TABLA DE CONTENIDO

El presente manual se aplica a la totalidad de los contratos y convenios que celebre el Municipio de Yopal (en adelante el MUNICIPIO), cualquiera sea la modalidad de selección. Se exceptúan los contratos de trabajo, servicios públicos domiciliarios, los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor y aquellos en los que el MUNICIPIO actúe en calidad de contratista.

1.2. REGIMEN JURIDICO

Teniendo en cuenta su condición de Municipio (Entidad de la Rama Ejecutiva del Poder Público Descentralizada Territorialmente y por ende Entidad Estatal en los Términos del Artículo 2 de la Ley 80 de 1993) tanto el procedimiento de selección como los contratos que celebre el MUNICIPIO se regirán por la Constitución y Ley colombianas y en especial por lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y las demás normas que los complementen, reglamenten, modifiquen, deroguen o adicionen, entre las cuales se incluyen todas las guías, manuales e instructivos que expida Colombia Compra Eficiente para las diferentes actividades del proceso de selección o del contrato.

Considerando que a partir de los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno del MUNICIPIO, se han estructurado una serie de procesos y procedimientos que tienen relación con el Proceso de Contratación, la actividad precontractual y contractual del MUNICIPIO debe llevarse a cabo atendiendo a lo establecido en dichos procedimientos, en especial en todo lo que tiene que ver con la administración y gestión documental, y los procedimientos financieros y presupuestales para de pago de las obligaciones derivadas del contrato.

CAPÍTULO II. COMITÉ DE CONTRATACIÓN.

2.1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.

Confórmese para el MUNICIPIO el Comité de Contratación, como cuerpo colegiado de carácter asesor, operador, verificador y evaluador, que intervendrá en todos los procesos que tramite el MUNICIPIO y de acuerdo a la delegación de funciones que más adelante se realiza.

2.2. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.

El Comité de Contratación estará integrado por:

1. El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica que actuará como Coordinador del Comité de Contratación.

2. El Secretario de Despacho o Jefe de Oficina responsable del proceso de contratación, cuando fuere convocado por el Coordinador del Comité.

3. Los profesionales de las áreas jurídicas, financieras y técnicas que están asignados o contratados para apoyar las actividades del proceso precontractual que están a cargo del Comité.

Los profesionales universitarios y especializados de la Planta Global de la Alcaldía Municipal de Yopal, serán integrados al Comité de Contratación de que habla el presente artículo, cuando fuere convocado por el Coordinador del Comité”.

2.3. DECISIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

Las decisiones que deba adoptar el Comité de Contratación y que no estén expresamente delegadas al Coordinador del Comité, serán adoptadas por la mayoría de los miembros asistentes. Tales decisiones tendrán el carácter de recomendación.

CAPÍTULO III. DELEGACIÓN DE FUNCIONES

3.1. FUNCIONES PRECONTRACTUALES.

3.1.1. Delegación de Funciones Precontractuales a los Jefes de las Dependencias que originan la Contratación.

Xxxxxxx en los Secretarios de Despacho, Directores y Jefes de Oficina las siguientes competencias:

1. La etapa de planeación definida en el ítem 4.1. a 4.1.7. del presente documento.

2. Elaborar y avalar con su firma los estudios y análisis que sean necesarios para diligenciar la información del Formato de ESTUDIO PREVIO, relacionada en los numerales 1 a 5, y 8, así como los Parágrafos 1 y 2 del numeral 4.1.4. del presente Manual, respecto de los contratos que sean de competencia de la respectiva Secretaría, Subsecretaría, Dirección u Oficina.

3. Conceptuar cuando se les solicite, sobre observaciones formuladas por los interesados respecto de los Estudios previos y documentos previos, Proyectos de Pliegos de Condiciones y los Pliegos de Condiciones Definitivos y proponer las modificaciones, aclaraciones o adendas que consideren necesarias.

Delegar al Almacenista Municipal, la siguiente competencia:

1. La competencia para actualizar el Plan Anual de Adquisiciones y por ende la responsabilidad de mantenerlo actualizado.

3.1.2. Delegación de funciones precontractuales al Comité de Contratación.

Delegar en el Comité de Contratación las siguientes competencias para todos los procesos de selección excepto la contratación directa:

1. Avalar con su firma los numerales 6, 7, 9 y 10 del numeral 4.1.4. del presente Manual, contemplados en el ESTUDIO PREVIO, respecto de los contratos que sean tramitados por cualquier Secretaría, Subsecretaría, Dirección u Oficina, excepto los correspondientes a contratación directa.

2. Elaborar la cronología de cada proceso a iniciar, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar, condiciones técnicas del mismo y modalidad de selección, así mismo, deberá prever el trámite señalado por la ley y los decretos reglamentarios específicamente para cada proceso de selección, atendiendo los términos mínimos fijados en la normatividad vigente. Esta cronología se establecerá tanto en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, como en el pliego definitivo, o invitación pública en cada caso, documentos que deberán ser suscritos por el Coordinador del Comité de Contratación.

3. Elaborar y aprobar el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones de conformidad con los siguientes aspectos:

3.1. Aspectos de carácter jurídico: Deberán ser proyectados por el (los) profesional (es) integrante del Comité de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de contratación bajo la modalidad de selección correspondiente, de acuerdo al perfil (Abogado) o quien se designe para tal efecto.

3.2. Capacidad financiera: Este aspecto será proyectado por el (los) profesional (es) miembro del Comité de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de contratación, bajo la modalidad de selección correspondiente, conforme al perfil requerido (contador público).

3.3. Condiciones de experiencia, organización, condiciones técnicas, alcance de los servicios y obras a contratar, factores de evaluación técnicos y/o económicos: Serán proyectados por el (los) profesional (es) miembro del Comité de Contratación asignado (s) para el respectivo proceso de selección, conforme al perfil requerido.

4. Realizar la invitación a las veedurías ciudadanas de todo proceso de selección que se inicie bajo cualquier modalidad, entre ellas Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación de Mínima cuantía, a través de la página web del Municipio: xxx.xxxxx-xxxxxxxx.xxx.xx. La publicación deberá realizarse con anterioridad y/o concomitantemente a la publicación de la convocatoria pública prevista para los procesos de licitación pública, selección abreviada, y concurso de méritos, así como en la invitación pública para los casos de contratación de mínima cuantía, y antes de la publicación del acto administrativo de justificación para los casos de contratación directa.

5. Elaborar el aviso de convocatoria pública para las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

6. Elaborar el aviso de convocatoria pública (Decreto 019 de 2012) para la modalidad de selección de licitación pública.

7. Proyectar para la firma del Coordinador del Comité la invitación a participar en procesos de mínima cuantía y adelantar este tipo de proceso dando cumplimiento al procedimiento señalado en el Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.

8. Proyectar por parte de los profesionales que integran el Comité de Contratación y para firma del Coordinador del Comité de Contratación, la respuesta a las observaciones que se presenten respecto de los Proyectos de Pliegos de Condiciones y los Pliegos de Condiciones Definitivos, así como las aclaraciones, modificaciones o adendas que se deriven de tales observaciones.

Para tales efectos, el Comité de Contratación podrá solicitar concepto a la Secretaría, Dirección u Oficina que genera el proceso, acerca de las observaciones recibidas.

9. Aprobar los pliegos de condiciones definitivos los cuales deben ser publicados en la página web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

10. Elaborar el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.

11. Realizar todos los tramites inherentes ante el profesional o profesionales responsables del manejo de las páginas web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxxxx-xxxxxxxx.xxx.xx para que este realice las publicaciones a que haya lugar.

12. Realizar la evaluación de las propuestas, para lo cual deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

12.1. Aspectos de Carácter Jurídico: La verificación deberá realizarse por escrito por el profesional del derecho contratado para el efecto y miembro del comité de contratación, verificación que deberá ser suscrita por este, en cuyo concepto se señalara las propuestas que fueron habilitadas y las que no, debidamente soportado.

12.2. Aspectos de Carácter Financiero: La verificación deberá realizarse por escrito por el profesional del área contable contratado para el efecto y miembro del comité de contratación, verificación que deberá ser suscrita por este, en cuyo concepto se señalara las propuestas que fueron habilitadas y las que no, debidamente soportado.

12.3. Condiciones de Experiencia, Organización y otros factores técnicos: La verificación deberá realizarse por escrito por el profesional del área técnica contratado para el efecto y miembro del comité de contratación, verificación que deberá ser suscrita por este, en cuyo concepto se señalara las propuestas que fueron habilitadas y las que no, debidamente soportado.

