REGLAMENTO DE CONTRATACIONES
Publicado en La Gaceta N° 215 del 9 de noviembre de 2011
REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO S. A.
REGLAMENTO DE CONTRATACIONES
La Junta Directiva de la Refinadora Costarricense de Petróleo Sociedad Anónima (en adelante RECOPE), en uso de sus atribuciones y facultades y con fundamento en lo dispuesto por el artículo 109 de la Ley de Contratación Administrativa N° 7494 del 2 xxx xxxx de 1995 y sus reformas, promulga el presente reglamento.
Capítulo Primero
Disposiciones generales
Artículo 1º- Definiciones. Para los efectos del presente reglamento se entenderá por:
1.1 LCA: Ley de Contratación Administrativa
1.2 RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
1.3 Actividad ordinaria: Conforme con lo dispuesto por la Ley General de la Administración Pública N° 6227 del 2 xx xxxx de 1978, artículo 3.2, la Ley N° 6588 del 30 de julio de 1981, artículo sexto y la Ley del Monopolio a favor del Estado para la Importación, Refinación y Distribución al Mayoreo del Petróleo Crudo, sus Combustibles Derivados, Asfaltos y Naftas N° 7356 del 24 xx xxxxxx de 1993, se define como actividad ordinaria de RECOPE:
1.3.1 La venta de productos.
1.3.2 La adquisición, importación, exportación, transporte e inspección de petróleo crudo y derivados, biocombustibles y compuestos utilizados para la formulación de combustibles.
(Modificado por el artículo Nº 6 de la sesión ordinaria Nº 4992-198, celebrada el jueves 27 de julio de 2017; publicado en La Gaceta N° 155 del 17 xx xxxxxx de 2017)
1.4 Actividad no ordinaria: Se refiere a la actividad que no está contemplada en la actividad ordinaria definida en el punto anterior.
1.5 Contrato de leasing: Es un contrato de financiamiento en virtud del cual una de las partes, el proveedor-vendedor se obliga a adquirir y luego dar en uso un bien de capital elegido previamente por la otra parte, el tomador, a cambio del pago de un canon com o contraprestación durante un plazo contractual determinado, que generalmente coincide con la vida útil del bien financiado, al final de dicho plazo el tomador puede ejercer la opción de compra, pagando el valor residual pactado, prorrogar o firmar un nuevo contrato o, en su defecto devolver el bien.
Artículo 2º- Normativa aplicable. Toda la actividad de contratación administrativa llevada a cabo por la Refinadora Costarricense de Petróleo S. A. se
regirá por la Ley de Contratación Administrativa N° 7494 y su reglamento, en estricto acatamiento al principio de legalidad que rige el actuar de la Administración Pública.
Artículo 3º- Alcance del reglamento. Quedan comprendidas por esta reglamentación, todas las contrataciones enmarcadas dentro de la actividad ordinaria y todas aquellas comprendidas dentro de la actividad no ordinaria que, por su naturaleza, y conforme a lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, requieran de reglamentación interna por parte de RECOPE.
Artículo 4º- Dependencia encargada de los procedimientos de contratación administrativa. La Dirección de Suministros será la encargada de tramitar los procedimientos de contratación administrativa en acatamiento obligatorio a las disposiciones emitidas por la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. Para lograr ese objetivo dicha dependencia someterá a aprobación de la Gerencia General, o en su defecto a la Presidencia, los mecanismos de control y los procedimientos que le permitan desempeñar su gestión de una manera ágil y eficiente, en aras del fortalecimiento del sistema de control interno y la satisfacción del interés público, conforme a las políticas de simplificación de procedimientos y trámites administrativos
Artículo 5º- Unidad desconcentrada y coordinadores de contratación administrativa. Con la finalidad de facilitar la operación de las unidades administrativas y operativas de la Región Atlántica, se autoriza el funcionamiento en esa región de una Unidad de Compras adscrita a la Dirección de Suministros. Dicha unidad podrá contratar los bienes, servicios y obras cuyo monto no exceda el límite económico de las contrataciones de escasa cuantía.
Asimismo y con la finalidad de mejorar la gestión de los procesos de contratación en las Gerencias de Refinación y Distribución y Ventas dada su desconcentración geográfica, la Dirección de Suministros, en coordinación con el Gerente de Área, nombrará en ellas un Coordinador de Contratación Administrativa, quien será el encargado de coordinar con las instancias técnicas la ejecución de las diferentes etapas del proceso de Contratación Administrativa. Para tales efectos dichas dependencias tomarán en cuanta al personal existente en cada Gerencia. Asimismo la Dirección de Suministros velará por la adecuada capacitación de esos funcionarios.
