AVISO DE CONVOCATORIA

XXXXX XX XXXXXXXXXXXX

XX Xx XX-000 XX 0000

TEMA: CONTRATACION ENCARGO FIDUCIARIO PARA EL RECAUDO, ADMINISTRACIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE RIESGOS LABORALES EN LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY 100 DE 1993, EL DECRETO LEY 1295 DE 1994, DECRETO 1833 DE 1994, DECRETO 1859 DE 1995,

DECRETO 1072 DEL 00 XX XXXX XX 0000, LEY 776 DE 2002, LEY 1562 DE 2012, LEY 80 DE 1993 Y DEMÁS NORMAS Y REGLAMENTOS QUE LAS COMPLEMENTEN, ADICIONEN, MODIFIQUEN O SUSTITUYAN.

MODALIDAD DE SELECCIÓN: LICITACIÓN PÚBLICA 001 - 2017

El Ministerio del Trabajo ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00, xxxx 0 xxx Xxxxxxxx Xxxxx REM- Oficina del Grupo de Gestión Contractual, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 30 ley 80 de 1993, en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, y en el Decreto 1082 de 2015, expide el presente aviso de convocatoria para participar en el proceso de Selección Licitación Pública No. MT No LP-001 DE 2017, el cual contiene la siguiente información:

1. DATOS DE ATENCIÓN A LOS INTERESADOS. Entidad: Ministerio de Trabajo

Dirección: Xxxxxxx 00 Xx. 00 – 00 xxxx 0, Xxxxxx X.X. Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx.x@xxxxxxxxxx.xxx.xx Teléfono: 000 0000 – 000 0000

2. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

Las observaciones y documentos deberán presentarse a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxx.x@xxxxxxxxxx.xxx.xx o mediante oficio radicado en el Grupo Contratos del Ministerio de Trabajo, ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00 – 00 xxxx 0, Xxxxxx X.X., dirigido a la Coordinador Grupo de Contratos. La presentación de propuesta deberá presentarse en el Grupo Contratos del Ministerio de Trabajo, ubicado en Xxxxxxx 00 Xx. 00 – 00 xxxx 0 Xxxxxx X.X., en los términos y condiciones señalados en el Pliego de Condiciones.

3. PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO.

El plazo de ejecución del contrato es de dieciséis (16) meses, término contado a partir de la firma del acta de inicio una vez aprobada la garantía, previo registró presupuestal

4. FECHA LÍMITE EN LA CUAL LOS INTERESADOS DEBEN PRESENTAR SU OFERTA Y EL LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA MISMA.

Los interesados deberán presentar la propuesta a más tardar en el lugar y hora señalada en el CRONOGRAMA incorporado en este aviso de convocatoria y en la forma establecida en el pliego de condiciones

5. PRESUPUESTO CONTRATO.

El presupuesto oficial estimado para el contrato Fiduciario, con fundamento en el estudio xx xxxxxxx es de

TRES MIL OCHOCIENTOS DOCE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL OCHENTA

PESOS M/CTE. ($3.812.486.080), incluidos todos los costos directos e indirectos y los impuestos, tasas y contribuciones que conlleven la celebración y ejecución total del contrato que resulte del presente proceso de selección. El proponente no podrá exceder en su propuesta el valor del presupuesto oficial estimado para cada uno de los meses de cada una de las vigencias, ni el presupuesto oficial estimado para cada vigencia, ni el presupuesto oficial estimado total, so pena de rechazo de la propuesta.

Vigencia	Valor Vigencia
2017	953.121.520
2018	2.859.364.560
TOTAL	3.812.486.080

6. CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO

6.1. Objeto: ENCARGO FIDUCIARIO PARA EL RECAUDO, ADMINISTRACIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE RIESGOS LABORALES EN LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY 100 DE 1993, EL DECRETO LEY 1295 DE 1994, DECRETO 1833 DE 1994, DECRETO 1859 DE 1995, DECRETO 1072 DEL 00 XX XXXX XX 0000, LEY 776 DE 2002, LEY 1562 DE 2012, LEY 80 DE 1993 Y DEMÁS NORMAS Y REGLAMENTOS QUE LAS COMPLEMENTEN, ADICIONEN, MODIFIQUEN O SUSTITUYAN

6.2. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato es de dieciséis (16) meses, término contado a partir de la firma del acta de inicio una vez aprobada la garantía, previo registró presupuestal.

6.3. El presupuesto oficial estimado para el presente proceso de selección es hasta por la suma de TRES MIL OCHOCIENTOS DOCE MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL ochenta ($3.812.486.080) pesos MCTE, INCLUIDO TODOS LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS Y LOS IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES QUE CONLLEVEN A LA CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN TOTAL DEL CONTRATO.

6.4. El domicilio contractual será Bogotá D.C. y el lugar de ejecución del contrato será la Ciudad de Bogotá D.C.

6.5. Las direcciones de las Sedes del Ministerio podrían cambiar durante la ejecución del contrato.

LUGAR	DIRECCIÓN
Sede Central	Carrera 14 No. 99 – 33

7. CLASIFICACIÓN SEGÚN EL DECRETO 1082 DE 2015.

De acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas – UNSPSC, el objeto a contratar se identifica en el cuarto nivel del sistema de clasificación en mención a manera de ejemplo así:

Detalle del Código:

Segmento	Familia	Clase	Producto	Nombre
93000000	93150000	93151500	93151501	Servicios financieros o de gestión administrativa de empresas públicas
93000000	93150000	93151500		Administración Pública
93000000	93150000	93151600	93151605	Servicios financieros gubernamentales
84000000	84120000	84121500		Instituciones Bancarias
84000000	84120000	84121600		Servicios de transferencia de fondos y canje y cambios
84000000	84120000	84121700	84121701	Asesores de Inversiones
84000000	84120000	84121800		Servicios de mercados de títulos valores y commodities

8. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA LA EJECUCIÓN.

El Proponente debe presentar su oferta teniendo en cuenta la naturaleza especial y reglada de la actividad, solamente se encuentran autorizadas para participar en el presente proceso, las sociedades fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

9. MODALIDAD DE SELECCIÓN

Atendiendo a lo establecido en el artículo 2° xx Xxx 1150 de 2007, en su numeral 1, Artículos 2.2.1.2.1.1.1 y 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015, la presente contratación se adelantará bajo la modalidad de Licitación Pública.

El Pliego de Condiciones del presente proceso de selección ha sido elaborado siguiendo los postulados señalados por la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios, la Ley 1150 de 2007, su Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas que las modifican o complementan. Para lo cual se han realizado los estudios previos con base en los requerimientos de la entidad, los cuales están contenidos en las condiciones de los mismos.

La presente contratación se adelantará bajo la modalidad de Licitación Pública, de acuerdo con el numeral 1) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en atención a que este tipo de contratos no se encuentra en las excepciones contempladas en los numerales 2), 3) y 4) del mismo artículo.

Al respecto, la Ley 80 prevé lo siguiente, con relación a la contratación del encargo fiduciario, lo siguiente:

“Artículo 32. De los Contratos Estatales. Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

(…)

5o. Encargos fiduciarios y fiducia pública.

Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades fiduciarias

autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el numeral 20 del artículo 25 de esta Ley.

Los encargos fiduciarios y los contratos xx xxxxxxx pública sólo podrán celebrarse por las entidades estatales con estricta sujeción a lo dispuesto en el presente estatuto, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados. En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo a los rendimientos del fideicomiso, salvo que éstos se encuentren presupuestados.

Los encargos fiduciarios y los contratos xx xxxxxxx mercantil que a la fecha de promulgación de esta ley hayan sido suscritos por las entidades estatales, continuarán vigentes en los términos convenidos con las sociedades fiduciarias.

La selección de las sociedades fiduciarias a contratar, sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta ley. No obstante, los excedentes de tesorería de las entidades estatales, se podrán invertir directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin necesidad de acudir a un proceso de licitación pública.

Los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato xx xxxxxxx pública o encargo fiduciario cumplirán estrictamente con las normas previstas en este estatuto, así como con las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales esté sujeta la entidad estatal fideicomitente.

Sin perjuicio de la inspección y vigilancia que sobre las sociedades fiduciarias corresponde ejercer a la Superintendencia Bancaria y del control posterior que deben realizar la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales sobre la administración de los recursos públicos por tales sociedades, las entidades estatales ejercerán un control sobre la actuación de la sociedad fiduciaria en desarrollo de los encargos fiduciarios o contratos xx xxxxxxx de acuerdo con la constitución Política y las normas vigentes sobre la materia.

La fiducia que se autoriza para el sector público en esta Ley, nunca implicará transferencia de dominio sobre bienes o recursos estatales, ni constituirá patrimonio autónomo del propio de la respectiva entidad oficial, sin perjuicio de las responsabilidades propias del ordenador del gasto. A la fiducia pública le serán aplicables las normas del Código de Comercio sobre fiducia mercantil, en cuanto sean compatibles con lo dispuesto en esta Ley.

So penas de nulidad no podrán celebrarse contratos xx xxxxxxx o subcontratos en contravención del artículo 355 de la Constitución Política. Si tal evento se diese, la entidad fideicomitente deberá repetir contra la persona, natural o jurídica, adjudicataria del respectivo contrato.

Los Contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del

Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las

disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades.

En todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente ley.”

Teniendo en cuenta la norma transcrita, se tiene que el proceso de selección mediante el cual se debe escoger a la entidad fiduciaria para el encargo fiduciario, deberá ser el de licitación pública. En este sentido, la Ley 1150 de 2007 en su artículo 2º, numeral 1º, dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 2o. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas:

1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.

Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.”

10. OFERTA ECONÓMICA

El proponente deberá presentar propuesta económica ofreciendo las condiciones técnicas mínimas requeridas por la entidad a la cual se le efectuará la corrección aritmética correspondiente en el evento en que corresponda, y para ello tomará como valor inmodificable el contenido en la propuesta económica.

11. CARACTERISTICAS DEL CONTRATO.

11.1. OBLIGACIONES GENERALES

11.1.1. Cumplir con todas las obligaciones legales y reglamentarias sobre el funcionamiento del Fondo de Riesgos Laborales y en particular las obligaciones previstas en la Ley 100 de 1993, el Decreto Ley 1295 de 1994, Decreto 1833 de 1994, Decreto 1859 de 1995, Decreto 1072 del 26 xx xxxx de 2015, Ley 776 de 2002, Ley 1562 de 2012, Ley 80 de 1993 y demás normas y reglamentos que las complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan y las normas complementarias que las modifiquen o sustituyan y las normas complementarias que las modifiquen, aclaren, sustituyan o adicionen.

11.1.2. Disponer de la infraestructura necesaria administrativa, financiera, técnica, tecnológica, operativa y de recurso humano, que garantice la continuidad en la administración y coordinación del encargo fiduciario del Fondo de Riesgos Laborales, para el cumplimiento integral de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato fiduciario, desde el inicio del contrato.

