DEPARTAMENTO DE NARIÑO MANUAL DE CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO XX XXXXXX MANUAL DE CONTRATACIÓN
Pasto, 30 de Julio de 2014
CONTENIDO
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 8
1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL DEPARTAMENTO XX XXXXXX Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO 8
1.2 LEGALIDAD DEL PRESENTE MANUAL DE CONTRATACIÓN 9
1.3 MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN 9
1.4 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN 9
1.5 ÁMBITO DE APLICACIÓN 9
1.6 MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO XX XXXXXX 10
1.7 DE LA SUJECIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY 10
1.8 EJERCICIO DE LA VEEDURÍA CIUDADANA 10
1.9 RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES 11
1.9.1 En caso inhabilidades e incompatibilidades. 12
1.9.2 En caso de conflicto de intereses 13
1.10 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 13
1.10.1Elaboración 14
1.10.2Evaluación y seguimiento. 15
1.11 COMPETENCIA Y DELEGACIÓN 15
1.11.1 En la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación 15
1.11.2 En los Secretarios, Directores de Xxxxxxxx y/o el Gestor del PAP – PDA 16
1.12 EXPEDIENTE CONTRACTUAL 17
CAPITULO II PROCESO CONTRACTUAL 19
2.1 OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 19
2.2 PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 19
2.3 INSTANCIAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 19
2.3.1 Comité Asesor y Evaluador 20
2.3.2 Comité Asesor Alterno 20
2.4. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR 20
2.5. QUÓRUM 21
2.6. SESIONES 21
2.7. AUDIENCIAS DE IMPULSO DE TRAMITE QUE NO IMPLICAN EVALUACION 21
2.8. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS DE MÍNIMA CUANTÍA 22
2.9. MÉTODOS ALEATORIOS 22
.
2.10. CONTRATACIÓN ENTRE PARTICULARES O DERECHO PRIVADO 22
2.11 ÁREA O DEPENDENCIA QUE REQUIERE LA CONTRATACIÓN 22
CAPITULO III ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 24
3.1. ETAPA PRECONTRACTUAL 24
3.1.1 Estudios y documentos previos. 24
3.1.2 Los componentes del estudio previo para todos los procesos a excepción del proceso de mínima cuantía. 27
3.1.2.1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación 28
3.1.2.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. 28
3.1.2.3. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC. 29
3.1.2.4. Especificaciones – Actividades Específicas – Alcance 29
3.1.2.5. Plazo de Ejecución 30
3.1.2.6. Lugar de Ejecución 31
3.1.2.7. Banco de programas y proyectos de Inversión Pública del Departamento xx Xxxxxx. 31
3.1.2.8. Obligaciones de las partes. 31
3.1.2.9. Designación de Supervisor o Interventor Seleccionado. 31
3.1.2.10. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos. 32
3.1.2.11. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos 32
3.1.2.12. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. 33
3.1.2.13. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. 34
3.1.2.14. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo 35
3.1.2.15 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación 36
3.1.2.16. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx 00
3.1.2.17. Los componentes del Estudio Previo para el proceso de Mínima Cuantía. 39
3.2 ETAPA CONTRACTUAL 40
3.2.1. El Contrato. 40
3.2.1.1. Requisitos de suscripción 40
3.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento. 40
3.2.1.3. Requisitos de ejecución 42
3.2.1.4. Requisitos de legalización 42
3.2.1.5. El Pago o Desembolso. 42
3.2.2. Publicación del Contrato. 43
3.2.3. Pago de Impuestos. 43
3.2.4. Inicio del Contrato 43
3.2.5. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato 43
3.2.6. Modificación a los contratos estatales. 43
3.2.7. Cesión del contrato. 46
3.2.8. Suspensión y Reinicio del contrato. 48
3.2.9. Resciliación o terminación anticipada 49
3.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL 50
3.3.1 Liquidación del Contrato 50
3.3.2 Formas de llevar a cabo la liquidación 51
3.3.2.1. Por mutuo acuerdo de las partes. 51
3.3.2.2. Unilateralmente por el Departamento xx Xxxxxx. 51
3.3.2.3. Liquidación Judicial 51
3.3.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos. 52
3.3.4 Contenido mínimo del documento de liquidación 52
CAPITULO IV MODALIDADES DE LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 54
4.1 LICITACIÓN PÚBLICA 54
4.1.1 Dinámica de la audiencia de adjudicación 61
4.2 SELECCIÓN ABREVIADA 62
4.2.1 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización 63
4.2.1.1.Selección Abreviada - Subasta inversa presencial 63
4.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios. 70
4.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos 70
4.2.3 Selección Abreviada Menor de Cuantía. 71
4.2.4. Contratos para la prestación de servicios de salud 77
4.2.5 Por declaratoria de desierta de la licitación 77
4.2.6. Enajenación de Bienes del Estado. 77
4.2.7 Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria. 78
4.2.8. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM) 79
4.2.9. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad. 79
4.2.10 Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional 80
4.3 CONCURSO DE MÉRITOS 81
4.3.1 Clases de concurso de méritos 81
4.3.1.1.Procedimiento de Precalificación 82
4.3.3.1.1.Proceso de selección 83
4.4 CONTRATACIÓN DIRECTA 86
4.4.1. Proceso de Selección 87
4.4.2. Urgencia manifiesta 88
4.4.3 Contratación de empréstitos. 89
4.4.4 Contratos interadministrativos. 89
4.4.5. Convenios Interadministrativos. 89
4.4.6. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas 89
4.4.7 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 90
4.4.8. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. 90
4.4.9. El arrendamiento o adquisición de inmuebles. 91
4.4.10 Procedimiento para la Contratación Directa. 91
4.4.11 Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa. 91
4.5 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 92
4.5.1 Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía. 93
CAPÍTULO V RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 95
CAPITULO VI BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 98
6.1. EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN 98
6.2. EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL 99
6.3. EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 101
6.4. EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 103
CAPITULO VII ADMINISTRACIÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS 105
CAPITULO VIII SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 106
8.1 GENERALIDADES 106
8.2. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORIA 107
8.3. MANUALES DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION 108
CAPITULO IX GLOSARIO 109
CAPITULO X REGIMEN DE TRANSICIÓN 118
CAPITULO XI VIGENCIA, Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
...................................................................................................................................... 118
ABREVIATURAS UTILIZADAS
CN | Constitución Nacional |
CP | Consejero Ponente |
CC | Código Civil |
CDP | Certificado de Disponibilidad Presupuestal |
CPACA | Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. |
DAC | Departamento Administrativo de Contratación |
EICE | Empresas Industriales y Comerciales del Estado. |
ICBF | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar |
PAC | Plan Anual de Caja |
PAA | Plan Anual de Adquisiciones |
RCP | Registro de Compromiso Presupuestal |
RUP | Registro Único de Proponentes |
RUT | Registro Único Tributario |
SECOP | Sistema Electrónico para la Contratación Pública |
SENA | Servicio Nacional de Aprendizaje |
SEM | Sociedades de Economía Mixta |
SMMLV | Salarios mínimos mensuales legales vigentes |
UNSPSC | Código Estándar de Productos y. Servicios de Naciones Unidas |
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL DEPARTAMENTO XX XXXXXX Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
De conformidad con lo establecido por el artículo 286 de la Constitución Política, el Departamento xx Xxxxxx, es una entidad territorial, y de acuerdo con lo consagrado en el artículo 287 goza de autonomía para la gestión de sus intereses, y dentro de los límites de la Carta Política y la Ley, tiene derecho a gobernarse por autoridades propias, ejercer las competencias que le correspondan, administrar los recursos y establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y participar en las rentas nacionales.
En virtud de lo anterior y con fundamento en el artículo 298 de la Constitución Política, el Departamento xx Xxxxxx tiene autonomía para la administración de sus asuntos seccionales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social dentro de su territorio.
El Departamento xx Xxxxxx como una entidad pública, del nivel territorial, perteneciente a la rama del Poder Ejecutivo, cuya misión se adecua conforme al mandato de la Constitución Política de Colombia:
“Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo”.
1.2 LEGALIDAD DEL PRESENTE MANUAL DE CONTRATACIÓN
De conformidad con lo estipulado por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un Manual de Contratación, en cual debe cumplir con los lineamientos que señale Colombia Compra Eficiente.
1.3 MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN
De acuerdo con lo preceptuado en los artículos 1º y 2º de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica del Departamento xx Xxxxxx, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
También forma parte del Marco Legal de Contratación del Departamento xx Xxxxxx, el Estatuto Orgánico de Presupuesto, las Leyes y Decretos de Presupuesto, las normas sobre austeridad del gasto y las demás relacionadas con la ejecución del presupuesto en el Departamento xx Xxxxxx.
1.4 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN
Los procesos contractuales que adelante el Departamento xx Xxxxxx, así como las actuaciones de los funcionarios que intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual y de quienes presten sus servicios al mismo, se desarrollarán con fundamento en los principios de la Función Administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de: igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad; igualmente se garantizarán además, los principios de la contratación estatal, de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva y de la ecuación contractual a que hacen referencia los artículos 23, 24, 25, 26 y 27 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 y los demás que establezca la ley.
1.5 ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones del presente Manual de Contratación, aplica a las etapas Precontractuales, Contractuales y Postcontractuales que se adelanten en las diferentes Secretarias y/o Dependencias del Departamento xx Xxxxxx.
1.6 MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO XX XXXXXX
Los procesos de contratación que adelante el Departamento xx Xxxxxx, se ajustaran a los principios consagrados en el artículo 209 Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, principalmente los de buena fe, debido proceso, primacía del derecho sustancial sobre lo material, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, anualidad, responsabilidad, selección objetiva y transparencia.
Los procesos de contratación seguirán los lineamientos establecidos para cada modalidad de selección y en los pliegos de condiciones se indicaran los requisitos y objetivos necesarios para participar en los procesos de selección, con reglas objetivas, claras, justas y completas que permitan la selección objetiva del contratista
1.7 DE LA SUJECIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY
La actividad contractual que realice el Departamento xx Xxxxxx - Administración Central-, se sujetará a la Constitución Política de Colombia (artículos 83, 90 y 209), al Código de Comercio, Código Civil, Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios, lineamientos de Colombia Compra Eficiente, y las demás normas que las reglamenten, deroguen, adicionen o complementen y en especial, a lo establecido en el presente Manual de Contratación.
1.8 EJERCICIO DE LA VEEDURÍA CIUDADANA
Todo proceso de selección o con la ejecución y liquidación de todo contrato, la entidad promoverá la presencia y activa participación de las veedurías ciudadanas que se interesen en los mismos, permitiéndoles la verificación de la información que estimen necesario, en aras de la eficiencia y de la transparencia en la ejecución de los recursos públicos y en el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
Las veedurías ciudadanas establecidas y acreditadas de conformidad con la ley, podrán desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post- contractual de todos los procesos de contratación del Departamento. Para el
efecto, en los pliegos de condiciones se convocará a las veedurías interesadas que podrán participar en las convocatorias haciendo recomendaciones escritas y oportunas; así como interviniendo en todas las audiencias que se realicen durante el proceso. En caso de requerir información no protegida por reserva Legal y en el evento en el cual esta no esté publicada en el SECOP, la misma les será suministrada previa cancelación por los interesados del costo de su reproducción.
1.9 RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERESES
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por la existencia de intereses contrapuestos que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.
También se tiene en cuenta la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es decir, las que se producen durante el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del contrato, el contratista deberá ceder el contrato previa autorización de la entidad, y en el evento de que dicha situación no pueda presentarse procederá la terminación anticipada del contrato.
Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato cuyo contratista es un consorcio o unión temporal, debe haber cesión de la participación del miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorización del Departamento xx Xxxxxx, estableciéndose como prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembros del mismo consorcio o unión temporal.
Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artículo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato lo vician de nulidad absoluta, además de generar en el contratista una inhabilidad de 5 años a partir de la celebración del contrato.
En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un “interés”, que puede generar conflicto entre el servidor público, la entidad y el proponente que acude al proceso de selección, este “interés” debe poseer la potencialidad de afectar la decisión, de forma especial respecto de las personas involucradas en el
proceso de selección, de su cónyuge, de un pariente suyo en los grados señalados por la ley o de sus socios de derecho o de hecho; generándose el conflicto de intereses por no manifestar el impedimento por esa situación personal o familiar en el trámite del asunto
Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas, deberán:
1. Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso contractual a su cargo.
2. Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.
3. Poner en conocimiento del superior jerárquico los hechos constitutivos de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
4. Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, se deberá elevar la correspondiente consulta al Departamento Administrativo de Contratación.
En el Departamento xx Xxxxxx como entidad pública del orden territorial, sometida al estatuto de contratación pública, le son aplicables, a sus procesos de Contratación, el régimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y demás prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento.
1.9.1 En caso inhabilidades e incompatibilidades.
1. El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, así deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
2. En caso de que la de inhabilidad o incompatibilidad, se configure en una tercera persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de que una persona se encuentra en alguna de dichas situaciones, deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá impedir que dicha persona suscriba el acto o contrato si es respecto de él.
3. En tratándose de procesos contractuales esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa recomendación de quien asume el rol jurídico y previa adjudicación y expedición del registro o compromiso presupuestal.
1.9.2 En caso de conflicto de intereses.
1. El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la Ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
2. Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento, la actuación con escrito motivado al Superior funcional y si no lo tuviere al Gobernador del Departamento.
