DOCUMENTO ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO – CORPORACION MUNICIPAL DE CONCHALI

NOVIEMBRE 2014

INDICE

PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS 1

OBJETIVO 1

CONTRATACIONES 3

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACIONES 5

FLUJOGRAMA PROOCESO DE CONTRATACIONES 7

FORMULARIO SOLICITUD DE CONTRATACION 9

REMUNERACIONES 10

ACTIVIDADES PROCESO DE REMUNERACIONES 10

PAGO DE HONORARIOS 13

PAGO DE IMPUESTOS 15

FLUJOGRAMA PROCESO DE REMUNERACIONES 16

FLUJOGRAMA PROCESO DE HONORARIOS 20

HORAS EXTRAS 23

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS 24

FORMULARIO HORAS EXTRAS O COMPENSADAS 25

FORMULARIO CERTIFICADO HORAS EXTRAS O COMPENSADAS 26

FLUJOGRAMA PROCESO DE HORAS EXTRAS 27

FLUJOGRAMA PROCESO DE HORAS COMPENSADAS 29

LICENCIAS MÉDICAS 31

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE LICENCIAS MEDICAS 33

LICENCIAS MÉDICAS MUTUAL DE SEGURIDAD 36

FLUJOGRAMA PROCESO DE LICENCIAS MÉDICAS 38

TERMINO DE RELACION CONTRACTUAL 40

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE TÉRMINO DE RELACIÓN CONTRACTUAL 40

FORMULARIO SOLICITUD TÉRMINO CONTRATO 43

FLUJOGRAMA PORCESO DE TÉRMINO DE RELACIÓN CONTRACTUAL 44

PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES 46

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ADQUISICIONES 49

INICIO DEL PROCESO 49

COTIZACIONES 49

ORDENES DE COMPRA 50

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS 51

DISTRIBUCIÓN O ENTREGA DE MATERIALES E INSUMOS 51

LICITACIONES PUBLICAS 51

LICITACIONES PRIVADAS 51

ACTIVIDADES PROCESO DE LICITACION 52

ACTIVIDADES PROCESO DE ORDEN DE COMPRA 55

CONTROL DE REGISTROS 58

FLUJOGRAMA PROCESO DE ORDEN DE COMPRA 59

FLUJOGRAMA PROCESO DE LICITACION PÚBLICA 62

FLUJOGRAMA PROCESO DE LICITACION PRIVADA 65

FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRAS 68

Con fecha 02 de diciembre de 2014 se aprueba el presente manual de procedimientos que incorpora procesos administrativos para todas las áreas de CORESAM, los cuales por razón de buen servicio, podrán ser modificados por el Secretario General, quien ante esta eventualidad deberá informar al directorio en la sesión siguiente a cuando sucedan estas modificaciones.

PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO

El Objetivo del presente manual de procedimientos y normas es describir, en detalle y en el orden secuencial de su ejecución, las operaciones más frecuentes que forman parte del quehacer administrativo del Departamento de Recursos Humanos de la Corporación Municipal de Conchalí, que permitan tener un mejor control interno del proceso.

Concebido fundamentalmente como una herramienta de apoyo, este manual tiene – entre muchas otras- las siguientes características:

• Es una fuente de consulta permanente.

• Evita duplicidad de trabajo.

• Define responsabilidades y encargados.

• Facilita el adiestramiento y la capacitación del personal.

• Permite el reemplazo temporal de cualquier funcionario.

• Tareas y procedimientos perfectamente auditables.

Las disposiciones aquí descritas deben ser cumplidas, por los funcionarios de la Corporación de Conchalí.

Términos y Definiciones

TERMINOS	DEFINICIONES
RRHH	Se refiere a la fuerza laboral, o capital humano necesario para la correcta administración y gestión de la Corporación Municipal de Conchalí.

Alcances

Este manual aplica a todas las áreas de la Corporación Municipal de Conchalí y considera la contratación, gestión y administración de recursos humanos, hasta su desvinculación.

Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso: Jefe de RRHH

Responsabilidad: Gestionar el área de Recursos Humanos de acuerdo a las normas

establecidas por la Corporación Municipal de Conchalí.

Plazos de Recepción de Antecedentes

Cada Director de Area o Jefe xx Xxxxx. será responsable de entregar al Depto. de RR.HH. toda la documentación para el pago oportuno de las remuneraciones. Dicho Depto. no podrá efectuar pago alguno si no cuenta con toda la información necesaria y validada a más tardar el día 20 de cada mes a cancelar.

Este plazo aplica para la tramitación de solicitud de contrato, modificación de contrato, traslado, anexos de contrato, reemplazos, finiquitos, horas extras, pago de bonos, incentivos y acuerdos colectivos.

En caso de tratarse de un día feriado o festivo, la entrega de la documentación deberá entregarse el día hábil siguiente.

La documentación deberá ser enviada mediante memorándum interno del Director de Área, Jefe xx Xxxxx. o quien le subrogue, con todos los antecedentes de respaldo necesarios debidamente firmados por los responsables, según sea el caso. Además, deberá considerar el tiempo previo que requiera para obtener la documentación y firmas correspondientes, para que dicha información se encuentre ingresada al Depto. de RR.HH. dentro del plazo señalado, el que será considerado como día de cierre del proceso de remuneraciones del mes.

En el evento de requerimientos urgentes que no puedan ser planificados dentro del plazo previamente establecido, además de contar con las autorizaciones y respaldos correspondientes, deberá solicitar al Jefe de RR.HH. la aprobación de incorporar los antecedentes fuera de plazo al proceso de remuneraciones del mes, mediante memorándum interno con la debida justificación.

Contrataciones

Tiene por finalidad promover el ingreso de recurso humano idóneo y necesario para la correcta administración de la Corporación Municipal de Conchalí, que tiene relación con la custodia y administración de los documentos relacionados con este objetivo.

Gestionar toda actividad derivada de las relaciones contractuales tanto legales como administrativas definidas en el alcance.

Marco legal de las Contrataciones

• Ley N° 19.070 de 1991 y sus modificaciones, que rige para los profesionales de la educación.

• Ley N° 19.378 de 1995 y sus modificaciones que rige para los Trabajadores de la Atención Primaria de salud Municipal.

• Ley N° 19.464 y sus modificaciones, que rige para los Trabajadores no-docentes del sector Educación.

• Código del Trabajo.

• Art. 2.006 y siguientes del Código Civil, que contiene las normas relativas al arrendamiento de servicios inmateriales.

Requisitos de Contratación

a) Gozar de salud compatible con el trabajo que le corresponda desarrollar, para lo cual y si es necesario, el Trabajador se someterá a exámenes que CORESAM determine y/o acompañará los certificados médicos que se exijan.

b) Acreditar su identidad y mayoría de edad mediante la exhibición de su cédula de identidad.

c) Reunir los requisitos de capacitación y experiencia que se exijan para cada funcionario particular.

d) No haber sido condenado ni encontrarse actualmente acusado por delito que merezca pena aflictiva.

e) Presentar documentación fidedigna a la hora de acreditar las condiciones de ingreso o aquellas que por su cargo o función se le exijan.

f) Someterse a los procesos de selección establecidos por CORESAM, aplicando las entrevistas, pruebas sicológicas y/o técnicas que de acuerdo a su cargo y función se le soliciten, en el caso de que la provisión de cargo sea a través de un proceso de selección o concursal.

Documentación Requerida

Todo el personal que ingrese a CORESAM deberá presentar los siguientes documentos:

a) Certificado de título, estudio y experiencia laboral de acuerdo a lo exigido para su cargo y función.

b) Finiquito de trabajo de su último empleador, con especificación del último cargo desempeñado.

c) Certificado de residencia, con no más de 30 días de antigüedad.

d) Certificados de afiliación en una A.F.P. y aseguradora de salud (Fonasa o Isapre).

e) Certificados de Antecedentes que avalen su estado civil, nacionalidad, cargas familiares (emitido por la institución de previsión, caja de compensación o certificado emitido por el servicio de registro civil), que sean necesarios para redactar el Contrato de Trabajo y establecer aspectos remuneracionales.

f) Currículum Vitae actualizado al momento de la postulación.

g) Copia legalizada de título Técnico o Profesional si corresponde.

h) Certificado de antecedentes emitido por el Servicio de Registro Civil e Identificación, con no más de 30 días de antigüedad.

i) Para el personal Docente y de la Atención Primaria; certificados de acreditación de antigüedad y perfeccionamiento para efectos de reconocimiento de bienios según lo establecido en la Ley N° 19.070, y de la Carrera Funcionaria en el caso de la Ley

19.378. La presentación oportuna y veraz de estos documentos será responsabilidad de cada Trabajador y se establece un plazo máximo de 60 días desde la fecha de contratación para estos efectos, en caso contrario CORESAM no reconocerá retroactividad y cancelará las asignaciones que de dicha información se desprende a partir del momento de su presentación en el Departamento de Recursos Humanos.

j) Demás documentos o antecedentes que CORESAM estime relevantes para cada caso particular.

La presentación de estos y otros antecedentes que se estipulen en las leyes especiales son imprescindibles para la elaboración del Contrato de Trabajo, pudiendo CORESAM modificar o bien anular la fecha de inicio de la prestación de servicios en caso de no tener la totalidad de ellos a la vista; será responsabilidad de cada Trabajador su reunión y oportuna presentación.

No obstante lo anterior, el Secretario General cuando lo estime conveniente por razones de buen servicio, podrá solicitar una contratación directamente al Depto. de RR.HH., esto es, sin realizar un proceso de selección o reclutamiento previo, enviando la autorización de la “Solicitud de Contratación”, disponibilidad presupuestaria y currículum vitae. En este caso el Depto. de RR.HH. deberá:

1. Elabora carpeta personal del nuevo trabajador con la documentación enviada por el Secretario General.

2. Solicitar toda la documentación requerida, señalada precedentemente.

3. Elaborar Contrato de trabajo desde el inicio de sus funciones.

4. Ingresa Información del nuevo trabajador en el sistema informático.

5. Obtener firmas en el contrato de trabajo, tanto del Secretario General como del nuevo funcionario.

6. Entregar y dejar respaldo del Manual de Higiene y Seguridad y Derecho a Saber.

7. Adjunta contrato y respaldos de Manual de Higiene y Seguridad y Derecho a Saber en la carpeta personal del nuevo trabajador.

En el caso de que la provisión del cargo mediante postulación o concurso la formalidad será la siguiente:

Actividades del proceso de contratación con proceso de selección

1. Solicitud de Contratación: la Dirección, Depto. o Secretario General envía al DAF la “Solicitud de Contratación” y disponibilidad presupuestaria, señalando claramente cuenta a la que se imputará la contratación a nivel de subtítulo- ítem-asignación-sub asignación y sub-sub asignación, si corresponde. Luego de visado, lo envía a RR.HH. para que elabore el perfil idóneo de acuerdo a la descripción de cargos de CORESAM y las funciones descritas en la “Solicitud de Contratación”.

2. Aviso de Provisión de Cargo: El Jefe de RR.HH. solicita mediante memorándum interno al Depto. de Comunicaciones para que elabore un aviso de la provisión de cargo, para ser publicado en la Pág. web y/o en un diario de circulación nacional, el memorándum debe contener todo el texto que irá en la publicación y en que medios se publicará. El aviso diseñado por el Depto. de Comunicaciones deberá ser validado por el jefe xx xxxxx. de RR.HH. previo a ser publicado.

3. Recepción de Antecedentes: El Depto. de RR.HH. recepciona los antecedentes de los postulantes y verifica los requisitos de los candidatos, guiándose por un check list preparado para estos fines, haciendo una pre evaluación de si cumplen o no. Posteriormente cita a la comisión de selección de personal, que estará integrada por los titulares o subrogantes de: Director de Área, Coordinador Ejecutivo y Director de Administración y Finanzas, podrá designar a más participantes de esta comisión. En el mismo documento de

citación, se solicita al director del área que proporcione la o las pruebas técnicas escritas que deberá realizar el postulante y una minuta con las preguntas específicas de la entrevista personal.

La Comisión de Selección de Personal envía al Secretario General el acta de evaluación del o los postulantes, junto con todos los antecedentes del proceso de selección, proponiendo los tres mejor ponderados, de existir tal cantidad de participantes pre seleccionados, de lo contrario, enviará los antecedentes del o los postulantes “aptos” que se obtengan del proceso de selección.

El Secretario General o a quien designe podrá entrevistar nuevamente a él o los postulantes propuestos, previo a emitir su autorización o rechazo a la contratación o bien seleccionar y autorizar la contratación de un postulante que no haya considerado en la propuesta de la comisión.

4. Elaboración del contrato: El Depto. de RR.HH. recepciona la solicitud de Contratación autorizada por el Secretario General, junto a todos los respaldos y elabora el contrato, de acuerdo a los formatos visados por el Depto. Jurídico. En caso de haber contratos con cláusulas o situaciones especiales, deberán contar previamente con VºBº del jefe xx Xxxxx. Jurídico.

5. Firma de Contrato e ingreso del nuevo trabajador: Una vez firmado el contrato por el Secretario General, el nuevo trabajador xxxxxx y firma el contrato de trabajo, quedando en su poder una copia de éste, además de recepcionar en ese acto una copia del Reglamento Interno y Derecho a Saber.

El nuevo trabajador en ningún caso podrá tomar sus funciones sin haber firmado su de trabajo.

6. Confección de Carpeta del Trabajador: RR.HH. confecciona la carpeta del trabajador con todos los antecedentes de la persona recientemente contratada, además de los comprobantes de recepción del Reglamento Interno y Derecho a saber.

7. Ingreso de datos al sistema Informático: El encargado de remuneraciones una vez firmado el contrato por ambas partes ingresa todos los datos del trabajador al sistema para el correcto y oportuno pago de sus remuneraciones.

Flujograma Proceso de Contratación con proceso de selección

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

INICIO

Solicita VºBº para proceso de contratación

Solicitud de contratación y disponibilidad de presupuesto

El DAF recibe la solicitud de contratación del área, depto. o directamente del Secretario General. En el caso de que provenga de una área, se le debe enviar dicha solicitud y disponibilidad presupuestaria al Secretario General, quien da VºBº a un proceso de selección.

DAF

Elaboración de perfil del cargo a ocupar

Memorándum solicitud de publicación

El Jefe de RR.HH. recibe la solicitud de contratación con VºBº del DAF y Secretario General, luego elabora un perfil idóneo de acuerdo a la descripción de cargos de CORESAM y las funciones descritas por el Director del Área en la “Solicitud de Contratación”

Jefe Depto. RR.HH.

Recepción de antecedentes de postulantes y pre evaluación

Publicación de aviso

El Jefe de Comunicaciones diseña aviso de provisión de cargo, con la descripción y requisitos mínimos y deseables que RR.HH. ha elaborado para ese perfil.

Jefe Comunicaciones

Antecedentes de postulantes

El jefe de RR.HH. recepciona los antecedentes de los postulantes y realiza una pre evaluación y verificación de los requisitos mínimos, descartando aquellos que no cumplan.

Jefe Depto. RR.HH.

La comisión envía propuesta de postulantes aptos al Secretario General

Verificación requisitos legales y disponibilidad presupuestaria

El jefe de RR.HH. cita a la comisión de selección de personal, solicita el envío de las pruebas técnicas escritas y minuta con preguntas verbales para realizar los postulantes aptos para el cargo.

