GESTION CONTRACTUAL Código: A-GC-FR-010
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GESTION CONTRACTUAL |
Código: A-GC-FR-010 |
Versión: 03 |
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ESTUDIOS PREVIOS |
Fecha aprobación: 02/Jun/2015 |
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FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS |
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Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.1.2.1.1 |
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DEPENDENCIA QUE PROYECTA |
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FECHA |
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DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Que mediante el Decreto ordenanzal No 066 xx xxxxx 1º de 2015 establece en el artículo 10 que la Secretaría de Prensa y Comunicaciones. Tiene como misión, definir, coordinar y ejecutar políticas de divulgación y comunicación interna y externa, atendiendo la comunicación organizacional, la comunicación informativa y los medios de comunicación de la Administración Departamental, orientadas a mantener una dinámica informativa permanente sobre la gestión departamental, posicionando así una imagen fortalecida de la Administración entre la opinión pública al interior y al exterior del Departamento.
Que la Secretaría de Prensa y Comunicaciones, tiene como funciones entre otras la de: 4. “Implementar los mecanismos necesarios para canalizar la información departamental hacia los medios de comunicación masiva en el ámbito nacional y regional, así como ofrecer los elementos de soporte necesarios a nivel visual, gráfico e informativo a los servidores públicos del Departamento y a la opinión pública en general.
La Gobernación no cuenta con el recurso humano profesional, calificado y suficiente para producir una obra intelectual tipo revista, especializada en contenidos editoriales regionales, que sirva como instrumento de apoyo a la gestión de la Gobernación en sus planes de promoción turística, cultural, social, económica y de desarrollo; tampoco cuenta con la infraestructura física y técnica necesaria para ejecutar estas actividades internamente. Es por esto que se requiere contratar los servicios de una persona natural o jurídica especializada, con amplia experiencia e idoneidad en el desarrollo de este tipo de obras de carácter intelectual, de manera que las gestiones adelantadas por el ciudad durante los años 2012, 2013.2014 y 2015, en el marco del Plan de Desarrollo, y puedan ser socializadas entre la población colombiana, a través de un medio de comunicación de amplia circulación nacional.
En este sentido, la sociedad PUBLICACIONES SEMANA S.A. ha previsto producir en el mes de Diciembre de 2015, una edición especial regional tipo revista, alusiva al Departamento de Cundinamarca, edición que contará con el respaldo de la marca “SEMANA”, en la cual la Gobernación de Cundinamarca está interesada en participar a través de la publicación de información institucional que visibilice los ámbitos turístico, cultural, social, económico y de desarrollo del Departamento. Por lo que se tiene en cuenta que no existe pluralidad de oferentes, teniendo en cuenta que su Edición de carácter “Especial” permite establecer que serán los únicos que realizaran este tipo de publicación alusiva al Departamento de Cundinamarca.
Publicaciones Semana S.A. demuestra su capacidad de ejecución a través de la disponibilidad y dedicación de tiempo completo de un recurso humano profesional, calificado y suficiente, compuesto por más de treinta periodistas, columnistas y colaboradores, tres diseñadores, dos editores, un director general, dos productores de texto y fotografía, y un corrector de estilo. Por su parte, la idoneidad de esta sociedad se refleja a través del alcance de la lecturabilidad de la Revista Semana y de sus ediciones especiales, verificable mediante el alto número de suscriptores que conforman la base de datos de la Revista Semana. Igualmente por medio de su amplia red de distribución especializada, las alianzas significativas con otros medios, y la capacidad para hacer productos masivos de altísima calidad. La Revista Semana está ubicada en el tercer lugar en el ranking de las revistas más leídas en el país -según el último Estudio General de Medios (EGM)-, y se ha consolidado como la primera revista de perfil político del país, llegando a más de 1’027.600 lectores en su versión impresa.
Con lo expuesto en la sentencia C- 614 del 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000, xx xxxxxxxx del presente contrato es temporal, cuya duración de tiempo limitada, propenderá por la indispensable ejecución del objeto contractual convenido.
Dentro del presupuesto para el año 2015, se cuenta con la partida para contratar la persona que preste los servicios de acuerdo a las necesidades descritas, y se tiene señalado dentro del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia fiscal del año 2015, así mismo como se encuentra señalado dentro del Plan de Contratación.
OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.
OBJETO:
CONTRATAR LA PUBLICACION DE UNA EDICION ESPECIAL DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA EN QUE SE SOCIALIZA LOS ADELANTOS Y LOGROS DEL CUATRIENIO 2012-2015, PLAN DE DESARROLLO CALIDAD DE VIDA.
ALCANCE:
El contratista publicara cinco páginas de contenido editorial sobre la gobernación de Cundinamarca en la revista edición especial.
Publicación de logos institucionales de la gobernación de Cundinamarca.
Doscientos ejemplares de la edición especial.
Condiciones Técnicas Exigidas.
Se requiere la contratación de una firma especialista en la publicación de una edición especial del Departamento de Cundinamarca en que se socializa los adelantos y logros del cuatrienio 2012-2015 y en especial con las relacionadas en las obligaciones contenidas en el numeral 2.4.6 del presente estudio.
Autorizaciones licencias y/o permisos requeridos para la ejecución del contrato.
Para la presente contratación no se requieren permisos, autorizaciones, permisos, licencias, autorizaciones y/o cualquier otra clase de requisito necesario para la ejecución del futuro contrato.
Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC
Una vez definidos claramente los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Clasificación UNSPSC |
Segmento |
Familia |
Clase |
Producto (De ser posible) |
55101506 |
55 |
10 |
15 |
Revistas |
IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR:
Contratos de Prestación de Servicios, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Plazo de Ejecución:
El plazo de ejecución del contrato será de quince (15) días contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Lugar de Ejecución
Gobernación de Cundinamarca
Forma de pago:
El valor del presente contrato es por la suma de CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS ($57.000.000) incluido IVA, valor que el Departamento Secretaria General pagará, dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la legalización del presente contrato previa presentación de la factura, de las certificaciones de pago parafiscales y seguridad social integral y la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato. En todo caso el pago se sujeta al Plan Anual mensualizado de Caja PAC. El sistema de pago utilizado por el Departamento es la consignación en una cuenta corriente o de ahorros de las instituciones financieras que el contratista registre en el formato titulado Información de proveedores, previa certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción, expedida por el supervisor del contrato, adjuntando la certificación que acredite el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, pensión, salud y riesgos profesionales, de acuerdo a lo normado en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 50 de la ley 789 del 2002.
Que la entidad cuenta con el presupuesto de $ 57.000.000 amparado con el certificado de disponibilidad No XXXXXXX expedido por el jefe de presupuesto de la Secretaria de Hacienda del Departamento para la actual vigencia.
El sistema de pago utilizado por el Departamento es la consignación en una cuenta corriente o de ahorros de las instituciones financieras que el contratista registre en el formato titulado “información de acreedores”. Los pagos estarán sujetos al Plan Anual Mensualizado de Caja PAC.
Anticipo / Pago Anticipado:
N/A
Supervisión y/ o Interventoría:
La supervisión del respectivo contrato será ejercida por la Secretaria de Prensa y Comunicaciones o quien haga sus veces; quien cumplirá con las funciones jurídicas, técnicas, administrativas, financieras y contables, conforme a lo establecido en la ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011 y el Decreto Departamental 389 de 2014.
Obligaciones del contratista.
a) Cumplir con el objeto contractual dentro de las especificaciones y condiciones pactadas y requeridas por el Departamento y aceptadas en la propuesta presentada por el contratista
b) Xxxxxxx las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la Secretaria General por conducto del Supervisor.
c) Entregar los 200 ejemplares del especial de la revista semana en la calle 26 No 53- 51 Bogotá, Sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca.
d) Presentar la cuenta de cobro con los respectivos soportes de pago de parafiscales y seguridad social. e) Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud, pensiones y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten.
MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS
Que de conformidad con el literal g) numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 2.2.1.2.4.8 del Decreto 1082 de 2015 dispone que se contratara directamente “cuando no exista pluralidad de oferentes “.
Que las referidas normas de manera enunciativa establece que no existe pluralidad de oferentes: “cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
Que la sociedad PUBLICACIONES SEMANA S.A., tiene registrados los derechos de autor y es el único proveedor en el territorio nacional, imprime y distribuye sus productos Revista Semana. Es proveedor exclusivo, la cual versa sobre temas económicos, culturales, educación, turismo y municipales de interés para la administración Departamental y para los funcionarios.