3. El Superior funcional o el Gobernador del Departamento, remitirá el asunto al Departamento Administrativo de Contratación para el respectivo estudio.
4. Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud, procederá a decidir.
5. Si lo acepta indicará a quien corresponde el conocimiento de las diligencias.
1.10 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA), es el plan general de compras incluyendo tanto rubros de inversión como de funcionamiento.
Se elabora de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.
El PAA y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Departamento xx Xxxxxx y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año. Actualización a Julio de cada año.
El PAA debe ser concordante con el presupuesto y con el plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.
Cada Secretario, Director o Jefe de dependencia deberá determinar el funcionario de su dependencia que será el encargado de la elaboración del Plan, será el responsable de enviar la información a la Secretaría General que es la encargada de administrar y consolidar el PAA del Departamento, el cual se deberá ajustar y actualizar conforme a los lineamientos dados por esta Dependencia.
1.10.1 Elaboración.
Los respectivos Secretarios y jefes de cada oficina de la Gobernación xx Xxxxxx, se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar las necesidades de bienes, servicios y obra pública de su dependencia, los cuales deben guardar armonía con el Plan de Desarrollo, el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos del Departamento, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma.
El PAA servirá de instrumento de planificación y programación para realizar las adquisiciones del Departamento xx Xxxxxx, contribuyendo de esta manera a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión.
El plan debe incluir la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación.
Este plan permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que el Departamento xx Xxxxxx contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.
El PAA debe contener los siguientes elementos mínimos:
Necesidad
Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador
Valor y tipo de recursos
Modalidad de selección
Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.
Valor total del Plan Anual de Adquisiciones.
Límite de contratación de menor cuantía.
Límite de contratación de mínima cuantía
Fecha de la última actualización del Plan Anual de Adquisiciones
1.10.2 Evaluación y seguimiento.
Los Secretarios y jefes de oficina de todas las dependencias, deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante la vigencia o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la información a la Secretaria General.
1.11 COMPETENCIA Y DELEGACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas será del jefe o representante legal de la entidad, según el caso.
El artículo 12 de la Ley 80 de 1993, establece que los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.
1.11.1 En la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación.
En consonancia con lo anterior, mediante Decreto Departamental 1077 del 21 de septiembre de 2012, se crea el Departamento Administrativo de Contratación (DAC) y en el artículo 2, numerales 1 y 2 se delega la Contratación Pública del Departamento xx Xxxxxx en el Departamento Administrativo de Contratación y establece que entre sus funciones están:
(1) Adelantar los procesos de selección necesarios para contratar la adquisición de bienes, servicios y la ejecución de obras públicas, que
requiere la Gobernación xx Xxxxxx para el cumplimiento de sus funciones, planes, programas y proyectos. (2) Suscribir, legalizar y liquidar en nombre del Departamento todos los contratos y/o convenios, conforme a las disposiciones establecidas en la Constitución Nacional, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás disposiciones que regulen la materia (…).
Delegación ratificada en el Director del Departamento Administrativo de Contratación mediante la Resolución 1377 de 2012 y el Decreto 364 del 25 xx Xxxxx de 2014 y el presente manual de contratación.
En virtud de lo anterior, las directrices en materia de contratación serán impartidas por la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación.
Sin perjuicio de las anteriores estipulaciones, en caso de existir delegación de la Contratación Pública en cabeza de otras secretarias, direcciones o dependencias, las competencias asignadas en el presente manual al Departamento Administrativo de Contratación, serán ejercidas por el Jefe de la dependencia a quien se haya delegado la contratación de conformidad con las funciones delegadas, salvo la conformación del comité asesor del que seguirá siendo integrante el Director del Departamento Administrativo de Contratación, lo estipulado en los numerales 1.9, 8.3 y los Capitulos X y XI del presente manual.
El Gobernador podrá en cualquier momento reasumir las competencias contractuales y funciones delegadas y revisar los actos expedidos en ejercicio de la delegación, lo que se presumirá cuando suscriba los documentos en cuestión.
1.11.2 En los Secretarios, Directores de Xxxxxxxx y/o el Gestor del PAP – PDA
Se delega en cabeza de los Secretarios, Directores del despacho y/o el Gestor del PAP - PDA, las siguientes actividades:
a) La elaboración, suscripción y expedición de los estudios previos, estudios del sector, estudios xx xxxxxxx y matriz de riesgos.
b) La expedición del acto administrativo de justificación de contratación directa y de los actos y documentos necesarios para la suscripción de contratos y convenios a los que se refiere el artículo 355 de la Constitución política y las disposiciones que lo reglamentan
c) La justificación sobre modificaciones, adiciones suspensión o reinicio de los contratos y convenios, cuando sean necesarias.
d) La suscripción de las actas de inicio, suspensión y reinicio de contratos y convenios cuando sean necesarias.
e) La supervisión del cumplimiento de los contratos y convenios, la suscripción de los informes necesarios para la liquidación de los contratos y convenios y declaratoria de siniestro; además los supervisores e interventores designados deberán mantener informado al Director del Departamento Administrativo de Contratación sobre el estado y avance del contrato o convenio de que se trate sin perjuicio de que sean verificadas directamente por éste.
f) La elaboración de los documentos y tramite de todas las actuaciones administrativas que se requieran como base para la aplicación de clausulas excepcionales al derecho común y la declaratoria de incumplimiento e imposición de sanciones a los contratistas.
g) La de suscribir en nombre del Departamento las Actas de Liquidación, de todos los contratos y convenios, así como las actas de liquidación de los convenios y contratos a que se refiere el artículo 95, 96 de la Ley 489 de 1998, como también aquellos a que se refiere el Decreto 777 de 1992, artículo 355 de la Constitución, así como todos aquellos convenios y contratos que se celebren con personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, cuando hayan ejercido la supervisión. De esta delegación, se excluye al Gestor del PAP – PDA, en cuyo caso, las liquidaciones serán adelantadas por el Secretario de Planeación Departamental.
La facultad para liquidar contratos y/o convenios para los casos en los cuales la supervisión de la misma se haya originado en el Despacho del Gobernador o en las dependencias adscritas a éste, será ejercida por la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación.
La liquidación de los contratos y/o convenios en los cuales el Departamento sea el contratante y la supervisión sea ejercida por el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE XXXXX XX XXXXXX, será ejercida por la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación.
h) Emitir concepto motivado para consideración de la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación y del Comité Asesor, en los casos que corresponda, recomendando la procedencia o no de la figura del precio artificialmente bajo.
i) Emitir concepto motivado sobre la conveniencia o no para la Entidad respecto de la rescilación o terminación anticipada de los contratos y/o convenios donde se ejerza la supervisión. Lo anterior también implica la suscripción del documento que decida la resciliación o terminación anticipada.
El Gobernador del Departamento xx Xxxxxx, podrá en cualquier momento reasumir las competencias y funciones delegadas y revisar los actos expedidos en ejercicio de la delegación, lo que se presumirá cuando suscriba los documentos en cuestión.
1.12 EXPEDIENTE CONTRACTUAL
Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo que socialice la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación, para cada modalidad de selección.
Las carpetas de expedientes contractuales contendrán los documentos previos, proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones, adendas, constancias de publicación en el Portal único de Contratación SECOP, actas de audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, contrato, pólizas, oficios, documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relación de contratación derivada, copia de los contratos derivados, documentos de correspondencia entre contratante y contratista, las actas de liquidación de los mismos, e informes de ejecución que el contratista haya presentado, los informes de supervisión o interventoría, actas del comité de asesoría y verificación, así como todos los documentos soporte de la ejecución contractual, actos administrativos de imposición de sanciones, sus respectivas constancias de ejecutoria y oficios derivados de esta actividad.
Esta carpeta debe encontrarse bajo custodia del archivo del Departamento Administrativo de Contratación y no podrá salir de sus dependencias.
El Director del Departamento Administrativo de Contratación podrá adelantar las diligencias necesarias cuando se requiera la reconstrucción de expedientes administrativos contractuales.
CAPITULO II PROCESO CONTRACTUAL
En los procesos contractuales adelantados por el Departamento xx Xxxxxx, se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en el presente manual de conformidad con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal.
2.1 OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
De conformidad a lo establecido en el artículo 1 del Decreto 1510 de 2013, el Departamento xx Xxxxxx procurará el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.
2.2 PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Son partícipes del sistema de compras y contratación pública, para efectos del Decreto Ley 4170 de 2011:
1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.
2. Colombia Compra Eficiente.
3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.
4. Los contratistas.
5. Los supervisores.
6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley
2.3 INSTANCIAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
Las siguientes son las instancias que participan en el proceso contractual del Departamento xx Xxxxxx:
Comité Asesor y Evaluador.
Comité Asesor Alterno.
Área o dependencia que requiere el servicio.
2.3.1 Comité Asesor y Evaluador.
De conformidad con lo establecido por el Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, se designa al Comité Asesor y Evaluador, con el objeto de apoyar los procesos de convocatorias para la provisión de bienes y servicios, en las modalidades de licitación, selección abreviada, concurso de méritos o en cualquier otra modalidad de contratación cuando se requiera, así:
El Gobernador o su delegado, quien lo presidirá.
El Secretario General o su delegado
El Director del Departamento Administrativo de Contratación o, su delegado, quien además ejercerá la Secretaría Técnica.
El Subsecretario de Presupuesto
El Titular de la Dependencia que tenga relación directa con el bien, servicio u obra que se requiera contratar, quien tendrá voz pero no voto.
2.3.2 Comité Asesor Alterno.
Se crea el Comité Asesor Alterno, para los casos en que la misma fecha y hora se deban adelantar audiencias simultáneas en los procesos de contratación, el cual estará integrado por:
El Gobernador o su delegado, quien lo presidirá.
El Subsecretario de Servicios Administrativos.
El Subsecretario xx Xxxxxx
El Subsecretario de Economía Regional y Agua Potable
El Titular de la Dependencia que tenga relación directa con el bien, servicio u obra que se requiera contratar, quien tendrá voz pero no voto.
La Secretaría Técnica de este Comité Asesor Alterno estará a cargo del Profesional Universitario - Grado 219 - Código 04 de la planta de cargos de la Gobernación xx Xxxxxx de libre nombramiento y remoción dependiente del Despacho del Gobernador.
2.4. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR.
Serán funciones del comité asesor las siguientes:
1. Realizar la evaluación de las propuestas, de acuerdo con el insumo que prepare la dependencia interesada en el proceso y el Departamento Administrativo de Contratación
2. Presentar el orden de elegibilidad o evaluación preliminar y definitiva.
3. Dar respuesta a las observaciones de la verificación de requisitos habilitantes y las evaluaciones de los factores ponderables, de conformidad con el insumo que prepare la dependencia interesada en el proceso y el Departamento Administrativo de Contratación
4. Emitir la correspondiente recomendación de contratación o de adjudicación.
5. Recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta con valor artificialmente bajo, de conformidad con el insume que prepare la dependencia responsable e interesada en el proceso contractual.
6. En los casos de declaratoria de incumplimiento, imposición de multas, sanciones o caducidad y con posterioridad a la presentación del informe del supervisor o interventor del contrato, sobre el posible incumplimiento del contratista y en caso de quedar evidenciado el incumplimiento, el comité recomendará al Delegado para contratar la citación al contratista para la realización de la audiencia.
2.5. QUÓRUM.
Los Comités podrán deliberar con un mínimo de tres (3) de sus miembros y podrá decir por mayoría simple de sus integrantes con derecho a voz y voto.
Si uno de los miembros del Comité con derecho a votar no está de acuerdo con el sentido de la decisión mayoritaria o con su motivación, expresará en la misma sesión las razones de su desacuerdo y podrá consignarlas en documentos que se anexará a aquellas bajo el título de salvamento de voto o aclaración de voto, según sea el caso, el cual deberá entregarse a más tardar dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de la sesión, sin que su retardo impida proseguir el trámite.
2.6. SESIONES
El comité se reunirá 2 veces por semana los días martes y jueves y cuando por fuera de estos días se requiera, el Departamento Administrativo de Contratación los requerirá con anticipación, para lo cual el Departamento Administrativo de Contratación y la dependencia interesada en el proceso de contratación, prepararán los documentos y las diligencias a que sea citado el comité.
2.7 AUDIENCIAS DE IMPULSO DE TRAMITE QUE NO IMPLICAN EVALUACION
El Director del Departamento Administrativo de Contratación y el titular de la dependencia que tenga relación directa con el bien, servicio u obra que se requiera contratar, de acuerdo con el cronograma de cada proceso de selección, celebrará las audiencias de impulso de los trámites que no impliquen evaluación,
como las audiencias de sorteo de consolidación de oferentes, de aclaración de pliegos, de determinación de riesgos previsibles, de cierre y apertura de propuestas y de subasta inversa, sin perjuicio de que invite a la misma al Comité Asesor o de que requiera su intervención de acuerdo con el pliego de condiciones.
2.8. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS DE MÍNIMA CUANTÍA
La verificación y evaluación de las ofertas de mínima cuantía, será adelantada por la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación y el titular de la dependencia que tenga relación directa con el bien servicio u obra que se requiera contratar.