Artículo 6º- Principio de transparencia y objetividad. Es prohibido a los funcionarios de RECOPE, en cualquier nivel de jerarquía interesarse de cualquier forma, cuestionar, requerir información sobre un proceso de contratación, así como reunirse con funcionarios asignados a ese trámite para conocer detalles del proceso. No están incluidos en esta prohibición aquellos funcionarios que por la vía jerárquica deben supervisar un trámite o que por sus funciones propias son parte del equipo de estudio y análisis de ofertas en ese trámite específico.
La trasgresión de este principio se considerará falta sancionable de conformidad con el régimen disciplinario vigente.
Capítulo Segundo
Actividad no ordinaria de RECOPE
Artículo 7º- Niveles de competencia. La Junta Directiva de la Empresa otorgará competencia a los funcionarios que en razón de su puesto deban aprobar el inicio del proceso de contratación y las adjudicaciones.
El Presidente, o en su ausencia, el Gerente General, aprobará la decisión inicial para contratar en las contrataciones cuya adjudicación sea competencia de la Junta Directiva.
Artículo 8º- Reglas para la rotación de proveedores. El criterio que se utilizará para rotar a los proveedores al momento de cursar las invitaciones a participar será la fecha de aceptación de la inscripción en el Registro de Proveedores y la recurrencia de la compra por objeto de contratación.
Además de la elección efectuada en el punto anterior, la Administración publicará las contrataciones en la página WEB de la empresa, para que puedan concurrir otros proveedores.
Artículo 9º- Exclusión y reincorporación al Registro de Proveedores. Se excluirán del registro los proveedores que adquieran la condición de inactivos, así como los que incurran en los causales establecidos en el artículo 124 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Para que los proveedores inactivos sean incorporados nuevamente en el registro, deberán satisfacer con su solicitud los requisitos que al efecto establezca la Dirección de Suministros.
Artículo 10.- Imposición de sanciones a particulares. La Dirección de Suministros, igualmente estará facultada para aplicar las sanciones previstas en el Capítulo X, Sección Tercera de la LCA.
De previo a la imposición de cualquier sanción, se debe llevar a cabo un procedimiento administrativo que garantice el cumplimiento de las normas del debido proceso. Para tal efecto, se le hará una imputación de cargos al contratista en la cual se le indicarán los presuntos incumplimientos, las pruebas y la eventual sanción, otorgándosele 15 días hábiles para que presente sus descargos. La Dirección de Suministros durante los 22 días hábiles siguientes emitirá una resolución de primera instancia, contra esta resolución cabrán los recursos de revocatoria y apelación a presentarse dentro de los tres días posteriores a la notificación. La apelación cuando se interpusiere será conocida por la Gerencia de Administración y Finanzas que dará por agotada la vía administrativa.
Artículo 10 bis.- DEROGADO.
(Por el artículo Nº 5 de la sesión ordinaria Nº 4974-180, celebrada el lunes 20 de febrero de 2017; publicado en La Gaceta N° 53 del 15 xx xxxxx de 2017)
Artículo 11.- Observaciones a los estudios técnico y legal en los concursos. Las observaciones que realicen los oferentes sobre los estudios técnicos o jurídicos que se generaren durante los procedimientos de contratación, se incorporarán al expediente administrativo y serán valoradas en su contenido, aunque no haya una indicación expresa de ellas en el informe final. Por su naturaleza de actos preparatorios estos informes no tendrán recurso de ninguna clase y solo serán impugnables en conjunto con el acto de adjudicación final.
Los órganos encargados del análisis de las ofertas comunicarán a la Dirección de Suministros la necesidad de prorrogar el plazo de entrega del informe legal final, en aquellos casos que resulte estrictamente necesario La Dirección de Suministros valorará si en este caso se requiere solicitar a la instancia competente que se prorrogue el plazo para la adjudicación de las ofertas.
Artículo 12.- Días inimputables de multa durante la ejecución contractual. En caso de que la gestión de prórroga de un contrato no adquiera eficacia dada la oportunidad con que se realizó la misma, por razones ajenas al contratista, se tendrá por reconocido dicho plazo como días inimputables de multa, y para su aprobación aplicarán los niveles de competencia que al efecto haya emitido la Junta Directiva, según lo dispuesto en el artículo sétimo de este reglamento. En este caso, el Presidente o en su ausencia el Gerente General serán los encargados de las contrataciones que hayan sido aprobadas por la Junta Directiva.
Artículo 13.- Ajustes de obra. En los proyectos de obra, los ajustes que ordene el ingeniero encargado, serán de ejecución inmediata con solo que se hagan constar en la bitácora respectiva y no superen en total un diez por ciento (10%) del valor del contrato en ejecución. Para estos fines, las disminuciones de obra podrán compensarse con los aumentos que se hagan. Es responsabilidad de este funcionario asegurarse de que esas modificaciones cuenten con la correspondiente justificación técnica y el adecuado respaldo presupuestario.
