencia técnica o profesional, y económica y financiera (si fueran exigibles) y los criterios que se tendrán en cuenta para adjudicar el contrato, el valor estimado del contrato, y -en su caso- la decisión de no dividir en lotes el objeto del contrato.
En el caso de circunstancias inaplazables por razón de negocio, u otras debidamente acreditadas, la Unidad Peticionaria solicitará al Órgano de Contratación, autorización para no acudir al procedimiento que correspondería en atención al valor estimado del contrato a fin de gestionar el mismo por el procedimiento más adecuado en atención a la urgencia acreditada.
En los contratos menores de 40.000 € para obras y de 15.000€ para suministros y servicios, será suficiente que en el Expediente conste el informe correspondiente y la factura. Asimismo el Órgano de Contratación velará por que se respeten los límites que resulten aplicables al amparo del artículo 118.3 de la LCSP. En todo caso los contratos menores serán objeto de publicidad en los términos previstos en la Ley 19/2013 de Transparencia.
II.3.- Xxxxxxxxxxx y Aptitud del Contratista
Solo podrán contratar las personas naturales y jurídicas que tengan capacidad de obrar y habilitación profesional, no estén incursas en prohibición de contratar y acrediten su solvencia económica y financiera y técnica o profesional, o estén previamente clasificadas conforme a lo dispuesto en la LCSP.
La capacidad de obrar de las personas jurídicas se acreditará mediante documento de constitución o estatutos en los que consten las normas que regulan su actividad.
Para poder ser adjudicatarias de un contrato, las personas jurídicas, en su objeto social o ámbito de actividad, deberán tener comprendidas las prestaciones de éste.
II.4.- Prohibiciones de Contratar
No podrán contratar las personas en quienes concurra alguna de las circunstancias previstas en el artículo 71 y siguientes de la LCSP.
II.5.- Solvencia
Para celebrar los contratos con la Compañía, ésta podrá exigir que los empresarios acrediten una solvencia económica, financiera, profesional y técnica que se indicará en el anuncio de licitación o en los pliegos de licitación.
A tal efecto, y siempre que se hubiera requerido para ello, se acreditará la solvencia económica y financiera y técnica por lo documentos previstos en los artículos 87 a 91 de la LCSP, u otros que justificadamente puedan ser admisibles para el Órgano de Contratación.
Adicionalmente, para demostrar la solvencia el empresario podrá basarse en la solvencia y medios de otras entidades, acreditando que tendrá esa solvencia y medios durante toda la ejecución del contrato.
En los contratos de obras, servicios o suministros que incorporen servicios de instalación, se podrá exigir a los empresarios que especifiquen las personas y cualificación profesional del personal responsable de ejecutar la prestación, asimismo podrán exigir que se comprometan a adscribir a la ejecución del contrato los medios personales y materiales suficientes para ello.
III. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del contrato deberá ser determinado, atendiendo a las necesidades o funcionalidades concretas.
Siempre que la naturaleza o el objeto del contrato lo permitan deberán preverse la realización independiente de cada una de sus partes mediante su división en lotes pudiéndose reservar lotes a Centros Especiales de Empleo conforme a la Disposición Adicional Cuarta de la LCSP.
En los contratos podrán incluirse cualesquiera pactos, clausulas y condiciones que no sean contrarios al interés público, al ordenamiento jurídico y a los principios de la buena administración.
III.1.- Duración
La duración de los contratos deberá establecerse teniendo en cuenta la naturaleza de las prestaciones, las características de su financiación y la necesidad de someter periódicamente a concurrencia la realización de las mismas. El contrato podrá prever una o varias prórrogas que deberán ser expresas, siempre que sus características permanezcan inalterables durante el período de duración de éstas.
Los contratos de suministros y de servicios de prestación sucesiva tendrán un plazo máximo de duración de cinco años, incluyendo las posibles prórrogas que acuerde el Órgano de Contratación.