Para el caso de contratos de obra, la evaluación técnica de la propuesta estará a cargo de los profesionales contratados por la Oficina Asesora de Jurídica o los adscritos a la Secretaría de Obras del Municipio.

13. Elaborar el informe de evaluación, el cual deberá consolidar los factores habilitantes y la evaluación técnica y/o económica de las propuestas presentadas con sujeción a lo establecido en el pliego de condiciones. En el informe de evaluación se deberá relacionar las propuestas presentadas, establecer cuáles son las habilitadas para su evaluación técnica y/o económica, así como el puntaje obtenido por cada una de ellas, conforme a los factores de evaluación contenido en el pliego de condiciones definitivo. Igualmente se dejará constancia de cuales propuestas están inhabilitadas, las razones por las cuales no cumplen y el término para que los proponentes subsanen sus ofertas, de ser procedente.

Para el caso de la verificación y la evaluación de la ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un xxxxxx xxxxxx.

00. Proyectar las respuestas a cada una de las observaciones que se presenten al informe de evaluación según la naturaleza de dicha observación y el perfil del profesional competente. El acta de respuesta debe estar debidamente firmada por el integrante o integrantes del comité responsable de la respuesta a la observación, dependiendo el aspecto jurídico, financiero, técnico u económico a que haya lugar.

15. Actualizar el informe de evaluación de las propuestas presentadas, de conformidad con el acta de respuestas al informe de evaluación, si a ello hubiere lugar.

16. Recomendar por parte del Comité Evaluador de cada proceso, la declaratoria de desierta del proceso o la adjudicación del contrato a la mejor propuesta. La recomendación se realizará en la audiencia de adjudicación y/ o declaratoria desierta, audiencia de subasta inversa y audiencia de revisión de la coherencia y consistencia de la propuesta económica. En los procesos de selección abreviada de menor cuantía la recomendación se realizará en el acta de recomendación de adjudicación y / o declaratoria desierta.

17. Proyectar para firma el acto administrativo de declaratoria desierta, o adjudicación y proyectar para firma xxx Xxxxxxx Municipal la minuta del contrato, o la carta de aceptación de la propuesta cuando se trate de procesos de mínima cuantía, con sujeción al pliego de condiciones y a la ley .

18. Solicitar a las distintas dependencias del Municipio, los informes y conceptos que consideren pertinentes con el fin de establecer parámetros claros y precisos a tener en cuenta en los procesos de selección que se adelanten en la Administración Municipal.

3.1.3. Delegación de funciones precontractuales al Coordinador del Comité de Contratación.

Xxxxxxx en el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica en su condición de Coordinador del Comité de Contratación, las siguientes competencias:

1. Impartir visto bueno al formato de ESTUDIO PREVIO respecto de los contratos que sean tramitados por cualquier Secretaría, Dirección u Oficina.

2. Suscribir el aviso de convocatoria o invitación a participar y todos los actos administrativos que se profieran durante la etapa precontractual, incluyendo el acto de adjudicación y/o declaratoria de desierto del proceso, según sea el caso, excepto en lo que se refiere a procesos de contratación directa, en los cuales dicha competencia corresponde al Secretario de Despacho o Jefe de Oficina que origina la contratación.

3. Aprobar la garantía única de cumplimiento y las demás garantías que se exijan para la ejecución de todos los contratos o convenios suscritos por el MUNICIPIO.

4. Designar los profesionales del Comité de Contratación que realizarán la evaluación de las ofertas en cada proceso, para lo cual suscribirá una acta en la que se señale el nombre y profesión de cada uno de los evaluadores técnico, jurídico y financiero respectivamente, acta que será suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica y por los designados en señal de aceptación.

5. La publicación de los documentos generados en la etapa precontractual en el portal de contratación pública –SECOP-, se realizará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.

3.1.4. Delegación especial de funciones precontractuales referidas a procesos de contratación directa.

Delegar de forma especial en los Secretarios de Despacho, Directores y Jefes de Oficina las siguientes competencias, en relación con los procesos que se tramiten por contratación directa que se originen en dichas dependencias, los cuales en consecuencia no se sujetan a las delegaciones establecidas en los artículos anteriores:

1. Llevar a cabo todas las actividades de planeación, y elaboración del ESTUDIO PREVIO en su totalidad, respondiendo en consecuencia por toda la información que allí se consigna. Lo anterior sin perjuicio del visto bueno que debe impartir el Jefe de la Oficina Asesora de Xxxxxxxx ha dicho ESTUDIO PREVIO.

2. Elaborar y suscribir los avisos, convocatoria a veedurías, el acto administrativo de justificación de la contratación directa y en general todos los actos administrativos necesarios para adelantar la etapa precontractual, y proyectar la minuta del contrato para firma del señor Alcalde Municipal.

3.2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES CONTRACTUALES Y POSCONTRACTUALES.

3.2.1. Delegación de Funciones Contractuales y poscontractuales a los Jefes de las Dependencias que Originan la Contratación.

a) Xxxxxxx en los Secretarios de Xxxxxxxx, Subsecretario, Directores y Jefes de Oficina las siguientes funciones respecto de los contratos que competen a cada una:

1. La supervisión de los contratos que ejecute la dependencia. Esta delegación también recae en los líderes de programas.

2. Realizar la vigilancia y control de la ejecución del contrato, a través de la interventoría según sea el caso.

3. Realizar todos los trámites necesarios para adicionar, modificar o suspender los contratos a su cargo, elaborar el informe de justificación correspondiente y proyectar para firma xxx Xxxxxxx Municipal la correspondiente adición, modificación o suspensión.

4. Elaborar y suscribir el acta de inicio, las actas parciales, el acta de terminación, actas de recibo, suspensión, reinicio etc., y las demás que sean inherentes a su función como supervisor.

5. Elaborar con destino a la Oficina Asesora de Jurídica, la solicitud de aplicación de cláusulas excepcionales o multas por incumplimiento contractual, solicitud que deberá acompañarse de un informe técnico rendido por la interventoría y/o supervisión del contrato, en el cual habrá de precisarse la información básica del contrato, las obligaciones del contratista, los hechos que dan cuenta del incumplimiento de tales obligaciones y la consecuencia que se deriva para el contratista tasando el monto de la multa o cláusula penal cuando hubiere lugar.

6. Realizar seguimiento a todas las actuaciones posteriores a la liquidación del contrato, tales como la revisión de estabilidad de la obra, la atención de contingencias laborales, y cualquiera otra que pueda derivarse del mismo.

7. La publicación en el portal de contratación pública SECOP, de todos los documentos que se generen durante la ejecución de los contratos, como: las actas de inicio, parciales, modificatorias, de terminación, liquidación, adicionales, otrosí modificatorios, cesiones a los contratos, los informes de interventoría, supervisión etc., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.

b) Xxxxxxx en los Secretarios de Despacho y jefes de oficina, la siguientes funciones:

1. La liquidación bilateral de los contratos que ejecuten en su dependencia, teniendo en cuenta los informes de interventoría o supervisión.

3.2.2. Delegación de Funciones Contractuales y poscontractuales al Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

Xxxxxxx en el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, las siguientes competencias respecto de todos los contratos suscritos por el MUNICIPIO:

1. Efectuar control de legalidad e impartir visto bueno a todos los contratos o convenios que suscriba EL MUNICIPIO, así como las adiciones, modificaciones o cesiones de contratos que sean tramitadas por los Secretarios o Jefes de Oficina, lo cual comprende una revisión integral del proceso precontractual.

2. Adelantar, a petición de los Secretarios de Xxxxxxxx y Jefes de Oficina, el trámite de imposición de multas, declaratoria de incumplimiento, caducidad del contrato, liquidación unilateral y proferir todos los actos administrativos que se deriven de dicho trámite, incluyendo la decisión definitiva que corresponda.

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CAPÍTULO IV. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

4.1. ETAPA DE PLANEACIÓN

Es el proceso de diseño y selección de objetivos, metas y acciones acordes a la visión para el logro de resultados en la contratación.

4.1.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

En cada vigencia fiscal y de acuerdo con el presupuesto de la respectiva vigencia y las metas del Plan de Desarrollo, se elaborará un Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente.

Cuando resulte pertinente según la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de Acuerdo con el Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, (UNSPSC), los bienes y servicios incorporados al Plan Anual de Adquisiciones deberán clasificarse hasta el cuarto nivel del UNSPSC

El Plan Anual de Adquisiciones estará en concordancia con el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI y el Programa Anual Mensualizado de Caja. La competencia para actualizar el Plan Anual de Adquisiciones y por ende la responsabilidad de mantenerlo actualizado, se delega en el Almacenista Municipal.