Artículo 14.- Mejora en el precio cotizado. Se regirá por lo dispuesto en el numeral 28 bis, del actual Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4621-174, celebrada el miércoles 29 de febrero de 2012; publicado en La Gaceta N° 64 del 29 xx xxxxx de 2012 y en La Gaceta N° 83 del 30 xx xxxxx de 2012)
Capítulo Tercero
Actividad ordinaria de RECOPE
Artículo 15.- Modalidades de contratación. Se definen las siguientes modalidades de contratación para la actividad ordinaria de RECOPE:
15.2. Contratación Excepcionada (CE): aplicable para la adquisición, importación, exportación, fletamento e inspección de petróleo crudo y sus derivados, biocombustibles y compuestos utilizados para la formulación de combustibles, cuando razones de urgencia apremiante o conveniencia empresarial debidamente justificadas, tales como: facilidades crediticias, garantías de suministros, entre otras, así lo requieran. Lo anterior deberá ser acreditado en el respectivo expediente. Bajo estas condiciones, se podrá contratar con empresas estatales extranjeras.
15.3. Contratación Nacional de Transporte Terrestre (CNTT): aplicable según la programación de necesidades del transporte por cisternas entre planteles, para la descarga y carga xx xxxxxx, de los derivados del petróleo, biocombustibles y compuestos utilizados para la formulación de combustibles.
(Modificado por el artículo Nº 6 de la sesión ordinaria Nº 4992-198, celebrada el jueves 27 de julio de 2017; publicado en La Gaceta N° 155 del 17 xx xxxxxx de 2017)
15.4. Contratación Excepcionada de Transporte Terrestre (CETT): aplicable al transporte por cisternas entre planteles, para la descarga y carga xx xxxxxx, de los derivados del petróleo, biocombustibles y compuestos utilizados para la formulación de combustibles, cuando razones de urgencia apremiante o conveniencia empresarial debidamente justificadas así lo demanden, lo cual deberá ser acreditado en el respectivo expediente. Cuando se enfrente una situación que imposibilite la utilización de esta modalidad de contratación, y que impida garantizar el abastecimiento de combustibles a nivel nacional, la Dirección de Distribución de Combustibles informará ante el Comité los eventos que la originan, y planteará los posibles escenarios para su solución. De resultar procedente, el Comité delegará en el Gerente de Distribución y Ventas la responsabilidad para la ejecución de las acciones necesarias para solventar la situación planteada. Será responsabilidad de la Dirección Distribución de Combustibles, conformar un expediente en el cual se acredite lo actuado y permanecerá en custodia de dicha dirección.
(Modificado por el artículo Nº 6 de la sesión ordinaria Nº 4992-198, celebrada el jueves 27 de julio de 2017; publicado en La Gaceta N° 155 del 17 xx xxxxxx de 2017)
Artículo 15 bis.- Servicios excepcionales. En casos debidamente justificados se podrá utilizar excepcionalmente los procedimientos regulados en los incisos 15.1 y 15.2, para contratar los servicios que se requieran a fin de garantizar la continuidad del servicio público encomendado por ley a RECOPE.
Para tal efecto, en el expediente administrativo de la contratación deberán acreditarse las razones que justifiquen esta contratación.
Deberá, la gerencia de área que competa, realizar las gestiones para el reintegro de los costos incurridos ante la entidad que corresponda, cuando resulte procedente.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 16.- Exportación de productos. Para la exportación de productos deberá promoverse un concurso internacional, salvo que concurran situaciones de excepción que justifiquen acudir al procedimiento establecidos en el artículo 15.2, lo cual deberá quedar acreditado en el expediente respectivo.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 17.- Comité de Contratación de Combustibles (CCC). El Comité de Contratación de Combustibles será la instancia funcional encargada de la toma de acuerdos en los procedimientos de contratación de la actividad ordinaria.
El Comité de Contratación de Combustibles estará integrado por los Gerentes de Área, el Gerente General y el Presidente de la Empresa, quien fungirá como Presidente del Comité. El cargo de Vicepresidente del Comité será asumido por el Gerente General. Los miembros del Comité no devengarán pago de dietas por su participación en las sesiones.
En caso de ausencia, el cargo de la Presidencia del Comité, lo asumirá el Vicepresidente; para los demás miembros del Comité, éstos serán sustituidos por el funcionario que ha sido designado formalmente para el puesto de gerente.
En caso de ausencia simultánea del Presidente y del Vicepresidente, la Presidencia será asumida por el Gerente de Distribución y Ventas.
Podrán asistir a las sesiones del Comité, con voz pero sin voto, el Director de Comercio Internacional de Combustibles, Director de Operaciones y el Director de Distribución de Combustibles, en aquellas sesiones en que se tramiten contrataciones correspondientes a sus dependencias.