11.1.3. Garantizar, desde el inicio del contrato, la continuidad de la operación integral del Fondo de Riesgos Laborales de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos por el Ministerio del Trabajo, sin perjuicio de la revisión y actualización que se requiera con base en nuevos desarrollos normativos, reglamentarios y/o tecnológicos.

operación del Fondo de Riesgos Laborales.

11.1.5. Recibir bajo la supervisión del Ministerio del Trabajo y la interventoría del encargo fiduciario, el sistema de información en lo relacionado con los siguientes elementos: software (fuentes y ejecutables), bases de datos, archivos, documentación técnica, así como los procesos y trámites en curso, además de toda la documentación y archivos históricos y actuales tanto físicos como en medio magnético y toda la información relacionada con la operación del Fondo de Riesgos Laborales y continuar con los trámites y procesos en curso. El Administrador Fiduciario debe garantizar que el sistema de información sea compatible con la plataforma utilizada por el Ministerio.

11.1.6. Acompañar por dos (2) meses al Ministerio en el proceso de empalme con el nuevo administrador fiduciario que se seleccione para el recaudo, administración y pago de los recursos del Fondo una vez venza el plazo pactado, con el fin de garantizar la continuidad de la operación integral del Fondo. En este caso el administrador fiduciario debe garantizar la entrega integral de la información y de la operación del Fondo, del sistema de información en lo relacionado con los aplicativos, bases de datos y demás elementos recibidos y adquiridos durante la ejecución del contrato y a cargo de este, así como los procesos en curso, además de toda la documentación y archivos históricos y actuales, tanto físicos como en medio magnético, y demás información relacionada con la operación del Fondo de conformidad con lo señalado en la Ley 594 de 2000. Igualmente, y con relación al sistema de información del Fondo, durante el empalme deben garantizar la prestación del servicio y la transferencia al nuevo operador.

11.1.7. Al finalizar el contrato, el contratista deberá garantizar la entrega de un negocio en marcha de la magnitud del Fondo, de las mejoras y actualizaciones del sistema de información y su documentación, del portafolio de inversiones inventariado, endosado y con la tramitación ante los depósitos centrales de valores, de los contratos suscritos, de los archivos físicos inventariados que contienen los soportes de las operaciones realizadas, y toda la información, archivos, documentos, aplicativos, bases de datos, e información histórica generada durante su gestión al frente del Encargo Fiduciario, de conformidad con lo señalado en la Ley 594 de 2000.

11.1.8. Garantizar la disponibilidad y dedicación de los profesionales, el soporte tecnológico y de sistemas de información ofrecido, con la dedicación, la formación y la experiencia solicitada, para atender y cumplir con todas y cada una de las obligaciones del contrato, planes, programas y cronogramas. Las personas presentadas por el oferente seleccionado, con fundamento en las cuales fue calificado, no pueden ser cambiadas durante la ejecución del contrato, y sólo en el evento de presentarse fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, el Ministerio autorizará el reemplazo previa la evaluación y verificación de que se cumple con el perfil y los requisitos contenidos en el pliego de condiciones y que su calificación es igual o mejor al que se va a reemplazar; en todo caso, el Ministerio se reservará el derecho de aceptar o no a los candidatos que en este último caso se propongan; de igual manera, el Ministerio, de considerarlo necesario, podrá solicitar durante la ejecución del contrato el reemplazo de cualquier integrante que haga parte del equipo de trabajo, para lo cual el administrador Fiduciario procederá inmediatamente.

11.1.9. Elaborar y hacer efectivos los planes de mejoramiento tendientes a subsanar observaciones encontradas por la Interventoría o auditoría o entes de control, reportando mensualmente los avances logrados. La aplicación de los planes de mejoramiento deberá ajustarse a los cronogramas definidos.

integral del Fondo de Riesgos Laborales cada vez que el Ministerio lo requiera.

11.1.11.Verificar de acuerdo con las instrucciones del Ministerio del Trabajo, que los recursos del Fondo de Riesgos Laborales se destinen de acuerdo a lo señalado en el artículo 12 xx Xxx 1562 de 2012.

11.1.12.Vincular directamente mediante relación laboral o contractual al personal asignado al desarrollo del contrato, garantizando la disponibilidad de tiempo requerido para la ejecución del mismo.

11.1.13.Poner a disposición del Fondo de Riesgos Laborales, un sistema de atención telefónica del administrador fiduciario, que permita mediante la generación de reportes realizar seguimiento a las llamadas y el tipo de gestión adelantada con cada una.

11.1.14.A la terminación del contrato, el administrador fiduciario deberá transferir los bienes y activos del negocio que existan en ese momento en las condiciones señaladas para su entrega por vencimiento del plazo pactado.

11.1.15.Rendir la información y las cuentas que le requiera el Ministerio o quien haga sus veces o la Superintendencia Financiera de Colombia y demás entes de control.

11.1.16.Implementar mecanismos (instrumentos archivísticos) para la organización, conservación y preservación de la información tanto física como magnética, de acuerdo a lo estipulado en la Ley 594 de 2000, Acuerdo 004 de fecha 15 marzo de 2013, Ley 1581 de 2012, Resolución 569 de 2016 y demás normas que se reglamenten.

11.1.17.Contar con la información actualizada en todos y cada uno de los módulos del aplicativo que conforman el sistema de información del Fondo de Riesgos laborales.

11.1.18.Elaborar en un término máximo de dos (2) meses a partir del perfeccionamiento del contrato, una (1) matriz de riesgos, que contenga los riesgos que afecten cada uno de los procesos de la operación del Fondo de Riesgos Laborales (de gestión, financieros, jurídicos e informáticos y tecnológicos) proponiendo los controles que prevengan y mitiguen los riesgos y reportar mensualmente su seguimiento en el informe de Gestión.

11.1.19.Las demás que requiera la normatividad y las exigencias propias de la operación del Fondo que tengan relación con el objeto del contrato.

11.2. OBLIGACIONES FINANCIERAS Y DE INVERSIÓN

11.2.1. Invertir los recursos del Fondo de Riesgos Laborales que se le confían, con los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad; el Ministerio del Trabajo realizará mensualmente el seguimiento a la administración de los recursos.

11.2.2. Responder por las decisiones de inversión que tome con los recursos del Fondo de Riesgos Laborales; es responsabilidad del administrador fiduciario la evaluación y determinación de cada una de las operaciones de inversión que realice con los recursos del Fondo.

11.2.3. Abstenerse de realizar inversiones en entidades matrices, subsidiarias o subordinadas y filiales del administrador fiduciario del Fondo de Riesgos Laborales.

11.2.4. Dar cumplimiento a los siguientes lineamientos y políticas que se ajustan a las características y perfil de riesgo del portafolio conservador del Fondo de Riesgos Laborales:

• Invertir en títulos de emisores calificados AAA.

• La duración del portafolio no debe ser superior a 2.5 años.

• No invertir en activos que generen exposición a riesgo cambiario.

financieros derivados y fondos de capital privado, entre otros).

• No invertir en títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Tener en cuenta que el límite máximo a invertir por Grupo Económico será del 30% del valor del portafolio o lo que la normatividad vigente permita, previa aprobación del Ministerio del Trabajo.

• No se debe invertir en títulos xx xxxxx variable.

11.2.5. Realizar de manera estricta el análisis del flujo de ingresos y gastos del Fondo de Riesgos Laborales para estimar sobre bases técnicas, la proyección de los recursos a invertir, la cual será la base para la toma de decisiones sobre los excedentes de liquidez disponibles para invertir en el portafolio con los recursos del Fondo de Riesgos Laborales.

11.2.6. Realizar el análisis del flujo de los ingresos y gastos del Fondo de Riesgos Laborales y estimar sobre bases técnicas, la proyección de los recursos y la ejecución de los mismos, tomando esta información como base para la toma de decisiones sobre el portafolio de inversiones del Fondo.

11.2.7. Asistir al Ministerio, cuando así se lo requiera, en los procesos presupuestales y suministrar de manera oportuna la información y cálculos necesarios para elaborar el presupuesto del Fondo de Riesgos Laborales de cada vigencia.

11.2.8. Informar al Ministerio del Trabajo cada vez que este lo requiera, sobre los procesos, procedimientos, soporte tecnológico, criterios para la evaluación de riesgos y políticas adoptadas por el administrador fiduciario para la administración del portafolio, entre otros, cupos, niveles de riesgo, concentración, rotación, tipo de títulos, tipo de operaciones, agentes y procedimientos de valoración del portafolio.

11.2.9. Disponer de los soportes y justificación de las operaciones realizadas con los recursos del Fondo de Riesgos Laborales y suministrarlos cuando le sean requeridos por el Ministerio o el Interventor o Auditor que señale el Ministerio, dentro de los plazos por ellos definidos.

11.2.10.Implementar por parte del administrador fiduciario software para el manejo y control de la contabilidad del Fondo de Riesgos Laborales.

11.2.11.El encargo fiduciario al igual que el Ministerio del Trabajo, debe implementar las Normas Financieras Internacionales de Información Financiera (NIIF) de acuerdo a lo estipulado en la Resolución 533 de 2015, instructivo 002 de 2015 de la Contaduría General de la Nación y demás normas y reglamentos que las complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.

11.2.12.Llevar, con base en el Plan General de Contabilidad Pública y demás normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, la contabilidad del Fondo de Riesgos Laborales, en forma independiente, de manera que puedan identificarse en cualquier tiempo los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones del Fondo y el flujo de ingresos, recursos, pagos.

11.2.13.Presentar oportunamente y sustentar al Ministerio, al Consejo Nacional de Riesgos Laborales, al Interventor o auditor y a los Organismos de Control, información detallada y precisa sobre cada una de las transacciones que se realicen, de conformidad con los informes requeridos por estas entidades y/o personas.

11.2.14.Llevar el registro y control de los recursos entregados en administración, debidamente identificados según su destinación en cuentas corrientes o de ahorro o en inversiones,

con el correspondiente soporte de conciliación mensual respecto de los extractos

bancarios o inventario de inversiones.

11.2.15.Llevar el registro y control de los pagos efectuados a los contratistas con cargo a los recursos del Fondo de Riesgos Laborales y de los saldos, de acuerdo con lo establecido en los contratos y/o convenios suscritos por el Ministerio.

11.2.16.Realizar el registro, seguimiento y evaluación de los ingresos y gastos generados con cargo a los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, de acuerdo con los distintos conceptos, plenamente identificados.

11.2.17.Llevar el registro de los gastos generados con cargo a los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, previa identificación y clasificación de los mismos.

11.2.18.Realizar el registro y control de las demás operaciones relacionadas con el Fondo de Riesgos Laborales, de tal manera que se afecte oportuna y adecuadamente la información presupuestal y contable del mismo, previa elaboración de los correspondientes informes financieros

11.2.19.Xxxxxx con cargo a la remuneración fiduciaria, los pagos o deducciones que sea necesario desembolsar por servicios financieros por el recaudo de los recursos, así como por los pagos autorizados por el Ministerio del Trabajo, incluyendo el pago de la remuneración derivada de la administración y gestión del portafolio de inversiones frente a toda transacción.

