Contract
1. OBJETIVO : Adquirir bienes y servicios en el marco de la autonomía Universitaria en concordancia con lo dispuesto en el artículo 57 de la ley 30 de 1992, bajo la modalidad de Contratación Directa teniendo en cuenta las excepciones del artículo 22 del Acuerdo 126 del Estatuto de Contratación, garantizando eficacia, eficiencia y oportunidad de la contratación, calidad en el bien o servicio suministrado y transparencia en el desarrollo del procedimiento. .
2. ALCANCE : Inicia desde la elaboración del Plan de Compras hasta la identificación de acciones de mejora, preventivas y Correctivas
3. RESPONSABLE
Los docentes, funcionarios de las diferentes unidades académicas o administrativas:
Realizar la solicitud de adquisición de un bien o servicio contemplada en el Plan de Compras. Los ordenadores del gasto: Analizar la solicitud, aprobarla y autorizar la contratación.
Los colaboradores en la contratación: adelantar el proceso contractual en cada una de sus etapas, una vez este autorizado por el Ordenador del Gasto.
Los supervisores: Garantizar el recibido a satisfacción de los compromisos contractuales. El proceso de gestión financiera: Efectuar el pago al proveedor.
El ordenador del gasto y el supervisor: Evaluar al proveedor.
4.a INSUMO 4.b PROVEEDOR
Solicitud de Adquisición de un Bien o Servicio | Docentes Directores de Unidades Académico Administrativo |
Autorización de Compra o Contratación del servicio | Ordenador de Gasto |
Registro de Proveedores Base de Datos | Oficina de Planeación y Desarrollo |
Plan de Compras | Rector y Consejo de Administración |
Cotizaciones y Propuestas | Proveedores |
Presupuesto | Consejo Superior |
Orden de Compra /Prestación de Servicio / Contrato con formalidades plenas | Ordenador de Gasto |
5.a RESULTADOS | 5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Aprobación de la necesidad del bien o servicio) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Registro Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Lista de Chequeo para Revisión de Requisitos del Proceso Contractual (revisión de documentos del proveedores) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Orden de Compra Orden de Prestación de servicio Contrato con Formalidades Plenas | Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
Certificado de recibido a Satisfacción del bien o servicio Seguimiento a la Contratación: Acta de Inicio Acta de Suspensión o Reinicio Recibos a Satisfacción Informe de Interventoría Acta de Terminación Acta de Liquidación de mutuo acuerdo | Ordenadores de Gasto Oficina xx Xxxxxxx y Servicios Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
6. REQUISITOS LEGALES:
- Listado Maestro de Documentos Externos
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan de Compras
- Formato Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx
- Carta de Presentación de la Propuesta
- Declaración de no inhabilidades y compromiso ético
- Capacidad Financiera del Proveedores
- Certificación para acceder la Información Proveedor
- Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo
- Orden de Prestación del Servicio
- Orden de Compra – Contrato
- Contrato con formalidades plenas
- Lista de Requisitos en el Proceso Contractual
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:
- Orden de Compra / Orden de Prestación de Servicios
- Contrato con formalidades plenas
- Certificado de Recibido a Satisfacción del Bien o Servicio
- Orden de Pago
- Acta de Inicio
- Acta de Suspensión o Reinicio
- Recibos a Satisfacción
- Informe de Interventoría
- Acta de Terminación
- Acta de Liquidación de mutuo acuerdo
- Registro de Visita Técnica
- Acta de Avances e Informes de Interventoría
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la solicitud y la entrega del bien o servicio por parte del proveedor | Semestral |
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la recepción del bien o servicio y la realización del pago | Semestral |
INICIO
Oficina de Planeación y Desarrollo/ Vicerrectoría
Elaborar el Plan de Compras
En el mes xx Xxxxxx de cada año la Oficina de Planeación y Desarrollo solicitará a cada unidad académico administrativa una relación de los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia, con el fin de consolidar el Plan de
Administrativa
P
Compras.
Director de
Solicitar la adquisición de bienes y servicios
En casos excepcionales debidamente motivados, el Rector tendrá la potestad de incluir bienes y servicios adicionales al plan inicial de compras
Departamento de acuerdo con el Plan
La solicitud se debe realizar en el Formato Único de Solicitud
/Docente / Funcionario
P
de Compras
de Bienes y/o Servicios y será remitido al Ordenador del Gasto para su aprobación y la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal teniendo en cuenta el Plan de Compras y el presupuesto asignado.