El Comité de Contratación de Combustibles se reunirá cada vez que sea convocado por el Presidente, Vicepresidente o la Secretaría de Actas, conforme sea demandado por parte de las direcciones operativas.
El Comité podrá excepcionalmente realizar sesiones virtuales, debiendo garantizarse en éstas, la simultaneidad, la deliberación y la integración de la información.
Las sesiones del Comité serán privadas. Podrán tener acceso a las sesiones personas externas a la Empresa, cuando así lo disponga el órgano colegiado mediante un acuerdo unánime de los miembros.
Los miembros del Comité deberán votar cada uno de los asuntos sometidos a su conocimiento, también podrán salvar su voto en forma razonada. En ningún caso podrán abstenerse de votar, salvo por impedimento legal.
Los acuerdos del Comité serán válidos y de acatamiento obligatorio, siempre y cuando sean adoptados por mayoría simple de los miembros asistentes. En caso de empate, decidirá el Presidente en ejercicio, quién contará con doble voto. Todos los acuerdos del Comité adquieren firmeza en la sesión de su adopción.
Cabrá recurso de revocatoria contra los acuerdos del Comité según lo establecido en el artículo 25 de este reglamento.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 18.- Secretaría de Actas del Comité de Contratación de Combustibles. El Comité contará con una Secretaria que apoyará logísticamente su funcionamiento. Para efectos administrativos dicha Secretaría dependerá del Presidente del Comité.
Corresponderá a la Secretaría de Actas, entre otros, los siguientes deberes:
18.1 Preparar el orden del día de las sesiones y someterlo a conocimiento del Presidente del Comité.
18.2 Levantar las actas y transcribir las mismas en el libro de actas debidamente autorizado por la Auditoría Interna y obtener las firmas de los miembros del Comité presentes en la sesión respectiva.
18.3 Comunicar los acuerdos adoptados a las instancias pertinentes.
18.4 Tramitar ante la Auditoría Interna, cuando así se requiera, la apertura y el cierre de los libros de actas del Comité.
18.5 Llevar el control de asistencia de los integrantes del Comité.
18.6 Mantener el control de los acuerdos pendientes de ejecución dictados por el Comité y comunicar oportunamente su cumplimiento.
En ausencia del titular de la Secretaria de Actas del Comité, las funciones serán asumidas por el funcionario que designe la Presidencia.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 19.- Funciones del Presidente del Comité de Contratación de Combustibles. Corresponderá al Presidente del Comité de Contratación de Combustibles o a su Vicepresidente, en ausencia de aquel, o del Presidente ad- hoc realizar las siguientes funciones:
19.1 Presidir y dirigir las sesiones del Comité.
19.2 Abrir y cerrar las sesiones
19.3 Determinar cuándo se llevarán a cabo las sesiones con la asistencia exclusiva de los miembros.
19.4 Invitar a otros funcionarios quienes participarán con voz y no con voto.
19.5 Cuándo hubiese empate en la votación de un asunto, el Presidente en ejercicio del Comité tendrá voto calificado (doble voto) para resolver.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 20.- Registro de proveedores. La Dirección de Suministros deberá llevar un registro de proveedores de la actividad ordinaria, para ello deberá mantener una coordinación adecuada y permanente con la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles, la Dirección de Operaciones y la Dirección de Distribución de Combustibles.
La Dirección de Suministros elaborará el procedimiento mediante el cual se regulará el funcionamiento del registro de proveedores, estableciéndose en el mismo los requisitos que deben satisfacer las empresas para su incorporación, así como las categorías y sub-categorías necesarias para promover los procedimientos de contratación. Dicho procedimiento, previa revisión por parte de
la Gerencia de Administración y Finanzas, será aprobado por la Gerencia General, en caso de ausencia del Gerente General la aprobación se dará por parte de la Presidencia.
La incorporación al registro de proveedores será aprobada por el nivel jerárquico superior de las direcciones de área responsables del análisis de la documentación.
En los concursos que se promuevan para la actividad ordinaria, se acudirá a las categorías establecidas en el registro de proveedores, según sea el requerimiento contractual, pudiendo invitar además, de manera excepcional, a proveedores no inscritos, caso que deberá ser previamente autorizado por el Comité.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 21.- Trámite de las contrataciones. El Comité conocerá y recomendará a la Junta Directiva para su aprobación los términos del concurso a publicar y la adjudicación de las contrataciones que se promuevan para las importaciones anuales de los siguientes productos: Gasolinas, Diésel, Jet A-1, GLP, Búnkers (Fuel Oil) y Asfalto. Lo anterior en concordancia con las políticas de abastecimiento establecidas por dicho Órgano.
El Comité aprobará los concursos anuales, indicados en el párrafo anterior, únicamente en caso que la Junta Directiva, por falta de quórum estructural o funcional, no pueda conocer y aprobar la recomendación del Comité.
