EPC- 2010- 24
EPC- 2010- 24
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA EL CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, QUE HACEN PARTE DEL PLAN DE COMPRAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
JUSTIFICACION
De acuerdo con las normas legales vigentes de austeridad y de lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, se presenta el siguiente estudio previo, en el cual se analiza y expone la conveniencia y la oportunidad de contratación.
Considerando que es misión de las entidades publicas velar por el cuidado y mantenimiento de los bienes a cargo de las mismas y dotar a los funcionarios y a las Instalaciones donde ejercen la función pública de elementos que permitan una correcta y eficiente prestación de los servicios a su cargo, en condiciones de comodidad, salubridad, oportunidad y continuidad para con estos y los usuarios del servicio prestado; por tal motivo se procede a presentar los estudios previos para el suministro de COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y CAMBIOS DE ACEITE, para el parque automotor y ACPM para la planta eléctrica de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Que existe conformado un Plan anual de compras para ejecutarse en la vigencia fiscal 2010, que consta de los bienes y servicios que requiere la Superintendencia de Notariado y Registro, para su funcionamiento y la correcta prestación de sus servicios.
1. DEFINICION DE LA NECESIDAD
La Superintendencia de Notariado y Registro necesita para el óptimo y eficiente funcionamiento de los vehículos y maquinaria de su propiedad, el suministro de combustibles con el fin de dar solución a los requerimientos de la Entidad y brindar soporte a la Administración de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Actualmente la SNR cuenta con una serie de vehículos, y una planta eléctrica, como instrumentos necesarios para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones diarias, y es deber de la Entidad garantizar el funcionamiento oportuno, eficaz y eficiente de
los bienes en mención, esto con el objetivo de contribuir al cumplimiento de las labores cotidianas de la Administración.
De igual forma se observa que aunque la entidad tiene en la actualidad en ejecución un contrato por el mismo objeto, dado el valor del mismo, este se encuentra próximo a terminar, razón por la cual se requiere adelantar una nueva contratación para tal fin.
En razón a lo anterior y con el propósito de no obstaculizar las labores cotidianas de la Administración y la continua utilización de los mismos, por parte de cada una de las dependencias beneficiadas por el servicio, se requiere el SUMINISTRO de COMBUSTIBLE (GASOLINA CORRIENTE,) para los vehículos y (ACPM) para la planta eléctrica que surte en caso xx xxxxx de energía, a nivel central y la ORIP Bogota Centro.
2. CONDICIONES DEL CONTRATO
2.1 OBJETO
La Superintendencia de Notariado y Registro requiere el suministro de combustible (GASOLINA y A.C.P.M) para los siguientes rodantes y planta eléctrica:
PARQUE AUTOMOTOR DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO | ||
CLASE | VEHICULO | PLACA |
CAMIONETA - FURGON | NISSAN JUNIOR FURGON | OAF-696 |
AUTOMOVIL | BMW GRIS | OBH-495 |
CAMIONETA | CHEROCKEE | BII-649 |
AUTOMOVIL | MAZDA GRIS | OBC-386 |
AUTOMOVIL | BMW BLANCO | OBG-771 |
AUTOMOVIL | XXXXXXXX XXXX AZUL | OBH-660 |
AUTOMOVIL | CHEVROLET CHEYENE | OBI-156 |
AUTOMOVIL | CHEVROLET SPARK | OBI-356 |
AUTOMOVIL | CHEVROLET SWIFT VERDE | XXX-000 |
XXXXXXXXX | XXXX FAMILY | OBH-539 |
AUTOMOVIL | DAEWOOD MATIZ | OBG-663 |
PLANTA E | KVA/208/120vac 60hz | 89922 |
2.2 LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El lugar de ejecución del contrato es la ciudad de Bogota, y el plazo de ejecución del contrato resultante del presente proceso será de doce (12) meses o hasta agotar el presupuesto, a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación, aprobación de la garantía única y registro presupuestal.
2.3 VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION
El valor del presente contrato se debe deducir del rubro COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES y se fija en la suma de: CUARENTA Y TRES MILLONES DE PESOS MCTE ($43.000.000) incluido el 16% del IVA.
