PROGRAMA ESPECÍFICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental – PGD - se constituye en uno de los instrumentos archivísticos establecidos en las Leyes 594 de 2000 y 1712 de 2014 y en el Decreto 1080 de 2015. A través de este instrumento archivístico se definen los lineamientos para la implementación de la gestión documental en la entidad y las metas a corto, mediano y largo plazo, en concordancia con la Política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el Sistema Integrado de Conservación SIC y demás normativa aplicable.

La Agencia Nacional del Espectro – ANE, en aras de lograr la adopción de los lineamientos en materia de gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo, establecidos por el Archivo General de la Nación – AGN, el Ministerio de Cultura y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha realizado la actualización del PGD y de los programas específicos de su PGD, en concordancia con el capítulo 4 del Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental PGD, publicado por el Archivo General de la Nación.

El citado Manual establece que los programas específicos “tienen como propósito orientar a las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a su gestión” (AGN, Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD, 2014, p. 37). También indica que se podrán adoptar los programas específicos acordes a las necesidades de la entidad, y que deberá contarse con un marco metodológico estándar para su elaboración.

En este entendido, la ANE establece que en la entidad se desarrollará entre el Programa de gestión de documentos electrónicos, en el que se detallan los aspectos a tener en cuenta para la administración de documentos que se producen de forma electrónica o aquellos que, siendo físicos nativamente, se someten a procedimientos para migrarlos a formatos digitales.

Es así como la ANE orienta sus políticas de acuerdo con estándares de calidad que contribuyan a lograr mayores niveles de eficiencia en los procesos que conforman la entidad, de manera que se pueda proveer un servicio oportuno y de calidad tanto a su usuario interno como externo.

De esa manera, este Programa se elabora para suministrar lineamientos de operación adecuados para la gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo dentro de la entidad, que va aunada a las necesidades de esta y a sus procesos organizacionales, en armonía con el Sistema Integrado de Conservación, el Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Seguridad de la Información. Igualmente, vincula

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como pilares de a gestión de documentos electrónicos la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información, de los registros de información de la entidad y de su adecuada gestión documental como testimonio de gestiones que apoyan la toma de decisiones y la construcción de la memoria institucional.

Así mismo, se busca brindar orientación y soporte por parte de los responsables del Programa, para contar con una adecuada gestión de documentos electrónicos, en correlación con las funciones de la entidad y la normatividad aplicable.

1. PROPÓSITO

Proveer a la entidad de lineamientos para la adecuada gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo, en concordancia con la normatividad archivística vigente y alineados a políticas, sistemas y procedimientos internos.

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Fortalecer la gestión, el almacenamiento, el acceso y la conservación de los documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo generados, recibidos y/o tramitados en al ANE, por medio de la implementación de lineamientos que garantizan atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el ciclo de vida de los documentos electrónicos; aplicando principios y procesos archivísticos para la planeación, la creación, la gestión y trámite, la organización, la conservación y preservación y la valoración promoviendo la modernización y eficiencia del proceso de gestión documental y del acceso a la información pública.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Definir los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo de la ANE, de forma que puedan ser gestionados eficientemente dentro del marco de las políticas de Gestión Documental, Seguridad de la Información y normatividad archivística aplicable, con el fin de contribuir a la organización, disposición, preservación, acceso oportuno, confidencialidad,

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disponibilidad e integridad de los documentos e información generada o almacenada en soportes electrónicos y/o digitales.

• Identificar y gestionar de forma técnica archivística y acorde con las políticas de seguridad de la información de la entidad, los documentos que se encuentren en formato electrónico y/o digital, generados como producto del ejercicio de las funciones de la ANE.

• Implementar la normatividad archivística aplicable relativa a la gestión de documentos electrónicos de archivo.

• Modernizar la función archivística de la ANE, incluyendo acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información y técnicas archivísticas articuladas para la gestión de documentos electrónicos de la entidad.

3. JUSTIFICACIÓN

En la ANE ha venido trabajando en la incorporación e interoperabilidad del aplicativo DOCMA, el cual corresponde a la herramienta o sistema tecnológico utilizado para el almacenamiento y conservación de los documentos de archivo que son generados en soportes electrónicos o que corresponden a documentos generados en soporte análogo (papel) y digitalizados para el cargue de la imagen. Así mismo, DOCMA ha desarrollado interoperabilidad con el aplicativo HORUS, el cual es utilizado para la radicación de comunicaciones oficiales.

En atención a los resultados del Diagnóstico Integral de Archivos realizado en la vigencia 2021, se evidencia en el ítem de “Documentos Electrónicos”, del capítulo 7.3. “Medición y Fechas Extremas de los Depósitos de Archivo”, que no se ha realizado la medición de los documentos electrónicos de archivo, razón por la cual la ANE no tiene claridad de fechas extremas, peso, formatos, series y subseries de los documentos que han sido generados por las dependencias en el desarrollo de sus funciones y que deban ser sujetos de aplicación del Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos. En este sentido, también se indica que no se cuenta con un manual de producción de documentos que normalice los formatos y soportes a utilizar en la entidad para la generación de documentos de archivo físicos y/o electrónicos.

Es así como, teniendo en cuenta la implementación de sistemas o herramientas tecnológicas como DOCMA y HORUS para la recepción, gestión y almacenamiento de documentos es necesario brindar lineamientos que normalicen la gestión documental en

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soportes digitales o electrónicos. De esta manera, se abre paso a una nueva etapa en el proceso de Gestión Documental de la ANE, que involucra lineamientos en donde la información registrada en soportes electrónicos también tiene validez y es testimonio de las funciones propias de la entidad, por lo tanto, son sujetos de aplicación de la normatividad archivística y se debe garantizar su integridad, disponibilidad, autenticidad y fiabilidad.