No
Ordenador
del Gasto
Verificar la necesidad de adquisición del bien y/o servicio solicitado
El Ordenador del Gasto debe verificar:
Que la solicitud del bien o servicio este incluida en el Plan de Compras
Determinar la necesidad de la Compra o Servicio Verificar la Disponibilidad Presupuestal
1 día
H-V
La adquisición del bien o servicio cumple con los requisitos?
Verificar la Disponibilidad en Caja es decir el Certificado de
Disponibilidad en el Plan Anual de Caja CPAC, con el fin de garantizar liquidez y efectuar el pago en el tiempo requerido.
Las especificaciones Técnicas (Experto Técnico – Ordenador del Gasto)
Las especificaciones Jurídicas Las especificaciones Financieras
Designación de un Supervisor/ Interventor
Si
La adquisición del bien o servicio es
> 150 smmlv?
Si 7
2 días
Ordenador del Gasto
H
Ordenador del Gasto
No
Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Realizar el estudio xx xxxxxxx
Para esta actividad es importante elaborar el estudio xx xxxxxxx teniendo en cuenta:
- Recursos Presupuestales
- Análisis del Producto
- Análisis de Precio
- Análisis de Posibles Proveedores
- Las especificaciones técnicas que se verifican por el Experto Técnico y el Ordenador del Gasto.
- Las especificaciones Jurídicas
- Las especificaciones Financieras
Nota: Desde la Plataforma de Contratación se enviará una invitación a participar a los proveedores con sus propuestas de acuerdo con los bienes o servicios solicitados. Cuando el
H
Invitar a participar en la Contratación Directa
Ordenador del Gasto considere necesario podrá obviar la Convocatoria Pública pero deberá dejar consignado los motivos por los cuales tomo la decisión.
4
4
1 día
Ordenadores del Gasto
Seleccionar el Proveedor
H
Con la elaboración del Cuadro Comparativo el Ordenador del Gasto procede a escoger al proveedor que ofrezca las mejores condiciones, teniendo en cuenta la solicitud realizada.
2 días
Ordenadores del Gasto
Elaborar la Orden de Compra y/o la Orden de Prestación de Servicios
H
Para los contratos que no superen los 150 salarios mínimos se debe elaborar un Contrato sin formalidades plenas es decir la elaboración de las órdenes de compra, servicios y suministro, esta ordenes deberán contener como mínimo el objeto, precio, forma de pago (si aplica anticipo), duración, imputación presupuestal y garantías, si a ello hubiere lugar
1 día
Ordenador del Gasto
Legalizar la Orden de Compra o Prestación del Servicio
H
Legalizar la Orden de Compra o Prestación del Servicio teniendo en cuenta los requisitos para el perfeccionamiento y de Ejecución contenidos en el artículo 41. del Estatuto de Contratación Acuerdo 126 de Dic del 2014. Requisitos de Perfeccionamiento y de Ejecución de contratos y las correspondientes firmas del contratista y el Ordenador del Gasto.
Proveedor
Ordenador del Gasto
Constitución de la
Expedir el Registro Presupuestal y RPAC
Los anticipos serán procedentes solamente para los
Aplica contratos de que se ejecuten mediante contratación
póliza del anticipo
H
del valor del valor del Si contrato y del anticipo
H
anticipos?
V
directa, oferta pública de menor mediana cuantía y para las compras en línea. Su monto no podrá sobrepasar el 50% del valor del contrato.
Ordenador
del GastoSolicitar el pago del anticipo al proceso de gestión financiera H
El Ordenador del Gasto debe adjuntar el Registro
Presupuestal, Registro PAC, la No
Póliza del Anticipo y la solicitud
del pago
Aquí se empalma con Revisoría de Cuentas, Contabilidad y Tesorería.
1 día
Ordenador del Gasto
H
Expedir el Registro Presupuestal y Registro del Plan Anual de Caja
Expedir el Registro Presupuestal con el fin de perfeccionar el compromiso y afectar la apropiación presupuestal y además se expide el Registro del Plan Anual de Caja con el de garantizar liquidez para efectuar el pago en el tiempo requerido.
5
5
Ordenador del Gasto
Solicitar la entrega de los bienes y/o servicios
H
Ordenador del Gasto/ Supervisor
H
Recibir y revisar los bienes y/o servicios
Ordenador del Gasto/ Supervisor
Expedir el cumplido de la prestación de servicios
H
No ¿Es compra de bienes?
