DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y
CERTIFICACIÓN
Publicación de Convenios de Pago u otro Instrumento Jurídico
DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES
JULIO 2023
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INDICE DE CONTENIDOS
2. Publicación del Convenios de Pago u otro Instrumento Jurídico 3
2.1 Ingreso al Portal de Contratación Pública 3
2.2.1 Registro del Convenio de Pago u otros Instrumentos Jurídicos. 6
2.2.2 Registro de Productos: 15
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La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.
El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a conocer a las Entidades Contratantes los pasos a seguir en el SOCE para la publicación de información referente a convenios de pago y cualquier instrumento jurídico que genere afectación presupuestaria.
2. Publicación del Convenios de Pago u otro Instrumento Jurídico
2.1 Ingreso al Portal de Contratación Pública
Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Mozilla Firefox Versión 68 de Firefox o Superior. Ingrese al portal institucional SERCOP, xxx.xxxxxx.xxx.xx. Imagen 2.1
Imagen 2.1
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En la siguiente pantalla podrá observar el portal de Compras Públicas, para ingresar al sistema transaccional del portal haga clic en la opción “SOCE – Sistema Oficial de Contratación del Estado”. Imagen 2.2
Imagen 2.2
Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la entidad contratante, nombre de “Usuario” y “Contraseña”. Imagen 2.3
Imagen 2.3
Una vez que ha ingresado todos los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 2.4
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Imagen 2.4
A continuación, podrá observar la pantalla inicial donde la entidad contratante realiza las contrataciones. Imagen 2.5
Imagen 2.5
2.2 Registro del convenio
Para el registro del convenio , de clic en el menú “Entidad Contratante”, e ingrese al submenú “Publicar Convenio de Pagos u otros Instrumentos Jurídicos” .Imagen 2.6
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Imagen 2.6
2.2.1 Registro del Convenio de Pago u otros Instrumentos Jurídicos.
Para el registro del convenio ingrese la información que se solicita a continuación:
▪ Entidad Contratante: Nombre de la entidad contratante
▪ Representante legal: Nombre del representante legal de la entidad contratante
Estos dos campos aparecen de forma automática del registro de la entidad contratante en el sistema.
Imagen 2.7
Imagen 2.7
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• Código del convenio de pago o instrumento jurídico.- Es un código establecido por la entidad contratante para su control. El sistema permite un máximo de 30 caracteres, y una vez grabado no podrá ser modificado Las siglas del código estarán establecidas por: Siglas de la entidad contratante – número secuencial-año. Ej:
• EAB (Empresa de Agua Potable Bolívar)-001-2022. Imagen 2.8
Imagen 2.8
• Objeto del convenio o instrumento jurídico: Describa el bien, servicio, obra o consultoría que fueron el objeto de la contratación para establecer el convenio de pago. Imagen 2.9
Imagen 2.9
• Descripción del convenio o instrumento jurídico.- Ingrese una breve explicación del convenio de pago o del instrumento jurídico utilizado para la contratación, mismo que generó la afectación presupuestaria. Imagen 2.10
Imagen 2.10
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• Provincia.- Seleccione la provincia donde se entregó el producto, objeto del convenio de pago o del instrumento jurídico. Para hacer la selección, de clic en la sección enmarcada y se desplegará el listado de provincias. Imagen 2.11
Imagen 2.11
• Ciudad.- Seleccione la ciudad donde se entregó el producto, objeto del convenio de pago o instrumento jurídico utilizado.. Imagen 2.12
Imagen 2.12
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• Dirección.- Dirección donde se entregó el producto, objeto del convenio de pago o del instrumento jurídico utilizado para el pago. En esta sección podrá registrar un máximo de 300 caracteres. Imagen 2.13
Imagen 2.13
• Valor total del convenio de pago o iInstrumento jurídico.- Ingrese el monto de pago realizado, mismo que no incluye Para el ingreso del valor no requiere ingresar signo alguno para los miles o millones, registre el signo (.) para decimales. Imagen 2.14
Imagen 2.14
• Partida Presupuestaria.- Ingrese el número de la partida presupuestaria o cuenta contable correspondiente a la contratación. Imagen 2.15
Imagen 2.15
• Fecha de Inicio de Ejecución.- Registre la fecha en la que se ejecutó el producto, objeto del convenio. Para ello de clic en el ícono del calendario, tal como se muestra a continuación, para visualizar el calendario .Imagen 2.16
Imagen 2.16
Para escoger el año dé clic en los botones que se muestran en la imagen, el izquierdo para el año anterior y el botón derecho para el año siguiente. Imagen 2.17
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Imagen 2.17
Para escoger el mes dé clic en los botones que se muestran en la imagen, el izquierdo para el mes anterior y el botón derecho para el mes siguiente. Imagen 2.18
Imagen 2.18
Para seleccionar el día de clic en el número de día tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 2.19
Imagen 2.19
A continuación un ejemplo con los datos llenos. Imagen 2.20
Imagen 2.20
• Plazo de ejecución. - Ingrese el número de días calendario en los que se realizó la ejecución del producto (bien, servicio, obra o consultoría) , objeto del convenio de pago. Imagen 2.21
Imagen 2.21
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• Fecha de Fin de Ejecución.- La fecha de fin de ejecución no se requiere registrar pues se calcula con base al plazo de ejecución ingresado. Imagen 2.22