4. ALCANCE

El Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos incluye lineamientos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo de la ANE, en este sentido, aplica a todos los documentos electrónicos y/o digitales producidos, recibidos, almacenados y preservados, como evidencia del ejercicio de las funciones administrativas; incluye desde la planeación documental hasta su disposición final.

El Programa está dirigido a todas las dependencias y los colaboradores de la ANE, que en ejercicio de sus funciones, actividades y responsabilidades reciban, produzcan, tramiten, gestionen, almacenen y/o conserven documentos en soportes electrónicos y que hagan parte integral de los expedientes de archivo.

5. MARCO NORMATIVO

5.1. MARCO INSTITUCIONAL

Los lineamientos del Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos se enmarcan en la Política de Gestión Documental y la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información de la ANE, en concordancia con el Programa de Gestión Documental PGD 2019 – 2022, Plan Institucional de Archivos PINAR 2019 – 2022 y el Sistema Integrado de Conservación SIC.

El Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos se encuentra articulado especialmente con el Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, el Programa Específico de Reprografía, el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información. Igualmente, se articula con el Índice de Información Clasificada y Reservada y el Registro de Activos de información.

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5.2. MARCO LEGAL

El desarrollo del Programa Específico de Archivos Gestión de Documentos Electrónicos se enmarca en la siguiente base normativa:

• Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

• Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

• Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

• Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.

• Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Cap. 5. Gestión de Documentos. (Decreto 2609 de 2912)

• Decreto 1081 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

• Decreto 1008 de 2018. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

• Decreto 1287 de 2020. Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 xx xxxxx de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.

• Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 xx xxxxx de 1994”.

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• Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000.

• Acuerdo 003 de 2015 del Archivo General de la Nación.“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012.

• Circular Externa 001 de 2020 del Archivo General de la Nación. “Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales”.

En el marco de la normatividad expedida en Colombia que soporta la gestión de documentos electrónicos de archivo, la ANE tiene en cuenta en especial lo normado a través de:

• Ley 527 de 1999, para la normalización de los mensajes de datos, las firmas digitales, el valor probatorio de los mensajes de datos, su conservación, las entidades de certificación, certificados y responsabilidades.

• Ley 594 de 2000, en su artículo 19 establece que las entidades del Estado podrán incorporar nuevas tecnologías en la administración y conservación de sus archivos, que comprenda la organización archivística y el análisis responsable para su inclusión dentro del marco de funcionamiento óptimo de los sistemas, para lo cual se hace indispensable dar cumplimiento a los requisitos de gestión de documentos electrónicos en los aplicativos institucionales DOCMA y HORUS..

• Ley 1712 de 2014, la cual, a través del artículo 17, establece que los sujetos obligados deben asegurar que los sistemas de información electrónica faciliten el acceso a la información pública; adicionalmente requiere que:

a. Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad;

b. Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado;

c. En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;

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d. Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces.

• El Decreto 1080 de 2015, menciona en el artículo 2.8.2.5.8, el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos como uno de los instrumentos archivísticos. Así mismo, en el Capítulo VI, hace referencia al Sistema de Gestión Documental, destacando la adecuada identificación, organización y acceso de los documentos electrónicos de archivo e indicando la conformidad, interoperabilidad, seguridad, metadescripción, adición de contenidos, diseño y funcionamiento, gestión distribuida, disponibilidad, acceso y la neutralidad tecnológica como las características que deben tener estos sistemas. Al respecto, en su Capítulo VII dispone que:

“Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos”.

• El Decreto 1008 de 2018, establece con relación al Gobierno Digital y los lineamientos en materia de seguridad de la información y administración de activos de información, la Política de Gobierno Digital y las responsabilidades de su implementación.

• Ley 1581 de 2012, en la cual se establece lineamientos sobre la protección de datos personales.

5.3. MARCO TÉCNICO

Para la implementación y adopción de lineamientos de gestión de documentos electrónicos, se tendrán en cuanta las normas técnicas emitidas por ICONTEC y aquellas adoptadas por el Archivo General de la Nación a través de normatividad legal y técnica vigente, en especial las siguientes:

• NTC 5985: Información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos.

• NTC-ISO 13008: Información y documentación. Proceso de conversión y migración de registros digitales.

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• NTC-ISO 14533-2: Procesos, elementos de datos y documentos en el comercio, industria y administración. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 2: perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas XML (XAdES).

• NTC-ISO 14641-1: Archivado electrónico. Parte 1: especificaciones relacionadas con el diseño y el funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información electrónica.

• NTC-ISO 14721: Sistemas de datos espaciales y transferencia de información. Sistema de información de archivo abierto (OAIS). Modelo de referencia.

• NTC-ISO 15489-1: Información y documentación. Gestión de registros. Parte 1: conceptos y principios.

• NTC-ISO 16175-1: Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: Parte 1: Información general y declaración de principios.

• NTC-ISO 16175-2: Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales.

• NTC-ISO 16363: Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.

• NTC-ISO-TR 17797: Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para preservación a largo plazo.

• NTC-ISO 23081-1: Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros. Parte 1: principios.

• NTC-ISO 23081-2: Información y documentación. Gestión de metadatos para los registros. Parte 2: aspectos conceptuales y de implementación.

• NTC-ISO-IEC 27001: Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

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• NTC-ISO-IEC 29100: Tecnologías de la información. Técnicas de seguridad. Xxxxx de privacidad.