En caso de presentarse ofertas con precio artificialmente bajo, los funcionarios que evalúen requerirán al oferente para que rinda las explicaciones que sustenten el valor ofertado. Rendidas las explicaciones, la dependencia que requiere la contratación, resolverá sobre la continuidad o rechazo de la oferta, de conformidad con lo establecido en los artículos 27 y 28 del Decreto 1510 de 2013.
2.9 MÉTODOS ALEATORIOS.
En los sorteos o métodos aleatorios como el sorteo de consolidación de oferentes, el desempate en casos de subasta presencial y los factores de desempate en general, se utilizarán en lo posible indicadores xxx xxxxxxx cambiario y bursátil que garanticen que no pueden ser anticipados y que blinden el proceso de selección de cualquier manipulación o injerencia externa, como la tasa representativa xxx xxxxxxx (TRM) certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.10 CONTRATACIÓN ENTRE PARTICULARES O DERECHO PRIVADO
En los casos en que las normas aplicables sean las de contratación entre particulares o Derecho Privado, el Departamento Administrativo de Contratación podrá diseñar convocatorias para promover la amplia concurrencia de interesados, la transparencia y la selección objetiva, aplicando métodos aleatorios para la selección
2.11 ÁREA O DEPENDENCIA QUE REQUIERE LA CONTRATACIÓN
La dependencia que requiere la contratación del bien o servicio, es la encargada de elaborar los estudios previos, estudios del sector, estudios xx xxxxxxx, la
evaluación de los riesgos y la determinación de los requisitos habitantes, de que tratan los artículos 15, 16, 17, 18 y 20 del Decreto 1510 de 2013, para el inicio del proceso contractual. De igual manera, tiene la obligación de entregar completos todos los documentos, en medio físico y magnético, para la iniciación del proceso de selección en la secretaría del Departamento Administrativo de Contratación.
Los estudios previos deberán ser cuidadosamente elaborados por el área que requiere la contratación, de manera que no existan errores en la forma y el fondo, que puedan prestarse a equívocos en la selección objetiva del contratista. En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por el Departamento Administrativo de Contratación, la documentación será devuelta al área respectiva, para la correspondiente modificación o adecuación, en un plazo que no supere, por regla general, los cinco (5) días hábiles. En todo caso, el Departamento Administrativo de Contratación, brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que lo requieran, para la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.
Los estudios previos, xx xxxxxxx, de sector, de riesgos, requisitos habilitantes, autorizaciones, licencias, proyecto xx xxxxxx de condiciones, deberán ser radicados en el Departamento Administrativo de Contratación, por parte del área o dependencia que requiere el bien o servicio, con una antelación de cinco (5) días hábiles, a la fecha prevista para la iniciación del proceso de selección o para la suscripción del contrato, para que el Departamento Administrativo de Contratación, proceda a la respectiva verificación y revisión.
CAPITULO III ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
3.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
Comprende el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Departamento xx Xxxxxx. Incluye los trámites que van desde la elaboración de estudios y documentos previos, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.
Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y comprende entre otros aspectos: la realización de los estudios previos, estudio del Sector, estudios xx xxxxxxx, la evaluación de los riesgos, necesidad de exigencia de licencias y/o autorizaciones y la determinación de los requisitos habilitantes. En el evento de ser necesaria la elaboración del proyecto de pliegos de condiciones, aviso de convocatoria, acto administrativo de justificación de contratación directa, acto administrativo de apertura del proceso de selección.
De igual manera, se determinará la modalidad de selección que debe realizarse.
Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de planear la contratación de sus necesidades. En los estudios previos deberán definir las especificaciones técnicas, el objeto a contratar, indicar si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, elaborar los estudios de costos, y en general, establecer todos los aspectos a tener en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales serán de mayor o menor complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual. En todo caso, el Departamento Administrativo de Contratación, brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que requieran la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.
3.1.1 Estudios y documentos previos.
La contratación estatal debe estar precedida de los estudios respectivos en los cuales se describa la necesidad del bien o servicio a contratar. La elaboración de los estudios previos, estudio de sector y xx xxxxxxx, determinación de los
requisitos habilitantes, evaluación del riesgo, capacidad residual, estarán a cargo del área en la cual surge la necesidad o dependencia solicitante, que será la responsable de presentar los documentos necesarios para adelantar la contratación con el respectivo apoyo del Departamento Administrativo de Contratación.
En los estudios deberá señalarse el área a la que le corresponderá realizar la supervisión del contrato.
De acuerdo con la modalidad de selección aplicable, el área en la cual surge la necesidad, debe realizar la solicitud de contratación y diligenciar los “Estudios Previos”, los cuales contendrán los aspectos mínimos requeridos por el Decreto 1510 de 2013, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los demás aspectos que considere necesarios para complementar los estudios.
Al momento de realizar los estudios previos, la Dependencia que requiere la obra, el bien o servicio a contratar debe hacer la verificación en el PAA que la obra, bien o servicio se encuentre incluido en este y así manifestarlo en el mencionado estudio. En el evento de no encontrarse incluido en el PAA, se debe proceder a realizar la actualización conforme a los lineamientos dados por la Secretaria General para ello.
De igual manera, la Dependencia que requiera la obra el bien o servicio, debe verificar si estos se encuentran en el Banco de programas y proyectos de Inversión Pública del Departamento xx Xxxxxx y consignarlo en los estudios previos.
Previo al inicio del proceso de contratación, la dependencia debe realizar los trámites presupuestales a que haya lugar con el fin de contar con los recursos necesarios que respalden financieramente la ejecución del contrato, tales como adición al presupuesto del Departamento, Gestión de vigencias futuras y obtención o actualización de Certificado de Disponibilidad Presupuestal o Certificado de Disponibilidad de Recursos según sea el caso.
A los estudios previos deberá anexarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por la Subsecretaría de Presupuesto, con fecha de expedición no mayor a dos meses y/o el Certificado de Disponibilidad de Recursos vigente.
Los estudios previos, análisis del sector económico y de los oferentes, determinación de los requisitos habilitantes, evaluación del riesgo, capacidad residual (Para el caso de obras), con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos y las disponibilidades presupuestales, se remitirán al Departamento Administrativo de Contratación, en físico y magnético, con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha prevista para el inicio del proceso de selección o elaboración del contrato. Sin la totalidad de los documentos establecidos en los artículos 15 a 25 del Decreto 1510 de 2013, no se dará inicio a este proceso.
El Departamento Administrativo de Contratación, devolverá las solicitudes de contratación cuyos documentos no estén completos para iniciar el correspondiente proceso de selección para que la dependencia que requiere la contratación complemente el expediente contractual, el que deberá volver a ser radicado en la secretaría del Departamento Administrativo de Contratación.
En todo caso el Departamento Administrativo de Contratación, brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que requieran la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.
Los elementos mínimos previstos en los artículos 15 a 25 del Decreto 1510 de 2013, se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.
El soporte de los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, serán exigibles para todas las modalidades de selección, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con los artículos 15 y 17 del Decreto 1510 de 2013 y deberá realizarse para cada caso concreto, en razón a que éstos riesgos varían dependiendo del objeto de la contratación.
Al elaborar los estudios previos, análisis del sector económico y de los oferentes, determinación de los requisitos habilitantes, factores de ponderación, evaluación del riesgo, capacidad residual (para el caso de obras), la dependencia que los diseñe debe tener en cuenta los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo y su tratamiento; para ello, hay que entender que el concepto de previsibilidad que se refiere a los eventos que razonablemente pueden esperarse que ocurran en condiciones normales y que puedan afectar el
equilibrio económico del contrato; por lo tanto, este aspecto será atendido y analizado de manera prudente y detallada.
Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable.
Los estudios previos, análisis del sector económico y de los oferentes, determinación de los requisitos habilitantes, factores de ponderación, evaluación del riesgo, capacidad residual (Para el caso de obras), con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos, estarán integrados en un solo documento, siempre y cuando las necesidades específicas de cada objeto contractual así lo permitan.
3.1.2 Los componentes del estudio previo para todos los procesos a excepción del proceso de mínima cuantía.
De conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los estudios y documentos previos son la columna vertebral para la elaboración del proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Estos deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo de todo el proceso de contratación y debe contener los siguientes elementos, además de los indicados taxativamente para cada modalidad de selección:
a) La descripción de la necesidad que el DEPARTAMENTO pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
b) El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
c) La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
d) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, el DEPARTAMENTO debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. El DEPARTAMENTO no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, el DEPARTAMENTO no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
e) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
f) El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
g) Las garantías que el DEPARTAMENTO contempla exigir en el Proceso de Contratación.
h) La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial
i) Inclusión de la contratación en el PAA
3.1.2.1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación.
En este punto se debe consignar el por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos, como evidencia de la debida planeación. Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto o la contratación de servicios, obras y bienes, según sea el caso, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.
Responder a las preguntas: ¿qué se necesita contratar?, ¿porqué se necesita contratar?, ¿para que se necesita contratar? y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto a contratar.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
Banco de proyectos
3.1.2.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
1. Objeto. Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos extensos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.
3.1.2.3. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC.
Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las dependencias del Departamento definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos.
Se debe tener en cuenta la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente.
3.1.2.4. Especificaciones – Actividades Específicas – Alcance:
Especificaciones técnicas.
La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como
requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.
Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización se requerirá de la elaboración de una FICHA TÉCNICA para cada uno de los bienes y/o servicios que se pretende adquirir mediante el proceso de contratación, la ficha deberá contener, como mínimo:
a) Denominación de bien o servicio;
b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;
c) La identificación adicional requerida;
d) La unidad de medida;
e) La calidad mínima, y
f) Los patrones de desempeño mínimos
Estudios técnicos y diseños
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
3.1.2.5. Plazo de Ejecución.
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se ejecute el objeto contractual y se cumplan las
obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o existe un régimen especial para el manejo de los mismos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.
3.1.2.6. Lugar de Ejecución.
Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
3.1.2.7. Banco de programas y proyectos de Inversión Pública del Departamento xx Xxxxxx.
Dentro de este ítem se debe indicar puntualmente a que proyecto apunta esta inversión, enunciando el Eje Estratégico, Programa y Subprograma– Programa, que se encuentre incluido dentro del Plan de Desarrollo Departamental. En caso de no corresponda a un proyecto de inversión, indicar que afecta recursos de funcionamiento.
3.1.2.8. Obligaciones de las partes.
Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para que se desarrolle y ejecute adecuadamente el objeto contractual.
3.1.2.9. Designación de Supervisor o Interventor Seleccionado.
En los estudios previos se debe designar el Supervisor del Contrato o hacer mención al Interventor seleccionado, según sea el caso.
3.1.2.10. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos.
En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.
Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.
3.1.2.11. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan, como también el tipo de contrato que se va a celebrar, de conformidad con lo estipulado en la Ley 80 de 1993.
Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
3.1.2.12. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
a) Análisis del sector. En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.
b) Condiciones legales. Se debe anotar el perfil de la persona natural o jurídica que se pretende contratar.
c) Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Para el análisis técnico y económico se requiere tener en cuenta las especificaciones técnicas detallando concienzudamente el detalle, las cantidades, la unidad de medida y los valores unitarios. De igual manera en el análisis técnico y económico se seguirán los lineamientos de Colombia Compra Eficiente.
d) Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
e) Valor. Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
f) Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo o pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Se podrá pactar la entrega de anticipos y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, solo se podrá pactar hasta por el 100% de los recursos que el Departamento apropió en la vigencia de suscripción del contrato, sin que supere el 50% del valor total.
g) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y/o Certificado de Disponibilidad de Recursos. Al inicio de cualquier proceso de contratación se debe contar con el respectivo respaldo presupuestal: certificado de disponibilidad presupuestal y/o certificado de disponibilidad de recursos, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos.
3.1.2.13. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca.
Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio del funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en el Manual expedido para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta:
a) El Riesgo del Proceso de Contratación;
b) El valor del contrato objeto del Proceso de Contratación;
c) El análisis del sector económico respectivo;
d) El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional.
Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directa ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
3.1.2.14. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
Se debe realizar un análisis que incluya la descripción del riesgo, la consecuencia de la ocurrencia del evento, la probabilidad, el impacto, la valoración del riesgo y la asignación entre otros. Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán detallar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
Para la determinación de los riesgos es necesario tener en cuenta lo estipulado en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente.
3.1.2.15 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.
Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros Legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias, patrimonios autónomos y en general los demás mecanismos de cobertura del riesgo establecidos en el Decreto 1510 de 2013, a solicitud de los oferentes o contratistas.
De acuerdo con lo establecido en las normas de contratación estatal, el Departamento xx Xxxxxx exigirá garantías que garanticen el cumplimiento de las obligaciones derivadas de: la presentación de ofertas, los contratos y su liquidación y aquellos riesgos surgidos por actuaciones, hechos y omisiones de sus contratistas,
Para determinar el tipo de garantía, su suficiencia y el tiempo por el cual se deberá otorgar, se tendrá en cuenta lo determinado por los artículos 110 y siguientes del decreto 1510 de 2013.
De acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato se incluirán los amparos correspondientes en la respectiva garantía única; de igual manera se podrán incluir otros amparos, según corresponda. La Administración Departamental, determinará y justificará en los estudios previos, las garantías que requiera el contrato en razón de la naturaleza del objeto del contrato y los riesgos que amenacen el cumplimiento del contrato o riesgos frente a terceros.
