Contract

Los suscritos          identificado(a) con la cédula de ciudadanía número       expedida en Bogotá, actuando en calidad de       del Representante Legal de la FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX para asuntos del Fideicomiso de Promoción de Exportaciones PROCOLOMBIA, constituido a través de contrato xx Xxxxxxx Mercantil mediante Escritura Xxxxxxx Xx. 0000 xxx 0 xx Xxxxxxxxx de 1992 de la Notaría Primera de Bogotá D.C. y por lo tanto, comprometiendo única y exclusivamente el patrimonio del citado fideicomiso, con NIT. 830.054.060–5, quien en adelante se denominará PROCOLOMBIA, por una parte, y por la otra

          identificado con la cédula de ciudadanía No.            expedida en

         , actuando en calidad de Representante Legal de          , con NIT.

         , con domicilio en           , constituida por            del   de

de    , otorgada en la             , inscrita en la Cámara de Comercio de        

el     

de     

de     

bajo el número

         del Libro  , quien en adelante y para todos los efectos de este documento se denominará EL CONTRATISTA, y conjuntamente se denominarán las Partes, hemos convenido celebrar el presente Contrato, que se regirá por las cláusulas que se insertan a continuación, previas las siguientes:

CONSIDERACIONES

PRIMERA: El Fideicomiso PROCOLOMBIA, constituido de conformidad con lo establecido en el Decreto 2505 de 1991 mediante escritura pública No. 8851 de la Notaria Primera del Círculo de Bogotá del 05 de Noviembre del 1992, tiene como función misional contribuir al crecimiento sostenible, a la transformación productiva, a la generación de empleo, al posicionamiento de Colombia y la marca país y a la diversificación de mercados; a través de la promoción de las exportaciones de bienes no minero- energéticos y servicios, turismo internacional, inversión extranjera directa, expansión de las empresas colombianas en el exterior, brindando apoyo y asesoría integral a los empresarios nacionales e internacionales para promover la inserción efectiva de la oferta exportable colombiana en los mercados internacionales.

SEGUNDA: PROCOLOMBIA debe garantizar que sus colaboradores cuenten con las herramientas para el desarrollo de nuestro objeto misional, la comunicación entre los colaboradores y optimización de recursos, por lo que se hace necesario la adquisición de la renovación de las licencias de Xxxxxx 000. De igual manera, pensando en mayor productividad de los colaboradores, el fortalecimiento tecnológico y siguiendo las tendencias tecnológicas relacionadas con almacenamiento en la nube y con el objetivo de actualizar a los colaboradores en las nuevas exigencias del entorno

tecnológico, se requiere que las licencias tengan las siguientes funcionalidades: correo desde la nube, comunicación con su equipo de trabajo, calendario, almacenamiento en la nube, compartir archivos. El contar con esta herramienta tecnológica permite: (i) Contar en cualquier momento y lugar con acceso al correo electrónico a través de dispositivos móviles; (ii) Contar con herramientas de trabajo colaborativo (reuniones virtuales, tareas, contactos, documentos compartidos, etc.; (iii) Integración y actualización de las herramientas ofimáticas actuales, es decir, tales como Word, Excel, Power Point, Outlook, One Drive, entre otros.; (iv) Alojamiento de información vital para la gestión, como lo es el correo electrónico, en la nube, debidamente protegida y siempre disponible; (v) Mantener la seguridad de la red evitando incidentes; (vi) trabajo colaborativo y almacenamiento oficinas comerciales (Sharepoint); (vii) herramientas que soportan la gestión comercial de la organización (Portales Digitales y herramientas de empresarios alojadas en el Datacenter) – Sistemas Operativos Windows y Antivirus;

(viii) Herramientas para consolidación de la información de la organización y analítica (Base de datos SQLServer).

TERCERA: La junta asesora del fideicomiso PROCOLOMBIA, en reunión del 22 de febrero de 2024, aprobó adelantar el proceso de contratación del objeto del presente Contrato como consta en extracto de acta No. 315.

CUARTA: De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación para el Fideicomiso PROCOLOMBIA, la selección del CONTRATISTA se realizó bajo la modalidad de Invitación Abierta No.    , teniendo como proponentes a        ,        y a

          quedando este último seleccionado por presentar la oferta con el mayor puntaje, lo anterior contenido en el acta de adjudicación de la invitación.

QUINTA: El presente contrato se regirá por las cláusulas contenidas en el presente documento y en lo no previsto en ellas por las normas del Derecho Privado en Colombia.

CLÁUSULAS

CLÁUSULA PRIMERA – OBJETO: En virtud del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga para con PROCOLOMBIA, a suministrar el licenciamiento de productos del fabricante Microsoft, compuesto por Microsoft 365, licenciamiento para sus servidores en Windows Server estándar, Windows Server Data center, licenciamiento de SQL Server, Add On de ATP, Active Directory Premium, ExchangLA e Online

P1 y Microsoft Defender para los servidores, lo anterior bajo la modalidad Enterprise Agreement Suscription EAS.

CLÁUSULA SEGUNDA – ALCANCE DEL OBJETO Y/U OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: Para el cabal

cumplimiento del objeto contractual, el CONTRATISTA deberá desarrollar las siguientes actividades y servicios, de conformidad con lo previsto en el presente contrato, los Términos de Referencia de la invitación No.    y en la propuesta de         , en adelante “la Propuesta”, documento que hacen parte integral del presente contrato:

2.1 ALCANCE DEL OBJETO:

2.1.1. Para llevar a cabo el cumplimiento del objeto antes mencionado, el proponente seleccionado debe cumplir con las características del licenciamiento requerido por cada uno de los productos y cantidades, así:

ÍTEM	CARACTERÍSTICA	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD	TIPO
AAD-33168	M365 E5 Unified Sub Per User	Microsoft office 365 E5	627	Suscripción
7NQ-00302	SQL Server Standard Core ALng LSA 2L	Microsoft SQL SERVER estándar	24	Licencia
9EA-00039	Win Server DC Core ALng LSA 2L	Microsoft Windows Server Datacenter	32	Licencia
9EM-00562	Win Server Standard Core ALng LSA 2L	Microsoft Windows Server Estandar	16	Licencia
6E6-00003	Azure Active Directory Premium P2 Sub Per User	Microsoft Azure Active directory Premium P2	36	Suscripción

TRA-00047	Exchange Online P1 Sub Per User	Microsoft Exchange Online Plan 1	36	Suscripción
KF5-00002	Defender O365 P1 Sub Per User	Microsoft Defender for office 365 plan 1	36	Suscripción
1NZ-00004	Defender Endpoint Server Sub	Microsoft Defender for endpoint server	25	Suscripción
6WT-00001	O365 Extra File Storage Sub Add-on Extra Storage 1 GB	Microsoft office 365 extra file storage in SharePoint	8000	Suscripción
104-00001	Power Automate	Power Automate	1	Suscripción

2.1.2. El licenciamiento deberá ser adicionado en el Tenant de PROCOLOMBIA y deberá verse reflejado en el portal VLSC (Volume Licensing Service Center) suministrado por Microsoft. El contratista al inicio del contrato entregará en un acta de entrega con las cantidades e imágenes de la información de lo contratado

2.1.3. OBSERVACIÓN: Se incluirá en el texto definitivo de minuta los valores agregados ofertados por el proponente (cuando aplique).