Excepcionalmente, en los contratos de servicios se podrá establecer un plazo de duración superior, cuando lo exija el período de recuperación de las inversiones directamente relacionadas con el contrato y estas no sean susceptibles de utilizarse en el resto de la actividad productiva del contratista o su utilización fuera antieconómica, siempre que la amortización de dichas inversiones sea un coste relevante en la prestación del servicio, circunstancias que deberán ser justificadas en el expediente de contratación con indicación de las inversiones a las que se refiera y de su período de recuperación.
El contrato de servicios de mantenimiento que se concierte conjuntamente con el de la compra del bien a mantener, cuando dicho mantenimiento solo pueda ser prestado por razones de exclusividad por la empresa que suministre dicho bien, podrá tener como plazo de duración el de la vida útil del producto adquirido.
Asimismo podrá establecerse en los contratos de servicios relativos a los servicios a las personas un plazo de duración mayor cuando ello fuera necesario para la continuidad de aquellos tratamientos a los usuarios en los que el cambio del prestador pudiera repercutir negativamente.
No obstante lo establecido en los apartados anteriores, cuando al vencimiento de un contrato no se hubiera formalizado el nuevo contrato que garantice la continuidad de la prestación a realizar por el contratista como consecuencia de incidencias resultantes de acontecimientos imprevisibles para el órgano de contratación producidas en el procedimiento de adjudicación y existan razones de interés público para no interrumpir la prestación, se podrá prorrogar el contrato originario hasta que comience la ejecución del nuevo contrato y en todo caso por un periodo máximo de nueve meses, sin modificar las restantes condiciones del contrato, siempre
que el anuncio de licitación del nuevo contrato se haya publicado con una antelación mínima de tres meses respecto de la fecha de finalización del contrato originario.
No obstante lo dispuesto anteriormente, los contratos de servicios que sean complementarios de otros contratos de obras o de suministro podrán tener un plazo de vigencia superior al señalado que, en ningún caso, excederá del plazo de duración del contrato principal, salvo en los contratos que comprendan trabajos relacionados con la liquidación del contrato principal, cuyo plazo final excederá al del mismo en el tiempo necesario para realizarlos. La iniciación del contrato complementario a que se refiere este apartado quedará en suspenso, salvo causa justificada derivada de su objeto y contenido, hasta que comience la ejecución del correspondiente contrato principal.
III.2.- Precio
De conformidad con lo establecido en el artículo 102 de la LCSP el precio de los contratos será cierto y se abonará en función del trabajo o suministro efectivamente realizado.
El precio podrá formularse tanto:
• en términos de precios unitarios: referidos a (i) los componentes de la prestación o a (ii) las unidades de la misma que se entreguen,
• o a precios aplicables a tanto alzado: a (i) la totalidad o a (ii) las partes del contrato.
La revisión de precios podrá establecerse en los términos del artículo 103 y ss de la LCSP. El Órgano de Contratación podrá establecer el derecho a revisión periódica y predeterminada de precios en los términos del artículo 103.2 y conforme a lo previsto en la Ley 2/2015 de desindexación de la economía española, y fijará en los pliegos la fórmula de revisión que proceda aplicar, en función de cada contrato y la estructura y evolución de los costes del mismo.
Salvo en los supuestos legalmente previstos, la revisión de precios no tendrá lugar antes de los dos años desde la formalización del contrato, y siempre que al menos se hubiera ejecutado el 20% del mismo.
IV. ADJUDICACION DIRECTA
IV.1.- Contratos Menores
De conformidad con lo previsto en el artículo 321.1. de la LCSP y en la Disposición Adicional Novena de la LCSP, el Órgano de Contratación podrá adjudicar contratos directamente, y sin aplicar estas Normas de Contratación, con sujeción a las siguientes reglas:
1. Los contratos menores de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros cuando se trate de contratos de servicios o
contratos de suministros, podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación necesaria para la prestación objeto del contrato.
2. La suscripción a revistas y otras publicaciones, cualquiera que sea su soporte, así como la contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas, y en la medida en que resulten imprescindibles, la contratación de los servicios necesarios para la suscripción o la contratación citadas anteriormente, podrán efectuarse, cualquiera que sea su cuantía de acuerdo con lo establecido en el párrafo anterior para los contratos menores.