Nota: No obstante lo anterior, el Departamento podrá manejar el porcentaje del cubrimiento, teniendo en cuenta los riesgos.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
No serán obligatorias en:
1) Los contratos de empréstito
2) Los contratos interadministrativos
3) Los contratos de seguro
4) Los contratos que se celebren con grandes superficies.
5) Los contratos celebrados por contratación directa.
6) Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.
3.1.2.16. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Para esto es necesario tener en cuenta el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente.
Se debe verificar:
Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación
La Contratación Directa y de Mínima Cuantía, no están cobijados por Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, lo anterior de conformidad con lo estipulado en el Xxxxxx para el manejo de los acuerdos comerciales en procesos de contratación (M-MACPC-03).
La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:
Trato Nacional y no discriminación
Plazos para la presentación de ofertas
Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones en Internet – Accesibilidad
Especificaciones técnicas claras y necesarias
Condiciones de participación esenciales
Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección.
Conservación de registros
Reglas de origen
Transparencia
Compensaciones
Revisión nacional de impugnaciones.
En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Igualmente, el Artículo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se concederá a:
(a) A los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales.
(b) A los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
(c) A los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia.
3.1.2.17. Los componentes del Estudio Previo para el proceso de Mínima Cuantía.
De conformidad con lo establecido por el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013, el DEPARTAMENTO deberá elaborar unos estudios previos con los siguientes requisitos:
1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
Nota: Los Procesos de Mínima, no están cobijados por Acuerdos Comerciales, y es potestativa la exigencia de la Garantía Única.
3.2 ETAPA CONTRACTUAL
Es la etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual.
3.2.1. El Contrato.
Es un acto jurídico generador de obligaciones celebrado por el Departamento xx Xxxxxx. Los contratos que éste celebre deberán constar por escrito.
Las estipulaciones de los contratos que celebre el Departamento xx Xxxxxx serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.
Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución.
3.2.1.1. Requisitos de suscripción.
Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados por el contratista, así como revisados y corroborados por parte, en primer término, del Secretario o Jefe de cada dependencia y sus profesionales y en segundo lugar, por parte del Departamento Administrativo de Contratación; de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente Manual para cada tipo de contrato o convenio.
Serán los responsables de que se anexen todos los documentos que se requieran para la suscripción el Secretario o Jefe de cada dependencia y sus profesionales.
3.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento.
Los contratos que suscribe el Departamento xx Xxxxxx se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestación, el plazo y éste se eleve a escrito.
El contrato debe contener al menos:
a) Tipo de contrato: Suministro, prestación de servicios, mandato, obra pública, entre otros.
b) Identificación completa de las partes del contrato.
c) Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.
d) Las obligaciones de las partes
e) Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecución, forma de pago apropiaciones presupuestales.
f) El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.
g) Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.
h) Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato
i) Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes.
j) Cláusula de indemnidad.
k) Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique)
l) Garantías (Cuando aplique).
m) Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía (Ver artículo 127 del Decreto 1510 de 2013).
n) Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de la Ley 80 de 1993) cuando estas apliquen.
o) Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.
p) Prohibiciones a las que haya lugar.
q) La indicación del régimen jurídico aplicable.
r) Indicación sobre la solución de controversias.
s) Domicilio del contrato.
Tratándose de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte de la Gobernación xx Xxxxxx, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 4 del artículo 85 y numeral 4 del artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.
Para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones.
3.2.1.3. Requisitos de ejecución.
Para la ejecución de los contratos se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis de riesgos hecho (desde el estudio previo), la existencia del, Registro Presupuestal de Compromiso (RPC) cuando aplique y la constancia de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y Riesgos Profesionales del personal que se destinará a la ejecución del contrato.
El registro de compromiso debe solicitarse por parte del Secretario o jefe de la dependencia que requiere del contrato y tendrá la colaboración del abogado de enlace.
La aprobación de las garantías estará a cargo del Director del Departamento administrativo de Contratación del Departamento xx Xxxxxx.
3.2.1.4. Requisitos de legalización.
Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente Registro Presupuestal de Compromiso (RPC). La dependencia competente en el Departamento xx Xxxxxx para crearlo es la Secretaria de Hacienda por intermedio de la subsecretaria de Presupuesto.
El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin.
3.2.1.5. El Pago o Desembolso.
Para la realización de cada pago, el funcionario encargado deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
3.2.2. Publicación del Contrato.
Los contratos suscritos por el Departamento xx Xxxxxx se publicarán en el SECOP conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. Adicionalmente serán publicados en la página web del Departamento xx Xxxxxx a través del Departamento Administrativo de contratación, al igual que en los demás medios que exija la Ley o los entes de control.
3.2.3. Pago de Impuestos.
Deberá aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de acuerdo con establecido por la Secretaría de Hacienda Departamental.
3.2.4. Inicio del Contrato.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá proceder a la suscripción del acta de inicio.
Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso contractual.
3.2.5. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato.
Las situaciones que se describen a continuación son las que común o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecución del contrato, sin embargo, no se presentan como un listado taxativo, razón por la cual, cada situación en particular deberá ser analizada por cada una de las dependencias.
3.2.6. Modificación a los contratos estatales.
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el Departamento xx Xxxxxx lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo, es decir bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de
modificación contractual el clausulado que no altere la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Las modificaciones a los contratos surgen cuando:
1. Se requiere incrementar el valor del contrato (Adición), en aras de garantizar la existencia de suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración. En este caso no conlleva necesariamente el cambio de especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado pero si requiere más cantidad del objeto. En este caso la dependencia que requiere la contratación deberá presentar al DAC para la firma del Director:
a. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la modificación consistente en la adición al valor del contrato o acepte la intención de adición hecha por el Departamento xx Xxxxxx, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.
b. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación consistente en la adición al valor del contrato. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
c. Presupuesto oficial que soporta la modificación consistente en la adición al plazo de ejecución del contrato suscrito por el supervisor y/o interventor.
d. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
e. Certificado del Banco de Proyectos vigente (cuando aplique).
f. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
g. Cronograma de actividades que soporta la modificación. (cuando aplique)
h. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.
Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (Artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley, como en el contrato de interventoría.
2. Se requiere incrementar el plazo de ejecución (Prorroga). Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato. En este caso la dependencia que requiere la contratación deberá presentar al DAC para la firma del Director:
a) Manifestación escrita del contratista en donde solicite la modificación consistente en adición al plazo de ejecución o la intención de hacerla por parte del Departamento xx Xxxxxx, con indicación expresa de que no generan sobrecostos.
b) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación consisten en adición al plazo de ejecución. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
c) Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga. (Cuando aplique)
d) Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
e) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
f) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.
Para que la respectiva modificación sea aprobada por el Director del Departamento Administrativo de contratación se deben aportar y analizar los anteriores documentos.
En caso de que se trate de una modificación que comprenda tiempo de ejecución y valor se debe cumplir con los requisitos pertinentes de cada una de ellas.
3. Otras modificaciones a las cláusulas del contrato. Si se requiere una modificación que no implique modificación en el valor o en el plazo del contrato, es
decir, el cambio se requiere en otras condiciones del contrato, para la firma del Director del DAC, la dependencia que requirió el contrato debe presentar:
a) Manifestación escrita del contratista en donde solicite la modificación expresando claramente en qué consiste o, que acepte la intención de modificación hecha por el Departamento xx Xxxxxx, con indicación expresa de los cambios que se van a realizar.
b) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación del contrato. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
c) Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
d) Certificado del Banco de Proyectos vigente (cuando aplique).
e) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato
f) Cronograma de actividades que soporta la modificación. (cuando aplique)
g) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición
3.2.7. Cesión del contrato.
Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del Departamento xx Xxxxxx.
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –
cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del Departamento xx Xxxxxx.
En estos casos el cesionario debe demostrar la misma idoneidad que fue requerida para el cedente y siempre debe mediar autorización expresa y escrita por parte del Departamento xx Xxxxxx.
El procedimiento es el siguiente:
a) El contratista debe presentar por escrito al supervisor los hechos y circunstancias que le impiden continuar la ejecución del contrato y su intención de cederlo. Igualmente dejará a su consideración el nombre de la persona natural y su hoja de vida y si se trata de una persona jurídica deberá acreditar lo mismos requisitos que acredito el contratista inicial.
b) Estos documentos serán estudiados por el supervisor del contrato quien emitirá el concepto y recomendará o no, aceptar la solicitud.
c) Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta, por parte del Director del DAC, en donde constará el estado en el que se encuentra el contrato.
d) El acta se elaborará por parte del abogado de enlace de la secretaría o dependencia que requiere la contratación.
e) El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones cuando se hayan solicitado, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
f) Se deberá realizar el trámite correspondiente al registro presupuestal en la Subsecretaría de presupuesto, cuando aplique.
g) Se procederá con el trámite de legalización de la cesión en el DAC.
h) El supervisor del contrato remitirá las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por el Abogado de enlace de la respectiva dependencia.
i) Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
3.2.8. Suspensión y Reinicio del contrato.
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el Departamento xx Xxxxxx y el contratista, podrán de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.
Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:
a) Manifestación escrita de la necesidad de la suspensión por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b) Justificación y concepto del supervisor y/o interventor, donde recomiende la suspensión del contrato y se expongan las razones de índole técnico, social, jurídica, financiera, entre otros que soportan la respectiva suspensión.
c) Informe de seguimiento del contrato donde se dé cuenta del estado del contrato desde el punto de vista técnico, administrativo, jurídico, contable, etc.
d) El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por el contratista y el supervisor del contrato, con el visto bueno del jefe de la dependencia que requirió la contratación.
e) Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor del contrato.
f) Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, se deberá suscribir el acta de reinicio, por la mismas personas que lo hicieron en la suspensión; de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora.
Esta obligación corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, quienes deberán solicitar copia de la póliza con su respectiva modificación.
g) Una vez suscrita el acta de reinicio y realizadas las modificaciones correspondientes en la garantía, esta debe ser aprobada por el Director del DAC.
3.2.9. Resciliación o terminación anticipada.
Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.
Para resciliar un contrato celebrado por el Departamento xx Xxxxxx deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente:
a) Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad, en donde se justifiquen y manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b) Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato,
c) Justificación del supervisor que soporta la resciliación, con la indicación expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.
d) El Secretario o jefe de dependencia, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación o terminación anticipada.
3.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL
Inicia una vez vence el plazo pactado por las partes para la ejecución del objeto del contrato hasta la liquidación del mismo.
3.3.1 Liquidación del Contrato.
Es el período en el cual contratante y contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse x xxx y salvo de las obligaciones adquiridas. Aquí se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones.
En este período es fundamental la actuación del supervisor y/o interventor del contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así constará en el documento de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el Secretario o Jefe de dependencia que tuvo a cargo la supervisión del contrato.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar.
No todos los contratos deben ser liquidados, como es el caso de los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 217 del Decreto - Ley 019 de 2012.
Para estos casos en que no es obligatoria la liquidación, se debe expedir una certificación final por parte del supervisor en la que se indique: el nombre del contratista el número del contrato, el valor total del contrato, el plazo de ejecución, el valor efectivamente pagado.
Esta certificación deberá remitirse al DAC para publicarse y posteriormente archivarla en la carpeta del contrato.
3.3.2 Formas de llevar a cabo la liquidación.
3.3.2.1. Por mutuo acuerdo de las partes.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Departamento xx Xxxxxx liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse x xxx y salvo.
3.3.2.2. Unilateralmente por el Departamento xx Xxxxxx.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga el Departamento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Departamento tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procede a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de la garantía.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Departamento xx Xxxxxx y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) y el contrato prestarán mérito ejecutivo.
3.3.2.3. Liquidación Judicial.
El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y el Departamento no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término
establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del CPACA.
3.3.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos.
Si vencidos los plazos de liquidación bilateral y unilateral, no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del CPACA.
3.3.4 Contenido mínimo del documento de liquidación.
Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuación se fijan los parámetros a tener en cuenta en el trámite de liquidación de los contratos en el Departamento xx Xxxxxx, siendo importante para la liquidación tener presente lo siguiente:
Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
Número del contrato objeto de liquidación.
Objeto del contrato.
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
Interventor o supervisor, según el caso.
Valor inicial del contrato.
Duración inicial del contrato.
Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de Registro Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición.
Fecha del certificado de aprobación de las pólizas cuando aplique.
Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente finalización.
Historial en caso de haberse presentado modificaciones al contrato.
Descripción detallada del cumplimiento o no, de las actividades en desarrollo del objeto contractual.
Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar.
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos, de prestaciones sociales, etc.
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
NOTA: La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse x xxx y salvo, según el caso, es decir, el acto de liquidación debe limitarse a la rendición de cuentas y a pagar los saldos económicos adeudados, pero el término de la liquidación no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto contractual.
CAPITULO IV MODALIDADES DE LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
De conformidad con lo establecido en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013, la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de:
Licitación Pública.
Selección Abreviada.
Concurso de Méritos.
Mínima Cuantía.
Contratación Directa.
Para la determinación de la modalidad de contratación que corresponda, los funcionarios partícipes en los procesos de contratación, deberán analizar los siguientes aspectos:(a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
El Departamento Administrativo de Contratación, al inicio de cada vigencia fiscal determinará las cuantías para las diferentes modalidades de contratación basados en el presupuesto oficial del Departamento xx Xxxxxx.