2.4 FORMA DE PAGO
La forma de pago al contratista será por mensualidades vencidas. A su vez, como requisito previo cumplimiento de los trámites administrativos y financieros a que haya lugar deberá radicar los siguientes documentos:
Certificación de recibido a satisfacción del objeto del contrato, suscrita por el Supervisor del contrato.
Acta de recibo a entera satisfacción del objeto contractual, debidamente firmada por el Supervisor del contrato y el delegado del CONTRATISTA, donde constará la conformidad con las condiciones en las que se hace la entrega, la fecha en la que se recibe y el valor de los servicios recibidos.
Factura de venta especificando el valor unitario y total.
Certificado o planilla de pago a los Sistemas de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales) y Aportes Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) de conformidad con la normatividad vigente y certificación o constancia de cumplimiento de las obligaciones laborales con el personal utilizado en la ejecución del objeto contractual. De conformidad con las leyes 789 de 2002 y 828 de 2003.
3. SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO
3.1 TECNICO
Teniendo en cuenta el uso diario del parque automotor, el tipo de servicio que se requiere y los tiempos en los cuales debe prestarse el servicio, se requiere contratar el suministro de combustible: gasolina corriente, y ACPM para los vehículos y la planta eléctrica que posee la Superintendencia de Notariado y Registro que se encuentran ubicados en la ciudad de Bogotá, D.C. que cumplan como mínimo con:
Un sistema de control para el suministro de combustible, el cual se considera debe ser el CHIP, puesto que con dicho sistema se monitorea y se controla en mayor forma el consumo de combustible en cada vehiculo de la Entidad.
Por otra parte el CHIP es único para cada Vehiculo, con su correspondiente cupo de galones al mes y cantidad de tanqueadas diarias e información del kilometraje. El objetivo de contratar el suministro con dicho sistema es aportar a la Entidad eficiencia y control.
El proponente debe tener en cuenta que en desarrollo de la ejecución del respectivo contrato, debe cumplir mínimo con las siguientes especificaciones técnicas:
1.- Prestar la atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de manera que garantice el suministro permanente de los combustibles, razón por la cual el contratista debe tener en cuenta que si se presentan hechos relacionados por ejemplo con daños de surtidores, contaminación de los combustibles, arreglos en los tanques subterráneos y patios de servicios y demás, los mismos no deben alterar el normal suministro del combustible.
2.- Suministrar combustibles microfilmados, con las especificaciones y procedimientos técnicos requeridos para la sustracción de agua.
3.- Garantizar el cumplimiento de las características técnicas de operación y seguridad de los equipos de suministro de gasolina motor instalados en cada una de las estaciones de servicio ofrecidas, los cuales se deben ajustar a los requerimientos y disposiciones legales vigentes.
4.- Cumplir con la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por el Consejo Nacional de Normas mediante Resolución No. 025 de 1995, acogida por el ICONTEC
o por las disposiciones que la modifiquen o complementen. Cumplir con la Ley 693 de 2001 y sus normas reglamentarias.
5.- Contar con empleados que suministren el combustible con responsabilidad, seguridad y precisión, los cuales deben verificar la placa y el kilometraje de cada vehículo antes del abastecimiento, con el fin de registrarlos en el medio magnético de control que se establezca.
6.- Ofrecer y cumplir con la medida establecida para cada galón tanto de gasolina como de ACPM.
7.- Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Superintendencia de Notariado y Registro para la ejecución del contrato.
SISTEMA DE CONTROL CHIP
El oferente deberá contar con un sistema de control de suministro de combustible mediante la tecnología de CHIP. Los CHIP programables serán entregados a la Entidad en calidad de comodato de uso y tanto la instalación como la programación en los vehículos de la Entidad no tendrá costo adicional para ésta.
Para el uso de los CHIP, el oferente deberá contar con pólizas que los amparen contra hurtos, pérdida y averías, y en caso que se presente cualquiera de estas circunstancias, el contratista debe reponerlo o cambiarlo en forma inmediata.
El oferente mediante el uso de este mecanismo electrónico deberá manifestar en su propuesta, estar en capacidad de suministrar vía Internet de manera inmediata la información consolidada sobre el consumo total y particular de cada vehículo a la fecha en que se solicite.
Con cada una de las facturas el proponente deberá presentar certificación escrita del valor por galón autorizado por el gobierno colombiano y citar la fuente de donde ha sido tomada esta información.
