POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MERCADO DE FIESTAS SAS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MERCADO DE FIESTAS SAS
1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte xx XXXXXXX DE FIESTAS con NIT 9010694261 como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MERCADO DE FIESTAS con NIT 9010694261 con domicilio en la Carrera 7 # 180 -75 Módulo 7 Local 19 Codabas de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico o email xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, teléfono 0000000.
3. DEFINICIONES
Para una adecuada comprensión de la presente política de tratamiento de datos personales se incluye las definiciones básicas establecidas en la ley.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4. PRINCIPIOS
Los principios que a continuación se mencionan son parámetros básicos a seguir y serán respetados en el tratamiento de bases de datos personales, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.
Principio de Legalidad: Siempre trataremos los datos personales de conformidad con las disposiciones xx xxx.
Principio de Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley.
Principio de Libertad: El tratamiento de datos personales solo se podrá llevar a cabo de acuerdo al consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Principio de Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz, completa, y actualizada.
Principio de Transparencia: Siempre podrá solicitarnos información sobre sus datos personales.
Principio de Privacidad: Se garantiza que sus datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva, respeto de su derecho a la privacidad.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sus datos personales solo podrán ser consultados, modificados y tratados por personas autorizadas y no estarán expuestos en medios públicos o de fácil acceso de terceros no autorizados.
Principio de Seguridad: Se desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos.
Principio de confidencialidad: Se debe garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley
5. TRATAMIENTO
MERCADO DE FIESTAS SAS, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades misionales; recolecta, almacena, archiva, usa, circula, suprime, procesa, da tratamiento, actualiza y dispone de datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, proveedores, prestadores de servicios y clientes.
Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
6. FINALIDAD
Los datos personales son objeto de tratamiento por parte xx XXXXXXX DE FIESTAS SAS con las siguientes finalidades:
- Cumplir con las obligaciones legales y contractuales, de trabajadores y familiares de éstos, proveedores, acreedores y deudores.
- Para la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos.
- Para informar y rendir cuentas de carácter contable y financiero.
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información.
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
- Para actividades de manejo estadístico, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
En todo momento la empresa MERCADO DE FIESTAS SAS en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares y solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales.
MERCADO DE FIESTAS SAS garantizará también las condiciones de seguridad apropiadas para la conservación y el tratamiento de la información de los titulares, con el fin de que sus datos personales no puedan ser modificados sin previa autorización.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte xx XXXXXXX DE FIESTAS SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
- Conocer los datos personales sobre los cuales MERCADO DE FIESTAS SAS está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos personales sean actualizados o corregidos por considerar que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar a MERCADO DE FIESTAS SAS prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que se exceptúe o no sea necesaria la autorización conforme x xxx.
- Ser informado por MERCADO DE FIESTAS SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales.
- Solicitar a MERCADO DE FIESTAS SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, cuando no se respecten los principios, derechos y garantías establecidas en la ley.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
9. RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
MERCADO DE FIESTAS SA designa como área encargada de atender y gestionar las solicitudes de los titulares de los datos personales a XXXXXXXX XXXXXXXXX. Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita radicada en la Xxxxxxx 0 # 000 – 75 Xxxxxx 0 Xxxxx 00 Xxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X. – Colombia o mediante solicitud al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.
10. AUTORIZACIÓN
MERCADO DE FIESTAS SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.
Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar a MERCADO DE FIESTAS SAS que realice el tratamiento de sus datos personales.
Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente que datos personales serán recolectados, quien será el responsable del tratamiento y la finalidad del tratamiento y los derechos le asisten como titular de los datos personales.
Con el fin de que el titular de los datos personales pueda manifestar su voluntad previa, expresa e informada MERCADO DE FIESTAS SAS coloca a su disposición los siguientes mecanismos:
- Por escrito.