4.1 LICITACIÓN PÚBLICA
Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de Licitación Pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa.
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PUBLICA | ||||
PASO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | TERMINO | FORMATO Y/O MEDIO DE PUBLICACIÓN |
1 | Verificar que el requerimiento se encuentre en el Plan Anual de Adquisiciones, previamente aprobado. | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace | Es lo primero que debe hacer el área o dependencia que requiere la contratación, antes de elaborar o proyectar cualquier otro documento | Plan Anual de Adquisiciones |
2 | Banco proyectos | Área o dependencia que requiere la contratación y | ||
Abogado de enlace | ||||
3 | Realizar el estudio xx xxxxxxx, estudio del sector, riesgos, requisitos habilitantes y anexar licencias o autorizaciones. | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace | Discrecional | |
4 | Elaborar los estudios previos. | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace | Discrecional | |
5 | Trámites presupuestales (Adición al presupuesto, solicitud de C.D.P y/o C.D.R., vigencias futuras, etc.) | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace | ||
6 | Expedición de C.D.P. o C.D.R. | Subsecretaria de Prepuesto - Fiducia | ||
7 | Con Nota Interna, realizar la solicitud de contratación y remitirla al DAC | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace | ||
8 | Elaborar el proyecto xx xxxxxx de condiciones y cronograma. | Área o dependencia que requiere la contratación y Abogado de enlace, con colaboración del DAC | ||
9 | Avisos de convocatoria que contendrá como mínimo: 1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal. 2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación. 3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir. 4. La modalidad de selección del contratista. 5. El plazo estimado del contrato. 6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma. 7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal. 8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. 9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme. (Requisitos del artículo 152 del Decreto 1510 de 2013). 10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación. 11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación. | DAC | Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación, se publicarán hasta 3 avisos con intervalos entre 2 y 5 días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página web de la entidad y el SECOP. | SECOP y pagina Web del Departamento |
12. El Cronograma. 13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso. | ||||
10 | Publicar el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los estudios y documentos previos y remitirlas al Comité Asesor. | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC | El proyecto xxx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con 10 días hábiles antes del acto que ordena la apertura. La publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones no genera obligación para EL DEPARTAMENTO de dar apertura al proceso de selección. | SECOP y pagina Web del Departamento |
11 | Analizar las observaciones recibidas al proyecto xxx xxxxxx de condiciones. | Abogado de enlace y área técnica de cada dependencia y DAC | ||
12 | Publicación del documento de respuesta a las observaciones. | DAC | De conformidad con los plazos publicados en el cronograma. | SECOP y pagina Web del Departamento |
13 | Publicación del acto administrativo de apertura del proceso y xxx xxxxxx de condiciones definitivo. El acto de apertura deberán contener los requisitos estipulados por el artículo 24 del decreto 1510 de 2013 y el pliego de condiciones deberá contener los requisitos establecidos artículo 30 de la ley 80 de 1993 y artículo 22 del Decreto 1510 de 2013 o de las normas que se ocupen de estos dos temas. Publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo, donde se incluirán las modificaciones pertinentes acorde a las observaciones presentadas al proyecto xxx xxxxxx. | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC | Al día siguiente de la publicación de la respuesta a las observaciones (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993) | |
14 | Visita técnica.(Optativa, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones). | Funcionario encargado de la parte técnica del proceso y que pertenece a la dependencia que requiere la contratación. | Antes de la audiencia de asignación de riesgos. | SECOP y pagina Web del Departamento |
15 | Audiencia para precisar contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones y asignación de riesgos previsibles. (Esta audiencia es obligatoria en esta modalidad de selección). Del resultado de las audiencias y cuando sea preciso, el Director del DAC expedirá las modificaciones | Abogado de enlace de cada y funcionario encargado de la parte técnica de la dependencia y DAC | Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30 numeral 4 Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto 019 de 2012 | Departamento Administrativo de Contratación. |
pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación. | ||||
16 | En caso de ser necesario, se modificará el documento xxx xxxxxx de condiciones mediante adendas, según lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1510 de 2013. El Dpto. xx Xxxxxx señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. El Depto. xx Xxxxxx puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Se deben publicar las adendas en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC | De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474/2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993: No podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo | SECOP y pagina Web del Departamento |
Cuando lo estime conveniente la entidad de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, podrá ampliar el plazo de la licitación antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso, no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 25 del Decreto 1510 de 2013 que reglamento el artículo 80 de la Ley 1474 de 2011 | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC | Hasta antes de los 3 días previos al cierre del proceso de selección. | SECOP y pagina Web del Departamento | |
17 | Recibir las ofertas el día y hora prevista en el pliego de condiciones y elaborar el acta. | Comité asesor y evaluador y Secretaria DAC | De conformidad con los plazos publicados en el cronograma | DAC |
18 | Cierre del Proceso Licitatorio. Es el plazo máximo para presentar ofertas Audiencia pública de cierre del proceso. Ésta se llevará a cabo una vez se haya cumplido el plazo para presentar ofertas. Se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC. | De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proceso | SECOP y pagina Web del Departamento |
proponentes y de los funcionarios de la Administración que estén presentes, se verificará si se presentan las propuestas en original y copia, se revisará la foliatura de las mismas, dejando constancia mediante acta. En caso de que el proceso se encuentre diseñado para presentarse en un solo sobre se verificará el número de folios y el valor de la propuesta económica, dejando constancia de ello en el acta. Si el proceso está diseñado para presentarse en dos sobres. Se abrirá el No. 1, se verificará el número de folios y se procederá a dejar en la urna el sobre No. 2 hasta la audiencia de apertura del segundo sobre. | ||||
19 | Verificación de los requisitos habilitantes. | Comité Asesor y dependencias responsables. | Proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir. | SECOP y pagina Web del Departamento |
De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007. | ||||
20 | Publicación en el SECOP del informe de verificación de requisitos habilitantes | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC | De acuerdo al cronograma del proceso | SECOP y pagina Web del Departamento |
21 | Término para realizar | Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. | El informe permanecerá publicado en el SECOP durante el tiempo que se otorga a los proponentes para subsanar la presentación de requisitos habilitantes. Discrecional. | SECOP y pagina |
observaciones a la verificación de | Web del | |||
requisitos habilitantes y para | Departamento | |||
subsanación. | ||||
Verificación de los documentos entregados durante el plazo de subsanación y estructuración del informe definitivo de evaluación de requisito habilitantes. | Comité Asesor y dependencias responsables. | Un día. El equipo de trabajo que llevó a cabo la verificación inicial, practicará la revisión de los nuevos documentos entregados. Un día o discrecional de acuerdo a la complejidad del | SECOP y pagina Web del Departamento |
proceso. | ||||
22 | Aprobación del informe final de | Comité Asesor, Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. | Un día. | SECOP y pagina |
verificación de requisitos | Web del | |||
habilitantes por parte del Comité | Departamento | |||
Asesor de contratación del | ||||
Departamento. | ||||
Previa citación al Comité Asesor | ||||
se presentará el informe de la | ||||
verificación de requisitos | ||||
habilitantes y se procederá a | ||||
correcciones o ajustes de acuerdo | ||||
con lo determinado por el Comité. | ||||
23 | Publicación de respuesta a observaciones y Publicación de informe definitivo de verificación de requisitos habilitantes. | Se publicará en el SECOP. Un día. | SECOP y pagina Web del Departamento | |
Si el proceso fue diseñado para presentar ofertas en dos sobres, se procede a la apertura del sobre No. 2. | El abogado de enlace , el funcionario encargado de la parte técnica del proceso y el DAC | Un día | SECOP y pagina Web del Departamento | |
Se realizara audiencia, en | ||||
presencia de los proponentes y de | ||||
los funcionarios de la | ||||
Administración que estén | ||||
presentes, y en los casos de | ||||
procesos de obra se realizará el | ||||
sorteo de TRM con los | ||||
proponentes que resultaron | ||||
habilitados. Se dejará constancia | ||||
en acta que se publicará en el | ||||
SECOP. | ||||
24 | Indistintamente si los procesos se presenten en uno o dos sobres, llegada a esta etapa, se procede | Discrecional de acuerdo a la complejidad del proceso (3 o 4 días) | SECOP y pagina Web del Departamento | |
a la evaluación de factores | ||||
ponderables de acuerdo con los | ||||
requisitos y criterios señalados en | ||||
el pliego de condiciones | ||||
Se verificará si el menor precio ofertado puede considerarse artificialmente bajo; en este caso se requerirá al proponente para que explique las razones que | ||||
sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y se evaluará la respuesta entregada. | ||||||||
25 | Publicación de la evaluación de factores ponderables | Abogado de enlace y DAC | Una vez realizada la evaluación se publicará en el SECOP y en la página web del Departamento xx Xxxxxx. | SECOP y pagina Web del Departamento | ||||
26 | Traslado de la evaluación de | Abogado de enlace y DAC | Mínimo 5 días hábiles (Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de. El plazo se inicia a contar al día siguiente de aquel en que se realiza la publicación. | SECOP y pagina | ||||
factores ponderables | Web del | |||||||
Departamento | ||||||||
Es el periodo durante el cual se | ||||||||
deja a disposición el informe de | ||||||||
evaluación para que los oferentes | ||||||||
presenten las observaciones que | ||||||||
estimen pertinentes. | ||||||||
27 | Aprobación del informe final de evaluación de factores de ponderación por parte del Comité | Comité Asesor y dependencias responsables | Discrecional. | SECOP y pagina Web del Departamento | ||||
asesor de Contratación. | ||||||||
El | Comité | Asesor | después | de | ||||
estudiar las observaciones | ||||||||
presentadas al informe de | ||||||||
evaluación estudia aprueba el | ||||||||
documento que contiene la | ||||||||
evaluación final y que se publicará | ||||||||
en el SECOP | ||||||||
28 | Respuesta a observaciones al informe de evaluación de factores de ponderación(Opcional) y publicación del informe final de evaluación de factores ponderables | DAC y abogado de enlace. | SECOP y pagina Web del Departamento | |||||
Al día siguiente hábil a aquel en que se aprobó el informe final por parte del Comité | ||||||||
29 | Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: La adjudicación o la declaratoria de desierta se efectuarán en audiencia pública y mediará resolución motivada, la que se entiende notificada en dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). | Comité Asesor y dependencias responsables | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | SECOP y pagina Web del Departamento | ||||
30 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el | Dependencia que requiera la contratación, Abogado | SECOP y pagina | |||||
Durante el término | ||||||||
proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | de enlace de cada dependencia | establecido en el pliego de condiciones. | Web del Departamento | |
31 | Solicitud de expedición del certificado de registro presupuestal | Dependencia que requiere la contratación y Subsecretaría de Presupuesto. | En la fecha de suscripción del contrato. | SECOP y pagina Web del Departamento |
32 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución de garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | Contratista y secretaría que requiere el proceso contractual. | Diez días calendario. | SECOP y pagina Web del Departamento |
33 | Aprobación de Garantías | DAC | Dos días | SECOP y pagina Web del Departamento |
34 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | DAC | Dos días | SECOP y pagina Web del Departamento |
* De acuerdo al objeto a contratar se podrá realizar la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de factores de ponderación en un solo acto, para lo cual se correrá un solo traslado a los proponentes.
4.1.1 Dinámica de la audiencia de adjudicación
El Departamento debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1) En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
2) El Departamento debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.
3) Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que el Departamento haya señalado con anterioridad.
4) El Departamento puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.
5) Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.
4.2 SELECCIÓN ABREVIADA
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículos 40 al 65 del Decreto 1510
de 2013.
