Manual de Contratación Asuntos Legales y Contratación CONTENIDO
Manual de Contratación
Asuntos Legales y Contratación
CONTENIDO
TEMA PAG.
OBJETIVO 3
ALCANCE 3
DEFINICIONES 3
LINEAMIENTOS 6
5.1 Disposiciones generales en la contratación 6
5.2 Riesgos 11
5.2.1 Derivado en la celebración de los documentos de 11
Contratación
5.2.2 Definición del nivel de riesgo en función de la naturaleza de la contratación 11
5.3 Documentos de contratación, criterios para su uso y autorizaciones 12
5.3.1 La Cámara como contratante 12
5.3.2 La Cámara como contratista 17
5.4 Garantías 17
5.4.1 Tipos de garantías para los diferentes riesgos 17
5.4.2 Criterios generales recomendados para la solicitud de garantías 18
a los contratistas.
5.4.3 Garantías sugeridas de acuerdo con el documento de contratación 19
5.4.4 Casos en que no se exige la constitución de garantías 20
5.5 Documentos requeridos para iniciar cualquier proceso de contratación 21
5.5.1 Carta proforma para invitar a cotizar 21
TEMA PAG.
5.5.2 Propuestas económicas o cotizaciones del contratista 21
5.5.3 Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual 22
5.5.4 Certificado de existencia y representación legal 23
5.5.5 Fotocopia del documento de identificación 23
5.5.6 Fotocopia del Registro Único Tributario 23
5.6 Documentos soporte y flujo de documentos 23
5.6.1 Orden de Servicios (OS / OSF) 23
5.6.2 Orden de Compra (OC / OCF) 24
5.6.3 Contrato a la medida 24
5.6.4 Contrato pro forma elaborado por la C.C.C. 25
5.7 Documento requerido como soporte y uniformidad en el 26
archivo de los documentos de contratación
5.7.1 Para contratos a la medida y convenios 26
5.7.2 Para órdenes de compra y órdenes de servicio 27
5.8 Pagos que se originan por un documento de contratación 28
5.8.1 Derivado de las obligaciones del documento de contratación 28
5.9 Funciones 29
5.10 Inhabilidades 32
OBJETIVO
Definir lineamientos para unificar criterios de actuación a toda la organización que guíen y faciliten el proceso de contratación con terceros contribuyendo a un adecuado cumplimiento de los objetivos definidos en la C.C.C.
ALCANCE
El presente manual aplica a la presidencia ejecutiva, asistente de presidencia, direcciones, gerencias, subdirecciones, jefaturas y coordinadores de la institución que tienen la delegación y/o realizan actividades en el proceso de contratación.
PROCESO AL QUE PERTENECE
Asuntos Legales y Contratación
DEFINICIONES
Anulación de un borrador de contrato: Suspensión definitiva de un documento de contratación que no ha sido perfeccionado.
C.C.C: Se refiere a la Cámara de Comercio de Cali.
Contrato: Acuerdo de voluntades firmado por las partes encaminado a producir obligaciones y que tiene efectos patrimoniales.
Contratante: Es quien se compromete con un tercero por un trabajo o servicio contratado a través de un documento de contratación.
Contratista: Es la persona natural o jurídica que en virtud de un documento de contratación ejecuta un trabajo o servicio y que adquiere una responsabilidad de ejecución con el contratante.
Convenio: Acuerdo de voluntades donde existe una intención que produce efectos jurídicos; puede o no tener interés patrimonial y hay una relación de cooperación que busca un objetivo de bien común.
Contrato intuitu personae: Aquel que se realiza en atención exclusiva de las condiciones, conocimientos y experticia del contratista.
Contrato de arrendamiento: Las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este goce, un precio determinado.
Contrato de compraventa: Una de las partes se obliga a dar un bien y la otra a pagarla en dinero. En este contrato la entidad debe convenir el objeto, el precio y el plazo para la entrega del bien.
Contrato de consultoría: Aquel que esta referido a estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión; en este contrato se da transferencia de conocimiento muy calificado.
Contrato de edición: El titular del derecho de autor de una obra literaria, artística o científica, se obliga a entregarla a un editor que se compromete a publicarla mediante su impresión gráfica o propagarla y distribuirla por su cuenta y riesgo.
Contrato de prestación de servicios: Aquel en el cual el contratista presta un servicio al contratante.
Contratos de obra: Aquel en el cual una persona se obliga con otra a realizar una obra material determinada, bajo una remuneración y sin mediar subordinación ni representación.
Contrato de suministro: Una parte se obliga a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas.
Comodato o préstamo de uso: Una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
Cotización: Documento de oferta comercial de un determinado bien o servicio que emite el proveedor a solicitud de la C.C.C.
Documentos de contratación: Son los diferentes instrumentos de contratación que utiliza la Cámara, estos pueden ser: Orden de compra, orden de servicios, contratos a la medida y convenios.
Garantía: Es un contrato cuyo objetivo es proteger patrimonialmente al contratante frente a los eventos de incumplimiento del contrato por parte del contratista.
Garantía de cumplimiento: Cubre al asegurado contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista, de las obligaciones derivadas del contrato garantizado.
Garantía de anticipo: Cubre al asegurado contra los perjuicios derivados del uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que se hayan entregado a título de anticipo para la ejecución del contrato.
Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Cubre al asegurado por los perjuicios ocasionados por el incumplimiento del contratista en sus obligaciones laborales con el personal utilizado para la ejecución del contrato.
Garantía de calidad del bien, correcto funcionamiento de los equipos: Cubre al asegurado contra el incumplimiento de las especificaciones y requisitos mínimos del bien contratado o los perjuicios originados por el incorrecto funcionamiento de los equipos suministrados o instalados por el afianzado y que hayan sido objeto del contrato garantizado.
Garantía de estabilidad de la obra: Xxxxx al asegurado contra perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista en su obligación de responder por los deterioros que sufra la obra, en condiciones normales, como consecuencia xx xxxxxx y requisitos mínimos contratados.
Grados de consanguinidad: Los grados de consanguinidad entre dos personas se cuentan por el número de generaciones. Así, el nieto está en segundo (2) grado de consanguinidad con el abuelo, y dos primos hermanos están en cuarto (4) grado de consanguinidad entre sí.
Inhabilidad: Es el impedimento para obtener o ejercer un empleo u oficio.
Incompatibilidad: Es el impedimento o tacha legal para ejercer una función determinada, o para ejercer dos o mas cargos a la vez.
Obligaciones de medio: Son aquellas en donde el contratista ejecuta sus obligaciones con el máximo de diligencia y cuidado sin garantizar el resultado.
Obligaciones de resultado: Cuando el contratista con el cumplimiento de sus obligaciones garantiza el resultado indicado en el contrato.
Orden de compra: Es una solicitud y autorización escrita que emite la entidad compradora a un proveedor o contratista que sirve de instrumento para adquirir un bien a un precio convenido y que especifica los términos de pago y entrega, comprometiéndose el contratista a desarrollar actividades específicas de acuerdo a las necesidades del contratante.
Orden de servicio: Es una solicitud y autorización escrita que emite la entidad compradora a un proveedor o contratista que sirve de instrumento para adquirir un servicio a un precio convenido y que especifica los términos de pago y entrega, comprometiéndose el contratista a desarrollar actividades específicas de acuerdo a las necesidades del contratante.
Oferta mercantil: Es un acto jurídico unilateral, por medio del cual una persona llamada oferente, formula y comunica a otra llamada destinatario una propuesta de negocio jurídico, la cual debe contener los elementos esenciales de dicho negocio, y la que en el evento de ser aceptada configura el acuerdo de voluntades y por consiguiente el contrato.
Ordenador del gasto – Aprobador 2: Es la persona responsable de gestionar recursos financieros aprobados en el presupuesto y a quién explícitamente se le ha asignado esta función, quien para efectos del Sistema de Gestión Contractual se denominará Aprobador 2.
Ordenador del pago -Aprobador 1: Es el director, asistente de presidencia, subdirector, gerente, jefe o coordinador responsable de recibir el bien o servicio contratado y quien constata que cumple las condiciones estipuladas en la contratación y en consecuencia autoriza el pago, quien para efectos del Sistema de Gestión Contractual, se denominará Aprobador 1.