IV.2.- Excepciones a la Norma General
A continuación se recogen otras contrataciones que pueden gestionarse por el procedimiento de adjudicación directa por quedar excluidos del ámbito de aplicación de las presentes Normas Internas:
1. Los contratos por los que la Compañía se obligue a entregar bienes, derechos o prestar algún servicio, de conformidad con lo previsto en la LCSP.
2. La adquisición de edificios ya construidos o su arrendamiento.
3. Los servicios de arbitraje y de conciliación.
4. La compra, venta y transferencia de instrumentos financieros.
5. Las operaciones destinadas a la obtención de capitales, las operaciones de tesorería y otros servicios financieros.
6. Los servicios prestados por los bancos centrales.
7. Los contratos regulados por la legislación laboral o que estuvieran vinculados con la masa salarial o hubieran sido objeto de negociación colectiva con la Representación Legal de los Trabajadores.
8. Los inherentes al ejercicio de la actividad propia del objeto social de la Compañía, de acuerdo con el artículo 11.4 de la LCSP, así como aquellos otros vinculados a operaciones propias de su tráfico a través de sistemas de homologación de proveedores de acuerdo con el artículo 321.3 de la LCSP.
9. Los contratos de prestación de servicios jurídicos, así como los de prestación de defensa jurídica en los términos del artículo 19.2 e) de la LCSP.
10. En general, todos aquellos negocios y contratos que sean susceptibles de exclusión de conformidad con lo previsto en el artículo 4 y siguientes de la LCSP.
11. En particular, los contratos de colaboración o donación suscritos con Entidades declaradas de interés general y sin fines lucrativos de la ley 49/2002 de 23 de diciembre de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, u otros acuerdos equivalentes dentro de la actividad de Responsabilidad Social Corporativa que desarrolla la Compañía, excluidos por los artículos 6.1 y 9.2 de la LCSP, respectivamente.
Asimismo, serán de adjudicación directa, sin previa publicación de anuncio, y aplicando criterios de concurrencia y negociación, cuando ello fuera posible, los siguientes contratos:
a) En situaciones de emergencia, que demanden una adjudicación y ejecución del contrato que no pueda lograrse mediante la aplicación de procedimientos de adjudicación que por el valor estimado del contrato le correspondiera.
b) Cuando tras haber licitado con publicidad, no se haya presentado ninguna oferta o candidatura; o las presentadas no sean adecuadas, siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones originales del contrato.
c) Cuando el contrato solo pueda encomendarse a un empresario o persona determinada, por alguna de las siguientes razones: (i) que no exista competencia por razones técnicas; (ii) o que proceda la protección de derechos exclusivos, incluidos los derechos de propiedad intelectual e industrial (iii) que se trate de un único posible suministrador debido a otras razones justificadas. En este caso, la utilización del procedimiento de adjudicación directa deberá contar con el preceptivo informe suscrito por la Unidad peticionaria, acompañando la documentación acreditativa que fuera pertinente.
d) Los contratos declarados confidenciales o que se refieran a secretos estratégicos técnicos o comerciales, afectando los intereses esenciales de la Compañía. En este supuesto, el Órgano de Contratación aplicará siempre para su adjudicación los principios de concurrencia, y estará habilitado para negociar con los licitadores. Los licitadores y el contratista adjudicatario deberán asumir por escrito los compromisos de mantener la máxima confidencialidad sobre la información y datos a la que hubieran tenido acceso, durante un plazo no inferior a cinco años.
e) Los contratos relativos a servicios, obras o suministro vinculados a otro contrato de servicio, suministro u obra celebrado con anterioridad por la Compañía con el mismo proveedor, cuando se justifique que la contratación del inicial adjudicatario conlleva una elevada mejora de la eficiencia.
La excepcionalidad de la situación anterior, deberá contar con el preceptivo informe suscrito por la Unidad peticionaria, acompañando la documentación acreditativa que fuera pertinente
La contratación del suministro de bienes o prestaciones de servicios excluidos o reservados, será siempre motivada y justificada, y se abrirá siempre un Expediente de Contratación debiendo informarse en todo caso al Órgano de Contratación.
V. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
Toda adquisición o gasto distintos de los previstos en los apartados Primero y Segundo del Epígrafe IV, se someterá a las presentes Instrucciones Internas y se regirá por cualquiera de los siguientes procedimientos de carácter general:
V.1.- Procedimiento Abierto
En este procedimiento todos los empresarios con aptitud y capacidad para contratar podrán presentar una proposición. No cabe negociación de los términos del contrato con licitadores con carácter previo a la adjudicación.
El acceso a las condiciones de licitación se realizará a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público.
El plazo de presentación de proposiciones será el que se considere como suficiente en cada caso, siendo determinado por el Órgano de Contratación. En ningún caso podrá ser inferior a
DIEZ DÍAS naturales.
En caso de que los pliegos contemplen una pluralidad de criterios de adjudicación (criterios con juicios de valor y criterios cuantificables mediante fórmulas), la documentación correspondiente a cada uno de ellos deberá presentarse de forma separada.
La Mesa de Contratación procederá asimismo y dentro del plazo de CUARENTA Y CINCO DÍAS naturales a la apertura y examen de las ofertas. El Órgano de Contratación adjudicará el contrato dentro del mismo plazo computado desde la fecha de finalización del plazo de recepción.
V.2.- Procedimiento Abierto Supersimplificado
En los contratos de obras de valor inferior a 80.000 euros, y de suministros y de servicios inferiores a 35.000 euros se podrá utilizar un procedimiento supersimplificado con la siguiente tramitación:
a) El plazo de presentación de proposiciones no podrá ser inferior a DIEZ DIAS naturales desde la publicación del anuncio de licitación. Si se trata de bienes disponibles en el mercado el plazo será al menos de CINCO DÍAS.
b) Se eximirá a los licitadores de la acreditación de la solvencia económica, financiera y técnica o profesional.
c) La oferta se entregará en un único sobre o archivo electrónico y se evaluará conforme a criterios cuantificados mediante la aplicación de fórmulas establecidas en los pliegos.
V.3.- Procedimiento con Negociación
En los procedimientos con negociación la adjudicación recaerá en el licitador elegido por el Órgano de Contratación, tras negociar las condiciones del contrato con uno o varios candidatos. Salvo que se dieran circunstancias excepcionales de las señaladas en el artículo 168 de la LCSP, el Órgano de Contratación publicará siempre un anuncio de licitación.
En el pliego de cláusulas administrativas se determinarán los aspectos económicos y técnicos que, en su caso, hayan de ser objeto de negociación con las empresas; la descripción de las necesidades que se requieren satisfacer y de las características exigidas para los suministros, las obras o los servicios que hayan de contratarse; el procedimiento que se seguirá para negociar que en todo momento garantizará la máxima transparencia de la negociación, la publicidad de la misma y la no discriminación entre los licitadores que participen; los elementos de la prestación objeto del contrato que constituyen los requisitos mínimos que han de cumplir todas las ofertas y los criterios de adjudicación.
El procedimiento con negociación sólo podrá utilizarse, a juicio del Órgano de Contratación, cuando, con independencia del importe del contrato, se dé alguna de las siguientes situaciones:
a) Cuando para dar satisfacción a las necesidades requeridas en el anuncio resulte imprescindible que la prestación, tal y como se encuentra disponible en el mercado, sea objeto de un trabajo previo de conocimiento y desarrollo previo, diseño o de adaptación por parte de los licitadores.
b) Cuando la prestación objeto del contrato incluya un proyecto o necesite soluciones
innovadoras.
c) Cuando el contrato no pueda adjudicarse sin negociaciones previas debido a circunstancias específicas vinculadas a la naturaleza, la complejidad o la configuración jurídica o financiera de la prestación que constituya su objeto, o por los riesgos inherentes a la misma.
d) Cuando el Órgano de Contratación no pueda establecer con la suficiente precisión las especificaciones técnicas por referencia a una norma, evaluación o especificación técnica común o referencia técnica.