Imagen 2.22
• Fecha de suscripción del convenio.- Seleccione la fecha de suscripción del convenio o instrumento jurídico de pago utilizado para la contratación. Para el registro de la fecha realice el mismo procedimiento ya explicado en secciones anteriores. Imagen 2.23
Imagen 2.23
A continuación un ejemplo con los datos registrados. Imagen 2.24
Imagen 2.24
• Tipo de proveedor.- seleccione el tipo de proveedor contratado dando clic en la casilla correspondiente. Imagen 2.25
Imagen 2.25
Para el caso de que el proveedor sea “Nacional”, seleccione la casilla correspondiente. Imagen 2.26
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Imagen 2.26
Ahora registre el registre el número de RUC . Imagen 2.27
Imagen 2.27
Cuando el proveedor es Nacional aparecerá el botón “Buscar”, de clic en el mismo para que aparezca la información en el campo “Razón Social Proveedor”. Imagen 2.28
Imagen 2.28
A continuación se muestra un ejemplo donde ya aparece lleno el campo “Razón Social Proveedor”. Imagen 2.29
Imagen 2.29
En el caso del proveedor extranjero de clic en el casillero “EXTRANJERA”. Imagen 2.30
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Imagen 2.30
Proceda a registrar la información en el campo “RUC proveedor”. Imagen 2.31
Imagen 2.31
Luego registre la “Razón Social del Proveedor”. Imagen 2.32
Imagen 2.32
A continuación un ejemplo con los datos llenos. Imagen 2.33
Imagen 2.33
A continuación se muestra un ejemplo con todos los datos llenos. Imagen 2.34
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Imagen 2.34
Para finalizar de clic en el botón “Continuar” que se muestra en la parte inferior de la pantalla de información. Imagen 2.35
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Imagen 2.35
El sistema muestra un mensaje indicando que no podrá modificar el tipo de compra, ni el código del convenio de pago o instrumento jurídico; Si está seguro de la información registrada, de clic en “Aceptar”. Imagen 2.36
Imagen 2.36
2.2.2 Registro de Productos:
En el paso de registro de productos se registrará el producto (bienes, servicios, obras o consultoría) producto del convenio de pago o de cualquier otro instrumento jurídico de pago. Imagen 2.37
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Imagen 2.37
Para realizar el registro de los productos dé clic en el botón “Buscar Producto”.
Imagen 2.38
Imagen 2.38
Realice la búsqueda del producto a través de la “palabra clave”, palabra con nombre del producto o con el “Código CPC” código del producto, para ello ingrese la palabra o código en la sección enmarcada a continuación. Imagen 2.39
Imagen 2.39
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En el siguiente ejemplo se realizó la búsqueda a través del código CPC, ingrese el código de 5 dígitos, de clic en la sección que corresponda. Imagen 2.40
Imagen 2.40
En el caso de hacer la búsqueda con la palabra clave, se le recomienda ingresar la palabra del producto (bien servicio, obra o consultoría); sin embargo en caso de no encontrarla utilice palabras que sean sinónimos. Imagen 2.41
Imagen 2.41
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Del listado de resultados de la búsqueda seleccione el producto (bien, servicio, obra o consultoría). Imagen 2.42
Imagen 2.42
De clic en “Aceptar” para continuar con el registro del producto. Imagen 2.43
Imagen 2.43
Una vez que se selecciona del producto, el sistema solicitará a continuación el registro de la siguiente información: Imagen 2.44
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Imagen 2.44
Una vez que ingrese la información requerida, de clic en “Aceptar”. Imagen 2.45
Imagen 2.45
En la siguiente pantalla podrá revisar el producto registrado como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 2.46
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Imagen 2.46
Si se requiere agregar otro producto puede hacerlo dando clic nuevamente en el botón “Buscar Producto” y seguir los antes explicados. Imagen 2.47
Imagen 2.47
A continuación un ejemplo donde se registraron dos productos. Imagen 2.48
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Imagen 2.48
Para continuar con la sección de anexos de clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.49
Imagen 2.49
2.2.3 Anexos
En la sección de anexos la entidad contratante deberá cargar el convenio de pago o el instrumento jurídico que utilizó para el pago de la contratación. Imagen 2.50
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Imagen 2.50
Para cargar el archivo correspondiente, de clic en el botón “Examinar”. Imagen 2.51
Imagen 2.51
Seleccione el documento, y de clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.52
Imagen 2.52
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A continuación, registre el nombre del documento en la sección “Descripción” y finalmente de clic en el botón “Subir”. Imagen 2.53
Imagen 2.53
En la siguiente imagen puede observar que el archivo ha sido cargado con éxito. En caso de que necesite borrarlo, puede dar clic en el ícono Enmarcado en la siguiente imagen.Imagen 2.54
Imagen 2.54
Con los pasos anteriormente mencionados cargue la partida presupuestaria o cuenta contable y en caso de que se requieran subir archivos adicionales que formaron parte del convenio de pago cárguelos en la sección archivos opcionales.Imagen 2.55
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Imagen 2.55
Se recomienda que antes de subir un archivo al sistema, revise que el nombre con el que fue guardado el documento en PDF no tenga tildes, signos, ni símbolos, y que el tamaño de cada archivo no supere los 10MB, ya que esto podría impedir que pueda cargarlo en el sistema. Tome en cuenta esta recomendación para cualquier sección donde el sistema le pida cargar un archivo.