Otro sí: Documento que se anexa a un contrato cuando se requiere hacer una modificación al mismo. La modificación puede estar relacionada con su duración, su valor, fecha de iniciación y terminación, adiciones o sustracciones que varíen cualquier cláusula del contrato original.
Parentesco de consanguinidad: Es la relación o conexión que existe entre las personas que descienden de una misma raíz o tronco o que están unidas por vínculos de sangre.
Parentesco de afinidad: Es la que existe entre una persona que está o ha estado casada y los consanguíneos de su marido o mujer. La línea o grado de afinidad de una persona con un consanguíneo de su marido o mujer, se califica por la línea o grado de consanguinidad de dicho marido o mujer con el dicho consanguíneo. Así un varón está en primer grado de afinidad, en la línea recta con los hijos habidos por su mujer en anterior matrimonio; en segundo grado de afinidad, en línea transversal, con los hermanos legítimos de su mujer.
Parentesco civil: Es el que resulta de la adopción, mediante la cual la ley estima que el adoptante, su mujer y el adoptivo se encuentran entre si, respectivamente, en las relaciones de padre, de madre, de hijo. Este parentesco sigue, al igual que la afinidad, entre los parientes consanguíneos o adoptivos del adoptante.
Riesgo: Todo hecho o actuación que genere incertidumbre en el cumplimiento de las obligaciones de un contrato afectando los objetivos esperados por el contratante y que además tiene efecto patrimonial y/o institucional en los objetivos del negocio.
RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.
SECOP: Es el sistema Electrónico para la Contratación Pública, que entre otras funcionalidades permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales.
XXXXXX Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes -mediante el cual las entidades obligadas legalmente realizan reportes de información a la Contraloría General de la Republica.
Sistema de Gestión Contractual: Herramienta tecnológica que soporta el proceso de solicitud, elaboración y legalización de documentos contractuales que son solicitados al área de Asuntos Legales y Contratación por parte de las áreas usuarias y en el cual se realizan las aprobaciones y gestiones por parte de las personas facultadas para ello, dejando la trazabilidad de las operaciones y los documentos soportes. Las aprobaciones realizadas en el sistema incluyen, entre otras, las siguientes: aprobación de entregables y pagos, de solicitudes de elaboración y revisión de documentos contractuales, selección del proveedor.
Tipos documentales: Son los anexos que acompañan un documento de contratación para cumplir una acción.
Suspensión de un contrato: Es la interrupción temporal del objeto del contrato firmado o perfeccionado por las partes
Terminación anticipada o cancelación de un documento de contratación: Es la interrupción definitiva del objeto del contrato firmado o perfeccionado por las partes.
ERP: Es un sistema de información automatizado para la planeación de los recursos empresariales.
5. LINEAMIENTOS
5.1 DISPOSICIONES GENERALES EN LA CONTRATACIÓN
Se excluye de este manual las contrataciones laborales, los contratos de servicios públicos, las afiliaciones, las contrataciones de créditos y servicios bancarios, los impuestos, seguros adquiridos por la entidad, contribuciones de carácter legal y las gremiales. Así mismo, no serán aplicables los lineamientos de este Manual a aquellas contrataciones que se realicen exclusivamente con recursos de organismos de cooperación internacional, cuando éstos hayan exigido que las contrataciones se rijan por sus reglas.
En el evento que se requiera contratar con una empresa de servicios temporales, la consecución de propuestas, evaluación de las mismas y selección del contratista será responsabilidad de la Gerencia de Gestión Humana, quien podrá realizarla una vez al año. En este sentido, las áreas remitirán su solicitud a esta Gerencia para que realice el trámite de contratación respectivo.
La C.C.C. es una entidad privada sin ánimo de lucro, de naturaleza gremial, por lo tanto, su contratación se rige por las normas del derecho privado.
Se utilizará un documento de contratación cuando la cuantía del bien o servicio requerido sea mayor a (5) cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes, para cuantías menores no se utilizará un documento de contratación.
Específicamente pero no de manera exclusiva los siguientes conceptos no requieren elaboración de un documento de contratación:
Inscripción a seminarios.
Misiones.
Servicios aéreos.
Servicios de alimentación y menaje.
Servicios de transporte.
Servicios hoteleros.
Pruebas de selección de personal
Suministro de papelería y aseo.
Suscripción a revistas o cualquier otra publicación.
La entidad se abstendrá de contratar cuando no estén disponibles o garantizados los recursos.
Los tipos documentales podrán ser archivados en medios físicos o electrónicos.
La C.C.C. podrá aceptar propuestas económicas presentadas por medios electrónicos con el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Que sea enviada en formato pdf u otro que no permita su modificación.
Que pueda identificarse que el remitente del mensaje de datos tenga relación con la propuesta.
La elaboración, modificación, suspensión o terminación de los documentos de contratación elaborados por la CCC o por terceros serán tramitados y revisados a través del área de Asuntos Legales y Contratación.
Si al modificar un contrato se amplía la duración del mismo, deberá solicitarse la prórroga de la correspondiente garantía. El presupuesto y el valor total del contrato deberá estar sujeto a las autorizaciones establecidas en los estatutos.
Si un documento de contratación es suspendido, se debe notificar a la compañía de seguros enviando copia del acta de suspensión y el acta de reinicio para modificar la vigencia de la garantía.
Los contratos, convenios, órdenes de compra de bienes o servicios suscritos por parte de la CCC no requerirían ser objeto de liquidación una vez se hayan ejecutado las prestaciones a cargo de cada una de las partes y expirado el plazo contractual correspondiente, salvo en los siguientes casos en los cuales si se requerirá la liquidación del contrato o convenio:
Cuando expresamente se establezca en el documento contractual que se llevará a cabo el referido procedimiento de liquidación.
En aquellos casos en que la contraparte sea una entidad de naturaleza pública del orden nacional, departamental o municipal. y se haya realizado la entrega de recursos en dinero a la CCC.
El procedimiento que se debe realizar para efectos de la liquidación es el establecido en el Manual de Autorizaciones- punto. 1.5 Tesorería, acápite FONDOS. Lineamientos específicos en el cierre financiero y liquidación de convenio.
Cuando se celebren contratos o convenios en los cuales se establezca la obligación de liquidar los mismos, a la terminación de la vigencia de éstos, el área de Asuntos Legales y Contratación solicitará por escrito a la otra parte contratante que se inicien los trámites necesarios para su liquidación.
El área de Asuntos Legales y Contratación tramitará la solicitud, recepción y revisión de las garantías y constancias de pago asociadas a los documentos de contratación celebrados por la C.C.C.
Las vigencias de las garantías deben cubrir al menos la duración del contrato y cuatro meses más, de los cuales, un mes calendario contado a partir de la firma del contrato podrá ser destinado para el trámite de la garantía.
El monto total de una operación no podrá ser subdividido en varios documentos de contratación y que obvien los límites de autorización fijados en el manual de autorizaciones.
Los documentos de contratación en donde la Cámara actúe como contratista o contratante no tendrán el carácter de indefinido en tiempo, ni en productos o servicios.
El trámite de la firma ante el representante legal principal o suplente de la C.C.C. y el registro de la fecha de inicio en los contratos y convenios a la medida elaborados por la C.C.C. o terceros será realizado por el área de Asuntos Legales y Contratación.
Los ordenadores de gasto para aquellos contratos con fecha de terminación posterior al período presupuestal anual deberán presupuestar la parte correspondiente en la siguiente vigencia.
La Dirección de Gestión Integral deberá mantener pólizas de responsabilidad civil para las instalaciones de la C.C.C. con el fin de ampararse contra los accidentes que puedan sufrir los contratistas o visitantes en las diferentes dependencias de la entidad.
Todo documento de contratación podrá tener según su tipo y objeto:
Identificación completa del contratista (Nit, Nombre, dirección, teléfono)
Valor del contrato (servicio o bien a adquirir)
Tiempo estipulado para el desarrollo de la obra o recibo del bien
Fecha en la cual se iniciará el trabajo
Forma de pago
Descripción clara del objeto contractual del servicio o bien a recibir y obligaciones del contratista y contratante.
Causales de terminación.
Garantías en los casos en que aplique.