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las EICE y de las SEM.
h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
4.2.1 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Las características técnicas uniformes se tratan de un bienes o servicio que prestan la misma utilidad para la Administración y satisfacen idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
i) Subasta inversa presencial o electrónica.
ii) Compra por acuerdo marco de precios.
iii) Adquisición a través de bolsa de productos
4.2.1.1. Selección Abreviada - Subasta inversa presencial
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA PRESENCIAL | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos, incluye la elaboración de la ficha técnica de los bienes y/o servicios a adquirir. Certificado de disponibilidad presupuestal o certificado de disponibilidad de recursos. | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios |
2 | Avisos de convocatoria que deben publicarse en el SECOP. Que deberá contener lo establecido en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 o de la norma vigente que se ocupe del tema. | Se realizará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | D.A.C. y abogado de enlace de Dependencia que requiere el contrato |
3 | Publicación del Proyecto xx xxxxxx | Se publicará durante por lo | D.A.C. y abogado de enlace |
de condiciones y de la ficha técnica de los bienes y/o servicios a adquirir. Recepción y publicación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones conforme al ( artículo 23 del Decreto 1510 de 2013 | menos 5 días hábiles anteriores a la fecha que ordena la apertura del proceso. | de la Dependencia que requiere el contrato. | |
4 | Presentación al Comité Asesor, de las respuestas a las observaciones recibidas y estudio, ajuste y aprobación de las mismas. Se publicarán las respuestas de la Entidad. | A más tardar el día anterior a al fecha de apertura del proceso | Comité Asesor. Dependencia que requiera la contratación, abogado de enlace y DAC. |
5 | Publicación del acto administrativo de apertura del proceso, xxx xxxxxx de condiciones definitivo y de la ficha técnica de los bienes y/o servicios a adquirir. El acto de apertura deberán contener los requisitos estipulados por el artículo 24 del decreto 1510 de 2013 y el pliego de condiciones deberá contener los requisitos establecidos artículo 22 del mismo decreto o de las normas que se ocupen de estos dos temas. Además se deberán incluir las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que considere necesarias la administración. | Al día siguiente de la publicación de la respuesta a las observaciones, (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
6 | Audiencia para precisar contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones y de asignación de riesgos previsibles. Cuando sea preciso, y en razón a la aclaración y precisión xxx xxxxxx o a la determinación de riesgos el Director del DAC expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo. | D.A.C., abogado de enlace y Dependencia que requiere el contrato. | |
7 | Plazo para expedir adendas. El Depto. xx Xxxxxx señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. | De acuerdo con el artículo 25 del decreto 1510 de 2013 que se fijará en los pliegos teniendo en cuenta que se pueden expedir a más tardar hasta el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación. En todo caso deberá otorgarse un término | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
El Depto. xx Xxxxxx puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Se debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m | prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. | ||
8 | Plazo para presentar ofertas. Es el momento a partir del cual se pueden presentar ofertas hasta el cierre del proceso, conforme al artículo 30, numeral 5 de la Ley 80 de 1993. Este solo puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. | Este plazo debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | |
11 | Audiencia Pública de cierre del proceso de selección, ésta se llevará a cabo, una vez cumplido el plazo para presentar ofertas. Se procederá a la apertura del sobre No. 1 de las propuestas, en presencia de los proponentes y de los funcionarios de la Administración que estén presentes, se verificará si se presentan las propuestas en original y copia, se revisará la foliatura de las mismas, dejando constancia mediante acta y se procederá a dejar en la urna el sobre No. 2 hasta la audiencia de apertura del segundo sobre. | De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proceso. | DAC Y Dependencia que requiere el contrato. |
12 | Verificación de los requisitos habilitantes De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007. | Se realizará en un tiempo proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir. | Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. |
13 | Publicación en el SECOP del informe de verificación de requisitos habilitantes | De acuerdo al cronograma del proceso | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC. |
14 | Término para realizar observaciones a la verificación de requisitos habilitantes y para subsanación. | El informe permanecerá publicado en el SECOP durante el tiempo que se otorga a los proponentes para subsanar la presentación de requisitos habilitantes. Discrecional | |
15 | Verificación de los documentos entregados durante el plazo de subsanación y estructuración del informe definitivo de evaluación de | Un día. El equipo de trabajo que llevó a cabo la verificación inicial, practicará la revisión de los nuevos documentos | Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de |
requisito habilitantes. | entregados. Un día o discrecional de acuerdo a la complejidad del proceso. | Contabilidad y DAC. | |
16 | Aprobación del informe final de verificación de requisitos habilitantes por parte del Comité asesor de contratación del Departamento Previa citación al Comité Asesor se presentará el informe de la verificación de requisitos habilitantes y se procederá a correcciones o ajustes de acuerdo con lo determinado por el Comité. | Un día. | Comité Asesor Abogado de enlace, y DAC. |
17 | Publicación de respuesta a observaciones y Publicación de informe final de verificación de requisitos habilitantes. | Se publicará en el SECOP. Un día. | Abogado de enlace y DAC |
18 | Audiencia de Subasta Inversa Presencial Se realizará audiencia en presencia de los proponentes, del Comité Asesor y de los funcionarios de la administración que estén presentes, con los proponentes que resultaron habilitados. Se dejará constancia en acta que se publicará en el SECOP. Se verificará si el menor precio ofertado puede considerarse artificialmente bajo; en este caso se requerirá al proponente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y se evaluará la respuesta entregada Finalizada la Subasta el Comité Asesor presentará la correspondiente recomendación y se dará lectura al acto de adjudicación. | Un día | Abogado de enlace, el funcionario encargado de la parte técnica del proceso y el DAC. |
19 | Publicación del acto administrativo de adjudicación del proceso o de la declaración de desierto | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y dependencias responsables |
20 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Dependencia que requiera la contratación, Abogado de enlace de cada dependencia |
21 | Solicitud de expedición del certificado de registro presupuestal | En la fecha de suscripción del contrato. | Dependencia que requiere la contratación y Subsecretaría de Presupuesto. |
22 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución xx | Xxxx días calendario. | Contratista y secretaría que requiere el proceso contractual. |
garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | |||
23 | Aprobación de Garantías | Dos días | DAC |
24 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | Dos días | DAC |
Nota: A continuación se detalla el procedimiento para la Subasta Inversa Presencial:
a) Metodología de la audiencia de subasta inversa presencial. Es una puja dinámica efectuada presencialmente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de Condiciones.
Una vez instalada la audiencia, acreditados los proponentes y/o sus apoderados para intervenir en ella, se procede a abrir los sobres que contienen las propuestas económicas, la Administración Departamental verificará y realizará las correcciones de errores aritméticos si hay lugar a ello y dará a conocer el menor precio ofrecido entre las ofertas iniciales de precio.
Se entregará a cada proponente un código con el cual actuará en esta diligencia y presentará los lances.
Luego de terminado el certamen, el proponente favorecido con la adjudicación, deberá ajustar su propuesta respecto de la oferta final, realizada en el certamen de subasta.
b) Condiciones para la realización de la subasta inversa.
Mínimo de proponentes habilitados. Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los términos xxx Xxxxxx de Condiciones, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Gobernación xx Xxxxxx puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
Tiempo asignado para realizar lances de mejora. La Gobernación xx Xxxxxx otorgará un término común de tiempo que se encuentra definido en el pliego de condiciones (entre 3 y 5 minutos) para recibir por parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello, contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.
Margen mínimo de mejora. Se deberá respetar en cada lance el margen mínimo de mejora de ofertas, establecido en el Pliego de Condiciones.
Los lances que no superen el margen mínimo de mejora serán inválidos, lo que inhabilitará al proponente para continuar en la puja.
Representación en la audiencia. El proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante legal o su delegado, debidamente autorizado conforme a la ley.
Errores en el diligenciamiento del formulario propuesta de precio. En cualquiera de los siguientes casos, el oferente no podrá continuar participando del certamen de subasta:
Si presenta cifras ilegibles.
Si el lance no es válido por estar por debajo del margen mínimo de mejora establecido.
Si presenta el formulario para lances en blanco.
Si entrega el sobre sin formulario para lances.
Si consigna anotaciones adicionales en el formulario para lances, diferentes al valor de la puja.
Lances sin mejora de precios. En el desarrollo del certamen, cuando el oferente decida que no hará más lances de mejora, deberá manifestarlo en el formulario para lances, consignando una “X” al frente del siguiente enunciado: “NO REALIZARE MÁS LANCES EN ESTA SUBASTA”. Como consecuencia no podrá continuar participando del Certamen de Subasta y el valor del último lance válido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta.
Corresponde a la entidad, garantizar que el formulario para lances, contenga la expresión clara e inequívoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.
Oferta con valor artificialmente bajo. En cuanto uno o alguno de los precios ofertados, sea considerado por los presentes en la audiencia de subasta como precio artificialmente bajo, se procederá conforme al artículo 28 del Decreto 1510 de 2013.
c) Procedimiento para la realización de la subasta inversa presencial.
Lugar y fecha. Se deberá indicar en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha de la realización de audiencia de subasta inversa presencial. La entidad elaborará el acta correspondiente de lo sucedido en la audiencia adjuntando el listado de asistencia.
La diligencia de Subasta Inversa Presencial se realizará, una vez se haya cumplido con lo precisado por el artículo 41 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, o la norma que lo modifique o reglamente, en términos de la pluralidad de oferentes.
El Departamento xx Xxxxxx, contemplará dentro del cronograma del proceso la fecha de la audiencia.
Apertura de los sobres con la presentación de la oferta inicial de precio. El servidor (a) que dirige la subasta abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y dará a conocer cuál de ellas es la menor.
Lances en sobres cerrados.
i) Se entregará a los proponentes: los sobres, los códigos con lo que se los distingue en la subasta y los formularios sobre los cuales se consignarán los lances. En dichos formularios, el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios, en el campo destinado para el efecto.
ii) Los proponentes harán su lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado.
iii) Un servidor recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.
iv) Se registrarán los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.
v) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.
vi) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
vii) Cuando no se reciban más lances, la entidad informará el último lance válido y la identidad del proponente.
Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el menor precio ofertado de la ronda.
d) Criterios de desempate. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al oferente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se deberán aplicar las reglas de desempate establecidas en el artículo 33 del decreto 1510 de 2013 o en la norma vigente que reglamente el tema.
4.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios.
Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46 al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como el Departamento xx Xxxxxx, sin embargo están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.
El Departamento xx Xxxxxx podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.
4.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos
ESTRUCTURA DEL PROCESO– ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE BOLSA DE PRODUCTOS | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Certificado de Disponibilidad Presupuestal | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios |
2 | Estudios y documentos previos: La entidad estatal debe estudiar, | Discrecional | Dependencia que requiere los |
comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, deberá además presentar el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. Para calcular el valor del contrato se deberá tener en cuenta: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. | servicios | ||
3 | Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios |
4 | Seleccionar objetivamente un comisionista debidamente acreditado, conforme al artículo 53 del Decreto 1510 de 2013. Esta selección se realiza, mediante un procedimiento competitivo, definido en los reglamentos internos de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán los contenidos en los artículos 52 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo. La entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a su condición, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. | El procedimiento será el señalado por la respectiva Bolsa. | Comité Asesor de contratación. |
5 | El proceso es llevado al Comité para que el Director del DAC lo apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor de contratación. | Con anterioridad a la celebración del contrato y de acuerdocon las sesiones del comité. | Comité Asesor de contratación. |
6 | Registro Presupuestal de Compromiso. | Antes de la suscripción del contrato | Dependencia que requiere los servicios |
7 | Suscripción del contrato | Una vez elaborado el registro presupuestal | Dependencia que requiere los servicios |