11.2.20.Garantizar la rentabilidad promedio existente en el mercado financiero de conformidad con lo establecido en el parágrafo del Artículo 12 de la Ley 1562 de 2012, la cual para efectos del presente contrato corresponde a la rentabilidad exigida por la Superintendencia Financiera de Colombia para el portafolio de cesantías de corto plazo, medida trimestralmente. Dicha rentabilidad será la tasa de referencia para la medición y el seguimiento, proceso que se detallaran en el Manual Operativo firmado entre las partes.

11.2.21.Diversificar las inversiones del portafolio en diferentes entidades financieras que permitan ser más eficiente el portafolio de inversión en el mercado financiero nacional.

11.2.22.El contratista autoriza al MINISTERIO DEL TRABAJO para que en el evento en que se presente una rentabilidad por debajo del promedio de la tasa de referencia, se efectué un descuento en la comisión fiduciaria mensual correspondiente al momento de la medición, así: (i) del 25% para la primera vez que ocurra dentro de un periodo de análisis, (ii) del 40% cuando se presente en dos periodos de análisis consecutivos y del

(iii) 50% cuando se presente en tres periodos de análisis consecutivos. En ese orden, si se presenta en dos periodos o en tres periodos de medición, a cada uno se le hará el descuento en la comisión fiduciaria en los términos aquí indicados. Para el efecto, el MINISTERIO DEL TRABAJO hará el ajuste respecto de la comisión que debe ser pagada conforme a la regla aquí prevista.

11.2.23.Presentar el informe de gestión mensual dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente.

11.2.24.Elaborar los demás informes inherentes a las operaciones del Fondo de Riesgos Laborales, solicitados por el Ministerio del Trabajo, el Consejo Nacional de Riesgos Laborales, el Interventor o auditor y demás Entidades de Control.

11.3. OBLIGACIONES DE GESTIÓN – OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS

11.3.1. Presentar al Ministerio del Trabajo y a la interventoría del contrato, para su aprobación, dentro de los treinta (30) días siguientes al perfeccionamiento del mismo, un plan de

trabajo con cronograma de actividades y responsables para el desarrollo del contrato, el

cual podrá ser modificado de acuerdo con las necesidades del Ministerio y los nuevos desarrollos normativos y/o tecnológicos, abarcando todas las actividades previstas en el contrato; lo anterior, sin perjuicio de iniciar operaciones en forma inmediata para garantizar la continuidad del Fondo.

11.3.2. Realizar la gestión oportuna para el recaudo de los recursos del Fondo establecidos en las normas vigentes y realizar control, seguimiento y análisis de los mismos que garanticen que los recaudos, administración y pagos, se realizan en un ambiente de seguridad y oportunidad.

11.3.3. Realizar el seguimiento y análisis mensual de las inconsistencias que se presenten en la información del recaudo reportada por las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL y de las respuestas dadas por las mismas, proponiendo las acciones a seguir, así como las correcciones que sean necesarias. Esta información debe incluirse en el informe de gestión mensual y presentarlo al Comité de Coordinación del Fondo, conformado a través de acto administrativo expedido por el Ministerio del Trabajo, para tomar las decisiones a que haya lugar. En todo caso el administrador fiduciario debe ejecutar las acciones que se determinen para subsanar o aclarar las inconsistencias.

11.3.4. Diseñar una estrategia de gestión eficiente, de carácter administrativo y tecnológico para el seguimiento, control y cobro persuasivo de los recursos provenientes de las multas impuestas por las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, en consecuencia el administrador fiduciario deberá tener debidamente actualizada la información de dichas multas así como efectuar actividades de depuración, análisis, construcción de indicadores y demás actividades que permitan el cumplimiento de esta obligación.

11.3.5. Implementar mecanismos de gestión y tecnológicos para el cumplimiento por parte de las ARL, del reporte de información conforme a lo establecido en la Resolución 5666 de 2016 o aquellas que la modifiquen adicionen o sustituyan y enviar al Ministerio informe mensual de las inconsistencias detectadas.

11.3.6. Administrar los recursos del Fondo de Riesgos Laborales de acuerdo con las normas vigentes, lineamientos y las políticas generales que adopte el Ministerio del Trabajo y/o Consejo Nacional de Riesgos Laborales, y realizar mecanismos de control y seguimiento que permitan garantizar que no se efectúan pagos en forma indebida o por causas no justificadas.

11.3.7. Tramitar ante la Dirección General xxx Xxxxxx Nacional y Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el formulario “Cuenta reportada gravamen a los movimientos financieros de la DTN”, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, con el fin que sea exenta del impuesto del 4 x 1000, por tratarse de recursos públicos sin situación de fondos en virtud de contratos fiduciarios.

11.3.8. Mantener actualizado el manual operativo para la administración de los recursos del Fondo de Riesgos Laborales a través del encargo fiduciario, de conformidad con los lineamientos generales del Ministerio, de los procesos y procedimientos, para la administración de los recursos, de tal forma que se garantice el adecuado cumplimiento de las normas y de las obligaciones contratadas con el Ministerio. Este Manual, es de propiedad del Ministerio y deberá ser actualizado cuando se requiera.

11.3.9. Disponer con una dirección electrónica de uso exclusivo para el intercambio de información sobre el proceso de pagos del Fondo de Riesgos Laborales.

11.3.10.Efectuar los pagos que se requieran con cargo a los recursos del Fondo de Riesgos

Laborales conforme al cronograma de cierre mensual dentro de los dos (2) días hábiles

siguientes al recibo del documento digital de ordenación del gasto, previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas vigentes y en los contratos suscritos.

11.3.11.El administrador fiduciario deberá recoger los documentos físicos (originales) de pago, una vez sea enviada la ordenación del gasto de forma digital por el Ministerio del Trabajo.

11.3.12.Responder por la restitución de los recursos que sean pagados o girados indebidamente como consecuencia de errores o incumplimiento en las obligaciones del Administrador Fiduciario, esto deberá realizarse dentro de los (2) días hábiles siguientes al hallazgo y/o reclamación.

11.3.13.Recibir, administrar y conservar en forma clasificada y organizada, con los mecanismos de custodia requeridos conforme a la normatividad vigente, los archivos físicos y en medio magnético de toda la correspondencia, transacciones e información relativa a las operaciones realizadas desde el inicio del presente del contrato a celebrar, éstos son de propiedad del Ministerio. Esta información será entregada por el administrador fiduciario saliente al inicio de este contrato y debe entregarse al Ministerio cuando lo solicite y a la finalización del contrato.

11.3.14.Informar al Ordenador del Gasto del Fondo de Riesgos Laborales, a la Dirección de Riesgos Laborales y a la firma interventora del contrato del encargo fiduciario, cualquier situación que afecte la ejecución del mismo, así como las anomalías o irregularidades detectadas en relación con los recaudos del Fondo y la ejecución de sus recursos, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que el administrador fiduciario tenga conocimiento del hecho.

11.3.15.Informar oportuna y permanentemente al Ministerio, Direcciones Territoriales y a las ARL, sobre las cuentas bancarias de recaudo, los sitios donde pueden obtener asesoría e información (líneas telefónicas, direcciones electrónicas y otras) y sobre los demás aspectos relevantes para el normal funcionamiento del Fondo. Dicha información deberá comunicarse con anterioridad a la fecha que en que el administrador fiduciario deba comenzar operaciones, así como durante todo el término de la ejecución del contrato.

11.3.16.Generar con la oportunidad y con los criterios que defina el Ministerio y la firma interventora, los reportes de información que se requieran, producto de los cruces de las bases de datos del Fondo, así como los cruces que soliciten las entidades públicas y/o las autoridades competentes, y remitirlos al Ministerio para lo pertinente.

11.3.17.Asistir y participar en forma activa en las reuniones y ejercer la secretaria técnica en los comités que determine el Ministerio del Trabajo, así mismo presentar los informes que le sean requeridos para cada uno de ellos.

11.3.18.Disponer de una estructura de control interno integral para el Encargo Fiduciario en desarrollo del contrato, el cual deberá ser presentado al Ministerio y a la firma interventora del contrato, dentro del mes siguiente al inicio del contrato y semestralmente, en los meses xx xxxxx y diciembre.

11.3.19.Disponer de un revisor fiscal único y exclusivo para el Fondo de Riesgos Laborales 11.3.20.Efectuar la devolución de los recursos en los casos que sea necesario, previa revisión,

análisis y autorización por el Ministerio del Trabajo.

11.3.21.Disponer de una red de servicios financieros con cobertura nacional, departamental y municipal para el recaudo oportuno de los recursos correspondientes a cada una de las fuentes de financiación del Fondo y garantizar los pagos oportunos establecidos en los

contratos suscritos por el Ministerio del Trabajo con recursos del Fondo de Riesgos

Laborales, es decir que el administrador fiduciario debe disponer de cuentas corrientes o de ahorros referenciadas, para efectuar el recaudo de los ingresos y los pagos con cargo a los recursos del Fondo, e informar permanentemente al Ministerio sobre sus novedades. En caso de pagos a través de transferencias electrónicas el administrador fiduciario debe implementar los mecanismos para identificar los datos que no estén referenciados.

11.3.22.Dar cumplimiento a las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia establecidas en la circular 26 de 2008 y la Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera y/o la que modifique, adicione o derogue, que apliquen a su cliente y usuario.

11.4. OBLIGACIONES DE SEGUIMIENTO, INFORMES Y RENDICIÓN DE CUENTAS

11.4.1. Suministrar a la firma interventora y/o auditora, la información que requiera para desarrollar su labor, presentándole los informes que ésta le exija de acuerdo con sus actividades y prestar el apoyo necesario para el cumplimiento de su función.

11.4.2. Presentar al Ministerio y a la firma interventora y/o auditora, en forma impresa y en medio magnético de acuerdo con las especificaciones señaladas por el Ministerio y/o la firma interventora y/o auditora, un informe integral con la rendición de cuentas; éste informe debe ser presentado en forma mensual dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al periodo reportado.

11.4.3. Suministrar a los organismos de control, la información que cada uno requiera para desarrollar su labor, presentar los informes que éstos le exijan de acuerdo con sus actividades y prestar el apoyo necesario para el cumplimiento de sus competencias. Así mismo, elaborar los planes que señalen las acciones tendientes a subsanar observaciones encontradas por los entes de control, reportando mensualmente al Ministerio del Trabajo los avances logrados.

11.4.4. Presentar al Ministerio y a la firma interventora, en forma impresa y en medio magnético de acuerdo con las especificaciones que defina el Ministerio, reportes estadísticos y financieros por periodos mensuales y anuales, actualizados, con la información y/o hechos relacionados con el control, seguimiento y conciliación de las cuentas de recaudo, de aportes, cartera, de partidas sin identificar, de las multas y de los puntos de recaudo directo; este informe debe ser incluido como anexo en el informe mensual.