Posteriormente, dicha instancia deberá rendir un informe a la Junta Directiva sobre la decisión adoptada y las razones que fundamentaron dicho acto. Los demás procesos de contratación que se promuevan serán de conocimiento y aprobación únicamente del Comité.
Las direcciones de área involucradas en las modalidades de contratación de la actividad ordinaria, deberán realizar y presentar los estudios técnicos y económicos sobre las ofertas recibidas, así como dar la recomendación correspondiente.
De no recibirse ofertas, o que éstas no se ajusten a los elementos esenciales del concurso, el Comité lo declarará infructuoso. De presentarse ofertas elegibles, pero por razones de interés público no convenga su adjudicación, el Comité declarará desierto el concurso. El acto que dicte el Comité deberá estar debidamente motivado y fundamentado. Para el caso de los concursos aprobados por la Junta Directiva, el Comité deberá informar la decisión a dicho órgano.
La Dirección de Suministros en coordinación con las direcciones de área, establecerán los procedimientos que regularán el trámite a seguir para las modalidades definidas en el artículo 15 de este reglamento; mismos que serán de conocimiento y aprobación por parte de la Gerencia General, previa revisión por parte de la Gerencia de Administración y Finanzas.
El Comité autorizará a las direcciones de área, cuando así se requiera, a realizar las negociaciones de las contrataciones excepcionadas.
En casos excepcionales, en los cuales se vea comprometido el abastecimiento de combustibles a nivel nacional, el Presidente o en ausencia de éste, el Vicepresidente del Comité, autorizará el inicio de los procedimientos de contratación, quien deberá informar al Comité de dicha eventualidad.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 22.- Formalización. Una vez comunicado el acto de adjudicación a todos los participantes del concurso y éste adquiera firmeza, se tendrá por perfeccionada la adjudicación, entendiéndose que la relación contractual se rige por el clausulado establecido en los términos del concurso, los aspectos técnicos de la oferta y el acuerdo de adjudicación.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 23.- Programación e Informe de la actividad contractual. La Dirección de Comercio Internacional de Combustibles, la Dirección de Distribución de Combustibles y la Dirección de Operaciones de la Refinería, deberán someter para aprobación por parte del Comité, en la primera semana del mes de noviembre de cada año, los planes anuales de las actividades contractuales para el año siguiente. Una vez aprobados estos planes, el Comité hará de conocimiento de la Junta Directiva dichos planes.
Cualquier modificación de esta programación, deberá ser aprobada previamente por el Comité para su ejecución. Se excluye de la presente disposición, las modalidades establecidas en los apartados 15.2 y 15.4.
La Gerencia General deberá presentar un informe semestral a la Junta Directiva sobre las modalidades de contratación formalizadas en el semestre anterior, y de las importaciones y exportaciones de combustibles realizadas en dicho periodo.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 24.- Confidencialidad de la información. Los expedientes administrativos de las modalidades de contratación de la actividad ordinaria se consideran de carácter público.
La información enviada por los proveedores para la inscripción en el registro, que se mantiene bajo custodia en la Dirección de Suministros, será de carácter confidencial.
Cuando en la modalidad de contratación se hubiese previsto la utilización del mecanismo de mejora de precios, a efecto de garantizar la optimización de este mecanismo, las ofertas así como la documentación que se genere en el proceso de análisis y adjudicación del concurso, será de carácter confidencial hasta que se realice el acto de apertura de la mejora de precios.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 25.- Acciones recursivas. Únicamente cabrán los recursos de revocatoria sobre los acuerdos que resuelven los concursos para las modalidades de contratación establecidas en el artículo 15 de este reglamento, incisos 15.1 y 15.3, interpuestos según los requisitos y plazos contenidos en este reglamento. Sobre los acuerdos en las demás modalidades de contratación establecidas en el artículo 15 de este reglamento, no cabrá acción recursiva alguna.
El plazo para la interposición de los recursos será de tres días hábiles posteriores a la comunicación del acto de adjudicación, desierta o infructuosa. La Dirección de Suministros será la dependencia encargada de recibir las acciones recursivas, a efecto de dar el trámite correspondiente.
La Dirección de Suministros trasladará inmediatamente a la Dirección Jurídica el expediente original del concurso debidamente foliado, remitirá copia del recurso al Comité, a la dirección de área involucrada y comunicará por escrito a los oferentes a efecto de que mantengan la vigencia de las ofertas.
Si el recurso resulta improcedente, la Dirección Jurídica recomendará, dentro del día hábil siguiente al momento de su recibo, al nivel de competencia que dicto el acuerdo, el cual, resolverá en el transcurso de los dos días hábiles siguientes. Si el Comité resuelve acoger es ta recomendación, remitirá la resolución a la Dirección de Suministros, para que ésta proceda dentro del día hábil siguiente a su comunicación.
