Contract
El Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía – FENOGE, INVITA a las siguientes sociedades a participar en el proceso de selección INVITACIÓN CERRADA No. 04 DE 2022 (IC-04-2022-FENOGE), para la contratación del siguiente objeto: “Realizar el diseño, distribución de espacios, suministro de mobiliario y, en general, adecuar integralmente la oficina 601 del Edificio Torre Avenida 82 P.H, ubicada en la carrera 12 No. 84-12 de la ciudad de Bogotá D.C propiedad del Instituto De Planificación y Promoción De Soluciones Energéticas Para Las Zonas No Interconectadas – IPSE, incluyendo la totalidad de costos y gastos directos e indirectos así como el cumplimiento de los deberes instrumentales derivados de las obligaciones tributarias nacionales, departamentales, distritales y municipales"
El proceso de selección se desarrollará conforme lo establece la presente Invitación Cerrada No. 04 de 2022, remitida mediante correo electrónico y publicada en SECOP II bajo el número “IC-04-2022- FENOGE” y las condiciones establecidas en los Términos y Condiciones Contractuales.
1. INVITADOS A PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN:
Teniendo en cuenta lo dispuesto en el Literal b) del Numeral 12.2. Invitación Cerrada del Artículo 12. Modalidades de Selección del Manual de Contratación del FENOGE, se identificaron e invitan a participar en el proceso de selección a las siguientes sociedades, de conformidad con lo expuesto en los Términos y Condiciones Contractuales:
SOCIEDAD | IDENTIFICACIÓN | CORREO ELECTRÓNICO |
Habitar & Modular S.A.S | 900.636.756 - 4 | |
La Puerta Design S.A.S | 901.011.488 - 6 | |
Servex Colombia S.A.S | 000.000.000 - 8 | xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx |
Attica Design Group S.A.S | 901.333.494 - 2 |
Nota 1: Los invitados podrán participar en el presente proceso de selección de forma individual o conformando proponentes plurales (consorcios o uniones temporales), sin embargo, no podrán cederse los derechos de participación a una sociedad que no haya sido invitada al presente proceso.
2. NORMATIVIDAD APLICABLE:
El proceso de selección se realizará en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación del FENOGE, el cual puede ser consultado en la sección normatividad de la página web del Fondo: xxx.xxxxxx.xxx o en el siguiente link:
xxxxx://xxxxxx.xxx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXXXXX_Xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx.xxx
De conformidad con lo establecido en el Artículo 3 del Manual de Contratación del FENOGE, la normatividad aplicable a la celebración y ejecución de los contratos que adelante el Fondo, SE SOMETEN A LAS NORMAS DE DERECHO PRIVADO Y A LOS PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN FISCAL, así:
“ARTÍCULO 3. NORMATIVIDAD APLICABLE. La celebración y ejecución de los contratos sujetos al presente Manual de Contratación, debe someterse a las normas de derecho privado salvo disposición legal en contrario y demás disposiciones civiles y comerciales, aplicando los principios de la función administrativa y gestión fiscal”.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN:
El artículo 12 del Manual de Contratación del FENOGE define las modalidades de selección de los contratistas y establece las causales para su aplicación. De acuerdo con el numeral 12.2 Invitación Cerrada del artículo 12 en comento, dicha modalidad de selección procede en aquellos casos en que el valor a contratar sea superior a cien (100) SMMLV e inferior a cinco mil (5.000) SMMLV
El valor del presupuesto estimado para la presente contratación corresponde a la suma de
DOSCIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA MIL DOSCIENTOS
CINCUENTA Y UN PESOS M/CTE (Σ246.980.251), que corresponden a 246,9 SMMLV, para el año 2022 y los cuales comprenden la totalidad de costos y gastos directos e indirectos así como el cumplimiento de los deberes instrumentales derivados de las obligaciones tributarias nacionales, departamentales, distritales y municipales, debido a lo cual no se reconocerán sumas adicionales por estos conceptos.