2.2 ENTREGABLES

El CONTRATISTA deberá entregar el licenciamiento de los productos de acuerdo con las descripciones y cantidades definidas en sus respectivas modalidades de contratación Enterprise Agreement Suscription EAS, las cual se solicitarán a Microsoft por parte del CONTRATISTA, e indicará a PROCOLOMBIA como hacer la validación, activación y uso de los servicios de licenciamiento para los mismo. Este entregable deberá ser remitido a PROCOLOMBIA al momento de la activación de los productos.

CLÁUSULA TERCERA – OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente

Contrato son obligaciones generales del CONTRATISTA las siguientes:

3.1. Ejecutar en forma eficiente y oportuna el objeto del presente contrato de conformidad con las cláusulas contenidas en él, y de acuerdo con los servicios requeridos en los términos de referencia, y ofrecidos en la Propuesta.

3.2. Realizar la activación de las licencias objeto del contrato, el 1 xx xxxxx de 2024.

3.3. Xxxxxxx a PROCOLOMBIA soporte y consultoría sobre el licenciamiento objeto del contrato, en los términos ofrecidos en la propuesta.

3.4. Dar estricto cumplimiento a la metodología y aspectos técnicos ofrecidos en la Propuesta para la ejecución de las actividades y obligaciones objeto del presente contrato.

3.5. Seguir las recomendaciones que le imparta PROCOLOMBIA a través del supervisor, en procura del eficiente y eficaz desarrollo del Contrato.

3.6. Aclarar, corregir, complementar o adicionar los documentos entregados en desarrollo del presente contrato, cuya aclaración, corrección, complementación o adición le solicite PROCOLOMBIA a través del supervisor, sin que esto genere costo adicional para PROCOLOMBIA.

3.7. Guardar absoluta reserva sobre los documentos e informaciones a los que tenga acceso por la ejecución del presente Contrato.

3.8. Presentar los informes que le solicite PROCOLOMBIA en cualquier momento en relación con la ejecución del objeto de esta contratación.

3.9. Asistir a las reuniones a las que sea citado por PROCOLOMBIA.

3.10. Desplegar todas las actividades necesarias para cumplir cabalmente y de manera diligente con el objeto contractual.

3.11. Informar por escrito oportunamente al Supervisor, en caso de presentarse alguna situación anormal en la ejecución de los servicios objeto del contrato o cualquier incidencia, acontecimiento o situación que pueda afectar la ejecución del mismo.

3.12. Respetar los procesos y procedimientos de FIDUCOLDEX, para la presentación de facturas y demás trámites requeridos para el efecto.

3.13. Contar con el recurso humano técnico, calificado, idóneo y suficiente, para el adecuado cumplimiento de las obligaciones que asume en virtud del presente documento, de conformidad con lo indicado en los términos de referencia y la propuesta.

3.14. Cumplir con todas las obligaciones legales que tenga frente al personal empleado para el cumplimiento del presente contrato, especialmente las de carácter laboral, lo cual incluye el pago de salarios, compensaciones, prestaciones sociales, seguridad social integral, indemnizaciones y

aportes fiscales y parafiscales, pudiendo ser requerido en cualquier tiempo por PROCOLOMBIA

para que aporte las planillas que certifiquen los pagos.

3.15. Informar oportunamente a PROCOLOMBIA de cualquier cambio de dirección de notificación, representación legal, y toda la información indicada en la cláusula vigésima cuarta del presente contrato. Las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento, ejecución y finalización del presente Contrato, que sean propias de este tipo de contratos de acuerdo con la ley o que aparezcan consignadas en otras cláusulas de este documento.

3.16. En el evento que el CONTRATISTA se encuentre obligado a llevar contabilidad, este deberá registrar en su contabilidad a través del representante legal y/o los profesionales de la contaduría pública que certifiquen los estados financieros, bien sea, por centro de costo o de manera individualizada, el presente contrato. Lo anterior con el objeto de permitir al Estado verificar la ejecución y aplicación de los recursos públicos del contrato, como práctica de transparencia y de buen gobierno corporativo, atendiendo lo establecido en el Art. 50 de la Ley 2195 de 2022, esto será validado por el Supervisor al finalizar la ejecución del Contrato, requiriendo del Representante Legal o Contador Público, un certificado que declaré el cumplimiento de esta obligación legal.

CLAUSULA CUARTA - OBLIGACIONES DE PROCOLOMBIA: En virtud del presente Contrato son obligaciones de PROCOLOMBIA las siguientes:

4.1. Pagar el valor del contrato en los términos y condiciones señalados.

4.2. Suministrar al CONTRATISTA la información necesaria para la ejecución del objeto contractual.

4.3. Brindar la colaboración que necesite el CONTRATISTA, para la adecuada ejecución del presente contrato.

4.4. Efectuar el seguimiento y control del contrato.

4.5. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, conforme a los términos de referencia y la propuesta ofrecida y aceptada por PROCOLOMBIA.

4.6. Informar al CONTRATISTA cualquier incidencia, acontecimiento o situación que pueda afectar la ejecución del presente contrato.

4.7. Cumplir con las recomendaciones de seguridad, buenas prácticas e instrucciones de seguridad del fabricante Microsoft.

4.8. Cumplir con el anexo de seguridad dispuesto para Azure, buenas prácticas, recomendaciones de seguridad y asumir la responsabilidad por su inaplicación.

XXXXXXXX XXXXXX – DURACIÓN: El plazo de ejecución del presente contrato será de doce (12) meses contados a partir del primero xx xxxxx de 2024.

PARÁGRAFO: El plazo podrá ser prorrogado de común acuerdo por las partes o terminado de manera anticipada por PROCOLOMBIA en cualquier tiempo, dando aviso por escrito de tal hecho al CONTRATISTA con una antelación mínima de quince (15) días calendario a la fecha de terminación, previo reconocimiento y pago por los servicios prestados, sin que este hecho genere obligación alguna de indemnizar o bonificar al CONTRATISTA.

CLÁUSULA SEXTA - VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del presente Contrato se establece en la suma de XXXXXXXXXX DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA ($XXXXXXX),más el IVA de XXXXXXX DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA ($XXXXXXXX), para un total de XXXXXX DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA ($XXXXXXXX) incluido el IVA de los

ítems gravados, suma que pagará PROCOLOMBIA en un único pago en pesos colombianos liquidado a la TRM del día de activación de las licencias por parte del CONTRATISTA, una vez suscrito el contrato, previa aprobación de las pólizas correspondientes, entregada la certificación de adquisición las licencias debidamente recibidas a satisfacción por parte del supervisor y a la presentación de la factura, teniendo en cuenta los valores unitarios y totales indicados en la propuesta.

PARÁGRAFO PRIMERO: El valor de los servicios prestados por el CONTRATISTA, comprende todos los costos y gastos en que incurra para cumplir con el objeto del Contrato y las obligaciones derivadas del mismo, y se mantendrá vigente durante el término de duración del Contrato.

