DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
Al contestar refiérase al oficio No. 13181
23 de diciembre del 2011
DCA-3388
Licda.
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Proveedora General
Banco Nacional xx Xxxxx Rica
Estimada señora:
Asunto: Se concede refrendo condicionado a la Adenda No.2 del Xxxxxxxx Xx. 0-0000 para la contratación de servicios profesionales por demanda de una agencia de publicidad para el Banco Nacional para un período de cuatro años, suscrito entre el Banco Nacional xx Xxxxx Rica y el Consorcio Xxxxxxx BBDO S.A.-F&F.
Nos referimos a su oficio L-7724-2011 de fecha 19 de octubre del 2011, recibido en esta Contraloría General de la República en fecha 20 de octubre del año en curso, mediante el cual se solicita refrendo a la Xxxxxx Xx. 0 xxx Xxxxxxxx Xx. 0-0000 para la contratación de servicios profesionales por demanda de una agencia de publicidad para el Banco Nacional para un período de cuatro años, suscrito con el Consorcio Xxxxxxx BBDO S.A.-F&F.
Este órgano contralor, mediante oficio DCA-2973 de fecha 11 de noviembre del 2011, solicitó información adicional a la Administración, quien mediante oficio L-8484-2011 de fecha 15 de noviembre del 2011 solicitó una prorroga de cinco días hábiles adicionales para atender el requerimiento, el cual fue atendido mediante oficio L-8811-2011 de 23 de noviembre de 2011 recibido en esta Contraloría General de la República en la misma fecha.
I. Antecedentes.
En relación con el trámite del refrendo en estudio conviene señalar los siguientes aspectos que revisten de intereses para la resolución de la gestión.
• Mediante Oficio No. 04594 (DCA- 1902) del 00 xx xxxx xx 0000, xxxx xxxxxx contralor emitió criterio en relación con la procedencia de incorporar en contratos en ejecución de esa entidad bancaria a las sociedades anónimas del Banco Nacional, así como la aplicación del convenio
xxxxx xxxxxxxx en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Folios 663F al663D de expediente administrativo)
• Mediante oficio 6800 (DCA-1899) de fecha 00 xx xxxxx xxx 0000, xxxx xxxxxx contralor otorgo en forma condicionada el refrendo al contrato y adenda No 1 derivado de la Licitación Pública 2010LN-000014-01. (Folios 566 al 563 del expediente administrativo)
• Mediante acuerdo tomado por el Comité de Licitaciones, en el articulo número siete, Sesión Ordinaria número mil cincuenta y ocho, celebrada el día trece de setiembre del dos mil once, se acordó incorporar al contrato original derivado de la Licitación Pública 2010LN-000014-01 las sociedades anónimas de el Banco Nacional denominadas BN Sociedad Administradora de Fondos de Inversión (BN Fondos, BN Valores, BN Corredora de seguros y BN Vital).(Folios 663H al 663G del expediente administrativo)
• Mediante oficio de fecha 9 de setiembre del 2011 el apoderado Legal de la contratista Xxxxxxxxx Xxxxxxx BBDO S.A.-F&F, manifiesta su aceptación a la incorporación de las sociedades Fondos, BN Valores, BN Corredora de seguros y BN Vital a la relación contractual. (Folios 647 E al 647D del expediente administrativo).
• Mediante oficio No. L-8811-2011 de 23 de noviembre de 2011, la proveeduría general del Banco Nacional, remite un nuevo texto de la adenda No. 2, y solicita sustituir el documento anterior presentado ante este Despacho.
II. Criterio de la División
A fin de determinar la competencia de este órgano contralor para conocer de la solicitud de refrendo de adendas a contratos suscritos por parte de la Administración, se tiene a lo dispuesto en el artículo 4 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, que establece dentro de sus supuesto que: “Requerirán refrendo cualesquiera otras modificaciones a los otros elementos esenciales de los contratos administrativos distintos al objeto, en el tanto esos contratos hayan sido a su vez refrendados por la Contraloría General de la República”.
En vista de lo cual, y de cara a la adenda en estudio, se tiene que su objeto es la incorporación de las sociedades BN Fondos, BN Valores, BN Corredora de seguros y BN Vital a la relación contractual del contrato derivado de la Licitación Pública 2010LN-000014-01, aún y cuando en dicha adenda se realice una variación a las Cláusulas siguientes: Cláusula Primera inciso uno “Objeto del Contrato”, Cláusula Quinta “Cantidad a contratar”, Cláusula Sexta “Solicitud y procedimiento para los servicios” incisos uno y dos, Cláusula Décima “Precio y forma de pago” inciso 2.b y Cláusula Décima Cuarta, y no se realice modificación alguna en la cláusula de los sujetos, dicha modificación, como se señaló mediante oficio No. 12045 (DCA-3159) de fecha 00 xx xxxxxxxxx 0000, reside en la incorporación de las sociedades en mención como partes contratantes dentro de la relación contractual de marras.
No obstante lo anterior, deben precisarse algunos aspecto que permiten, en el caso en particular, la premisa descrita en el párrafo anterior, a saber que mediante oficio 4594 de fecha 00 xx xxxx xxx 0000 xxxx xxxxxx contralor estableció que era viable en el caso de contrataciones que se encuentren en ejecución que las sociedades del Banco Nacional pudieran ser incorporadas a dichas relaciones contractuales,
siempre y cuento existiera un acuerdo entre las partes (Banco y Sociedades) en donde se estableciera la forma en la que se llevaría a cabo la ejecución del contrato, los mecanismos de control y fiscalización, así como quien y cómo se solicitarían los artículos o servicios al proveedor, entre otros aspectos. Además se estableció como necesario realizar una comunicación formal al contratista para que este manifieste su anuencia con dicha modificación.