En virtud de lo expuesto, corresponde aplicar la modalidad de selección de “Invitación Cerrada” en razón
que el presupuesto estimado se encuentra en el rango entre cien (100) y cinco mil (5.000) SMMLV.
Tal como se indica en el Capítulo II. Estudio y Análisis de las Condiciones xxx Xxxxxxx el día 24 de febrero de 2022 se declaró fallida la Invitación Cerrada No. 03 de 2022 (IC-03-2022-FENOGE) que tenía por objeto “Realizar el diseño, distribución de espacios, suministro de mobiliario y, en general, adecuar integralmente la oficina 601 del Edificio Torre Avenida 82 P.H, ubicada en la carrera 12 No. 84-12 de la ciudad de Bogotá D.C propiedad del Instituto De Planificación y Promoción De
Soluciones Energéticas Para Las Zonas No Interconectadas – IPSE, incluyendo la totalidad de costos y gastos directos e indirectos así como el cumplimiento de los deberes instrumentales derivados de las obligaciones tributarias nacionales, departamentales, distritales y municipales” por parte de la Directora Ejecutiva del FENOGE y producto de la recomendación realizada por el Comité Evaluador de dicho proceso de selección; por tal virtud, se realizara nuevamente una invitación cerrada (en atención a la cuantía y características propias de la contratación que se pretende), ajustando las cantidades de bienes, obras y servicios a contratar, con el fin de armonizar el presupuesto derivado de la Solicitud de Información a Proveedores No. 01 de 2022 con las necesidades del FENOGE respecto del objeto y condiciones que en el capítulo III de los presentes Términos y Condiciones Contractuales.
En consecuencia, el proceso de selección se adelantará con sujeción al procedimiento establecido en el numeral 12.2 del artículo 12 del Manual de Contratación del FENOGE.
4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO:
Realizar el diseño, distribución de espacios, suministro de mobiliario y, en general, adecuar integralmente la oficina 601 del Edificio Torre Avenida 82 P.H, ubicada en la carrera 12 No. 84-12 de la ciudad de Bogotá D.C propiedad del Instituto De Planificación y Promoción De Soluciones Energéticas Para Las Zonas No Interconectadas – IPSE, incluyendo la totalidad de costos y gastos directos e indirectos así como el cumplimiento de los deberes instrumentales derivados de las obligaciones tributarias nacionales, departamentales, distritales y municipales.
El alcance del objeto contractual comprende los ítems relacionados en los Términos y Condiciones Contractuales, los cuales en su adecuación, estructuración y diseño deben garantizar el mejor y máximo aprovechamiento del espacio, así como el uso de mobiliario y materiales de calidad de acuerdo con los estándares de calidad que exige el Manual de Espacios de trabajo (según referencia: EbookTendencias
- Espacios de trabajo 2021 – Kassani), así como la normativa establecida por las Aseguradoras xx Xxxxxx Laborales.
El contratista deberá por su cuenta y riesgo retirar todos los materiales, sobrantes y residuos resultantes de las actividades, realizando la gestión de retiro y disposición final adecuada a los residuos de escombros y/o especiales provenientes de las actividades realizadas, de acuerdo con la normatividad vigente.
5. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN.
El presupuesto estimado para el proceso de selección corresponde a la suma de hasta DOSCIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN
PESOS M/CTE (Σ246.980.251), los cuales comprenden la totalidad de costos y gastos directos e
indirectos así como el cumplimiento de los deberes instrumentales derivados de las obligaciones tributarias nacionales, departamentales, distritales y municipales, debido a lo cual no se reconocerán sumas adicionales por estos conceptos.