De resultar procedente el trámite del recurso, la Dirección Jurídica, dentro del mismo plazo dispuesto en el párrafo anterior, informará a la Dirección de Suministros para que ésta, en el término del día hábil siguiente, le notifique al adjudicatario con el fin que se manifieste, si así lo tiene a bien, respecto a los alegatos del recurrente, dentro de los dos días hábiles siguientes. Asimismo, prevendrá a los otros participantes del concurso para que mantengan la vigencia de la oferta.
Las direcciones de área, a solicitud de la Dirección Jurídica, contarán con tres días hábiles para enviar a esa Dirección las observaciones a los alegatos de carácter técnico que estime pertinentes. Dentro del mismo plazo la Dirección de Suministros, de considerarlo necesario, se pronunciará sobre los alegatos del recurso.
RECOPE, deberá resolver el recurso dentro de los ocho días hábiles siguientes al recibo de las observaciones aportadas por el adjudicatario, dentro del plazo otorgado para tal efecto, o vencido és te sin que se haya recibido manifestación alguna. Este plazo podrá ser prorrogado por el nivel de competencia que dictó el acuerdo, de forma excepcional por un período de cuatro días hábiles adicionales.
La Dirección Jurídica contará con seis días hábiles para preparar y remitir la recomendación correspondiente para la resolución del recurso al nivel de competencia respectivo, señalando a éste último del plazo que dispone para dictar la resolución del recurso incoado.
El nivel de competencia procederá con el estudio y consideración pertinentes a efectos de dictar la resolución dentro de los dos días hábiles siguientes y lo remitirá a la Dirección de Suministros, con copia a la Dirección Jurídica, para que la primera realice la comunicación correspondiente dentro del día hábil siguiente a que se reciba el acto de resolución.
De acogerse parcial o totalmente el recurso de revocatoria, en el memorial correspondiente se dirá si procede una nueva adjudicación o si se declara infructuoso o desierto el concurso, según mérito del expediente. El nuevo acto debe dictarse dentro de los diez días hábiles contados a partir de la notificación de la resolución.
(Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Artículo 26. Ejecución contractual. Las direcciones de área serán responsables de velar por la correcta ejecución de los contratos que lleguen a perfeccionarse, de conformidad con los términos del concurso y el acuerdo de adjudicación dictado por el nivel de competencia.
En caso de presentarse algún incidente o situación que implique una alteración de dichas disposiciones, ya sea de tipo económico, financiero o de calidad, entre otros, estarán en la obligación de gestionar de forma inmediata la autorización correspondiente ante el Comité para continuar con la ejecución contractual y garantizar el abastecimiento nacional de combustible. Para el caso de contrataciones que hayan sido aprobadas por la Junta Directiva, el Comité es tará facultado para aprobar es tas gestiones.
El acto del Comité que aprueba la modificación deberá ser debidamente motivado y contar con los estudios técnicos y económicos que lo respaldan. (Modificado por el artículo Nº 4 de la sesión ordinaria Nº 4963-169, celebrada el lunes 14 de noviembre de 2016; publicado en el Alcance N° 271 a La Gaceta N° 227 del 25 de noviembre de 2016)
Capítulo Cuarto
Contrataciones mediante leasing
Artículo 27.- Contrataciones mediante leasing. RECOPE podrá realizar contrataciones mediante leasing operativo o financiero utilizando los procedimientos definidos por la Dirección de Suministros de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de este reglamento.
Artículo 28.- Xxxxx legal. El contrato de leasing financiero u operativo que suscriba RECOPE se regirá por lo establecido en este reglamento, el Decreto Ejecutivo Nº 32876 del 6 de diciembre del 2005 y las normas, procedimientos y principios de la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.
Artículo 29.- Justificación. De previo a iniciar los trámites para suscribir un contrato de leasing al amparo del presente reglamento, el funcionario competente interesado justificará y acreditará en el expediente que el leasing es el mecanismo idóneo y oportuno para satisfacer el interés público y que con base en los estudios de factibilidad del proyecto se identificaron las ventajas comparativas que sustentan la utilización de esa figura contractual.
Artículo 30.- Procedimiento de selección de las ofertas de leasing. La evaluación de las ofertas de arrendamiento se debe realizar en dos etapas de un mismo procedimiento de contratación.
En la primera etapa se debe verificar que la oferta cumpla los requerimientos generales, especiales, legales y técnicos, definidos en el cartel. El incumplimiento insubsanable de cualquiera de los aspectos antes citados será motivo de descalificación de la oferta.
Podrán ser consideradas para la segunda etapa las ofertas que superen la primera. En la segunda etapa se selecciona la oferta que tenga el menor costo.