e) Cuando en el resto de procedimientos seguidos previamente contemplados en estas Normas de Contratación o previstos en la ley sólo se hubieren presentado ofertas irregulares.
f) Cuando se trate de contratos de servicios sociales o sanitarios personalísimos que tengan por una de sus características determinantes el arraigo de la persona en el entorno de atención social, siempre que el objeto del contrato consista en dotar de continuidad en la atención a las personas que ya eran beneficiarias de dicho servicio.
g) En los contratos de obras y de servicios, cuando su objeto consista en la repetición de otros similares, adjudicados al mismo contratista mediante otra licitación, siempre que se ajusten a un proyecto base que haya sido objeto del contrato inicial adjudicado previamente. La posibilidad de hacer uso de este procedimiento estará indicada en el anuncio de licitación del contrato inicial, y el importe de las nuevas obras o servicios se debe haber tenido en cuenta al calcular el valor estimado del contrato inicial, y no haber transcurrido más de tres años a partir de la celebración del contrato inicial. En el proyecto base se mencionarán necesariamente el número de posibles obras o servicios adicionales, así como las condiciones en que serán adjudicados estos.
Tramitación del Procedimiento de Licitación con Negociación.
1. Cuando se acuda al procedimiento de licitación con negociación el Órgano de Contratación deberá publicar un anuncio de licitación.
El plazo para la presentación de solicitudes de participación será, como mínimo, xx XXXX DIAS naturales, contados desde la publicación del anuncio de licitación.
2. El número mínimo de candidatos invitados será de tres y el máximo de 5. Cuando el número de candidatos que cumplan con los criterios de selección sea inferior a ese número mínimo, el Órgano de Contratación podrá continuar el procedimiento con los que reúnen las condiciones exigidas, sin que pueda invitarse a empresarios que no hayan solicitado participar en el mismo, o a candidatos que no posean esas condiciones.
3. El Órgano de Contratación podrá articular el procedimiento en fases sucesivas, a fin de reducir progresivamente el número de ofertas a negociar mediante la aplicación de los criterios de adjudicación señalados en el anuncio de licitación o en el pliego. El número de soluciones que lleguen hasta la fase final deberá ser lo suficientemente amplio como para garantizar una competencia efectiva.
4. El Órgano de Contratación informará por escrito a todos los licitadores cuyas ofertas no hayan sido excluidas de todo cambio en las especificaciones técnicas y les dará plazo suficiente para que presenten una nueva oferta revisada.
5. El Órgano de Contratación, a través de los servicios técnicos, negociará con los licitadores las ofertas presentadas por éstos, con el fin de identificar la mejor oferta.
No se negociarán los requisitos mínimos de la prestación objeto del contrato ni tampoco los criterios de adjudicación.
6. En el expediente deberá dejarse constancia de las invitaciones cursadas, de las ofertas recibidas, de las razones para su aceptación o rechazo y de las ventajas obtenidas en la negociación.
7. Cuando el Órgano de Contratación decida concluir las negociaciones, informará a todos los licitadores y establecerá un plazo común para la presentación de ofertas nuevas o revisadas. A continuación, la mesa de contratación verificará que las ofertas definitivas se ajustan a los requisitos mínimos, y que cumplen todos los requisitos establecidos en el pliego; valorará las mismas con arreglo a los criterios de adjudicación; elevará la correspondiente propuesta; y el Órgano de Contratación procederá a adjudicar el contrato.
V.4.- Otros Procedimientos de Adjudicación
La Compañía podrá, subsidiariamente y de forma justificada, utilizar cualquiera otro de los procedimientos de adjudicación y contratación previstos en la LCSP, tales como acuerdos marco, sistemas dinámicos de adquisición o la homologación de proveedores, mediante procesos transparentes y no discriminatorios.
V.5.- Contrataciones conjuntas
La Compañía, junto a una o más empresas del Grupo podrá, en su caso, acordar la realización conjunta de determinadas contrataciones específicas.