Jefe Depto. RR.HH.

Acta y antecedentes

La Comisión De Selección de personal envía al Secretario General el acta y evaluación de los postulantes con todos los antecedentes del proceso

1 de selección.

Comisión de Selección de Personal

Flujograma Proceso de Contratación con proceso de selección (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Contrato y carpeta del trabajador

Contrato

Ingreso de ficha al sistema

Entrevista el o los postulantes

¿Aprueba

contratación?

SÍ

Nuevo proceso de contratación

Elaboración de carpeta del trabajador y contrato

Firma de contrato por las partes

Registro de antecedentes en sistema

FIN

El Secretario General revisa los antecedentes enviados por la comisión y selecciona el o los postulantes a entrevistar por él u otra persona que el designe.

El Secretario General aprueba o rechaza la contratación.

El jefe de RR.HH carpeta del trabajador y elabora contrato de trabajo con los formatos visados por el Depto. Jurídico, con los términos establecidos en el perfil de cargo y observaciones realizadas por el Secretario General.

El jefe de RR.HH. cita al nuevo trabajador para firmar el contrato, hace entrega de un ejemplar del Reglamento Interno y Derecho a Saber al trabajador y luego envía la carpeta con todos los antecedentes del trabajador al Secretario General para la segunda firma.

El Encargado de Remuneraciones ingresa todos los datos del nuevo trabajador en el sistema informático para el correcto pago de remuneraciones.

Secretario General

Jefe Xxxxx. RR.HH.

Jefe RR.HH y Secretario General

Encargado de Remuneraciones

Formulario de Solicitud de Contratación

SOLICITUD DE CONTRATACION

ANTECEDENTES DEL SOLICITANTE:

NOMBRE:
CARGO:
AREA / CENTRO DE COSTO:
FECHA DE LA SOLICITUD

ANTECEDENTES DE LA PERSONA A CONTRATAR:

NOMBRE
RUT
CARGO A OCUPAR
AREA/DIRECCION/DEPTO. / ESTABLECIMIENTO
TIPO DE CONTRATO	HONORARIOS	CONTRATA		CODIGO DEL TRABAJO
	CONTRATO NUEVO	REEMPLAZO		RENOVACIÓN
PERIODO DE CONTRATACION	FECHA DE INICIO:		FECHA DE TÉRMINO:
HORAS ASIGNADAS		REMUNERACION BRUTA		$
VALOR DE REMUNERACION TOTAL DEL PERIODO	$
CENTRO DE COSTO		CUENTA PRESUPUESTARIA
JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION
DOCUMENTACION QUE ACOMPAÑA

Jefe Area / Depto. Solicitante

Nombre

Firma:

Fecha: / /

V°B° Contabilidad

(disponibilidad presupuestaria)

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

DAF

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

Depto. de RR.HH.

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

Secretario General

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

Remuneraciones

Una remuneración o beneficio puede ser calificado como sueldo cuando reúne las siguientes condiciones copulativas:

1.- Que se trate de un estipendio fijo. 2.- Que se pague en dinero.

3.- Que se pague en períodos iguales determinados en el contrato. 4.- Que responda a una prestación de servicios.

Actividades del proceso de Remuneraciones

1. Remuneraciones: El Encargado de Remuneraciones deberá confeccionar una carpeta para cada mes a remunerar, archivando en ella toda la información y documentación interna y externa para el proceso de remuneraciones, esta información se recepcionará hasta el día 20, que es la fecha de cierre para generar la planilla de remuneraciones del mes.

La secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. recepcionará y posteriormente entregará por libro la documentación interna proveniente de las áreas de Educación, Salud, Menores y Administración Central, correspondiente a contratos (nuevos, modificaciones y renovaciones), finiquitos, horas extras (autorizadas por DAF y Secretario General), cargas familiares, licencias médicas, Bienestar, Sindicalización, Bonificación de Reconocimiento Profesional (BRP), bonos e incentivos, días trabajados del mes a en curso y la confirmación de asistencia desde el día 16 al 30 ó 31 del mes anterior, permisos administrativos con y sin goce xx xxxxxx, etc.. Por otra parte debe procesar la información externa proveniente desde las AFP, ISAPRE, FONASA, IPS, Tribunales de Familia, Caja de Compensación y otros organismos.

Terminado el plazo de recepción de documentos, la secretaria xxx Xxxxx. de RR. HH. enviará vía mail al Encargado de Remuneraciones una planilla Excel con el detalle de toda la información interna y externa recepcionada durante todo el proceso de remuneraciones del mes (“Planilla de Registro de Información Interna y Externa”), que deberá incluir mes, fecha de recepción, nombre y Rut del trabajador, área o institución, tipo de documentación (interna o externa), tipo de documento, Nº de documento, detalle o contenido de la documentación y observaciones si las hubiera.

El Encargado de Remuneraciones enviará al Jefe xx Xxxxx. de RR. HH. la planilla con el detalle de toda la documentación recepcionada y la carpeta con la

documentación de respaldo, para que analice y valide mediante una firma en la planilla resumen, las modificaciones correspondientes de la información en el sistema informático.

Una vez visada la documentación de remuneraciones del mes por el jefe de RR.HH., el encargado de Remuneraciones actualizará en el sistema informático todos los movimientos de personal.

Terminado el proceso de recepción de documentación interna y externa, se actualiza en el sistema informático los movimientos de personal.

2. Cálculo de remuneraciones: El Encargado de Remuneraciones actualiza información global de los parámetros del sistema informático (U.F., U.T.M., tasas de cotizaciones de AFP, renta tope imponible, renta mínima imponible, asignación familiar, etc.), realiza el cálculo de las remuneraciones del mes con toda la información previamente ingresada y actualizada, posteriormente genera la planilla general de sueldos, la que debe ser revisada y firmada por el jefe xx Xxxxx. de RR.HH..

3. VºBº y autorización de pago de remuneraciones: El Jefe xx Xxxxx. de RR.HH. envía al Jefe xx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto, vía memorándum interno la planilla general de remuneraciones, carpeta con respaldos de remuneraciones y planilla con desglose de valores a pagar por cada una de las cuentas corrientes de CORESAM, para obtener VºBº de la disponibilidad de recursos según detalle.

El Jefe xx Xxxxx. de Contabilidad deberá informar inmediatamente al Depto. de RR.HH. en el evento que no se cuente con los dineros suficientes para ejecutar el pago en alguna de las cuentas corrientes de CORESAM.

Una vez revisada la información, el Jefe xx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto, devuelve la planilla general de remuneraciones con VºBº y la carpeta con respaldos al Jefe xx Xxxxx. de RR. HH., quien deberá posteriormente enviar la misma documentación (planilla general de remuneraciones con VºBº y la carpeta con respaldos) al DAF para solicitar autorización del pago de remuneraciones de todas las áreas de CORESAM.

4. Pago de remuneraciones: El pago de remuneraciones se realizará el último día hábil del mes, mediante depósito electrónico a cuentas de Banco Estado y cuentas corrientes de otros bancos o a través de cheque nominativo al trabajador.

Una vez autorizada la planilla de sueldos del mes por el DAF, el Encargado de Remuneraciones envía el archivo al banco a través del portal web de éste. Luego de recepcionado el archivo se imprime el cupón que genera el portal del banco y a través del sistema de remuneraciones genera los cheques respectivos.

5. Reliquidación: En caso de no contar con la información en los tiempos establecidos, será necesario realizar una reliquidación de remuneraciones para aquellos casos excepcionales, como lo es la prolongación de reemplazos, horas extras, bonos, licencias médicas, nuevas contrataciones, etc.. Para cada caso debe contar con las autorizaciones correspondientes, según las instrucciones impartidas en el Manual De Procedimientos Administrativos.

La secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. recepcionará y posteriormente entregará por libro la documentación interna proveniente de las áreas de Educación, Salud, Menores y Administración Central.

Terminado el plazo de recepción de documentación, la secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. enviará vía mail al Encargado de Remuneraciones una planilla Excel con el detalle de toda la información recepcionada, (“Planilla de Registro de Información de Pago Reliquidaciones”) que deberá incluir mes, fecha de recepción, nombre y Rut del trabajador, área, tipo de contrato, concepto de la reliquidación, y observaciones si las hubiera.

Para llevar a cabo la reliquidación la documentación debe llegar al Depto. de RR.HH. el último día hábil del mes y seguir el mismo procedimiento del pago de remuneraciones normal del mes para la cancelación de la planilla de reliquidaciones (revisión y de VºBº del Jefe de RR.HH. de la documentación y planilla de reliquidación, VºBº de disponibilidad presupuestaria de Contabilidad y Presupuesto, autorización del pago del DAF y Secretario General o sólo la del Secretario General)

En el caso de ser trabajador de algún establecimiento, la documentación se entregará a cada uno de los directores para que ellos cancelen a los trabajadores.

El Director de cada establecimiento, tendrá 48 horas para remitir las liquidaciones firmadas y la planilla de cheques entregados y no entregados al Depto. de RR.HH. con copia a la Dirección del área que corresponda.

En el caso de no haber cancelado dentro de este plazo a algún trabajador, el Director del establecimiento deberá devolver a RR. HH. además los cheques no cancelados.

De no recepcionarse la documentación en RR.HH. dentro de los plazos o no contar

con las autorizaciones necesarias para cada procedimiento, el pago se efectuará al mes siguiente.

6. Firma de la liquidación xx xxxxxx de cada trabajador: El Depto. de RR.HH. dejará respaldo de todas las liquidaciones firmadas por el trabajador, en el caso de los establecimientos son los Directores de cada Establecimiento los responsables de enviar la copia firmada por el trabajador al Depto. de RR. HH..

7. Pago de Cotizaciones Previsionales: El Encargado de Remuneraciones prepara archivo plano en el sistema informático y lo sube a la página de PREVIRED para que sean canceladas oportunamente (hasta el día 13 del mes siguiente) las cotizaciones previsionales de todos los trabajadores de CORESAM.

8. Pago de Honorarios: La secretaria xxx Xxxxx. de RR. HH. recepcionará hasta el día 25 del mes a cancelar la documentación necesaria para pagos de honorarios, donde la boleta de honorarios deberá ser emitida con fecha del último día hábil del mes a cancelar, mediante memorándum interno proveniente de los Directores de Áreas o Jefes xx Xxxxx. solicitando dicho pago, el cual debe adjuntar una planilla con el listado de todos los prestadores de servicios, individualizando nombre, Rut, N° boleta, fecha de la boleta, N° informe, valor total y establecimiento, adjuntando además en este memorándum todos los respaldos impresos que se detallan (debidamente firmados por el prestador de servicio y jefe directo). Esto es, cada Director de Área o Jefe xx Xxxxx. será el responsable de hacer llegar toda la documentación necesaria para la oportuna cancelación de honorarios. Posteriormente, la envía al Director de Administración y Finanzas para su autorización y luego la envía los antecedentes mediante memorándum interno dirigido al Jefe xx Xxxxx. de RR. HH, donde la secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. será quien registre y recepcione toda la documentación. Posteriormente entregará al Jefe de RR.HH. quien deberá dar V°B° a la documentación recepcionada y la derivará a la brevedad y por libro al Encargado de Remuneraciones (boletas de honorarios e informes en el caso de contratos vigentes, contratos nuevos, renovaciones, términos de contrato).

Terminado el plazo y el procedimiento de recepción de documentación, la secretaria xxx Xxxxx. de RR. HH. enviará vía mail al Encargado de Remuneraciones una planilla Excel con el detalle de toda la información recepcionada, (“Planilla de Registro de Información de Pago de Honorarios”) que deberá incluir mes, fecha de recepción, nombre y Rut del trabajador contratado a honorarios, área, Nº de Boleta de Honorarios, Nº de Informe de tareas realizadas, tipo de servicios contratados, monto bruto y observaciones si las hubiera.

Los informes que acompañen la boleta de honorarios deberán contener N°

correlativo propio, mes o periodo del informe, tareas o funciones realizadas durante el periodo, las que deben estar obligatoriamente relacionadas con el cometido del contrato y ambos documentos (boleta de honorarios e informe) debe estar firmados por el trabajador y jefatura directa para cursar el pago.

En el caso de la prestación de servicios de atención primaria de urgencias, los Directores de cada Centro remiten la información de días y horas de turnos realizados en el mes por cada funcionario formalmente al Director de Salud hasta el día 16 de cada mes, quien posteriormente la remite mediante memorándum interno hasta el día 18 a la Dirección de Administración y Finanzas y finalmente una vez autorizado el pago, éste la enviará hasta el día 20 del mes al Depto. de RR.HH para procesar la información.

Una vez revisada la información por el encargado de remuneraciones, se ingresa a al sistema informático de CORESAM para calcular los valores de la planilla de honorarios fijos y variables de todas las áreas de CORESAM y en el caso del área Salud, además, las funciones realizadas y valor turno según corresponda.

La planilla final debe seguir los mismos pasos para la visación del Jefe de RR.HH., luego enviarla junto a la carpeta de respaldos de honorarios vía memorándum interno al Jefe de Contabilidad y Presupuesto para el VºBº de la existencia de recursos en las respectivas cuentas corriente y por último, solicitar la autorización del DAF y Secretario General o sólo la del Secretario General.

Una vez autorizado el pago, el encargado de remuneraciones emite los cheques nominativos a cada prestador de servicio, en el caso de prestar servicios en Casa Central los cheques se entregan directamente en el Depto. de RR.HH. y en el caso de prestar servicio para algún establecimiento indistintamente del área y programa al que esté asociado, la documentación será retirada en el Depto. de RR.HH por cada director de establecimiento, para que sean ellos los que cancelen a los prestadores de servicio.

Los directores de cada establecimiento, tendrá 48 horas contados desde la recepción de documentación, para remitir al Depto. de RR.HH las liquidaciones firmadas y la planilla de cheques entregados y no entregados a los prestadores de servicio, adjuntando además los cheques no entregados, especificando en este último caso en la misma planilla, el motivo por el cual no fue entregado el pago. Los directores de establecimientos, además deberán enviar cada mes una copia de la planilla de cheques por prestaciones de servicio al director del área que corresponda.

En el caso de no haber cancelado dentro de este plazo a algún prestador de servicio, el Director del establecimiento deberá informarle que debe dirigirse al Depto. de RR.HH. para el cobro de sus honorarios.

El pago de los contratos a honorarios de todas las áreas de CORESAM deberá hacerse el quinto día del mes siguiente a cancelar y en el caso de ser día feriado o festivo, deberán cancelarse el día hábil siguiente. Solo por instrucción expresa del Secretario General podrá cancelarse antes de esta fecha.

El Depto. de RR.HH. dejará respaldo de todas las colillas de cheque firmadas por el trabajador en las respectivas carpetas de cada persona.