Que de acuerdo al Ranking de lecturabilidad 1.493.000 a nivel nacional, la REVISTA SEMANA ocupa el primer lugar según fuente EGM2015.
El presente caso, se subsume dentro de la descripción legal contenida en las disposiciones citadas, teniendo en cuenta que la finalidad es la prestación de servicio en donde una sola firma es titular de los derechos, que prestado por una persona jurídica y que únicamente se encuentra en capacidad de ejecutar el objeto planteado en los estudios previos.
EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
De conformidad con el análisis del estudio histórico de la contratación de estas publicaciones se estableció que el valor estimado y plasmado corresponde a los recursos planeados y dentro del rango establecido por la ley y que los contratos celebrados de los años anteriores con PUBLICACIONES SEMANA S.A.
Para tales efectos se solicitó mediante oficio de fecha 27/11/2015 a la Revista Semana la respectiva cotización por el servicio a contratar, quienes en su respuesta indican que la propuesta tiene un valor de CINCUIENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/cte ($57.000.000).
Que para la fijación del valor del contrato se tuvo en cuenta los impuestos tasas y contribuciones de carácter nacional y departamental, los departamentales tales como:
TRIBUTO |
VALOR Y PORCENTAJES |
Pro- Desarrollo Departamental |
2% |
Pro cultura Departamental |
1% |
Estampilla Pro Desarrollo UDEC- |
0.5% |
Pro hospitales |
2 % . |
Pro electrificación |
$2.700 |
Adulto Mayor |
2% |
Prestación de Servicios |
2 UVT. |
LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
Teniendo en cuenta que se trata de la selección de un contratista por no existir pluralidad de oferentes, se establece que la Revista Semana será la única en el país que realizará un especial sobre Cundinamarca, el cual circulará el día 6 de diciembre de 2015.
Se encuentra en los primeros lugares de las revistas más leídas en el país con aproximadamente 1.493.000 lectores, se ha consolidado como la primera revista de perfil político del país, llegando a más de 1.347.900 lectores en su versión impresa, por lo que para el particular de realizar la publicación del avance en cuanto a los adelantos del cuatrenio 2012-2015, plan de desarrollo “Calidad de Vida”.
La revista ha realizado desde hace seis años un proyecto editorial para mostrar las noticias positivas, logros y proyecciones e iniciativas emprendidas por los sectores públicos y privados de las regiones del país, por lo que en esta ocasión sólo esta revista ha decidido circular una “Edición especial” sobre el departamento de Cundinamarca, revista exclusiva que exaltará nuestro Departamento y que permite dar a conocer a cada uno de los lectores los logros y avances alcanzados durante éste cuatrenio (2012-2015).
Por las anteriores razones se realizará la publicación de los adelantos y logros del Plan de Desarrollo Calidad de Vida, dentro de la Edición Especial que realizará la revista Semana sobre el Departamento de Cundinamarca este 6 de diciembre.
REQUISITOS HABILITANTES
Requisitos jurídicos habilitantes N/A
Requisitos Financieros Habilitantes N/A
Requisitos Técnicos Habilitantes N/A
CRITERIOS DE PONDERACIÓN Y/O MECANISMO PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE:
N/A
ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO
Teniendo en cuenta el tipo de actividades a desarrollar, la forma de pago, el plazo de ejecución del contrato y la naturaleza jurídica del contrato a suscribir se considera que no existen riesgos previsibles que puedan afectar el Equilibrio Económico del Contrato.
LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
Teniendo en cuenta el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa no es obligatorio la exigencia de las Garantías, por lo que no se exigirán dentro del presente contrato.
LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL
La presente contratación, por adelantar bajo Ia modalidad de contratación directa, está excluida de Ia aplicación de las obligaciones de los Acuerdo Internacional o Tratado de Libre Comercio vigente en el Estado Colombiano.
ANEXOS:
A continuación se presenta una lista enunciativa de soportes de los estudios previos:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
Estudio xx xxxxxxx con sus soportes.
Todos aquellos documentos en los cuales se soporta la futura contratación.
RESPONSABLES
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Profesional Técnico Profesional Jurídico Profesional Financiero
(Nombre) (Nombre) (Nombre)