4.2.3 Selección Abreviada Menor de Cuantía.
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013. Se debe tener en
cuenta la circular que se emitirá al inicio de cada vigencia en la que se determinan las cuantías para los diferentes tipos de procesos contractuales
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos, diseños y proyectos de factibilidad y pre-factibilidad. Certificado de disponibilidad presupuestal y/o certificado de disponibilidad de recursos. | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios |
2 | Avisos de convocatoria que deben publicarse en el SECOP. Que deberá contener lo establecido en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 o de la norma vigente que se ocupe del tema. | Se realizará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | D.A.C. y abogado de enlace de Dependencia que requiere el contrato |
3 | Publicación del Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Recepción y publicación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones conforme al ( artículo 23 del Decreto 1510 de 2013 | Se publicará durante por lo menos 5 días hábiles anteriores a la fecha que ordena la apertura del proceso. | D.A.C. y abogado de enlace de la Dependencia que requiere el contrato. |
4 | Presentación al Comité Asesor, de las respuestas a las observaciones recibidas y estudio, ajuste y aprobación de las mismas. Se publicarán las respuestas de la Entidad. | A más tardar el día anterior a al fecha de apertura del proceso | Comité Asesor. Dependencia que requiera la contratación, abogado de enlace y DAC. |
5 | Publicación del acto administrativo de apertura del proceso y xxx xxxxxx de condiciones definitivo. El acto de apertura deberán contener los requisitos estipulados por el artículo 24 del decreto 1510 de 2013 y el pliego de condiciones deberá contener los requisitos establecidos artículo 22 del mismo decreto o de las normas que se ocupen de estos dos temas. Además se deberán incluir las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que considere necesarias la administración. | Al día siguiente de la publicación de la respuesta a las observaciones, (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993).. | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
6 | Manifestación de los posibles oferentes en participar en el proceso. La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de | En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar por escrito su intención de participar, a través del | DAC y Proponentes interesados en participar en el proceso |
no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto. Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones. | ||
7 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Funcionario encargado de la parte técnica del proceso y que pertenece a la Dependencia que requiere la contratación. |
8 | Audiencia para precisar contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones y de asignación de riesgos previsibles; Audiencia de sorteo, consolidación de los posibles oferentes. Cuando sea preciso, y en razón a la aclaración y precisión xxx xxxxxx o a la determinación de riesgos el Director del DAC expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo. Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes que haya manifestado interés en participar en el proceso, sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez Interesados con quienes continuará el Proceso de Selección. En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará. Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se adelantará el proceso con todos los interesados. | D.A.C., abogado de enlace y Dependencia que requiere el contrato. | |
9 | Plazo para expedir adendas. El Depto. xx Xxxxxx señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. El Depto. xx Xxxxxx puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las | De acuerdo con el artículo 25 del decreto 1510 de 2013 que se fijará en los pliegos teniendo en cuenta que se pueden expedir a más tardar hasta el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Se debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m | |||
10 | Plazo para presentar ofertas. Es el momento a partir del cual se pueden presentar ofertas hasta el cierre del proceso, conforme al artículo 30, numeral 5 de la Ley 80 de 1993. Este solo puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes En caso de que se haya efectuado sorteo, el plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo. | Este plazo debe ser ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | |
11 | Audiencia Pública de cierre del proceso de selección, ésta se llevará a cabo, una vez cumplido el plazo para presentar ofertas. Se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y de los funcionarios de la Administración que estén presentes, se verificará si se presentan las propuestas en original y copia, se revisará la foliatura de las mismas, dejando constancia mediante acta. En caso de que el proceso se encuentre diseñado para presentarse en un solo sobre se verificará el número de folios y el valor de la propuesta económica, dejando constancia de ello en el acta. Si el proceso está diseñado para presentarse en dos sobres. Se abrirá el No. 1, se verificará el número de folios y se procederá a dejar en la urna el sobre No. 2 hasta la audiencia de apertura del segundo sobre. | De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proceso.. | DAC Y Dependencia que requiere el contrato. |
12 | Verificación de los requisitos habilitantes De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de | Se realizará en un tiempo proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir. | Comité Asesor y dependencias responsables. |
subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007. | |||
13 | Publicación en el SECOP del informe de verificación de requisitos habilitantes | De acuerdo al cronograma del proceso | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC. |
14 | Término para realizar observaciones a la verificación de requisitos habilitantes y para subsanación. | El informe permanecerá publicado en el SECOP durante el tiempo que se otorga a los proponentes para subsanar la presentación de requisitos habilitantes. Discrecional (entre 3 y 4 días). | Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. |
15 | Verificación de los documentos entregados durante el plazo de subsanación y estructuración del informe definitivo de evaluación de requisito habilitantes. | Un día. El equipo de trabajo que llevó a cabo la verificación inicial, practicará la revisión de los nuevos documentos entregados. Un día o discrecional de acuerdo a la complejidad del proceso. | Comité Asesor y dependencias responsables. |
16 | Aprobación del informe final de verificación de requisitos habilitantes por parte del Comité asesor de contratación del Departamento Previa citación al Comité Asesor se presentará el informe de la verificación de requisitos habilitantes y se procederá a correcciones o ajustes de acuerdo con lo determinado por el Comité. | Un día. | Comité Asesor Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. |
17 | Publicación de respuesta a observaciones y Publicación de informe final de verificación de requisitos habilitantes. | Se publicará en el SECOP. Un día. | Abogado de enlace y DAC |
18 | Si el proceso fue diseñado para presentar ofertas en dos sobres, se procede a la apertura del sobre No. 2 Se realizará audiencia en presencia de los proponente y delos funcionarios de la administración que estén presentes, y en los casos de procesos de obra se realizará el sorteo de TRM con los proponentes que resultaron habilitados. Se dejará constancia en acta que se publicará en el SECOP. | Un día | Abogado de enlace, el funcionario encargado de la parte técnica del proceso y el DAC. |
19 | Indistintamente si los procesos se presenta en uno o dos sobres, llegada a esta etapa se procede a la evaluación de factores ponderables de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones. Se verificará si el menor precio ofertado puede considerarse artificialmente bajo; en este caso se requerirá al proponente para que | Discrecional de acuerdo con la complejidad del proceso (3 o 4 días) | Comité asesor y dependencias responsables. |
explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y se evaluará la respuesta entregada. | |||
20 | Publicación de la evaluación de los factores Ponderables El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será aquél que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 o de la norma vigente que se ocupe del tema. | Una vez realizada la evaluación. | Abogado de enlace y DAC. |
21 | Traslado de la evaluación de factores ponderables. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes | La publicación del informe de evaluación de factores ponderables se realizará durante tres (3) días hábiles. Artículo 59 decreto 1510de 2013 o de la norma vigente que se ocupe del tema. | Abogado de enlace y DAC |
17 | Aprobación del informe final de evaluación de factores de ponderación por parte del Comité asesor de contratación | El Comité Asesor después de estudiar las observaciones presentadas al informe de evaluación aprueba el documento que contiene la evaluación final y que se publicará en el SECOP | Comité Asesor y dependencias responsables |
18 | Respuesta a observaciones al informe de evaluación de factores de ponderación(Opcional) y publicación del informe final de evaluación de factores ponderables | Al día Siguiente hábil al vencimiento del traslado del informe de evaluación | Comité Asesor y dependencias responsables |
19 | Publicación del acto administrativo de adjudicación del proceso o de la declaración de desierto | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y dependencias responsables |
20 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Dependencia que requiera la contratación, Abogado de enlace de cada dependencia |
21 | Solicitud de expedición del certificado de registro presupuestal (si aplica) | En la fecha de suscripción del contrato. | Dependencia que requiere la contratación y Subsecretaría de Presupuesto. |
22 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución de garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | Diez días calendario. | Contratista y secretaría que requiere el proceso contractual. |
23 | Aprobación de Garantías | Dos días | DAC |
24 | Legalización y Registro del | Dos días | DAC |
contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. |
* De acuerdo al objeto a contratar se podrá realizar la verificación de requisitos habilitantes y evaluación de factores de ponderación en un solo acto, para lo cual se correrá un solo traslado a los proponentes.
4.2.4. Contratos para la prestación de servicios de salud.
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013, cuando se requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía. Ver numeral 4.2.2 del presente manual.
Cabe anotar, que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces.
Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.
4.2.5 Por declaratoria de desierta de la licitación.
Por disposición del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento del numeral 4.2.2 del presente manual.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
4.2.6. Enajenación de Bienes del Estado.
Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1510 de 2013, la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.
Enajenación directa por oferta en sobre cerrado
a) Enajenación directa a través de subasta pública. Si la enajenación es directa de subasta pública se debe seguir el procedimiento establecido en el presente manual, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y en consecuencia, el Xxxxxx Xxxxxx debe ser al alza.
b) Enajenación a través de intermediarios idóneos. El artículo 100 del Decreto 1510 de 2013, reglamenta que cuando se elija este mecanismo de enajenación, la venta siempre debe realizarse a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación en el cual se utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el intermediario es un comisionista de bolsa de productos se selecciona mediante el procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo señalado en el artículo 92 y 93del Decreto 1510 de 2013.
Nota: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente (Enajenación directa por oferta en sobre cerrado y Enajenación a través de subasta pública) o cuando la misma se realice a través de intermediarios idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.
4.2.7 Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria.
De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 62 del Decreto 1510 de 2013, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el régimen aplicable será el
contenido en las disposiciones legales sobre los respectivos mercados de las bolsas de productos de productos de origen o destinación agropecuaria.
La entidad puede adquirir tales productos por fuera de la bolsa de productos, si lo hace en mejores condiciones, en cuyo caso debe expresar en los documentos del proceso esta situación.
Se aplicará el procedimiento para la bolsa de productos previsto en el presente manual.
Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo, provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.
4.2.8. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).
De conformidad con el Artículo 63 del Decreto 1510 de 2013, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y las empresas en las que el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial descrito en el numeral 4.2.3., salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública para los cuales se les aplicará la modalidad que corresponda.
4.2.9. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
De conformidad al artículo 64 del Decreto 1510 de 2013, los contratos a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, y que estén directamente relacionados con el desarrollo o ejecución de los programas de:
Protección de personas amenazadas.
Desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley.
Atención a población desplazada por la violencia.
Protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo.
Programas para población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
Se celebrarán por parte del Departamento xx Xxxxxx, haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, conforme a lo contemplado en el numeral 4.2.3.del presente Manual de Contratación.
4.2.10 Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional.
Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos para ese propósito por las entidades estatales.
Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes y servicios de conformidad al listado del artículo 65 del Decreto 1510 de 2013, se realizarán haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, conforme a lo señalado en el numeral 4.2.3.del presente Manual de Contratación.
Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, deben adquirirse mediante subasta inversa, Acuerdo Marco de Precios, o bolsa de productos, según aplique.
4.3 CONCURSO DE MÉRITOS
El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:
“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.
4.3.1 Clases de concurso de méritos.
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y
selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.
4.3.1.1. Procedimiento de Precalificación
La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos, puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 68 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONCURSO DE MÉRITOS – PROCEDIMIENTO DE PRECALIFICACIÓN | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos Previos, y Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o Certificado de Disponibilidad de Recursos. | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios y abogado de enlace de cada dependencia |
2 | Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto xx xxxxxx de condiciones, conforme al artículo 69 del decreto 1510 de 2013. | El que se considere necesario para que los interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de requisitos habilitantes. Se sugieren 5 días. | Abogado de enlace, dependencia que requiera la contratación y DAC |
3 | Audiencia de aclaración de proyecto xx xxxxxx de condiciones | De acuerdo al cronograma del proceso | Abogado de enlace, dependencia que requiera la contratación y DAC |
4 | Presentación de manifestaciones de interés y verificación de requisitos habilitantes. | De acuerdo con el cronograma fijado en el proceso. | Comité. Abogado de enlace, dependencia que requiera la contratación y DAC |
5 | Publicación en el SECOP del informe de precalificación y recepción de observaciones al informe. | Durante los 2 días hábiles siguientes a la publicación del informe, los interesados pueden presentar observaciones, conforme al artículo 70 del decreto 1510. | Abogado de enlace y DAC |
6 | Audiencia de precalificación. Se realizará conforme lo previsto en el artículo 71 del Decreto 1510 del 2013. En esta audiencia se dará respuesta a las observaciones al informe de precalificación previamente publicado y se notificará la lista de precalificados. | De acuerdo con el cronograma fijado en el proceso. | Comité. Abogado de enlace, dependencia que requiera la contratación y DAC |
NOTA: La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad a abrir el proceso de contratación.
En caso de no conformar la lista la entidad puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin pre calificación.
4.3.3.1.1. Proceso de selección.
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos Previos, y Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o Certificado de Disponibilidad de Recursos | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios y abogado de enlace de cada dependencia |
2 | Avisos de convocatoria que deben publicarse en el SECOP. Que deberá contener lo establecido en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 o de la norma vigente que se ocupe del tema. | Se realizará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | D.A.C. y abogado de enlace de Dependencia que requiere el contrato |
3 | Publicación del Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Recepción y publicación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones conforme al ( artículo 23 del Decreto 1510 de 2013 | Se publicará durante por lo menos 5 días hábiles anteriores a la fecha que ordena la apertura del proceso. | D.A.C. y abogado de enlace de la Dependencia que requiere el contrato. |
4 | Presentación al Comité Asesor, de las respuestas a las observaciones recibidas y estudio, ajuste y aprobación de las mismas. Se publicarán las respuestas de la Entidad. | A más tardar el día anterior a al fecha de apertura del proceso | Comité Asesor. Dependencia que requiera la contratación, abogado de enlace y DAC. |
5 | Publicación del acto administrativo de apertura del proceso y xxx xxxxxx de condiciones definitivo y aviso de invitación a presentar propuestas en caso de haber hecho uso de la precalificación. El acto de apertura deberán contener los requisitos estipulados por el artículo 24 del decreto 1510 de 2013 y el pliego de condiciones deberá contener los requisitos establecidos artículo 22 del mismo decreto o de las normas que se ocupen de estos dos temas. Además se deberán incluir las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que considere necesarias la administración. | Al día siguiente de la publicación de la respuesta a las observaciones, (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
7 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Funcionario encargado de la parte técnica del proceso y que pertenece a la Dependencia que requiere la contratación. |
8 | Audiencia para precisar contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones y de asignación de riesgos | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego | D.A.C., abogado de enlace y Dependencia que requiere el contrato. |
previsibles. Cuando sea preciso, y en razón a la aclaración y precisión xxx xxxxxx o a la determinación de riesgos el Director del DAC expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo. | |||
9 | Plazo para expedir adendas. El Depto. xx Xxxxxx señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. El Depto. xx Xxxxxx puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. | De acuerdo con el artículo 25 del decreto 1510 de 2013 que se fijará en los pliegos teniendo en cuenta que se pueden expedir a más tardar hasta el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. | Comité Asesor, DAC Y Dependencia que requiere el contrato |
Se debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m | |||
10 | Plazo para presentar ofertas. Es el momento a partir del cual se pueden presentar ofertas hasta el cierre del proceso, conforme al artículo 30, numeral 5 de la Ley 80 de 1993. | Este plazo debe ser ser proporcional a la complejidad del servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | |
Este solo puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. | |||
11 | Audiencia Pública de cierre del proceso de selección, ésta se llevará a cabo, una vez cumplido el plazo para presentar ofertas. Se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y de los funcionarios de la Administración que estén presentes, se verificará si se presentan las propuestas en original y copia, se revisará la foliatura de las mismas, dejando constancia mediante acta. | De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proceso.. | DAC Y Dependencia que requiere el contrato. |
El sobre que contiene la propuesta económica se dejará en la urna el |
sobre No. 2 hasta la audiencia de apertura del segundo sobre. | ||||||
12 | Verificación de los requisitos habilitantes | Se realizará en un tiempo proporcional a la complejidad del servicio a adquirir. | Comité Asesor y dependencias responsables. | |||
De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5Ley 1150/2007. | ||||||
13 | Publicación en el SECOP del informe de verificación de requisitos habilitantes | De acuerdo al cronograma del proceso | Abogado de enlace de cada dependencia y DAC. | |||
14 | Término para realizar observaciones a la verificación de requisitos habilitantes y para subsanación. | El informe permanecerá publicado en el SECOP durante el tiempo que se otorga a los proponentes para subsanar la presentación de requisitos habilitantes. Discrecional (entre 3 y 4 días). | Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. | |||
15 | Verificación de los documentos entregados durante el plazo de subsanación y estructuración del informe definitivo de evaluación de requisito habilitantes. | Un día. El equipo de trabajo que llevó a cabo la verificación inicial, practicará la revisión de los nuevos documentos entregados. Un día o discrecional de acuerdo a la complejidad del proceso. | Comité Asesor y dependencias responsables. | |||
16 | Aprobación del informe final de verificación de requisitos habilitantes por parte del Comité asesor de contratación del Departamento | Un día. | Comité Asesor Abogado de enlace, funcionario encargado de la parte técnica del proceso de cada dependencia, Oficina de Contabilidad y DAC. | |||
Previa citación al Comité Asesor se presentará el informe de la verificación de requisitos habilitantes y se procederá a correcciones o ajustes de acuerdo con lo determinado por el Comité. | ||||||
17 | Publicación de respuesta a observaciones y Publicación de informe definitivo de verificación de requisitos habilitantes y respuesta a las observaciones. | Se publicará en el SECOP. Un día. | Abogado de enlace y DAC | |||
18 | Evaluación ponderación. | de | factores | de | Discrecional de acuerdo a la naturaleza del proceso | Abogado de enlace, el funcionario encargado de la parte técnica del proceso y el DAC. |
19 | Publicación evaluación ponderación | del de | informe factores | de de | De acuerdo al cronograma del proceso | Abogado de enlace y DAC |
20 | Traslado del informe de factores de ponderación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes | La publicación del informe de evaluación de factores ponderables se realizará durante tres (3) días hábiles. Numeral 2 del artículo 67 decreto 1510 o de 2013 o de la | ||||
presenten las observaciones que estimen pertinentes | norma vigente que se ocupe del tema. | ||
21 | Aprobación del informe final de evaluación de factores de ponderación por parte del Comité asesor de contratación | El Comité Asesor después de estudiar las observaciones presentadas al informe de evaluación aprueba el documento que contiene la evaluación final y que se publicará en el SECOP | Comité Asesor y dependencias responsables |
22 | Respuesta a observaciones al informe de evaluación de factores de ponderación(Opcional) y publicación del informe final de evaluación de factores ponderables | Al día Siguiente hábil al vencimiento del traslado del informe de evaluación | Comité Asesor y dependencias responsables |
23 | Audiencia pública de adjudicación, apertura de propuesta económica y verificación de su consistencia y proceso de acuerdo entre la entidad y el oferente cuando sea del caso. Artículo 67 del decreto 1510 del 2012. | De acuerdo al cronograma del proceso | Comité Asesor y dependencias responsables |
24 | Publicación del acto administrativo de adjudicación del proceso o de la declaración de desierto | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y dependencias responsables |
25 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Dependencia que requiera la contratación, Abogado de enlace de cada dependencia |
26 | Solicitud de expedición del certificado de registro presupuestal (si aplica) | En la fecha de suscripción del contrato. | Dependencia que requiere la contratación y Subsecretaría de Presupuesto. |
27 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución de garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | Diez días calendario. | Contratista y secretaría que requiere el proceso contractual. |
28 | Aprobación de Garantías | Dos días | DAC |
29 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | Dos días | DAC |
4.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:
a) Urgencia manifiesta.