9. Pago de Impuestos: Una vez cerrado el proceso de remuneraciones el Encargado de Remuneraciones envía a Contabilidad y Presupuesto archivo Excel vía correo electrónico con todas las remuneraciones desglosadas por área, centro de costo y programa (si corresponde) canceladas en el mes, enviando además memorándum interno con planilla general de sueldos y planilla general de honorarios, ambas con VºBº y firmas correspondientes, nómina de cheques emitido (por concepto de sueldos, honorarios y otro) para que así el Jefe de Contabilidad pueda realizar los cálculos por concepto de impuesto de segunda categoría de la xxx xx xxxxxx que correspondan y realizar el pago oportunamente (hasta el día 10 del mes siguiente), por área, centros de costos, programas y cuentas corrientes, además este Depto. podrá contar con la información para efectos de conciliación bancaria.

10. Archivo de documentación de respaldo del proceso de remuneraciones: Finalizado el proceso de remuneraciones el Encargado de Remuneraciones archiva en las respectivas carpetas de cada trabajador o prestador de servicio la documentación de respaldo para el proceso de remuneraciones o se clasifica en el archivo general, según corresponda. Además, deberá bajar los archivos y respaldar mensualmente en el computador los certificados de pago de remuneraciones canceladas vía transferencia que emite el Banco Estado.

El jefe xxx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto deberá hacer un archivo físico (papel) con la información de pagos de remuneraciones y honorarios de cada mes, esto es, las planillas generales de sueldos y honorarios con todas las firmas correspondientes, comprobante de pago de impuesto, nómina de cheques emitidos y archivo digital con certificación de pago de transferencias en línea que deberá bajar mensualmente de la pág. de Banco Estado.

11. Control: El Depto. de Control podrá hacer una revisión del proceso en cualquiera de sus puntos, emitiendo informe del mes revisado.

Flujograma Proceso de Remuneraciones

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Documentación Interna y Externa

Carpeta Con Antecedentes de Remuneraciones del Mes y Planilla General de Recepción de Documentos del Mes

Carpeta con antecedentes de remuneraciones del mes

INICIO

Recepción de información de remuneraciones

Confección de carpeta de remuneraciones del mes

Revisión y análisis de información a modificar

Ingreso de información al sistema informático

La secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. recepciona y entrega por libro toda la documentación interna y externa para la elaboración de las remuneraciones, además de llevar en una planilla Excel el registro en detalle de toda la documentación del mes a remunerar, (“Planilla de Registro de Información Interna y Externa” la cual al final del proceso de remuneraciones deberá ser archivada en formato papel mes a mes.

El Encargado de Remuneraciones recepciona la documentación y la clasifica dentro de una carpeta que estará destinada a reunir toda la información utilizada en el proceso de remuneraciones del mes a remunerar.

El Jefe de RR.HH. revisará y validará toda la documentación interna y externa recepcionada para proceder a modificar el sistema informático, dando VºBº a la “planilla de registro de información interna y externa” del mes a remunerar.

El Encargado de Remuneraciones ingresa la información interna y externa en el sistema informático. Siendo información interna los contratos, cargas familiares, días trabajados del mes a en curso, confirmación de asistencia y desde el día 16 al 30 ó 31 del mes anterior, permisos administrativos con y sin goce xx xxxxxx, licencias médicas, Bienestar, Sindicalización, Bonificación de Reconocimiento Profesional (BRP), bonos e incentivos, etc.), y por otro lado la información externa proveniente desde las AFP, ISAPRE, FONASA, IPS,

Tribunales de Familia, Caja de

Compensación y otros organismos.

Secretaria xx Xxxxx. de RR.HH.

Encargado de Remuneraciones

Jefe Depto. RR.HH

Encargado de Remuneraciones

Flujograma Proceso de Remuneraciones (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Indicadores previsionales PREVIRED del mes

Sistema informatico de remuneraciones

Planilla General de Sueldos y respaldos

Planilla General de Sueldos

Planilla General de Sueldos y respaldos

Calculo de remuneraciones

Cálculo de planilla general de sueldos

Revisión y VºBº

¿Existe

disponibilidad en ctas. Corrientes?

SÍ

Informa inmediatamente los límites de recursos disponibles en ctas.

Ctes.

Solicita autorización de pago de remuneraciones del mes

El Encargado de Remuneraciones actualiza información global de los parámetros del sistema informático (U.F., U.T.M., valores de AFP, etc.), realiza el cálculo de las remuneraciones del mes.

El Encargado de Remuneraciones una vez realizado el cálculo de las remuneraciones emite la planilla general de sueldos.

El Jefe de RR.HH. revisa la planilla de general de sueldos y corrige errores si corresponde.

El Jefe de RR. HH. envía memorándum interno al Jefe de Contabilidad y Presupuesto planilla general de sueldos con la carpeta de respaldos correspondientes para dar VºBº a la disponibilidad de recursos en las distintas cuentas corrientes según detalle señalado en memorándum.

Una vez devuela la planilla de remuneraciones con V°B° xxx xxxxx. de Presupuesto y Contabilidad, el Jefe de RR.HH. envía mediante memorándum interno al DAF y Secretario General o sólo al Secretario General, la planilla de general de remuneraciones para su autorización.

Nota: El Secretario General podrá autorizar unilateralmente el pago de Remuneraciones o solicitar modificar la planilla.

Encargado de Remuneraciones

Jefe de RR.HH.

Jefe de Contabilidad y Presupuesto

DAF

Secretario General.

Flujograma Proceso de Remuneraciones (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Planilla General de Xxxxxxx y respaldos

Planilla General de Sueldos autorizada

Planilla de reliquidación de Sueldos

NO ¿Autoriza pago de sueldos?

SÍ

Se realizan ajustes observados

Envio de archivo al banco estado

Pago de remuneraciones

Reliquidación de remuneraciones

El Encargado de Remuneraciones envía el archivo al banco Estado a través del portal web de éste. Luego de recepcionado el archivo se imprime el cupón que genera el portal del banco.

El Encargado de Remuneraciones a través del sistema genera cheques nominativos y realiza transferencias electrónicas para pagar la planilla de sueldos el último día hábil del mes. En el caso de los establecimientos los Directores serán los responsable de entregar los cheques respectivos.

El Encargado de Remuneraciones deberá realizar una reliquidación de sueldos en casos excepcionales cuando no sea posible contar con la información necesaria dentro de los plazos establecidos para proceso de remuneraciones. Lo anterior se justifica en casos de prolongación de licencias médicas (reemplazos), horas extras (previa autorización según los procedimientos establecidos en el manual de procedimientos administrativos).

Encargado de Remuneraciones

Flujograma Proceso de Remuneraciones (continuación)

ENTRADAS	ACTIVDADES	RESULTADOS /NOTAS	RESPONSABLE
		El Encargado de Remuneraciones se
	3	encargará de obtener firma de copia de liquidaciones xx xxxxxx y colilla de cheques. En el caso de establecimientos,	Encargado de
Liquidaciones		serán los Directores de cada	Remuneraciones
sueldos Y colillas de cheques	Liquidaciones xx xxxxxx y colillas de cheques firmadas	establecimiento los encargados de enviar a RR.HH. dentro de 48 horas posteriores a la entrega la	y Directores de Establecimientos
		documentación de remuneraciones,
		junto con la planilla general
		correspondiente a cada establecimiento
		se haya o no cancelado, con copia al
		Director del Área.
		En el caso de no haber cancelado dentro
		de este plazo a algún trabajador, el
		Director del establecimiento deberá
		devolver a RR. HH., además de los
		cheques no cancelados.
		El Encargado de Remuneraciones será
Documentación de respaldo del pago de remuneraciones	Archivar respaldos en carpetas del personal y archivo genral	el responsable de archivar toda la documentación relativa al proceso de remuneraciones, que son liquidaciones xx xxxxxx y colillas de cheques firmadas	Encargado de Remuneraciones
		en las carpetas de cada trabajador y la
		otra documentación en archivo general
		xxx Xxxxx. de RR.HH.
		El Encargado de Remuneraciones
		posterior al pago de todas las
		remuneraciones y las reliquidaciones,
Archivo plano sistema informatico	Pago de cotizaciones previsionales e impuestos	genera en el sistema informático de CORESAM el archivo plano que se sube a la pág. de PREVIRED. envía memorándum interno a	Encargado de Remuneraciones
		Contabilidad y Presupuesto con la
		planilla general de sueldos aprobada,
Planilla General de		por área y centros de costo para el
Sueldos por Área y		cálculo y pago de los impuestos.
centro de costo
	FIN

Flujograma Proceso de Honorarios

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Informes Y Boletas de Honorarios

Documentación de honorarios

Carpeta con antecedentes de honorarios del mes y planilla de registro de inf. de pago honorarios

Carpeta con antecedentes de honorarios del mes y planilla de registro de inf. de pago validada

Sistema informático

Planilla general de honorarios

INICIO

Recepción de documentación de honorarios

Confección de carpeta de honorarios del mes

Revisión y análisis de documentación

Ingreso de información al sistema informático

Cálculo de planilla gral. De honorarios

Revisión y VºBº

La secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. recepciona toda la documentación (memorándum conductor del director de área o Jefe xx Xxxxx., informes y boletas de honorario) y la entrega por libro al Encargado de Remuneraciones.

El Encargado de Remuneraciones recepciona la documentación y la clasifica dentro de una carpeta que estará destinada a reunir toda la información utilizada en el proceso de pago de honorarios del mes.

El Jefe Depto. RR.HH. revisará y validará toda la documentación recepcionada (contratos, boletas de honorarios e informes) para proceder a modificar el sistema informático, dando VºBº a la “Planilla De Registro de Información de Pago de Honorarios” del mes.

El Encargado de Remuneraciones ingresa la información en el sistema informático.

El Encargado de Remuneraciones una vez realizado el cálculo de honorarios del mes, emite la planilla general de honorarios.

El Jefe Depto. RR.HH. revisa la planilla de general de honorarios y corrige errores si corresponde.

Secretaria Depto. RR.HH.

Encargado de Remuneraciones

Jefe Depto. RR.HH

Encargado de Remuneraciones

Jefe Depto. RR.HH.

Flujograma Proceso de Honorarios (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Planilla general de honorarios y respaldos

Planilla general de honorarios autorizada

¿Existe

disponibilidad en ctas. Corrientes?

SÍ

Informa al Jefe xx Xxxxx. de RR.HH. inmediatamente los límites de recursos disponibles en ctas. ctes.

Solicita autorización de pago de honorarios del mes

¿Autoriza pago de

honorarios?

SÍ

Se realizan ajustes observados

Pago de honorarios

El Jefe de RR.HH. envía memorándum interno al Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto la planilla general de honorarios con la carpeta de respaldos para dar VºBº a la disponibilidad de recursos en las distintas cuentas corrientes según detalle señalado en memorándum.

Jefe xx Xxxxx. RR.HH. envía mediante memorándum interno al DAF y Secretario General o sólo al Secretario General planilla de honorarios y carpeta de respaldos para su autorización.

Nota: El Secretario General podrá autorizar unilateralmente el pago de los honorarios del mes o solicitar modificar la planilla.

El Encargado de Remuneraciones a través del sistema genera cheques nominativos para pagar la planilla de honorarios el día 5 del mes siguiente a cancelar. El Depto. de RR.HH. cancelará los honorarios correspondientes a Casa Central y en el caso de los establecimientos los Directores serán los responsable de retirar la documentación de pago y de entregar los cheques a los prestadores de servicio.

Jefe Depto. RR.HH.

Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto

Jefe Depto. RR.HH.

Encargado de Remuneraciones y Directores de Establecimientos

Flujograma Proceso de Honorarios (continuación)

ENTRADAS	ACTIVDADES	RESULTADOS /NOTAS	RESPONSABLE
	2
		El Encargado de Remuneraciones se
		encargará de obtener firma xx xxxxxxx de
		cheques de Casa Central y en el caso de
		establecimientos, serán los directores de cada
		establecimiento los encargados de enviar al
		Jefe Depto. RR.HH. dentro de 48 horas
		posteriores a la entrega la documentación,
		junto con la planilla general de honorarios
		correspondiente a cada establecimiento, se
Colillas de cheques	Colilla de cheques firmadas	haya o no cancelado, enviando copia de esta planilla al Director del Área.	Encargado de
			Remuneraciones
		En el caso de no haber cancelado dentro de
		este plazo a algún prestador de servicio, el
		director del establecimiento deberá devolver
		al Jefe Depto. RR.HH., además de los cheques
		no cancelados e informar posteriormente al
		prestador de servicio que deberá percibir el
		pago de sus honorarios directamente en el
		Depto. de RR.HH.
		El Encargado de Remuneraciones, posterior
		al pago de honorarios, envía memorándum
		interno al Jefe Depto. Contabilidad y
Planilla general de honorarios por área y centro de	Pago de impuestos	Presupuesto con la planilla general de honorarios aprobada en formato papel, por área, centros de costo y programa (si corresponde) para el cálculo y pago de los	Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto
costo		impuestos, esta planilla, además deberá ser enviada vía correo electrónico en formato
		excel.
Documentación de respaldo del pago de honorarios	Archivar respaldos en carpetas del personal y archivo general	El Encargado de Remuneraciones será el responsable de archivar toda la documentación relativa al proceso de pago de honorarios, que son colillas de cheques firmadas en las carpetas de	Encargado de Remuneraciones
		cada prestador de servicio y la demás
		documentación en archivo general xxx
		Xxxxx. de RR.HH.
	FIN

Horas Extras

Son las establecidas por razones extraordinarias de funcionamiento que requiere el servicio de personal fuera de los límites horarios fijados en la jornada ordinaria de trabajo, o cuando se excede el máximo semanal, en cuyo caso se procederá al pago de las horas extraordinarias considerando como base de cálculo los conceptos de remuneración xx Xxxxxx Base.

En general el horario de trabajo se adecuará a las necesidades de funcionamiento de los establecimientos y áreas administrativas de CORESAM. Sólo se considerará jornada extraordinaria la que se encuentre pactada por escrito, para atender necesidades o situaciones temporales de la Corporación. Dichos pactos deberán tener una vigencia transitoria no superior a 3 meses, pudiendo renovarse por acuerdo, también serán horas extraordinarias, aquellas que no obstante faltar pacto escrito, las que se trabajen en exceso de la jornada pactada o legal con conocimiento y autorización del DAF o quien él delegue y Secretario General o en su defecto que cuente sólo con la autorización del Secretario General.

En consecuencia, las horas trabajadas en exceso se pagarán como extraordinarias, siempre y cuando exista un documento por escrito que lo autorice y que no tenga relación con horas trabajadas en exceso por compensación de un permiso.

Se excluyen de las limitaciones de jornadas de trabajo señaladas en el artículo anterior, todas las personas que precisa el artículo 22 incisos segundo del Código del Trabajo, aquellos que no se encuentran sujetos a fiscalización superior inmediata y los que realicen su trabajo fuera o preferentemente fuera de lugar o sitio de funcionamiento de la corporación, lo cual esta expresado explícitamente en sus contratos individuales de trabajo.

Las autorizaciones y pactos deberán quedar expresadas en los formularios únicos de la Corporación Municipal de Conchalí, llamados “Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo” y el “Certificado de la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo Previamente Autorizadas”.

Conforme lo anterior, cuando sea procedente, el trabajo que debió efectuarse en jornada extraordinaria, será pagado con el recargo que corresponda y de acuerdo al cuerpo legal por el cual se rige, el cual deberá ser pagado junto con la remuneración mensual respectiva, de conformidad con la legislación vigente.