11.5. PRODUCTOS:

El proponente que resulte favorecido en desarrollo del objeto contractual y de acuerdo con la propuesta y el pliego de condiciones, deberá entregar a la Dirección de Riesgos Laborales, y al Ordenador del Gasto del Fondo de Riesgos Laborales, los productos señalados en este pliego de condiciones de acuerdo con los tiempos y frecuencias establecidos, en forma física y en medio magnético, así:

11.5.1. Una matriz de obligaciones del contrato de encargo fiduciario. La matriz debe mostrar en forma desagregada las obligaciones del contrato de encargo fiduciario, las actividades a desarrollar durante la ejecución del contrato, los resultados y productos esperados, el porcentaje de cumplimiento de las obligaciones. Esta matriz deberá presentarla al Ministerio del Trabajo y a la firma interventora, dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes al perfeccionamiento del contrato y realizar el seguimiento y

cumplimiento de las obligaciones, e incluirlo como un anexo al Informe de Gestión y

Rendición de Cuentas mensual.

11.5.2. Matriz de riesgo: Elaborar en un término máximo de dos (2) meses a partir del perfeccionamiento del contrato, una (1) matriz de riesgos, que contenga los riesgos que afecten cada uno de los procesos de la operación del Fondo de Riesgos Laborales (de gestión, financieros, jurídicos e informáticos y tecnológicos) proponiendo los controles que prevengan y mitiguen los riesgos.

11.5.3. Un plan de trabajo. Presentar al Ministerio - Dirección de Riesgos Laborales y a la firma interventora, para su aprobación, dentro de los treinta (30) días siguientes al perfeccionamiento del mismo, un plan de trabajo para el desarrollo del contrato, el cual podrá ser modificado de acuerdo con las necesidades del Ministerio del Trabajo y los nuevos desarrollos normativos y/o tecnológicos, este plan debe cumplir con lo establecido en el contrato; lo anterior, sin perjuicio de iniciar operaciones en forma inmediata para garantizar la continuidad del Fondo.

11.5.4. Productos del Sistema de Información: Bases de datos actualizadas, documentación de procesos, manuales técnicos del sistema, de usuario, de pruebas, de verificación de errores, archivos físicos y magnéticos e históricos de los módulos existentes y de los trámites en curso, así como de la página web del Fondo y demás recursos o actividades que garanticen el funcionamiento del Sistema de Información. Entregar las fuentes del Módulo de Xxxxxxx, Módulo de Contratación, Módulo de Multas, Interface y los demás que sean construidos para el Fondo de Riesgos Laborales durante la ejecución del contrato junto con la documentación técnica correspondiente.

11.5.5. Manuales de Operación del Fondo. Presentar al Ministerio del Trabajo y a la firma interventora, los manuales de operación del Fondo, con los lineamientos, por procesos y procedimientos. Estos Manuales, deben ser entregados al Ministerio, dentro de los tres

(3) meses siguientes al inicio del contrato de encargo fiduciario.

11.6. INFORMES

Como resultado de las labores de la administración y pago de los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, se deben presentar en forma impresa y en medio magnética, según las especificaciones definidas por el Ministerio del Trabajo-Dirección de Riesgos Laborales y las normas legales vigentes sobre la materia, los siguientes informes:

11.6.1. Informe de Gestión y Rendición de Cuentas. Presentar al Ministerio y a la firma interventora, en forma impresa y en medio magnético de acuerdo con las especificaciones señaladas por el Ministerio, un informe integral con la rendición de cuentas; éste informe debe ser presentado en forma mensual dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al periodo reportado.

El informe debe contener: 1) Un análisis comparativo de los datos sobre ingresos efectivos, compromisos, pagos, gestión sobre la administración de los recursos del Fondo mes a mes, separando la información del mes y la acumulada del Fondo al momento xxx xxxxx. 2) Gráficos y cuadros comparativos con el análisis y los comentarios necesarios que permitan visualizar el comportamiento de la gestión y sirva de insumo para la toma de decisiones por parte del Ministerio del Trabajo. 3) Información financiera: a) Estados Financieros. b) Informe de Ejecución Presupuestal.

c) Informe sobre gestión del Portafolio. d) Informe sobre los pagos realizados. e) Informe sobre el seguimiento y control de los contratos reportando los pagos realizados y la situación final de cada contrato. f) Flujo de Caja con los ingresos y

egresos realizados en el mes reportado. 4) Informe sobre todo los aspectos

tecnológicos relacionados con los aplicativos del Fondo con los respectivos análisis, controles, pruebas y cruces de datos efectuados en el mes reportado y los datos acumulados al corte del informe. 5) Informe sobre la administración y gestión del portafolio debe contener aspectos como: a) Exposición al riesgo. b) Valoración del portafolio a precios xx xxxxxxx. c) Rentabilidad y rendimientos efectivos. d) Clasificación por tipo de inversión, emisor y plazos (compra, venta y vencimiento), esta información debe estar acompañada de gráficos y cuadros con el análisis y comentarios. 6) reportes estadísticos y financieros por periodos mensuales y anuales, actualizados, con la información y/o hechos relacionados con el control, seguimiento y conciliación de las cuentas de recaudo, de aportes, cartera, de partidas sin identificar, de las multas y de los puntos de recaudo directo; Este informe debe ser presentado mensualmente dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al reportado, en forma física y medio magnético, incluyendo el análisis correspondiente y debe incluir lo señalado en las obligaciones de seguimiento, informes y rendición de cuentas..

11.6.2. Informe sobre el seguimiento a los ingresos (Aportes del 1% y Multas). Presentar un informe sobre el seguimiento y el análisis correspondiente sobre la información del recaudo de los ingresos. Este informe debe ser presentado mensualmente en el Comité de Coordinación del Fondo e incluirlo como un anexo al informe de gestión y rendición de cuentas mensual.

11.6.3. Informe sobre el seguimiento a los cobros persuasivos y coactivos. Presentar un informe sobre las gestiones realizadas a los cobros persuasivos y el seguimiento a los cobros coactivos. Este informe debe ser presentado mensualmente en el Comité de Coordinación del Fondo e incluirlo como un anexo al informe de gestión y rendición de cuentas mensual.

11.6.4. Estados Financieros. Presentar al Ministerio del Trabajo, los Estados Financieros con base en el Plan General de Contabilidad Pública y demás normas expedidas por la Contaduría General de la República y los estándares internacionales. Estos informes deben ser presentados en forma mensual, y anual; dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al mes reportado, e incluirlos como un anexo al informe de gestión y rendición de cuentas mensual. Los estados financieros anuales y dictámenes solicitados deben presentarse a más tardar el último día hábil del mes siguiente al cierre del ejercicio.

11.6.5. Informe sobre la Administración del Portafolio. Presentar al Ministerio o quien haga sus veces y la firma interventora, un informe sobre el seguimiento y análisis de la información relacionada con la administración del portafolio de inversiones del Fondo. Este informe debe ser presentado mensualmente ante el Comité Financiero, además, este informe debe presentarlo mensualmente dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al mes reportado, e incluirlo como un anexo al informe de gestión y rendición de cuentas mensual.

11.6.6. Informe de ejecución presupuestal. Presentar al Ministerio del Trabajo un informe de ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Este informe debe ser presentado mensualmente en el Comité de Coordinación del Fondo e incluirlo como un anexo al informe de gestión y rendición de cuentas mensual.

11.6.7. Informe final y Rendición de cuentas. Presentar al Ministerio del Trabajo - Dirección de Riesgos Laborales y a la firma interventora, al finalizar el contrato un informe final sobre la gestión y rendición de cuentas de la administración de los recursos del Fondo para la

liquidación del contrato de encargo fiduciario. Este informe debe presentarse dentro de

los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización del contrato de encargo fiduciario.

11.6.8. Informe de empalme. Este informe deber presentarse al Ministerio del Trabajo - Dirección de Riesgos Laborales y a la firma interventora, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización del empalme.

NOTA: Todas las licencias que se requieran para la ejecución y cumplimiento de las actividades del contrato deberán ser provistas por el administrador fiduciario. Así mismo el licenciamiento de todos los productos software, incluso las licencias de soportes y mantenimiento que sean utilizados por el Fondo de Riesgos Laborales y las sanciones que se llegaren a originar por el uso indebido del software o licenciamiento serán asumidos por el administrador fiduciario, estas licencias siempre serán propiedad de la fiducia.

11.7. ACTIVIDADES A DESARROLLAR: N/A

11.8. OBLIGACIONES TECNOLOGÍCAS

11.8.1. Obligaciones de inicio de operación:

11.8.1.1. Dentro de los primeros quince (15) días calendario de ejecución del contrato, el nuevo administrador fiduciario debe recibir de la Fiduciaria saliente los componentes del sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales, página web, información y documentación técnica y registrar mediante acta firmada por el administrador Fiduciario saliente, el administrador Fiduciario entrante y la interventoría al encargo fiduciario, el inventario inicial de los componentes de tecnología indispensables para la operación. El inventario mínimo debe relacionar:

a. Sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales (presupuesto, recaudos, multas, contratos, interface) con sus fuentes y ejecutables

b. Bases de datos actualizadas junto con el modelo entidad – relación y el diccionario de datos.

c. Información histórica

d. Página Web del Fondo junto con el mapa del sitio

e. Botón de publicaciones – Resoluciones multas

f. Manuales y documentación actualizada: técnicos, de usuario, de instalación, de administración, de pruebas y de verificación de errores para el sistema de información, página web, bases de datos, botón de publicación de resoluciones/multas y numerador único de resoluciones según corresponda.

g. Documentación actualizada de procesos (Memoria técnica, plan de sistemas con todos los componentes que se definieron en el contrato 239 de 2015, instructivos, procedimientos, requerimientos funcionales, y demás documentación.

h. Usuarios, roles y perfiles asignados.

i. Archivos físicos y magnéticos e históricos de los módulos existentes y de los trámites en curso, por ejemplo, estadísticas, archivos de cargue de las ARL, comunicaciones, archivos de cruces de información.

j. Procesos y trámites que se encuentran en curso: cargue de información de recaudos, contratos, multas, presupuesto, interfaz (con los componentes de portafolio, contabilidad, y pagos de tesorería).

k. Derechos patrimoniales de autor registrados ante la Dirección Nacional de

Derechos de autor del Ministerio del Interior a nombre del Ministerio del Trabajo.

l. Demás recursos o actividades que garanticen el funcionamiento del Sistema de Información.

11.8.1.2. Implementar dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días calendario de ejecución del contrato en la infraestructura tecnológica acorde con lo especificado en las obligaciones 1.4, 1.5, 1.6 y 1.7 el sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales, botón de publicaciones y realizar el seguimiento, control y ajustes que se requieran para garantizar su completo funcionamiento en producción. De igual forma debe cargarse toda la información que recibirá del anterior administrador fiduciario al sistema de información, página web y botón de publicaciones y realizar las verificaciones que sean necesarias para garantizar la completitud e integridad de la información. Estas verificaciones deben ser documentadas.

