Contract

1. INFORMACIÓN GENERAL.

1.1. Fecha: 25 xx xxxxx de 2016

1.2. Valor Total: Once millones seiscientos setenta y un mil seiscientos cuarenta y siete pesos m.l ($11.671.647) IVA incluido.

1.3. Tipo de Contrato: Prestación de Servicios

1.4. Objeto: Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo al ascensor del Palacio de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”.

1.5. Plazo: a partir de la firma del acta de inicio y sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2016.

2. NECESIDAD.

2.1. Descripción de la necesidad (qué se necesita).

Mediante el Decreto Ordenanzal No. 0494 de 2011 de la Gobernación de Antioquia, modificado posteriormente por los Decretos Ordenanzales Nos. 02120 y 02132 de 2011, se creó el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, establecimiento público con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría de Educación del Departamento de Antioquia, que busca propiciar una estrategia de fortalecimiento de los procesos culturales del Departamento de Antioquia, con la misión de priorizar y dinamizar el desarrollo cultural de las regiones, identificando la diversidad cultural, sus fortalezas y debilidades en el área territorial, apoyando las manifestaciones culturales como espacios educativos y como oportunidad para dinamizar la cultura regional y local.

El Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”, xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxx xxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxxxx, declarado patrimonio nacional y que por su riqueza arquitectónica merece especiales cuidados, cuenta con cinco (5) niveles en los cuales funciona el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, la Biblioteca Departamental Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, la Fonoteca Departamental Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx, el Archivo Histórico de Antioquia, Pensiones de Antioquia y además se realizan diferentes actividades culturales para todo tipo de público externo, por ende el Xxxxxxx es visitado por un gran número de personas, entre ellas personas con limitaciones de movilidad.

Lo anterior hace indispensable el uso del ascensor con el que actualmente cuenta el Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx” y es necesario mantenerlo en óptimas condiciones de uso, teniendo en cuenta que se trata de un bien que ha sido utilizado por muchos años y que amerita su cuidado y mantenimiento en aras de preservarlo para brindar mejor accesibilidad a usuarios y visitantes, así como el personal del Instituto que lo requiera.

En razón a ello se hace necesario realizar el mantenimiento tanto preventivo como correctivo de carácter permanente en aras de garantizar el óptimo y continuo funcionamiento para acceso de los visitantes, en especial de quienes poseen limitaciones en su movilidad, así como para los funcionarios que laboran en la Entidad.

1

2.2. Forma de satisfacer la necesidad:

Ante la ausencia de equipos, medios técnicos y personal idóneo para el desarrollo de estas actividades, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia requiere la contratación del mantenimiento integral; es decir, preventivo, correctivo, suministro de repuestos y elementos necesarios para el correcto funcionamiento del ascensor.

3. CONDICIONES DEL CONTRATO.

3.1. Objeto: Realizar mantenimiento preventivo y correctivo al ascensor del Palacio de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”.

3.2. Lugar de ejecución: Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”, Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx

3.3. Duración o plazo de ejecución: Xxxxx (9) meses sin sobrepasar el 30 de diciembre de 2016.

3.4. Fondos y Apropiaciones Presupuestales:

L.E.	PROGRAMA	PROYECTO / RUBRO		FUT	CENTRO DE COSTO	FONDO	PPTO OFICIAL
		CODIGO	NOMBRE
NA	Funcionamiento	060030	Mantenimiento y Reparaciones	1.2.2.11	1255100	0-1010	$ 11.671.647

3.5. Especificaciones técnicas (Productos).

 Garantizar el uso de personal idóneo, directamente contratado y supervisado por el contratista, debidamente capacitado para mantener el equipo operando correctamente, el cual prestará todo el cuidado razonable para mantenerlo en buenas condiciones de funcionamiento.

 Exigir al personal encargado del mantenimiento el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de seguridad industrial.

 Examinar, ajustar y lubricar en sus rutinas de mantenimiento periódica y sistemáticamente los equipos, y si a su juicio fuese necesario, reparar o reemplazar las partes que se requieran por causas del desgaste producido por el normal funcionamiento de los equipos. Estas partes incluyen:

 Máquina, motor, generador, control, selector y partes que los conforman como: equipo despachador, bobinas de freno, fusibles, rodamientos, cojinetes, escobillas, contactos, resistencias, relevos, transformadores, transductor e indicadores de posición.