Actividades del Proceso de Horas Extras

1. El Director de Área o Jefe Depto. solicita autorización de Horas Extras mediante “Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo”, ya sea para que estas horas se compensen o se paguen. Esta solicitud debe enviarse al Director de Administración y Finanzas o a quien este designe para su autorización.

2. En el caso de que se solicite el pago de horas extras, el DAF una vez validada y revisada esta información solicita al Depto. de RR.HH. que calculen las horas extras solicitadas, luego RR.HH., deberá hacer llegar mediante memorándum al Depto. de Contabilidad y Presupuesto para el V°B° de la disponibilidad presupuestaria en la cuenta señalada, quien llevará una planilla Excel de control de disponibilidad presupuestaria de horas extras por cuentas presupuestarias, donde deberá registrar a lo menos el N° memorándum, fecha, nombre, Rut, valor horas extras, valor aprobado, presupuesto en dicha cuenta y saldo presupuestario (haciendo descuento de las horas extras).

En el caso de solicitar la realización de horas extras para ser compensadas, se debe ocupar los mismos formatos señalando con una “X” en el recuadro compensación en tiempo de descanso y tramitar la autorización del DAF y Secretario General para ser cursada, quien podrá autorizar, disminuir o rechazar la compensación de horas.

3. El jefe xx Xxxxx. Contabilidad y Presupuesto devuelve la Solicitud al DAF con V°B° de disponibilidad presupuestaria o en caso de no existir disponibilidad presupuestaria, deberá devolver dicha solicitud sin firma con una anotación señalándolo.

En el caso de ser aprobadas las horas extras al trabajador, la documentación deberá ser ingresada dentro de los plazos establecidos para la recepción de documentos del proceso de remuneraciones, de lo contrario deberá procesarse para el siguiente mes.

Formulario Solicitud de Horas Extras o Compensadas

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE HORAS EXTRAORDINARIAS FUERA DE LA JORNADA ORDINARIA DE TRABAJO ANTECEDENTES DEL SOLICITANTE:
NOMBRE:
CARGO:
AREA / CENTRO DE COSTO:
ANTECEDENTES DEL TRABAJADOR:
NOMBRE DE TRABAJADOR	RUT	Nº APROXIMAD O DE HORAS	DÍA, MES Y AÑO DE INICIO	DÍA, MES Y AÑO DE FINALIZACIÓN


AREA / DIRECCION / DEPTO.:
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO A REALIZAR:
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE REALIZAR EL TRABAJO FUERA DE LA JORNADA ORDINARIA:
SE SOLICITA LA COMPENSACIÓN SIGUIENTE: (SEÑALAR CON UNA “X” LO QUE SE SOLICITA)	COMPENSACION EN TIEMPO DE DESCANSO			PAGO DE HORAS EXSTRAS	X
Nota: Para la ejecución de la compensación de tiempo o pago de horas extras será obligatorio presentar al Depto. de RR.HH. el “Certificado de Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo” Previamente Autorizadas. COMPLETADO POR RR.HH.:
CALCULO DE HORAS:				V°B° Contabilidad (disponibilidad presupuestaria)
CUENTA PRESUPUESTARIA:				Nombre:
Firma y Timbre RR.HH. (Encargado de Remuneraciones)				Firma:
				Fecha: / /

Jefe Area / Depto. Solicitante DAF Secretario General Nombre: Nombre: Nombre: _ Firma: Firma: Firma: _ Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /

Formulario Certificado de Realización de Horas Extras o Compensadas

CERTIFICADO DE LA REALIZACIÓN DE HORAS EXTRAORDINARIAS FUERA DE LA JORNADA ORDINARIA DE TRABAJO PREVIAMENTE AUTORIZADAS ANTECEDETES DEL EVALUADOR:
NOMBRE:
CARGO:
AREA / CENTRO DE COSTO:
ANTECEDETES DEL TRABAJADOR:
APELLIDOS, NOMBRE	RUT	PERÍODO AUTORIZADO (días)	Nº DE HORAS AUTORIZADAS	Nº DE HORAS REALIZADAS
		7, 8 y 9/08/2010

AREA / DIRECCION / DEPTO.:
CUMPLIMIENTO DEL TRABAJO DESARROLLADO:	(Satisfactorio-No Realzadas)
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE REALIZAR EL TRABAJO FUERA DE LA JORNADA ORDINARIA:
TIPO DE COMPENSACIÓN	COMPENSACION EN TIEMPO DE DESCANSO		PAGO DE HORAS EXSTRAS		X
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS:

COMPENSACIÓN EN TIEMPO DE DESCANSO (SEÑALAR LO QUE XXXXXXX)
DÍA/S DE PERMISO COMPLETO
COMPENSACIÓN EN PARTE DE LA JORNADA (hrs.)
Jefatura Evaluadora V°B° RR.HH. V°B° Depto. Control Nombre: Nombre: Nombre: Firma: Firma: Firma: Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /

Flujograma Proceso de Horas Extras

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo

Solicitud de Autorización para la Realización de Horas con V°B° del DAF

Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extras con cálculo realizado por RR.HH.

INICIO

APROBACION HORAS EXTRAS

¿Se Aprueban?

SÍ

Se devuelve docto. sin V°B° al Area x Xxxxx. correspondiente, con una anotación señalando su rechazo y firma

Cálculo de Horas Extras

V°B° disponibilidad presupuestaria

El Director de Área o Jefe xx Xxxxx. enviará al DAF el formulario de “Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo”.

El DAF enviará al Depto. de RR.HH. (Encargado de Remuneraciones) la Solicitud de Horas Extras autorizada para realizar el cálculo correspondiente.

El Jefe de Contabilidad y Presupuesto revisa planilla de control que lleva para estos fines y confirma disponibilidad presupuestaria, enviando documento firmado al Director de Administración y Finanzas.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria el Jefe xx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto envía al DAF el documento sin V°B°, con una anotación escrita a mano señalándolo, (firmando esta anotación).

Jefe Area x Xxxxx.

Jefe Depto. RR.HH

Encargado de Remuneraciones

Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto

Flujograma Proceso de Horas Extras (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud de Autorización para la Realización de Horas con cálculo realizado por RR.HH y V°B° de

disponibilidad presupuestaria

Solicitud de Autorización para la Realización de Horas firmada por el Secretario Gral.

Certificado de la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo

Autorización de pago de Horas Extras

¿Autoriza pago?

SÍ

Devuelve solicitud sin firma al DAF, e informa al Jefe de Area / Depto. solicitante

Se cursan Horas Extras

Ingreso al Sistema de Horas Extras

FIN

El DAF envía la solicitud para autorización del Secretario General, con valor de horas extras y V°B° disponibilidad presupuestaria.

El Secretario General envía al Encargado de Remuneraciones la Solicitud Autorizada para cursar las horas extras solicitadas.

El Secretario General podrá reducir las horas solicitadas, lo cual deberá señalar con su puño y letra, firmando además dicha anotación.

El Encargado de Remuneraciones, ingresa la información en el sistema informático para procesar su pago sólo y una vez que la jefatura evaluadora haya enviado a RR.HH. el “Certificado de la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo Previamente Autorizadas” informando la cantidad de horas realizadas (en el caso de haberlas realizado) o a su vez informando la no realización de éstas, adjuntando finalmente esta información se adjunta a la carpeta de remuneraciones del mes.

Nota: En caso de que la solicitud no llegue dentro de los plazos para el proceso de remuneraciones, deberán ser cursadas y pagadas al mes siguiente.

DAF

Secretario General

Encargado de Remuneraciones

Flujograma Proceso de Horas Compensadas

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

“Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo”

“Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo” con firma del DAF

INICIO

APROBACION HORAS COMPENSADAS

¿Se Aprueban?

SÍ

Se devuelve docto. sin V°B° al Area x Xxxxx. correspondiente, con una anotación señalando su rechazo y firma

¿Autoriza Compensación de

NO Horas?

SÍ

Devuelve solicitud sin firma al DAF, quien debe informar al Jefe de Area / Depto. solicitante

El Director de Área o Jefe xx Xxxxx. enviará al DAF el formulario de “Solicitud de Autorización para la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo”, marcando con una “X” en el recuadro “Compensación en tiempo de descanso”.

Jefe Area x Xxxxx.

Secretario General

Flujograma Proceso de Horas Compensadas (continuación)

ENTRADAS	ACTIVDADES	RESULTADOS /NOTAS	RESPONSABLE
	1 Se cursan Horas Compensadas Uso de Horas Compensadas por el Trabajador FIN	El Secretario General envía Solicitud Autorizada a RR.HH. para cursar las horas compensadas solicitadas.	Secretario
Solicitud de Autorización para la Realización de Horas firmada por el Secretario Gral.		El Secretario General podrá reducir las horas solicitadas, lo cual deberá señalar con su puño y letra, firmando además dicha anotación.	General
		El trabajador podrá hacer uso de las horas o días compensados sólo y una vez que la jefatura evaluadora haya enviado a RR.HH. y ésta se té archivada en carpeta del trabajador con el Certificado de la Realización de Horas Extraordinarias Fuera de la Jornada Ordinaria de Trabajo Previamente Autorizadas	Encargado de Remuneraciones

Licencias Médicas

Es el derecho que posee todo trabajador activo dependiente o independiente que por causa de una enfermedad, tiene que ausentarse de su trabajo, de manera parcial o total, si así lo ha indicado un médico cirujano, un cirujano dentista o una matrona (ésta última para pre y post natales). Este derecho se certifica a través de una licencia médica.

El personal del establecimiento que por enfermedad estuviere imposibilitado para concurrir a su trabajo, está obligado a dar aviso al Empleador o a su representante, por sí mismo o por medio de un tercero, dentro de las 24 horas siguientes de sobrevenida la enfermedad. Además del aviso, deberá certificarse la veracidad de lo comunicado mediante la debida licencia médica, que constituye un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según indique el profesional que la extiende.

El Empleador podrá cerciorarse en cualquier momento de la existencia de la enfermedad, por los medios que estime conveniente.

Mientras subsista la enfermedad y dure la licencia, el afectado no podrá reintegrarse a su trabajo.

De lo anterior se infiere que la Licencia médica tiene las siguientes características:

• Es un derecho del trabajador.

• Este derecho permite justificadamente ausentare temporalmente del trabajo o reducir la jornada laboral.

• Es una indicación certificada por un médico cirujano, cirujano dentista, o matrona.

• Debe ser reconocida por el empleador.

• Debe ser autorizada por Compin de la Seremi o Institución de Salud Previsional que corresponda.

• Otorga el derecho de gozar de subsidio de incapacidad laboral con cargo a la entidad de previsión, institución o fondo respectivo o remuneración regular de su trabajo en la proporción que corresponda.

Categorías de Trabajadores

a) Trabajadores dependientes no afiliados a una Isapre, la tramitación y autorización de la licencia la otorga la Compin del territorio del lugar del trabajo del trabajador.

b) Trabajador que tiene dos o más empleadores, cuyos lugares de trabajo territorialmente correspondan a dos o más Compin debe constar en diferentes certificaciones, que en original deben ser presentadas en cada COMPIN.

c) Trabajador afiliado a ISAPRE o a otra Institución de Salud Previsional, la tramitación u autorización corresponden a la Oficina de Isapre del territorio donde firmó su contrato de trabajo o de lugar más próximo a éste.

Las disposiciones de este Reglamento NO aplican respecto de los trabajadores afiliados a Mutualidades de Empleadores, constituidas en conformidad a la Ley 16.744. No obstante, las Mutualidades de Empleadores deben proporcionar a la Compin los datos y antecedentes que esta requiera relacionado con atenciones médica y beneficios concedidos a sus afiliados.

Al respecto, tanto el artículo 38 del D.F.L. 1, de 1996 del Ministerio de Educación, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 19.070 que aprobó el Estatuto de los Profesionales de la Educación, como el artículo 19º, inciso 3 de la Ley Nº 19.378, que contiene el estatuto de atención primera de salud municipal, establecen que el personal docente y el de atención primaria de salud municipal tienen derecho a licencia médica y por consiguiente a continuar gozando de la remuneración mientras dure la licencia. No obstante, este derecho se extiende a todos los funcionarios contratados por el código del trabajo que tengan derecho a licencia médica.

Definiciones

Trabajador: Persona natural dependientes o independientes, con uno o más empleadores, afiliados o no a una Institución de Salud Previsional (Isapre).

Profesional de la Salud: Médico cirujano, cirujano dentista o matrona que certifica la dolencia que afecta al trabajador y determina al reposo necesario

Compin o Isapre: Institución de salud que debe autorizar y tramitar la licencia médica. Empleador: Entidad, persona natural o jurídica para la cual presta servicios el trabajador (CORESAM).

Entidad Previsional o Caja de Compensación de Asignación familiar: Institución encargada de tramitar y efectuar el pago del subsidio o remuneración por los días de licencia a los trabajadores afiliados a FONASA.

Actividades del Proceso de Licencias Médicas

1. Recepción de la Licencia: La Secretaria xxx xxxxx. de RR.HH. recepciona la licencia médica presentada por el trabajador o un tercero que él determine dentro de un plazo de tres días hábiles, contados desde la el primer día hábil con licencia médica. Posteriormente, verificará en el sistema informático que el trabajador tenga contrato vigente, si se trata de una licencia continua o discontinua y en el caso de ser continua que ésta sea con fecha de reposo correlativa a la anterior, luego de esto se ingresan los datos de la licencia médica al sistema informático.

La Secretaria xxx xxxxx. de RR.HH. entregará al trabajador o a quien éste envíe, el comprobante de Licencia Médica firmado, timbrado y con la fecha de recepción de la licencia en CORESAM.

Además del registro de licencias médicas en el sistema informático, el Depto. de RR.HH. deberá llevar una planilla en Excel llamada “Control de Licencias Médicas” donde se pueda hacer seguimiento y cálculo del subsidio por recuperar posteriormente. Esta planilla deberá incluir a lo menos la siguiente información: N° de licencia médica, entidad (Isapre o Fonasa), nombre completo del trabajador, Rut, fecha de recepción, fecha de de inicio de reposo, fecha de término del reposo, días de licencia, fecha de tramitación de licencia (CORESAM tramita en la Caja o Isapre la licencia), días con derecho a subsidio, días de reducción de licencia (en el caso de rechazo será el total de los días de reposo), fecha de apelación, vencimiento del plazo de apelación, este plazo se refiere a la fecha máxima que CORESAM esperará una resolución de pago por parte de la COMPIN, vencido posterior a esta fecha deberá hacer el descuento correspondiente al trabajador), base imponible (o tope imponible), valor subsidio, fecha de pago (por parte de la Caja o Isapre), Seguimiento (en observaciones deberán identificarse todos los trámites, n° de doctos. Y fechas del proceso de la licencia).

2. Completar Formulario de Licencias Médicas: El jefe xx xxxxx. de RR.HH. o a quien éste designe deberá completar en el formulario todos los antecedentes que se solicitan, firmar y timbrar la licencia médica, adjuntar información de la situación laboral, previsional y remuneraciones del empleado.

3. Tramitación de Licencias Médicas: El Jefe de RR.HH. o a quién designe deberá tramitar la licencia médica dentro de tres días hábiles siguientes a su recepción, ante las Instituciones de Salud Previsional (ISAPRE) o caja de compensación si corresponde a FONASA.