11.8.1.3. Implementar dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días calendario de ejecución del contrato en la infraestructura tecnológica acorde con lo especificado en las obligaciones de inicio de operación 1.4, 1.5, 1.6 y 1.7, la página WEB del Fondo de Riesgos Laborales y cumplir mínimo con: (i) publicación de toda la información actualizada relativa a Riesgos Laborales; (ii) disponibilidad de acceso a cualquier tipo de usuario que requiera consultar la información publicada de acuerdo a los lineamientos de accesibilidad de Min Tic (iii) garantizar el 99.7% de disponibilidad y accesibilidad de la página Web (iv) Cumplir con los lineamientos de imagen y tecnológicos del Ministerio del Trabajo. (v) Estándares definidos por las políticas, normas y metodologías establecidas por el Ministerio de Tecnología de Información y de las Comunicaciones, de acuerdo con los criterios de Gobierno en línea establecidos en el Decreto 2693 de 2012 y las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

11.8.1.4. Disponer durante toda la ejecución del contrato, para uso del Fondo de Riesgos Laborales de la infraestructura tecnológica que garantice la adecuada, eficiente, segura y oportuna operación del sistema de información que incluya integralmente sus procesos informáticos, administrativos, técnicos y financieros. Debe evaluarse y de acuerdo a esto implementar la infraestructura que dé cumplimiento a lo anteriormente mencionado y garantizar la disponibilidad del 98%, de mínimo los siguientes componentes para uso exclusivo del Fondo de Riesgos Laborales (especificando número de procesadores, memoria, discos para sistema operativo y para almacenamiento, controladora de red):

11.8.1.4.1. Un (1) Servidor de base de datos para uso exclusivo de la base de datos del Fondo de Riesgos laborales.

11.8.1.4.2. Un (1) Servidor de aplicaciones para la operación del Fondo de Riesgos Laborales, incluyendo sus procesos administrativos, técnicos y financieros.

11.8.1.4.3. Servidor de web, dominio, antivirus, firewall, DMZ y cualquier otro servicio necesario de acuerdo con la infraestructura propuesta; para alojar la página web y botón de resoluciones.

11.8.1.4.4. Disponer de cuatro (4) Canales de comunicación dedicada:

a. Dos del DataCenter al Ministerio del Trabajo para garantizar la comunicación de los funcionarios del Ministerio a los sistemas de información del fondo de riesgos laborales: uno principal de ancho xx Xxxxx de 8 Mbps con capacidad de crecimiento a 12 Mbps y uno secundario de 2 Mbps;

b. Dos del DataCenter a la Fiduciaria para garantizar la comunicación de los funcionarios de la fiduciaria a los sistemas de información del fondo de riesgos

laborales, uno de ancho xx Xxxxx de 8 Mbps o más con capacidad de crecimiento

a 12 Mbps y uno secundario, de 4 Mbps.

11.8.1.4.5. Se deben sincronizar todos los relojes de los sistemas de información involucrados en el proceso del Fondo de Riesgos Laborales. Usar como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio con el propósito de tener los servidores sincronizados.

11.8.1.5. Ubicar dentro del perímetro urbano o máximo a sesenta kilómetros xxx xxxxx urbano de la ciudad de Bogotá D.C., la infraestructura tecnológica que soporte las operaciones informáticas del sistema de información del fondo de riesgos laborales, página web, botón de publicaciones y en la infraestructura del Ministerio de Trabajo.

11.8.1.6. El Administrador Fiduciario debe implementar un centro de datos principal y uno alterno de contingencia; acorde a estos deberá establecer y ejecutar un plan de contingencia y de continuidad que permita migrar la información de manera rápida, segura y eficiente incluyendo sus procesos administrativos, técnicos y financieros sin causar problemas en la operación normal del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales, disponiendo de servidores de respaldo, redes de comunicación redundantes, copias de seguridad de las bases de datos ubicadas en sitios de seguridad reconocidos, e instalaciones físicas con los requerimientos de seguridad. El Centro de Datos principal debe ser Tier III o superior y el centro de datos de contingencia debe ser Tier II.

11.8.1.7. La infraestructura de la red del centro de datos donde se alojen los servidores principales debe ser acorde a las normas establecidas de certificación de Tier III. Este sistema de comunicaciones debe permitir la conectividad de los usuarios del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales y el acceso de éstos a los diferentes servicios o bases de datos de acuerdo con las actividades a realizar.

11.8.1.8. Dentro de los primeros dos meses de ejecución del contrato, se debe definir y documentar los procedimientos y medidas que se deberán ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración no autorizada de los dispositivos usados en el sistema de información e implementar los controles y alarmas que informen sobre el estado del sistema de información, que permitan identificar y manejar las fallas oportunamente.

11.8.1.9. Dentro de los primeros quince (15) días calendario de ejecución del contrato, debe generarse el plan de trabajo que aplica en cada una de las obligaciones del componente tecnológico y debe ser aprobado por interventoría con el fin de ser presentado a la Dirección de Riesgos Laborales y supervisores de interventoría.

11.8.1.10. Dentro de los primeros cuarenta y cinco días (45) calendario de ejecución del contrato debe elaborarse y entregarse el plan de sistemas de información con los siguientes componentes:

a. Memoria Técnica

b. Acuerdos de niveles de servicio (ANS) entre el Ministerio, la interventoría y la Fiduciaria para el componente tecnológico;

c. Plan de comunicaciones;

d. Plan de operación y administración de los sistemas de información y comunicaciones actuales incluyendo mapa detallado de infraestructura.

e. Plan de sistematización propuesto;

f. Plan de seguridad informática;

g. Plan de contingencia y continuidad de los sistemas de información;

h. Plan y metodologías para desarrollos de software, actualización, pruebas, e implementación al Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales. Debe

incluirse la metodología de desarrollo y de mantenimiento propuesta teniendo en

cuenta los lineamientos tecnológicos del Ministerio del Trabajo.

i. Matriz de Riesgos y Plan de Gestión de Riesgos;

j. Plan de entrenamiento y capacitación del personal del administrador fiduciario, de interventoría y del Ministerio del Trabajo relacionado con las actividades del Fondo de Riesgos Laborales y sistema de información;

k. Plan de mantenimiento preventivo, correctivo, adaptativo o perfectivo.

Los planes anteriores deberán ser actualizados en la medida que se presenten cambios de la infraestructura y/o el sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales, y validados por la firma Auditora e Interventora del Contrato.

11.8.1.11. Desde el inicio de ejecución del contrato, debe disponerse de una (1) Impresora láser que permita imprimir gráficos, códigos xx xxxxxx y todo lo necesario para la impresión de los informes y dar cumplimiento de todas las actividades relacionadas con el Fondo de Riesgos Laborales. Los insumos asociados a la impresora serán a cargo del administrador fiduciario.

11.8.1.12. Suministrar tres (3) computadores portátiles livianos y tres (3) computadores de escritorio; que deberán ser entregados dentro de los primeros quince (15) días calendario de ejecución del contrato, para ser utilizados por el Ministerio del Trabajo, que cumplan con las siguientes especificaciones y tengan los siguientes componentes:

a. Arquitectura sobre procesadores Intel Core i7 o AMD phenom última generación;

b. Unidad RW CD/DVD

c. Memoria RAM instalada 4 GB DDR3;

d. Dos (2) puertos USB 3.0 o más;

e. Tarjeta de red Fast Ethernet 100/1000 Base TX;

f. Disco duro de 500 GB;

g. Sistema operativo MS Windows 7 profesional SP1 en español, debidamente licenciado

h. Microsoft Office 2010 profesional en español, debidamente licenciado.

i. Antivirus debidamente licenciado.

j. Software de recuperación y restauración instalado en el disco duro.

k. Licenciamiento e instalación del software necesario para la interacción con los sistemas de información y la Base de Datos del Fondo de Riesgos Laborales; las licencias de uso legal deberán ser provistas por el Administrador Fiduciario.

l. Será responsabilidad única y exclusiva del administrador fiduciario, el licenciamiento de todos los productos de software incluso las licencias de soporte y mantenimiento que sean utilizados por el Fondo de Riesgos Laborales, y las sanciones que se originen por el uso indebido de software o de licenciamiento serán asumidos por el administrador fiduciario.

11.9. OBLIGACIONES DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

11.9.1. Si para el correcto funcionamiento informático del fondo, es necesario aumentar la capacidad de procesamiento, almacenamiento, memoria RAM y/o cambio de configuración física o lógica de los servidores, el administrador fiduciario garantizará la implementación de estas necesidades. Estas mejoras y/o cambios no generaran variaciones económicas en el contrato, y el administrador fiduciario no podrá reclamar desequilibrio económico por este concepto. Estas modificaciones deberán ser

características de los cambios en el plan de sistemas.

11.9.2. Suministrar al Ministerio del Trabajo, una imagen idéntica del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales, el cual deberá ser entregado en cinta que tenga la capacidad suficiente de almacenar esta imagen; esta imagen deberá ser entregada al Ministerio cada 3 meses contados a partir de la fecha de inicio del contrato y debe enviarse copia a los centros de custodia adicionalmente establecidos en el plan de contingencia.

11.9.3. Suministrar al Ministerio del trabajo, copias de respaldo de las Bases de Datos del fondo, las cuales deberán ser entregadas en medio digital que tenga la capacidad suficiente de almacenar cada una de las copias; estas copias de respaldo de las bases de datos serán entregados cada mes contado a partir de la fecha de inicio del contrato y debe enviarse copia a los centros de custodia adicionalmente establecidos en el plan de contingencia.

11.9.4. La restauración de bases de datos con las copias de respaldo que se realizan mensualmente, debe realizarse por parte del Administrador Fiduciario en presencia de la interventoría del contrato y conjuntamente registrarán la verificación del ejercicio de restauración con el fin de garantizar que las copias de respaldo entregados fueron restauradas previamente y que la información restaurada cumplió totalmente con la integridad de los datos.

11.9.5. El Administrador Fiduciario ejecutará los simulacros del plan de contingencia. El primero se realizará cuando la obligación No.1 Obligaciones de inicio de operación del componente tecnológico sea cumplida y a partir de esto, una vez cada seis (6) meses durante la vigencia del contrato, previa programación con el Ministerio del Trabajo y la entidad Interventora del contrato. El Administrador Fiduciario asumirá los costos y suministrará las instalaciones necesarias. El informe resultante del simulacro debe ser entregado a la interventoría y al Ministerio del Trabajo dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la terminación del simulacro.

11.9.6. A partir del primer trimestre de ejecución del contrato y hasta finalizarlo, la infraestructura que utilice el administrador fiduciario para la operación del Fondo de Riesgos laborales, debe dar cumplimiento con las políticas de seguridad establecidas por GEL además de los siguientes requerimientos mínimos de seguridad:

• Control de acceso de usuario mediante usuarios y contraseñas. También debe garantizar la prevención de acceso mediante métodos de fuerza bruta.

• Los formularios del sistema de información deben tener implementado técnicas que eviten SQLI.

• Los servidores que sean destinados para la operación de fondo de riesgos laborales, deben contar con todos los elementos necesarios para la prevención y detección de intrusiones y malware en todas sus configuraciones.

• Se debe garantizar la detección y prevención de phishing dentro de los sitios web destinados para la operación de fondo de riesgos laborales.