Artículo 31.- Características del contrato. La oferta y el contrato de leasing deben indicar, según corresponda:
a) Montos de las cuotas (fijas o ajustables) del leasing.
b) Forma de pago identificando e pago del principal y de los intereses.
c) Plazo, periodo xx xxxxxx y costo total del leasing. El plazo máximo del contrato de leasing operativo no puede ser superior al 75% de la vida económicamente útil del bien.
d) Moneda.
e) Periodicidad de la cuota.
f) Valor residual de los bienes en cada uno de los periodos.
g) Valor de la carga financiera incluida en la cuota y la tasa de interés utilizada.
h) Costos por comisiones.
i) Tasa de interés utilizada.
j) Responsable de los gastos de mantenimiento y reparación del bien arrendado.
k) Detalle por separado de:
i. Costos iniciales de los bienes.
ii. Costos indirectos (de ejecución).
iii. Servicios para el funcionamiento del bien.
iv. Capacitación.
v. Valor de la opción de compra del bien al final del leasing.
Artículo 32.- Plazo del leasing financiero. El plazo del leasing financiero es fijo durante la vida económica útil del bien.
RECOPE podrá ejercer la opción de compra al vencimiento del plazo preestablecido en el contrato.
Artículo 33.- Elementos del contrato de leasing financiero.
33.1 El proveedor-vendedor o el intermediario financiero, según corresponda, debe indicar y certificar la vida económica del bien objeto del leasing.
33.2 El interés público a satisfacer debe estar claramente formulado en el respectivo cartel, con indicación expresa del objeto que se requiere arrendar.
33.3 El contrato debe indicar el valor de la opción de compra.
33.4 RECOPE está facultado para adquirir en propiedad el bien objeto del leasing al término del plazo.
33.5 De previo a ejercer la opción de compra, con fundamento en estudios técnicos, jurídicos, de mercadeo y financieros, se debe demostrar la conveniencia de ejercer la opción.
33.6 Las cuotas se pagarán por período vencido una vez que el bien en funcionamiento.
33.7 La cuota no es susceptible de modificaciones durante la ejecución del contrato, salvo si las partes acuerdan modificar los elementos del contrato.
Artículo 34.- Obligaciones del proveedor-vendedor.
34.1 Facilitar a RECOPE el uso de las garantías de fábrica y atender los reclamos que presentare el tomador en relación con el funcionamiento de los bienes.
34.2 Asumir los gastos de mantenimiento y reparación del bien arrendado, salvo acuerdo en contrario con el proveedor.
34.3 Asumir el compromiso de no contraer gravámenes ni medidas precautorias que perturben la disposición del bien en poder de RECOPE.
34.4 Recibir el bien por la restitución que haga el RECOPE al vencimiento del contrato.
34.5 Enajenar el bien una vez que el tomador ha ejercido su opción de compra y hubiere cancelado el importe respectivo al finalizar el leasing.
34.6 Asumir los gastos asociados con la venta del bien y del traspaso que se realice en las condiciones que fueren pactadas.
Artículo 35.- Obligaciones de RECOPE.
35.1 Cancelar en tiempo y forma las cuotas establecidas según lo acordado en el contrato.
35.2 Usar el bien arrendado conforme a derecho y a las condiciones pactadas.
35.3 Asegurar el bien contra todo riesgo en una entidad aseguradora, o en su defecto establecer una reserva que permita atender eventuales contingencias y restituir los bienes arrendados en condiciones equivalentes.
35.4 Pagar los tributos que recaigan sobre la propiedad, tenencia o uso del bien arrendado. También podrá realizar importación temporal de bienes, los cuales según lo dispuesto en la Ley General de Aduanas y su reglamento, no podrán sufrir modificación o transformación alguna, debiendo ser identificable todo material o componente. En el contrato respectivo a formalizar, deberá mencionarse el plazo de permanencia, que no podrá exceder de un año, de conformidad con el artículo 165 de la Ley General de Aduanas.
35.5 Admitir la inspección y verificación del estado del bien, según los términos y condiciones que acuerden las partes.
35.6 No ceder, ni prestar o subalquilar o bien facilitar a terceros el bien contratado, salvo estipulación en contrario en el cartel.
35.7 Avisar al proveedor todo hecho, siniestro o evento que provocare deterioro, destrucción parcial o total del bien o que interfiere en el derecho de uso y goce del bien.
35.8 Restituir el bien al expirar el plazo del leasing, en caso de que se decida no ejercer el derecho de compra o bien no se contemple dicha opción en el contrato principal.