4.1.2. TRÁMITES Y DOCUMENTOS RELACIONADOS CON PROYECTOS DE INVERSIÓN

Antes de proceder a la elaboración del documento de ESTUDIO PREVIO, deberán adelantarse los siguientes trámites y documentos, cualquiera sea la modalidad de selección.

4.1.2.1. Formulación de proyectos de inversión. Los proyectos de Inversión deberán formularse de conformidad con la metodología que establezca para el efecto el Departamento Nacional de Planeación e instrucciones que para el caso establezca la Oficina Asesora de Planeación Municipal.

Los proyectos de inversión podrán ser formulados por las secretarías de despacho, con personal de planta o profesionales contratados para apoyar la etapa pre-contractual, que dentro de las actividades a ejecutar se encuentre la de formular los proyectos de inversión, sin embargo, cuando los funcionarios del nivel directivo no hayan formulado los proyectos correspondientes a su dependencia o funciones, éste deberá ser suscrito por el secretario de despacho, previa revisión y ajustes que considere necesarios.

El origen de los recursos de las actividades de los componentes de los proyectos de inversión que se formulen debe corresponder a la destinación permitida las leyes y decretos reglamentarios, estampilla o contribución que se cree mediante Acuerdo Municipal, u otros medios.

4.1.2.2. Radicación de los proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos del MUNICIPIO. El Secretario de Despacho o Jefe de Oficina Asesora, verificará los componentes y actividades a ejecutar de acuerdo con el origen de recursos y solicitará por escrito la inscripción del respectivo proyecto de inversión en el banco de programas y proyectos del MUNICIPIO.

Los proyectos de inversión deberán radicarse en Banco de Proyectos del MUNICIPIO, en la metodología señalada por el DNP vigente al momento de realizarse la radicación, el cual, debe entregarse en medio magnético e impreso, debidamente suscrito por quien lo elaboró y firma del secretario de despacho, responsable del mismo.

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Quien elabora los proyectos de Inversión será el responsable de la información contenida en él, tales como: valores, actividades, bienes y servicios de uso común o de obra pública, que éstos sean los que se requieren para la ejecución de los respectivos proyectos de inversión y el logro de las metas señaladas en el plan de desarrollo.

4.1.2.3. Viabilidad y registro de los proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio. El profesional universitario del área del Banco de programas y Proyectos, registrará el proyecto de inversión, previa viabilización del mismo, siempre y cuando, el proyecto de inversión cumpla como mínimo con los siguientes requisitos:

a) Que el proyecto de inversión éste formulado en la metodología exigida por el DNP vigente al momento de realizarse la inscripción.

b) Que el proyecto de inversión esté debidamente formulado y suscrito por quien lo elaboró y por el Secretario de Despacho de la dependencia responsable.

c) Que el proyecto de inversión se enmarque dentro del Plan de Desarrollo.

d) Que el origen de los recursos de las actividades de los componentes de los proyectos de inversión que se formulen, correspondan a la destinación permitida en la ley y los decretos reglamentarios aplicables, estampilla o contribución que se cree mediante Acuerdo Municipal, entre otras fuentes.

e) Que las actividades a ejecutar correspondan al proyecto de inversión y su ejecución apunte a las metas establecidas en el Plan de Desarrollo.

4.1.2.4. Verificación de la existencia de estudios y diseños respectivos. Cuando se vaya a realizar una obra, cualquiera sea la modalidad de selección, el profesional universitario del MUNICIPIO o profesional contratado o quien va a iniciar la elaboración de los Estudios Previos inherentes al proceso de selección que se requiere adelantar, deberá emitir concepto técnico sobre la existencia de los estudios y diseños necesarios que acrediten una adecuada planificación, así como sobre la necesidad de actualizarlos o modificarlos si fuere el caso.

En todo caso, el concepto técnico deberá relacionar al menos los siguiente aspectos: quién elaboró los estudios, diseños o rediseños, de haberse contratado, número y fecha del contrato, nombre del contratista, objeto del contrato, nombre del estudio, del diseño o del rediseño, según sea el caso, número del comprobante de entrada a Almacén Municipal, de igual manera, mencionarse el nombre y cargo del funcionario o nombre del profesional contratado para apoyar a la secretaría de obras públicas del Municipio cuando éstos elaboren los diseños o rediseños, según sea el caso, es decir, cuando la naturaleza de la obra o rediseño no requieran ser contratados bajo la modalidad de concurso de méritos.

4.1.2.5. Concepto de la Secretaria de Desarrollo Económico Medio Ambiente y Turismo sobre la necesidad de licencias ambientales, de permisos o concesiones, entre otros: Para el caso de procesos de selección cuyo objeto a contratar implique la realización de obras públicas, se deberá solicitar concepto a la Secretaría de Desarrollo Económico Medio Ambiente y turismo, sobre si el objeto y actividades a contratar, requieren o no de licencia ambiental, de permisos, de concesiones, entre otros, en el evento de requerirse, deberá señalarse en el respectivo concepto, la clase de licencia, permiso, concesión u otro que se requiera y la autoridad competente para su expedición.

4.1.3. ESTUDIOS XX XXXXXXX PARA DETERMINAR EL VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL

Los estudios xx xxxxxxx para determinar el valor del presupuesto oficial y/o del contrato, deberán ceñirse a las siguientes reglas:

1. Adquisición o suministro de bienes. Para los procesos de selección, cuyo objeto, sea el de adquisición o suministro de bienes, deberá realizarse un estudio xx xxxxxxx de todos los bienes a adquirir, con el objeto de establecer con precisión las características y especificaciones de los respectivos bienes que requiere la administración municipal, cuyo soporte de consulta deberá anexarse al mismo, dentro del ESTUDIO PREVIO de conveniencia y oportunidad.

2. Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública. Deberá realizarse la consulta de los servicios u obra pública a contratar, identificando sus propiedades y especificaciones técnicas a fin de establecer su valor a través de la elaboración de los ESTUDIOS DE MERCADOS respectivos, los cuales, se deberán anexar al respectivo ESTUDIO PREVIO.

3. Estudio que define el Presupuesto Oficial. El Estudio que define el presupuesto oficial de todo proceso de selección, podrá ser elaborado, por los profesionales universitarios de la Administración Municipal, Profesionales contratados para apoyar la etapa precontractual, según lo determine el Secretario de Despacho o Jefe de Oficina encargado de la elaboración del Estudio Previo, quien en todo caso suscribirá el Estudio que Define el Presupuesto Oficial y será el directo responsable por la información que allí se consigne.

El documento que define el presupuesto oficial, de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar, se elaborará, teniendo en cuenta los costos y valores xx xxxxx, seguro y demás gastos en que deberá incurrir el proponente para la entrega de los bienes, servicios u obra, así como las condiciones de pago.

Bajo la responsabilidad de la dependencia que elabora el estudio previo y cumpliendo con lo exigido en la normatividad vigente, se recomienda que en PRESUPUESTO OFICIAL, se tenga en cuenta la siguiente información:

a. Objeto contractual.

b. Plazo de ejecución.

c. Descripción de los Bienes a adquirir, con sus respectivas especificaciones técnicas, descripción de los servicios e ítems que comprenden el servicio u obra pública a contratar, según sea el caso, codificado hasta el cuarto nivel del UNSPSC.

d. Para el caso de suministros la identificación del bien con sus respectivas especificaciones técnicas que permitan que todo proponente ofrezca exactamente el bien que la administración requiere adquirir, con el objeto de que no haya lugar a confusión. (ficha técnica del bien de condiciones técnicas uniformes.)

e. La relación de las cotizaciones solicitadas y las allegadas a la Administración Municipal.

f. La comparación de las cotizaciones presentadas.

g. La indicación de las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

h. En el caso de concurso de méritos no se publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato.

i. En el caso de contratos de concesión, no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

j. En el caso de contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

k. Presupuesto oficial.

l. Forma de pago.

Sin embargo, en los eventos de tratarse de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa, deberán tener una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya responsabilidad será de quien elabora los documentos mencionados en el presente numeral, la cual se verá reflejada en el respectivo Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.

Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:

a. Denominación del bien o servicio.

b. Denominación técnica del bien o servicio

c. Unidad de medida

d. Descripción General

4.1.4. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

En el software contractvs, se elaborara los estudios previos y se adjuntarán los documentos de la etapa de planeación que sirven como soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato; los cuales se resumen y compendian en un formato previamente establecido denominado ESTUDIO PREVIO que sólo debe diligenciarse cuando se trate de trámites contractuales y por ende no puede exigirse para el trámite de otros asuntos administrativos que impliquen ordenación de gastos o pagos. El ESTUDIO PREVIO debe contener los siguientes elementos:

1. Información General.

1.1. Nombre del Programa.

1.2. Nombre del Subprograma.

1.3. Nombre del Proyecto.

1.4. Código SSEPI.

1.5. Imputación Presupuestal.

1.6. Componentes del Proyecto.

1.7. Actividades del Proyecto.

1.8. Producto del Proyecto.

1.9. Producto del Objeto a Contratar.

1.10. Población Beneficiada.

1.11. Empleos Estimados en la Inversión.

2. Análisis y Descripción de la Necesidad.

3. El objeto a contratar con la clasificación del UNSPSC que conste en el Plan Anual de Adquisiciones, con sus especificaciones, el alcance del objeto, plazo y lugar de ejecución, forma de pago, supervisión, y las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

En los eventos en que se requiera de estudios, diseños y rediseños, se debe identificar y/o individualizar la realización del respectivo estudio, diseño, y rediseño, mencionando aspectos tales como: número del contrato, nombre del contratista, nombre del estudio, diseño o rediseño, según sea el caso, número de entrada a Almacén Municipal de los mismos y nombre del profesional que lo revisó y determinó que se requería o no ajustes técnicos y/o económicos, mencionando el concepto rendido para el efecto. En los eventos de haberse requerido ajustes, mencionar quién los realizó y los documentos soporte. Así mismo, se debe mencionar el lugar donde reposan los estudios, diseños, ajustes y rediseños, según sea el caso.

En el evento de no haberse contratado los estudios, diseños y rediseños, se debe mencionar el servidor público o profesional contratado de apoyo a la respectiva dependencia que los elaboró, mencionando el nombre del documento, lugar donde estos se encuentran y número del contrato del profesional contratado.

Para el caso de obras públicas, se debe identificar el inmueble y/o lugar en donde se ejecutará la obra.

En los eventos en que se requieran servidumbres, se debe mencionar la escritura pública que la constituyó con su respectivo Certificado de matrícula inmobiliaria.

Es necesario relacionar el concepto técnico que emita la Secretaría de Desarrollo, Medio Ambiente y Turismo, respecto si el objeto y actividades a contratar requieren de alguna licencia ambiental, permiso, concesión u otro, de requerirse, se debe relacionar cuales, señalando el acto administrativo que la otorga, autoridad ambiental competente y vigencia del mismo.

4. El Análisis del Sector Económico y de los Oferentes. Para su elaboración deberá consultarse y aplicarse la

Guía para Elaboración de Estudios de Sector expedida por Colombia Compra Eficiente.

5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

6. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

7. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

8. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo, para lo cual deberá aplicarse el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

9. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.

10. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial para lo cual deberá aplicarse el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

Parágrafo 1: Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se deberá anexar certificación de la Subsecretaría xx Xxxxxxx Humano o quien haga sus veces, que certifique que dentro de la planta de personal del Municipio, no existe personal de planta o que el existente no es suficiente, según sea el caso, para prestar el servicio a contratar, o que existiendo funcionarios, éstos no reúnen los conocimientos especializados que se requieren, lo cual, deberá reflejarse en el ESTUDIO PREVIO de Conveniencia y Oportunidad.

Parágrafo 2: Cuando el proceso a adelantar sea una contratación de mínima cuantía el ESTUDIO PREVIO sólo deberá contener:

1. Información General

2. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

3. La descripción del objeto a contratar identificado con la clasificación del UNSPSC que conste en el Plan Anual de Adquisiciones.

4. El Análisis del Sector y de los Oferentes. Para su elaboración deberá consultarse y aplicarse la Guía para Elaboración de Estudios de Sector expedida por Colombia Compra Eficiente.

5. Las condiciones técnicas exigidas.

6. El valor estimado del contrato y su justificación.

7. El plazo de ejecución del contrato.

8. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Cuando se trate de un proceso de enajenación de bienes del MUNICIPIO, el ESTUDIO PREVIO debe contener además de lo señalado en este artículo, el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta, obtenido de conformidad con lo señalado en el presente decreto.

Los elementos mínimos del Estudios previo de Conveniencia y oportunidad se complementarán y adecuarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección, conforme lo establecido en la normatividad pertinente.

4.1.5. SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la efectuará el Secretario de Xxxxxxxx, que elabore el respectivo estudio previo de conveniencia y oportunidad.

Para la solicitud de disponibilidad presupuestal se deberá diligenciar el formato respectivo con el objeto de que el profesional universitario del área financiera evalúe la forma de pago establecida y expida certificado de disponibilidad presupuestal siempre y cuando se ajuste al PAC establecido por la Secretaría de Hacienda. Se anexará el estudio previo con la finalidad exclusiva de verificar que esté debidamente suscrito.

Lo anterior no aplica para contratos de mínima cuantía, en los cuales el Certificado de Disponibilidad Presupuestal será solicitado y expedido con anterioridad a la realización del ESTUDIO PREVIO, para lo cual la solicitud se acompañará del Estudio xx Xxxxxxx y el borrador de ESTUDIO PREVIO.

4.1.6. VIABILIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

El profesional de Banco de programas y Proyectos del Municipio, deberá viabilizar tal solicitud, en los siguientes eventos:

1. Cuando se trate de proyectos de inversión debidamente radicados y viabilizados en banco de programas y proyectos del MUNICIPIO.

2. Cuando el objeto y actividades a contratar, se enmarquen dentro del proyecto de inversión radicado y viabilizado en banco de programas y proyectos del MUNICIPIO.

3. Cuando el proyecto de inversión se enmarque dentro del Plan de Desarrollo.

4. Cuando el origen de recursos solicitados se ajuste a la destinación señalada por las normas vigentes para recursos de origen de regalías, Sistema General de participación, estampilla pro-cultura, recursos del Fondo local de salud, y demás recursos.

5. Cuando se trate de recursos de origen de regalías directas que las actividades a contratar no sean de funcionamiento de la entidad y se enmarque a la destinación señalada en la ley.

6. Cuando se cuente con las licencias, permisos, concesiones u otros, que señala el concepto de la Secretaría de Desarrollo Económico Medio Ambiente y Turismo.

7. Cuando se cuenten con las servidumbres respectivas debidamente legalizadas.

8. Cuando el ESTUDIO PREVIO esté debidamente suscrito por quien lo elabora y aprobados por el Secretario de Despacho o Jefe de Oficina que requiere la contratación.

9. Cuando se cumplan con las demás condiciones necesarias para viabilizar tal solicitud.

Se entenderá viabilizada la disponibilidad presupuestal con la firma del profesional del área de Banco de Programas y Proyectos de Inversión y del profesional de planta o contratado para tal fin, si lo hubiere.

4.1.7. EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

El profesional universitario del área financiera, deberá expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, previa solicitud del secretario de despacho que elabora los estudios previos de conveniencia y oportunidad, y viabilización de banco de programas y proyectos, ésta última, en los eventos de tratarse de la ejecución de proyectos de inversión.

4.2. ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual abarca desde la exteriorización de la voluntad de la administración relacionada con la necesidad de celebrar un contrato, la selección del contratista, hasta la suscripción del contrato. La selección del contratista para los procesos diferentes al de contratación directa esta delegada en el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, quien designará al comité de contratación responsable de adelantar la correspondiente modalidad de selección.

4.2.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN

El Municipio de Yopal contratará la adquisición de bienes, servicios y obras a través de las modalidades de selección contempladas en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, en concordancia con sus decretos reglamentarios, así:

a) Licitación Pública

b) Selección Abreviada

c) Concurso de Méritos

d) Contratación Directa

e) Mínima cuantía

4.2.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA

La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.

Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

Cuando se adelante el procedimiento de licitación pública, debe cumplirse como se detalla en el flujograma del proceso, siguiendo las previsiones contenidas en las normas que son aplicables a este asunto.

4.2.1.1.1. Aspectos relevantes.

a) El proyecto xx xxxxxx de condiciones debe publicarse como mínimo diez (10) días hábiles.

b) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un término de 5 días hábiles.

c) La adjudicación del proceso se debe hacer en audiencia pública y las reglas se definen en el pliego de condiciones.

4.2.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Las causales de selección abreviada de contratistas son:

a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

b) La contratación de menor cuantía.

c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

e) La enajenación de bienes del Estado.

f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.

i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

4.2.1.2.1. Aspectos Relevantes

a) El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso.

b) En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del proceso de contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.

c) Si la entidad recibe más xx xxxx (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el proceso de contratación. Se debe establecer en el pliego de condiciones la fecha y hora en que se realizará el Sorteo.

d) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un término de 3 días hábiles

4.2.1.3. CONCURSO DE MERITOS

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

Esta modalidad se utiliza para la contratación de:

a) Servicios de consultoría

 Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.

 Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos. - Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

 Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos.

 Dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.

b) Proyectos de arquitectura.

Las normas consagran dos clases de concursos:

 Concurso abierto

 Con precalificación

4.2.1.3.1. Aspectos Relevantes

a) No es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato.

b) El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso.

c) Se debe dejar a disposición de los interesados el informe de evaluación junto con las propuestas por un término de 3 días hábiles.

)Se debe adelantar una audiencia de verificación y revisión de la oferta económica con el oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad.

4.2.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA

Es una modalidad de contratación excepcional, por lo que su aplicación es de carácter restrictivo. Cuando se adelante el procedimiento de contratación directa, deberá observarse el procedimiento que se detalla a continuación, siguiendo las previsiones contenidas en las normas que son aplicables a este asunto.

Esta modalidad procede en los siguientes casos:

a. Urgencia Manifiesta

b. Contratos y convenios Interadministrativos

c. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

d. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

e. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

f. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

4.2.1.5. CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTIA

Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y capitulo 2, sección 1, subsección 5 del Decreto 1082

de 2015.

4.2.1.5.1. Aspectos Relevantes

Los aspectos más relevantes de este proceso, son:

 Se convoca mediante Invitación Pública

 El único factor de ponderación es el precio

 No son obligatorias las garantías

 No se requiere la inscripción en el RUP

 La oferta y su aceptación, constituyen el contrato celebrado.

4.2.2. INSTRUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL

4.2.2.1. AVISO DE CONVOCATORIA:

El aviso de convocatoria para participar en un Proceso de Contratación debe contener la siguiente información:

1. La indicación que se trata de un proceso adelantado por el MUNICIPIO indicando la dirección de éste.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde el MUNICIPIO atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación

12. El Cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP.

Cuando se adelante un concurso de méritos con precalificación, deberá adicionalmente y de manera previa convocarse a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que debe tener la siguiente información:

a) La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.

b) La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

c) Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

d) El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

e) El cronograma de la precalificación.

Cuando se lleve a cabo un proceso de enajenación de bienes del MUNICIPIO, El aviso de convocatoria debe contener además de lo establecido en este artículo, los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren diferentes.

1. Si se trata de bienes inmuebles el aviso de convocatoria debe señalar:

a) el municipio o distrito en donde se ubican;

b) su localización exacta con indicación de su nomenclatura;

c) el tipo de inmueble;

d) el porcentaje de propiedad;

e) número de folio de matrícula inmobiliaria y cédula catastral;

f) uso del suelo;

g) área del terreno y de la construcción en metros cuadrados;

h) la existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio;

i) la existencia de contratos que afecten o limiten el uso, y

j) la identificación del estado de ocupación del inmueble.

2. En el caso de bienes muebles el aviso debe señalar:

a) el municipio o distrito donde se ubican;

b) su localización exacta;

c) el tipo de bien;

d) la existencia o no de gravámenes o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio, y

e) la existencia de contratos que afecten o limiten su uso.

Si las condiciones de los bienes requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la entidad estatal debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el cual los interesados pueden obtenerla.

4.2.2.2. PLIEGOS DE CONDICIONES

Los pliegos de condiciones deben contener por lo menos la siguiente información:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con la clasificación del UNSPSC que conste en el Plan Anual de Adquisiciones.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3. Los criterios de selección (requisitos habilitantes y factores ponderables), incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

En lo que tiene que ver con los requisitos habilitantes, éstos deberán elaborarse teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. La Entidad Estatal no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.

Cuando se trate de concurso de méritos, en este punto se deberá indicar la forma como se calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

Para la determinación de los requisitos habilitantes deberá darse aplicación a lo señalado en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en el Proceso de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente. Adicionalmente, cuando se trate de un proceso para celebrar un contrato de obra, se deberá Capacidad Residual de Contratación, la cual se determinará aplicando la Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública expedida por la misma entidad.

4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes, establecidos de acuerdo al Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial conforme al el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

14. El Cronograma.

Si se trata de un proceso de Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, el Pliego de Condiciones deberá contender adicionalmente:

a) La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: i) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; ii) la identificación adicional requerida; iii) la unidad de medida; iv) la calidad mínima, y v) los patrones de desempeño mínimos.

b) Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

c) Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

Cuando se trate de procesos para enajenación de bienes del MUNICIPIO, además de lo señalado en el presente artículo, los pliegos de condiciones deben indicar las condiciones particulares que deben tener los posibles oferentes y lo siguiente:

a) Forma de pago del precio.

b) Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación.

c) Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella.

d) Término para el registro, si hay lugar a ello.

e) Condiciones de la entrega material del bien.

f) La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

El MUNICIPIO podrá enajenar el activo a pesar de que tenga cargas derivadas de impuestos y contribuciones, deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, caso en el cual debe manifestarlo en los pliegos de condiciones y el oferente aceptar dichas condiciones pues debe asumir las deudas informadas.

4.2.2.3. ACTO DE APERTURA

En todos los procesos de selección excepto aquellos que se tramiten por mínima cuantía y contratación directa, el MUNICIPIO ordenará su apertura mediante acto administrativo de carácter general, que deberá señalar:

1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

3. El Cronograma.

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y el ESTUDIO PREVIO.

5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

4.2.2.4. ACTO DE JUSTIFICACIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA

El Secretario o Jefe de Oficina que origina la contratación, debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:

1. La causal que invoca para contratar directamente.

2. El objeto del contrato.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Este acto administrativo no es necesario para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, para la contratación de empréstitos; para los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, y para la contratación de bienes y servicios para el sector defensa.

4.2.2.5. ADENDAS

La modificación de los pliegos de condiciones e invitaciones públicas se realizará mediante adendas, las cuales se deben publicar en los términos señalados en el Decreto 1082 de 2015.

En los procesos de licitación pública, las adendas que modifican el contenido xxx xxxxxx de condiciones pueden expedirse a más tardar el tercer día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas. En lo demás procesos podrán expedirse a más tardar el día hábil anterior l vencimiento del plazo para presentar propuestas.

La entidad estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

Las modificaciones y ajustes realizados mediante adendas a los pliegos de condiciones e invitaciones públicas, derogan las disposiciones contenidas en los documentos y estudios previos que sean contrarias. Por lo que no se requiere realizar ajustes adicionales a dichos documentos.

4.2.2.6. RECEPCIÓN Y REPARTO DE OFERTAS.

Las ofertas o propuestas deberán ser presentadas ante el Comité de Contratación, lo cual, se señalará en los respectivos pliegos de condiciones. Una vez recibidas el Coordinador del Comité de Contratación las repartirá entre los profesionales designados según conste en el acta correspondiente, a fin que se inicie el proceso de evaluación.

Cada uno de los profesionales que participe en la evaluación de una propuesta, deberá realizarla por escrito y suscribirla con su respectiva firma, emitiendo concepto de que propuestas fueron habilitadas o cuales no, debidamente soportado.

4.2.2.7. INFORME DE EVALUACIÓN

Conforme a la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las ofertas presentadas, el comité de contratación, deberá emitir informe de evaluación dando recomendaciones según los documentos que harán parte del informe de evaluación, el cual, deberá publicarse en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el día de su expedición o a más tardar al tercer día hábil siguiente.

Los informes de evaluación deben permanecer en secretaría del Comité de Contratación, y en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx , por el término que establece la norma para las diferentes modalidades de contratación.

4.2.2.8. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y RESPUESTAS A LAS MISMAS.

El comité de Contratación deberá dar respuesta a todas las observaciones que se realicen al informe de evaluación, las cuales deberán ser publicadas en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx por el Administrador del mismo, para lo cual, el Comité deberá remitirlas al Administrador del portal único de contratación, el día de su expedición o a más tardar al día siguiente, el cual, deberá publicarlo dentro del término señalado en los pliegos de condiciones, para tal efecto.

Igualmente, se deberán publicar las observaciones que se presenten, cabe anotar, que el procedimiento para la publicación de las mismas, será el señalado para publicar las observaciones y sugerencias que se efectúen a los proyectos de pliegos de condiciones en los términos señalados en el presente documento.

El Administrador de la página web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, deberá expedir certificación que señale fecha y hora de publicación del informe de evaluación, de la publicación de las observaciones y respuestas a las mismas, la cual, deberá remitirse al comité de contratación para efectos de anexarse al proceso como constancia de las publicación de los documentos en mención.