6. CRONOGRAMA
El proceso de selección se desarrollará de acuerdo con el siguiente cronograma. Las modificaciones al mismo se deberán realizar a través de Adendas:
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA MÁXIMA |
Publicación de los Términos y Condiciones Contractuales e Invitación | 25 de febrero de 2022 |
Socialización de Términos y Condiciones Contractuales e Invitación (Virtual) | 28 de febrero de 2022 – A partir de las 10:00 am |
Plazo para presentar observaciones a los Términos y Condiciones Contractuales y a la Invitación | Hasta el 1 xx xxxxx de 2022 hasta las 18:00 horas |
Respuesta a las observaciones a los Términos y Condiciones Contractuales y a la Invitación | 3 xx xxxxx de 2022 |
Plazo para expedir adendas a los Términos y Condiciones Contractuales e Invitación | 8 xx xxxxx de 2022 |
Fecha máxima de presentación de ofertas y cierre del proceso | 9 xx xxxxx de 2022, hasta las 16:00 horas |
Acto público de apertura de propuestas | 9 xx xxxxx de 2022 a partir de las 16:15 horas |
Publicación del informe de verificación y evaluación preliminar | 11 xx xxxxx de 2022 |
Presentación de observaciones y subsanaciones al informe de verificación y evaluación preliminar | Hasta el 15 xx xxxxx de 2022 hasta las 18:00 horas |
Respuesta a las observaciones al informe de evaluación preliminar | 16 xx xxxxx de 2022 |
Publicación del informe de verificación y evaluación definitiva y orden de elegibilidad | 22 xx xxxxx de 2022 |
Decisión del Ordenador del Gasto y comunicación de la aceptación de la oferta al proponente seleccionado. | 00 xx xxxxx xx 0000 |
Xxxxx para la presentación de los documentos exigidos por la fiduciaria para la suscripción del contrato | Hasta el 00 xx xxxxx xx 0000 |
Xxxxx para la suscripción del contrato | 6 xx xxxxx de 2022 |
Fecha de inicio de ejecución del contrato | 11 xx xxxxx de 2022 |
Plazo de validez de las ofertas | 3 meses |
Nota 2: a partir de la decisión del ordenador del gasto, los hitos pueden cumplirse antes de los términos establecidos en el presente cronograma
7. REGLAS APLICABLES AL PROCESO DE SELECCIÓN:
Los invitados deberán observar las siguientes reglas durante el desarrollo del proceso de selección:
7.1. De acuerdo con lo establecido en el numeral 12.2. Invitación Cerrada del artículo 12. Modalidades de Selección del Manual de Contratación, la presente Invitación se desarrollará con sujeción al siguiente procedimiento, sin perjuicio de lo cual, el procedimiento se detalla a través de las reglas establecidas en el presente documento:
“Procedimiento. La modalidad de selección de Invitación Cerrada se desarrollará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a) Publicación de la invitación y los TCC en la página web del FENOGE u otro medio idóneo que garantice la aplicación del principio de publicidad.
b) Se identificarán como mínimo a tres (3) proponentes, los cuales serán invitados a participar, mediante comunicación escrita enviada por el ordenador del Gasto del FENOGE o su xxxxxxx.
c) Los invitados a participar responderán a la invitación y presentarán sus ofertas teniendo en cuenta lo establecido en los TCC.
d) Las modificaciones a los TCC y al cronograma de la invitación se cumplirán de conformidad con lo previsto en el artículo 11 del presente Manual.
e) Se recibirán las ofertas en la fecha, hora y lugar que señale la invitación.
f) Surtido el proceso de evaluación se comunicará a los oferentes el informe preliminar de evaluación, quienes podrán presentar sus observaciones en un término máximo de dos
(2) días por un término máximo de dos (2) días hábiles, plazo durante el cual los proponentes podrán formular las observaciones que consideren pertinentes.
g) Se procederá al análisis de las observaciones formuladas por los proponentes y se harán los ajustes y modificaciones a que hubiera lugar.
h) El Comité Evaluador, designado por el director ejecutivo del FENOGE, determinará el orden de elegibilidad de los proponentes de acuerdo al proceso de selección realizado, el cual será presentado al Ordenador del Gasto, quien de manera justificada podrá apartarse de dicha recomendación.
i) La decisión será publicada en la página web del FENOGE y se comunicará por escrito la aceptación de la oferta, al proponente seleccionado.
