Contract

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para llevar a cabo la supervisión de contratos y convenios al interior en la Unidad para la Atención y la Reparación Integral a las Víctimas.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la designación en los estudios previos de la persona que ejercerá la supervisión del contrato o convenio por parte del jefe del área solicitante de la contratación respectiva.

Si el contrato es objeto de liquidación, el procedimiento termina con la remisión al expediente contractual de las acciones de seguimiento a los compromisos que hubiere adquirido el contratista en el acta de liquidación del contrato o con la remisión de las acciones de verificación del cumplimiento por parte del contratista durante el término de garantía que ampara el contrato con posterioridad a la ejecución del mismo, en caso de ser necesario.

Si el contrato o convenio no está sujeto a la liquidación, el procedimiento termina una vez finaliza el plazo de ejecución del contrato y la remisión al expediente contractual de todos los soportes de ejecución del mismo.

DEFINICIONES

3. Supervisor: Funcionario público o particular contratado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, que realiza el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio.

4. ACTIVIDADES

N°	Actividades (Diagrama de Flujo)	Descripción	Responsable	Registro
1	INICIO DEFINIR SUPERVISOR	Xxxxxxx el cargo de quien ejercerá la supervisión del contrato o convenio en los estudios previos de la contratación.	Jefe del área solicitante de la contratación.	Estudio previo
		Gestionar la firma del contratista seleccionado en el contrato respectivo.	Supervisor / Grupo de Gestión Contractual, Asesor Contractual	Contrato firmado por el contratista
2	GESTIONAR FIRMA
		Solicitar la expedición del Registro Presupuestal al Grupo de Gestión Financiera para dar inicio a la ejecución del contrato.
3	SOLICITAR REGISTRO PPTAL		Supervisor / Grupo de Gestión Contractual, Asesor Contractual	Registro Presupuestal
		Requerir al contratista para que constituya la garantía prevista en el contrato y entregar al abogado a cargo del proceso en el Grupo de Gestión Contractual
4	CONSTUTUIR GARANTIA A		Supervisor / Grupo de Gestión Contractual, Asesor Contractual	Póliza

5 PC	A CONTROL DESIGNACION DESIGNAR SUPERVISION. REMITIR MEMORANDO GESTIONAR FIRMA DEL ACTA REVISAR INFORME ELABORAR INFORME SUPERVISON SUSCRIBIR RECIBO SATISFACCCION CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES SI INCUMPLIO? NO INFORMAR INCUMPLIMIENTO REMITIR DOCUMENTACION B	Llevar control en base de datos de designación de Supervisor	Grupo de Gestión Contractual	Base de datos Excel
6		Designación del supervisor mediante memorando interno y remisión de copia de la aprobación de la garantía y Remitir el memorando de designación de supervisor mediante correo electrónico	Abogado a cargo del proceso Grupo de Gestión Contractual	Memorando oficial de designación. Correo Electrónico
7		Gestionar la firma del acta de inicio del contrato en caso de que se hubiere previsto y remitirla al Grupo de Gestión Documental para su incorporación al expediente contractual.	Supervisor	Acta de inicio del contrato
8		Revisar el informe de actividades del contratista, de los bienes, servicios o productos contratados, y demás soportes de gestión, de tal manera que correspondan a lo realmente pactado en el contrato.	Supervisor	Informe de supervisión
9 PC		Xxxxxxxx los informes mensuales de supervisión, o de acuerdo con la periodicidad pactada en el contrato	Supervisor	Informe de supervisión
10		Suscribir el recibo a satisfacción revisando el cumplimiento de los requisitos legales para el pago.	Supervisor	Recibo a satisfacción
11		Cumplir con las actividades propias de la supervisión de contratos previstas en la Circular No. 002 de 2014 y Manual de Supervisión	Supervisor	Antecedentes de ejecución, informes, autorizaciones de pago, etc.
12		Informar al Grupo de Gestión contractual sobre la xxxx o el incumplimiento por parte del contratista. (Declaratoria de Incumplimiento o Caducidad, Artículo 17 Ley 1150 de 2007 y Artículo 86 Ley 1474 de 2011).	Supervisor.	Informe de supervisión sobre la xxxx o el incumplimiento.
13		Remitir de toda la documentación soporte de ejecución del contrato o convenio incluyendo los informes de ejecución al archivo de la Unidad ubicado en el piso 21 del Edificio Avianca para que sea incluido en el expediente contractual	Supervisor	Memorando de remisión

14	B REMITIR DOCUMENTACION GGC PROCEDIEMIENTO DE LIQUIDACIÓN FIN	Remitir documentación que soporta el incumplimiento al Grupo de Gestión Contractual	Supervisor	Memorando de remisión
15		Remitirse al procedimiento de Liquidaciones
16		FIN

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Ley 80 de 1993

• Ley 1150 de 2007

• Ley 1474 de 2011

• Decreto Ley 019 de 2012

• Decreto1082 de 2015

• Proceso de Gestión Contractual

• Procedimiento de Tramite Presupuestal

• Manual de Contratación y Supervisión.

• Circular 002 de 2014

• Lineamientos de Colombia Compra Eficiente.

ANEXOS

Versión	Ítem del cambio	Cambio realizado	Motivo del cambio	Fecha del cambio
Versión 2	Ítem 2,3 y 4	Se adiciona en las actividades 2,3 y 4 como responsable al Grupo de Gestion Contractual, Asesor contractual	Son actividades en donde el Grupo de Gestión Contractual igualmente es responsable	29/05/2015
Versión 2	Ítem 4 y 5	Entre la actividad 4 y 5 se define una nueva actividad como punto de control	Identificar punto de control en el procedimiento	29/05/2015
Versión 2	Ítem 5 y 7	Las actividades 5 y 6 son unificadas y descritas en el	Orden lógico de la actividad	29/05/2015

Versión	Ítem del cambio	Cambio realizado	Motivo del cambio	Fecha del cambio
		orden lógico de la actividad
Versión 2	Ítem 5	Se define como punto de Control	Identificar punto de control en el procedimiento	29/05/2015
Versión 2	Ítem 14 al 21	Se eliminan las actividades del ítem 14 al 21	Las actividades eliminadas están descritas en el procedimiento de liquidación	29/05/2015
Versión 2	Ítem 13	Se adiciona a la actividad: “ ….en los términos señalados en el contrato”	La remisión de la documentación al archivo de Gestión Documental debe realizarse adicionalmente a lo descrito en la actividad, en los términos señalados en el contrato	29/05/2015
Versión 3	Numeral 5 Documentos de referencia	Se modifica el decreto 1510 de 2013 por el decreto 1082 de 2015	Actualización Norma. Decreto 1082 de 2015	01/09/2015