Todo servicio contratado con personas naturales cuya duración sea superior a 3 meses o aquellos que sean inferiores a 3 meses y el nivel de riesgo de lo contratado es de alto impacto, se deberá realizar por medio de un contrato a la medida.
En los casos en que se realice la vinculación de personas naturales bajo la modalidad de prestación de servicios y éstas deban permanecer en las instalaciones de la CCC en desarrollo del objeto contratado, el área de Asuntos Legales y Contratación deberá solicitar al área de Gestión Humana afiliarlos a la ARL.
El área de Asuntos Legales y Contratación verificará la afiliación y/o pago al sistema general de seguridad social en salud, en pensiones y ARL antes de la ejecución de los contratos solo en los siguientes casos:
En los documentos de contratación de prestación de servicios, de consultoría, asesoría y de obra mayores a 90 días celebrados con personas naturales o personas jurídicas que requieran manejo de personal a cargo del contratista para el cumplimiento del objeto contratado.
En aquellos casos cuando a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación el riesgo de solidaridad en la responsabilidad de la entidad sea alto.
En todo servicio contratado con personas naturales, con una duración superior a 3 meses se tendrán en cuenta las siguientes obligaciones de tipo legal que podrán ser incorporadas en las cláusulas de los documentos de contratación.
Los contratistas deben:
Acreditar la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, pensiones y ARL como trabajadores independientes y entregar fotocopia de la constancia de afiliación o constancia de pago del mes inmediatamente anterior al inicio del contrato.
Durante la vigencia del contrato deben efectuar las cotizaciones obligatorias como trabajadores independientes a los regímenes del sistema general de seguridad social en salud, pensiones y ARL con base en los ingresos del/los contrato(s) devengado(s) y entregar al ordenador del pago fotocopia(s) del/la la(s) constancia(s) de pago mensual por el período del contrato.
La base de cotización del sistema general de seguridad social en pensiones deberá ser la misma que la base de cotización del sistema de seguridad social en salud.
El ingreso base de cotización al sistema general de seguridad social en salud y pensiones en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
La base de cotización para los sistemas de salud y pensiones es del 40% del valor bruto del/los contrato(s) facturado(s) en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte que en salud y pensiones que debe efectuarse.
Los contratos o convenios que por su monto requieran ser autorizados por parte de la Comisión de la Mesa o la Junta Directiva, deberán ser presentados previamente por parte del área solicitante en el Comité de Contratación, el cual se reunirá mensualmente. El Comité de Contratación estará integrado por. El Director de Gestión Integral, la Secretaria General, el Gerente de Aseguramiento Corporativo y el Jefe de Asuntos Legales y Contratación.
Adicionalmente el Comité se reunirá, en los siguientes casos:
Cuando algún miembro del Comité de Contratación estime necesario someter un proceso de selección al conocimiento del Comité.
Cuando por la naturaleza de la contratación o el objeto a contratar se estime que puede representar un riesgo para la entidad.
Para examinar los casos en que se vaya a hacer uso de la figura de la urgencia excepcional definida en el manual de contratación (Numeral 5.5.2)
El comité tendrá las siguientes funciones:
Asesorar a la Presidencia y directivos en relación con los procesos contractuales, orientándolos sobre los criterios mínimos que deberán seguirse para garantizar la calidad, objetividad y transparencia de la contratación en general.
Formular recomendaciones con relación a la adopción de lineamientos y procedimientos de contratación y proveedores de la entidad.
Revisar y emitir recomendaciones sobre las invitaciones a cotizar, la evaluación técnica, jurídica y económica de las propuestas y los criterios de selección adoptados
Realizar recomendaciones a las propuestas de adjudicación de los procesos de selección de contratistas.
Realizar las recomendaciones a que haya lugar en relación con el cumplimiento del código de ética y buen gobierno frente a la contratación de la entidad.
Los ordenadores de gasto – Aprobadores 1, deben:
Solicitar al contratista la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones previo a la elaboración del contrato, sea cual fuere el documento de contratación que se suscriba. Para tal fin, deben solicitar fotocopias de las afiliaciones o certificaciones cuando se trate de personas naturales que no han cotizado como trabajadores independientes.
En caso de estar cotizando como trabajadores independientes, deben solicitar fotocopias de la constancia de pago del mes inmediatamente anterior a la firma del documento de contratación.
Estos documentos han sido definidos tipos documentales y deben remitirse al área de Asuntos Legales y Contratación, anexos a la solicitud de elaboración / revisión de documento contractual como condición para la elaboración del contrato.
Los ordenadores de pago - Aprobadores 2 deben:
Solicitar al contratista, durante la ejecución del contrato, que adjunte a la factura o cuenta de cobro copia de las constancias de pago al SGSS del período facturado.
El área de Asuntos Legales y Contratación debe:
Incorporar en las cláusulas del documento de contratación las obligaciones del contratista y la C.C.C.
Verificar en cada pago el aporte al SGSS de aquellos documentos de contratación que así lo requieran.
En el evento en que no acredite el pago al SGSS o que éste se haya efectuado por debajo del ingreso base de cotización, solicitará al contratista el cumplimiento de esta obligación.
Excepciones en la acreditación de la afiliación y pagos al sistema general de seguridad social en los siguientes casos:
El contratista no está obligado a cotizar en pensión si es pensionado o si se encuentra en trámite de pensión y si acredita tal condición mediante copia de la resolución o documento que acredite tal condición. Este documento será un tipo documental requerido para la elaboración del documento de contratación.
Cuando el contratista perciba ingresos mensuales inferiores o iguales a (1) S.M.M.L.V por el valor del contrato, no está obligado a cotizar al sistema de seguridad social pensiones.
El área de Asuntos Legales y Contratación deberá efectuar el reporte a los correspondientes organismos estatales de los documentos de contratación perfeccionados según la normatividad aplicable, dentro de los plazos definidos.
El área de Asuntos legales y Contratación deberá realizar dentro de los tres primeros meses de cada año, el proceso de renovación de las COM – reservas presupuestales en el ERP-, correspondientes a los documentos contractuales que pasan de una vigencia a otra.
5.2 RIESGOS
5.2.1 DERIVADO EN LA CELEBRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CONTRATACIÓN
Todo documento de contratación lleva inherente un riesgo y el principal es el incumplimiento por parte del contratista, y que puede tener consecuencias patrimoniales y/o institucionales en los objetivos del negocio del contratante; este riesgo se divide en las siguientes categorías:
Riesgo de incumplimiento de las obligaciones: Consiste en la inobservancia total o parcial de las obligaciones contenidas en el contrato o derivadas del mismo.
Riesgo de responsabilidad civil extracontractual: Es aquél relacionado con los posibles daños o perjuicios causados a terceros en el cumplimiento del contrato.
Riesgo de inestabilidad de la obra: Relacionados con las eventuales fallas de calidad de la obra o el bien, derivados en diseños, materiales y procesos constructivos.
Riesgo de falta de pago salarios y prestaciones sociales: Está relacionado con las eventuales responsabilidades de solidaridad frente a terceros empleados por el contratista.
Riesgo de mal manejo e incorrecta inversión del anticipo: Es la mala utilización de los recursos destinados a la aplicación del contrato que han sido recibidos de manera anticipada por el contratista.
Riesgo de mala calidad del bien y de incorrecto funcionamiento de los equipos: Es aquel relacionado con el cumplimiento de las especificaciones técnicas o la funcionalidad de los bienes requeridos.
5.2.2 DEFINICIÓN DEL NIVEL DE RIESGO EN FUNCIÓN DE LA NATURALEZA DE LA
CONTRATACIÓN
Nivel de riesgo |
Características principales del riesgo |
Naturaleza de la contratación |
Documentos de contratación |
Mecanismos que generan condiciones de cumplimiento de las obligaciones |
I. De alto impacto |
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1. Contratos a la medida elaborados por la C.C.C o por terceros |
Garantías expedidas por las compañías de seguros y/o entidades financieras en los casos que aplique. |
Cláusulas adicionales que podrá tener el documento de contratación:
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II. De bajo impacto |
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2. Orden de compra.