4. Autorización, Xxxxxxxxx o Rechazo: Una vez ingresada la licencia, pueden suceder que la ISAPRE o COMPIN autorice, reduzca o rechace la licencia médica, y el trabajador será notificado al domicilio señalado en la licencia médica.

a) La aceptación (autorización) de la licencia permite que se devengue el derecho del trabajador de ausentarse de su jornada de trabajo total o parcialmente por el tiempo que ella establezca y a percibir subsidio de incapacidad laboral con cargo a la entidad de previsión, institución o fondo respectivo o remuneración en la proporción que corresponda.

b) El rechazo: Para el evento que la licencia fuere rechazada, se derivan las siguientes consecuencias:

1. No corresponde el derecho a percibir pago de remuneración por los días en ella señalados.

2. Si ya se hubiere efectuado el pago de la remuneración al trabajador, éste deberá proceder al reembolso o devolución de las sumas (remuneraciones) percibidas indebidamente.

Al respecto el artículo 63 del “Reglamento de Autorización de Licencias Médicas por las COMPIN e Instituciones de Salud Previsional”, aprobada mediante Decreto Supremo del Ministerio de Salud el 04/01/1984, establece que; la devolución o reintegro de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos por el beneficiario de una licencia no autorizada, rechazada o invalidada, es obligatorio para el trabajador.

La misma disposición establece que el empleador adoptará las medidas conducentes al reintegro de las remuneraciones indebidamente percibidas por el trabajador, pudiendo al efecto, entre otras medidas, efectuar el descuento en la planilla de remuneraciones.

5. Apelación: En el caso de que una Isapre reduzca o rechace la licencia médica, el trabajador podrá apelar a la COMPIN dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles contados desde la recepción de la carta certificada en que la Isapre notifica el rechazo. Si, la COMPIN acoge la apelación solicitando a la ISAPRE se corrija la resolución y se autorice la licencia médica y luego, ésta no cumple con lo establecido por la COMPIN; el trabajador podrá acudir a la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO).

Si el empleado es afiliado a FONASA y la COMPIN rechaza o reduce su licencia médica, el trabajador deberá apelar directamente a la COMPIN.

El Depto. de RR.HH. Por su parte, solo tomará conocimiento de esta determinación en forma posterior a su aceptación, reducción o rechazo, por información que le proporcione el propio trabajador, quien está obligado a presentar una copia al Depto. de RR.HH. de la apelación.

Consecuencia de lo anterior, mientras no tenga información fidedigna respecto del rechazo de la licencia, el empleador con el propósito de no perjudicar al trabajador continuará pagando a éste su remuneración sin efectuar descuento por los días que la licencia justifique su ausencia. No obstante lo anterior, si transcurridos 60 días contados desde la fecha de inicio del reposo y tomado conocimiento de la reducción o rechazo de la licencia médica, CORESAM deberá descontar al trabajador los subsidios percibidos indebidamente en hasta el 30% de su remuneración considerando el total de la deuda que mantenga el trabajador con CORESAM por concepto de licencias médicas, como también, si posteriormente el trabajador demuestra al Depto. de RR.HH. con una copia de la Resolución de apelación que ésta fue a su favor, CORESAM deberá restituir los valores descontados en la siguiente remuneración.

6. Plazos de Tramitación por la COMPIN e ISAPRE: La Unidad de Licencias Médicas dispone de un plazo de 3 días hábiles para pronunciarse respecto de la aprobación o rechazo de la licencia, el que es posible ampliar por otros 3 días si se requiere de un estudio especial. De lo cual se deja constancia, como acontecería si se requiriere de exámenes complementarios o informes, se deberá comunicar al trabajador y en este caso el plazo para pronunciarse no podrá exceder los 30 días.

Por su parte, la Compin dispondrá de un plazo de 7 días hábiles para emitir pronunciamiento, en tanto que la Isapre deberá pronunciarse dentro del plazo “fatal” de 3 días.

7. Recuperación de Subsidio de Licencias Médicas: El Jefe xx xxxxx. de RR.HH. o a quien éste designe, deberá gestionar permanentemente la recuperación de los subsidios ante la Caja de Compensación, Isapres o Mutual asociada. De esta gestión deberá enviar mensualmente (el primer día hábil del mes siguiente a informar) un informe de gestión al Depto. de Control, el cual deberá hacer, indicar el listado general de control de licencias médicas de funcionarios (Fonasa o Isapres, con los subsidios recuperados en el mes, adjuntando además los comprobantes de depósitos en las respectivas cuentas corrientes.

El Jefe xx Xxxxx. de RR.HH. deberá derivar al Jefe de Contabilidad y Presupuesto los fondos recaudados por concepto de recuperación de licencias médicas a más tardar el día siguiente de haber percibido los recursos, mediante memorándum

interno en el cual se adjunte cheque, comprobante impreso de transferencia electrónica o comprobante de depósito en cuenta corriente, además deberá hacer clara referencia del nombre y Rut del o los funcionarios a quien corresponden los subsidios recuperados y centro de costo asociado.

8. Licencias Médicas de Mutual de Seguridad: El Director de cada área x Xxxxx. debe enviar inmediatamente y antes de 24 hrs. El formato tipo de investigación de accidente preliminar al Experto En Prevención De Riesgos a su correo electrónico, quien deberá enviar un correo de respuesta de recepción conforme de la información.

En caso de que el accidente lo amerite el Director o Jefe xx Xxxxx. deberá contactar inmediatamente al Experto en Prevención de Riesgos (EPR) para trasladar al accidentado a la Mutual de Seguridad, ya sea en la ambulancia o en otro medio que esté a su disposición.

El Experto en Prevención de Riesgos tendrá a su cargo en términos operativos la ambulancia entregada en comodato por la Mutual de Seguridad, con el fin de priorizar los accidentes que acontezcan.

Accidente Grave: El Experto en Prevención de Xxxxxxx deberá acudir al lugar del accidente para iniciar la investigación y evaluar dicho accidente. El EPR acompañará al trabajador a la Mutual de Seguridad y una vez atendido éste recibirá del mismo trabajador una copia de la Orden de Reposo (la otra queda en poder del trabajador). Si las lesiones fueren de consideración, el trabajador podrá ser trasladado a su domicilio en la ambulancia entregada en comodato a CORESM por parte de la Mutual de Seguridad.

Para efecto de los controles médicos, el trabajador deberá ser trasladado en vehículos que dispone la Mutual de Seguridad.

Accidente de Trabajo: El EPR confecciona la DIAT, adjunta las últimas tres liquidaciones xx xxxxxx del trabajador y las envía al correo electrónico xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

Accidente de Trayecto: El EPR confecciona la DIAT, adjunta las últimas tres liquidaciones xx xxxxxx del trabajador y las envía al correo electrónico xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx, además será necesario un medio de prueba, como por ejemplo: el parte a Carabineros de Chile, declaración del trabajador a su jefe directo, testigos, etc.

El EPR realiza la investigación del accidente de trabajo o de trayecto.

Enfermedad Profesional: El EPR tendrá que seguir los mismos procedimientos señalados para un accidente de trabajo o trayecto, pero en este caso con el formulario XXXX (Denuncia Individual de Enfermedad Profesional), posteriormente la Mutual de Seguridad enviará a CORESAM un experto para analizar el puesto de trabajo y observar el desarrollo de sus funciones, para determinar si es una enfermedad profesional o común.

Finalmente se queda a la espera que el trabajador una vez recibida el alta médica o atención médica, haga llegar inmediatamente una copia al EPR.

Recuperación de los Subsidios: El Depto. de RR.HH. será la responsable de la recuperación de los subsidios por licencias médicas rechazadas de la Mutual de Seguridad. En cuanto al descuento de los subsidios percibidos indebidamente por el trabajador, se harán con los mismos procedimientos establecidos para las licencias médicas de Isapres o Fonasa.

El Jefe xx Xxxxx. de RR.HH. deberá derivar al Jefe de Contabilidad y Presupuesto los fondos recaudados por concepto de recuperación de licencias médicas de la mutual de seguridad a más tardar el día siguiente de haber percibido los recursos, mediante memorándum interno en el cual se adjunte cheque, comprobante impreso de transferencia electrónica o comprobante de depósito en cuenta corriente, además deberá hacer clara referencia del nombre y Rut del o los funcionarios a quien corresponden los subsidios recuperados y centro de costo asociado.

Flujograma Licencias Médicas

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Licencia Médica

INICIO

Recepción de Licencia Médica

Revisión en el Sistema Informático

Ingreso en el sistema informático y llenado de licencia

Tramitación de la licencia médica

SÍ

¿Se Aprueba la licencia médica?

No hay descuentos al trabajador

La Secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. recepciona dentro de tres días hábiles, contados desde la fecha de emisión de ésta.

La Secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. revisa la situación del trabajador en el sistema informático, como por ejemplo si tiene contrato vigente, si es una licencia continua o discontinua.

La Secretaria deberá registrar la licencia médica en el sistema informático y completar con todos los antecedentes faltantes.

Se tramita la licencia médica dentro de tres días hábiles siguientes a la recepción de ésta, ante la Isapre correspondiente o Caja de Compensación.

Secretaria Depto. RR.HH.

Flujograma Licencias Médicas (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Apelación a COMPIN o SUSESO

Resolución de aprobación de Apelación

Apelación

Descuento de Subsidio al trabajador

¿Aprobada la apelación?

SÍ

Se Procede a hacer descuento al trabajador, de no haberse descontado aún.

Devolución de valores descontados al trabajador

FIN

El trabajador será el responsable de apelar la licencia médica ante COMPIN o SUSESO en el caso que sea rechazada o reducida. El trabajador deberá entregar en el Depto. de RR.HH. una copia de dicha apelación.

El Encargado de Remuneraciones deberá descontar los subsidios percibidos por el trabajador indebidamente en un plazo de 60 días contados desde el inicio del reposo.

El trabajador al presentar una copia de la resolución de aprobación de la apelación, el Encargado de Remuneraciones deberá en el próximo proceso de remuneraciones cancelar los valores descontados por concepto de licencia médica rechazada o reducida.

Trabajador

Encargado de Remuneraciones

Términos de Relación Contractual: Las causales de termino de la relación contractual, las determina el tipo de contrato: Código del Trabajo: art. 159, 160 y 161. (carta renuncia, carta despido, término del plazo convenido o mutuo acuerdo) Estatuto docente: art. 172, Ley 19070, 20158 y 20501. Por su parte los trabajadores regidos por el Estatuto de Salud Primaria: art. 48 ley 19378, 20157, 20250.

También podrá pedirse el término anticipado de los contratos vigentes que mantenga la Corporación Municipal de Conchalí, cuando la situación lo amerite y la ley lo permita.

Actividades del Proceso de Término de Relación Contractual

1. Solicitud de Término Relación Laboral o de Servicio: Serán responsables los Directores de Área o Jefes xx Xxxxx. de enviar el formato tipo de “Solicitud de Término de Contrato”, señalando claramente la causal y documentación de respaldo si fuese necesario con 5 días hábiles de anticipación a la fecha que se desea poner término al contrato, esta deberá ser remitida al DAF para que autorice el cálculo de finiquito o de término de contrato según corresponda, previo V°B° del Jefe xx Xxxxx. Jurídico, que cautele la legalidad de la desvinculación (correcta aplicación de la causal, que el trabajador no cuente con fuero y otros impedimentos para proceder a terminar el contrato del trabajador).

2. Cálculo de Término de Relación Laboral o de Servicio: el DAF deberá enviar dentro de un plazo de 1 día hábil al Encargado de Remuneraciones la “Solicitud de Término de Contrato” firmada por él, quien a su vez, dentro de 1 día hábil tendrá que revisar y analizar la información del trabajador (contrato vigente, que se encuentren canceladas las remuneraciones, imposiciones, impuestos, prestamos, etc.,), además, deberá solicitar al Jefe xx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto un certificado de deuda del trabajador para comprobar que no tenga rendiciones pendientes con CORESAM (rendiciones de caja chica, fondos por rendir y otras) para posteriormente considerar todos los haberes y descuentos al momento de hacer los cálculos para el correspondiente finiquito o término anticipado de contrato a honorarios,

Una vez calculado el valor total a cancelar, deberá ingresarlo en el formulario “Solicitud de Término de Contrato” (en la parte “completar por el Depto. de RR.HH), el valor total a pagar (por finiquito o termino anticipado de honorarios), código de cuenta presupuestaria y cuenta corriente correspondiente de hacer el desembolso, que en el caso de tratarse de un finiquito deberá además, adjuntar un borrador de finiquito elaborado en Excel y certificado de deudas previsionales, enviándolos dentro de ese mismo día al Jefe de RR.HH. para su

revisión y V°Bº de todos los documentos, quien en caso de haber errores deberá solicitar que sean subsanados inmediatamente para su validación.

3. Disponibilidad Presupuestaria: La solicitud de término de contrato (firmada por el DAF y Jefe de RR.HH), borrador de finiquito y certificado de deudas previsionales deberán enviarse mediante memorándum interno al Jefe de Contabilidad y Presupuesto para el V°B° de disponibilidad presupuestaria del desembolso en la cuenta presupuestaria y cuenta corriente señalada.

El Jefe de Contabilidad y Presupuesto devuelve al Depto. de RR.HH. la solicitud de término de contrato firmada dentro del plazo de 1 día hábil, para que ésta y el borrador de finiquito (si corresponde) sean remitidos al Secretario General para la autorización de pago del término de contrato.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria, el Jefe de RR.HH. una vez devuelto los documentos sin firma del Jefe de Contabilidad y Presupuesto, informará inmediatamente al DAF para que a su vez informe al director de área o jefe xx xxxxx. solicitante.

Nota: En caso de ser necesario, El Secretario General podrá autorizar el pago de términos de contratos en forma inmediata, aun cuando no cuenten con disponibilidad presupuestaria.

4. Autorización de Pago: Se necesitará la autorización del Secretario General para ejecutar el término de contrato y su pago, que de contar con ella, deberá enviar la documentación firmada al Depto. de RR.HH. dentro del plazo de 2 día hábiles, para que procedan a ejecutar el término de contrato.

5. Registro de Solicitud de Término de Contrato Autorizada: La secretaria xxx Xxxxx. de RR.HH. ingresará en una planilla llamada “Planilla Términos de Contrato” que finalizado el plazo de recepción de documentos para proceso de remuneraciones enviará vía mail al Encargado de Remuneraciones y deberá contener la siguiente información: mes, fecha de recepción de autorización de pago, nombre y Rut del trabajador, área x Xxxxx., Establecimiento, tipo de contrato, fecha de inicio y término del contrato, valor total del término de contrato y observaciones si las hubiera.

6. Notificación a la Jefatura Solicitante: El Encargado de Remuneraciones debe informar al Jefe de área x Xxxxx. solicitante de la Solicitud de Término de contrato su aprobación, la fecha desde cuando deja de prestar servicios el trabajador (fecha indicada en el formulario Solicitud de Término de Contrato u

otra si fuera necesario) y redactará carta notificación de término de contrato.