 Regulador de velocidad y partes que lo conforman.

 Operador de puertas, cerradura de puertas de piso, seguros.

 Cambiar las ruedas o zapatas de guías de cabina y contrapeso, cuando a su juicio sea necesario para obtener una operación suave y silenciosa.

 Igualar la tensión en los cables de tracción y los reemplazará cuando a su juicio esto se requiera para mantener un adecuado coeficiente de seguridad.

 Suministrar grasas y lubricantes conforme a las rígidas especificaciones de Otis Elevator Company.

2

 Examinar periódicamente todos los dispositivos de seguridad entre ellos los interruptores de final de recorrido, los amortiguadores, los reguladores de velocidad y hará anualmente la prueba del dispositivo paracaídas, conforme a las estrictas normas establecidas por Xxxx Elevator Company.

 Prestar el servicio de mantenimiento mediante una rutina preestablecida en días y horas hábiles. Si el CONTRATANTE solicita servicio de mantenimiento en horario diferente o extraordinario a la jornada regular de trabajo se cobrará una cantidad adicional de acuerdo a las tarifas vigentes.

 Prestar el servicio de atención de llamadas durante las 24 horas del día incluidos los feriados, sin costo adicional, para atender las situaciones de emergencia que se generen en el uso de los equipos.

 Excepciones: El CONTRATISTA no estará obligado a:

 Efectuar renovaciones o reparaciones por causa de descuido o uso inadecuado del equipo o por otras causas que estén fuera de su propio control, correspondiéndole únicamente las que provengan del desgaste causado por el uso correcto y normal del equipo.

 Efectuar otras pruebas de seguridad o a instalar nuevos aditamentos a los equipos, que sean requeridos por compañías de seguros, autoridades gubernamentales o interventores, ni a reemplazar partes por piezas de diseño diferente a las normalmente suministradas por I.E.I.

 El cerramiento xxx xxxx, las puertas o rejas de pisos con sus xxxxxx y umbrales, las bandas de seguridad o foto celdas de puertas de cabina, la cabina del ascensor incluyendo su sistema de iluminación y ventilación, también queda excluida la pintura.

 Cambio de bobinas del motor, tarjetas y dispositivos electrónicos que se dañen por causa de descargas atmosféricas, fluctuación de voltaje y frecuencia, desequilibrio entre fases que sobrepasen las tolerancias de los equipos.

3.6. Codificación del bien, obra o servicio.

Grupo	F	Servicios
Segmento	72000000	Servicios de Edificación, Construcciones de instalaciones y Mantenimiento
Familia	72150000	Servicios de mantenimiento y construcción de comercio especializado
Clase	72154000	Servicios de edificios especializados y comercios
Producto	72154010	Servicio de instalación, Mantenimiento y reparación de ascensores

3.7. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos.

 Certificación o documento expedido por Xxxx Elevator Company, en el cual se autoriza al proponente a prestar el servicio de mantenimiento y reparación para ascensores xxxxx Xxxx en Colombia.

3.8. Obligaciones del contratista.

 Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas en el estudio previo y en la propuesta presentada y avalada por el Instituto.

x Presentar informes mensuales de avances y dificultades, y los demás que sean requeridos por el supervisor en cuanto a las actividades del contrato.

 Para el cambio de repuestos el CONTRATISTA deberá cotizar inmediatamente y si es aprobado por el supervisor y/o interventor del contrato, se procederá a instalarlos.

 Cumplir con la garantía mínima legal de los respuestos suministrados, la cual será conforme a los artículos 7 y siguientes de la Ley 1480 de 2011, por el término de tres (3) meses contados a partir de la entrega de los bienes y productos, siendo ésta independiente de los amparos cubiertos en las garantías exigidas para la legalización y ejecución del respectivo contrato

x Presentar un informe final sobre las actividades realizadas, y las recomendaciones al Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, para el cuidado y buen uso del ascensor.

 Facilitar la labor de supervisión dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.

 Informar oportunamente al contratante cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución y la ley.

 Realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato así como de sus modificaciones, adiciones o prorrogas y asumir los costos de éstas.