PARÁGRAFO SEGUNDO – IMPUESTOS: Todos los impuestos, tasas y contribuciones que se puedan causar de la celebración, ejecución y/o liquidación del presente contrato, serán de cargo exclusivo del CONTRATISTA. En caso de que durante la ejecución del contrato existan otros gravámenes que actualmente no estén contemplados por la legislación colombiana y que se deban aplicar a este tipo de negocios, serán asumidos por quien corresponda según la ley o en su defecto por partes iguales.

PARÁGRAFO TERCERO: Para proceder con el pago, PROCOLOMBIA previamente verificará que el CONTRATISTA haya constituido la póliza de que trata la cláusula séptima y que esta se encuentre aprobada. Serán requisitos para el pago los siguientes: (i) La presentación de la factura con el lleno de los requisitos legales y el visto bueno del supervisor, a nombre de FIDEICOMISOS SOCIEDAD FIDUCIARIA FIDUCOLDEX como vocero de PROCOLOMBIA, NIT.830.054.060-5. En el

cuerpo de la factura o cuenta de cobro se debe indicar que corresponde al presente contrato, celebrado con el fideicomiso PROCOLOMBIA, (ii) La certificación de estar al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales de sus empleados.

PARÁGRAFO CUARTO: Las partes convienen que PROCOLOMBIA podrá negar o aplazar el pago total o parcial de la factura o cuenta de cobro cuando se presente uno cualquiera de los siguientes eventos:

a. Cuando la obligación respectiva haya sido cancelada con anterioridad.

b. Cuando se cite en forma incorrecta el NIT o el nombre del obligado al pago.

c. Cuando el contenido de la factura o cuenta de cobro no esté de acuerdo con las condiciones del contrato.

d. Cuando la factura o cuenta de cobro se radique enmendado o alterado en su contenido original y con ello se altere el concepto o el valor real del mismo.

e. Cuando se presente la factura o cuenta xx xxxxx sin el lleno de los requisitos que fije la ley o regulación tributaria.

f. Cuando no se presente el original de la factura o cuenta de cobro, no obstante, en casos extraordinarios el pago podrá causarse con la copia, debiendo entregar el original en el momento del pago.

g. Cuando no se haya aceptado el bien o servicio por el supervisor del contrato.

h. Cuando el supervisor haya presentado reclamo escrito sobre el bien o servicio, dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la recepción de la factura o cuenta de cobro.

i. Cuando se pretenda el cobro de la factura por un tercero distinto del emisor, que no haya cumplido con el aviso previo o los demás requisitos de la Ley 1231 de 2008. Para que la factura, pueda endosarse el vendedor o emisor debe haber dejado constancia expresa de su intención en el título y solo podrá endosarse una vez aceptado el título.

j. Cuando reciba orden de autoridad competente que suspenda la circulación de la factura o cuenta de cobro, o afecte los derechos relacionados con la misma o con el negocio causal que le dio origen.

k. Cuando el CONTRATISTA no haya cumplido con alguna obligación contenida en el contrato a satisfacción de PROCOLOMBIA.

PARÁGRAFO QUINTO: Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la factura, mediante radicación al correo electrónico xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx, o en las oficinas de FIDUCOLDEX vocera de PROCOLOMBIA, ubicadas en la Xxxxx 00 Xx. 00 X 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X., el pago se efectuará

mediante consignación en la cuenta que indique el CONTRATISTA en la respectiva factura y/o en el Formato de Inscripción de Proveedores.

CLÁUSULA SÉPTIMA – GARANTÍAS: EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de PROCOLOMBIA, en Formato para Particulares, una Póliza de Seguro para amparar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones contractuales a nombre de FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX COMO VOCERA DE PROCOLOMBIA, con NIT

830.054.060–5. La póliza deberá ser expedida por una compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, que ampare:

a. Cumplimiento del Contrato: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato incluido IVA, con una vigencia igual a la de éste y cuatro (4) meses más.

b. Calidad del bien y/o servicio: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato incluido IVA, con una vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más

c. Pago de salarios y prestaciones sociales: Por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del Contrato incluido IVA, con una vigencia igual a la de éste y treinta y seis (36) meses más.

PARÁGRAFO PRIMERO: Estará a cargo del CONTRATISTA, el pago oportuno de las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la póliza, por lo que debe acompañar a la misma, el recibo de pago de la prima o su equivalente, así como las condiciones generales.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantías de acuerdo con lo establecido en el contrato y en las normas legales vigentes sobre la materia.

CLÁUSULA OCTAVA – CLÁUSULA PENAL DE APREMIO: PROCOLOMBIA aplicará al CONTRATISTA

multas diarias xxx xxxx punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato, sin que su imposición pueda superar el quince por ciento (15%) del valor del contrato, en los siguientes eventos:

1. Por el retardo o incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA

estipuladas en el contrato.

2. Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA.

La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de PROCOLOMBIA al

CONTRATISTA.

Se aplicará una multa diaria hasta que el CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa.

La estipulación y el pago de esta cláusula penal dejan a salvo el derecho de PROCOLOMBIA de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento del contrato; no obstante, si el monto total de las sumas a cargo del CONTRATISTA por razón de esta cláusula penal de apremio fuere igual al quince por ciento (15%) del valor total del presente Contrato, se constituye en incumplimiento total y PROCOLOMBIA podrá dar por terminado anticipadamente el presente contrato

El CONTRATISTA acepta que PROCOLOMBIA compense (descuente) en los términos del artículo 1914 del Código Civil, el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a el CONTRATISTA, en virtud del presente contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes o por cualquier otro concepto, sin necesidad de requerimiento alguno, judicial o extrajudicial, cuando la multa o sanción contractual no sea pagada dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha en que PROCOLOMBIA le notificó por escrito su causación y valor.

La presente cláusula penal de apremio no constituye una estimación anticipada de perjuicios por el incumplimiento o por el retraso en el mismo, razón por la cual PROCOLOMBIA podrá solicitar adicionalmente, la cláusula penal pecuniaria por el incumplimiento total y si es del caso, el pago de los perjuicios que se le hubiesen causado de acuerdo con la ley.

El procedimiento para la imposición de cualquier multa o sanción contractual, se surtirá respetando el debido proceso y el derecho de defensa y conforme a lo señalado en el Manual de Contratación del Fideicomiso PROCOLOMBIA, documento que el CONTRATISTA declara conocer y aceptar con la suscripción del presente contrato.

CLÁUSULA NOVENA – CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente al contratante, PROCOLOMBIA podrá hacer efectiva una cláusula penal pecuniaria por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, en caso de incumplimiento total del contrato por parte del CONTRATISTA y cuya causa no obedezca a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.

La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, por lo tanto,

PROCOLOMBIA, se reserva la facultad de iniciar las acciones a que hubiere lugar derivadas

del incumplimiento del contrato y podrá solicitar adicionalmente el pago de los perjuicios que se le hubiesen causado de acuerdo con la ley.

Para la terminación del presente contrato por incumplimiento del CONTRATISTA o para la exigencia de esta cláusula penal, no será necesario que PROCOLOMBIA imponga o haga efectiva previamente la cláusula penal de apremio al CONTRATISTA.