En aquellos casos en que sólo se reciba una oferta, se dará continuidad al proceso de selección con ese único proponente.
Parágrafo 1. Los tiempos establecidos en el cronograma para la presentación de ofertas no podrán ser inferiores a 10 días calendario después de la publicación de los TCC y la invitación.
Parágrafo 2: los tiempos para la evaluación de las ofertas y las observaciones deberán ser establecidos en los TCC de la invitación, los cuales no podrán ser superiores a 15 días calendario”.
7.2. Los interesados podrán consultar la Invitación, los Términos y Condiciones Contractuales, sus anexos y los demás documentos del proceso en la plataforma SECOP II como proceso de “Contratación Régimen Especial” número “IC-03-2022-FENOGE” asociado a la Entidad Estatal “Ministerio de Minas y Energía”. Igualmente, podrán consultar el proceso en la página web del FENOGE: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xx-xxxxx/.
NOTA: La plataforma SECOP II no estará habilitada para presentar ofertas, éstas deberán ser presentadas tal como se indica en el numeral 8 de la presente invitación.
7.3. La actividad “Socialización de Términos y Condiciones Contractuales e Invitación (Virtual)” se realizará a través de la plataforma TEAMS, a partir de las 10:00 am en la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección y se podrá participar a través del siguiente link: xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxx.xxx/x/xxxxxx- join/19%3ameeting_ZmY5NTc0MjMtODc4YS00NjNmLTk5YjAtNjcwNjdkNWRjN2U3%40thr ead.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%2253b252f2-66bb-4534-9a6b-
6242d6c174cd%22%2c%22Oid%22%3a%2236024f26-b2c5-4e46-8e4e-
En todo caso, el día programado para el desarrollo de esta actividad, se enviará directamente a los invitados un correo electrónico con la respectiva invitación a participar. Esta actividad no será obligatoria, ni generará inhabilitación o rechazo de la propuesta presentada por los oferentes que opten por no participar de dicha socialización.
7.4. Los interesados podrán presentar dentro del plazo establecido en el Cronograma, las observaciones que consideren pertinentes y solicitar las aclaraciones necesarias, tanto a la Invitación como a los Términos y Condiciones Contractuales, mediante correo electrónico dirigido al Equipo Ejecutor del FENOGE xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx o a través de la plataforma SECOP II como “mensaje” al proceso con número “IC-03-2022-FENOGE” asociado a la Entidad Estatal “Ministerio de Minas y Energía”.
7.5. El FENOGE no se encuentra obligado a dar respuesta a las observaciones o solicitudes que lleguen con posterioridad al término señalado previamente por ser consideradas extemporáneas, ni de aquellas que se formulen por un medio diferente al dispuesto en el numeral anterior.
7.6. El FENOGE dará respuesta a las observaciones en el término señalado para tal efecto en el Cronograma y publicará las respuestas para ponerlas en conocimiento de todos los interesados, a través de los medios dispuestos para ello como SECOP II y página web del FENOGE xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xx-xxxxx/.
7.7. La modificación de la Invitación y los Términos y Condiciones Contractuales se realizará a través de adendas, las cuales no podrán cambiar las condiciones de tal manera que se altere la naturaleza del proceso.
7.8. Sin perjuicio del término establecido en el Cronograma para para expedir adendas a los Términos y Condiciones Contractuales e Invitación, el FENOGE podrá expedir y publicar adendas hasta un (1) día hábil antes del plazo máximo para presentar ofertas, no obstante, las adendas para la modificación del cronograma del proceso podrán realizarse en cualquier momento.