11.9.7. Aplicar a la infraestructura, sitio web y al sistema de información del fondo de riesgos laborales, pruebas de vulnerabilidad y hacking ético. Estas pruebas deberán ser ejecutadas de la siguiente forma:

• La primera prueba dentro de los quince días calendario siguiente al primer simulacro de contingencia requerido en la obligación de operación número 2.5 del componente tecnológico de este contrato.

aplicación de la primera prueba.

• Una última prueba treinta (30) días calendario antes de la fecha de terminación del contrato.

• Las metodologías de las pruebas deben ser acordadas con la auditoria e interventoría y el acompañamiento de la Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC del Ministerio del Trabajo y las pruebas deben aplicarse de forma exclusiva al Fondo de Riesgos Laborales.

• Después de cada una de estas ejecuciones de pruebas se debe presentar el resultado con el plan de remediaciones, correctivos y mejoras a aplicar en el sistema de información y la infraestructura del Fondo. Este informe debe ser entregado en un término no mayor a 30 días calendario después de ejecutar las pruebas.

11.9.8. Realizar el mantenimiento preventivo, correctivo, adaptativo o perfectivo a los módulos del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales y a los nuevos módulos que sea necesario implementar acorde con el plan de mantenimiento. En cada uno de los meses se debe presentar las actualizaciones del cronograma asociado al contrato para la ejecución de los mantenimientos que se han presentado durante el mes (en caso de ser necesario). El costo de los desarrollos de software y el mantenimiento del mismo será asumido por el Administrador Fiduciario.

11.9.9. Garantizar que el software del Sistema de Información del Fondo de Riesgos recibido y/o desarrollado por el administrador fiduciario, ya sea nuevo, por mantenimiento adaptativo, correctivo o perfectivo, sea de propiedad y uso exclusivo del Ministerio, así como las normas y procedimientos definidos para su operación.

11.9.10. Realizar los cruces de la Base de Datos y demás procesos del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales con las Bases de Datos del Ministerio (de acuerdo con los requerimientos tecnológicos establecidos por el Ministerio del Trabajo) y las demás bases de datos que sean pertinentes, definiendo y cumpliendo con los cronogramas que se presenten para la entrega de los resultados.

11.9.11.El proceso de validación, actualización y cargue de información según los requerimientos del Fondo de Riesgos Laborales, que aplique a las necesidades documentadas y generadas, se deberá realizar automáticamente en el sistema de Información de Riesgos Laborales. De igual manera el Administrador Fiduciario y el Ministerio del Trabajo se comprometen a compartir los datos de sus sistemas de información de acuerdo a los lineamientos tecnológicos establecidos por las partes. Se debe realizar el control y seguimiento a la remisión oportuna y de calidad de la información remitida por el Ministerio y demás entidades que el mismo determine; informando a la firma Auditora e Interventora y al Ministerio de las inconsistencias presentadas y proponer planes para la optimización de los tiempos utilizados en los procesos de validación, actualización y cargue.

11.9.12. Mantener las bases de datos históricas activas y disponibles para ser consultadas dentro del mismo sistema de información.

11.9.13. Mantener, actualizar y garantizar la disponibilidad de la infraestructura tecnológica que soporta la operación del Fondo de Riesgos Laborales de tal manera que permita la ejecución óptima de los procesos informáticos, administrativos, técnicos y financieros. Los tiempos que se utilicen en ventanas de mantenimiento programadas deben realizarse en horarios diferentes a la jornada laboral del Ministerio del Trabajo.

11.9.14. Administrar las pistas de auditoría de todos los accesos y operaciones que ocurran dentro

del Sistema de Información, adoptando políticas y procedimientos de seguridad informática según los eventos que se presente y generando informes asociados a las transacciones no autorizadas.

11.9.15. Cumplir y realizar el seguimiento al cumplimiento de los tiempos de los acuerdos de niveles de servicio (ANS) acordados entre el Ministerio, la interventoría y el administrador fiduciario para cada una de las operaciones tecnológicas del Fondo.

11.9.16. Capacitar y entrenar a los funcionarios del Ministerio, personal de la firma auditora e interventora según indique la Dirección de Riesgos Laborales, en temas tecnológicos y funcionales para la adecuada operación del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales. Para la definición de las capacitaciones a realizar se evaluarán los siguientes puntos:

a. Evaluación de conocimiento a los funcionarios involucrados en el fondo. De esta evaluación se presentarán los aspectos a ser capacitados a los funcionarios que aplique.

b. Implementación en producción de un nuevo desarrollo del sistema de información. Esta capacitación será programada según el cronograma de trabajo asociada al desarrollo a ser entregado.

11.9.17.Establecer, desarrollar y documentar en los formatos que brinde el Ministerio , respecto a métodos para mantener un soporte técnico, tecnológico a los usuarios que utilicen el Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales (del Ministerio del Trabajo, Interventorías, Auditorías), y a las entidades remitentes de la información del Sistema de Información del Fondo, así como solucionar los problemas que se presenten en la operación del Sistema dentro de un plazo máximo de doce (12) horas si el problema es de nivel intermedio de complejidad y veinticuatro (24) horas, si es de máximo nivel de complejidad. Este soporte debe ser realizado por un aplicativo de ayuda o por un funcionario de la Fiduciaria encargado del área de soporte.

11.9.18. Dado el caso en que los ingenieros encargados del Análisis, Diseño, Desarrollo, Pruebas o Implementación para el Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales dejen de laborar con el Administrador Fiduciario, se deberá asegurar que exista nuevo personal capacitado para la administración, seguimiento, control y soporte del Sistema de Información y se les haga firmar acuerdos de confidencialidad de la información relativa al Fondo.

11.9.19. El Administrador Fiduciario deberá disponer durante toda la ejecución del contrato, de un sistema de monitoreo y análisis del tráfico de la red de datos, monitoreo a los servidores y/o equipos de procesamiento y el rendimiento a nivel de disponibilidad de procesamiento y almacenamiento en memoria principal cuya disponibilidad a carga plena no deberá ser superior al 70%. También debe monitorear el visor de sucesos, alertas de rendimiento y capacidad de almacenamiento en disco duro y de base de datos. En el informe de gestión del administrador fiduciario debe incluirse un informe detallado sobre los monitoreos, análisis de tráfico realizados, rendimiento y carga plena.

11.9.20. Garantizar la seguridad del sistema de información de acuerdo a los parámetros definidos por la ISO 27000 y el control de acuerdo con los estándares mínimos COBIT y las políticas de seguridad informática en la transmisión de datos y el almacenamiento físico y magnético de la información, para lo cual se deberán definir, documentar, probar e implementar normas y procedimientos que garanticen el respaldo y recuperación de bases de datos, creación y mantenimiento de usuarios, perfiles y permisos, manejo de pistas de auditoría de los accesos y operaciones que ocurran en los procesos críticos

definidos en el sistema de información del fondo de riesgos laborales. En el plan de

operación y administración de los sistemas de información debe incluirse esta documentación y los informes de la gestión que se realicen de esta obligación deben incluirse en el informe de gestión que reporta el administrador fiduciario.

11.9.21. Mantener permanentemente actualizada la documentación técnica y tecnológica del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales. Se debe realizar la actualización de la memoria técnica en la que se plasmen las modificaciones y actividades técnicas en el sistema de información durante el periodo definido por el Ministerio.

11.9.22. Entregar los informes que requiera la firma interventora y el Ministerio del trabajo relacionados con la ejecución de las obligaciones del componente tecnológico, Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales, infraestructura tecnológica que soporta la operación del fondo, información reportada en el sistema de información y demás que se relacionen con el mismo, con la periodicidad que se defina por parte de la firma interventora o el Ministerio.

11.9.23. Administrar y actualizar el sitio WEB del Fondo de Riesgos Laborales que cumpla con las siguientes características mínimas y las establecidas en las obligaciones 0.0.0.: (i) publicación de toda la información relativa a Riesgos Laborales de acuerdo con la periodicidad, nivel de retención y características que defina el Ministerio; (ii) disponibilidad de acceso a cualquier tipo de usuario incluso con discapacidad, que requiera consultar la información publicada (iii) actualización de la información cuando el Ministerio lo solicite, en un lapso de veinticuatro (24) horas después de entregada con información normativa y procedimental, de resultados y de estadísticas en los plazos previstos; y, iv) garantizar el 99.7% de disponibilidad y accesibilidad de la página Web y que cumpla con los estándares definidos por las políticas, normas y metodologías establecidas por el Ministerio de Tecnología de Información y de las Comunicaciones, de acuerdo con los criterios de Gobierno en línea establecidos en el Decreto 2693 de 2012 y las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen y los lineamientos tecnológicos del Ministerio del Trabajo.

11.9.24.Poner a disposición de la Oficina de Tecnologías de la Información y las comunicaciones TIC del Ministerio del Trabajo, de la Dirección de Riesgos Laborales del Ministerio y bajo la supervisión de la firma Auditora e Interventora, la información, bases de datos, software, recursos humanos, recurso logístico, procedimientos y documentación que se requiera para el control, seguimiento y auditoría del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales.

11.9.25. Mantener actualizado el inventario de todos los componentes de tecnología que se relacionaron al inicio del contrato según la obligación del componente tecnológico No. 1.1 e incluir aquellos componentes que se anexen producto de la ejecución del contrato (documentación, desarrollos, actualizaciones).

11.9.26.El Administrador Fiduciario se responsabiliza por la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información del Sistema de Riesgos Laborales que administre, para lo cual debe tener en cuenta las Ley 1266 de 2008 y la Resolución 816 de 2004, y demás normas que la modifiquen, adicionen o deroguen.

11.9.27. El Administrador Fiduciario para efectos de control, deberá ofrecer infraestructura tecnológica para evaluar el portafolio. El administrador fiduciario debe garantizar la carga de la información financiera y de inversiones desde sus sistemas de información en el sistema de información del fondo de riesgos laborales utilizando la definición técnica que el sistema tiene para este fin.

11.9.28. Dentro del primer semestre de ejecución del contrato, el administrador Fiduciario debe

incluir en el sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales, la presentación ejecutiva de estadísticas e indicadores con opciones de filtrado de la información registrada en el sistema. El administrador fiduciario debe presentar desde el sistema del Fondo de Riesgos Laborales las estadísticas e indicadores en los comités financieros y de coordinación, y siempre estar presto a solicitudes o mejoras que se manifiesten en los comités.

11.9.29.Cumplir con las obligaciones que requiera la normatividad y las exigencias propias de la operación del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales que tengan relación con el objeto del contrato.

11.10. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PARA EL CIERRE DEL CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO

11.10.1.En el evento que se llegase a terminar el contrato anticipadamente, el administrador fiduciario deberá garantizar la continuidad de la operación del sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales y demás aplicativos que hagan parte de este, en las mismas condiciones en que este se venga operando, por un periodo no inferior a tres (3) meses contados a partir de la firma del acta de terminación. Durante el periodo mencionado anteriormente se deberán realizar actividades de empalme tecnológico con el Administrador Fiduciario que reciba la operación, con la supervisión y aval de la firma Auditora e Interventora del contrato y el acompañamiento de funcionarios designados por el Ministerio.