Para los efectos de la aplicación de la presente cláusula, el CONTRATISTA renuncia a cualquier requerimiento judicial o extrajudicial para ser constituido en xxxx. No obstante, PROCOLOMBIA se obliga a garantizar el ejercicio del derecho de defensa y debido proceso del CONTRATISTA.

CLÁUSULA DÉCIMA – SUPERVISIÓN: PROCOLOMBIA supervisará la ejecución del presente Contrato a través de             de PROCOLOMBIA,           ,, o quien haga sus veces, quien se encargará de efectuar el control y seguimiento al cumplimiento del objeto contractual en los términos y condiciones previstos en el Contrato y en el Manual de Contratación para PROCOLOMBIA. Cuando lo considere pertinente, podrá formular las observaciones del caso con el fin de que sean analizadas conjuntamente con el CONTRATISTA para que éste efectúe las modificaciones o correcciones a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO: PROCOLOMBIA podrá designar un supervisor diferente al citado en la presente Xxxxxxxx, lo cual deberá comunicarse al CONTRATISTA, sin que por este hecho se requiera modificación del Contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA – MODIFICACIONES AL CONTRATO: Cualquier modificación al presente contrato deberá hacerse de mutuo acuerdo y constar por escrito.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder total ni parcialmente su ejecución sin contar con la aprobación previa, escrita y expresa de PROCOLOMBIA. Para la autorización de la cesión, el futuro CONTRATISTA CESIONARIO deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos técnicos, jurídicos y/o financieros, señalados en el proceso de selección adelantado para la suscripción del presente contrato. En todo caso la cesión del contrato, deberá constar por escrito y requerirá la firma del Representante Legal de FIDUCULDEX/PROCOLOMBIA.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA – AUTONOMÍA: Durante la ejecución del contrato, el CONTRATISTA

actuará con plena autonomía y por consiguiente asumirá todos los riesgos que se originen en

razón del mismo. El CONTRATISTA según su propio criterio y bajo su exclusiva responsabilidad, podrá suscribir convenios y contratar el personal necesario para el debido cumplimiento del contrato, sin que tal hecho genere para PROCOLOMBIA vínculo u obligación laboral alguno.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA – CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y RESERVA:

PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX entregará o coordinará la entrega al CONTRATISTA de forma oral, por escrito, o por cualquier otro medio toda la información necesaria para que éste realice las actividades objeto del presente contrato. El CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros, información, documentos o fotografías, relacionados con las actividades de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX o las empresas clientes, que conozcan en virtud de la ejecución del presente contrato o por cualquier otra causa.

Para estos efectos, las partes convienen que toda información referente a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX o las empresas clientes, que reciba el CONTRATISTA y/o sus dependientes se considera importante y confidencial, y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX o su reputación. El CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX para cualquier fin diferente a la ejecución del presente contrato.

El CONTRATISTA se obliga especialmente a guardar absoluta reserva de los documentos e información que le suministre PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX y del desarrollo de las actividades propias del presente contrato y los resultados de su gestión.

El CONTRATISTA se obliga a devolver a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX cualquier otra información, documento o elemento que le haya sido entregado, una vez cese o culmine el presente contrato, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la terminación y destruirlas garantizando su borrado seguro.

El CONTRATISTA impartirá instrucciones a sus empleados, funcionarios, contratistas, etc. sobre el manejo de la información de acuerdo con las estipulaciones de este contrato. En todo caso, el CONTRATISTA responderá por cualquier violación al deber de confidencialidad o por cualquier revelación de la información, realizada directa o indirectamente por sus empleados, dependientes, personas que actúen por su cuenta o quienes la hayan obtenido directa o indirectamente del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA indemnizará integralmente todos los perjuicios que sean causados a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX o las empresas clientes, por la divulgación, uso indebido o no autorizado, aprovechamiento, etc. de la información confidencial o por cualquier conducta violatoria sobre la misma información, sea originada directamente por el CONTRATISTA, por cualquier persona que actúe en nombre de él o que haya obtenido la información del CONTRATISTA directa o indirectamente, o por cualquier otra causa imputable al CONTRATISTA.

La vigencia de las obligaciones de confidencialidad asumidas en este documento será igual a la de este y se mantendrán con posterioridad a su terminación. Para todos los efectos legales la información entregada por PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX al CONTRATISTA se califica como un secreto empresarial.

Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información:

• Que sea desarrollada independientemente por el CONTRATISTA o que sea recibida legalmente de otra fuente, libre de cualquier restricción y sin violación de la ley y/o del presente contrato.

• Que esté disponible generalmente al público, sin violación de este documento por el

CONTRATISTA.

• Que sea divulgada por el CONTRATISTA para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente, siempre y cuando informe de tal hecho a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX antes de la divulgación de la información, con una antelación de cinco (5) días hábiles, de tal forma que PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, y siempre y cuando el CONTRATISTA divulgue solamente aquella información que sea legalmente requerida.

• Que PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX informe al CONTRATISTA por escrito que la información está libre de tales restricciones.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Cuando y/o en el evento

que la naturaleza de la actividad que deba prestar el contratista así lo requiera, el CONTRATISTA como encargado del tratamiento, tratará por cuenta de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX, responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para el suministro de medios y plataforma para el procesamiento y control de los datos personales proporcionados como parte de los servicios en la nube y demás servicios anexos objeto del presente contrato.

EL CONTRATISTA como encargado del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Cumplirá la Política de Protección de datos de FIDUCOLDEX, publicada en la página xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxxxx

• Realizará el tratamiento de la información conforme a los requisitos definidos, a las Políticas de Protección de Datos Personales desarrolladas por FIDUCOLDEX y a las finalidades del tratamiento autorizadas por el Titular.

• Garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Adoptar e implementar medidas de seguridad, necesarias y eficientes, que permitan mantener la información resguardada bajo un ambiente de control físico y lógico que asegure que sólo podrá tener acceso a dicha información el personal autorizado. Se deberán tomar medidas necesarias y razonables de seguridad sobre la información que repose en soportes físicos, así como de la información electrónica.

• Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizará oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la mencionada ley.

• Actualizará la información reportada por PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX como responsable del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

• Garantizará la existencia de políticas sobre Tratamiento de la información de conformidad con lo previsto en el Art. 18 de la Ley 1581 de 2012.

• Adoptará un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares, de manera que garantice la oportunidad y la calidad de las respuestas de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

• En el caso que resulte aplicable, registrará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en

la forma en que se regula en la mencionada Ley.

• En el caso que resulte aplicable, insertará en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• Se abstendrá de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitirá el acceso a la información únicamente a las personas que en desarrollo de sus funciones y responsabilidades del cargo lo requieran.

• Garantizará que el personal que tenga acceso a la Información de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX

se encuentre informado de:

− Su calidad de Encargado de la información de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX.

− Los requisitos de seguridad de la información del presente Contrato.

− Las políticas de protección de datos personales de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX, las cuales se encuentran publicadas en la página web xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx- de-tratamiento-de-datos-personales.

− Las medidas de seguridad físicas y electrónicas que se adoptarán sobre la información suministrada por FIDUCOLDEX.