V
Ordenador del Gasto/ Supervisor
Sí
Expedir el certificado de recibido a satisfacción del bien
H
Cuando se reciben los bienes o servicios el ordenador del gasto con el supervisor proceden a elaborar el certificado de recibido a satisfacción del bien o servicio y entregarlo a la Oficina xx Xxxxxxx para el Ingreso en el Inventario, la asignación de la codificación Interna NUI y la expedición de la Nota de Xxxxxxx..
Ordenador del Gasto/ Supervisor/ Interventor
Evaluar al proveedor
V
Organizar la
A través del Sistema de Evaluación de Proveedores
Esta actividad se hace a través de la Plataforma de Contratación e implica:
1. Elaborar la Orden de Pago, este documento se elabora con base en la factura y a los demás soportes de la cuenta.
2. Organizar la cuenta, lo cual implica adjuntar todos los
Ordenador del Gasto
Revisoría de Cuentas
cuenta y solicitar el pago
H
Se empalma con el procedimiento “Revisión de Cuentas”
soportes de la misma, de acuerdo al tipo de cuenta.
3. Solicita el pago de la cuenta, entregando a a la Oficina de Compras y Contratación.
Si se efectuó Anticipo se debe anexar la solicitud de Pago del Anticipo, el Registro Presupuestal y RPAC del Anticipo. La solicitud del Pago final del contrato se debe realizar teniendo en cuenta el pago realizado por concepto del anticipo.
H
6
6
Contabilidad
Se empalma con el procedimiento de “Liquidación y Causación de
Cuentas”
H
Tesorería
Se empalma con el procedimiento de “Pagos”
H
Oficina de Compras y Contratación / Oficina de Control Interno
Evaluar el proceso Contractual
V
Se debe verificar una vez al mes el proceso Contractual en el Formato Seguimiento a la Contratación
Oficina de Compras y Contratación
A
Identificar acciones de mejora, preventivas y Correctivas
Fin
7
Ordenador del Gasto (Rector - Vicerrectores)
H
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Para esta actividad es importante elaborar el estudio xx xxxxxxx teniendo en cuenta:
- Recursos Presupuestales
- Análisis del Producto
- Análisis de Precio
- Análisis de Posibles Proveedores
Ordenador del Gasto
Ordenadores del Gasto
Realizar el estudio xx xxxxxxx
H
Invitar a participar en la contratación directa
H
- Las especificaciones técnicas que se verifican por el Experto Técnico y el Ordenador del Gasto.
- Las especificaciones Jurídicas
- Las especificaciones Financieras
Nota: Desde la Plataforma de Contratación se enviará una invitación a participar a los proveedores con sus propuestas de acuerdo con los bienes o servicios solicitados. Cuando el Ordenador del Gasto considere necesario podrá obviar la Convocatoria Pública pero deberá dejar consignado los motivos por los cuales tomo la decisión.
La Invitación se realizará a través de la Plataforma de Contratación.
1 día
Ordenadores del Gasto
Seleccionar el Proveedor
H
Con la elaboración del Cuadro Comparativo el Ordenador del Gasto procede a escoger al proveedor que ofrezca las mejores condiciones, teniendo en cuenta la solicitud realizada.
Oficina de Contratación y Compras
H
Elaborar el Contrato con formalidades plenas
Se utilizará el Contrato con formalidades plenas cuando aplique los casos autorizados en los que se exceda los 150 smmlv según el artículo 22 del Acuerdo 126 de Dic. de 2014 Estatuto de Contratación teniendo en cuenta los requisitos de perfeccionamiento de contrato.
Ordenador del Gasto
Expedir el registro presupuestal y el registro del Plan Anual de Caja
H
8
8
Contratista
Iniciar la ejecución del contrato
Se firma el acta de inicio de Contrato
Interventor/ Supervisor
H
Hacer seguimiento a la ejecución del contrato
V
El Interventor presentará cada mes la ejecución del Contrato presentando informes de Xxxxxx
Con estos Informes se pueden legalizar los pagos de acuerdo con lo establecido en la Forma de Pago del Contrato
En el seguimiento de los contratos se puede presentar suspensión del contrato lo que obliga a las partes a firmar el Acta de Suspensión así como también el Acta de reinicio cuando la obra continúe con le ejecución del contrato o el Acta de Liquidación por mutuo acuerdo.
Se debe verificar si el contrato necesita prorrogas.