3. Orden de servicio |
Para los casos que se requieran según criterio del ordenador del gasto - aprobador 2 se solicitarán garantías; cuando se pacte anticipo siempre se exigirá póliza de buen manejo del anticipo. |
Cláusulas adicionales que podrá tener el documento de contratación:
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5.3 DOCUMENTOS DE CONTRATACIÓN, CRITERIOS PARA SU USO Y AUTORIZACIONES
5.3.1 LA CÁMARA COMO CONTRATANTE
Dependiendo del nivel de riesgo y objeto del contrato, la C.C.C. utilizará en sus procesos de contratación uno de los siguientes documentos de contratación:
ORDEN DE SERVICIO (OS / OSF):
Características:
El nivel del riesgo del objeto contratado es de bajo impacto.
Asociado a servicios que se encuentran fácilmente en el medio y en consecuencia el nivel de riesgo de contratación es de bajo impacto.
El incumplimiento del objeto de lo contratado no implica alto riesgo financiero, de seguridad, de servicio, de personas, procesos o imagen.
Pago contra entrega preferiblemente, pero pueden pactarse condiciones especiales como entregas parciales, garantías y anticipos.
Las actividades contratadas no comprometen en mayor grado la seguridad de equipos, personas, procesos o imagen de la entidad.
El servicio no deberá presentar una continuidad superior a tres meses cuando es contratado con personas naturales.
A continuación, se describen para este documento de contratación los responsables en la contratación según los servicios que la C.C.C. regularmente contrata:
Servicios a los que aplica |
Quién contrata |
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Director(a) de Servicios para los Negocios l para cuantías menores o iguales 20 S.M.M.L.V. y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V. es el Director y/o Secretaria general según su relación con el tema. Para cuantías superiores a 70 SMMLV, la Gerencia de Comunicaciones tramitará las respectivas autorizaciones. |
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Jefe de servicios administrativos para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V es el Director de Gestión Integral. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Jefe de servicios administrativos tramitará las respectivas autorizaciones. |
|
Jefe de servicios administrativos para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V es el Director y/o Secretaria general según su relación con el tema. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Coordinador de logística remitirá las respectivas autorizaciones. |
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Gerente de Gestión Humana para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V es el Director de Gestión Integral. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Director, gerente relacionado con el objeto de la orden de servicios tramitará las respectivas autorizaciones. |
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Director y/o Secretaria general según su relación con el tema. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V, el Director, gerente relacionado con el objeto de la orden de servicios tramitará las respectivas autorizaciones. |
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Secretaria general. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., requiere las respectivas autorizaciones. |
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Coordinador de Sedes para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y a partir de cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V hasta 70 S.M.M.L.V es el Director y/o Secretaria general según su relación con el tema Coordinador de Sedes tramitarán las respectivas autorizaciones.
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ORDEN DE COMPRA (OC / OCF):
Características:
El nivel del riesgo del objeto contratado es de bajo impacto.
Asociado a bienes que se encuentran fácilmente en el medio y en consecuencia el nivel de riesgo de contratación es de bajo impacto.
El bien de compra es tangible y/o es inventariable.
Genera entrada xx xxxxxxx, acta de recibo y/o genera registro en el sistema de activos.
Pago contra entrega preferiblemente, pero pueden pactarse condiciones especiales como entregas parciales, garantías y anticipos.
El incumplimiento del objeto del contrato no implica un alto riesgo financiero, de seguridad, de procesos o de imagen para la Cámara.
A continuación, se describen para este documento de contratación los responsables en la contratación según los bienes que la Cámara regularmente adquiere:
Bienes a los que aplica |
Quién contrata |
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Director de Gestión Integral para cuantías menores a 50 S.M.M.L.V. Presidente Ejecutivo para cuantías mayores o iguales a 50 S.M.M.L.V. con las respectivas autorizaciones si se requieren. / Tramita el Gerente de Tecnología y Procesos |
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Director de Gestión Integral para cuantías menores a 50 S.M.M.L.V. Presidente Ejecutivo para cuantías mayores o iguales a 50 S.M.M.L.V. con las respectivas autorizaciones si se requieren. / Tramita Jefe de Servicios Administrativos.
Jefe de Servicios Administrativos para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V es el Director de Gestión Integral. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Jefe de Servicios Administrativos tramitará las respectivas autorizaciones.
Jefe de Servicios Administrativos para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y para cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V es el Director y/o Secretaria general según su relación con el tema. Los directores de departamento y gerentes para elementos de no-stock asociados a programas y proyectos tramitarán las respectivas autorizaciones. |
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Coordinador de Sedes para cuantías menores o iguales a 20 S.M.M.L.V y a partir de cuantías superiores a 20 S.M.M.L.V hasta 70 S.M.M.L.V es el Director según su relación con el tema. Los coordinadores de Sedes tramitarán las respectivas autorizaciones. |
CONTRATO A LA MEDIDA Y CONVENIOS ELABORADOS POR LA C.C.C O TERCEROS
Características:
El nivel de riesgo del objeto contratado es de alto impacto.
El objeto de lo contratado no está claramente definido y en consecuencia obliga a que sea analizado jurídicamente para cada caso en especial las cláusulas específicas para determinar las responsabilidades y obligaciones de ambas partes en la relación contractual y que no están contenidas en los otros contratos.
De acuerdo con la naturaleza de lo contratado permite pactar condiciones especiales como anticipos, garantías, entregas parciales.
El incumplimiento del objeto de lo contratado implica alto riesgo financiero, de seguridad, de servicio, de personas, procesos o imagen para la C.C.C.
A continuación, se enuncian para este documento de contratación los responsables en la contratación según los bienes y/ o servicios que la Cámara regularmente contrata:
Servicios o bienes a los que aplica |
Quién contrata |
Contratos de compraventa de bienes inmuebles. |
Presidente Ejecutivo. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V. requiere la respectiva autorización. / Tramita Director de Gestión Integral. |
|
Director de Gestión Integral para cuantías menores a 50 S.M.M.L.V. Presidente Ejecutivo para cuantías iguales o mayores a 50 S.M.M.L.V. con las respectivas autorizaciones, si se requieren. / Tramita Director de Gestión Integral o en su ausencia o por delegación los gerentes.
|
Servicios de asesoría en imagen institucional a la Cámara. |
Presidente Ejecutivo, en su ausencia cualquier representante legal suplente. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Gerente de Comunicaciones tramitará las respectivas autorizaciones si se requieren.
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|
Presidente Ejecutivo. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., el Director Económico y de Planeación tramitará las respectivas autorizaciones si se requieren. |
Servicios profesionales de consultoría o asesoría en proyectos, o temas corporativos, asesoría jurídica, o temas muy especializados. |
Representante legal principal o suplentes relacionado con el tema hasta 70 S.M.M.L.V. / Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V., los directores y gerentes relacionados con el objeto del contrato tramitarán las respectivas autorizaciones |
Convenios de cooperación, de colaboración, de asociación, interinstitucionales |
Presidente Ejecutivo o representantes legales suplentes. Para cuantías superiores a 70 S.M.M.L.V. se tramitarán las respectivas autorizaciones. / Tramita los directores y gerentes relacionados con el objeto del convenio. |
5.3.2 LA CÁMARA COMO CONTRATISTA
Características:
Asociado a actividades repetitivas o de uso periódico que corresponden al objeto social de la C.C.C.
Posee cláusulas previamente establecidas para vender servicios en los cuales se cubren los riesgos de la actividad que la Cámara regularmente maneja.
Pueden pactarse un anticipo y su forma de pago puede ser en varias cuotas.
Permite pactar entre las partes: garantías y/o entregas parciales.
Los criterios que determinan la utilización de este documento de contratación son:
El servicio solicitado obedece al desarrollo de las funciones establecidas para las Cámaras de Comercio.
El servicio a prestar genera ingresos para la Cámara.
Servicios a los que aplica |
Quién contrata. |
|
Director de Gestión Integral para cuantías menores a 50 S.M.M.L.V. Presidente Ejecutivo para cuantías iguales o mayores a 50 S.M.M.L.V. con las respectivas autorizaciones si se requieren. / / Xxxxxxx el gerente o asesor empresarial de esta dirección relacionado con el objeto de contrato. |
5.4 GARANTÍAS
5.4.1 TIPOS DE GARANTÍAS PARA LOS DIFERENTES RIESGOS
Se sugiere solicitar las garantías que se describen a continuación observando las reglas correspondientes, salvo que se indique expresamente que la garantía es de carácter obligatoria, en cuyo caso deberá ser constituida en debida forma:
Garantía de manejo y correcta inversión del anticipo: El valor xxx xxxxxx de anticipo o pago anticipado deberá ser equivalente al cien (100%) del monto que el contratista reciba para la ejecución del mismo, con una vigencia que cubra la duración del contrato y cuatro meses más. Obligatoria en todos los casos que se entregue una suma de dinero a título de anticipo.