b) Contratación de empréstitos.
c) Contratos interadministrativos
d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005 y las directrices del Gobierno Nacional.
De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 (Capítulo IV, Título I, artículos 73 y siguientes), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:
4.4.1. Proceso de Selección
ESTRUCTURA PROCESO – CONTRATACIÓN DIRECTA | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos Previos, y Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o Certificado de Disponibilidad de Recursos | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios y abogado de enlace de cada dependencia |
2 | Certificación expedida por La Subsecretaría xx Xxxxxxx de Huma sobre la idoneidad o experiencia y la falta o insuficiencia de personal en la planta de personal de la Gobernación xx Xxxxxx, si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión | Una vez elaborado el estudio previo y expedido el certificado de disponibilidad presupuestal. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación. |
3 | Acto administrativo que justifique la contratación directa. De acuerdo al art. 73 del Decreto 1510 de 2013. No aplica en caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, contratación de | ||
empréstitos. | |||
4 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | . | . |
5 | Solicitud de expedición del certificado de registro presupuestal | En la fecha de suscripción del contrato. | Dependencia que requiere la contratación y Subsecretaría de Presupuesto |
6 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución de garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | Dos días | DAC |
7 | Aprobación de Garantías (Si aplica) | Dos días | DAC |
8 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | Dos días | DAC |
4.4.2. Urgencia manifiesta1.
La Ley 80 de 1993 previó esta figura jurídica con el fin de dotar a las entidades públicas de un mecanismo de contratación expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la selección de contratistas.
De conformidad con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación mediante esta figura procede cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección existentes.
De presentarse algunas de las situaciones referidas, el Departamento procederá conforme a lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que regulen la materia debiendo, en todo caso, como ya se anotó, justificar la necesidad de acudir a este mecanismo.
1 Ad pedem litterae et comm 4.4.1 a 4.4.7 – Manual de Contratación 2014 - CNSC
4.4.3 Contratación de empréstitos.
Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo estatal recibe en calidad xx xxxxxxxx unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago.
En caso de que el Departamento requiera la contratación de empréstitos, estos se celebrarán con arreglo a las normas que regulan la materia y, de manera especial, con lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
4.4.4 Contratos interadministrativos.
De acuerdo con las normas vigentes que rigen la contratación de las entidades y organismos estatales, el artículo 209 de la Constitución en el literal c), el numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 92 de la ley 1474 de 2011, el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, el Departamento, podrá celebrar directamente contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
4.4.5. Convenios Interadministrativos.
Es el negocio jurídico en el cual están presentes dos (2) entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas, cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negóciales.
4.4.6. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Cuando el Departamento requiera la contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, dará aplicación a lo establecido en el literal e, numeral 4 Artículo 2 Ley 1150 de 2013, el artículo 79 del Decreto 1510 de 2013 y las normas especiales que regulan la materia.
La dependencia que requiere la contratación justificará la aplicación de esta causal en los estudios previos, lo cual servirá de base para el acto administrativo que dé inicio al proceso.
4.4.7 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
De conformidad con el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, el Departamento podrá utilizar esta causal de contratación directa cuando se dé alguna de las siguientes circunstancias:
Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo ó,
Por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
La dependencia que requiere la contratación justificará la aplicación de esta causal, en los estudios previos, lo cual servirá de base para el acto administrativo que dé inicio al proceso.
4.4.8. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales y se encuentran regulados en el literal h, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.
Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.
El Departamento podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el delegado para contratar deberá dejar constancia escrita.
4.4.9. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Cuando el Departamento requiera la adquisición o arrendamiento de inmuebles, dará aplicación a lo establecido en el literal i), numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 el artículo 83 del Decreto 1510 de 2013.
El estudio previo deberá contener el análisis de las diferentes alternativas en el sector. Si el Departamento encuentra inmuebles de similares características, deberá compararlos para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.
4.4.10 Procedimiento para la Contratación Directa.
Las normas generales aplicables a la contratación directa, previstas en el artículo 2, numeral 4) de la Ley 1150 de 2007 y artículos 73 al 83 del Decreto 1510 de
2013.
El procedimiento aplicable, se hará con observancia de los principios de la función administrativa (art. 209 CN) y los principios de la contratación estatal de transparencia, economía y responsabilidad y tenerse en cuenta por parte de la Administración Departamental el cumplimiento de los requisitos y soportes referidos en el presente Manual para cada tipo de contrato y agotarse plenamente la etapa de planeación aplicable para todas las modalidades de contratación.
4.4.11 Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, cuando proceda la modalidad de selección de Contratación Directa, la Administración Municipal, expedirá un acto administrativo que contendrá:
Causal que invoca para contratar directamente,
El objeto del contrato,
Presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista, Xxxxx en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
Excepciones: El Acto Administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es:
Contratación de empréstitos.
Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión
4.5 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto. (Para el caso del Departamento xx Xxxxxx)
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos Previos, y Certificado de Disponibilidad Presupuestal – Certificado de Disponibilidad de Recursos | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios y abogado de enlace de cada dependencia |
2 | Publicación de estudio previos, invitación pública la cual deberá contener como mínimo lo establecido en el artículo 85 del Decreto 1510 del 2013 y ficha técnica cuando haya lugar a ello.. | Tiempo mínimo de publicación el establecido en la ley o reglamento. La entidad de acuerdo con la complejidad definirá en el cronograma de la invitación el tiempo de publicación. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC |
3 | Presentación de observaciones a la invitación pública de acuerdo con el numeral 3 del artículo 85 del decreto 1510. | Un día hábil antes del cierre. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC. |
4 | Publicación de respuestas a las observaciones presentadas | Antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, de acuerdo con lo establecido en el cronograma. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC |
5 | Cierre del proceso de contratación, apertura de propuestas, verificación de requisitos habilitantes, evaluación de la oferta con el menor valor y revisión deprecio artificialmente bajo. De esta diligencia se dejará constancia en acta. Si el proponente ubicado en el primer lugar de elegibilidad resulta habilitado, se procede a aceptar la oferta presentada. | De acuerdo a lo establecido en el cronograma. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC |
6 | Publicación del informe de evaluación y traslado del mismo. En este mismo plazo los proponentes que no cumplieron con los requisitos de habilitación, podrán presentar la subsanación correspondiente y el Departamento realizará la revisión de los documentos de subsanación. De todo se dejará constancia en acta. | Un día hábil contado a partir de la hora de publicación del acta. | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC |
7 | Publicación de la comunicación de aceptación de oferta. La comunicación de aceptación junto | De acuerdo a lo establecido en el cronograma de la invitación. | |
con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado. | |||
8 | Acreditación de documentos para proceder a la legalización y registro y del contrato. En esta etapa el contratista debe acreditar la constitución de garantías, pago de estampillas, y allegar todos documentos que se requieran por parte del Departamento de Contratación y que se hallan establecidos en el contrato. | Dos días | DAC |
9 | Aprobación de Garantías | Dos días | DAC |
10 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | Dos días | DAC |
De acuerdo a los principios de razonabilidad y proporcionalidad se requerirá experiencia mínima para la contratación de cualquier tipo de bien, obra o servicio.
4.5.1 Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía.
La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.
ESTRUCTURA - ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES | |||
ETAPA | ACTIVIDAD | TÉRMINO | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos Previos, y Certificado de Disponibilidad Presupuestal | Discrecional | Dependencia que requiere los servicios y abogado de enlace de cada dependencia |
2 | Enviar invitación a por lo menos dos (2) grandes superficies y debe contener: a) La descripción técnica, detalladas y completa del bien, identificado con el cuatro nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) La forma de pago; c) El lugar de entrega; d) El plazo de entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; e) La forma y el lugar de presentación de la cotización; f) La disponibilidad presupuestal. | El plazo para la entrega de la cotización debe ser de un día hábil | Abogado de enlace de la dependencia que requiere la contratación y el DAC. |
3 | Recibidas las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las | DAC y abogado de enlace de la dependencia que requiere la | |
condiciones requeridas, ofrezca el menor precio xxx xxxxxxx y aceptar la mejor oferta. | contratación | ||
4 | En caso de empate, la Entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo. | ||
4 | Se procede a suscribir la carta de aceptación de la oferta. | DAC. | |
5 | Legalización y Registro del contrato. Una vez acreditados todos los documentos por parte del Contratista y aprobadas las garantías se procederá a otorgar un número al contrato. | Dos días | DAC |
Nota Común a las modalidades de selección: Sin perjuicio de los términos estipulados dentro de cada proceso de selección, excepto los legales, de acuerdo a la naturaleza y objeto a contratar, la Administración podrá modificar dichos términos en el cronograma de los pliegos de condiciones.
CAPÍTULO V RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
El Delegado para contratar será el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra los contratistas.
El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la entidad.
El trámite a realizar es el siguiente:
a. El supervisor o el interventor del contrato, presentará el Comité Asesor el informe detallado sobre el posible incumplimiento del contratista y sustentará su concepto sobre incumplimiento. En caso de presentarse dudas, ambigüedad o inconsistencias en el informe, el Comité podrá solicitar al interventor o al supervisor se amplíe dicho informe. En caso de quedar evidenciado el incumplimiento, el comité recomendará al Delegado para contratar la citación al contratista para la realización de la audiencia. De la sesión del Comité y su recomendación, se dejará constancia mediante acta.
b. El Delegado para contratar citará al contratista a la audiencia en la que se debatirá el posible incumplimiento. Esta audiencia debe citarse a la mayor brevedad de acuerdo a la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Esta citación se realizará por escrito y debe contener:
Los hechos que soportan tal situación y se anexará el informe de interventoría y/o supervisión que soportan la actuación administrativa iniciada.
Las normas o cláusulas del contrato posiblemente vulneradas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación
La fecha, hora y lugar en que se realizará la audiencia.
c. Esta misma citación con idéntico contenido y anexos, se hará al garante del contratista.
d. Durante la audiencia se presentará las circunstancias de hecho por las que se inició esta actuación administrativa, enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al contratista, sea el representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. De lo anterior se levantará la correspondiente acta.
e. En cualquier momento durante el desarrollo de la audiencia, de oficio o a solicitud de parte, podrá suspenderse. La suspensión, tendrá lugar, en caso de que sea necesario alegar o practicar pruebas que se estimen conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, se considere necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. Adoptada la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
f. Agotado el trámite anterior, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;
La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.