• Garantizará que todos los empleados y colaboradores que se encuentren involucrados en el Tratamiento de la información tengan conocimiento de las obligaciones que en materia de protección deben asumir. En consecuencia, sus empleados y colaboradores deben suscribir cláusulas de confidencialidad y Tratamiento adecuado de la información

• Se abstendrá de revelar la información de la entidad, de clientes o de personas naturales que le haya sido entregada para el cumplimiento de este contrato a terceros no autorizados.

• Se abstendrá de utilizar la información para una finalidad distinta a las autorizadas por PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX para el cumplimiento del presente Contrato y por fuera de los parámetros y procedimientos establecidos por este.

• Informará de forma oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio y a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX como responsable del tratamiento cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares que puedan presentar y que afecten o amenacen la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información

• Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• En el evento en que el contratista sea requerido por una autoridad, para el suministro de información de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX, incluyendo la información de personas naturales suministrada por la entidad, deberá informar inmediatamente a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX a fin de que este pueda adoptar o establecer las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información ante el requerimiento de las autoridades.

Una vez finalice el presente contrato, EL CONTRATISTA como encargado del tratamiento se abstendrá de continuar efectuando cualquier tipo de tratamiento de la información suministrada por PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX, en consecuencia, el CONTRATISTA deberá suprimir y/o devolver a PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX como responsable y/o devolver a otro encargado que designe

PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder en virtud de este Contrato.

EL CONTRATISTA como encargado del tratamiento entiende y acepta que el uso indebido de la información suministrada por PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX puede llegar a tener implicaciones penales, acarrear sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, en su calidad de Autoridad en materia de protección de datos personales y en materia de reserva bancaria por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia; será responsable por cualquier perjuicio que cause a los titulares como consecuencia directa o indirecta del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que se desprenden de lo aquí establecido.

Sin perjuicio de las previsiones contractuales específicas en materia de confidencialidad, el CONTRATISTA deberá tomar las medidas de custodia adecuadas que permitan conservar el carácter confidencial de la información y evitar que ésta sea visualizada, modificada o sustraída por personal no autorizado. La información de la que el CONTRATISTA tenga conocimiento en virtud del presente contrato no podrá ser compartida con terceros, salvo que medie autorización expresa de PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX o que deba hacerlo con ocasión de la prestación del servicio contratado y en los términos del contrato suscrito con éste. El CONTRATISTA informará a la Fiduciaria las características y condiciones de esta subcontratación y garantizará de igual forma, la protección de la información personal a la que tendrá acceso.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA – PROPIEDAD INTELECTUAL: El CONTRATISTA entiende y acepta que

PROCOLOMBIA adquiere todos los derechos sobre los bienes protegibles por vía de la propiedad intelectual e industrial, que pudieren resultar creados o desarrollados en virtud de las actividades del presente Contrato, cuando esto aplique.

Respecto de las obras protegibles por el derecho de autor, que sean creadas en ejecución del presente Contrato, estas serán obras por encargo, en virtud del artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, y por lo tanto el CONTRATISTA cederá a favor de PROCOLOMBIA, la totalidad de los derechos patrimoniales de autor sobre las mencionadas obras, sin remuneración adicional a la pactada en el presente Contrato, para todos los países del mundo, y por el término máximo de protección de dichas obras.

Para efectos de los derechos de propiedad intelectual en este contrato PROCOLOMBIA y el

CONTRATISTA acuerdan las siguientes definiciones:

a) Materiales: significa toda información, datos, bases de datos, cuadros, gráficos, ilustraciones, fotografías, reportes, materiales de audio, materiales de video, materiales audiovisuales, software, aplicaciones, documentos, invenciones, procesos y demás materiales en cualquier formato o forma.

b) Materiales preexistentes: significa los materiales y todos los derechos de propiedad intelectual relacionados que sean propiedad de una de las partes antes de la fecha de este contrato.

c) Materiales nuevos: significa todos los materiales creados, reproducidos o adaptados en conexión con este Contrato y todos los derechos de propiedad intelectual relacionados, incluyendo, para efectos de claridad, cualquier trabajo derivado que surja de los Materiales Nuevos.

PROCOLOMBIA y el CONTRATISTA manifiestan que los materiales preexistentes que sean propiedad de cada una de las partes seguirán siendo propiedad de la parte que los puso a disposición. Cada una de las partes otorga una licencia no exclusiva a la otra para usar esos materiales preexistentes y los derechos de propiedad intelectual relacionados únicamente para la ejecución y cumplimiento de las obligaciones de este Contrato. Si dentro de los Materiales Nuevos, que se entienden como obras por encargo o invenciones con presunción de transferencia, se incluye Material Preexistente, el CONTRATISTA se obliga a otorgar una licencia no exclusiva y perpetua sobre dicho Material Preexistente, para que PROCOLOMBIA no tenga inconvenientes en el uso a perpetuidad de los Materiales Nuevos que son cedidos a PROCOLOMBIA.

El CONTRATISTA manifiesta y acepta que PROCOLOMBIA y cada una de las empresas adquieren todos los derechos de propiedad intelectual sobre los Materiales Nuevos. Estos derechos incluyen, pero no están limitados a, la reproducción, transformación, adaptación, edición, comunicación, publicación, distribución y en general, cualquier tipo de explotación o uso de los Materiales Nuevos, la información y entregables o productos creados, reproducidos o adaptados en desarrollo y ejecución del objeto del convenio. PROCOLOMBIA podrá hacer uso de los Materiales Nuevos, así como de cualquier material o entregable, en cualquier momento y por cualquier medio, a su entera discreción.

CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA – COBERTURA POR USO DE PATENTES Y DERECHOS DE

PROPIEDAD INDUSTRIAL: En caso que PROCOLOMBIA sea objeto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial basada en el hecho de que la utilización, goce, transferencia, licenciamiento, cesión, explotación o cualquier otra consecuencia derivada de este contrato, produzca o constituya en cualquier forma violación alguna de patente, obra, diseño industrial o derechos de propiedad industrial o derechos de autor, el CONTRATISTA se obliga a sus expensas, si hubiese lugar a ello, a rembolsar cualquier cantidad que tuviere que pagar PROCOLOMBIA por dicha reclamación, todo ello siempre y cuando PROCOLOMBIA le avise por escrito sobre las acciones o reclamaciones interpuestas

o intentadas en su contra. En el evento en que PROCOLOMBIA se percate, en cualquier momento dentro de la duración de la protección de los derechos de autor o de propiedad industrial, que alguno de los materiales entregado no cuenta con la totalidad de los derechos, tal como fue acordado en este Contrato, y que su utilización podría generar una infracción a derechos de autor o propiedad industrial, PROCOLOMBIA informará por escrito al CONTRATISTA para que subsane dicha falla y adquiera la totalidad de los derechos del material entregado, o en su defecto y con previa aprobación de PROCOLOMBIA, realice los ajustes necesarios en el material para que PROCOLOMBIA pueda disponer de un material con 100% de derechos, sin que esto implique un costo adicional para PROCOLOMBIA, pues se entiende que se trata del saneamiento de una obligación incumplida.