Garantía de cumplimiento: El valor xxx xxxxxx no será inferior al 20% del valor del contrato con una vigencia que cubra la duración del contrato y cuatro meses más.
Garantía de salarios y prestaciones sociales: El valor xxx xxxxxx no será inferior al diez (10%) del valor del contrato y deberá extenderse por el término de la vigencia del contrato y tres años más. Obligatoria en los contratos de obra en los cuales, de acuerdo con el contrato, el contratista emplee terceras personas en la obra para el cumplimiento de sus obligaciones
Garantía de estabilidad de obra: El valor de los amparos no será inferior al veinte (20%) del valor del contrato y a partir del acta de recibo o finalización del contrato y dos años más. Obligatoria en todos los casos en que se construya una obra a favor de la entidad.
Garantía de correcto funcionamiento de los equipos: El valor de los amparos no será inferior al veinte (20%) del valor del contrato y a partir de la fecha del recibo del bien y dos años.
Garantía de calidad del bien o servicio: El valor de los amparos será cuando menos del veinte (20%) del valor del contrato y a partir de la fecha del recibo del bien y dos años más.
Seguro de responsabilidad civil extracontractual: El valor xxx xxxxxx será del veinte (20%) del valor del contrato y cuatro meses más a partir del acta de recibo. Obligatoria en los contratos de obra.
Excepcionalmente se podrá disminuir el valor de estos porcentajes y tiempo de cobertura en la proporción que estime conveniente previa autorización del Jefe de Asuntos Legales y Contratación.
5.4.2 CRITERIOS GENERALES PARA LA SOLICITUD DE GARANTIAS A LOS CONTRATISTAS
Para riesgos de alto impacto: En los contratos por la categoría del riesgo y por su objeto, se recomienda solicitar las siguientes garantías:
Cumplimiento de las obligaciones: En todos los contratos a la medida, se recomienda solicitar al contratista una garantía de cumplimiento, excepto en los siguientes casos:
Cuando se trate de convenios.
Cuando se trate de contratos celebrados con entidades en donde la C.C.C. tenga participación patrimonial.
Cuando se pueda demostrar que el riesgo de incumplimiento es bajo.
Responsabilidad civil extracontractual: En los contratos de obra, es obligación solicitar al contratista un seguro de responsabilidad civil extracontractual.
Pago de salarios y prestaciones sociales: En los contratos de obra en los cuales, de acuerdo con el contrato, el contratista emplee terceras personas en la obra para el cumplimiento de sus obligaciones es obligación solicitar la garantía de salarios y prestaciones sociales; y en los demás contratos vía excepcional a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación.
Estabilidad de la obra: En los contratos cuyas obligaciones correspondan a la construcción de una obra, es obligación solicitar al contratista una garantía de estabilidad.
Calidad del bien o servicio: En aquellos contratos que correspondan a la compra y/o elaboración y entrega de un bien tangible, en donde se pacten condiciones de calidad y/o especificaciones técnicas y en los demás contratos vía excepcional a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación.
Para riesgos de bajo impacto:
Para las órdenes de compra y órdenes de servicio el ordenador del gasto - aprobador 2, su delegado o el área de Asuntos Legales y Contratación solicitará las garantías que considere necesarias para cubrir los riesgos que puedan presentarse. En este evento podrá prescindirse de las garantías cuando se considere que existen riesgos de bajo impacto.
Para riesgos de impacto alto y bajo:
Para los contratos a la medida, orden de compra y orden de servicio en cuya forma de pago se pacte anticipo, es obligación solicitar al contratista una póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo.
Excepciones:
En los contratos de medio no es necesario exigir ningún tipo de garantía a excepción de la de buen manejo y correcta inversión del anticipo, en aquellos casos en que se pacte un anticipo en la forma de pago.
En los documentos de contratación cuyo objeto sea la compra de bienes muebles y que el contratista otorgue una garantía por parte del fabricante, no requerirá garantía de calidad del bien o correcto funcionamiento de los equipos.
5.4.3 GARANTIAS DE ACUERDO CON EL DOCUMENTO DE CONTRATACIÓN
Garantía |
% Asegurado |
Vigencia |
Criterios para solicitarla |
|
Contratos |
Órdenes de compra / Ordenes de servicio |
|||
Buen manejo y correcta inversión del anticipo |
100%, el valor total del anticipo no será mayor del 40% del valor del contrato |
Duración del contrato más 4 meses |
Obligatoria para todos los documentos de contratación en donde se pacte el anticipo, excepto en aquellos casos en los cuales las compañías de seguros se abstengan de expedirlas. |
|
Cumplimiento |
Mínimo el 20% del valor del contrato |
Duración del contrato más 4 meses |
en todos los contratos, excepto en los siguientes casos:
Cuando se trate de convenios. Cuando se trate de contratos celebrados con entidades en donde la C.C.C. tenga participación patrimonial Cuando a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación considere que el riesgo de incumplimiento es bajo |
Para los casos que se requieran a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación. |
Estabilidad de la obra |
Mínimo el 20% del valor del contrato |
2 años a partir del acta de recibo o de finalización |
Obligatoria en todos los contratos cuyas obligaciones correspondan a la construcción de una obra |
|
Salarios y prestaciones sociales |
Mínimo el 10% del valor del contrato |
Duración del contrato más 3 años |
Obligatoria en los contratos de obra en donde el contratista emplee terceras personas en la obra, para el cumplimiento de sus obligaciones; Y en los demás casos vía excepcional a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación |
|
Responsabilidad civil extracontractual |
20% del valor del contrato |
4 meses a partir del acta de recibo o de finalización. |
Obligatoria en los contratos de obra |
|
Calidad del bien o servicio |
Mínimo el 20% del valor del contrato |
2 años a partir del acta de recibo o de finalización |
en aquellos contratos que correspondan a la elaboración y entrega de un bien tangible, en donde se pacten condiciones de calidad y/o especificaciones técnicas y en los demás contratos vía excepcional a juicio del área de Asuntos Legales y Contratación |
|
5.4.4 CASOS EN QUE NO SE EXIGE LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS
En la celebración de los siguientes contratos se podrá prescindir de la exigencia de garantías, teniendo en cuenta el objeto del contrato o por tratarse de riesgos restringidos (rr) o prohibidos (rp), según lo contemplan las compañías de seguros quienes se reservan el derecho de expedirlas:
Contratos de suministro de equipos de computación/programas de software (rr).
Contratos de carpintería metálica y xx xxxxxx (rr)
Contratos de impermeabilización. (rr)
Contratos de pintura. (rr)
Contratos a realizarse en el exterior. (rr)
Garantía de pago de salarios y prestaciones sociales para empresas de servicios temporales. (rr)
Contratos cuya ubicación sea de difícil acceso lo que dificulta el envió de los materiales de construcción. (rr)
Contratos desarrollados por Cooperativas y Precooperativa. (rr)
Contratos de reforestación. (rr)
Garantías con amparos superiores a 5 años. (rp)
Garantías para contratos de arrendamiento de espacio de radio y televisión (rp)
Contratos de arrendamiento (rr)
Garantía que incluyen el restablecimiento de sumas aseguradas (rp)
Contratos de forward (rp)
Garantía de pago (rp)
Garantía de pago de multas (rp)
5.5 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA INICIAR CUALQUIER PROCESO DE CONTRATACIÓN
5.5.1 INVITACIÓN A COTIZAR
Este documento se podrá utilizar para aquellas contrataciones que, por sus condiciones específicas o características especiales, en el producto o servicio a contratar la C.C.C. estime conveniente.
Se tramita con el fin de que todos los proveedores invitados a cotizar tengan los mismos criterios y las cotizaciones que se reciban puedan ser comparables.
La “invitación a cotizar” puede tener los siguientes elementos:
Fecha de emisión de la invitación.