Artículo 36.- Del leasing operativo. El contrato de leasing operativo comprende el derecho de RECOPE de acordar la modificación del contrato del leasing de los bienes arrendados, restituir el bien arrendado y recibir bienes
actualizados por el plazo restante del leasing. El contrato de leasing operativo puede ir acompañado de la prestación de servicios remunerados, tales como mantenimiento, reparación, asistencia técnica, etc. La duración máxima del contrato de leasing operativo debe fijarse según la naturaleza del bien objeto del leasing y su eventual obsolescencia, el cual no podrá ser superior al setenta y cinco por ciento de la vida económicamente útil del bien. En caso de actualización de bienes por obsolescencia se modificará el contrato y se mantendrá el plazo originalmente acordado.
Artículo 37.- Elementos del contrato de leasing operativo. Los enumerados en el artículo 34 de este reglamento, en el entendido de que la opción de compra no es inherente a este tipo de contrato, salvo si se hubiese incorporado en el contrato de leasing. Asimismo el plazo máximo del contrato no podrá ser superior al setenta y cinco por ciento de la vida económicamente útil del bien.
La conservación, mantenimiento, asistencia técnica y reparación del bien estarán a cargo del proveedor-vendedor.
El bien objeto del contrato puede ser sustituido por otro bien actualizado, en los términos de los párrafos segundo y tercero del artículo 12 de las Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 38.- Finalización de un contrato de leasing.
38.1 Vencimiento del contrato.
38.1.1. Leasing financiero: RECOPE ejerce su derecho de compra quedando formalizado, entonces, un contrato de compraventa entre partes, se regirá por las cláusulas pertinentes a esta modalidad contractual; para acceder a ese derecho se debe haber cumplido con todas las obligaciones precedentes. El valor de la opción de compra al final del leasing no deberá ser menor a un 10% del costo inicial.
38.1.2. Leasing operativo: La finalización del contrato se hace efectiva con el vencimiento del plazo de arrendamiento contractualmente definido.
38.2 Terminación anticipada
38.2.1. Leasing financiero: No es aplicable
38.2.2. Leasing operativo: Aplicable previa solicitud unilateral y voluntaria de RECOPE, en caso de obsolescencia del bien.
38.3 Caso fortuito o fuerza mayor
38.3.1. Leasing financiero: Destrucción total del bien arrendado, causará la finalización del contrato sin responsabilidad para las partes. En caso de destrucción parcial del bien, si RECOPE considera que el bien puede seguir siendo arrendado, se ajustará la cuota respectiva con el fin de que sea proporcional al bien aprovechable.
38.3.2. Leasing operativo: Se aplica el tratamiento definido para el leasing financiero.
Capítulo Quinto
Disposiciones finales
Artículo 39.- Deber de informar. Compete a la Dirección de Suministros informar a la Contraloría General de la República sobre la actividad contractual
desarrollada por la Administración, de conformidad con las características establecidas en el artículo 225 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa; para ello, la Administración dotará de los recursos tecnológicos necesarios a la Dirección de Suministros.
Artículo 40.- Derogatoria del Reglamento de Funcionamiento del Comité de Contratación de Combustibles. A partir de la entrada en vigencia del presente reglamento, se deroga el Reglamento para el Funcionamiento del Comité de Contratación de Combustibles aprobado por la Junta Directiva en el artículo 4 de la sesión Nº 4277-233 del 23 de julio de 2008.
Artículo 41.- Vigencia. Este reglamento deroga el Reglamento de Contrataciones de RECOPE aprobado por la Junta Directiva en el artículo Nº 6, de la sesión ordinaria Nº 4122-78, celebrada el 30 de enero del 2007 y publicado en La Gaceta Nº 34, del 16 de febrero del 2007, y sus reformas, así como cualquier normativa dictada por la Administración que disponga lo contrario.
(Corregido mediante Fe de errata publicada en La Gaceta N° 52 del 13 xx xxxxx de 2012)
Rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.
TRANSITORIO 1.—Los procedimientos de contratación iniciados con el reglamento anterior, se concluirán conforme con las disposiciones vigentes al momento de adoptarse la decisión de iniciar el concurso, con excepción de la materia recursiva, según el acuerdo dictado por la Contraloría General de la República y publicado en La Gaceta N° 15 del 22 de enero del 2007.
TRANSITORIO 2.—La Dirección de Suministros dispondrá de un plazo único de tres meses a partir de la entrada en vigencia de este reglamento para emitir los mecanismos de control y procedimientos necesarios para cumplir con lo establecido en el artículo 4 de este reglamento.
Aprobado por la Junta Directiva en el artículo N° 6, del acta de la sesión ordinaria Nº 4586-139, celebrada el 5 de octubre de 2011.
San Xxxx, 25 de octubre del 2011.—Junta Directiva.—Lic. Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx, Secretaria de Actas.—Vº Bº. Lic. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx, Oficina de Prensa.—1 vez.—O.C. Nº 3597-11.—Solicitud Nº 39136.—C-588040.— (IN2011086236).