En este caso, se designará a una compañía como gestora del procedimiento de contratación, quien llevará a cabo la convocatoria de las licitaciones y las negociaciones de los contratos, ajustándose a las Normas Internas de Contratación de la entidad que gestiona conjuntamente la contratación.
Las compañías que participen en estas contrataciones tendrán responsabilidad conjunta del cumplimiento de sus obligaciones.
En los pliegos de licitación se indicará expresamente quienes serán las compañías participantes en la contratación, cómo se llevará a cabo la formalización del contrato (un solo contrato o uno para cada una de las compañías participantes), la forma de facturación de la prestación de los servicios, entrega de los bienes o realización de la obra.
En este sentido, la facturación podrá realizarse de forma individualizada a cada una de las compañías en relación con su participación en el contrato o cualquier otra forma de facturación que se determine.
VI. NORMAS COMUNES A LA ADJUDICACION DE LOS CONTRATOS
VI.1.- Proposiciones de los Interesados
Las proposiciones de los interesados deberán ajustarse a los pliegos de la licitación y su presentación supondrá la aceptación incondicionada del empresario del contenido de la totalidad de sus cláusulas sin reserva alguna.
Las proposiciones serán secretas y deberán acompañar toda la documentación requerida o copia de las mismas o declaraciones responsables -sin perjuicio de la posterior acreditación de los originales en caso de adjudicación- Las proposiciones especificarán –en su caso- el carácter confidencial de los datos que en ella se contengan.
Si el pliego prevé la división en lotes y variaran las condiciones de un lote a otro se aportará una declaración responsable por cada lote.
Cada licitador no podrá presentar más de una proposición. La infracción de esta norma conllevará la no admisión de ninguna de las propuestas presentadas por dicho licitador.
VI.2.- Criterios de Adjudicación de los Contratos
La Mesa de Contratación clasificará por orden decreciente las proposiciones presentadas atendiendo a los criterios de adjudicación señalados en el pliego.
a) La adjudicación de los contratos se realizará preferentemente en base a la mejor relación calidad-precio utilizando una pluralidad de criterios de adjudicación, salvo los supuestos en que el Órgano de Contratación establezca otra fórmula sobre las previsiones de estas Normas Internas, o subsidiariamente de la LCSP.
Los contratos menores y excluidos podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuenten con la habilitación profesional necesaria.
Previa justificación en el expediente, los contratos se podrán adjudicar con arreglo a criterios basados en un planteamiento que atienda a la mejor relación coste-eficacia, sobre la base del precio o coste, como el cálculo del coste del ciclo de vida.
b) La mejor relación calidad-precio se evaluará con arreglo a criterios económicos y cualitativos conforme a lo señalado en el artículo 145 de la LCSP.
Los criterios cualitativos que establezca el órgano de contratación para evaluar la mejor relación calidad-precio podrán incluir aspectos medioambientales o sociales, vinculados al objeto del contrato
c) Los órganos de contratación velarán por que se establezcan criterios de adjudicación que permitan obtener obras, suministros y servicios de gran calidad que respondan lo mejor posible a sus necesidades; especialmente, en los procedimientos de contratos de servicios que tengan por objeto prestaciones de carácter intelectual.
d) Los criterios que han de servir de base para la adjudicación del contrato se establecerán
en los pliegos de condiciones particulares, y deberán figurar en el anuncio que –en su caso- sirva de convocatoria de la licitación.
e) En el caso de que se establezcan las mejoras como criterio de adjudicación, estas deberán estar suficientemente especificadas.
Se entienden por mejoras, a estos efectos, las prestaciones adicionales a las que figuraban definidas en el proyecto y en el pliego de prescripciones técnicas, sin que aquellas puedan alterar la naturaleza de dichas prestaciones, ni del objeto del contrato.
Las mejoras propuestas por el adjudicatario pasarán a formar parte del contrato y no podrán ser objeto de modificación.
Los órganos de contratación podrán establecer en los pliegos de condiciones particulares criterios de adjudicación específicos para el desempate, de conformidad con lo previsto en el artículo 147 de la LCSP, en los casos en que, tras la aplicación de los criterios de adjudicación, se produzca un empate entre dos o más ofertas.