En el evento que cualquier licencia, autorización, software o solución suministrada por el CONTRATISTA en virtud del presente contrato sea o pueda ser objeto de una reclamación por violación de patente, derechos de propiedad industrial, derechos de autor o derechos de imagen, el CONTRATISTA deberá por su cuenta y cargo, y a elección de PROCOLOMBIA, obtener a favor de la misma el derecho a continuar usándolo o realizar en él las modificaciones necesarias para que, llenando su finalidad, no siga constituyendo violación de derechos de terceros, sin que esto genere erogación alguna para PROCOLOMBIA.

Si las anteriores alternativas no son viables, el CONTRATISTA deberá retirar la licencia, software, material autorizado o solución objeto de litigio, reembolsando a PROCOLOMBIA las cantidades que ésta hubiese pagado y reconociéndole los perjuicios causados.

CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA – CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA – SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN: El CONTRATISTA en cumplimiento del contrato en los eventos que aplique, deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Adoptará las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o de fenómenos físicos o naturales. A estos efectos el CONTRATISTA deberá aplicar los aspectos establecidos en la Norma ISO 27001:2013, de acuerdo con la naturaleza de los datos que trate. La información revelada será dirigida al CONTRATISTA y los contenidos serán sólo para el uso de quienes haya sido dirigida, y no deberá divulgarse a terceras

personas. El CONTRATISTA se hará responsable ante terceros a quienes se haya divulgado esta información sin previo consentimiento.

2. Asegurará que, como producto de este contrato, entregará a PROCOLOMBIA una solución que garantice confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información relacionada con el objeto de este.

3. Garantizará que toda actualización y modificación a la infraestructura tecnológica PROCOLOMBIA será validada y aprobada en forma previa por la Gerencia de Informática y Tecnología de PROCOLOMBIA.

4. Garantizará que cualquier interrupción programada de la solución o servicio contratado con fines de actualización y mejoras debe ser administrada bajo un acuerdo de nivel de servicios previamente acordada con PROCOLOMBIA, principalmente con el fin de mantener informados a sus clientes y usuarios en los términos que establece la ley.

5. Utilizará los recursos tecnológicos que le entregue PROCOLOMBIA, en forma exclusiva para el desarrollo de la labor para la cual fue contratado.

6. Cumplirá con especial cuidado, el principio de buen uso y confidencialidad de los medios de acceso que ha entregado PROCOLOMBIA para el desarrollo del objeto del contrato.

7. Garantizará a PROCOLOMBIA que el personal asignado por el CONTRATISTA para la atención del contrato conoce y cumple las políticas contenidas en este contrato y responde por cualquier inobservancia de estas.

8. Dará cumplimiento a lo estipulado en la política de Seguridad de la información para las relaciones con proveedores, relacionado con:

a. Se autoriza a PROCOLOMBIA a evaluar y auditar los controles de seguridad implementados por el proveedor, en forma periódica o cuando se presenten cambios significativos en los controles o en la relación contractual entre ambas partes.

b. El CONTRATISTA se obliga a informar a PROCOLOMBIA sobre cualquier violación a la seguridad de la información que afecte sus operaciones o sus negocios.

c. El CONTRATISTA comunicará a PROCOLOMBIA los planes de tratamiento que contempla ante posibles violaciones de la seguridad y los tiempos en que tendrán efecto esas acciones.

d. El CONTRATISTA informará a PROCOLOMBIA, todos los cambios en su entorno que afecten el negocio o la operación de su cliente, en forma oportuna.

e. El CONTRATISTA comunicará a PROCOLOMBIA los cambios o modificaciones programados de los servicios prestados, los cuales serán previamente autorizados por la Fiduciaria. Los cambios serán documentados por el CONTRATISTA.

f. El CONTRATISTA puede tener la necesidad de aplicar a otras organizaciones con las que suscriba acuerdos, las mismas políticas y condiciones que a él le ha impuesto PROCOLOMBIA, en la medida en la que se conforme una cadena de suministro.

g. En caso de que los funcionarios del proveedor tengan acceso, procesen o almacenen, información de PROCOLOMBIA, se les brindará el programa de concientización y capacitación sobre seguridad de la entidad.

h. Los recursos que PROCOLOMBIA pone a disposición del personal externo, independientemente del tipo que sean (informáticos, datos (físicos o lógicos), software, redes, sistemas de comunicación, etc.), están disponibles exclusivamente para el cumplimiento de las obligaciones y propósito de la operativa para la que fueron contratados.

i. Si la información de propiedad de PROCOLOMBIA es administrada por un tercero, se requiere contar con procedimientos y compromisos que garanticen un manejo seguro de la información durante la vigencia del contrato.

j. Si para fines de su labor el CONTRATISTA debe tener acceso a información sensible de PROCOLOMBIA o administrada por éste, está se proporcionará con las medidas de seguridad necesarias, con el fin de que no pueda ser modificada o alterada por el CONTRATISTA.

k. No revelará a terceros la información a la que tenga acceso durante la prestación del servicio

l. Al terminar el contrato, el CONTRATISTA deberá devolver equipos, software o la información entregada por PROCOLOMBIA ya sea en formato electrónico o papel o en su defecto destruirla previa autorización de éste y conforme a las políticas de disposición final de documentos.

CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SERVICIOS EN LA NUBE: El

CONTRATISTA y/o sitio de procesamiento en cumplimiento del contrato adicionalmente y en los eventos que aplique, deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Contará y mantendrá vigente al menos, la certificación ISO 27001, y de observancia a los estándares o buenas prácticas, tales como ISO 27017 (controles de seguridad para servicios en la nube) y 27018 (Protección Información Personal en la nube). El proveedor puede certificarse con estándares o mejores prácticas que reemplacen, sustituyan o modifiquen las anteriores.

2. Dispondrá de informes de auditores externos según el marco de informes SOC - controles de organización de servicios (SOC1, SOC2, SOC3).

3. Ofrecerá una disponibilidad de al menos el noventa y nueve punto noventa y cinco por ciento (99.95%) en su servicio de cómputo en la nube.

4. Garantizará y certificará que las API o Servicios Web suministrados por el proveedor de servicios en la nube no exponen a PROCOLOMBIA a riesgos de seguridad de la información o de ciberseguridad.

5. Documentará las jurisdicciones donde se procesará la información y certificará que las mismas cuentan con normas similares o más exigentes que las aplicables en Colombia, relacionadas con la protección de datos personales y penalización de actos que atenten contra la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos.

6. Establecerá mecanismos que permitan contar con respaldo de la información que se procesa en la nube, la cual debe estar a disposición de PROCOLOMBIA cuando así lo requiera.

7. Garantizará la independencia de la información de PROCOLOMBIA y de sus copias de respaldo de la información de las otras entidades que procesen en la nube. La independencia se puede dar a nivel lógico o físico.

8. Mantendrá cifrada la información clasificada como confidencial en tránsito o en reposo, usando estándares y algoritmos reconocidos por AES, o 3DES internacionalmente que brinden al menos la seguridad ofrecida

9. Brindará a PROCOLOMBIA la posibilidad de tener bajo su control la administración de usuarios y de privilegios para el acceso a los servicios ofrecidos, así como a las plataformas, aplicaciones y bases de datos que operen en la nube, dependiendo del modelo de servicio contratado.