7.9. Las adendas se publicarán en días hábiles, sin embargo, es responsabilidad de los interesados consultar permanentemente en la página web del FENOGE o plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) para efectos de conocer las posibles adendas que se produzcan en el marco del presente proceso.
8. REGLAS DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS:
Los invitados deberán presentar sus propuestas observando las siguientes reglas:
8.1. Las propuestas deberán ser entregadas de manera física en sobre cerrado dentro del plazo y hora establecidos en el Cronograma, en la ventanilla única de la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 XXX - Xxxxxx X.X., en el horario de atención lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM.
8.2. Sin perjuicio del término establecido en el Cronograma, las ofertas podrán ser recibidas desde el día siguiente a la publicación de las respuestas a observaciones a los TCC hasta la fecha máxima de presentación de ofertas y cierre del proceso allí establecida, en la ventanilla única de la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00 – 00 XXX - Xxxxxx X.X., en el horario de atención lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM, dejando constancia de la fecha y hora de presentación de la propuesta. Las propuestas serán custodiadas hasta la hora y fecha de inicio del acto público de apertura de propuestas.
8.3. Se tendrán por no recibidas las propuestas que sean enviadas por correo electrónico o a través de cualquier medio diferente al señalado en el numeral anterior, o por fuera del término establecido en el Cronograma.
8.4. La hora señalada para el cierre del proceso de selección se entiende cumplida cuando así lo señale el reloj dispuesto en la página web xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/ del Instituto Nacional de Metrología de Colombia.
8.5. Las propuestas que sean entregadas con posterioridad a la fecha y hora señalada, serán recibidas y se dejará constancia de la hora y fecha en que se recibieron, sin embargo, no se dará apertura a las mismas y podrán ser devueltas en los sobres cerrados a los participantes que las presentaron una vez se publique el acta del acto público de apertura de ofertas.
8.6. Las propuestas deberán ser entregadas en un único sobre cerrado, señalando como asunto: “PROPUESTA INVITACIÓN XXXXXXX Xx. 00 XX 0000 (XX-00-0000-XXXXXX)”. Xxxxxxxxxx, el sobre deberá contener:
a. Índice de contenido de la documentación entregada, señalando el número de la página en la que se encuentra cada anexo y cada documento específico. Se recomienda organizar los documentos en el orden en que son enunciados en los Términos y Condiciones Contractuales, al respecto se sugiere adjuntar en el siguiente orden:
i. Anexo 2 - Carta de presentación de la oferta la cual deberá entregarse debidamente diligenciada.
ii. Hoja “1. Capacidad Jurídica” del “Anexo 3 - Requisitos habilitantes”, diligenciada y acompañada de los documentos exigidos en el sub numeral 5.1. Capacidad Jurídica, numeral 5. Requisitos habilitantes, del Capítulo V. Requisitos habilitantes y Factores de Calificación, de los Términos y Condiciones Contractuales.
iii. Hoja “2. Experiencia Mínima” del “Anexo 3 - Requisitos habilitantes”, diligenciada y acompañada de los documentos exigidos en el sub numeral 5.2. Experiencia mínima del proponente, numeral 5. Requisitos habilitantes, del Capítulo V. Requisitos habilitantes y Factores de Calificación de los Términos y Condiciones Contractuales.
iv. Hoja “Oferta Económica” del “Anexo 4 – Factores de Calificación”, diligenciada y presentada por el representante legal de la sociedad que presenta la oferta o de la persona natural que tenga capacidad para presentar ofertas en nombre de la sociedad.
v. Hoja “Experiencia Específica Adicional Del Proponente” del “Anexo 4 – Factores de Calificación”, diligenciada y acompañada de los documentos exigidos en el numeral 6.2. Experiencia Específica Adicional del Proponente, numeral 6. Factores de Calificación y asignación de puntaje para determinar el orden de elegibilidad del capítulo V. Requisitos habilitantes y Factores de Calificación, de los Términos y Condiciones Contractuales.
b. Propuesta física debidamente foliada, con la totalidad de anexos diligenciados, impresos, en físico y los documentos soporte, además de aquellos solicitados en los Términos y Condiciones Contractuales.
c. Todas las hojas del Anexo 3 - Requisitos habilitantes y del Anexo 4 - Factores de Calificación correspondientes a la propuesta deberán ser diligenciados y aportadas de forma física dentro de la propuesta.
d. La hoja de “Oferta económica” del Anexo 4 - Factores de Calificación deberá ser entregada dentro de la propuesta de forma física, es decir impresa y diligenciada por el proponente. Dicha oferta económica podrá expresar el valor en números y letras y en caso de inconsistencias entre uno y otros se preferirá el valor expresado en letras. En el caso de que del comité evaluador realice una corrección aritmética al contenido de la oferta económica y
en consecuencia se altere el valor establecido por el oferente, se tendrá por valor de su oferta el valor luego de dicha corrección.
e. Además del medio físico, los Anexos “3. Requisitos habilitantes” y “4. Factores de Calificación” podrán ser entregados dentro del sobre cerrado de la oferta en formato Excel en medio digital como memoria USB o CD, con el fin de facilitar la revisión y posterior verificación y evaluación de la oferta por parte del comité evaluador del procesos de selección.
f. Finalmente, deberá ser entregada dentro del sobre, la totalidad de oferta presentada en físico, digitalizada en formato PDF, con el fin de facilitar la revisión y posterior verificación y evaluación de la oferta por parte del FENOGE. Dicha copia en formato PDF puede ser incluida en el mismo medio en que se entregan los documentos de que trata el literal anterior.
8.7. El FENOGE recomienda no adjuntar el Registro Único de Proponentes –RUP junto con las propuestas que sean allegadas para la presente Invitación, puesto que el mismo no será tenido en cuenta dentro de la evaluación y verificación de los requisitos habilitantes, en virtud del régimen de contratación del Fondo.
8.8. Las ofertas y todos los documentos adjuntos deben ser legibles y deberán presentarse sin borrones, tachaduras o enmendaduras, debidamente foliadas y permitir su revisión, verificación y evaluación objetiva.
8.9. La propuesta y todos los documentos deberán ser presentados en idioma español. En caso de que algún documento de la propuesta se encuentre en otro idioma, el proponente deberá presentar su traducción simple para efectos de la evaluación; así mismo en caso de resultar seleccionado, deberá presentar la traducción oficial de los documentos otorgados en idioma diferente al español dentro de la fecha establecida en el Cronograma de la Invitación para la presentación de los documentos exigidos por la fiduciaria para la suscripción del contrato.
8.10. La foliación de la propuesta corresponde a la numeración de la misma por cada hoja, entendiendo que las hojas impresas por ambos lados del papel solo se deben foliar una única vez. No se debe alterar el consecutivo de los números, incluyendo letras u otras denominaciones. En caso de que una propuesta no se encuentre debidamente foliada, se procederá a realizar su foliación en el acto público de apertura de propuestas.
8.11. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que sean presentadas, con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso.
8.12. Los oferentes podrán retirar sus ofertas en cualquier momento antes del vencimiento del plazo para la presentación de las mismas. Habiéndose cumplido dicho plazo, no podrán retirar sus propuestas en virtud lo estipulado por el Artículo 846 del Código de Comercio.
8.13. La apertura de las propuestas recibidas dentro del término señalado en el Cronograma, se realizará en acto público dentro de los quince (15) minutos siguientes a la hora límite prevista para el cierre y recepción de propuestas; se verificará el número de propuestas recibidas y se suscribirá el acta correspondiente. En dicha acta, se identificarán las propuestas recibidas y se indicará el orden en que fueron presentadas y el número de folios de cada una de las propuestas, igualmente, se indicarán las propuestas que hubieran sido radicadas por fuera del término, dejando constancia de la fecha y hora en que fueron entregadas.
8.14. La apertura de las propuestas recibidas dentro del término se llevará a cabo en el auditorio u oficina dispuesta para el efecto, ubicado en la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 XXX - Xxxxxx X.X., en la fecha y hora señaladas en el Cronograma para la actividad “Acto público de apertura de propuestas”.
NOTA: Los interesados en participar del acto público de apertura deberán tener en cuenta que el aforo será limitado y que deberán asistir cumpliendo con las medidas de bioseguridad respectivas.
8.15. El acta de que trata el sub numeral 8.13 será publicada en la plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) y en caso de indisponibilidad de la misma, se podrá consultar la página web del FENOGE, previo a la fecha de publicación del informe de verificación y evaluación preliminar de las ofertas.
8.16. Una vez publicada el acta de que trata el sub numeral 8.5, el FENOGE podrá devolver las ofertas radicadas por fuera del término, toda vez que las mismas se entienden como extemporáneas y no serán aperturadas y, por tanto, no serán objeto de verificación y evaluación dentro del proceso de selección.
8.17. La entrega de la oferta sin numeración o la no entrega de los documentos en medio digital (memoria USB o CD) NO será causal de rechazo de la misma. No obstante, se solicita cumplir con cada uno de estos requisitos para el desarrollo eficiente de la evaluación.
9. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS:
Las ofertas presentadas dentro del término establecido en el Cronograma, serán verificadas y
evaluadas de la siguiente forma:
9.1. Es responsabilidad de cada oferente SEPARAR Y CLASIFICAR CLARAMENTE EN CADA ANEXO (Requisitos habilitantes o Factores de calificación), e indicar cuáles certificaciones de experiencia o documentos equivalentes deberán ser evaluados como requisitos habilitantes y cuáles evaluados como factores de calificación, toda vez que, de acuerdo con el Manual de Contratación del FENOGE, aquellos documentos aportados con el fin de obtener puntaje, (criterios de calificación) no son susceptibles de complementación o acreditación o subsanación con posterioridad al cierre del proceso.
9.2. Las ofertas serán verificadas y evaluadas por un comité evaluador designado por la Directora Ejecutiva del FENOGE, de conformidad con lo establecido en el numeral 12.2 del Manual de Contratación. Dicha verificación y evaluación se realizará con observancia de las reglas establecidas en la presente Invitación, en los Términos y Condiciones Contractuales y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación del FENOGE.
9.3. El comité evaluador realizará la verificación y evaluación de las ofertas y, como resultado de lo anterior, se publicará en la plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) y en la página web del FENOGE, el informe de verificación y evaluación preliminar, dentro del término establecido en el Cronograma de esta Invitación para tal efecto.
9.4. De acuerdo con el Manual de Contratación del FENOGE, durante el periodo de evaluación se podrán solicitar los documentos, certificados y/o aclaraciones que consideren necesarios con el fin de acreditar o complementar aquellos requisitos que habilitan al oferente incluyendo aclaraciones sobre el valor de la oferta, cuando este sea inferior al 30% del presupuesto oficial destinado para el presente proceso de selección, esto, durante el término de traslado indicado en el Cronograma de la Invitación, el cual es común para todos los proponentes.
9.5. Con ocasión de lo anterior se podrán acreditar y complementar documentos que hacen parte de la acreditación de requisitos habilitantes de cada proponente, hasta la fecha establecida en el Cronograma para la actividad “Presentación de observaciones y subsanaciones al informe de verificación y evaluación preliminar”
9.6. Durante el término de la actividad “Presentación de observaciones y subsanaciones al informe de verificación y evaluación preliminar”, no se podrán acreditar o complementar documentos que afecten la asignación de puntaje de acuerdo con los Términos y Condiciones Contractuales.
9.7. Las observaciones y subsanaciones al informe de evaluación preliminar que adelante el comité
evaluador deberán ser presentadas dentro del término establecido en el Cronograma en físico, en la ventanilla única de la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 XXX - Xxxxxx X.X., en el horario de atención lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM.