Fecha máxima para presentar cotizaciones.
Nombre del oferente y persona de contacto para aclarar detalles de la cotización.
Teléfonos de contacto.
Detalle o descripción breve del trabajo a realizar.
Forma como debe presentar la cotización y medio por el cual debe remitirla.
Detalles del procedimiento de selección que se utilizará.
Información financiera que se exigirá a la firma seleccionada.
5.5.2 PROPUESTAS ECONÓMICAS O COTIZACIONES DEL CONTRATISTA
En la propuesta económica debe estar identificado el remitente y/o el responsable de la misma.
Si varias personas (naturales o jurídicas) confluyen al tiempo para presentar la cotización y sus términos son similares, la C.C.C. tendrá la posibilidad de escoger aquel que mejores garantías le ofrezca, pudiendo también contratar con más de un (1) contratista si la combinación de los dos (2) contratos favorece a la Cámara técnica y/o económicamente.
Criterios para solicitar cotizaciones:
De acuerdo con las cuantías estimadas a contratar, se solicitarán cotizaciones así:
Cuantía a contratar |
Cantidad de Cotizaciones recomendadas |
Menores o iguales a 5 SMMLV |
No se requieren cotizaciones |
Mayores a 5 SMMLV y menores o iguales a 20 SMMLV |
2 Cotizaciones |
Mayores a 20 SMMLV |
3 Cotizaciones |
Excepciones:
Casos en donde sin importar la cuantía se requiere solo una (1) propuesta comercial en cada contrato:
En contratos intuitu personae. En estos casos el área solicitante deberá indicar las condiciones, conocimientos o experticia del contratista, que soportan el motivo de la contratación.
Aquellos casos de monopolio o donde hay solo un proveedor.
Casos imprevisibles y de urgencia excepcional.
Proveedores que, por sus condiciones técnicas, logísticas o de infraestructura se ajusten a las necesidades del servicio requerido.
Vinculaciones publicitarias.
Publicidad y propaganda en medios de comunicación.
Casos en donde no es necesario tramitar propuestas económicas:
En todos los convenios
Contratos que por la naturaleza de los servicios a contratar sean de ejecución sucesiva e intuitu personae
Proveedores y contratistas que pertenecen al registro de proveedores y para los cuales la entidad ha establecido o convenido previamente una tarifa fija.
SOLICITUD DE ELABORACION / REVISION DE DOCUMENTO CONTRACTUAL
Para solicitar al área de Asuntos Legales y Contratación la elaboración o modificación de un documento de contratación, el área solicitante realizará la respectiva solicitud mediante el Sistema de Gestión Contractual, surtiendo el respectivo proceso de aprobación en el sistema por parte del ordenador del pago – aprobador 1, como por el ordenador del gasto – aprobador 2”. En aquellos casos en que por no disponibilidad de la herramienta no sea posible realizar el proceso haciendo uso de la herramienta, podrá realizarse de forma manual y posteriormente ingresar la solicitud al sistema para efectos de trazabilidad.
En la solicitud de elaboración o revisión de documentos contractuales el área solicitante deberá incluir a través del Sistema de Gestión Contractual, la necesidad o justificación de la contratación que se pretende realizar.
Esta solicitud servirá al área de Asuntos Legales y Contratación como guía para la elaboración del documento de contratación.
Solo se requiere tramitar el criterio de selección para aquellos contratos que necesiten más de una cotización.
Para efectos de la elaboración de los criterios de selección, entre otras, se podrán tener en cuenta las siguientes variables:
Precio
Experiencia (Vgr. Antigüedad, referencias comerciales, etc.)
Calidad del bien o servicio (Cuando proceda)
Capacidad financiera (Cuando proceda)
Para efectos de la elaboración de los criterios de selección, se deberán tener en cuenta de forma obligatoria las siguientes variables:
Renovación oportuna de la matricula mercantil o inscripción de sociedades civiles o Entidades sin Ánimo de Xxxxx, es decir a más tardar el 31 xx xxxxx del año correspondiente o la fecha que legalmente se determine.
Afiliado a la Cámara de Comercio de Cali.
Si uno solo de los proveedores está inscrito en el registro público, se debe evaluar y calificar los dos anteriores criterios obligatorios. No aplica la calificación de los criterios si ninguno de los proveedores a evaluar está inscrito en el registro público.
5.5.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
En los contratos a la medida, el ordenador del gasto - aprobador 2 debe tramitar internamente el certificado de existencia y representación legal, siempre y cuando sean personas jurídicas o naturales no inscritas en el registro mercantil y EPSAL.
La fecha de expedición del certificado será inferior o igual a la fecha de inicio del contrato.
5.5.5 FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÒN
Anexar fotocopia del documento de identificación para todo contrato a la medida elaborado por la C.C.C o terceros cuando el contratista es persona natural, no inscrito en el registro mercantil o entidad competente y es la primera que contrata con la CCC
5.5.6 FOTOCOPIA DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO
Solicitar fotocopia del Registro Único Tributario (RUT), para todo contrato a la medida elaborado por la C.C.C o terceros cuando es por primera vez que contrata con la entidad.
5.6 DOCUMENTOS SOPORTE Y FLUJO DE DOCUMENTOS
5.6.1 ORDEN DE SERVICIOS (OS / OSF)
Toda orden de servicio tendrá una numeración que asignará automáticamente el sistema de información financiero.
Toda orden de servicio se tramitará en original y una (1) copia que se distribuyen así:
Original para el área de archivo y correspondencia.
Copia para el contratista
Los tipos documentales requeridos para la elaboración de la orden de servicio son los siguientes:
Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual.
Criterio de selección indicando el proveedor seleccionado, cuando proceda.
Propuestas económicas o cotizaciones del/los proveedores.
Fotocopias de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones si el contratista es persona natural y no está afiliado al sistema general de seguridad social.
Fotocopias de los pagos al sistema general de seguridad social en salud y pensiones, del mes inmediatamente anterior a la firma del documento de contratación, si el contratista es persona natural y está afiliado al sistema general de seguridad social.
Resolución de pensionado, si el documento de contratación es con persona natural pensionada.
El área de Asuntos Legales y Contratación:
Enviará el original de la orden de servicio al área de archivo y correspondencia con los tipos documentales definidos.
Anulará en el sistema de información ERP el número de la orden no perfeccionada o no firmada por las partes y enviará al área de archivo el original y la copia con un documento remisorio.
5.6.2 ORDEN DE COMPRA (OC / OCF):
Toda orden de compra tendrá una numeración que asignará automáticamente el sistema de información financiero.
Toda orden de compra se tramitará en original y una (1) copia que se distribuyen así:
Original para el área de archivo y correspondencia.
Copia para el contratista
Los tipos documentales requeridos para la elaboración de la orden de compra son los siguientes:
Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual.
Criterio de selección indicando el proveedor seleccionado, cuando proceda.
Propuestas económicas o cotizaciones del/los contratistas.
El área de Asuntos Legales y Contratación:
Enviará el original de la orden de compra al área de archivo y correspondencia con los tipos documentales definidos.
Anulará en el sistema de información ERP el número de la orden no perfeccionada o no firmada por las partes y enviará al área de archivo el original.
5.6.3 CONTRATO A LA MEDIDA:
Todo contrato a la media elaborado por la C.C.C o terceros se tramitará en original y copia, en documento numerado y previo análisis y revisión del área de Asuntos Legales y Contratación.
Los tipos documentales requeridos para solicitar la elaboración de un contrato a la medida al área de Asuntos Legales y Contratación son los siguientes:
Propuestas económicas o cotizaciones del/los contratistas.
Criterio de selección indicando el contratista seleccionado; solo si por el valor a contratar se requiere más de una cotización.
Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente. cuando es una persona jurídica que no está obligada legalmente a estar inscrita en el registro mercantil, sociedades civiles, o de entidades sin ánimo de lucro.
Fotocopia del documento de identificación cuando es persona natural no inscrita en el registro mercantil y es primera vez que contrata con la CCC
Fotocopia de inscripción en el RUT cuando es la primera vez que se contrata.
Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual a través del Sistema de Gestión Contractual dirigido al área de Asuntos Legales y Contratación aprobado por el ordenador del gasto - aprobador 2 o por quien este delegue según el manual de autorizaciones.