En relación con dichas requisitos, se tiene que el Banco Nacional suscribió contratos marco con cada una de las sociedades: BN Fondos, BN Valores, BN Corredora de seguros y BN Vital, con el fin de contratar determinados bienes o servicios mediante un mismo procedimiento de contratación administrativa, convenios que para efectos de la adenda que hoy se conoce han sido complementados por el “acuerdo de intenciones sobre los mecanismos de control y fiscalización de los contratos” de fecha 16 noviembre del 2011, suscrito entre el Banco Nacional y las respectivas sociedades, remitido a este órgano contralor junto con el Oficio L-8811-2011.
De la lectura tanto de los convenios marco, el acuerdo de intenciones sobre los mecanismos de control y fiscalización de los contratos y la adenda en estudio, se tiene que cada sociedad maneja un presupuesto independiente, por lo que la facturación se realizará por cada sociedad, asimismo el pago al contratista lo hará directamente cada una de las sociedades, lo cual permite concluir que las sociedades van a ser partes activas en la ejecución contractual y destinatarias como centro de imputaciones jurídicas de los efectos contractuales que les afecten en particular.
Ahora bien, cabe señalar que si bien las sociedades constituyen partes del contrato, estas no firman la adenda en estudio, por cuando según lo acordado por el Banco y las sociedades en los respectivos convenios marco, se establece en la Cláusula 2.1.2 de cada uno de ellos, que una de las obligaciones de “El Banco”, es el formalizar la relación con el adjudicatario, lo cual ocurre en esta gestión.
En este sentido, se tiene lo indicado por la Licda. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx en su condición de Proveedora General el Banco Nacional, que indicó:
“Le adjuntamos los convenios xxxxxx suscritos entre el Banco Nacional y cada una de las sociedades anónimas que conforman el Conglomerado Banco Nacional, para la presentación de los servicios y asesoría en Contratación Administrativa.
Como se desprende de dichos documentos, la mística que tienen las contrataciones conjuntas entre el Banco Nacional y sus sociedades anónimas, es que el Banco se haga responsable de toda la logística del procedimiento de contratación administrativa, utilizando los servicios de la Proveeduría General de éste, para que mediante la promoción de compras públicas generales de bienes y servicios para todos los miembros del conglomerado, se obtengan economías de escala que beneficie el buen manejo de los fondos públicos.
Es por ello que nuestra institución es la que suscribe todos los documentos que formalizan la relación contractual de todos nuestros negocios jurídicos conjuntos, en apego a lo establecido como “Responsabilidades del Banco”.
Finalmente, se tiene que mediante oficio de fecha 9 de setiembre del 2011 el apoderado Legal de la contratista Xxxxxxxxx Xxxxxxx BBDO S.A.-F&F, manifiesta su aceptación a la incorporación de las sociedades Fondos, BN Valores, BN Corredora de Seguros y BN Vital a la relación contractual.
Así las cosas, una vez realizado el análisis de legalidad que dispone el Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, estima este órgano contralor que resulta procedente conceder el requisito de eficacia a la Adenda No.2 remitida. No obstante, en relación con el refrendo concedido, procedemos a efectuar las siguientes observaciones y condicionamientos a los que queda sujeta la aprobación otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad exclusiva de la Licda. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx en su condición de Proveedora General del Banco Nacional xx Xxxxx Rica, o en su defecto quien ejerza este cargo y como solicitante de la gestión. En caso de que no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación:
1. La adenda referida ha sido debidamente suscrita por las partes involucradas (El Banco en su condición propia y representando el Conglomerado Banco Nacional, y el Consorcio), siendo que para efectos de la ejecución, las partes han manifestado su consentimiento respecto a la forma en que se asumen distintas obligaciones, sea entre el Banco y la respectiva Sociedad, o entre éstas y el contratista, tales como la forma en que se harán los pedidos, la recepción de los suministros, la facturación, el pago así como la fiscalización.
Lo anterior de relevancia por cuanto forma parte de las obligaciones asumidas entre las partes, y derivadas específicamente de la modificación que se hace mediante la adenda No. 2 en estudio en la cláusula primera inciso uno del contrato original, la cual establece en lo que resulta pertinente que “El objeto del presente contrato es el suministro por parte de “la contratista” a “El Banco”, “BN Fondos”, “BN Valores”, “BN Corredora de Seguros” y “BN Vital”de requerimiento de campañas de publicidad y promociones, asesorías tanto en lo estratégico como en lo operativo en el proceso de planeación, organización, ejecución, control y evaluación de los esfuerzos de comunicación de los clientes (internos y externos, sean actuales o potenciales) para alcanzar, informar, o comunicarse con los mismos, que en general incluyen…”
2. Deberá cumplirse los condicionamientos dispuestos mediante oficio 6800 (DCA-1899) de fecha 22 de julio del 2011, mediante el cual se refrendó el contrato base y su adenda No.1.
Atentamente,
Lic. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Xxxxx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx |
Gerente Asociado | Fiscalizadora Asociada |
PTC//chc
NN: 13181 (DCA-3388)
NI: 18620 y 21114
G: 2010001803-6