7. Notificación al Trabajador o Prestador de Servicios: El Jefe de RR.HH. notificará del cese de funciones al trabajador dentro de los plazos legales mediante carta de notificación personal, la cual podrá ser entregada por el mismo Jefe de RR.HH. o Director del establecimiento o Jefe xx Xxxxx., dejando respaldo de nombre, Rut, firma y huella digital de la notificación, o bien mediante carta de notificación certificada enviada al domicilio indicado en su contrato. En forma paralela se deberá informar a la Dirección del Trabajo a través de la página web xxx.xx.xxx.xx.

8. Respaldos: El Encargado de Remuneraciones deberá dejar respaldo de la Solicitud de Término de Contrato con todas las firmas, Finiquito firmado por ambas partes firmado ante notario, Inspección del Trabajo o Dirigente Sindical y carta de notificación al trabajador, ya sea en forma personal o mediante el comprobante de envío de carta certificada al domicilio del trabajador.

En el caso de ser un término anticipado de contrato a honorarios, deberá seguir los mismos pasos hasta la notificación a la persona contratada a honorarios.

La cancelación del finiquito se hará dentro de los 5 días hábiles siguientes a la aprobación del pago y firma de éste por parte del Secretario General.

La cancelación del Término Anticipado de contrato a honorarios se hará en la fecha correspondiente al pago de la Planilla General de Honorarios del mes, teniéndose presente que la información debe recepcionarse aprobada en el Depto. de RR.HH. hasta el tercer día hábil del mes siguiente al periodo de pago correspondiente.

El Secretario General podrá solicitar y autorizar unilateralmente el cálculo, confección y pago de finiquitos o término anticipado de contratos.

Formulario Solicitud de Término de Contrato

Solicitud de Término de Contrato

Fecha:

XX/XX/XXXX

Nombre y Cargo Solicitante: XXXXXXXXXXXX

Nombre y Cargo Destinatario: XXXXXXXXXXXX

Mediante el presente solicito a Ud. gestionar finiquito ante quien corresponda, al funcionario que a continuación se detalla, tomando en c los antecedentes que se indican:

Completado por Director o Jefe xx Xxxxx.:

Funcionario
Cargo
Rut
Area/Establecimiento
Fecha Término Contrato
Tipo de Contrato
Causal
Observación

Completar por el Depto. de RR.HH.:

Valor Total

Cód. Cuenta Presupuestaria

N° Cuenta Corriente

V°B° cálculo de término de Contrato:

Nombre: Firma:

Fecha: / /

Director Area/Jefe Depto.

Jefe Depto. RR.HH.

Nombre: Firma:

Fecha: / /

Disponibilidad presupuestaria: Autorización de pago:

Nombre:

Firma: Fecha: / /

Jefe Depto. Contabilidad y Ppto.

Secretario General

Nombre:

Firma: Fecha: / /

Flujograma Proceso de Término de Relación Contractual

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud término de contrato

Solicitud término de contrato con V°B° del DAF

Solicitud término de contrato y cálculo de la desvinculación

Solicitud término de contrato, cálculo de la desvinculación y borrador de finiquito

INICIO

V°B° calculo de término de contrato o finiquito

Análisis y cálculo de finiquito o término de contrato

V°B° jefe depto. RR.HH.

V°B° disponibilidad presupuestaria

¿Cuenta con disponibilidad presupuestara?

SÍ

Se devuelve docto. sin V°B° al depto. de RR.HH. con una anotación que lo señale y firma

El Director de Área o Jefe xx Xxxxx. enviará al DAF la Solicitud de Término de Contrato quien deberá autorizar el cálculo de la desvinculación o término de contrato.

El DAF enviará al Encargado de Remuneraciones la “Solicitud de Término de Contrato” autorizada para realizar el análisis y cálculos correspondientes al finiquito o término anticipado de contrato a honorarios.

El Jefe de RR.HH. revisará y validará los cálculos e información ingresada por el Encargado de Remuneraciones en la Solicitud de Término de Contrato y el borrador de finiquito, si corresponde.

La solicitud de término de contrato (firmada por el DAF y Jefe de RR.HH) y el borrador de finiquito se enviarán al Jefe de Contabilidad y Presupuesto para el V°B° de la disponibilidad presupuestaria del desembolso en la cuenta presupuestaria y cuenta corriente señalada.

El Jefe de Contabilidad y Presupuesto devuelve al Depto. de RR.HH. la solicitud de término de contrato firmada y borrador de finiquito.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria se devuelve el documento al Jefe de RR.HH. quien deberá informar al DAF inmediatamente, para que se lo comunique al director de área o Jefe xx Xxxxx. solicitante.

Directores de Área o Jefes xx Xxxxx.

Encargado de Remuneraciones

Jefe Depto. RR.HH

Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto

Jefe de RR.HH.

Flujograma Proceso de Término de Relación Contractual (Continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud término de contrato y tres ejemplares de finiquito

Solicitud de Término de Contrato y Borrador de finiquito firmadas por el Secretario Gral.

Documentación de respaldo

Autorización de pago

¿Autoriza pago?

SÍ

Trabajador continúa con sus funciones

Se ingresa término de contrato en sistema informático, emisión de finiquito y emisión de pago

Archivo

FIN

El Jefe xx Xxxxx. de RR.HH. envía al Secretario General la solicitud de término de contrato firmada por el DAF, Jefe Depto. de RR.HH. y Jefe de Contabilidad y Presupuesto y borrador de finiquito (si corresponde) dentro del plazo de 1 día hábil, para la autorización de pago y desvinculación.

Si el Secretario General, decide autorizar la “Solicitud de Término de Contrato” y borrador de finiquito, devuelve los todos los documentos debidamente firmados al Depto. de RR.HH. para ejecutar la desvinculación.

Nota: El Secretario General podrá solicitar y autorizar unilateralmente la elaboración y pago de finiquitos o

El Encargado de Remuneraciones, ingresa la información en el sistema informático, genera cheque nominativo e imprime tres ejemplares de finiquito (si corresponde), luego guarda respaldos en carpeta de remuneraciones u honorarios del mes (se informa a Contabilidad y Presupuesto en conjunto con la información que se debe enviar al cierre del proceso de remuneraciones y honorarios).

El Encargado de Remuneraciones una vez cancelado el pago, archiva la información de respaldo del término de contrato en la carpeta del funcionario.

Secretario General

Encargado de Remuneraciones

PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

Objetivo

El Objetivo del presente manual de procedimientos y normas es describir, en detalle y en el orden secuencial de ejecución, las operaciones más frecuentes en la adquisición de bienes y servicios necesarios, que forman parte del quehacer administrativo de la Corporación Municipal de Conchalí. Este manual además de ser una herramienta de apoyo, tiene las siguientes características:

• Es una fuente de consulta permanente.

• Evita duplicidad de trabajo.

• Define responsabilidades y encargados.

• Facilita la capacitación del personal.

• Permite el reemplazo temporal de cualquier funcionario.

• Tareas y procedimientos perfectamente auditables.

Las disposiciones aquí descritas deben ser cumplidas por los funcionarios de la Corporación Municipal de Conchalí. Es obligatorio que las áreas de Educación, Salud, Atención de Menores y Casa Central adquieran todos los bienes y/o servicios, cualquiera sea su naturaleza, siguiendo los procedimientos que en el presente manual se estipulan.

Alcances

Inicia desde cuando el requirente realiza su solicitud de compra o contratación del bien y/o servicio; hasta la entrega del mismo.

Términos y Definiciones

Para los efectos del presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:

Unidad o Usuario Requirente: Corresponden a las diferentes Unidades, Departamentos o Áreas que requieren productos o servicios.

Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio.

Adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.

Adjudicación: Acto Administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes.

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras o Licitación, para la suscripción del Contrato definitivo.

Bases de Licitación: Documento aprobado mediante Resolución, por la autoridad competente que contiene el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describe los bienes y/o servicios a contratar y regulan el Proceso de la adquisición de bienes y/o servicios y el Contrato definitivo. Incluye las Bases Administrativas y Bases Técnicas.

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del Contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.

Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles. Un Contrato será considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del Contrato.

Contrato de Servicios: Aquél mediante el cual las entidades encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles.

Entidad Licitante: Entidad que llama o invita a un Proceso de Xxxxxxx.

Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa Resolución que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las Bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las Bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Xxxxxxx, presentando una oferta o cotización.

Plan Anual de Compras: Plan Anual de Compras y Contrataciones, que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una se planifica comprar o contratar durante un año calendario.

Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de Compras y Contratación de bienes y/o servicios, a través de, Orden de Compra, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.

Proveedor: Persona natural o jurídica, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a la Corporación Municipal de Conchalí, para el desarrollo su actividad.

Registro de Proveedores: Registro de Proveedores de CORESAM.

Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones.

Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y Privada.

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria: Es un instrumento administrativo de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación presupuestaria y generar así reservas presupuestarias correspondientes para dar inicio a las gestiones de toda adquisición de bienes y/o contratación de servicio.

Funciones y Responsabilidades

Director de Administración y Finanzas: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de Conchalí.

Jefe de Contabilidad y Presupuesto: Analizar disponibilidad presupuestaria y visa los requerimientos, a fin de gestionar lo solicitado por las distintas áreas de CORESAM. Jefe Depto. de Adquisiciones: Encargado de gestionar las solicitudes de compra de las áreas de CORESAM.

Solicitante: Corresponde a la persona que requiere de un producto o servicio en CORESAM, ya sea de Educación, Salud, Atención a Menores o Casa Central.

Aspectos Generales

Las presentes normas, regularán el proceso de adquisiciones, contrataciones, almacenaje y distribución de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento la Corporación Municipal de Conchalí para Educación, Salud, Atención de Menores y Casa Central, además de todos aquellos requeridos para la implementación de Programas y Proyectos financiados con recursos propios, municipales, estatales u otros provenientes xx xxxxxxx externas.

El proceso de adquisiciones lo realizará el Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones, la cual depende de la Dirección de Administración y Finanzas, quien actuará a petición de la unidad o Departamento solicitante mediante órdenes de compra debidamente firmadas. La adquisición o compra se efectuará procurando satisfacer en forma rápida y oportuna la necesidad, adoptando las medidas destinadas a cautelar los intereses de la Corporación Municipal de Conchalí, en especial en lo relativo a calidad, precio, duración, garantía, servicio de mantención, plazo de entrega y otros de similar naturaleza.

Actividades del Proceso de Adquisiciones

Inicio Del Proceso

En términos generales, las adquisiciones serán realizadas a petición del o los Director (es) de Área, Jefes o Encargados de los distintos Departamentos de la Corporación Municipal y autorizadas por el DAF, y si el monto superara los $5.000.000.- deberá además contar con la autorización del Secretario General.

Una vez autorizada la solicitud el DAF la envía al Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones para seguir el proceso respectivo.

El Depto. de Adquisiciones podrá dar curso al proceso de adquisiciones, una vez verificado que los ítems solicitados cuentan con respaldo financiero y presupuestario.

Cotizaciones

Para efectuar el proceso de adquisiciones se considerarán cotizaciones cuando, por el monto involucrado, las presentes normas lo indiquen, debiendo realizarse, ya sea en la plaza, en ciudades cercanas u otras, velando siempre por los intereses de la Corporación Municipal.

En consideración al monto que implique la adquisición de materiales, útiles, equipamiento, medicamentos, insumos, servicios u otros; el depto. de adquisiciones, sólo podrá efectuarla por alguno de los siguientes procedimientos:

a) Compra directa con 3 cotizaciones: tratándose de sumas hasta $50.000.000.- se hará necesario reunir previamente 3 cotizaciones. (proceso normal de compras)

b) Las adquisiciones superiores a 50 millones: Deberá ser efectuadas mediante licitación pública o privada.

Podrá omitirse las exigencias reglamentarias indicadas en las letras a) y b) autorizadas previamente por el Secretario General, en los siguientes casos:

• Cuando se trate de medicamento, equipamientos, materiales u otros que sean comercializados en forma exclusiva por un proveedor, previa certificación de este hecho por parte del proveedor, autorizada.

• Cuando uno o más proveedores no cotizan y la adquisición tiene el carácter de urgente. Para ello, se requerirá un certificado suscrito por el Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones, resolviéndose la compra, con las cotizaciones restantes.

• Cuando la necesidad sea un producto o servicio exclusivo y no se encuentre en el mercado la cantidad mínima de proveedores.

• A solicitud personal del Secretario General, por razones de urgencia o buen servicio, cualquiera sea la modalidad de compra.

En el caso que la Corporación Municipal ejecute proyectos específicos, con recursos externos y cuando dicha fuente de financiamiento requiera de rendiciones de cuenta cuyas características no se ajusten al presente manual, la Corporación deberá ceñirse a dichas exigencias,

tanto en lo referido en la compra como a cotizaciones y pagos.

Órdenes de Compra

Todas las adquisiciones se efectuarán mediante órdenes de compra a través del sistema computacional que mantenga CORESAM, a nombre del proveedor respectivo, numeradas en forma correlativa y con el detalle de la compra, las que serán firmadas por a lo menos tres funcionarios (Director de Administración y Finanzas, Jefe de Contabilidad y Presupuesto, y Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones) y para las compras superiores a $5.000.000.- deberá además contar con la autorización del Secretario General. La orden de compra llevará estampado el nombre del emisor de la orden, de acuerdo a lo establecido en el propio sistema computacional. En caso de ausencia de los titulares, éstas podrán ser firmadas por los funcionarios subrogantes.

Si la demora en la adquisición de útiles, materiales o productos, pudiera significar un entorpecimiento o paralización de un servicio, o en situaciones de emergencia, se podrá omitir el trámite de las 3 cotizaciones, previa autorización escrita del Secretario General.

Cuando se trate de adquisiciones correspondientes a materiales, útiles o productos considerados específicos y técnicos o servicios de alta complejidad, el Jefe de Unidad solicitante será el responsable de la adecuada especificación técnica o bases especiales y podrá sugerir, fundadamente, la adquisición a un determinado proveedor por razones técnicas o de calidad, a través del requerimiento respectivo.

El depto. de Adquisiciones, deberá resguardar los bienes que se encuentren en bodega, debiendo llevar todos los registros y estadísticas que hagan posible conocer en forma permanente la existencia de los diversos elementos.

Contenido de la Orden de Compra

• Número de orden

• Datos del emisor de la orden de compra

• Datos de la Corporación

• Datos del vendedor o prestador de servicio

• Detalle de la compra de bienes y/o servicios adquiridos

• Condiciones de pago (30 días, con cheque adjunto)

• Precios unitarios

• Impuestos

• Descuentos

• Totales

• Lugar de recepción de la mercadería o prestación de los servicios contratados

• Autorizaciones

Recepción y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos

La recepción de los materiales se efectuará en la Corporación Municipal de Conchalí, bajo la responsabilidad del Jefe de Adquisiciones o a quien designe éste, y deberá ajustarse a la orden de compra. También podrán ser recibidos directamente en las unidades solicitantes, bajo su responsabilidad quien en el plazo de 3 días remitirá al jefe xx xxxxx. de adquisiciones, la(s) factura(s) y guía(s) correspondientes, certificando la recepción conforme.

En caso de no existir concordancia entre la orden de compra y la factura, ya sea en cuanto a la cantidad, calidad o precio de los artículos o elementos, el depto. de Adquisiciones deberá resolver la inconsistencia.