00.00.0.Xx finalizar el contrato o cuando estos sean requeridos por el Ministerio o en caso de terminación del contrato anticipado, entregar toda la documentación técnica y tecnológica y todos los elementos que forman parte del sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales con la información actualizada, de acuerdo también al inventario de componentes tecnológicos citado en la obligación del componente tecnológico No. 2.25 en los tiempos, medios y formas en que los determine el Ministerio.

11.10.3.Entregar al finalizar el contrato, bajo la supervisión y aval de la firma Auditora e Interventora del contrato, con acompañamiento de los funcionarios que designe el Ministerio del Trabajo, al nuevo administrador fiduciario con quien se contrate, todos los elementos que forman parte del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales y que relacionan en el inventario de componentes tecnológicos citado en la obligación del componente tecnológico No. 2.25 con sujeción a lo establecido en la Ley 80 de 1993 y demás normas que la complementen modifiquen o adicionen. Para tal efecto, el Contratista: (i) iniciará la preparación de las actividades necesarias previa definición de los cronogramas, con sesenta (60) días (calendario) de anticipación a la terminación del Contrato de Administrador fiduciario; (ii) realizará las actividades de copia de bases de datos que sean necesarias para la entrega al nuevo administrador; y, (iii) garantizará que la Operación del Fondo de Riesgos Laborales no se afectará y seguirá funcionando con continuidad y oportunidad.

11.10.4.Mantener los equipos de cómputo y los canales de comunicaciones en funcionamiento al servicio del Ministerio y del Sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales, durante dos (2) meses contados a partir de la terminación del contrato, garantizando así la migración y estabilización del sistema de Información del Fondo de Riesgos Laborales con el nuevo Administrador Fiduciario.

DEL FONDO DE RIESGOS LABORALES.

00.00.0.Xx entrega de los desarrollos comprenderá todas las actividades del ciclo de vida de desarrollo de software que son: Análisis, diseño, implementación, pruebas y producción además de la documentación técnica y operativa que éstos impliquen y que sean documentadas en el plan de sistemas del numeral 1.10 del componente tecnológico.

11.11.2.Las ejecuciones de las actividades en el marco de la planeación de los nuevos desarrollos deberán ser socializadas y acordadas previamente con el Ministerio del trabajo y la interventoría y debe incluir los cronogramas, planes y metodologías que se utilizarán.

11.11.3.Integrar el Sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales con el sistema de información de Riesgos Laborales y todos aquellos que la Dirección de Riesgos Laborales considere como IVC.

11.11.4.Los desarrollos y mejoras deben realizarse en el ambiente de desarrollo y pruebas del administrador fiduciario y el periodo de estabilización será de dos (2) meses sobre los servidores mencionados en el numeral 1.4 de las obligaciones de inicio de operación sin que esto cause costo adicional para el Ministerio del Trabajo, y se deberán entregar acorde con los cronogramas acordados en el numeral 4.2 de las obligaciones específicas de desarrollos y mejoras al sistema de información del Fondo de Riesgos Laborales cumpliendo con el documento de requerimientos y los lineamientos de la Oficina TIC del Ministerio del Trabajo.

11.12. Propiedad Del Software Para La Operación Del Fondo De Riesgos Laborales.

Los derechos patrimoniales sobre el software desarrollado por el administrador fiduciario, ya sea nuevo, por mantenimiento adaptativo, correctivo o perfectivo, serán de propiedad del Ministerio del Trabajo, así como la información, las normas y procedimientos definidos para su operación; es decir, el código fuente, el código ejecutable, la documentación, manuales técnicos, de usuarios, manual de verificación de errores y las bases de datos, el cual deberá ser entregado cuando sea requerido por el Ministerio del Trabajo y a la finalización del Contrato de Encargo Fiduciario.

Los derechos patrimoniales sobre el Software y las herramientas específicas desarrolladas o adquiridas durante la ejecución del Contrato de Encargo Fiduciario, serán propiedad del Ministerio del Trabajo y podrá utilizarlos y actualizarlos una vez termine el presente Contrato de Encargo Fiduciario por los futuros administradores fiduciarios del Fondo de Riesgos Laborales. El administrador fiduciario deberá registrar los Derechos Patrimoniales de Autor a favor del Ministerio del Trabajo ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior.

11.13. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA LA EJECUCIÓN

No se requiere por parte del contratista el trámite de autorizaciones o permisos de ejecución del contrato.

11.14. CONDICIONES DEL CONTRATO PARA EL FIDEICOMITENTE.

11.14.1.DERECHOS DEL FIDEICOMITENTE.

11.14.1.1. Exigir a la FIDUCIARIA el cumplimiento de sus obligaciones.

11.14.1.2. Exigir a la FIDUCIARIA la rendición de cuentas, de conformidad con lo establecido

en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera. (C.E. 024 de 2016)

11.14.1.3. Exigir a la FIDUCIARIA, el informe final y/o semestral y la rendición detallada de cuentas, de acuerdo con la normatividad de la Superintendencia Financiera.

11.14.1.4. Los demás derechos señalados en este contrato y en la ley, particularmente los consagrados en el artículo 1236 del Código de Comercio

11.14.2.OBLIGACIONES DE MINISTERIO DEL TRABAJO - FIDEICOMITENTE:

11.14.2.1. Solicitar al Ministerio del Trabajo que transfiera los recursos a la sociedad fiduciaria para que ésta realice el pago de las obligaciones adquiridas en los Programas.

11.14.2.2. Velar por la transferencia de los recursos para constituir el Encargo Fiduciario, lo cual hará mediante la consignación de los mismos en la(s) cuenta(s) que indique la FIDUCIARIA para tales efectos.

11.14.2.3. Designar el Ordenador del Gasto del Encargo Xxxxxxxxxx, quien será el representante legal del FIDEICOMITENTE o quien éste delegue para tal fin. En este sentido, todos los pagos a realizar deberán ser solicitados únicamente por el ordenador del gasto, por medio del formato de orden de pago, el cual será suministrado por LA FIDUCIARIA.

11.14.2.4. Pagar a la sociedad fiduciaria la comisión pactada, previa presentación de la factura con la debida constancia de recibido a satisfacción por parte del FIDEICOMITENTE.

11.14.2.5. Enviar la información financiera en el medio acordado, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la sociedad fiduciaria en concordancia con los informes que para este efecto disponga Ministerio del Trabajo a fin de estandarizar la información y lograr la compatibilidad entre los sistemas de información de la fiduciaria, los sistemas de información los recursos del Fondo de Riesgos Laborales , y el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

11.14.2.6. Suministrar toda la información y las aclaraciones requeridas en desarrollo del contrato y solicitar las modificaciones a la información enviada cuando ésta presente inconsistencias, dentro de los plazos indicados por cada Entidad contratada.

11.14.2.7. Instruir a LA FIDUCIARIA acerca de la realización de los pagos a favor de los Beneficiarios de Pago, adjuntando la documentación soporte necesaria e informarle sobre las exenciones tributarias, impuestos, tasas y contribuciones y demás deducciones aplicables a los pagos al contratista, su porcentaje, periodicidad y forma de pago.

11.14.2.8. Aprobar u objetar los informes y extractos que le presente LA FIDUCIARIA. Asimismo, durante la terminación del presente contrato, el FIDEICOMITENTE deberá aprobar u objetar la rendición final de cuentas que presente LA FIDUCIARIA, para lo cual tendrá un término de quince (15) días contados a partir del recibo de la misma.

11.14.2.9. Suministrar a LA FIDUCIARIA la información que ésta requiera para la administración eficiente de los recursos recibidos, así como la que se requiera en caso de requerimientos efectuados por órganos de control y de vigilancia.

11.14.2.10. Colaborar con LA FIDUCIARIA en la defensa y conservación de los bienes del Encargo Fiduciario, obligándose a informarle cualquier hecho que los pueda afectar, siendo responsables por los perjuicios que se generen de la omisión.

11.14.2.11. Pagar todos los costos y gastos justificados y aprobados que se generen por la celebración, ejecución, terminación y liquidación de este contrato, en caso de que los recursos del Encargo Fiduciario llegaren a ser insuficientes.

11.14.2.12. En general, deberá colaborar con la FIDUCIARIA para el correcto cumplimiento del Contrato.

11.14.3.GASTOS A CARGO DEL FIDEICOMITENTE.

El FIDEICOMITENTE del Encargo Fiduciario que por el presente documento se constituye, tendrá a su cargo los siguientes gastos:

11.14.3.1. Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa judicial del Encargo Xxxxxxxxxx, cuando las circunstancias así lo exijan.

11.14.3.2. Aquellos costos, gastos e impuestos directos o indirectos que sean necesarios para el buen desarrollo del presente contrato.

11.14.3.3. Los costos y gastos bancarios y demás contribuciones que se lleguen a causar en desarrollo del objeto del presente Encargo Fiduciario.

11.14.3.4. Los demás relacionados directa o indirectamente con el desarrollo del objeto del presente Encargo Fiduciario.

La liquidación y pago de impuestos derivados de los desembolsos al contrato de encargo fiduciario y sus correspondientes impuestos que sean efectuados, estarán a cargo del FIDEICOMITENTE.

Los gastos relacionados anteriormente y todos aquellos que no estén destinados al pago a que tiene derecho el contratista de las obras que hacen parte del Convenio Interadministrativo suscrito entre Ministerio del Trabajo y el Fideicomitente, no podrán ser pagados con cargo a los recursos que desembolse Ministerio del Trabajo al encargo fiduciario.

11.15. EQUIPO MINIMO DE TRABAJO REQUISITOS

El Equipo de Trabajo que desarrollará el contrato, estará conformado como mínimo por seis (6) profesionales especializados y un grupo de apoyo de nueve (9) personas, así:

	Cargo	Perfil	Experiencia
	Gerente del	Profesional en ciencias	Cuarenta y Ocho (48) meses generales y Treinta y Seis (36) meses relacionados en cargos de nivel directivo, ejecutivo y/o asesor en entidades y/o empresas públicas o privadas; la experiencia acreditada en áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general.
		económicas o administrativas o
					financieras, con maestría o
1	(De tiempo completo para el encargo fiduciario)	especialización en Finanzas o Proyectos o Gestión Pública o Ciencias Financieras o Sistemas o Economía o Auditoría o Control
		Interno.
1	Gerente de Sistemas (De tiempo completo para el encargo fiduciario)	Profesional en Ingeniería de Sistemas con Maestría o especialización.		Cuarenta y ocho (48) meses de ejercicio profesional, de los cuales, como experiencia Un mínimo de treinta y seis (36) meses en cargos de Coordinación y/o Gerencia de proyectos informáticos; la experiencia acreditada en áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general.