4.2.2.9. ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

El Comité de Contratación, deberá proyectar el Acto Administrativo de Adjudicación del Proceso de selección conforme a los documentos de la etapa precontractual, la cual, deberá ser suscrita por el Coordinador del Comité de Contratación.

En la Resolución de Adjudicación se deberá realizar una reseña del curso y actuaciones principales del respectivo proceso de selección.

Previo a suscribir la resolución de adjudicación, el Coordinador del Comité de Contratos llevará a cabo una revisión y visto bueno de todo el proceso contractual y los documentos que lo conforman, luego de lo cual procederá a suscribir y ordenar la publicación de dicho acto administrativo, para acto seguido remitirla la resolución con todo el proceso de selección al Despacho xxx Xxxxxxx Municipal a efectos de la suscripción del contrato respectivo, su numeración y fecha.

4.2.2.10. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO

El comité de contratación recomendará la declaratoria de desierto del proceso de selección cuando:

(a) no se presenten Ofertas;

(b) ninguna de las Ofertas resulte admisible en los factores jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia previstos en el Pliego de Condiciones;

(d) existan causas o motivos que impidan la escogencia objetiva del Proponente;

El representante legal del Municipio o su delegado podrán abstenerse de acoger la recomendación del comité de contratación y optar por la declaratoria de desierta del proceso, caso en el cual deberá motivar su decisión.

4.2.2.11. TRÁMITES PARA EL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO.

El Comité de Contratación será responsable de notificar el acto administrativo de adjudicación en estrados en la audiencia de adjudicación y a través de su publicación en el SECOP. Adicionalmente deberá adelantar los siguientes trámites tendientes a perfeccionar el contrato:

1. Todo contrato o convenio por suscribir, deberá corresponder a lo registrado en el Plan Anual de Adquisiciones del MUNICIPIO para la respectiva vigencia fiscal, a efectos de verificar que el bien o servicio de uso común o de obra pública a contratar se encuentre registrado en el Plan Anual de Adquisiciones y que su adquisición se ajusta al mes registrado para su adquisición y a la modalidad de selección señalada en el mismo.

2. El Comité de Contratación, deberá proyectar la Minuta del Contrato conforme a los documentos de la etapa precontractual, así como la carta de aceptación de la propuesta para el caso de contrataciones de mínima cuantía, las cuales, deberán ser suscrita por el Alcalde Municipal.

3. Elaborada la Minuta y suscrita por el Comité, se remitirá la misma a la Oficina Asesora de Xxxxxxxx para su correspondiente visto bueno a efectos de remitirla al Despacho xxx Xxxxxxx para su revisión y firma. Posteriormente se citará al oferente o proponente, por el medio que se considere más expedito, a efectos de que éste se acerque a la entidad a suscribir el respectivo contrato.

4. Una vez suscrito el contrato por las partes, la auxiliar administrativa asignada a la Asesora Jurídica procederá a numerar y fechar el contrato, para con ello registrarlo en el libro radicador correspondiente a Contratos de la respectiva Vigencia Fiscal. Cumplido lo cual se remitirá a la oficina de sistemas o a quien corresponda, para que proceda a publicarlo en el SECOP.

5. Cuando el contrato haya sido numerado, fechado, registrado en el libro radicador, y publicado en el SECOP, la auxiliar administrativa asignada a la Asesora Jurídica, procederá a remitirlo con todos sus soportes al Profesional Universitario del área de presupuesto, a efectos de que ésta registre el contrato, siempre y cuando lo señalado en la cláusula de imputación presupuestal coincida con lo consignado en el certificado de disponibilidad presupuestal.

4.2.2.12. TRÁMITE ESPECIAL PARA PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA

Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía del MUNICIPIO, independientemente de su objeto:

2. Se emitirá el aviso de invitación a participar, el cual contendrá la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 5 del ESTUDIO PREVIO para este tipo de contratación, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.

3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

4. El evaluador revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

5. El informe de evaluación debe permanecer publicado durante un día (1) hábil.

6. Se aceptará la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación. En la aceptación de la oferta, el MUNICIPIO debe informar al contratista el supervisor del contrato.

7. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

8. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

Se entiende por día hábil el término transcurrido entre el inicio y el fin de la jornada laboral de un mismo día en la Alcaldía de Yopal, respecto de aquellos días diferentes xx xxxxxxx, xxxxxxxx, festivos o feriados de acuerdo a las leyes y actos administrativos de autoridades competentes.

4.3. ETAPA CONTRACTUAL.

Esta etapa comprende desde la elaboración del contrato hasta el vencimiento del plazo de ejecución del mismo. Consiste en celebrar, perfeccionar, legalizar, gestionar todos los documentos necesarios para la contratación y ejecución del contrato.

4.3.1. MINUTA DEL CONTRATO

La minuta debe contener como mínimo las siguientes cláusulas:

 Elementos esenciales del contrato: valor, plazo de ejecución, forma de pago.

 Las partes del contrato.

 El bien, obra o servicio a contratar: objeto

 El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, el lugar de ejecución.

 Obligaciones de las partes.

 Especificaciones técnicas.

 Supervisión y/o interventoría del contrato con las obligaciones.

 Cláusula penal pecuniaria.

 Indemnidad.

 Clausulas excepcionales cuando aplique.

 Garantías.

 Certificado de disponibilidad presupuestal.

El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el mismo se debe elevar a escrito en medio físico y debe ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.

Nota: Para los contratos de mínima cuantía los elementos establecidos en este numeral deberán incorporarse en la carta de aceptación de la oferta.

4.3.2. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO

El Registro Presupuestal del Compromiso es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pago pactados en el mismo, de acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.

4.3.3. APROBACION DE LA GARANTÍA UNICA

Corresponderá al jefe de la oficina Asesora de Jurídica, aprobar la garantía y sus modificaciones cualquiera que sea su cuantía, mediante certificado de aprobación de garantías, siempre que se ajusten a lo requerido por el Municipio.

4.3.4. ACTA DE INICIO

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el supervisor y/o interventor elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así mismo remite comunicación al contratista de manera física o electrónica. Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.

4.3.5. MODIFICACIONES AL CONTRATO

Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a su modificación, es necesario establecer que las mismas, deben ser en lo posible concertadas por las partes, salvo que deba hacerse uso de la modificación unilateral establecida en la ley, como facultad excepcional. Para que se lleve a cabo la modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el supervisor y/o interventor y/o el contratista en donde se indique de manera clara y precisa las razones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la justificación para realizarla. Es necesario resaltar que el contrato debe encontrarse en ejecución y se debe verificar que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de un incumplimiento por parte del contratista. Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las siguientes:

4.3.5.1.Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo contratos de interventoría y concesión.

Nota: para los contratos de interventoría el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Igualmente la Ley 1508 de 2012 señala que las adiciones de los contratos para proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado. Para la ejecución de proyectos de asociación público privada de iniciativa privada que requieren desembolsos de recursos, las solicitudes de adiciones no podrán superar el 20% de los desembolsos de los recursos públicos originalmente pactados.

4.3.5.2.Prorroga o Ampliación: Es una prolongación del plazo de ejecución inicialmente pactado en el contrato.

Nota: En los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público privada tanto de iniciativa pública como privada, las prórrogas deberán ser valoradas por la entidad estatal competente. Las solicitudes de adiciones de recursos y el valor de las prórrogas en tiempo sumadas, no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado.

4.3.5.3.Cesión: es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona para que ésta continúe con la ejecución del contrato en las mismas condiciones. Es importante señalar que el cesionario, debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente y se debe contar con la autorización del Municipio de Yopal para su realización.

4.3.5.4.Suspensión: es la interrupción temporal de la ejecución del contrato por razones de fuerza mayor, caso fortuito o alguna circunstancia ajena a responsabilidad del contratista, conveniencia de las partes o interés público, velando porque en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines; para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor, donde se indique entre otras las condiciones que llevaron a la imposición de la medida de suspensión y el momento en el cual deberá reanudarse.

4.3.5.5.Reanudación: es la continuación de la ejecución del contrato una vez surtido el plazo fijado en el acta que motiva la suspensión, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor.

4.3.5.6. Otrosí: Es un acuerdo que celebran las partes – entidad y contratista - para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos. Mediante la celebración de un Otrosí no puede modificarse el objeto del contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta adjudicada.

4.3.6. VIGILANCIA Y CONTROL A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

La Interventoría y Supervisión se aplica a todo tipo de contrato y convenio que celebre el MUNICIPIO, según lo señalado en el presente numeral y constituye la guía de recomendaciones y orientaciones generales respecto de los deberes, prohibiciones, responsabilidades y demás competencias que por Ley les asiste a los interventores y supervisores de los contratos o convenios que celebre la Administración Municipal de Yopal.