• NTC-ISO 30301: Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos.

• NTC-ISO 30302: Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Directrices para la implementación.

• GTC-ISO-TR 15801: Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad.

• GTC-ISO-TR 18492: Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos.

6. BENEFICIOS

Con la implementación del Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos, la ANE contaría con los siguientes beneficios:

• Lineamientos para la gestión de documentos electrónicos de archivo en la entidad.

• Identificación de documentos de archivo generados en soportes electrónicos y/o digitales en la entidad.

• Documentos electrónicos que guarden las características técnicas y legales de los documentos de archivo, indistintamente de su soporte original.

• Garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, disponibilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original.

• Cumplimiento de la normatividad archivística aplicable.

• Preservar, acceder y utilizar los documentos electrónicos de archivo como elementos probatorios de la gestión administrativa.

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• Optimizar los recursos destinados para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

• Agilizar los tiempos de respuesta y la toma de decisiones en la Alta Dirección.

• Optimizar el costo / beneficio para la ANE, al gestionarse los documentos electrónicos de archivo de forma planificada.

• Contribuir al control de la producción documental y el acceso a la información de la entidad.

7. LINEAMIENTOS

7.1. DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos electrónicos generados en la ANE se deben identificar teniendo en cuenta que un documento electrónico se define como la información generada enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares (Ley 527 de 1999), en este entendido, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC y el Archivo General de la Nación, a través de la Guía 03 “Cero papel en la administración pública. Documentos Electrónicos”, definen diferentes clases dependiendo de criterios como:

• Forma de creación: se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

• Origen: pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.

• Forma y formato: Por su forma documental o formato en el que se produce, ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

Teniendo en cuenta que la ANE actualmente cuenta con aplicativos, sistemas, herramientas tecnológicas y paquetes de software para la gestión, trámite y atención de actividades

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propias de la administración y la prestación de servicios, los documentos electrónicos varían en cuanto a la tipología, la clase y el soporte, dentro de las clases de documentos generados por la ANE se encuentran:

• Documentos Ofimáticos: documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.

• Correos electrónicos: servicio que permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

• Imagen, videos y audiovisual: documentos producidos en software de captura de imagen, video o audio y permiten reproducir hecho o acciones.

• Mensajes de datos generados mediante redes sociales: documentos generados en las redes sociales oficiales de la entidad como: Twitter, Facebook, entre otros.

• Formularios electrónicos: formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos o colaboradores para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.

• Bases de datos: colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida.

• Páginas web: la página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y también aplicaciones “embebidas” con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas.

Los documentos electrónicos generados en la ANE a través de diferentes sistemas o herramientas tecnológicas deben contar con un repositorio digital propio para su almacenamiento (almacenamiento en la nube, discos duros extraíbles, discos locales o servidores DAS, NAS o SAN), y estarán sujetos a la Política de Seguridad y Privacidad de

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la información e incluidos en el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información de la entidad.

De los documentos electrónicos generados, aquellos que correspondan a documentos electrónicos de archivo, deberán ser tratados conforme principios y procesos archivísticos, brindando un tratamiento especial para el almacenamiento, la administración y el acceso y la preservación a largo plazo, teniendo que ser cargados al aplicativo DOCMA e integrados al expediente correspondiente, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

7.2. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

De acuerdo con la definición dada por el Archivo General de la Nación los documentos electrónicos de archivo son “el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos”. Por lo tanto, los documentos electrónicos de archivo deben estar identificados como tipologías documentales de las series y subseries de la Tabla de Retención Documental, asociados a un expediente y producido de acuerdo con los lineamientos y políticas institucionales de validez, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de la información contenida; por lo que los documentos electrónicos de archivo deben cumplir con las siguientes características definidas por la Archivo General de la Nación y el Decreto 1080 de 2015:

• Vinculación contextual: los documentos de archivo se producen y gestionan en un contexto (función, trámite, autor entre otros), el cual debe estar relacionado al documento durante el ciclo de vida para proporcionar elementos que garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

• Carácter seriado: tiene relación con el cumplimiento o ejecución de una función, procedimiento y/o trámite, lo cual ocasiona que se produzca un documento de características similares.

• Vinculo archivístico: los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente).

• Equivalente funcional: cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

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• Unicidad: por regla general, los documentos de archivo son únicos toda vez que se producen en un momento único y específico que no se puede repetir.

• Objetividad: registran hechos sin añadir o utilizar elementos de crítica, subjetividad o de valoración.

• Contenido estable: el contenido del documento no cambia en el tiempo, de forma que, al ser consultado genere siempre el mismo resultado.

• Forma documental fija: cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

7.3. LINEAMIENTOS PARA LAS OPERACIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

7.3.1. LINEAMIENTOS GENERALES DE GESTIÓN Y SEGURIDAD

• Para garantizar la presunción de veracidad del documento electrónico de archivo se tendrá en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.3 del Decreto 1080 de 2015 “Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo”, en donde se establece que:

o Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.

o Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.

o Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.

o Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.

o Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.

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o Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.

o Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.

• La gestión de documentos electrónicos debe enmarcarse en la Política de Gestión Documental de la entidad y estar alineada a la normatividad legal vigente sobre el tema.

• La gestión de documentos electrónicos debe estar en armonía con el Sistema Integrado de Gestión - SIG en sus componentes de Calidad y de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI.

• La ANE desarrollará el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, lo cual ha de ser el xxxxx para el desarrollo de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), para lo cual deberán coordinarse con el Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación las actividades necesarias para que el aplicativo DOCMA de cumplimiento a los requisitos que sean establecidos para la gestión de documentos electrónicos..