Fotocopia de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones si el contratista es persona natural y no está afiliado al sistema general de seguridad social.
Fotocopia del pago al sistema general de seguridad social en salud y pensiones, del mes inmediatamente anterior a la firma del contrato, si el contratista es persona natural y está afiliado al sistema general de seguridad social.
Resolución de pensionado, si el contrato es con persona natural pensionada.
El consecutivo de la numeración será asignado por el área de Asuntos Legales y Contratación, cuando el contrato lo elabore la C.C.C.
El área de Asuntos Legales y Contratación:
Enviará el original del contrato al contratista para su legalización (firma y trámite de las garantías solicitadas).
A la entrega del contrato por parte del contratista verificará que los documentos solicitados en el contrato hayan sido tramitados:
Contrato firmado por el contratista.
Entrega de garantías verificando la cobertura, valor, firma del tomador y recibo de pago de la garantía.
Tramitará la firma de los testigos.
Tramitará la firma del Presidente Ejecutivo o representante legal suplente.
Anulará el presupuesto en el sistema de información ERP y el número asignado al borrador del contrato, cuando las partes desistan en suscribirlo. El contrato anulado será enviado al Área de Archivo con un documento indicando el motivo de la anulación.
5.6.4 CONTRATO PROFORMA ELABORADO POR LA C.C.C.:
Es utilizado en operaciones de venta.
Para su elaboración se deberá adjuntar los respectivos términos de referencia.
Todo “Contrato Proforma” se tramitará en documento prenumerado en original y copia.
Es responsabilidad de la dirección o área solicitante:
El director solicitante deberá hacer firmar del contratante y posteriormente firmarán como testigos el director, gerente o delegado.
Entregar oportunamente el contrato con sus tipos documentales el área de Asuntos Legales y Contratación para el trámite de la firma ante el representante legal y radicación de la fecha de inicio en el contrato.
Solicitar oportunamente a el área de Asuntos Legales y Contratación la anulación del número del contrato proforma borrador no suscrito por las partes y enviar el original y copia al Área de Archivo con un documento remisorio indicando la causal de anulación.
Hacer la supervisión e interventoría.
Es responsabilidad del área de Asuntos Legales y Contratación:
Una vez haya recibido el contrato firmado por el contratante y con sus tipos documentales deberá:
Verificar que los tipos documentales que soportan la contratación estén completos.
Hacer firmar los contratos de la otra parte del acuerdo y del representante legal de la CCC.
Asignar en los contratos la fecha de iniciación o de firma.
Ingresar en el registro de contratos la fecha de iniciación y de firma.
Enviar oportunamente el original del contrato al área de archivo y correspondencia a través de un documento remisorio, con los tipos documentales definidos y la copia al Área Solicitante.
5.7 DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DE CONTRATACIÓN
PARA CONTRATOS A LA MEDIDA Y CONVENIOS:
Orden en el archivo |
Tipos documentales |
Necesidad del documento |
1 |
Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual |
Cuando la CCC elabora el documento de contratación |
2 |
Propuesta(s) económica(s) o cotización(es) del contratista. |
Según criterio definido para solicitar cotizaciones. |
3 |
Certificado de existencia y representación legal. |
Si es persona jurídica o persona natural inscrita en el registro mercantil o entidad competente. |
4 |
Fotocopia del documento de identificación. |
Si es persona natural no inscrita en el registro mercantil y es primera vez que contrata con la C.C.C. |
5 |
Original del contrato o convenio, cuando es elaborado por la C.C.C.
Original o copia del contrato o convenio cuando es elaborado por el tercero.
|
Siempre. |
6 |
Garantías entregadas por el contratista. Constancia de pago de la garantía. |
Si el contrato lo solicita. |
7 |
Fotocopias de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones |
Solo aplica para contratos suscritos con personas naturales cuya duración sea mayor a tres (3) meses en donde el contratista no esté afiliado al sistema general de seguridad social. |
Fotocopia de las constancias de pago al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones del mes inmediatamente anterior a la firma del contrato y en los meses correspondientes al período del contrato. |
Solo aplica para contratos suscritos con personas naturales cuya duración sea mayor a tres (3) meses en donde el contratista no esté afiliado al sistema general de seguridad social. |
|
Resolución de pensionado |
Solo aplica, para contratos suscritos con persona natural pensionada. |
|
8 |
Extracto de acta de junta directiva o comisión de la mesa |
Si el contrato requiere autorización de la Junta _Directiva o Comisión de la Mesa |
9 |
Actas: de iniciación, de recibo, parcial, de modificación, de recibo del bien o servicio y de liquidación. |
Si el contrato o convenio lo solicita. |
10 |
Informes de avance, entrada xx xxxxxxx, informe definitivo o documento de aceptación final del trabajo. Estos documentos deberán contener la fecha en que son emitidos. |
Si el contrato o convenio lo solicita. |
El área de archivo deberá:
Recibir y revisar los tipos documentales requeridos en los contratos a la medida y convenios originales, según documento remisorio enviado por El área de Asuntos Legales y Contratación.
Llevar controles de custodia y consulta de los documentos de contratación.
Ingresar en sus registros la fecha de recibido.
PARA ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIO:
Orden en el archivo |
Tipos documentales |
Necesidad del documento |
1 |
Solicitud de elaboración / revisión de documento contractual.
|
Cuando la C.C.C. elabora el documento de contratación. |
2 |
Propuesta(s) económica(s) o cotización(es) del contratista. |
Según criterio definido para solicitar cotizaciones.
|
3 |
Original de la orden de compra u orden de servicio suscrita |
Siempre |
4 |
Garantías entregadas por el contratista. |
Si la orden lo solicita. |
Constancia de pago de pago de la garantía. |
Si la orden requiere garantías. |
|
5 |
Extracto de acta de junta directiva o comisión de la mesa |
Si la orden requiere autorización de la junta directiva o comisión de la mesa |
6 |
Actas: de iniciación, de recibo, parcial, de modificación, de recibo del bien o servicio y de liquidación. |
Si la orden lo solicita. |
7 |
Informes de avance, entrada xx xxxxxxx, informe definitivo o documento de aceptación final del trabajo. Estos documentos deberán contener la fecha en que son emitidos. |
Si la orden lo solicita |
5.8 PAGOS QUE SE ORIGINAN POR UN DOCUMENTO DE CONTRATACIÓN.
El pago se efectuará según los términos pactados por las partes que consten por escrito en el documento de contratación. A continuación, se indican los requisitos mínimos por parte de la C.C.C.:
5.8.1 DERIVADO DE LAS OBLIGACIONES DEL DOCUMENTO DE CONTRATACIÓN
A continuación, se indican los requisitos mínimos por parte de la C.C.C.:
Para contratos de prestación de servicios, de consultoría y de arrendamientos, el recibo a satisfacción se entiende con la autorización del documento de cobro por parte del ordenador del pago.
Para contratos de compraventa, suministro, obras y edición; el recibo a satisfacción se entiende con la autorización del documento de cobro por parte del ordenador del pago y con la entrada xx xxxxxxx o acta de recibo autorizada por el responsable, en los casos que aplique.
Los pagos deberán estar sustentados en el avance del trabajo contratado, es decir, no se podrán otorgar pagos al contratista por más del porcentaje ejecutado de la obra o por más del valor de la mercancía entregada. Se exceptúan los documentos de contratación que con garantías aseguren el buen manejo y correcta inversión del anticipo.
En contratos de servicios de fotocopias, vigilancia, aseo, asesorías, previa presentación y aprobación por parte de la Cámara de las facturas o cuentas de cobro.
En contratos de consultoría, previa entrega de los informes requeridos, si el contrato así lo exige.
En contratos de ejecución de obra se llevarán a cabo de acuerdo con el avance de la obra, previa aprobación del ordenador del pago – aprobador 1.
Para el trámite del pago, el ordenador del pago deberá adjuntar la factura o cuenta de cobro indicando el número del documento de contratación, firmada por el ordenador del pago según el manual de autorizaciones.
5.9 FUNCIONES
ÁREA SOLICITANTE Y/O CONTRATANTE
Solicitar a través del Sistema de Gestión Contractual la elaboración del documento de contratación oportunamente con base en los lineamientos y contenido del manual de contratación, para tal efecto deberá:
Abstenerse de contratar cuando no estén disponibles o garantizados los recursos.