Bajo este entendido, lo establecido en el presente numeral tiene como objetivo principal, servir de herramienta de trabajo para que las personas (particulares contratados) o servidores públicos que ejercen la labor de Interventoría y supervisión a los diferentes contratos y convenios que celebra la entidad, lo conozcan y lo apliquen para evitar desviaciones o irregularidades en el desarrollo de sus labores, en busca de mejorar y perfeccionar las intervenciones en la ejecución contractual para la consecución de los fines del Estado.

4.3.7. DEFINICIÓN DE INTERVENTORÍA.

Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada por la entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientos especializados en la materia, o cuando la complejidad o extensión lo justifiquen. No obstante lo anterior, se podrá contratar el

seguimiento técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría, si son compatibles con la naturaleza del contrato y el objeto contractual.

4.3.8. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN.

El objeto de la interventoría es el control y vigilancia de la ejecución del contrato, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato en lo que concierne a las especificaciones técnicas y alcance del objeto contratado. No obstante lo anterior, también podrá referirse a las actividades administrativas a cargo del contratista, a las actividades legales, a las actividades financieras y presupuestales, a toda estipulación contractual y a la protección de los intereses de la Entidad y salvaguarda de su responsabilidad, cuando estas no sean objeto de supervisión, al dividir el seguimiento a los contratos, en los términos establecidos en la normatividad vigente.

Para el cumplimiento de sus propósitos, la interventoría (o el supervisor en los casos en los cuales no exista interventoría) debe realizar las siguientes actividades:

1. Acompañar a las partes para asegurar la finalización exitosa del contrato, facilitando la interacción entre las mismas.

2. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas para que se desarrolle el objeto del contrato dentro del tiempo, conforme a las condiciones contratadas y de conformidad con los recursos que se hayan presupuestado, según lo establecido en el contrato, los pliegos de condiciones e invitaciones, según sea el caso y propuesta presentada por el contratista.

3. Efectuar control técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico general sobre la debida ejecución de los contratos o convenios. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con el contratista, que le permita mantener perfectamente enterado de la ejecución del contrato a la entidad impartiendo instrucciones, seguimiento y recomendaciones necesarias para lograr una correcta ejecución contractual.

4. Suscribir actas de inicio, de ejecución, de modificación, de aclaración, de suspensión, de reiniciación, de recibo, final de ejecución y demás que se requieran en la ejecución contractual, sin concurrir con las funciones que se encuentren a cargo de interventores, cuando se presenta división del control y seguimiento de los contratos.

5. Elaborar los informes detallados que sean del caso, cuando se presenten hechos constitutivos de incumplimiento del contratista que ameriten la imposición de multas, declaratoria de incumplimiento o declaratoria de caducidad del contrato. En este informe habrá de precisarse la información básica del contrato, las obligaciones del contratista, los hechos que dan cuenta del incumplimiento de tales obligaciones y la consecuencia que se deriva para el contratista tasando el monto de la multa o cláusula penal cuando hubiere lugar

6. Provisión continua, oportuna y periódica de informes escritos al MUNICIPIO, sobre el avance, estado y desarrollo de la ejecución del contrato.

7. Facilitar una óptima interacción entre las partes, al punto de proponer soluciones a las controversias que puedan presentarse, de conformidad a lo establecido en el numeral 8 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

8. Vigilar la ejecución de las asignaciones presupuestales comprometidas y definidas dentro de los contratos, para que se cumplan como fueron acordadas.

9. Emitir de conceptos y recomendaciones por solicitud de las partes o cuando lo considere necesario para un caso específico.

Queda prohibido a interventores y/o supervisores, emitir cualquier tipo de orden verbal o escrita al contratista, que contravenga lo pactado en el respectivo contrato y/o no provenga de una estipulación expresa del acuerdo de voluntades objeto de interventoría.

4.3.9. PERFIL DEL INTERVENTOR.

La Interventoría deberá ser contratada para el ejercicio de funciones técnicas y deberá ser ejercida por una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría y conforme a las condiciones establecidas para un proceso bajo la modalidad de concurso méritos y de invitación publica, de acuerdo al monto establecido para tal fin.

4.3.10. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR

El interventor es responsable civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto en el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como de los hechos u omisiones a él imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades estatales, derivadas de la celebración y ejecución del contrato respecto al cual se ejerce la interventoría, en los términos señalados por la Ley.

4.3.11. DEFINICIÓN DE LA SUPERVISIÓN.

Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad, cuando no se requieren conocimientos especializados. Para su ejercicio la entidad podrá contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios que sean requeridos”.

4.3.12. PERFIL DEL SUPERVISOR.

La supervisión podrá ser ejercida directamente por la entidad a través de los servidores públicos designados para ello, sin perjuicio que cuando la complejidad y/o cuantía del contrato lo exijan, se contraten servicios de apoyo a la supervisión mediante contratos de prestación de servicios para tal fin, con personas naturales o jurídicas que por su perfil y/o experiencia puede realizar tales servicios de apoyo a la supervisión.

4.4. ETAPA POST-CONTRACTUAL.

En esta etapa se adelantan las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada.

Esta etapa emerge como aquella durante la cual se establece un control sobre la liquidación de los contratos de modo particular y, en general, la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas, con el seguimiento correlativo a las garantías constituida para amparar su ejecución.

Corresponde a los secretarios de despacho adelantar, en coordinación y con el apoyo técnico del supervisor o interventor del contrato, la liquidación del contrato celebrado.

4.4.1. LIQUIDACIÓN

Por regla general, la liquidación procederá en:

a) los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo,

b) aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y

c) en los demás casos en que se requiera.

Durante la etapa de liquidación de los contratos, las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado. En el Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de cumplimiento del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y si es del caso, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo. Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual. Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son:

1. De mutuo acuerdo

Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la normativa vigente, es decir hasta cuatro (4) meses de terminado el contrato. En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto igualmente procederá a la liquidación.

2. Unilateral

Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el Municipio mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente, es decir hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo. En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse, de forma bilateral o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo de la liquidación unilateral. Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que aporte la información faltante.

Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envío para consideración y firma del Ordenador del Gasto o quien delegue.

4.4.1.1. ASPECTOS SE QUE DEBE TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Para efectos de la liquidación se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) Se realizará el balance técnico y financiero de la ejecución contractual, independientemente de que se trate de una liquidación de mutuo acuerdo, unilateral o judicial.

b) Xxxxxxx con el pago, retribuciones y devoluciones a que haya lugar, de conformidad con el balance final que se adelante.

c) Se deberán adelantar las gestiones para que la liquidación se realice de mutuo acuerdo.

d) En caso de ser necesario se deberá solicitar al contratista la extensión o ampliación de las garantías que amparan el contrato.

e) Se deberán responder todas las reclamaciones y peticiones presentadas por el contratista.

f) Una vez culminada la liquidación del contrato, el jefe de la oficina asesora de jurídica la analizará, con miras a adoptar medidas de mejoramiento continuo de los procesos de selección, ejecución y liquidación contractual.

4.4.2. PROCESO SANCIONATORIO DE CONTRATISTAS

El trámite para la imposición de multas, declaratoria de caducidad o declaratoria de incumplimiento de los contratos, se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y en lo no regulado por ésta, de acuerdo con lo señalado en artículos 47 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así.

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, pero que no podrá realizarse antes de transcurridos quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a aquel en el cual se notifica. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) En caso de solicitarse y decretarse nuevas pruebas, para su práctica se señalará un término no mayor a treinta (30) días. Cuando sean tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior el término probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días.

d) Xxxxx lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento para lo cual tendrá en cuenta en lo pertinente lo establecido en los artículos 49 y 50 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

e) Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

f) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

g) La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

Nota: para los contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria su liquidación.

CAPITULO V: DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Los documentos de cada contrato deben archivarse en forma separada, de manera que a cada contrato corresponda un archivo independiente y completo. En desarrollo de los procesos de selección, el abogado de la Oficina Asesora Xxxxxxxx, designado para adelantar el proceso contractual, será el encargado de conformar el expediente contractual. Concluido el proceso de selección, el expediente será remitido a la dependencia ejecutora, que pasará a responder por la custodia y actualización del expediente a partir de ese momento.