• La gestión de documentos electrónicos tendrá en cuenta las necesidades de la entidad, sus procesos, procedimientos y funciones, así como los desarrollos tecnológicos que sean implementados e impacten la producción documental, en especial la producción de documentos de archivo.

• Los documentos electrónicos de archivo que se produzcan gestionen y tramiten, almacenen y/o conserven por parte de las dependencias deben estar identificados en la Tabla de Retención Documental y asignados a una serie y/o subserie según corresponda, orientando la conformación correcta y completa de los expedientes de archivo.

• El Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos deberá socializarse a todos los colaboradores en el marco del proceso de Gestión Documental.

• La identificación de los riesgos del proceso de Gestión Documental deberá incluir los correspondientes a la gestión de documentos electrónicos.

• El gestor documental de documentos electrónicos deberá integrarse al BPM de la entidad y permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo

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largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. Siendo definido como el sistema de gestión y administración de los expedientes electrónicos e híbridos conformados por la ANE el aplicativo DOCMA.

• Para la implementación de un SGDEA deberá contarse con un plan establecido, donde se relacione el entorno normativo, roles y responsables, gestión de riesgos, un análisis integral (interno y externo), diseño, implementación y, por último, monitoreo y control.

• La gestión de documentos electrónicos debe apoyarse en planes de capacitación, gestión del cambio y actualización de procedimientos.

• La identificación, clasificación, etiquetado o rotulado, acceso y protección de los documentos electrónicos deberán encontrarse articulados al Registro de Activos de Información y al Índice de Información Clasificada y Reservada.

• Los repositorios, sistemas, copia de seguridad y similares deberán poderse proteger contra acceso no autorizado o uso indebido de la información contenida eN los documentos electrónicos de archivo y en los soportes tecnológicos en los que aquellos se encuentren. Así mismo, se deben establecer controles para evitar afectaciones por ataques informáticos o similares.

• La ANE deberá contar con mecanismos de seguridad física sobre los repositorios, sistemas, copia de seguridad, y similares, que conserven documentos electrónicos de archivo.

7.3.2. LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN

• Los documentos electrónicos de archivo deben ser creados o cargados en el aplicativo DOCMA, para lo cual las dependencias deberán realizar un previo análisis del contexto, legal, administrativo, funcional y técnico de los documentos y defendiendo las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de estos documentos que deben estar asociados a procesos y procedimientos institucionales.

• Bajo orientación técnica del proceso de Gestión Documental, las dependencias deberán definir los metadatos de contexto, estructura y contenido de los

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documentos electrónicos de archivo e incluirlos en la Tabla de Retención Documental, al igual que su valoración, clasificación y reserva, de conformidad con los instrumentos archivísticos y de gestión de la información reglamentarios, que garanticen su adecuada preservación y almacenamiento.

• Los de documentos electrónicos de archivo y la gestión del SGDEA, se debe basar en los principios del proceso de Gestión Documental establecidos en la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015 (Orden Original, Procedencia, Planeación, Eficiencia, Economía, Control y Seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupación, Vinculo Archivístico, Protección al medio ambiente, Autoevaluación, Coordinación y acceso, Cultura archivística, Modernización, Interoperabilidad, Orientación al ciudadano y Neutralidad tecnológica)

• El Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y el Esquema de Metadatos deben desarrollarse como requisitos para la implementación del Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos y del SGDEA. Estos instrumentos archivísticos permiten orientar la producción de documentos electrónicos en el ANE, razón por la cual deben seguir las políticas de gestión documental vigentes en la entidad y en el sector, incluyendo Políticas xx Xxxx Papel, de Gestión documental, de Gobierno Digital y de Seguridad de la Información, asegurando principios de autenticidad, fiabilidad, trazabilidad, accesibilidad y cobertura de todo el ciclo de vida de los documentos.

7.3.3. LINEAMIENTOS PARA LA PRODUCCIÓN

• La producción de los documentos electrónicos de archivo debe responder a los lineamientos establecidos en planes y programas de gestión documental, a procesos y procedimientos institucionales y estar integrados a la Tabla de Retención Documental, los Cuadros de Clasificación Documental, los Inventarios documentales, el Banco Terminológico de Series, Subseries y Tipos Documentales, el Sistema Integrado de Conservación – SIC, el Registro de Activos de Información, y el Índice de Información Clasificada y Reservada.

• Los documentos electrónicos de archivo podrán tener origen interno como externo, razón por la cual deben ser registrados, gestionados, almacenados, organizados, preservados y custodiados en el aplicativo DOCMA, asignando el documento al

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expediente electrónico o híbrido correspondiente y clasificándolo de acuerdo con la Tabla de Retención documental.

• Los documentos electrónicos de archivo deben ser producidos en las plantillas o formatos normalizados por los procesos en el Sistema Integrado de Gestión, no se podrán alterar los campos definidos para el registro de información ni la estructura establecida para su captura o reporte.

• La producción de documentos electrónicos de archivo debe estar alineada con los Programas Específicos de Formas y Formularios Electrónicos y de Reprografía, garantizando la implementación de los lineamientos establecidos por la ANE.

• Los documentos electrónicos de archivo que sean creados o recibidos deben contar con la identificación y descripción correspondiente a través de la captura de los metadatos que se establezca para su gestión, preservación, acceso y almacenamiento. Los metadatos de los documentos electrónicos de archivo deberán estar acordes con la normativa expedida por el AGN, los lineamientos de descripción y los estándares definidos por la ANE.