ANÁLISIS ECONÓMICO:
Para realizar esta contratación se solicito cotización a la firma ORGANIZACIÓN TERPEL S.A. por ser empresa debidamente reconocida en el sector del suministro de
combustibles para vehículos y por que con ella la entidad ha tenido experiencia en la contratación de períodos anteriores.
A la fecha de elaboración de los estudios previos, los precios del combustible son:
FIRMA | GASOLINA CORRIENTE / Galó | GASOLINA EXTRA Galón | DIESEL / Galón |
Organización Terpel S.A. | $7.994,00 | -0- | $6.844,00 |
4. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y tal como lo dispone el artículo 1 del Decreto Reglamentario 3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad de selección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 10% de la Menor Cuantía. Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a la presente modalidad de selección la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009 y el Decreto 3576 de 2009 en su articulo 1, así como las demás normas complementarias y reglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública.
5. CRITERIO Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACION
Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferior de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en el Decreto 3576 de 2009.
6. REQUISITOS HABILITANTES
6.1 DOCUMENTOS JURIDICOS
Carta de presentación de la propuesta
Certificado de existencia y representación legal
Autorización al representante legal
Pago de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales-persona jurídica
Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría)
Certificación de la Contraloría
Registro único Tributario
Cerificado de antecedentes judiciales expedido por el DAS
Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía
Fotocopia de la Libreta Militar
7. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA
De acuerdo con las especificaciones técnicas, los proponentes acreditarán su capacidad técnica para el presente proceso de selección dando cumplimiento a los requerimientos mínimos establecidos en el presente documento, lo que también quedará consignado en el texto de la invitación pública
Se ha considerado igualmente como requisito mínimo de verificación, que los proponentes acrediten con las certificaciones respectivas expedidas por los contratantes, la celebración, ejecución y terminación de DOS (2) contratos celebrados con entidades públicas u otros clientes, dentro de los cinco (5) años anteriores a la apertura de la presente solicitud de oferta, cuyo objeto sea de la misma naturaleza al de la solicitud en curso, es decir suministro de combustible.
GARANTÍA TÉCNICA
El contratista deberá cumplir con la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por el Consejo Nacional de Normas mediante Resolución No. 025 de 1995, acogida por el ICONTEC o por las disposiciones que la modifiquen o complementen. Cumplir con la LEY 693 de 2001.
7. SUPERVISION
La supervisión de la presente contratación, le compete al Grupo de Servicios Generales de la Superintendencia de Notariado y Registro.
8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
1) Ejecutar el objeto del presente contrato dentro de los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes.
2) Presentar la documentación completa requerida por esta Entidad, conforme lo exige la Ley, cumpliendo con todos los requisitos.
3) Constituir oportunamente la póliza con el amparo de los riesgos solicitados.
4) Las demás necesarias para el cumplimiento del objeto.
9. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
1) Ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento de las obligaciones del contratista a través del supervisor.
2) Prestar al contratista la colaboración por parte xxx xxxxxxx de la Superintendencia para el cumplimiento del objeto contractual.
3) Cancelar el valor del contrato en la forma convenida.
10. ANALISIS DE RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS
Los posibles riesgos que se presentaría con la ejecución del contrato son:
1). Incumplimiento del contratista con el objeto del contrato y las obligaciones derivadas del mismo.
2). Que la calidad del servicio prestado no corresponda al exigido por la Superintendencia de Notariado y Registro.
11. GARANTIAS
De conformidad con el articulo 4 del Decreto 2493 de 2009, en el contrato se deberá dejar claramente estipulado que el contratista deberá incluir por su cuenta y costo a fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato, una
garantía única a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, que bien puede ser pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, las cuales no expiraran por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral, las cuales deberán ser presentadas a la Superintendencia de Notariado y Registro, bajo los siguientes aspectos:
1). CUMPLIMIENTO: 20% del Valor de este contrato y vigencia igual a la de este y cuatro meses más contados a partir de la expedición de la póliza.
2).CALIDAD DEL SERVICIO: 20% del valor de este contrato y con una vigencia igual a la de este y cuatro meses más contados a partir de la expedición de la póliza.
Cordialmente;
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
Coordinador Grupo Servicios Generales
Proyectó: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx