Contract
El fondo Adaptación, requiere contratar el suministro de combustible (gasolina corriente) para el consumo del vehículo asignado a la Gerencia de la Entidad en el desarrollo de las funciones y actividades propias de su cargo .y la prestación de servicios adicionales de montallantas, y lavado,
BOGOTÁ D.C., AGOSTO DE 2012.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Según el Decreto 4819 de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.
El Fondo Adaptación, en cumplimiento de su misión, y con el objetivo de alcanzar de manera mas eficiente el desarrollo de sus planes y programas, debe realizar actividades que implican el desplazamiento de la Gerencia y los funcionarios del Fondo a diferentes lugares al interior de Bogotá D.C., por lo cual actualmente cuenta con un vehículo, y de esta manera es necesario contar con el suministro de combustible suficiente para cumplir con el programa diario de desplazamiento, evitando demoras innecesarias o que afecten la gestión institucional.
Es así que, para satisfacer esta necesidad es indispensable suscribir un contrato de suministro de combustible y servicio de montallantas y lavado, con la persona natural o jurídica que cuente con la capacidad e idoneidad suficiente para solventar el requerimiento anterior.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES.
2.1. Objeto: El fondo Adaptación, requiere contratar el suministro de combustible (gasolina corriente) para el consumo del vehículo asignado a la Gerencia de la Entidad en el desarrollo de las funciones y actividades propias de su cargo y la prestación de servicios adicionales de montallantas y lavado
2.2. OBLIGACIONES DE LAS PARTES
2.2.1 Obligaciones del Contratista: El contratista en el desarrollo de su objeto contractual, se compromete a realizar las siguientes actividades:
1. Cumplir con el objeto contractual para lo cual deberá realizar todas las actuaciones y gestiones necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, debiendo principalmente:
i. Suministrar el combustible (gasolina corriente) para la utilización del vehículo asignado a la Gerencia de la entidad para desarrollar sus funciones y actividades.
ii. Prestar los servicios adicionales de montallantas y lavado del vehículo
iii. Garantizar el suministro de combustibles para el vehículo de EL FONDO las veinticuatro (24) horas del día, incluidos fines de semana y días festivos.
iv. Garantizar la prestación del servicio de suministro normal de combustible en casos xx xxxxx de energía, así como el suministro prioritario de gasolina corriente para los vehículos de EL FONDO en casos de escasez de combustible en el mercado.
v. Entregar mensualmente al supervisor del contrato los listados, en medio magnético y por escrito, de cada uno de los abastecimientos cumplidos durante cada período, relacionando fecha y hora de suministro, placa del vehículo, kilometraje del automotor, cantidad y clase de combustible abastecido, galones suministrados y su valor en pesos colombianos.
vi. Reajustar el precio por galón durante la vigencia del contrato únicamente cuando el Gobierno Nacional- Ministerio Minas y Energía, lo autorice; y el porcentaje de incremento no podrá ser superior al que aplique la autoridad competente, tomando siempre como base el valor ofertado. En el evento que el Gobierno Nacional - Ministerio de Minas y energía autorice reducción del precio por galón deberá reducirlo en la misma proporción. El oferente notificará por escrito a la Entidad la fecha a partir de la cual aplicará el nuevo valor según sea el caso
vii. Asignar una persona responsable de la cuenta de EL FONDO, que atienda todo lo relacionado con el desarrollo del contrato.
viii. Atender las recomendaciones del supervisor, relacionadas con el objeto de la orden de servicio.
ix. Realizar seguimiento y evaluación, con carácter permanente, a la correcta prestación del servicio.
x. Asumir toda la responsabilidad cuando atienda vehículos o personas diferentes a las autorizadas por EL FONDO Cumplir con lo establecido por la Resolución N° 1565 del 27 de diciembre de 2004 sobre los criterios ambientales de calidad de los combustibles y la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por el Consejo Nacional de Normas mediante la Resolución N° 027 de diciembre de 1995 acogida por ICONTEC, o a la que le sustituya o modifique.
xi. La instalación de algún dispositivo especial a los vehículos para lectura y control de datos, no debe tener costo adicional para EL FONDO ADAPTACIÓN
xii. Garantizar y certificar la debida calibración de los surtidores y registradoras anexando certificación vigente con una fecha de expedición no superior a tres meses con respecto a la fecha de cierre del proceso de selección, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio u otra entidad debidamente acreditada ante el Ministerio de Minas y Energía.
xiii. Garantizar bajos niveles de agua e impurezas (xxxxxx) acumuladas en los tanques de almacenamiento del combustible.
2. Suscribir el acta de inicio.
3. Constituir, para la ejecución del contrato, la garantía única de cumplimiento y la póliza de responsabilidad civil extracontractual exigidas en el presente contrato y presentarlas a la Secretaria General de EL FONDO, para su aprobación; igualmente EL CONTRATISTA se obliga a pagar todos los costos necesarios para la ejecución de la garantía tales como deducibles y a restablecer el valor de la garantía cuando este se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por EL FONDO. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.
4. Informar oportunamente a EL FONDO, sobre cualquier irregularidad que se presente en la ejecución del contrato.
5. Presentar informes sobre la ejecución del contrato cuando así lo solicite el supervisor, dentro del término que le sean indicado por éste, en medio físico y magnético.
6. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y de Aportes Parafiscales y acreditar ante el supervisor los comprobantes de afiliación y pago de los aportes en los términos y condiciones exigidos por la normatividad aplicable, en especial el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.
7. Obrar con buena fe, evitando dilaciones e inconvenientes que puedan presentarse durante la ejecución del contrato.
8. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho.
9. Cumplir con las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del presente contrato, los pliegos de condiciones y con lo ofrecido en su propuesta.
2.3. Plazo de Ejecución: El Plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2012 y/o hasta agotar recursos presupuestales dispuestos, contados a partir de la suscripción de acta de inicio, previa probación de la Garantía Única por parte de la secretaria General del Fondo y expedición el registro presupuestal
2.4. Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de conformidad con el estudio xx xxxxxxx realizado asciende a la suma de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ 2.500.000)
Forma de Pago: El valor del contrato se pagará mes vencido. El contratista facturará el servicio prestado mensualmente, anexando un reporte del servicio prestado, la orden en la que se aprueba el servicio, la cual debe contener el visto bueno del Supervisor.
2.5. Lugar de ejecución: El lugar de Ejecución del contrato será Bogotá D.C.
2.6. Supervisión: La Supervisión del contrato estará a cargo de la Asesora III Administrativo y Financiero de Secretaría General o por la persona que la Secretaria General delegue, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
Que el artículo 7 del decreto 4819 de 2010, señala que:
“ARTÍCULO 7o. RÉGIMEN CONTRACTUAL. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible, salvo el aparte tachado INEXEQUIBLE> Los contratos que celebre el Fondo para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. (…)”
Ahora bien el Decreto 4819 de 2010 y el Decreto 2962 de 2011, modificado por el Decreto 4808 del mismo año, establecen los procedimientos de selección para la contratación del Fondo, como son:
“1. Selección Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o jurídica, atendiendo los precios xx xxxxxxx y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las necesidades de EL FONDO ADAPTACIÓN y la selección objetiva.
2. Convocatoria Cerrada. Procedimiento en el cual se reciben ofertas de proponentes previamente determinados mediante estudio xx xxxxxxx y en el cual se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos previamente por EL FONDO ADAPTACION en la correspondiente convocatoria.
3. Contratación Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o jurídica, atendiendo los precios xx xxxxxxx y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las necesidades de EL FONDO ADAPTACIÓN y la selección objetiva.
Por su parte el artículo 2 del Decreto 4808 de 2011, dispone:
“Artículo 2°. Modificar el artículo 9 del Decreto 2962 de 2011, el cual quedará así:
"Artículo 9°. Autorización. De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 3° del Decreto 4819 de 2010, la Gerencia General del Fondo podrá celebrar directamente, sin necesidad de previa autorización del Consejo Directivo, contratos cuya cuantía sea igual o inferior a cuatro mil smlmv.”