• La creación y recepción de documentos electrónicos de archivo debe permitir que éstos guarden las siguientes características desde su origen: autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integralidad.

• Los documentos electrónicos de archivo que sean objeto de firma digital de acuerdo con los procedimientos yo lineamientos establecidos por la entidad, deberán ser almacenados en el aplicativo DOCMA, junto con los ficheros y demás archivos que correspondan a la firma digital, el certificado y demás, que garanticen su veracidad, vigencia y autenticidad en el tiempo.

• Los documentos electrónicos podrán haber tenido origen análogo, por lo que la digitalización con fines archivísticos o certificada o de consulta deberá definirse para su aplicación, siempre y cuando los documentos análogos que sean escaneados para su uso, gestión, trámite y/o almacenamiento en el aplicativo DOCMA, cumplan con las características de forma documental fija, contenido estable y vínculo archivístico.

• Los documentos electrónicos y los documentos electrónicos de archivo se elaborarán bajo los formatos establecidos en la Guía No.3 Cero Papel “Documentos Electrónicos”; lo anterior, teniendo en cuenta la implementación de los formatos de preservación a largo plazo (P), los cuales garantizan un contenido estable, forma

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fija y las características de los documentos electrónicos de archivo. Los formatos dependerán del contenido de los documentos.

• Los documentos electrónicos de archivo producidos deben responder a los criterios de imagen institucional establecidos por la entidad.

7.3.4. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN Y TRÁMITE

• Los documentos electrónicos de archivo deben permitir la trazabilidad de las acciones realizadas sobre estos por parte de los usuarios, teniendo en cuenta los permisos asignados a través del SGDEA, garantizando que no sean alterados, modificados o adicionados durante la gestión y el trámite de estos.

• Los documentos electrónicos de archivo y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la ANE está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental TRD y en concordancia con los permisos y restricciones legales de acceso definidos en las Tablas de Control de Acceso TCA.

• Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible a lo largo del tiempo, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original, para lo cual, los documentos electrónicos de archivo deben ser almacenados en el aplicativo DOCMA.

• Los usuarios podrán acceder a los documentos electrónicos a través de los repositorios o sistemas establecidos para ello, de acuerdo con los permisos establecidos en las TCA.

• En el aplicativo DOCMA, deberán establecerse perfiles de acceso y consulta a la información de acuerdo con su confidencialidad, para lo cual deberán ser parametrizadas las Tablas de Control de Acceso TCA formuladas por la ANE, en articulación con el Índice de Información Clasificada y Reservada.

• Los permisos y perfiles de acceso a los documentos electrónicos de archivo deberán poderse actualizar de acuerdo con la dependencia, las series /subseries documentales y los requerimientos de reserva correspondientes.

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• El proceso de Gestión Documental deberá definir los mecanismos de control sobre las copias de documentos electrónicos de archivo que se generen desde el aplicativo DOCMA.

• La entidad deberá tener presente el intercambio o compartición de documentos electrónicos con otras entidades, por lo que la normalización y la interoperabilidad son aspectos que deben estar inmersos en el SGDEA, con la finalidad de garantizar que el contenido de los documentos electrónicos de archivo corresponda una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, deben gestionarse y tramitarse con requisitos de fiabilidad.

• La entidad deberá prever la obsolescencia del hardware, la dependencia del software y el deterioro del soporte del almacenamiento, para lo cual asegurará que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.

• La conservación de los documentos electrónicos de archivo debe considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o del proceso de Gestión Documental.

7.3.5. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN

• El aplicativo DOCMA debe permitir organizar los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con la TRD de la entidad, incluyendo las actualizaciones de este instrumento.

• Los sistemas o repositorios destinados para la gestión de documentos electrónicos de archivo deberán permitir la integridad del expediente y su asociación a series y subseries documentales correspondientes.

• Los expedientes electrónicos de archivo deberán conformarse con la totalidad de los documentos acumulados en desarrollo del trámite respectivo, independientemente del tipo de información y formato, agrupándose en series / subseries documentales.

• Los documentos electrónicos de archivo deberán tener la estructura de conformación y orden que corresponda a la serie / subserie documental correspondiente, teniendo en cuenta la TRD y los procesos definidos en la ANE.

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• Realizar la descripción de los documentos electrónicos de archivo aplicando los lineamientos de gestión documental y teniendo en cuenta la incorporación de metadatos de contenido, de estructura y de contexto.

7.3.6. LINEAMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA

• Las transferencias primarias se realizarán de conformidad con la Tabla de Retención Documental, una vez se cierre el trámite administrativo y gestión del expediente electrónico de archivo y/o del expediente híbrido. No se podrán transferir documentos sueltos, estos deberán estar integrados a un expediente el cual debe estar creado en DOCMA.

• Todos los documentos electrónicos de archivo que hagan parte de la transferencia documental primaria, y en consecuencia del expediente electrónico o híbrido de archivo, deben estar creados o cargados en el aplicativo DOCMA.

• En las transferencias primarias se deben evaluar y validar los formatos en los cuales se encuentran almacenados o fueron creados los documentos, con el fin de identificar posibles riesgos de preservación. Si alguno de los formatos presenta un riesgo que afecta la disponibilidad en el tiempo, se aplicará alguna de las estrategias de preservación a largo plazo definidas en el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del Sistema Integrado de Conservación.

• Los expedientes electrónicos o híbridos de archivo que sean objeto de transferencia primaria deberán estar cerrados o finalizados y contar con sus respectivos índices electrónicos firmados.