9.8. Durante el término de traslado, las propuestas estarán a disposición de los oferentes en las instalaciones de la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 XXX - Xxxxxx X.X., en el horario de atención lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM, para su consulta. Para consultarlo, se deberá agendar la visita a las instalaciones físicas con al menos un (1) día de antelación; esta solicitud deberá enviarse al correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
9.9. Una vez finalizado el plazo para presentar observaciones al informe de verificación y evaluación preliminar, el comité evaluador analizará las observaciones, aclaraciones y documentos presentados por los observantes y, si hay lugar a ello, dará respuesta a las mismas de forma escrita a través de documento que será publicado en la plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) y en la página web del FENOGE, dentro del término establecido en el Cronograma para tal efecto.
9.10. Una vez se dé respuesta a las observaciones presentadas por los interesados en esta etapa, el comité evaluador procederá a realizar el informe de verificación y evaluación definitivo, el cual contendrá los ajustes o cambios que se susciten con ocasión a las respuestas, si hay lugar a ello, y el orden de elegibilidad de los proponentes de acuerdo con el proceso de selección realizado, como recomendación al Ordenador del Gasto del FENOGE. Dicho informe será publicado en la plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) y en la página web del FENOGE, dentro del término establecido en el Cronograma para tal efecto.
9.11. El Ordenador del Gasto podrá apartarse de la recomendación del comité evaluador de forma justificada y en caso de aceptar una oferta, dicha aceptación será comunicada al proponente seleccionado a través de un documento denominado “Comunicación de Aceptación de Oferta” el cual será publicado en la plataforma en la que se publique el proceso (SECOP II) y en página web del FENOGE, dentro del término establecido en el Cronograma para tal efecto.
9.12. En caso de que, con posterioridad a la selección del contratista y en todo caso antes de la firma del respectivo contrato, el FENOGE detecte error o inconsistencia en la evaluación que sirvió de fundamento para dicha selección, podrá retractarse de la misma, comunicando esta decisión al oferente seleccionado e indicándoles las razones en que sustenta la decisión; caso en el cual, corregido el error o la inconsistencia, si a ello hay lugar, se continuará con la decisión que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 17 del Manual de Contratación
del Fondo.
10. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
De conformidad con lo indicado por el Artículo 15 del Manual de Contratación del FENOGE, los procesos de selección adelantados en virtud de dicho manual no constituyen en ningún caso oferta de negocio jurídico por parte del FENOGE; razón por la cual, el Ordenador del Gasto tendrá siempre la facultad de seleccionar o no la oferta, incluso podrá suspender o cancelar unilateralmente y en cualquier momento el proceso de selección, por lo que la participación de un oferente no le otorgará derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado.
Para la suspensión o cancelación del proceso de selección, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo precitado, según el cual, el Ordenador del Gasto podrá suspender o cancelar el proceso en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de fuerza mayor, orden de autoridad o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión.
La decisión adoptada por el Ordenador del gasto deberá comunicarse previamente a los interesados u oferentes.
11. TÉRMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES DEFINITIVOS Y OTROS ANEXOS:
A la presente Invitación se adjuntan los Términos y Condiciones Contractuales con sus anexos respectivos:
Anexo 1 – Especificaciones Técnicas
Anexo 2 - Carta de presentación de la oferta. Anexo 3 - Requisitos habilitantes
Anexo 4 - Factores de Evaluación. Anexo 5 - Imágenes de Referencia Anexo 6 - Minuta del Contrato
Para constancia se firma y se publica, a los 25 días del mes de febrero de 2022.
XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX
Directora Ejecutiva- FENOGE
Elaboró: Xxx Xxxxx Xxxxxxx – Profesional en derecho contractual – Coordinación de contratos. Revisó: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx – Coordinadora – Coordinación de contratos.