Es así, que el Fondo Adaptación, se rige por el derecho privado y esta sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, es así que, específicamente en virtud de los principios de economía, celeridad, eficiencia y eficacia, la presente contratación se pretende adelantar por el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA, en atención a la naturaleza del objeto contractual, la cuantía del valor del contrato, el cual corresponde a DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE. ($ 2.500.000), y la satisfacción total del servicio, para cubrir la necesidad de suministro de gasolina corriente y la prestación de servicios adicionales de montallantas y lavado.
4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para determinar el valor del presente contrato se realizó el siguiente sondeo xx xxxxxxx, así:
ITEM A COTIZAR | PRECIOS XXX XXXXXXX | |
COMBUSCOL | TEXACO | |
GALÓN GASOLINA CORRIENTE | $ 8.700 | $ 8.700 |
SERVICIOS ADICIONALES | No presta este servicio | |
MONTALLANTAS: | ||
Rectificación rin lujo | $ 23.000 | |
Rectificación rin corriente | $ 8.000 | |
Montaje rin blindado | $ 23.000 | |
Vulcanizada de llantas | $ 25.000 | |
Despinche con taco | $ 6.000 | |
Despinche parche pequeño | $ 10.000 | |
Despinche parche grande | $ 15.000 | |
LAVADO: | ||
Lavado Exterior | $ 16.000 | $ 13.300 |
Lavado General | $ 33.000 | $ 15.900 |
Lavado Motor | $ 16.000 | $ 18.500 |
Nota: Los precios anteriormente señalados incluyen IVA
Sin embargo, y en atención que el valor de galón de gasolina cotizado en las estaciones de servicios mas cercanas a las instalaciones del Fondo Adaptación, el cual de encuentra ubicado en la calle 75 N° 5-88, reflejo un valor igual, para determinar el presupuesto oficial de la presente contratación se considera necesario hacer una ponderación del consumo mensual de galones por kilometraje recorrido, tomando como referencia el movimiento del vehículo con el cual actualmente se desplaza de una lugar a otra la gerencia de la Entidad, en desarrollo de las funciones en atención a su cargo, así:
MODELO DEL VEHÍCULO | GALONES POR KILÓMETROS RECORRIDOS EN EL MES | CONSUMO DE GASOLINA MENSUAL |
CAMIONETA CAPTIVA 4X2 | 52 | $ 452.400 |
SERVICIOS ADICIONALES | NÚMERO DE VECES HASTA EL 31 DE DICIEMBRE |
MONTALLANTAS: | |
Rectificación rin lujo | N/A |
Rectificación rin corriente | Ocasional |
Montaje rin blindado | Ocasional |
Vulcanizada de llantas | Ocasional |
Despinche con taco | Ocasional |
Despinche parche pequeño | Ocasional |
Despinche parche grande | Ocasional |
LAVADO: | |
Lavado Exterior | 2 veces por mes |
Lavado General | 2 Veces hasta el 31 de diciembre |
Lavado Motor | Ocasional |
Así, podemos concluir que el presupuesto de la presente contratación asciende a un valor de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE. ($2.500.000) INCLUIDO IVA en atención al consumo mensual de gasolina, teniendo en cuenta, que mensualmente hay un consumo de 52 galones por el kilometraje de recorrido, y los servicios adicionales requeridos durante la ejecución del contrato.
La estimación del presupuesto es soportada en la designación de valores así:
Presupuesto para la gasolina corriente: DOS MILLONES DOSCIENTOS SESENTA Y DOS MIL PESOS M/CTE ($2.262.000)
Servicios adicionales: .DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MIL PESOS M/CTE. ($238.000 )
Ahora bien, cabe anotar que, durante la ejecución del contrato estos valores podrán variar en atención al recorrido real del vehículo asignado a gerencia y el numero de veces que se utilicen los servicios adicionales
5. FACTORES DE SELECCIÓN
La escogencia no recae sobre el precio más bajos cotizados en el mercado, toda vez que, arrojo un precio igual sobre el valor del galón de gasolina, es así, que teniendo en cuenta que, la presente contratación se pretende adelantar por el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA, y con el fin de asegurar la satisfacción de las necesidades como es: el suministro de combustible (gasolina corriente) para el consumo del vehículo asignado a la Gerencia de la Entidad en el desarrollo de las funciones y actividades propias de su cargo .y la prestación de servicios adicionales de montallantas, y lavado, la escogencia del contratista recae sobre los servicios prestados, y la ubicación de la estación de gasolina.