• Elaborar el inventario documental de la transferencia documental primaria incluyendo los criterios para la descripción de contenido de expedientes electrónicos o híbridos de archivo.

7.3.7. LINEAMIENTOS PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

• Los documentos electrónicos de archivo deben ser conservados en las herramientas destinadas para la gestión documental aplicativo DOCMA y los repositorios

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asignados a este aplicativo; de las cuales se debe hacer copias de seguridad periódicas y permanentes, coordinadas con el Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación.

• La disposición final de los documentos electrónicos deberá articularse entre el Grupo de Gestión Administrativa y el Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación, incorporando estrategias de borrado seguro y preservación digital a largo plazo.

• Las copias de seguridad de los documentos electrónicos deberán ser almacenadas de manera tal que sea posible recuperarlas en caso de requerirse. y preservadas de acuerdo con los tiempos requeridos para garantizar la preservación de los documentos de archivo.

• Los documentos y expedientes electrónicos de archivo que cumplan su tiempo de retención y cuya disposición final sea eliminación de conformidad con la TRD, deben eliminarse mediante procedimientos de borrado permanente y seguro.

7.3.8. LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

• Las estrategias de preservación digital a largo plazo se deben aplicar al expediente electrónico completo no a documentos sueltos y estos deben estar clasificados de acuerdo con la TRD y presentar en las series y/o subseries documentales tiempos de retención superiores a 10 años y/o como disposición final la conservación total o selección.

• Formular e implementar el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo a través del aplicativo ODCMA.

• Definir las estrategias de preservación digital a largo plazo (migración, emulación, refreshing, conversión o replicado) aplicables a los documentos electrónicos de archivo de la ANE y teniendo en cuenta la infraestructura tecnológica de a entidad y el aplicativo DOCMA.

7.3.9. LINEAMIENTOS PARA LA VALORACIÓN

• Los documentos electrónicos de archivo deben ser valorados en conjunto con la serie y/o subserie a la cual pertenecen, identificando los valores primarios (legales, administrativos, fiscales, contables y jurídicos) que se desprendan de la información

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contenida y los valores secundarios (histórico, científico, investigativo y cultural) que desarrollen.

• Las tipologías de los documentos electrónicos deberán ser integradas a la TRD y complementada la valoración de la serie y/o subserie correspondiente, si hubiere necesidad, incorporando los nuevos criterios derivados de los documentos electrónicos de archivo que la conforman.

• Los documentos electrónicos de archivo que pertenezcan a series y/o subseries de conservación total deberán generarse, custodiarse y almacenarse en formatos y soportes que garanticen su preservación a largo plazo.

7.4. METADATOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

En atención a lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.9 “Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo” del Decreto 1080 de 2015, los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos.

l. De contenido:

a) Tipo de recurso de información.

b) Tipo documental.

c) Título del documento.

d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e) Clasificación de acceso (nivel de acceso).

f) Fecha de creación, transmisión y recepción.

g) Folio (físico o electrónico).

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

i) Palabras clave.

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II. De estructura:

a) Descripción.

b) Formato.

c) Estado.

d) Proceso administrativo.

e) Unidad Administrativa responsable.

f) Perfil autorizado.

g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

h) Serie/subserie documental.

III. De contexto:

a) Jurídico-administrativo.

b) Documental.

c) De procedencia.

d) Procedimental.

e) Tecnológico.

7.5. FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

• Las dependencias deberán definir el formato, el soporte y el diseño formas y formularios electrónicos de archivo que utilizarán para la gestión de trámites y la prestación de servicios, los cuales deben cumplir con las características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalente funcional.

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• Todas las formas y formularios electrónicos definidos por los procesos de la ANE serán construidos y codificados conforme a los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad e incorporados como tipologías documentales a la TRD.

• Las formas y formularios electrónicos que sean diligenciados y tramitados serán incorporados a DOCMA como documentos electrónicos de archivo en su versión final oficial e integrados al expediente correspondiente.

• Se utilizarán como formatos de documentos electrónicos de archivo, formatos definidos para la preservación documental por al Archivo General de la Nación.

7.6. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

• Los expedientes electrónicos de archivo están conformados únicamente por documentos nativos electrónicos de archivo, producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización de este, abarcando todos los documentos electrónicos independientemente de su soporte, del tipo de información y formato, agrupándose de acuerdo con la serie y/o la subserie definidas en la TRD e identificando el tipo documental al cual corresponden los documento electrónicos de archivo.

• Los expedientes electrónicos de archivo deberán estar foliados electrónicamente y contener el respectivo índice electrónico, el cual deberá ser firmado una vez cerrado o finalizado el expediente, por parte del directivo de la dependencia responsable del este. Para lo anterior, el aplicativo DOCMA debe permitir y controlar la foliación electrónica y la generación y firma del índice electrónico.

• Los expedientes electrónicos de archivo que se gestionen a través de DOCMA deberán contar con documentos electrónicos de archivo, foliado electrónico, índice electrónico, firma del índice electrónico y metadatos de estructura, contenido y contexto.

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8. METODOLOGÍA

Para el desarrollo del Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos se formulan cinco etapas bajo las cuales se dará inicio y seguimiento a la implementación de los lineamientos establecidos para los documentos electrónicos de archivo:

• Identificación de documentos electrónicos generados en la ANE: en esta etapa se procederá a realizar una identificación acuciosa de los documentos electrónicos generados en la ANE, a través de la identificación de características técnicas y funcionales, los requisitos de interpretación, lectura y almacenamiento y el comparativo con la Tabla de Retención Documental.