10. Monitoreará los servicios contratados y su infraestructura para detectar operaciones o cambios no deseados y/o adelantar las acciones preventivas o correctivas cuando se requiera.

11. Garantizará que la comunicación con PROCOLOMBIA se realice utilizando mecanismos que permitan cifrados de extremo a extremo y que en lo posible usen rutas diferentes.

12. Garantizará que, en el evento de toma de posesión, la SFC, Fogafin, Fogacoop, o quienes éstas designen, puedan acceder a la información y a la administración de los sistemas de información que operan en la nube.

13. Aceptará que PROCOLOMBIA pueda verificar el cumplimiento de los acuerdos y niveles de servicio establecidos con el proveedor de servicios en la nube y los subcontratistas de éstos, cuando sean estos quienes prestan el servicio.

14. Garantizará y certificará que todo el licenciamiento dispuesto en la plataforma tecnológica y/o software utilizado en la prestación del servicio cumple con la ley de Derechos de Autor del país donde se encuentre la Nube que aloja la información.

15. Entregará la siguiente información a PROCOLOMBIA:

a. Documento con el tipo de nube y los sitios de procesamiento contratados

b. Nombre del subcontratista(s) o partner(s) que le prestarán servicios asociados al objeto del contrato.

c. La ubicación física o región donde se procesarán y almacenarán los datos.

d. Las certificaciones otorgadas al proveedor del servicio y/o sitio de procesamiento.

e. La relación de auditorías a las que se somete el proveedor de servicios contratado.

f. El diagrama con la plataforma tecnológica que soportará los servicios contratados.

g. Los reportes generales de auditorías, pruebas de vulnerabilidades.

PARÁGRAFO PRIMERO - CONTINUIDAD DEL NEGOCIO: El CONTRATISTA en cumplimiento del

contrato deberá cumplir las siguientes obligaciones:

1. Dispondrá de un plan de contingencia y continuidad que permita mantener disponible la prestación del servicio contratado por PROCOLOMBIA, en el evento que se presenten situaciones de interrupción. Dicho plan se mantendrá documentado y disponible en el momento que PROCOLOMBIA lo requiera para verificar su adecuado funcionamiento.

2. Dispondrá la documentación y los resultados de las pruebas de los planes de contingencia y continuidad.

3. Cumplirá las condiciones de continuidad garantizando que el servicio cuente con un RPO (Punto objetivo de recuperación) máximo de 4 horas y un RTO (Tiempo objetivo de recuperación) máximo de 4 horas.

4. Contará con la estrategia de migración a otra plataforma (interoperabilidad y portabilidad), en caso de cancelación del contrato por cualquiera de las partes, por la interrupción o la degradación en la prestación del servicio de parte del CONTRATISTA o por cualquier otro motivo que considere razonable PROCOLOMBIA.

PARÁGRAFO SEGUNDO - PROTOCOLO IPV6: El CONTRATISTA garantiza que los bienes y servicios relacionados con las TIC soportan el protocolo IPV6 nativo en coexistencia con el protocolo IPV4, en cumplimiento de la Resolución 0002710 de 2017, expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

CLÁUSULA VIGÉSIMA - RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

SARLAFT: El CONTRATISTA declara que a la fecha de suscripción del presente Contrato, conoce lo dispuesto en el numeral 5) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades y declara que de encontrarse en alguno de los supuestos de que tratan los literales del mencionado numeral 5) y particularmente en el literal O) esto es, que el valor de sus ingresos totales a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sean iguales o

superiores a Ciento Sesenta Mil (160.000) salarios mínimos mensuales, ha realizado el análisis de su exposición al riesgo de LA/FT y ha establecido su propio sistema de autogestión de este riesgo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4° de la citada Circular Básica Jurídica.

En caso de no encontrarse en los supuestos de que trata el numeral 5) el CONTRATISTA declara que ha tenido en cuenta la recomendación prevista en el último párrafo del numeral 6° de la citada Circular. De esta manera, el CONTRATISTA responderá a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Fideicomiso PROCOLOMBIA, indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de los compromisos antes expresados.

El CONTRATISTA manifiesta que se conoce el Sistema de Prevención xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo de FIDUCOLDEX (denominado SARLAFT), como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, cuyas políticas se encuentran publicadas en la página web de FIDUCOLDEX, y a las modificaciones que allí se incorporen.

En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, mediante comunicación motivada dirigida al CONTRATISTA a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el presente contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, por la sola ocurrencia de la respectiva causal. Así mismo, estará facultada para suspender todos o algunos de los pagos si a ello hay lugar.

Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente contrato serán

a. Reporte o coincidencia en la lista de Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC de cualquiera de las partes, sus administradores o socios, o empresas vinculadas en cualquiera de los eventos de los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, o las normas legales que determinen reglas sobre vinculación económica;

b. Denuncias o pliegos de cargos penales, fiscales, o disciplinarios, sobre incumplimientos o violaciones de normas relacionadas con el Lavado de Activos o Financiación al Terrorismo contra cualquiera de los mencionados en el literal anterior; y/o con fallo o sentencia en firme debidamente ejecutoriada.

c. Se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación.

d. Cuando existan factores de exposición al riesgo tales como: referencias negativas, ausencia de documentación, o la existencia de alertas definidas en los anexos del Manual SARLAFT; y

e. La presentación de dos o más de las alertas enumeradas en los anexos del Manual o políticas SARLAFT, en relación con las personas enumeradas en los literales anteriores.

PARÁGRAFO PRIMERO: FIDUCOLDEX ejercerá estas facultades de acuerdo con su manual y políticas de riesgos, estas últimas se encuentran publicadas en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, lo cual es aceptado por el CONTRATISTA. La decisión sobre el ejercicio de estas facultades deberá ser dada a conocer al CONTRATISTA mediante comunicación motivada dirigida a su última dirección registrada, para efectos de publicidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El CONTRATISTA declara que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declara que ni él, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.

PARÁGRAFO TERCERO: POLÍTICA SOBRE CONSULTA DE LISTAS RESTRICTIVAS - FIDUCOLDEX,

efectuará las consultas y cruces de información de los diferentes tipos de listas restrictivas, que corresponde a bases de datos nacionales e internacionales que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos y condenas por los delitos xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo, estas listas se encontraran disponibles y actualizadas en el sistema core de la Fiduciaria y en las herramientas tecnológicas contratadas para tal fin. Las consultas en listas se realizarán previo a contraer cualquier tipo de vínculo con el tercero, así mismo, estas consultas se general para todos los terceros con los cuales se mantiene una relación contractual tales como clientes, proveedores y/o proponentes, así como a los terceros relacionados tales como accionistas, representantes legales, revisores fiscales, miembros de junta directiva, contadores, oficiales de cumplimiento, administradores, entre otros, y los relacionados en la información con que se cuente.