Por lo anterior podemos concluir que COMBUSCOL, presta la totalidad de los servicios requeridos por el FONDO ADAPTACION, como son:
El suministro de combustible (gasolina corriente) para el consumo del vehículo asignado a la Gerencia de la Entidad en el desarrollo de las funciones y actividades propias de su cargo
La prestación de servicios adicionales de montallantas, y lavado
6. SOPORTE PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS
Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación.
RIESGO (Descripción) | TIPIFICACIÓN | ASIGNACIÓN | CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) | CUANTIFICACIÓN |
Riesgos de Operación | El riesgo de operación hace referencia al no cumplimiento de parámetros de desempeño, calidad y originalidad de los servicios especificados y al incremento abrupto de los costos del servicio. | CONTRATISTA | MEDIO/MEDIO | 2% del Presupuesto Oficial |
Riesgo Legal | Riesgos legales como cambios tributarios (modificación de tarifas o nuevos impuestos) cargas parafiscales, actos de autoridad, embargos o demandas. | CONTRATISTA | MEDIOBAJO | 2% del Presupuesto Oficial |
Riesgo La boral | Relaciones laborales como accidentes de personal, enfermedad profesional. | CONTRATISTA | MEDIO/BAJO | 2% del Presupuesto Oficial. |
Responsabilidad civil | Acciones u omisiones del contratista, de sus dependientes y/o equipo de trabajo que causen daños antijurídicos a terceros | CONTRATISTA | MEDIO/BAJO | 2% del Presupuesto Oficial. |
RIESGO (Descripción) | TIPIFICACIÓN | ASIGNACIÓN | CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) | CUANTIFICACIÓN |
Riesgo comercial | Variación de precios xx xxxxxxx de bienes y personas destinadas a la ejecución del contrato | CONTRATISTA | MEDIO/BAJO | 2% del Presupuesto Oficial |
El contratista asumirá en general todos los riesgos relacionados con la ejecución del contrato que puedan ser objeto de su previsión de acuerdo con su condición administrativa, empresarial y del negocio
Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.
Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.
Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar
Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la xxxxxxxx misma de los riegos por las partes.
Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
Altisima | 4% | 5% | 5% | 5% | |
CTO | Alto | 3% | 4% | 4% | 5% |
IMPA | Medio | 2% | 2% | 4% | 5% |
Bajo | 1% | 2% | 3% | 4% | |
Bajo | Medio | Alto | Altisima | ||
FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA | |||||
Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
PROBABILIDAD | IMPACTO | ||||
BAJO | MEDIO | ALTO | ALTISIMO | ||
ALTISIMA | Se espera que ocurra en la mayoria de las circunstancias | Pequeñas perdidas financieras | Medianas pérdidas financieras | Alta pérdida financiera | Enorme pérdida financiera |
ALTA | Probablemente ocurra en la mayoria de las circuntancias | ||||
MEDIA | Es posible que ocurra algunas veces | ||||
BAJA | Podria ocurrir algunas veces | ||||
7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO
De conformidad con lo estipulado en el articulo 5 del decreto 2962 de 2011, EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de
LA CONTRATANTE, NIT N°900.450.205-8, UNA GARANTÍA que ampare:
a) Cumplimiento del contrato: Por valor equivalente al treinta por ciento (20%) del valor del mismo con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
b) Calidad de los bienes y servicios suministrados: Por valor equivalente al veinte por Ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
c) Salarios y prestaciones sociales: Por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y tres (3) años más.
EVALUACION DE ESTUDIOS PREVIOS
La evaluación del estudio previo fue realizada de conformidad con las normas y procedimientos del FONDO ADAPTACIÓN.
Firma: | (Original Firmado) |
Nombre: | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Cargo: | Asesor III Secretaria General |
Fecha: | 2-08--2012 |