Interventor/ Supervisor
H
Revisar el Porcentaje de Avance del Contrato
Solicitar el pago parcial
H
Elaborar el Informe de Avance
Es necesario
Si realizar Pagos
H
V parciales?
Interventor/ Supervisor/ Proveedor
Interventor/ Supervisor
Se empalma con el procedimientos de Revisión de Cuentas, Causación de Cuentas y Pagos
Contratante/ Supervisor Interventor/ Contratista
Elaborar el Acta de Terminación del Contrato
H
Se debe firmar el Formato de Liquidación y Terminación del Contrato
Solicitante/ Supervisor
Oficina de Compras y Contratación
Evaluar al proveedor
V
Organizar la cuenta y solicitar el pago
H
9
A través del Formato de Evaluación de Proveedores
Esta actividad se hace a través del Sistema de Contratación e implica:
1. Elaborar la Orden de Pago, este documento se elabora con base en la factura y a los demás soportes de la cuenta.
2. Organizar la cuenta, lo cual implica adjuntar todos los soportes de la mísma, de acuerdo al tipo de cuenta.
3. Solicita el pago de la cuenta, entregándola a la Oficina de Compras y Contratación.
9
Revisoría de Cuentas
H
Se empalma con el procedimiento “Revisión de Cuentas”
Contabilidad
Se empalma con el procedimiento de “Liquidación y Causación de
Cuentas”
H
Tesorería
Se empalma con el procedimiento de “Pagos”
En este proceso se hace el pago o el desembolso del dinero correspondiente al Avance.
H
Oficina de Compras y Contratación / Oficina de Control Interno
Evaluar el proceso Contractual
V
Oficina de Compras y Contratación
A
Identificar acciones de mejora, preventivas y Correctivas
Fin
GENERALIDADES
La Universidad xx Xxxxxx podrá contratar en forma directa en los siguientes casos, sin importar que sobrepase los ciento cincuenta salarios mínimos legales vigentes (150 smmlv):
a. Cuando se contrate con entidades estatales.
b. Cuando se trate de contratos intuite personae, o sea aquellos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, en razón a sus calidades.
c. Cuando abierta una convocatoria pública, ninguno de los oferentes ofrezca las garantías técnicas o económicas solicitadas. En estos casos el precio del contrato no podrá ser superior al de la oferta de menor valor.
d. Cuando de acuerdo con la información que pueda obtener la Universidad xx Xxxxxx, no existiesen en el lugar varias personas que puedan proveer los bienes o servicios requeridos.
e. Cuando la NECESIDAD MANIFIESTA del bien o servicio no permita solicitar varias ofertas, la Universidad previo visto bueno del Departamento Jurídico, procederá a la adquisición en forma inmediata, debiendo legalizar la adquisición ante la Junta de Compras y Contratación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Se entiende por NECESIDAD MANIFIESTA los casos que puedan ser asimilados a fuerza mayor, caso fortuito, daño emergente, lucro cesante y cualquier otra situación que no dé lugar a dudas de que se trata de algo impredecible o que es necesario prevenir, suspender o terminar.
f. Cuando se trate de contratos para la prestación de servicios de salud. Sin embargo este tipo de contratación deberá responder a los principios de contratación establecidos en este acuerdo.
g. Cuando se trate de contratos para la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria.
h. Cuando se contrate el arrendamiento o adquisición de inmueble, verificando que los cánones de arrendamiento se encuentren acordes con los precios xxx xxxxxxx, lonjas de propiedad raíz o avalúo del Instituto Xxxxxxx Xxxxxxx.
i. Cuando se pretenda adquirir publicaciones seriadas o material bibliográfico, audiovisual o de multimedia ofrecido en venta por el editor o productor o cuando estos se adquieran a precios estandarizados de distribución en el mercado.
j. Cuando se adquieran bienes o servicios que tengan precios oficiales xx xxxxxxx, regulados por las autoridades competentes.
k. Cuando sea necesario celebrar contratos para la comercialización y distribución de textos y productos resultantes de labores de investigación, docencia y proyección social.
l. Cuando sea necesaria la contratación en ciencia y tecnología que desarrolla la Universidad cuando así lo solicite el Vicerrector de Investigaciones, Postgrados y Relaciones Internacionales.
La Universidad, dentro de sus modalidades de contratación, podrá utilizar cualquier procedimiento legalmente establecido para la selección del contratista, tales como: subasta inversa, convocatoria, acuerdo marco de precios, compra en bolsa, contratos de suministro de tracto sucesivo, entre otros.