La Fiduciaria se abstendrá de vincular clientes o contrapartes que se encuentren reportados en listas vinculantes como es el caso de la ONU, las listas inhibitorias como es el caso de la OFAC (Office of Foreign Assets Control), las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, lista de la Unión Europea de las Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de personas catalogadas como Terroristas, o se encuentren vinculados en una investigación penal con formulación de

acusación, o reportados por organismos de vigilancia y control como las Superintendencias Financiera, de Sociedades, etc., por actividades que se puedan reputar como lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA - AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA REPORTAR, CONSULTAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA PROVENIENTE DE OTROS PAÍSES: El CONTRATISTA autoriza

expresa e irrevocablemente a FIDUCOLDEX, libre y voluntariamente, para que reporte a cualquier operador y/o fuente de información legalmente establecido, toda la información que se relacione con el nacimiento, ejecución, modificación, liquidación y/o extinción de las obligaciones que se deriven del presente contrato, en cualquier tiempo, y que podrá reflejarse en las bases de datos de cualquier operador y /o fuente de información legalmente establecido. La permanencia de la información estará sujeta a los principios, términos, y condiciones consagradas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, y demás normas que la modifiquen, aclaren o reglamenten. Así mismo, el CONTRATISTA autoriza de manera expresa e irrevocable a FIDUCOLDEX, para que consulte toda la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de otros países, atinente a las relaciones comerciales que el CONTRATISTA tenga con el sistema financiero, comercial y de servicios, o de cualquier sector, tanto en Colombia como en el exterior, en cualquier tiempo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA - RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: Las partes

adquieren el compromiso voluntario para respetar, acatar y apoyar la práctica de actividades relacionadas con inversión en Recursos Humanos y Seguridad Social, tales como: fomentar la creación de capital humano y educación, apoyar eventos culturales y deportivos, abstenerse de la discriminación y el maltrato en todas sus formas, evitar el trabajo infantil forzado y velar por el cumplimiento de los Derechos Humanos. Así mismo, se comprometen a reducir los riesgos ambientales como: desechos tóxicos, gastos de energía, contaminación auditiva y visual, a preservar el cuidado de la fauna, la flora y el hábitat, utilizar responsablemente los recursos renovables y no renovables, reciclar y acatar las normas de protección del medio ambiente. Las partes no serán responsables por ningún perjuicio o daño causado por la otra parte, en virtud del incumplimiento de los compromisos adquiridos en esta cláusula.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA - CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente contrato terminará por las siguientes causales:

a. Por el cumplimiento del término previsto para su duración.

b. Por terminación anticipada de PROCOLOMBIA.

c. Por imposibilidad de cumplir su objeto.

d. Por mutuo acuerdo entre las partes.

e. Por el incumplimiento total o parcial de EL CONTRATISTA de sus obligaciones contractuales, caso en el cual PROCOLOMBIA podrá dar por terminado el contrato unilateralmente en cualquier tiempo.

f. Cuando EL CONTRATISTA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, no contemplado inicialmente o sobreviniente, para contratar con PROCOLOMBIA.

g. En el evento de verificarse alguna falta de veracidad o validez en las garantías solicitadas para este contrato.

h. Por las demás causales establecidas en la ley y en el presente contrato.

CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: De requerirse, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de PROCOLOMBIA, y una vez concluida la ejecución del objeto contractual y/o vencido el plazo señalado para su ejecución, y previo informe del supervisor, las partes procederán a la liquidación del contrato.

CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las partes acuerdan que, en caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o interpretación del presente contrato, las mismas convienen en prever todos los medios para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un acuerdo, las partes convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la transacción y la conciliación de conformidad a lo establecido en la Ley y los procedimientos internos de FIDUCOLDEX como vocera y administradora de PROCOLOMBIA, de no llegar a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30) días hábiles, quedan facultadas para acudir ante la Jurisdicción Ordinaria.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA - ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN: El CONTRATISTA se obliga a

actualizar cuando se requiera, la información requerida por FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, para el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como suministrar los soportes documentales necesarios para confirmar los datos. No obstante lo anterior, el CONTRATISTA autoriza expresamente a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, mediante la suscripción del presente contrato, para que ésta contrate con terceros locales o extranjeros, servicios relacionados con el procesamiento de datos para su utilización en servicios de atención telefónica para la

CONTRATO DE CONTRATO DE LICENCIAMIENTO CELEBRADO ENTRE LA FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. - FIDUCOLDEX, VOCERA DEL FIDEICOMISO PROCOLOMBIA Y

No.

actualización de información u otras de naturaleza similar, garantizando en todo caso, la confidencialidad de la información que le asiste y a la que está obligada la FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA.

PARÁGRAFO: En todo caso, el CONTRATISTA se obliga a informar por escrito a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA cualquier cambio o modificación de los datos que haya suministrado referente a su composición social y Representación Legal en cualquiera de sus órganos o demás actos que sean sujetos a registro ante la Cámara de Comercio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del respectivo hecho.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA - INDEMNIDAD: El CONTRATISTA se obliga a proteger, indemnizar, mantener indemne y libre de toda responsabilidad a PROCOLOMBIA por cualquier perjuicio o daño, que PROCOLOMBIA pueda sufrir con ocasión de cualquier acto del CONTRATISTA, sus proveedores, su respectivo personal, cualquier persona dependiente o comisionada por este, en relación con la ejecución de este contrato.

CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA - INTEGRIDAD, DIVISIBILIDAD Y LEGISLACIÓN APLICABLE: Si

cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiere hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia, específicamente por el derecho privado.

CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA – CONFLICTO DE INTERESES, INHABILIDADES E

INCOMPATIBILIDADES: El CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, que conoce y acepta el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX como vocera y administradora de PROCOLOMBIA, que se encuentra publicado en la página xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx y/o el Código de Ética de PROCOLOMBIA que podrá ser consultado en la página xxx.xxxxxxxxxxx.xx , así mismo declara no estar incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con PROCOLOMBIA/FIDUCOLDEX, ni en ninguna hipótesis de conflicto, ni de coexistencia de interés. El CONTRATISTA asume todas las obligaciones que son de su cargo, de acuerdo con el documento al que se ha hecho referencia.

CLÁUSULA TRIGÉSIMA - DOMICILIO Y NOTIFICACIONES: Para todos los efectos legales, las partes acuerdan tener la ciudad de Bogotá D.C. República de Colombia, como lugar de cumplimiento

CONTRATO DE CONTRATO DE LICENCIAMIENTO CELEBRADO ENTRE LA FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. - FIDUCOLDEX, VOCERA DEL FIDEICOMISO PROCOLOMBIA Y

No.       

del contrato; asimismo convienen que las comunicaciones y/o notificaciones que deban surtirse entre las Partes, se harán en las siguientes direcciones:

PROCOLOMBIA: Xxxxx 00 Xx 00 X 00 Xxxx 0, Xxxxxx X.X.

CONTRATISTA:

CLÁUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA - ANEXOS: Hacen parte del presente contrato como anexos y vinculan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: 1) Los términos de la invitación y todos sus anexos ; 2) La Propuesta presentada por el CONTRATISTA y 3) Los demás documentos acordados por las partes que llegaren a ocasionarse durante la ejecución del contrato. En caso de contradicción entre lo consignado en el presente contrato y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato.

En constancia de lo anterior, las partes suscriben el presente contrato en la ciudad de Bogotá D.C., a los       

PROCOLOMBIA, EL CONTRATISTA,