 Realizar los pagos correspondientes al sistema de seguridad social integral y parafiscales de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

3.9. Obligaciones del contratante.

 Designar un supervisor y/o interventor para que realice las funciones de control, supervisión y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

 Vigilar y verificar el cumplimiento por parte del contratista, de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.

 Xxxxx oportunamente el valor del contrato de acuerdo con la forma de pago estipulada, previa presentación del recibo a satisfacción por parte del supervisor y/o interventor.

 Suministrar la información necesaria relacionada con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas.

3.10. Supervisión y/o interventoría.

Una vez legalizado el contrato, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia designará un supervisor y/o interventor para el mismo, quien ejercerá, conforme al artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURIDICOS.

Acorde con la cuantía del proceso, procede la modalidad de selección de mínima cuantía, consagrada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y señala:

“Artículo 94. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas;

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en

lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. (…)”

Artículo que fue reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2013, cuyo artículo 2.2.1.1.1.5.2 se establece el procedimiento aplicable para el proceso de selección del contratista.

“PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía de la entidad estatal, independientemente de su objeto:

1. La entidad estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.

2. La entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente.

3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

4. La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

5. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.

6. La entidad estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.

6. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primeroen el tiempo.

7. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

Como disposiciones especiales sobre la modalidad, contenidas en el decreto mencionado, puede indicarse la no publicación de aviso conforme lo indica el artículo 2.2.1.1.2.1.2, la verificación y la evaluación de las ofertas por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural acorde con el artículo 2.2.1.1.2.2.3 y la posibilidad de exigir o no garantías como lo expresa el artículo 2.2.1.2.1.5.4.

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.

5.1. Análisis del Sector.

El Xxxxxxx de la Cultura Xxxxxx Xxxxx Xxxxx es un bien de interés cultural de carácter nacional, en el que funcionan las instalaciones del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, con espacios destinados a la promoción de la cultura en todas sus manifestaciones, así como a la circulación libre de visitantes.

La Ley 361 de 1997 establece las normas y criterios básicos para facilitar la accesibilidad a las personas con movilidad reducida, sea ésta temporal o permanente, o cuya capacidad de orientación se encuentre disminuida por la edad, analfabetismo, limitación o enfermedad. Para garantizar el fácil y seguro desplazamiento de este tipo de población es necesario contar con el funcionamiento óptimo del único ascensor con el que cuenta esta edificación, razón por la cual es necesario el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de forma periódica, siendo este el medio que permite el desplazamiento de un piso a otro para la población con discapacidades.

Igualmente el ascensor es utilizado por el público visitante y el personal del Instituto, el cual por tener un uso continuo requiere de un permanente cuidado y mantenimiento evitando inconvenientes que trasciendan en accidentes que pueden llegar incluso a afectar la integridad física de cualquier persona.

5.2. Antecedentes

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia ha adelantado los siguientes contratos para la prestación del servicio de mantenimiento al ascensor:

 Contrato de prestación de servicio No. 2012-PS-1255100-015, suscrito el 26 xx xxxxx de 2012 por un valor total de ocho millones doscientos ochenta y cuatro mil ciento cuarenta pesos m.l ($8.284.140) IVA incluido y un plazo de nueve (9) meses, contratación realizada en razón a los dispuesto en el artículo 2°, numeral cuarto, literal G de la ley 1150 de 2007, que refiere la contratación directa soportada en la causal consistente en la no existencia de pluralidad de oferentes en el mercado.

 Contrato de prestación de servicio No. 029 de 2013, suscrito el 1 de febrero de 2013 por un valor total xx xxxx millones quinientos veinte siete mil pesos m.l ($10.527.000) IVA incluido y un plazo de hasta el 31 de diciembre de 2013, cuya acta de inicio se suscribió el 25 de febrero de 2013, contratación realizada al tenor de lo dispuesto en el artículo 2°, numeral cuarto, literal G de la ley 1150 de 2007, “que establece la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, reglamentada en el artículo 3.4.2.4.1 del decreto 734 de 2012.

 Contrato de prestación de servicio No. 031-2014, suscrito el 21 de enero de 2014 por un valor total de quince millones seiscientos un mil catorce pesos m.l ($15.601.014) IVA incluido y un plazo de once (11) meses y diez (10) días, cuya acta de inicio sse suscribió el 24 de enero de 2014, contratación realizada al tenor de lo dispuesto en el literal g) del numeral 4º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, “que establece la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, reglamentada en el artículo 80 del decreto 1510 de 2013.

 Contrato de prestación de servicio No. 038-2015, suscrito el 27 de enero de 2015 por un valor total de quince millones doscientos setenta y dos mil quinientos noventa y tres pesos m.l ($15.272.593) IVA incluido y un plazo de once (11) meses, cuya acta de inicio se suscribió el 10 de febrero de 2015, contratación realizada al tenor de lo dispuesto en el literal g) del numeral 4º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, “que establece la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, reglamentada en el artículo 80 del decreto 1510 de 2013”.

5.3. Posibles Proponentes

Según XXXX ELEVATOR COMPANY, lnternational Elevator Inc y Lucky Global Elevator S.A. son las únicas compañías en Colombia autorizadas exclusivamente para vender elevadores y escaleras eléctricas de las marcas Otis y Sigma, así como para prestar servicios de mantenimiento, reparación y modernización de dichos equipos.

Teniendo en cuenta lo anterior solo existen dos proponentes para el presente proceso de selección:

 lnternational Elevator Inc

 Lucky Global Elevator S.A.

5.4. Presupuesto oficial.

Para determinar el presupuesto oficial se elaboró un estudio xx xxxxxxx o análisis económico, en el cual se utilizó una estimación de precios a través de la consulta de precios xx xxxxxxx, soportadas en dos cotizaciones de los únicos proveedores, las cuales reposan en la carpeta del proceso, de conformidad con los requerimientos para la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al ascensor ubicado en el Xxxxxxx de la Cultura Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, con sus respectivas especificaciones técnicas.

DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO	DESCRIPCIÓN GENERAL Y/O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS	UNIDAD DE MEDIDA	CANT.	EMPRESA 1	EMPRESA 2	PRECIO PROMEDIO UNITARIO FINAL IVA INCLUIDO	VALOR TOTAL IVA INCLUIDO
				PRECIO UNITARIO CON IVA	PRECIO UNITARIO CON IVA
Mantenimiento integral	Mantenimiento correctivo y preventivo para xx xxxxxxx Xx. 000000	meses	8	$ 1.159.072	$ 1.175.257	$ 1.167.165	$ 9.337.318
Bolsa de repuestos	Repuestos acorde a la necesidad	Unidad	Acorde a la necesidad				$ 2.334.329
TOTAL GENERAL				1.159.072	1.175.257	$ 1.167.165	$ 11.671.647

Para esta contratación se dejará un rubro para cubrir el valor de los repuestos que no estén incluidos dentro del mantenimiento preventivo y correctivo ya mencionado y que a causa del funcionamiento normal del ascensor o caso fortuito requieren su cambio, o que sea necesario para el cuidado y conservación del ascensor. Este rubro corresponde al veinticinco por ciento (25%) del valor de los mantenimientos, el cual será utilizada sólo y exclusivamente para la compra de repuestos necesarios para el funcionamiento óptimo del ascensor.

Con fundamento en el estudio xx xxxxxxx el presupuesto oficial es de once millones seiscientos setenta y un mil seiscientos cuarenta y siete pesos m.l ($11.671.647) IVA incluido.

5.5. Forma de pago o desembolso de los recursos.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia pagará al contratista el valor del presente contrato, mediante mensualidades vencidas, una vez realizado cada mantenimiento mensual y recibido a

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entera satisfacción por parte del supervisor y/o interventor del contrato, así como la acreditación de los pagos realizados por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social.

6. CRITERIOS DE SELECCIÓN.

Como único criterio de selección se tendrá la propuesta económica con el menor precio.

CRITERIOS HABILITANTES

a. Capacidad jurídica: Se entiende por capacidad jurídica la concordancia entre el objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural, y el objeto de la presente convocatoria.

En el presente proceso de selección podrán participar todas aquellas personas naturales o jurídicas, consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, que no tengan las incompatibilidades o inhabilidades para contratar de las que trata la Constitución, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, los artículos 6 y 18 de la Ley 1150 de 2007 y demás consagradas legalmente.

Acorde con el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, se verificará la capacidad jurídica del proponente para contratar el suministro de bienes a que se refiere el presente proceso, bajo los siguientes criterios:

 El objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato.