Cuando se produzcan devoluciones de materiales, provenientes de ahorros de alguna obra u otros, el Encargado de Adquisiciones efectuará la recepción correspondiente, indicando que se trata de devolución y señalándose el origen primitivo de los materiales. Dichos materiales reingresados, podrán destinarse a otras obras, previo visto bueno del Secretario General.

Distribución o Entrega de Materiales e Insumos

El Depto. de Adquisiciones será responsable de la entrega de todos los materiales, equipamiento, insumos, útiles u otros solicitados y adquiridos por la Corporación Municipal de Conchalí.

La entrega de los materiales adquiridos se efectuará, en lo posible, de una sola vez, evitando remitirlo por parcialidades. Se deberá dejar constancia escrita de dicha entrega.

Licitaciones

La Corporación Municipal de Conchalí podrá determinar hacer un llamado a licitación pública o privada cuando el monto de bienes y/o servicios supere los

$50.000.000.-

Licitación Pública

Proceso de licitación donde el procedimiento concursal se regirá por los principios de libre concurrencia de personas naturales o jurídicas al llamado administrativo y de igualdad ante las bases establecidas por la Institución.

Licitación Privada

Proceso de licitación donde se invita a participar a determinadas personas, naturales o jurídicas, que cumplan con los requisitos establecidos en las bases de licitación, elaboradas por la Institución.

Al convocar a una Propuesta Privada, se invitará a participar a los proveedores mediante una comunicación escrita que se enviará por carta certificada o entregada personalmente a los interesados, de lo cual se dejará constancia por escrito. La comunicación y aviso indicado anteriormente deberá ser

acompañada de los términos técnicos de referencia y las bases de la propuesta. En el caso que CORESAM cobre los derechos a participar en las bases, se comunicará a los invitados a participar señalando el valor de las bases.

Actividades Proceso de Licitación

Las Propuestas tanto públicas como privadas las abrirá la comisión de licitación y luego decidirá en un mismo acto o en otro posterior, según sea el caso, lo cual estará definido en las bases y en la Resolución de llamado a licitación. Ante la ausencia de alguno de los titulares de la comisión, podrán participar los funcionarios que subroguen en los respectivos cargos o quien determine el titular o el Secretario General. En este sentido, los integrantes de la comisión podrán delegar su representación en funcionarios de su confianza.

Las Propuestas se resolverán por mayoría de votos, consignándose en un Acta los fundamentos tenidos en cuenta para la resolución adoptada.

Descripción de Bases de Licitación

• Las Bases de Licitación se componen de Bases Administrativas y Bases Técnicas.

• Las Bases Técnicas, son elaboradas por la Unidad Requirente o pertinente y en ellas deben contener las especificaciones, requisitos y demás características del bien o da con claridad servicio a contratar, de tal manera que cualquier potencial oferente entienda lo que se está solicitando, cómo lo deseamos, en qué tiempos y cuáles serían las condiciones o términos específicos de la contratación.

• Las Bases Administrativas son elaboradas por el Depto. Xxxxxxxx, quien entregará un borrador para ser consensuado en sus generalidades con los miembros de la comisión de la licitación y con el Jefe xx Xxxxx. de Control.

• De forma paralela, se solicita al Depto. de Contabilidad y Presupuesto la existencia de disponibilidad presupuestaria para dicha licitación, para la cuenta presupuestaria y centro de costo especificado. El certificado de disponibilidad presupuestaria será parte integrante de la licitación.

• Una vez obtenido el documento que avale la existencia de recursos para realizar la licitación, se envían las Bases a la aprobación Secretario General, quien si estima pertinente podrá hacer las modificaciones que estime convenientes.

Plazo

• El plazo entre que se recepciona en el Depto. Jurídico el requerimiento y que se elabora el borrador de Bases de Licitación es de 15 días hábiles.

• El plazo para la aprobación de las Bases, esto es desde que se generan y se recepcionan por parte de la comisión y Jefe xx Xxxxx. de Control, son 5 días hábiles, y para la obtención de la autorización del Secretario General será en un plazo de 5 días hábiles más, desde que recepcione el o los documentos.

Estos plazos se consideran en el caso que las bases no cuenten con observaciones por parte de la Comisión, Jefe xx Xxxxx. de Control o Secretario General, ya que de haber variaciones en las bases deberá considerarse la extensión de estos plazos, que en ningún caso éstos pueden superar a los plazos establecidos originalmente.

Criterios y Mecanismos de Evaluación

El objetivo es definir la modalidad para formular los criterios y mecanismo de evaluación, que permitirán a la Comisión Evaluadora seleccionar la o las mejores ofertas, de acuerdo a los aspectos técnicos y económicos establecidos en las Bases.

Criterios de Evaluación

Los criterios de evaluación son formulados por el Depto. Jurídico con el apoyo de la Unidad Requirente, de acuerdo a las características de cada producto o servicio y a los riesgos asociados. Indicando puntajes, ponderación y forma de evaluación.

Se podrán considerar como criterios de evaluación el precio, la experiencia, la metodología, la calidad técnica, la asistencia técnica o soporte, los servicios de post-venta, los plazos de entrega, los recargos por fletes, consideraciones medioambientales, de eficiencia energética, el cumplimiento de los requisitos formales de la oferta, así como cualquier otro criterio que sea atingente de acuerdo con las características de los bienes o servicios licitados y con los requerimientos de la entidad licitante.

Recepción de Ofertas

Cumplido el plazo para el cierre de las ofertas, en la fecha y hora establecida en las Bases de Licitación, la comisión de Apertura y Evaluadora se reunirá para efectuar la apertura de la o las ofertas recepcionadas por el Jefe xx Xxxxx. de Control.

Se revisará cuidadosamente que el o los oferentes cumplan con los requisitos de admisibilidad requeridos en las Bases de Licitación y se procederá a aceptar o rechazar su oferta dejándolo claramente estipulado en Acta, indicando los motivos por los cuales el oferente no cumple con los requisitos para ser evaluado. La conformación de cada Comisión Evaluadora podrá aumentarse en el número de sus miembros, pudiendo integrarse expertos u otros funcionarios con las mismas facultades y derechos de los titulares, lo cual se encontrará definido en las Bases de la Licitación específica que se trate.

Evaluación de las Ofertas

La evaluación de cada una de las ofertas se realizará considerando lo siguientes:

• Se revisan cuidadosamente cada una de las ofertas y se evalúa de acuerdo

a los requisitos mínimos establecidos.

• Los criterios de evaluación establecidos en las bases de licitación.

• En el caso de que sea necesario, la Comisión podrá solicitar aclaraciones a los oferentes.

• Cuando la comisión finalice la evaluación y se establezcan los acuerdos, elaborará el “Informe de Evaluación de las Propuestas”, el cual contiene: Identificación del proceso licitatorio a que se refiere, fecha, individualización de los oferentes, indicación de los oferentes que no fueron evaluados por encontrarse fuera de Bases, criterios y métodos de evaluación, ponderaciones, puntaje obtenido por cada oferente y firma de cada integrante de la Comisión.

Adjudicación

La Comisión Evaluadora deberá hacer llegar al Secretario General el Informe de Evaluación de las Propuestas firmada por todos los integrante de ésta, adjuntando copia de las actas, tablas de evaluación y cualquier otra información que él requiera para tomar la decisión de si aprobar la propuesta de la Comisión Evaluadora o Rechazarla.

Plan de Compras

El depto. de adquisiciones deberá elaborar un plan de compra anual de los requerimientos realizados por las distintas direcciones y departamentos, el cual deberá contener de manera general el presupuesto a comprometer a nivel de detalle de ítem, asignación, subasignación y sub-subasignación si corresponde, además deberán entregar un detalle de los productos y/o servicios necesarios con la debida justificación, centro de costo y la fecha estimada de dicha adquisición, de acuerdo a formato enviado oportunamente por el Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones. Esta propuesta de plan de compra deberá ser aprobada por el Secretario General en el mes de diciembre de cada año.

Pago de Proveedores

El pago de toda compra o servicio se ceñirá al siguiente procedimiento:

1. El proveedor remitirá la factura al Depto. de Adqusiciones una vez se hayan recepcionado conforme todos los productos que se detallan en ella, la cual debe constar en factura, ya sea con V°B° del Jefe xxx Xxxxx. de Adquisiciones o de algún establecimientos si corresponde), adjuntando copia de la respectiva orden de compra.

2. El Depto. de Adquisiciones deberá enviar la factura, orden de compra, copia de la solicitud de compra previamente autorizada, cotizaciones y todos los respaldos en originales del proceso de adquisiciones al Depto. de Contabilidad y Presupuesto para la oportuna cancelación de impuestos y posterior pago de la factura. En el caso de tratarse de un servicio que se haya contratado, deberá adjuntar además copia del contrato y boleta de

honorarios (si corresponde), con un documento del Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones o Director de Establecimiento, que acredite la recepción conforme de dicho servicio.

3. El Depto de Contabilidad y Presupuesto envía al Depto. de control para su V°B° para cursar el pago, éste revisa todos los documentos que respalden la compra, que la solicitud de compra coincida con las cotizaciones (si corresponde) y orden de compra, verificará que la factura o boleta se encuentre bien extendida, que sea coincidente con lo indicado en la orden de compra y que tenga el RUT y firma de la persona que recibe el producto con plena conformidad. Si la factura no contara con toda la documentación respectiva en orden, deberá devolverse al depto. de Contabilidad y Presupuesto para que éste lo remita al Depto. de Adquisiciones para su revisión y regularización.

4. El pago y manejo de cuentas corrientes es de responsabilidad del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, quienes proceden a emitir el comprobante de egreso y el cheque respectivo o transferencia electrónica.

Actividades del Proceso de Orden de Compra

ETAPA	DESCRIPCIÓN	EVIDENCIA
1	Envío de solicitudes: Las diferentes Áreas o Departamentos de CORESAM envían sus requerimientos al Director de Administración y Finanzas para que gestione lo solicitado.
2	Descripción de solicitudes y origen: El DAF recibe solicitudes de compra (formulario: “solicitud de Compra”. Esta debe venir firmada por el responsable de la solicitud y el Director del área correspondiente. También debe contener el detalle (producto, cantidad, calidad, sugerencias de marca y modelo, fotos si fuera necesario, centro costos, programas, 3 cotizaciones de referencia). En el caso de existir algún inconveniente con el detalle, descripción insuficiente u otro, se devuelve a la unidad de origen para que el solicitante lo aclare. Luego de de ser resueltas las observaciones (si las hubiera) el DAF da V°B° a la solicitud enviándola al departamento de Contabilidad y Presupuesto.	Formulario “Solicitud de Compra”
	Disponibilidad Presupuestaria: El jefe xx Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto y emite documento un que con el valor de la disponibilidad presupuestaria en la cuenta presupuestaria que se cargará el gasto, luego deriva la solicitud de compra con su V°B° y el documento de disponibilidad presupuestaria al jefe de departamento de adquisiciones para gestionar lo solicitado.

3	Solicitud de cotizaciones a los proveedores: El Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones solicita cotización a distintos proveedores, al menos tres, a menos que se trate de una compra urgente o compleja, la cual debe estar debidamente autorizada como tal por el Secretario General y que se gestione con sólo una cotización. Llegando la o las cotizaciones formales y por escrito a través de correo electrónico (E- mail de Adquisiciones). Se verifica que la cotización sea coherente con la solicitud enviada, respecto a los productos cotizados.	3 Cotizaciones de proveedores
4	Generación de orden compra: El Depto. de adquisiciones genera la orden de compra en el sistema informático. Con esta orden se solicita la firma del Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones, Director de Administración y Finanzas y/o Secretario General. Una vez que vuelve la Orden de Compra autorizada, el Depto. de Adquisiciones la envía al proveedor. Finalizado este proceso se archiva la O.C en espera de la recepción de los insumos o servicios requeridos.	Copia de Orden compra
5	Especificaciones de las compras: Si la orden de compra requiere ser enviada con cheque adjunto (documentada), se realiza el mismo proceso, pero al generar la orden, se especifica en su glosa el tipo de pago “con cheque adjunto”, para que el Depto. de Contabilidad y Presupuesto al momento de pagar, constate que la autorización de dicha compra fue con esas condiciones de pago.	Orden compra
6	Envío de orden de compra al Proveedor: Se da aviso al proveedor que del envío de la orden de compra y en el caso de ser con “Cheque adjunto” se confirma que una vez recepcionandos todos los productos o servicios, Tesorería entregará un cheque (nominativo) por las especies o se realizará trasferencia electrónica.	Copia Obligación de orden de compra
	Planilla de Seguimiento: Las órdenes de compra que se
	encuentran con facturas, son ingresadas a una planilla excel llamada
	“Planilla de Seguimiento”, donde aparece el Nº de la orden de
	compra y el estado. Los estados son los siguientes: Cerrada
	completa: cuando los solicitado en la O.C. se despachó completa y
	conforme, Cerrada Incompleta: cuando se eliminaron algunos
	productos, por falta de stock o anulación del solicitante, y el resto se
	despachó conforme. Nula: cuando la O.C. fue anulada por el	Planilla Excel
7	solicitante, DAF o Secretario General. Pendiente: cuando el estado	“Planilla de
	en que la O.C. se encuentra sin la totalidad de los productos	seguimiento”
	despachados. Pendiente con Factura: son aquellas que ya fueron
	facturadas no por el total de la O.C., quedando pendientes productos
	por entregar y facturar (asociados a la misma O.C.) que en el caso de
	ser con forma de pago “con cheque adjunto”, el documento no se
	entregará al proveedor hasta r recepcionar conforme la totalidad de
	productos o servicios especificados en la O.C..

8	Recepción de facturas y guías de despacho: El proveedor despacha los productos con copia de la orden de compra y facturas o guías de despacho, éstas son recibidas por el Depto. de Adquisiciones o por la Unidad Solicitante en el caso de ser despachado a un establecimiento, debiendo revisar cuidadosamente que lo recepcionado coincida con la O.C.. En el caso que la recepción de los productos o servicios sea en un establecimiento o fuera de Casa Central, el solicitante deberá recepcionar sólo contra copia de la orden de compra y guía de despacho o copia de la factura, dando su V°B° y enviar dicho documento validado al Depto. de Adquisiciones en un plazo no superior a tres días.	Facturas y Guías de Despacho
	Las facturas serán recepcionadas sólo por el Depto. de Adquisiciones y en el caso de ser una compra con “cheque adjunto”, el Depto. de Contabilidad y Prepuesto deberá contar con el V°B° de la recepción conforme del solicitante, para ejecutar el pago.
9	Copias de Facturas como respaldo: Al llegar las facturas al Depto. de Adquisiciones, se fotocopiará la orden de compra, la factura, solicitud de compra, disponibilidad presupuestaria y cotizaciones, para archivarlas en la oficina de adquisiciones. La O.C. y factura original y demás respaldos se envía al Depto. de Contabilidad inmediatamente a través de un libro de facturas con O.C.	Copia de Facturas
	Selección/Evaluación/Reevaluación de Proveedores: La responsabilidad de la selección, evaluación y/o reevaluación recae en el Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones y DAF.
	Para la selección de proveedores el criterio que prevalece es el crédito disponible y se realiza según la demanda por productos y/o servicios.
10	En el caso de la evaluación y/o reevaluación de proveedores los criterios que se aplican son: Tiempos de entrega, crédito disponible, compromiso en el despacho, calidad de los productos y otros. La evaluación de proveedores se lleva a cabo en el último trimestre de cada año, correspondiendo al segundo trimestre de cada año su reevaluación.	Informe de Evaluación/ Reevaluación de Proveedores
	Cuando corresponde la evaluación/reevaluación de proveedores se aplica una pauta de evaluación/reevaluación, se analizan los datos y se toman medidas en virtud de los resultados obtenidos.
	El jefe xxx xxxxx. de adquisiciones debe elaborar una planilla de comportamiento de proveedores y deberá elaborar un informe al Secretario General de CORESAM tanto al momento de hacer la evaluación como la reevaluación.