Una vez que se han cargado los documentos correspondientes al convenio de pago, de clic en el botón “Finalizar”. Imagen 2.56
Imagen 2.56
A continuación, xxx detenidamente el siguiente mensaje y en el caso que desee continuar, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 2.57
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Imagen 2.57
2.3 Consulta del Convenio
Una vez que haya registrado el convenio proceda a buscarlo, para esto haga clic en el Menú “Consultar” submenú ““Convenio de pago u otro instrumento jurídico"Imagen 2.58
Imagen 2.58
Podrá realizar la búsqueda del proceso con los siguientes filtros de búsqueda: Por nombre de entidad contratante, estado del convenio de pago u otro instrumento jurídico, y por fechas de suscripción. Imagen 2.59
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Imagen 2.59
Para realizar la búsqueda por nombre de entidad contratante, de clic en el botón
“Buscar Entidad”. Imagen 2.60
Imagen 2.60
En la siguiente pantalla ingrese el nombre de la entidad contratante, luego de clic en el botón “Buscar”. Imagen 2.61
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Imagen 2.61
A continuación de clic en el nombre de la entidad contratante. Imagen 2.62
Imagen 2.62
En la siguiente pantalla podrá observar el nombre de la entidad contratante que será uno de los filtros de búsqueda. Imagen 2.63
Imagen 2.63
Podrá realizar la búsqueda por los estados del convenio de pago, para ello de clic en la sección que se enmarca en la siguiente imagen. Imagen 2.64
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Imagen 2.64
Otro de los filtros de búsqueda es a través del código de convenio de pago o del instrumento jurídico, para ello ingrese en la siguiente sección el código del convenio o instrumento que desea buscar. Imagen 2.65
Imagen 2.65
Podrá adicionalmente realizar la búsqueda del convenio de pago a través de las fechas de suscripción. Ingrese una fecha de inicio y una fecha final, rangos que no podrán sobrepasar los 6 meses en el año que realice la búsqueda. Imagen 2.66
Imagen 2.66
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A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda realizada. Imagen 2.67
Imagen 2.67
Es importante recalcar que la entidad contratante puede realizar la búsqueda con uno o varios filtros.
Una vez que haya seleccionado los datos para la búsqueda, de clic en el botón
“Buscar”. Imagen 2.68
Imagen 2.68
En la siguiente imagen podrá observar el resultado de la búsqueda. Imagen 2.69
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Imagen 2.69
Para revisar la información registrada en el convenio, de clic en el código del convenio Imagen 2.70
Imagen 2.70
A continuación podrá revisarla información que se encuentra registrada en el convenio de pago, misma que se la puede visualizar dentro desde las secciones “Descripción, Productos y Archivos”. Imagen 2.71
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Imagen 2.71
ACCIÓN | RESPONSABLES | AREA | FIRMA |
Elaborado /actualizado por: | ING. XXXX XXXXXXXX XXXXXX ANALISTA DE SUPERVISION DE PROCEDIMIENTOS ZONAL | COORDINACIÓN ZONAL 5 Y 8 | Firmado electrónicamente por: XXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX |
Revisado por: | DRA. XXXX XXXXX DIRECTORA DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN | DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN CONTRATACIÓN PÚBLICA | Firmado electrónicamente por: XXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXX |
Aprobado por: | ING. XXXX XXXXXX COORDINADOR TÉCNICO DE OPERACIONES | COORDINACIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES | Firmado electrónicamente por: XXXXX XXXX XXXXXX XXXXXXX |
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