 La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

 Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la oferta.

 La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona natural o jurídica, para contratar.

Documento de verificación: Certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas, Registro mercantil y cédula de ciudadanía para personas naturales con establecimiento de comercio.

b. Experiencia Mínima: El proponente deberá acreditar la ejecución de mínimo dos (2) contratos, cuyas cuantías sean de mínimo el 50% o superior al valor del presupuesto oficial del presente proceso.

Documentos de verificación: El oferente deberá acreditar la experiencia mínima con los documentos que se indican en las siguientes opciones:

- Copia de los contratos debidamente suscritos y su respectiva acta de liquidación o terminación,

- o certificación de la ejecución.

En ambos casos la documentación aportada deberá constar en papel membretado de la entidad contratante y dar cuenta de la experiencia requerida y el valor de los contratos ejecutados.

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7. ANÁLISIS DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS.

De acuerdo con los artículos 17 y 159 del Decreto 1510 de 2013, la evaluación del riesgo se hará de acuerdo con el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por Colombia Compra Eficiente, para todas las modalidades de selección.

Para la columna identificada como “Prioridad” se establece un orden de acuerdo a los siguientes literales:

a. Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o busca alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.

b. Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.

c. Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso el Riesgo se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo.

d. Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.

e. Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.

Para el presente proceso de selección la evaluación del riesgo se hace en los siguientes términos:

Matriz de Riesgos

N°	Clase	Fuente	Etapa	Tipo	Descripción del riesgo (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir)	Causa (Origen del riesgo o del suceso)	Consecuencia de la ocurrencia del evento	Probabilidad	Impacto	Calificación total	Prioridad
1	General	Interno	Planeación	Operacional	Deficiencias en la planeación y construcción de estudios previos para el desarrollo de procesos contractuales	Falta de una secuencia lógica de controles en la etapa de planeación	No satisfacción de la necesidad real de la entidad, durante la ejecución del contrato.	1	2	3	d,e

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2	General	Externo	Planeación	Operacional	Documentación incompleta o con contenido deficiente	Errores cometidos por el contratista en la presentación de documentos, falta de documentos	Posible hallazgo por un organismo de control.	2	1	3	d
3	General	Externo	Ejecución	Operacional	Incumplimiento o cumplimiento deficiente de las especificaciones técnicas y obligaciones establecidas en el contrato.	Dificultades en la ejecución del contrato	No satisfacción la necesidad de mantenimiento preventivo y correctivo del ascensor de la entidad. Falta de prestación del servicio con calidad. Perjuicios que se causen a terceros por una mala o deficiente prestación del servicio. Incumplimiento en el pago por parte del contratista de los aportes parafiscales y de seguridad social y riesgos laborales exigidos por la ley.	3	5	8	d
4	General	Interno	Ejecución	Operacional	Falta de seguimiento o seguimiento deficiente al cumplimiento de las obligaciones y especificaciones del contrato.	Debilidades en la actividad de interventoría del respectivo contrato.	Posible incumplimiento contractual o posible entrega deficiente de los productos requeridos por la entidad.	3	4	7	d
5	General	Externo	Contrataci ón	Regulatori o	Inseguridad jurídica o actuaciones no acordes a la legislación vigente.	Expedición de nuevas normas.	Responsabilidad disciplinaria Posible nulidad o invalidez de las actuaciones realizadas.	1	1	2	d
6	Específi co	Externo	Ejecució n	Operaci onal	Fallas en la operación del ascensor durante su uso	mal mantenimiento, fallas eléctricas, daños en el sistema de funcionamiento	Afectación de la vida o seguridad de las personas que se encuentren utilizando el ascensor	3	5	8	d,e
7	Específic o	Externo	Ejecución	Operacio nal	Ocurrencia de siniestros, hechos catastróficos o situaciones de riesgo físico en el Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	Fenómenos naturales (descargas eléctricas, tormentas, movimientos sísmicos etc).	Daños a terceros y/o materiales	1	5	6	b