Finalizado el proceso de compras del mes, el Depto. de Adquisiciones deberá enviar a los Directores de cada área un informe de las compras realizadas, individualizando la fecha, proveedor, detalle y cuenta presupuestaria a la cual se cargará dicho gasto.

Control de Registros

IDENTIFICACION

ALMACENAMIENTO

DISPOSICION

LUGAR/RESPONSABLE

MEDIO DE SOPORTE

PROTECCION

RECUPERACION

TIEMPO DE RETENCION

Cotizaciones de proveedores

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Físico

Gaveta Of. De Adquisiciones/Archiv ador

Archivador de Orden de Compra/Nº de Orden de Compra

1 año

Bodega Archivo General

Orden de compra

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Físico

Gaveta Of. De Adquisiciones/Archiv ador

Archivador de Orden de Compra/Nº de Orden de Compra

1 año

Bodega Archivo General

"Planilla de seguimiento actualizada"

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Digital

CPU de Of. De Adquisiciones

Of. De Adq./Mi PC/Escritorio/Carpeta Facturas/Planilla de seguimiento OC 2014

Indefinido

Of. De Adquisiciones

"Planilla de facturas"

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Digital

CPU de Of. De Adquisiciones

of. De Adq./Mi PC/Escritorio/Carpeta Facturas/Archivo Control de Adquisiciones

Indefinido

Of. De Adquisiciones

Libro de factura con OC

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Físico

Gaveta Of. De Adquisiciones

Archivador de Orden de Compra/Nº de Orden de Compra

1 año

Of. De Adquisiciones

Libro de factura sin OC

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Físico

Gaveta Of. De Adquisiciones

Archivador de Orden de Compra/Nº de Orden de Compra

1 año

Of. De Adquisiciones

Libro de OC con cheque adjunto

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Físico

Gaveta Of. De Adquisiciones

Archivador de Orden de Compra/Nº de Orden de Compra

1 año

Of. De Adquisiciones

Informe de Evaluación/reeval uación de proveedores

Of. De Adquisiciones / Jefe depto. de Adquisiciones

Digital

CPU de Of. De Adquisiciones

of. De Adq./Mi PC/Escritorio/Carpeta Facturas/Archivo Control de Adquisiciones

Indefinido

Of. De Adquisiciones

Flujograma Proceso de Orden de Compra

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud de Compra firmada por el jefe de Area x Xxxxx.

Solicitud de Compra firmada por el jefe de Area x Xxxxx. y DAF

Disponibilidad presupuestaria

Solicitud de compra urgente visada por DAF y/o Secretario General

Disponibilidad Presupuestaria

INICIO

V°B° Solicitud de Compra

sí

¿Es urgente?

Disponibilidad Presupuestaria

Búsqueda de proveedor idóneo y Cotización

Se genera Orden de Compra con V°B° de disponibilidad presupuestaria directa con una cotización

GENERACION DE O.C.

El DAF recepciona la solicitud de compra de los directores de área o jefes xx xxxxx., la visa y la envía al Depto. de Contabilidad y Presupuesto. La urgencia es definida por el DAF según el criterio de aseguramiento del servicio u orden directa del Secretario General.

El jefe de Contabilidad y Presupuesto recibe la solicitud verificando si el subtítulo, ítem, asignación y centro de costo cuente con disponibilidad presupuestaria, luego da V°B° en la solicitud de compra y emite documento de disponibilidad presupuestaria con el saldo de la cuenta.

El depto. de adquisiciones, analiza y busca un proveedor idóneo (se revisa en primera instancia el registro de proveedores de CORESAM), solicita la o las cotizaciones (según sea le caso), evalúa los precios y los plazos de entrega, para que el despacho sea oportuno. Esto cobra mayor relevancia si la solicitud de compra es urgente.

Para la selección de proveedores el criterio que prevalece es el crédito disponible y se realiza según la demanda por productos y/o servicios.

El Depto. de Adquisiciones genera la orden de compra.

DAF

Jefe Depto. Contabilidad y Presupuesto

Depto de Adquisiciones

Encargado de

Adquisiciones

Flujograma Proceso de Orden de Compra (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Orden de Compra

Orden de Compra Autorizada

NO Autorización O.C.

Envío de O.C. al Proveedor

Se efectúan las modificacion es solicitadas

Recepción de Producto o Servicio

La O.C. debe contar con la firma del Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones y luego deberá enviarse al DAF para su autorización, quien además tendrá la facultad de rechazar, solicitar modificaciones a la O.C., dejándolo establecido en la misma O.C., la cual quedará de respaldo de antecedentes.

Jefe depto. Adquisiciones

DAF

El Jefe depto. de Adquisiciones envía la Orden de Compra autorizada al proveedor.

Depto. de Adquisiciones

Jefe Depto. de

Adquisiciones

El jefe depto. de adquisiciones verifica la recepción conforme de la totalidad de los productos o servicios. En caso de que los productos o servicios deban ser entregados en otras dependencias de CORESAM, el encargado de la recepción deberá enviar al Depto. de Adquisiciones la guía o copia de la factura validada con nombre, Rut, fecha, firma y timbre del que recibe.

Jefe Depto. de Adquisiciones

Flujograma Proceso de Orden de Compra (continuación)

ENTRADAS	ACTIVDADES	RESULTADOS /NOTAS	RESPONSABLE
	2 Recepción de Factura Actualización de Archivos de Seguimiento de O.C. Envío de Docto. al Depto. de Contabilidad Evaluación del Proveedor FIN	El Jefe xx Xxxxx. de Adquisiciones recepciona la factura, la cual debe estar de acuerdo a la O.C. luego archiva fotocopia de la factura y la O.C. e ingresa la información en el archivo Excel de seguimiento xxx xxxxx. El xx Xxxxx. de Adquisiciones ingresa la información de la factura y recepción de bienes y o servicios en el archivo Excel de seguimiento xxx xxxxx. Las órdenes de compra originales y las facturas se envían al Depto. de Contabilidad y Presupuesto, a través del libro de OC y Facturas. El Jefe Depto. de Adquisiciones deberá al termino del proceso de compra evaluará y calificará el comportamiento del proveedor y en cada oportunidad que se soliciten productos y/o Servicios.	Depto. de
Productos o			Adquisiciones
Servicios
			Depto. de
			Adquisiciones
Factura
Productos o
Servicios
			Jefe Depto. de
			Contabilidad y
			Presupuesto
			Jefe Depto. de
			Adquisiciones

Flujograma Proceso de Licitación Pública

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud de licitación

Disponibilidad presupuestaria

Bases técnicas

Bases De Licitación

INICIO

Aprobación de Solicitud de Licitación

NO ¿Contiene Inf. Necesaria para Confección de

Bases?

Se devuelve SÍ

Solicitud de Licitación con observaciones

Resolución Aprueba Bases y Designa Comisión Evaluadora de la Licitación

Borrador de Bases de Licitación

Revisión de Bases de Licitación

La Unidad Solicitante envía la solicitud de licitación firmada por el Director de área o Jefe xx Xxxxx., Disponibilidad Presupuestaria y Bases Técnicas al Secretario General y designa comisión de apertura y evaluación de la licitación.

El jefe xx xxxxx. Jurídico verifica que la solicitud contenga la documentación de respaldo necesaria (nombres de las personas que integrarán la comisión de licitación, Disponibilidad Presupuestaria y Presupuesto y Bases Técnicas).

El Jefe xx xxxxx. Jurídico enviará los antecedentes devuelta a la unidad requirente de la licitación cuando no contengan información suficiente para la elaboración del borrador de bases o bien podrá solicitar información adicional.

El Jefe xx xxxxx. Jurídico Confecciona las Bases de Licitación con la colaboración de la Unidad Solicitante.

El jefe xx xxxxx. Jurídico envía a la comisión de la licitación el borrador de las bases para sus alcances y sugerencias.

Secretario General

Jefe Xxxxx. Jurídico

Jefe Depto. Jurídico

Comisión Evaluadora de Licitación

Flujograma Proceso de Licitación Pública (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Aviso de Publicación

Actas

Aprueba Bases de Licitación

Publicación de Licitación

Entrega o Venta de Bases

Recepción de Ofertas

Evaluación de Ofertas

Informe de Propuesta de Adjudicación

El SECRETARIO GENERAL aprueba las bases de licitación.

El Encargado de Comunicaciones publica en diario de circulación masiva y pág. Web de CORESAM el llamado a licitación.

El Jefe xx xxxxx. Control será el responsable de entregar las bases de licitación de ser gratuitas y en el caso de que éstas tengan un costo por derecho a participación, se hará en el Deto. De Contabilidad y Presupuesto.

El Jefe xx Xxxxx. de Control recepcionará y custodiará las ofertas, antes de la apertura y posterior a ella mientras dure el proceso de evaluación y propuesta de adjudicación.

La comisión evaluará las propuestas recepcionadas, levantando actas de cada sesión.

La Comisión Evaluadora de la Licitación emite un informe de propuesta de adjudicación al Secretario General.

Secretario General

Encargado de Comunicaciones

Jefe Depto. de Control

Jefe Depto. de Contabilidad y Presupuesto

Depto. de Control

Comisión Evaluadora de la Licitación

Secretario General

Flujograma Proceso de Licitación Pública (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

ADJUDICACIÓN

Emisión de Resolución de Adjudicación

Elaboración del Contrato

Firma de contrato

Archivo

FIN

El Secretario General revisará la propuesta de la comisión evaluadora y podrá adjudicar o rechazar la propuesta de la comisión. En caso de rechazarla, podrá adjudicar a cualquiera de los demás proponentes, o bien llamar a un nuevo proceso de licitación.

Secretario General

Resolución de Adjudicación o Rechazo de la Licitación

El Jefe Depto. Jurídico confecciona la resolución d adjudicación.

Jefe Depto. Jurídico

Resolución de Adjudicación

En caso de Adjudicar a algún proponente, se elaborará el contrato con los términos establecidos en las bases de licitación, y se deberá incluir al proveedor en el registro de Proveedores de CORESAM

Jefe Depto. Jurídico

Contrato

Contrato firmado por ambas partes

Jefe Depto. Jurídico

El Jefe xxx Xxxxx. Jurídico guardará en su archivo el contrato original y enviará copia del contrato, a la DAF, Control y al Área correspondiente.

Jefe Depto. Jurídico

Flujograma Proceso de Licitación Privada

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Solicitud de licitación

Disponibilidad presupuestaria

Bases técnicas

Bases De Licitación

INICIO

Aprobación de Solicitud de Licitación

NO ¿Contiene Inf. Necesaria para Confección de

Bases?

Se devuelve SÍ

Solicitud de Licitación con observaciones

Resolución Aprueba Bases y Designa Comisión Evaluadora de la Licitación

Borrador de Bases de Licitación

Revisión de Bases de Licitación

El Jefe xx xxxxx. Jurídico Confecciona las Bases de Licitación con la colaboración de la Unidad Solicitante.

El jefe xx xxxxx. Jurídico envía a la comisión de la licitación el borrador de las bases para sus alcances y sugerencias.

Secretario General

Jefe Xxxxx. Jurídico

Jefe Depto. Jurídico

Comisión Evaluadora de Licitación

Flujograma Proceso de Licitación Privada (continuación)

ENTRADAS	ACTIVDADES	RESULTADOS /NOTAS	RESPONSABLE
	1 Aprueba Bases de Licitación Envía Invitación a Proveedores Entrega o Venta de Bases Recepción de Ofertas Evaluación de Ofertas Informe De Propuesta De Adjudicación 2	El SECRETARIO GENERAL aprueba las bases de licitación.	Secretario General
		El Secretario General envía carta certificada o personal a proveedores que cuenten con la idoneidad para postular en la licitación.	Secretario General
		Las bases en el caso de ser gratuitas se entregarán junto con la invitación de participación y en el caso de que éstas tenga un costo de participación serán vendidas por el depto. de Contabilidad y Presupuesto.	Secretario General Xxxxx. de Contabilidad y Presupuesto
		El Jefe xx Xxxxx. de Control recepcionará y custodiará las ofertas, antes de la apertura y posterior a ella mientras dure el proceso de evaluación y propuesta de adjudicación.	Jefe Depto. Control
		La comisión evaluará las propuestas recepcionadas, levantando actas de cada sesión.	Comisión Evaluadora de
			la Licitación
		La comisión emitirá al Secretario General, un informe con propuesta de adjudicación.

Flujograma Proceso de Licitación Privada (continuación)

ENTRADAS

ACTIVDADES

RESULTADOS /NOTAS

RESPONSABLE

Adjudicación

Secretario General

Emisión de Resolución de Adjudicación

El Jefe Depto. Jurídico confecciona la resolución d adjudicación.

Jefe Depto. Jurídico

Resolución de Adjudicación

Elaboración del Contrato

Jefe Depto. Jurídico

CONTRATO

Firma de contrato

Contrato firmado por ambas partes

Jefe Depto. Jurídico

Archivo

El Jefe xxx Xxxxx. Jurídico guardará en su archivo el contrato original y enviará copia del contrato, a la DAF, Control y al Área correspondiente.

Jefe Depto. Jurídico

FIN

Formulario Solicitud de Compra

SOLICITUD DE COMPRAS

ANTECEDENTES DEL SOLICITANTE:

NOMBRE:
CARGO:
AREA / CENTRO DE COSTO:
FECHA DE SOLICITUD

SOLICITA LA ADQUISICION:

PRODUCTO O SERVICIO REQUERIDO:
MARCA/MODELO SUGERIDO:
DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO:
JUSTIFICACION:
SE ADJUNTA LO SIGUIENTE: (SEÑALAR CON UNA “X” LO QUE SE ADJUNTA A LA SOLICITUD)	FOTOS	COTIZACIONES (SEÑALAR CANTIDAD)	X (3)
	DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA	OTROS

Nota: Para la cursar la presente solicitud de adquisiciones, es obligatorio adjuntar la disponibilidad presupuestaria y completar toda la información contenida en el presente formulario.

COMPLETADO EL SOLICITANTE

VALOR APROXIMADO:

CUENTA PRESUPUESTARIA:

SALDO EN CTA. PRESUPUETARIA

V°B° Contabilidad (disponibilidad presupuestaria)

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

Nombre:

Firma: Fecha: / /

Jefe Area / Depto. Solicitante

Nombre:

Firma:

Fecha: / /

Secretario General

DAF

Nombre:

Firma: Fecha: /_ /

Document Metadata

Table of Contents

DOCUMENTO ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO – CORPORACION MUNICIPAL DE CONCHALI

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