La identificación de la producción de documentos electrónicos de archivo debe ser elaborado por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales de los procesos de Gestión de Documental, Direccionamiento Estratégico y Gestión de Tecnologías y Seguridad de la Información, quienes serán los responsables de diseñar y coordinar el diligenciamiento de la matriz de identificación de documentos electrónicos de archivo por parte de cada una de las dependencias.

La matriz para la identificación de la producción de documentos electrónicos de archivo deberá contener como mínimo información relacionada con:

✓ Aspectos archivísticos: serie, subserie y/o tipo documental al cual corresponde el documento de archivo, dependencia que general el documento electrónico de archivo, características diplomáticas como formato, firmas, aprobaciones, revisiones y publicación o comunicación o entrega de la información al destinatario.

✓ Aspectos institucionales: proceso y/o procedimiento al que pertenece; forma de producción del documento, es decir, si es por recepción o envío por parte de un tercero o si es un documento generado en la entidad; tipo de información contenida y nivel de confidencialidad o reserva; relacionar si el documento o información es insumo para otro proceso, se carga en otros aplicativos institucionales, sectoriales o nacionales y si se publica en la páginas web, redes sociales y medios de comunicación al ciudadano.

✓ Aspectos tecnológicos: software en el que se genera el documento, formato de la versión final del documento, lugar de almacenamiento o soporte (discos duros, cloud, discos extraíbles, servidores, etc.), requisitos de hardware y software para el acceso al documento y la información.

• Análisis y evaluación de los documentos electrónicos generados en la ANE: en esta etapa se procederá a realizar un análisis de los documentos electrónicos

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identificados por cada una de las dependencias, en este sentido se procederá a separar los documentos electrónicos de los documentos electrónicos de archivo, con el objetivo de establecer cuáles de los documentos electrónicos generados por la entidad hacen parte integral de los expedientes de archivo y deben ser cargados al aplicativo DOCMA.

En esta etapa, el equipo interdisciplinario deberá trabajar de forma conjunta con las dependencias que generen documentos electrónicos de archivo para poder establecer los requisitos legales y tecnológicos requeridos para producir, conservar, almacenar y organizar los documentos electrónicos de archivo en los expedientes electrónicos o híbridos y su cargue al aplicativo DOCMA.

• Organización de documentos electrónicos de archivo: en esta etapa se procederá a conformar los expedientes electrónicos o híbridos en el aplicativo DOCMA, con los documentos electrónicos de archivo generados por las dependencias, garantizando el correcto cargue de documentos, la preservación de los valores legales y probatorios y la integridad, veracidad, fiabilidad, autenticidad, accesibilidad y disponibilidad de estos.

Para esta etapa, el equipo interdisciplinario debe formular un proyecto de cargue de documentos electrónicos de archivo y creación de expedientes electrónicos e híbridos en el aplicativo DOCMA, teniendo en cuenta las características legales y técnica en archivo y gestión documental y los resultados consolidados de la matriz de identificación de documentos electrónicos en la ANE.

• Implementación de lineamientos para la gestión documentos electrónicos de archivo

- aplicativo DOCMA: en esta etapa se debe realizar la socialización de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos de archivo en el aplicativo DOCMA, con el objetivo que las dependencias inicien su implementación y validación de la aplicabilidad de estos. En esta el proceso de Gestión Documental debe contemplar dentro del Programa Específico de Capacitación en Gestión Documental del Programa de Gestión Documental PGD, la inclusión de capacitaciones en el manejo del aplicativo, socialización de lineamientos en gestión de documentos electrónicos, responsabilidades y actividades de la gestión de documentos electrónicos de archivos, gestión y administración de documentos electrónicos y preservación digital a largo plazo.

• Seguimiento a la implementación de lineamientos para documentos electrónicos de archivo: esta etapa debe articularse con el Programa Específico de Auditoría y Control del Programa de Gestión Documental PGD, con la finalidad de establecer mecanismos de seguimiento y control a la correcta implementación de los

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lineamientos para la gestión de documentos electrónicos. Para lo anterior, se deberá evaluar la necesidad de generar o actualizar los procedimientos de gestión documental e incluir auditorias de proceso en el plan de auditorías que formula la Oficina de Control Interno.

8.1. RECURSOS

N°

TIPO DE RECURSO

DESCRIPCIÓN

ALCANCE

Humano

Profesional especializado (líder administrativo)

Formular y actualizar el Programa y apoyar su implementación.

Humano

Jefe Grupo de Transformación Digital, Tecnología y

Seguridad de la Información e Innovación

Revisar y validar el programa y asignar el o los profesional para

integrar el equipo interdisciplinario requerido para su implementación

Humano

Coordinador de Gestión Administrativa

Revisar y validar el Programa y asignar el o los profesionales para

integrar el equipo interdisciplinario requerido para su implementación.

Humano

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Aprobar el Programa y realizar seguimiento periódico a su implementación.

Humano

Personal Grupo de Transformación Digital y Gestión de Tecnología y Seguridad de la Información

Apoyar la definición e implementación del Programa.

Humano

Personal de planta y contratista de la entidad de las dependencias

Realizar el diligenciamiento de la matriz de identificación de documentos electrónicos e implementar los lineamientos para

la gestión de estos.

Tecnológicos

Aplicativo DOCMA

Las especificaciones técnicas requeridas para la gestión, almacenamiento y disponibilidad de documentos electrónicos serán definidas por el equipo interdisciplinario como consecuencia del análisis de los

documentos electrónicos generados en la entidad.