1	Comunicador Social	Profesional en social con especialización	comunicación maestría o	Treinta y seis (36) meses de ejercicio profesional, de los cuales, debe acreditar experiencia en proyectos Informáticos web
1	Responsable Administrativo Financiero	y	Profesional en ciencias económicas, administrativas o financieras con magíster o especialización en Administración o Finanzas o Control Interno o	Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar veinticuatro (24) meses en cargos de nivel ejecutivo y/o asesor y/o profesional en el desarrollo de
1	Responsable Contabilidad	de	Profesional en Contaduría Pública con especialización en Finanzas o Auditoría o Control Interno o Revisoría Fiscal	Experiencia profesional de treinta y seis (36) meses, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de
				y/o seguimiento de gestión, administración, procesos y procedimientos contables en entidades y/o empresas públicas o privadas; la experiencia acreditada en áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general
1	Responsable Análisis Portafolio	de de	Profesional en ciencias económicas, administrativas o financieras, con maestría o especialización en Finanzas o Economía o Banca o Gerencia	Experiencia treinta y seis (36) meses de profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de veinticuatro (24) meses en el desarrollo de actividades de administración, control y/o
1	Coordinador Administrativo y Operativo (De tiempo completo	Profesional en ciencias económicas, administrativas o financieras, con maestría o especialización en Finanzas o		Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar diez y ocho (18) meses en encargos fiduciarios; la experiencia
3	Ingenieros Soporte (De tiempo completo para el	Profesional en el área de ingeniería de Sistemas.		Experiencia de veinticuatro (24) meses de ejercicio profesional en el área y relacionadas. Dos de los ingenieros soporte
2	Profesional Universitario (De tiempo completo	Profesional Universitario Multidisciplinarios en las áreas de ciencias económicas,		Experiencia de doce (12) meses de ejercicio profesional. Uno de los profesionales universitarios debe contar con experiencia en
2	Profesional Universitario (De tiempo completo	Profesional Universitario en el área de derecho		Experiencia de doce (12) meses de ejercicio profesional en cobro de cartera.
1	Tecnólogo o Técnico (De tiempo completo para el	Tecnólogo o Técnico Multidisciplinario en áreas de las ciencias económicas,		Experiencia de doce (12) meses de ejercicio.

11.15.1.El proponente debe incluir en su propuesta las hojas de vida de los miembros del equipo de trabajo, acompañada de a siguiente documentación:

a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía

b) Soportes de estudios (diplomas o actas de grado)

c) Certificaciones laborales y/o contractuales que acrediten la experiencia, en medio físico y magnético, en orden cronológico (de las más antigua a la más reciente) de ejecución e indicando claramente el número de folio en el cual se encuentra el soporte correspondiente.

d) Carta de compromiso para trabajar con el proponente en la ejecución del contrato, manifestando expresamente que acepta las obligaciones, responsabilidades y actividades

a desempeñar y la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés.

Así como la disponibilidad conforme al tiempo solicitado para cada perfil en el pliego de condiciones.

e) Tarjeta Profesional para las profesiones que la ley lo exija.

00.00.0.Xx el proponente es el que certifica el equipo de trabajo, deberá adjuntar copia de los documentos de los pagos de las obligaciones al sistema de seguridad social integral, correspondientes al último pago realizado a dichos sistemas (si ha tenido esta vinculación), de lo contrario adjuntar copia del contrato laboral o de prestación de servicios del periodo certificado.

00.00.0.Xx es otra persona (diferente al proponente), la que certifica la experiencia del equipo de trabajo, se acepta la sola certificación o documento soporte.

00.00.0.Xx se aceptan traslapos de experiencia para los miembros del equipo propuesto. 11.15.5.Las certificaciones aportadas, deberán contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombre de la empresa

b) Fecha de vinculación (inicio) y de (terminación) retiro (dd/mm/año)

c) Lugar de prestación del servicio (nombre del destinatario del servicio)

d) Descripción de las funciones y/o actividades desempeñadas

e) Fecha de expedición de certificación.

11.15.6.También puede acreditarse experiencia anexando copia de contratos u órdenes junto con el acta de liquidación respectiva en la que conste el objeto o labor que acredite la experiencia exigida, nombre de la entidad contratante, fecha de inicio y terminación o plazo.

11.15.7.En caso de que alguna certificación no tenga la fecha con el día exacto de inicio o de finalización, se tomará para el cálculo de la experiencia como fecha de inicio el último día hábil del mes al que se haga referencia como fecha de inicio y como fecha final el primer día hábil del mes al que se haga referencia como fecha de terminación.

11.15.8.Conforme al artículo 14 del Decreto 2772 de 2005, se entiende por experiencia profesional, la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Conforme al marco legal vigente, los títulos de educación superior expedidos en el exterior deben ser homologados o convalidados para que se tengan como válidos en Colombia, ya sea por el ICFES (antes xx xxxxxx de 2003) o por el Ministerio de Educación Nacional a partir xx xxxxxx de 2003.

00.00.0.Xx tendrá en cuenta la experiencia en meses completos sin simultaneidad.

11.15.10. En todos los casos, las certificaciones podrán ser verificadas por el Ministerio del trabajo.

11.15.11. El equipo de trabajo que sea presentado dentro de la propuesta, deberá

mantenerse en la ejecución de contrato.

11.16. COMISIÓN FIDUCIARIA.

En desarrollo del presente Contrato, LA FIDUCIARIA tendrá derecho a percibir las siguientes remuneraciones por concepto de servicios prestados:

11.16.1.El valor estimado para la presente contratación, se establece en la modalidad de comisión fija, en salarios mínimos legales mensuales del año 2017, es decir MINISTERIO DEL TRABAJO pagará a la sociedad fiduciaria la comisión fija que resulte del proceso de selección. La comisión remunera de una manera adecuada la totalidad de los servicios prestados por la fiduciaria, de acuerdo con lo señalado en el contrato, como una cifra fija mensual, incluidos todos los impuestos y gastos, en todas las vigencias del contrato.

El cobro de la comisión en ningún caso se pagará con cargo a los recursos administrados y que sean girados por Ministerio del Trabajo, cuya destinación es exclusiva al pago de los desembolsos previstos conforme a las obligaciones derivadas del contrato, celebrado entre MINISTERIO DEL TRABAJO y el contratista que resulte adjudicatario del proceso de selección para la contratación del presente proceso.

Esta comisión se facturará mensualmente, para lo cual se presentarán las facturas correspondientes al FIDEICOMITENTE, las cuales deberán ser canceladas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

Para el efecto, una vez se inicie la ejecución del contrato el FIDEICOMITENTE cancelará el valor correspondiente a la comisión del primer mes. Cualquier obligación que deba asumir LA FIDUCIARIA que no se encuentre contemplada en el presente contrato, no implicará el reajuste de la comisión fiduciaria. La comisión mensual pactada en la presente cláusula se empezará a causar y por ende su pago será procedente desde la fecha en que se giren los recursos al encargo fiduciario.

12. CRONOGRAMA

CRONOGRAMA CONCURSO DE LICITACIÓN PÚBLICA MT No LP-001 DE 2017
Realizar un Encargo Fiduciario para el recaudo, administración y pago de los recursos del Fondo de Riesgos Laborales en los términos establecidos en la Ley 100 de 1993, el Decreto Ley 1295 de 1994, Decreto 1833 de 1994, Decreto 1859 de 1995, Decreto 1072 del 26 xx xxxx de 2015, Ley 776 de 2002, Ley 1562 de 2012, Ley 80 de 1993 y demás normas y reglamentos que las complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan
TRAMITE	LUGAR	FECHA Y HORA
Publicación aviso de convocatoria (artículo 30 Ley 80 de 1993 Modificado por el artículo 224 del Decreto Nacional 019 de 2012.)	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	28 xx xxxxx del 2017

Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones y estudios previos.	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	28 xx xxxxx - 6 de julio de 2017
Presentación de observaciones y/o solicitudes de aclaración al proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Coordinación de Gestión Contractual – Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 - Xxxxxx electrónico xxxxxxxxxxxx.x@xxxxxxxxxx.xxx.xx	7 de julio – 11 de julio de 2017
Publicación de Respuestas a las Observaciones Realizadas al Proyecto de Pliegos de Condiciones	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	12 de julio de 2017
Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de licitación pública	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	13 de julio de 2017
Publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo.	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	14 de julio de 2017
Audiencia de asignación de riesgos y aclaración de pliegos	La Audiencia de asignación de riesgos se llevará a cabo en el piso 6 Grupo de Gestión Contractual del Ministerio de trabajo –Xxxxxxx 00 Xx 00-000 Xxxxxxxx XXX- Xxxxxx Xxxxxxxx.	19 de julio de 2017 a las 9:00 a.m.
Publicación de Respuestas a las Observaciones Realizadas al Pliego de condiciones definitivo.	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	00 xx xxxxx xx 0000
Xxxxx máximo para expedición de adendas	Coordinación de Gestión Contractual – Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 - Xxxxxx electrónico xxxxxxxxxxxx.x@xxxxxxxxxx.xxx.xx	27 de Julio de 2017
Fecha de cierre del proceso (Presentación de ofertas)	Las ofertas deberán ser radicadas, en las instalaciones del Ministerio del Trabajo Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 xxxx 0- Xxxxx xx Xxxxxxx Contractual. Las propuestas deben ser radicadas UNICAMENTE con dicho Grupo.	El 2 xx xxxxxx del 2017 –
Nota: Si se radica en sitio diferente, la propuesta no será tenida en cuenta.		9 AM
Verificación de requisitos habilitantes jurídicos, financieros y técnicos y Evaluación técnica y económica de las propuestas.	Coordinación de Gestión Contractual – Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0	Xxx 0 xx 00 xx xxxxxx de 2017.
Publicación de informes de verificación de requisitos habilitantes y de evaluación técnica de propuestas en el SECOP	Página Web del Portal Único de contratación SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	11 xx xxxxxx de 2017

Presentación de observaciones a los informes de verificación y evaluación de propuestas.	Coordinación de Gestión Contractual – Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 - Xxxxxx electrónico xxxxxxxxxxxx.x@xxxxxxxxxx.xxx.xx	Del 11 – 16 xx Xxxxxx del 2017
Publicación de respuestas a las observaciones realizadas al informe de verificación de requisitos habilitantes y/o evaluación de las ofertas	Ministerio del Trabajo	22 xx xxxxxx del 2017
Audiencia Pública de Adjudicación o de Declaratoria Desierta del proceso.	Coordinación de Gestión Contractual – Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo ubicado en la Carrera 14 No. 99-34 Piso 6	El 25 xx xxxxxx del 2017

IMPORTANTE. Cualquier modificación a las fechas contenidas en esta cronología se efectuará y comunicará a los oferentes, mediante adendas, las cuales se publicarán oportunamente en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, página web: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx .

13. FORMA COMO LOS INTERESADOS PUEDEN CONSULTAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO.

Se podrá consultar el proyecto xx Xxxxxx de Condiciones en horario de atención al público en el Ministerio del Trabajo, Grupo Contratos, Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 Xxxxxx D.C, o en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, página web: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. La información relacionada con las reglas de participación en este proceso de Licitación Pública, así como los estudios y documentos previos pueden ser consultados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, página web: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección, de conformidad con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007.