- De forma oral
- Conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización: Importante, en ningún caso el silencio del titular se considera como una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
El titular de los datos personales tiene el carácter facultativo de dar respuesta a las preguntas que se le hagan, especialmente cuando en éstas versen datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
10.1 Recolección y tratamiento de datos sensibles (incluidos datos biométricos y datos de xxxxx xxxxxx y adolescentes)
Por regla general La Empresa no solicitará información de datos sensibles, entendidos como se describe en las definiciones adoptadas mediante esta Politica. En caso que Ĺ a Empresa requiera tratar datos sensibles lo hará en estricto cumplimiento de la normatividad colombiana y solicitando autorización previa, expresa y clara de su Titular y para las finalidades igualmente descritas en esta Politica y permitidas por la Lé y. Igualmente La Empresa no solicitará información referida a ninas, ̃ niños o adolescentes, excepto aquellos datos de naturaleza pública que La Empresa requiera para otorgar beneficios a los menores, para lo cual dará estricto cumplimiento a la normatividad vigente y solicitará autorización previa, expresa y clara del representante legal de su Titular.
11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En principio, se encuentra prohibido cualquier tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Sin embargo, es necesario que dicha norma sea interpretada a la luz del pronunciamiento de la Corte Constitucional al estudiar la constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012.
De acuerdo con lo cual, será posible de manera excepcional el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes cuando se cumplan los siguientes criterios:
· La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
· Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
· De acuerdo con la madurez xxx xxxx, xxxx o adolescente se tenga en cuenta su opinión. · Se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
La representación legal de los incapaces, categoría dentro de la cual se encuentran los niños, niñas y adolescentes, de acuerdo con el artículo 62 del Código Civil corresponde a sus representantes legales.
En esta medida, para el tratamiento de un dato personal de un niño, niña o adolescente, la autorización previa para dicho tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor, los cuales, en principio, serán conjuntamente sus padres, y se aplicará lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Específicamente la autorización previa será abordada al hacer referencia al principio de libertad.
Por tanto MERCADO DE FIESTAS SAS solicitará la autorización de los padres para pedir el nombre del menor de edad y su fecha de nacimiento, la finalidad de esta solicitud será enviarle felicitaciones al menor de edad, descuentos o promociones con motivo de su cumpleaños.
La ley 1581 del 2012 también establece que queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
Mediante este documento MERCADO DE FIESTAS SAS da cumplimiento a su obligación legal de informar a los Titulares de los datos personales que la autorización para recaudar y tratar datos sensibles es facultativa y que, de solicitarlos, La Empresa indicará cuáles de los datos solicitados son sensibles y se asegurará de obtener el consentimiento expreso de su Titular, o de su representante para el caso de los ninos, nĩ nas y adolescentẽ s.
12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, y utilizados por MERCADO DE FIESTAS SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la ley de protección de datos personales:
CONSULTAS:
El titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MERCADO DE FIESTAS SAS la información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento, así como prueba de la autorización.
- Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
Comunicación escrita dirigida a MERCADO DE FIESTAS SAS, Xxxxxxx 0 # 000- 00 Xxxxxx 0 Xxxxx 00 Xxxxxxx, Xxxxxx - Xxxxxxxx.
Solicitud presentada al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.
Los medios habilitados para atender las quejas y reclamos permiten conservar prueba de su presentación.
- Atención y respuesta de peticiones y consultas:
MERCADO DE FIESTAS SAS dará respuesta a las peticiones y consultas en un término xxxxxx xx xxxx (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS:
El titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MERCADO DE FIESTAS SAS una queja o reclamo de la información contenida en su base de datos personales. La corrección, actualización o supresión de la información, así como el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos personales se hará mediante solicitud escrita del titular o sus causahabientes utilizando los medios habilitados por la empresa.
- Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
Comunicación escrita dirigida a MERCADO DE FIESTAS SAS, Carrera7 # 180 – 75 Xxxxxx 0 Xxxxx 00 Xxxxxxx, Xxxxxx - Xxxxxxxx.
Solicitud presentada al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Los medios habilitados para atender las quejas y reclamos permiten conservar prueba de su presentación.
- Atención y respuesta para la presentación de quejas y reclamos:
Para dar respuesta a la queja o reclamo el titular debe utilizar los medios establecidos por la empresa para la reclamación, si la queja o reclamo se presentan incompletos, MERCADO DE FIESTAS SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área encargada en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. VIGENCIA
Esta política de protección de datos personales está vigente desde el 01 xx XXXXX de 2.017. Las bases de datos personales xx XXXXXXX DE FIESTAS SAS se conservaran por un tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.