Financieros

La entidad definirá los recursos para la ejecución de contratos de proveedores

o adquisición de equipos propios de acuerdo con la planeación de la entidad.

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Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos

PROGRAMA ESPECÍFICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión 1 Código TRD 130.133.37.2

9. CRONOGRAMA

Es cronograma está proyectado para su implementación una vez haya surtido el proceso de aprobación por parte del Comité Institucional de Gestion y Desempeño, para lo cual empezaran a correr los tiempos proyectados en el siguiente cuadro:

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

EJECUCIÓN

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Identificación de Documentos Electrónicos

Conformación equipo interdisciplinario

Equipo interdisciplinario

Diseño de matriz para la identificación de documentos electrónicos

Matriz de identificación de documentos electrónicos

Cronograma de diligenciamiento de la Matriz de identificación de documentos electrónicos

Cronograma

EJECUCIÓN

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Capacitación a las dependencias para el diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Documentos Electrónicos de Archivo

Presentación y listado de asistencia

Diligenciamiento de la Matriz para la Identificación de Documentos

Electrónicos

Matriz diligenciada por cada dependencia

Análisis y Evaluación de Documentos Electrónicos

Identificación de documentos electrónicos de archivo

Matriz de Documentos Electrónicos de Archivo

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

EJECUCIÓN

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Identificación de requisitos y características de producción, conservación, preservación, almacenamiento y consulta de documentos electrónicos de archivo

Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos

Formulación del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

EJECUCIÓN

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Validación de cumplimiento de requisitos para la gestión de documentos electrónicos en el aplicativo DOCMA

Porcentaje de cumplimiento de DOCMA para la gestión de documentos electrónicos de archivo

Organización de Documentos Electrónicos de Archivo

Formulación del proyecto para la creación y gestión de expedientes electrónicos e híbridos de archivo en el aplicativo DOCMA y el cargue de los documentos electrónicos de archivo existentes

Proyecto de creación y gestión de expedientes electrónicos de archivo en DOCMA

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

EJECUCIÓN

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Implementación de Lineamientos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Programación de capacitaciones en lineamientos de gestión de documentos electrónicos de archivo e inclusción en el Programa Específico de Capacitación en Gestión Documental

Plan Específico de Capacitación en Gestión Documental

Realización de capacitaciones en lineamientos de gestión de documentos electrónicos de archivo

Presentación y listado de asistencia

ETAPA

ACTIVIDAD

PRODUCTO

EJECUCIÓN

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

MES 11

MES 12

MES 13

MES 14

MES 15

MES 16

MES 17

MES 18

Acompañamiento técnico a las dependencias en la implementación de los lineamientos de gestión de documentos electrónicos de archivo

Actas de reunión

Seguimiento a la Implementación Lineamientos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Revisión y actualización del proceso y los procedimientos de

Gestión Documental

Proceso y/o procedimientos actualizados

Inclusión en el plan de auditoría de la Oficina de Control Interno el seguimiento a la implementación de los lineamientos de la gestión de documentos electrónicos

Plan de Auditoría

PROGRAMA ESPECÍFICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión 1 Código TRD 130.133.37.2

La periodicidad de actualización del cronograma dependerá teniendo en cuenta los posibles cambios en la estructura orgánico funcional de la entidad que puedan llegar a modificar la producción documental y genere, elimine o modifique las características de los documentos electrónicos de archivo.

10. RESPONSABLES

El responsable de la ejecución del cronograma del Programa de Documentos Vitales o Esenciales es el Líder de Gestión Documental de la ANE.

La Gestión Documental es un proceso transversal para la entidad, y su planificación, organización, ejecución y seguimiento corresponde a los siguientes roles:

RESPONSABLE	ROL
Comité Institucional de Gestión y Desempeño	Aprobador y hacer seguimiento
Líder del proceso de Gestión Documental	Líder desarrollo e implementación
Profesional/Contratista Archivista	Elaborar el Programa y apoyar la implementación
Grupo de Transformación Digital, Tecnología y Seguridad de la Información e Innovación	Revisar el Programa y apoyar su implementación
Oficina de Control Interno	Realizar seguimiento a su implementación
Profesional de Planeación	Revisar el Programa y apoyar su implementación
Servidores públicos de la ANE	Ejecutores

CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Naturaleza de la modificación

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

19/11/2019

Emisión del documento.

Xxxxxxxx xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Kakoi

11/07/2022

Actualización del documento. Se hizo un ajuste general de todo el documento.

Xxxx Xxxxx Xxxxxx

Contratista

Xxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxx Xxxxx

Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

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ANEXOS

ANEXO 1. DEFINICIONES

Tomadas del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación – AGN, “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”:

Documento electrónico de archivo:

Registro de información generada, producida, recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Expediente digital o digitalizado:

Copia exacta de un expediente físico, cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo:

Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente híbrido:

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Expediente virtual:

Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionados archivísticamente hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros.

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Foliado electrónico:

Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Índice electrónico:

Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Preservación a largo plazo:

Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independientemente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

Tomadas de la Guía de identificación, clasificación y valoración de activos de información (Versión 0, 2019) de la ANE:

Confidencialidad: Acceso a la información por parte únicamente de quienes estén autorizados. Es una característica o propiedad por la cual la información no está disponible o revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.

Disponibilidad: Característica o propiedad de permanecer accesible y disponible para su uso cuando lo requiera una entidad autorizada.

Integridad: La integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas y salvaguardar la exactitud y completitud de los activos.

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