DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Al contestar refiérase
al oficio No. 01632
14 de febrero, 0000
XXX-0000
Licenciada
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Directora Jurídica MINISTERIO DE HACIENDA
Estimada señora:
Asunto: Se aprueba contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la empresa GBM de Costa Rica S. A, para los servicios de mantenimiento y reparación del hardware y software para la continuidad de las operaciones de la infraestructura IBM, por un monto de $935.334, 36(contratación directa 2013CD-000491-13801)
Nos referimos a su oficio DJMH-2273-2013, recibido en esta Contraloría General de la República el 20 de diciembre de 2013, mediante el cual remite para refrendo contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la empresa GBM de Costa Rica S. A, para los servicios de mantenimiento y reparación del hardware y software para la continuidad de las operaciones de la infraestructura IBM, por un monto de $935.334, 36(contratación directa 2013CD-000491-13801)
Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante mediante oficios DCA-203 del 00 xx xxxxx x XXX-000 xxx 0 xx xxxxxxx, xxx xxxxxx fueron atendidos mediante oficios No. DTIC-104-2014 y DTIC-134-2014.
Por disposición del artículo 8 del Reglamento de Refrendos, se tiene por acreditado lo siguiente:
1. Certificación de contenido económico emitida por la Licda. Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx, en que se hace constar que se tiene ¢506.718.310.
2. Estudios Técnicos, Legales, Financieros y de razonabilidad de precio, emitido mediante oficio No. DTIC-063-2013 y recomendación de adjudicación (ver expediente en el sistema de Compr@red).
3. Acto de Adjudicación, según resolución DAF-RA-060-2013 y adenda a dicha resolución (ver expediente en el sistema de Compr@red).
4. Declaración jurada del régimen de prohibiciones.
5. Garantía de cumplimiento por un monto de $74.827, equivalente al 8% del precio, la cual vence el 2 xx xxxxx del 2015 (folio 115 del expediente administrativo).
6. Consulta al sistema Compr@red sobre inhabilitaciones al contratista, así como al Registro Nacional sobre el pago del impuesto a las personas jurídicas.
7. Certificación de la CCSS
8. Monto de especies fiscales aportado
9. Capacidad de los suscribientes.
Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones:
a. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en el contrato.
b. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: “Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento.”
c. El contrato de mérito es una contratación directa, basada en el supuesto de proveedor único. Sobre el particular, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración las justificaciones emitidas sobre el particular, conforme lo expuesto en el oficio DTIC-063- 2013, así como nota de IBM en que se hace constar que la empresa GBM Xxxxx Rica es el único y exclusivo distribuidor para Xxxxx Rica de todos los productos y servicios IBM.
d. Mediante el contrato MH-010-2009, el Ministerio de Hacienda suscribió un contrato de arrendamiento con opción de compra de la plataforma tecnológica requerida para soportar el ambiente de producción del nuevo modelo integral de gestión Tributaria Digital. Siendo que dicho contrato ya venció y se adquirió la plataforma, y que según se indica en el documento “Inicio proceso de contratación directa soporte correctivo y preventivo de Hardware y Software IBM” “se encuentra actualmente sin respaldo de un contrato de mantenimiento, situación que pone en riesgo la operativa norma de la administración”,se entiende que los servicios que por medio de este oficio se aprueban son independientes de aquél
e. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel y décima sétima del contrato, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).
f. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que la empresa adjudicataria, se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales
derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación.
g. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.
h. Las modificaciones contractuales dispuestas en la cláusula décima octava, deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento.
i. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que el contratista cumpla con los plazos establecidos en el contrato y contar con el personal necesario para fiscalizar la correcta ejecución del contrato.
j. En cuanto al documento contractual deberá considerarse:
i. Cláusula cuarta: servicios de asistencia: será responsabilidad de la Administración, verificar que las tareas incluidas en este servicio no serán las del servicio preventivo, detectivo, servicio de monitoreo pro-activo y servicedesk, tal y como se indica en el oficio DTIC-104-2014.
Siempre en dicha cláusula se establece que la cantidad de horas/consultor anuales será definido de acuerdo a la necesidad de la Administración. No obstante, de conformidad con la Resolución de adjudicación y cláusula vigésima, será un máximo anual de 480 horas, por lo que será responsabilidad de la Administración verificar que tal límite se respete. La forma de pago de este servicio deberá relacionarse con la cláusula vigésima del contrato.
ii. Cláusula quinta: será resorte exclusivo de la Administración verificar que los niveles de servicio tanto del hardware como del software, sean cumplidos conforme al pliego de condiciones y oferta del contratista.
iii. Cláusula décima: en relación con el lugar de entrega del servicio, se indica que es en el Centro de Datos arrendado a la empresa Ideas Xxxxxx S. A. Al respecto siendo que en dicho centro de datos, también se brinda servicios de mantenimientos, deberá considerarse lo indicado por el propio Ministerio en el oficio DTIC-134-2014: “El contrato MH-2013-000009-00 se suscribió con el fin de arrendar un Centro de procesamiento de Datos y el mantenimiento que posee, es el propio del Centro de Datos únicamente; este Contrato que está en proceso de refrendo, es para dar mantenimiento a los equipos adquiridos mediante el Contrato MH-01-2009, mismos que se encuentran ubicados físicamente en el Centro de Datos arrendado, y se hizo referencia al mismo, únicamente para que se tenga claridad de la ubicación física de los equipos, pero no tiene injerencia una contratación con la otra”. Por lo anterior, será responsabilidad de la Administración verificar que los
mantenimientos de ambos contratos se ejecuten de forma independiente uno del otro.
iv. Cláusula décima tercera: en relación con la garantía allí dispuesta, deberá considerarse lo establecido por el Ministerio en el oficio DTIC-134-2014 “(….) la garantía se basa únicamente para el hardware; ya que a nivel de Sistema Operativo y Base de datos, esta Dependencia tiene un contrato directamente con Microsoft para la garantía de estos productos y son nuestra responsabilidad y no del contratista”, aspecto que queda bajo la exclusiva responsabilidad del Ministerio.
v. Cláusula vigésima: en cuanto al precio, particularmente lo dispuesto para el servicio de asistencia, será responsabilidad de la Administración, cancelar únicamente aquellas horas efectivamente ejecutadas.
vi. Cláusula vigésima segunda: en torno a la aplicación de cláusulas penales y multas, se refrenda el contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerite la aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 xx xxxx del 2013.
Además será responsabilidad del Ministerio aplicar los porcentajes y causales, conforme con el pliego de condiciones y el contrato, así como lo indicado en el oficio DTIC-104-2014.
Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, en su condición de Directora Jurídica. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente.
Atentamente,
Lic. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx. Gerente Asociado | Licda. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Fiscalizadora |
LGB/chc
NI: 32542, 2460, 2156, 3516
G: 2014000219