Solicitar al área de Asuntos Legales y Contratación la revisión de aquellos contratos o convenios elaborados por terceros junto con los tipos documentales, para su posterior trámite de firmas.
Adjuntar la(s) propuesta(s) económica(s) o cotización(es) del/ lo(s) contratista(s).
Adjuntar el certificado de existencia y representación legal de personas jurídicas o naturales, cuando proceda.
Adjuntar fotocopia del documento de identificación en caso de ser persona natural no inscrita en el registro mercantil, si es la primera vez que contrata con la CCC.
Adjuntar el RUT si es primera vez que contrata con la CCC.
Autorización de la comisión de la mesa o de la junta directiva en los casos que aplique.
Solicitar al contratista fotocopia de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y en pensiones tratándose de documentos de contratación celebrados con personas naturales, según los lineamientos definidos.
Para contratos a la medida identificar en la solicitud de elaboración / revisión de documento contractual la fuente de los recursos públicos y/o privados – centro de costos.
Solicitar al área de Asuntos Legales y Contratación la solicitud de elaboración / revisión de documento contractual y sus tipos documentales de manera previa a la elaboración y ejecución del documento de contratación.
Actividades del ordenador del pago – Aprobador 1
Ejercer la administración del respectivo contrato para lo cual en ejercicio de sus facultades de supervisión darán aprobación en el sistema de gestión contractual a los entregables que son presentados por parte de los contratistas. La aprobación dada por el ordenador del pago – Aprobador 1 significará que el servicio prestado o el bien suministrado se ajustó en un todo a lo convenido en el documento contractual y que fue recibido a satisfacción.
Verificar que los informes recibidos de consultores, provedores y terceros contengan la fecha en que fueron emitidos.
Supervisar o ejercer la interventoría a la ejecución y cumplimiento del objeto contratado.
Solicitar para cada pago fotocopia de la constancia de pago del aporte al sistema general de seguridad social correspondiente a los meses que está facturando el contratista, según lineamientos.
Xxxxx por el pago al contratista de acuerdo con lo pactado en el contrato.
Es responsabilidad del área contratante, la selección del contratista y la justificación de dicha contratación.
AREA DE ASUNTOS LEGALES Y CONTRATACIÓN.
Revisar las solicitudes para la elaboración de los documentos de contratación y redactar el texto del contrato o convenio a la medida solicitado con base en los lineamientos del manual de contratación.
Revisar los contratos a la medida o convenios elaborados por terceros.
Revisar la coherencia del objeto contractual basado en la revisión de la solicitud de elaboración / revisión de documento contractual y en la propuesta del contratista.
Revisar y verificar en los contratos a la medida y convenios cuya elaboración es solicitada por los ordenadores de gasto – Aprobadores 2 o son elaborados por entidades externas, las garantías que se requieren de acuerdo con el objeto del contrato.
Solicitar al contratista la constitución de las pólizas exigidas según el documento de contratación antes de su iniciación y el recibo de caja o constancia de pago de las mismas.
Revisar y verificar que las garantías se hayan expedido correctamente con base en lo estipulado en el contrato, teniendo en cuenta:
La coherencia en el objeto del seguro con lo definido en el objeto del contrato.
Oportunidad, deben ser expedidas antes de la iniciación del contrato
- Cobertura y cuantías acordadas en el contrato.
Vigencias, deben cubrir las fechas de inicio y terminación estipuladas en el documento de contratación.
Amparos solicitados en el contrato.
Constancias de pago
Firmas de la póliza por parte del tomador.
Solicitar al contratista la firma según el documento de contratación.
Hacer firmar del presidente ejecutivo de la C.C.C. los contratos y convenios según lineamientos, excepto los contratos autorizados por la comisión de la mesa o junta directiva que serán firmados por los representantes legales suplentes.
Remitir al contratista la copia del documento de contratación una vez se hay firmado por ambas partes.
Anular oportunamente el presupuesto en el sistema de información ERP y del número asignado al borrador del contrato por El área de Asuntos Legales y Contratación, cuando no se proceda a la firma por las partes. El contrato será enviado al Área de Archivo con un documento indicando la causal de anulación.
Anular en el sistema de información ERP el número de la orden no perfeccionada o no firmadas por las partes y enviar al área de archivo el original y la copia con un documento remisorio indicando la causal de anulación con copia a las Jefaturas de Contabilidad y de Tesorería.
Radicar la fecha de inicio en los documentos de contratación
Monitorear la ejecución de los documentos de contratación con énfasis en la entrega de los informes y resultados detallados como compromiso del contratista en el contrato.
Enviar los documentos de contratación al Área de Archivo con sus tipos documentales y una copia al área solicitante.
ASEGURAMIENTO CORPORATIVO
Realizar auditorías posteriores y oportunas a los contratos, órdenes de compra y ordenes de servicio, con base en un muestreo y de acuerdo con un plan previamente definido, verificando que los contratos se ajusten al manual de contratación, que mitiguen el riesgo derivado en la celebración de contratos y generando alarmas tempranas sobre cualquier desviación; para tal efecto deberá:
Revisar la consistencia de las garantías constituidas en los contratos celebrados mediante un control posterior, informando a los ordenadores del gasto - aprobadores 2 y contratantes las observaciones presentadas.
Verificar que el objeto de lo contratado sé este o se haya ejecutado, tenga relación con el plan de acción de la C.C.C. y con las funciones delegadas o asignadas.
Verificar la ejecución de los contratos con énfasis en la entrega de los informes y resultados detallados como compromiso del contratista en el contrato.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en lo relacionado con el sistema general de seguridad social en salud y en pensiones en contratos a la medida celebrados con terceros superiores a tres meses o en contratos que lo soliciten.
CONTRATISTA
Firmar el contrato y diligenciar oportunamente las garantías exigidas para el inicio del objeto del contrato.
Iniciar el desarrollo del trabajo objeto del contrato, a partir de la fecha de inicio del documento de contratación.
Entregar en la sede principal de la C.C.C., sección de correspondencia, la(s) factura(s) o cuenta(s) de cobro correspondientes al objeto del trabajo desarrollado.
Entregar las fotocopias de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud y pensiones como también las planillas integradas de liquidación y del pago por el período del documento de contratación, si el contratista es persona natural.
5.10 INHABILIDADES
Son inhábiles para participar en procesos de selección para contratación y para celebrar contratos con la Cámara:
Las empresas que se encuentren inhabilitadas para contratar por la constitución y las leyes.
Quienes en litigios o controversias con la Cámara en sentencia judicial o laudo arbitral hayan sido sancionados.
Los empleados de la Cámara.
Quienes fueron miembros de la junta directiva, asesores o empleados de la Cámara. Esta incompatibilidad sólo comprende el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.
Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los empleados de la Cámara o con las personas que ejerzan el control fiscal de la Cámara.
En aquellos casos en que se detecte esta inhabilidad, ya sea durante la contratación o posterior a la contratación, se deberán analizar los siguientes aspectos y presentarlos para aprobación al presidente de la Cámara:
El análisis económico y técnico de la alternativa debe sobrepasar las otras cotizaciones presentadas o cuando el caso hace referencia a una situación de monopolio.
Verificar que la administración y control del tema en la Cámara está bajo la responsabilidad de un funcionario que no tiene el parentesco aquí indicado.
Verificar que el funcionario con el parentesco aquí indicado en ningún momento toma parte en la decisión de la elección del proveedor.
El cónyuge, compañero(a) permanente del empleado en todos los niveles, asesores o de un miembro de la junta directiva o de quien ejerza funciones de control fiscal.
Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la Cámara o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga de un proponente dentro de una licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá, su participación a un tercero previa autorización escrita de la Cámara. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
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Revisó |
Aprobó |
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Nombre |
Xxxxxxx Venté Xxxxxxx . |
Xxxxx Xxxx Xxxxx |
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx X. |
Firma |
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Cargo |
Jefe de Asuntos Legales y Contratación |
Secretaria General |
Presidente Ejecutivo |
Fecha |
28 xx xxxxx de 2016 |
28 xx xxxxx de 2016 |
28 xx xxxxx de 2016 |
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