VI.3.- Ofertas Anormalmente Bajas
Cuando el Órgano de Contratación identifique una oferta anormal, requerirá al licitador dándole plazo suficiente (DOS DÍAS naturales) para que la justifiquen y desglosen razonadamente la misma, de forma que el licitador justifique el bajo nivel de precio o costes.
En caso de que resulte la existencia de una oferta anormalmente baja o inviable se excluirá del proceso de licitación. A estos efectos, se determinará en los pliegos los parámetros objetivos que permitan identificar tal oferta como anormal, siguiendo los criterios establecidos en el artículo 149 LCSP.
VI.4.- Adjudicación
El Órgano de Contratación notificará a los licitadores por medios electrónicos la adjudicación del contrato, debiendo publicarse en la Plataforma de Contratación con mención expresa de la información que permita a los interesados interponer recurso contra la decisión de adjudicación, debiendo figurar:
(i) La exposición resumida de las razones por las que se ha descartado la candidatura de los otros licitadores.
(ii) El nombre del adjudicatario, las características y ventajas de la selección de la oferta, y –en su caso- el desarrollo de las negociaciones con los licitadores.
VI.5.- Desistimiento
El Órgano de Contratación podrá, antes de la adjudicación y de forma justificada, desistir del procedimiento de adjudicación. En estos casos se acordará la compensación a los licitadores aptos que hubieran participado en la licitación de los gastos en que hubiesen incurrido, en la forma prevista en el anuncio.
VI.6.- Garantías
El Órgano de Contratación podrá solicitar a los licitadores la constitución de garantías para responder del mantenimiento de sus ofertas en los términos previstos en el artículo 114 de la LCSP
VI. 7.- Formalización del Contrato
Se requerirá al adjudicatario para que formalice el contrato en un plazo razonable y siempre que sea posible, dentro de los TREINTA DÍAS naturales a contar desde el día en que se le haga la notificación de adjudicación.
Todos los contratos que la Compañía vaya a suscribir deberán ser revisados previamente por los Servicios Jurídicos de la Compañía.
La formalización y suscripción del contrato o pedido será realizada por la persona o personas de la Compañía con poder bastante para ello.
Todos los contratos deberán realizarse por escrito, salvo que concurrieran razones de emergencia.
VI.8.- Modificación de los Contratos
Los contratos que celebre la Compañía sólo podrán modificarse:
(i) Cuando así estuviera previsto en los pliegos de contratación o en los contratos, mediante una previsión clara, precisa e inequívoca, hasta un veinte por ciento del precio inicial de conformidad con lo dispuesto en los artículos 204 y 207 de la LCSP.
En ningún caso las modificaciones podrán prever la modificación de la naturaleza global del contrato inicial ni nuevos precios unitarios.
(ii) También podrán modificarse los contratos de acuerdo con los artículos 205 y 206 de la LCSP en aquellos casos en que sin estar previsto en el pliego, se produzcan los siguientes supuestos:
a) Cuando sea necesario añadir obras, suministros o servicios adicionales y (i) no sea posible el cambio de contratista por razones de tipo económico o técnico o el cambio de contratista generara inconvenientes o aumento de costes, y (ii) que la modificación no exceda aislada o conjuntamente del 50% de su precio inicial IVA excluido.
b) Cuando la modificación derive de circunstancias sobrevenidas e imprevisibles, no se altere la naturaleza del contrato, y la alteración no supere el 50%
c) Cuando las modificaciones no sean sustanciales según se definen las mismas en la LCSP.
VII. ENTRADA EN VIGOR
Las presentes Instrucciones Internas de Contratación entrarán en vigor al día siguiente de su aprobación por el Consejo de Administración de la Compañía y se pondrán a disposición de
todos los interesados en participar en los procedimientos de adjudicación de contratos regulados por ellas, publicándose en el Perfil de contratante de la entidad.
La Compañía dictará el correspondiente procedimiento operativo que facilite la aplicación de estas Instrucciones.