N°	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/Controles a ser implementados	Impacto después del tratamiento			¿Afecta el equilibrio económico del contrato?	Persona responsable por implementar el tratamiento	Fecha estimada en que se inicia el tratamiento	Fecha estimada en que se completa el tratamiento	Monitoreo y revisión
			Probabilidad	Impacto	Calificación total					¿Cómo se realiza el monitoreo?	Periodicidad ¿Cuándo?
1	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	D: Revisión técnica, jurídica y financiera de los procesos, antes de su aprobación en comité técnico y de contratación. E: Seguimiento continuo a la ejecución contractual a través de la supervisión.	1	1	2	No	Subdirector Administrativo y Financiero	25/04/2016	04/05/2016	Verificación del Documento de Estudios previos por el Comité Técnico y Comité de Contratación.	Anual
2	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Lista de chequeo y verificación de los documentos que componen la misma por parte del equipo de contratación, controlando vigencia, contenido y calidad de cada documento. Revisión completa de la documentación en comité técnico y de contratación.	1	1	2	No	Equipo de Contratación y Comité de contratación.	25/04/2016	04/05/2016	Verificación, foliación y lleno de la lista de chequeo como procedimiento de obligatorio cumplimiento para proceder a su análisis en comité técnico y de contratación.	Anual

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3	Contratista	Realización de cronograma del servicio. Seguimiento al cumplimiento de las especificaciones por parte del supervisor. Exigencia de garantías.	2	5	7	No	Supervisor y/o Interventor designado	25/04/2016	04/05/2016	Verificación del cumplimiento del cronograma.	mensual
4	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Lista de chequeo y verificación de los documentos que componen la misma por parte del equipo de contratación, controlando vigencia, contenido y calidad de cada documento. Revisión completa de la documentación en comité técnico y de contratación.	1	1	2	No	Equipo de Contratación y Comité de contratación.	25/04/2016	04/05/2016	Verificación, foliación y lleno de la lista de chequeo como procedimiento de obligatorio cumplimiento para proceder a su análisis en comité técnico y de contratación.	Anual
5	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Análisis y estudio permanente de la normatividad vigente. Actualizar de forma permanente el normograma de la entidad, dentro del SICPA.	1	1	2	No	Subdirector Administrativo y Financiero y Equipo jurídico de la entidad	25/04/2016	04/05/2016	Jornadas permanentes de estudio, actualización y capacitación. Control en el SICPA de la actualización del normograma	Semanal
6	Contratista	d: definición de perfiles adecuados para la empresa contratista, para asegurar el proveedor idóneo en la prestación del servicio. Realización de mantenimiento periódico en las condiciones óptimas e: Póliza de responsabilidad civil extracontractual	2	3	5	No	Subdirector responsable del área.	04/05/2016	31/12/2016	Reportes xx xxxxxxxxx	Mensual
7	Contratista	Exigencia de Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual	1	3	4	No	Contratista	04/05/2016	31/12/2016	Reportes xx xxxxxxxxx	Mensual

8. GARANTÍAS EXIGIDAS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

De acuerdo al Análisis de riesgos realizado en el numeral 7° del presente documento, y para garantizar el cumplimiento de las obligaciones resultantes del contrato, el contratista deberá constituir contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria con la siguiente cobertura:

AMPARO	ESTIMACIÓN (%)	VIGENCIA
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.	10% del valor del contrato. En ningún caso sea inferior al valor de la cláusula penal pecuniaria.	Vigencia del contrato y cuatro (4) meses más (término estimado para la liquidación).
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.	El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.	Vigencia deberá ser por el plazo del contrato y tres (3) años más.
Calidad del servicio.	Diez por ciento (10%) del valor del contrato.	Vigencia igual al plazo de éste y cuatro (4) meses más
Responsabilidad Civil Extracontractual.	Cuantía equivalente a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales.	Vigencia igual al plazo del contrato.

9. APLICACIÓN DE ACUERDO COMERCIAL.

El Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Comunicación indica que en el portal de Colombia Compra Eficiente se informan los valores en pesos colombianos a partir de los cuales aplican los acuerdos comerciales a los procesos de contratación.

Realizada la respectiva consulta se determinó que el presente proceso de contratación está excluido de la aplicación de los acuerdos comerciales vigente, por tener una cuantía inferior a la requerida para dicha aplicación, de acuerdo con el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Proceso de Contratación M-MACPC-05.

XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX

Profesional Bienes Profesional Jurídico

XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXX

Profesional Presupuesto Profesional Contabilidad

XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX

Subdirectora Administrativa y Financiera