CAPITULO VI: NORMAS SOBRE DESEMPEÑO TRANSPARENTE DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

La contratación del Municipio de Yopal, estará sujeta al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades, de acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de la Contratación Estatal, en consecuencia le son aplicables las disposiciones normativas que se relacionan a continuación:

 Constitución Política de Colombia

 Ley 80 de 1993” “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

 Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”

 Ley 828 de 2003 "Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social". Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

 Decreto Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

 Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.”

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, y con plena observancia del principio de selección objetiva con el propósito de dar cumplimiento a los fines estatales.

De igual manera, serán aplicados los postulados que rigen la función administrativa, señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, esto es, moralidad, imparcialidad, publicidad, igualdad, economía, eficiencia, celeridad y las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

CAPITULO VII: PRACTICAS DE GESTIÓN CONTRACTUAL

Como estrategias para el desarrollo de la Gestión Contractual de la entidad, se han adoptado las siguientes medidas:

a. El modelo de contratación adoptado por la entidad responde a los principios de transparencia, selección objetiva y planeación.

b. Una vez adoptado el presente Manual, se proyecta mediante circulares socializar, los lineamientos legales, institucionales y en particular, los establecidos por la Agencia Nacional de Contratación -Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces, con el fin de garantizar que las diferentes dependencias acaten dichos lineamientos.

c. Las veedurías ciudadanas son convocan en todos los procesos de contratación.

d. Se realiza un seguimiento permanente a la ejecución contractual y presupuestal de la entidad, por parte de las dependencias ejecutoras.

CAPITULO VIII: PROCEDIMIENTOS

Serán parte del presente Manual, los procedimientos específicos necesarios para adelantar la Gestión Contractual de la Entidad. De igual manera harán parte del presente documentos los formatos que se adopten para la gestión contractual, así como las circulares que suscriba la Oficina Asesora Jurídica, relacionados con el Proceso de Gestión Contractual.

CODIGO	PROCEDIMIENTO
AP5-PR04	CONCURSO DE MÉRITOS
AP5-PR05	LICITACIÓN PÚBLICA
AP5-PR06	SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA
AP5-PR07	SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA
AP5-PR08	CONTRATACIÓN DIRECTA
AP5-PR09	MÍNIMA CUANTÍA
AP5-PR10	IMPOSICIÓN DE MULTAS, DECLARATORIA DE CADUCIDAD O DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS

CAPITULO IX: FORMATOS

CODIGO	FORMATO
AP5-F01	ESTUDIO XX XXXXXXX
AP5-F04	ACTA DE INICIO
AP5-F05	ACTA PARCIAL
AP5-F06	ACTA TERMINACIÓN
AP5-F07	ACTA LIQUIDACIÓN
AP5-F08	HOJA DE CONTROL DE CONTRATOS
AP5-F09	ACTA DE RECIBO FINAL
AP5-F10	ACTA DE SUSPENSIÓN
AP5-F11	ACTA DE REINICIO
AP5-F12	INFORME DE ACTIVIDADES
AP5-F14	HOJA XX XXXX ASESORIA
AP5-F15	HOJA XX XXXX ESTUDIO PREVIO
AP5-F16	AUTOS POLICIVOS
AP5-F17	AVISO CONVOCATORIA VEEDURIAS
AP5-F18	VERIFICACIÓN INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA
AP5-F19	MINUTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO DE LA GESTIÓN
AP5-F20	ACTA APROBACIÓN POLIZAS
AP5-F21	INFORME PREVIO CASOS ANTE EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN
AP5-F22	MINUTA ADICIONAL
AP5-F23	OTROSI
AP5-F24	ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
AP5-F25	INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
AP5-F26	ESTUDIO PREVIO CONTRATACIÓN DIRECTA
AP5-F27	ESTUIDIO PREVIO MINIMA CUANTIA
AP5-F28	ESTUDIO PREVIO GENERAL
AP5-F29	ACEPTACIÓN DE OFERTA
AP5-F30	ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE MINIMA CUANTIA

AP5-F31	ACTA DE RESPUESTA A OBSERVACIONES
AP5-F33	INFORME DE EVALUACIÓN MINIMA CUANTIA
AP5-F34	INVITACIÓN PUBLICA
AP5-F35	PLANILLA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS
AP5-F36	MINUTA CONTRATO DE OBRA
AP5-F37	MINUTA CONTRATO DE SUMINISTRO O COMPRAVENTA
AP5-F38	MINUTA CONTRATO DE CONSULTORIA
AP5-F39	PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA
AP5-F40	PLIEGO DE CONCURSO DE MERITOS
AP5-F41	LISTA OFICIAL DE MANIFESTACIONES DE INTERES EN PARTICIPAR
AP5-F42	FICHA TECNICA
AP5-F43	AVISO VEEDURIAS PROCESOS DE SELECCIÓN LICITACIÓN SELECCIÓN ABREVIADA Y CONCURSO DE MERITOS
AP5-F44	ACTA DE AUDIENCIA ASIGNACIÓN DE RIESGOS
AP5-F45	ACTA AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN Y / O DECLARATORIA DESIERTA
AP5-F46	ACTA AUDIENCIA DE REVISIÓN DE LA COHERENCIA Y CONSISTENCIA DE LA PROPUESTA ECONOMICA
AP5-F47	ACTA APERTURA DE SOBRE
AP5-F48	INFORME DE VERIFICACIÓN FINANCIERA
AP5-F49	ACTA APERTURA DEL SOBRE ECONOMICO PROPONENTE HABILITADO
AP5-F50	ADENDA
AP5-F51	AJUSTE ESTUDIO PREVIO
AP5-F52	ACTA DE AUDIENCIA SORTE Y CONSOLIDACIÓN DE LA LISTA DEFINITIVA DE POSIBLES OFERENTES
AP5-F53	AUDIENCIA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
AP5-F54	AVISO CONVOCATORIA DECRETO 019 DE 2012
AP5-F55	AVISO CONVOCATORIA PUBLICA
AP5-F56	PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PÚBLICA
AP5-F57	PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA NVERSA
AP5-F58	INFORME DE VERIFICACIÓN TECNICA
AP5-F59	INFORME DE VERIFICACIÓN JURIDICA
AP5-F60	LISTA OFICIAL DE PROPONENTES HABIITADOS
AP5-F61	MINUTA CONTRATO DE CONCESIÓN
AP5-F62	MINUTA CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
AP5-F63	MINUTA CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
AP5-F64	ENCUESTA PERCEPCIÓN CLIENTE INTERNO
AP5-F65	ACTA DESIGNACIÓN COMITÉ DE CONTRATACIÓN
AP5-F67	ACTA DE CAMBIO DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN
AP5-F69	MATRIZ DE RIESGOS
AP5-F70	ACTA DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN Y / O DECLARATORIA DESIERTA
AP5-F74	ANEXO FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE PARA LA ENTIDAD
AP5-F75	COMPARACIÓN DE COTIZACIONES
AP5-F76	MINUTA CONTRATO DE SEGUROS
AP5-F77	MINUTA CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
AP5-F78	MINUTA CONVENIO DE COOPERACIÓN
AP5-F79	FORMATO INFORME GESTIÓN CONTRACTUAL
AP5-F80	ACTA ACLARATORIA
AP5-F81	ACTA AUDIENCIA PROCESO SANCIONATORIO
AP5-F82	ANALISIS DEL SECTOR
AP5-F83	ESTUDIO PREVIO ADICIONAL EN VALOR DEL CONTRATO

AP5-F84	SOLICITUD PUBLICACIÓN EN EL SECOP
AP5-F85	MINUTA CONTRATO DE COMODATO
AP5-F86	MINUTA CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN DE ACTIVIDADES CIENTIFICAS Y TECNOLOGICAS
AP5-F87	NOTIFICACIÓN PERSONAL
AP5-F88	NOTIFICACIÓN POR AVISO
AP5-F89	PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONSULTORIA
AP5-F90	PRESUPUESTO OFICIAL DE LA OBRA
AP5-F91	PRESUPUESTO OFICIAL DE LOS BIENES Y SERVICIOS.

La Oficina asesora de jurídica será la responsable de actualizar y alimentar los formatos para la gestión contractual.

CONTROL DE CAMBIOS
Versión	Fecha	Motivo del cambio	Descripción del cambio
1	10/08/2015	Creación del Documento	N/A
2	29/03/2016	Actualización del procedimiento.	Se modificó el procedimiento teniendo en cuenta los cambios en la guía documental.
3	19/10/2016	Modificación del documento teniendo en cuenta la implementación del software contractvs.	Se incluyó dentro del manual la herramienta Contractvs, señalando responsables en cada una de las etapas de los procesos. Al igual que se amplió la delegación de la Supervisión en otros funcionarios.

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